EXCEL TEIL 3 DIE 68 AM HÄUFIGSTEN VERWENDETEN FUNKTIONEN... 3 Der Funktionsassistent... 3 Funktionsbibliothek - Register Formeln...

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1 1 EXCEL TEIL 3 DIE 68 AM HÄUFIGSTEN VERWENDETEN FUNKTIONEN... 3 Der Funktionsassistent... 3 Funktionsbibliothek - Register Formeln... 5 Kategorie Mathematik/Trigonometrie... 7 ABS... 7 Ganzzahl... 8 Gerade... 9 Produkt Rang Rest Rest / Ganzzahl Römisch Runden Aufrunden Summe Summenprodukt Summewenn Summewenns TEILERGEBNIS TEILERGEBNIS Untergrenze Vorzeichen Zufallszahl Kategorie Statistische Funktionen Anzahl Anzahl Anzahlleerezellen: Median Min, Max, Anzahl, Mittelwert Mittelwertwenn Mittelwertwenns Modalwert Modus.Einf (ab Excel2010) Trend Zählenwenn ZÄHLENWENNS Kategorie Informationen Istzahl/Istleer Zelle Zeile Bedingte Formatierung mit ZEILE und REST Kategorie Nachschlagen und Verweisen Sverweis WVERWEIS Indirekt Überträge mit der Funktion INDIREKT Vergleich Index INDEX/VERGLEICH Kategorie Zeitfunktionen Arbeitstag... 77

2 2 BRTEILJAHRE Datum DATWERT EDATUM HEUTE() und JETZT() Jahr, Monat Monat verschachtelt mit Aufrunden Monatsende Nettoarbeitstage Tag Tage Wochentag Kategorie Textfunktionen Glätten Text Teil Verketten Kategorie Logische Funktionen Wenn-Dann-Sonst-Bedingung Wenn Dann Sonst mehr als zwei Bedingungen Verschachtelte Funktionen Wenn(Und)- bzw. Wenn(Oder)-Bedingungen Kategorie Datenbankfunktionen DBANZAHL DBANZAHL DBSUMME DBMAX Kategorie Finanzmathematik BRTEILJAHRE RMZ(regelmäßige Zahlung) ZZR ZINS Übungseinheiten Übungsblatt Erste Funktionen Übungsblatt Wenn-Funktionen Übungsblatt Funktionen auch verschachtelt Übungsblatt (Wenn_Dann, Wochentag, Text) Übungsblatt Personaltabelle (Sverweis, Datedif, Heute(), Zählenwenn, Wenn_Dann ) Übungsblatt Datenbankfunktionen Übungsblatt Erste Funktionen Thema Summen und Zählen

3 3 Excel TEIL 3 Die 68 am häufigsten verwendeten Funktionen Allgemeines Funktionen sind kleine bereits vorgefertigte Formeln. Es gibt mehr als 350 Funktionen. Funktionen tragen Funktionsnamen. Sie beginnen wie alle anderen Formeln mit einem Gleichheitszeichen, dahinter folgt ohne Leerzeichen der Funktionsname. Die Funktionen sind in die Kategorien Finanzmathematik, Logisch, Text, Datum und Uhrzeit, Verweisen, Mathematik, Statistik u.a. aufgeteilt: Funktionen unterliegen einem ganz bestimmten Aufbau, der sogenannten Syntax:, also einem festgelegten Formelaufbau. Zuerst kommt also das Gleichheitszeichen, dann der Funktionsname, dann werden die Argumente (Informationen, die in die Formel eingegeben werden müssen, damit Excel rechnen kann), angelehnt an die vorgeschriebene Syntax: in Klammern eingegeben. Verschiedene Argumente werden immer mit einem Semikolon abgetrennt. Argumente können Zahlen, Text, Zellbezüge, Zellebereiche etc. sein. Beispiel für eine Funktions-Syntax:: =Funktionsname(Argument1;Argument2;Argument3) Praktisches Beispiel: 64 Funktionen können miteinander verschachtelt werden Formeln und Funktionen beginnen mit dem Istgleich-Zeichen Argumente stehen in geschlossenen Klammern Zwischen den Argumenten steht ein Semikolon Text in der Formel wird in Anführungszeichen eingegeben Greift man auf andere Arbeitsblätter zu, wird hinter dem Namen des Arbeitsblatts ein Ausrufezeichen eingegeben Bei externen Arbeitsmappen wird der Pfad angegeben Der Funktionsname steht fest, er muss genauso eingegeben werden, wie er hinterlegt ist, voran das Gleichheitszeichen! DER FUNKTIONSASSISTENT Sie können die Funktion direkt in die Bearbeitungsleiste eingeben, Sie können aber auch den Funktionsassistenten aufrufen. Markieren Sie die Zelle, in die Sie eine Funktion eingeben möchten (das ist die ausgewählte Ergebniszelle) und klicken Sie in der Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK im REGISTER FORMELN an

4 4 Funktionen kann man direkt eingeben, man kann aber auch den Funktionsassistenten zu Hilfe nehmen. Den finden wir links von der Bearbeitungsleiste: Sobald wir auf dieses Symbol klicken, erhalten wir den Assistenten zum Eingaben einer Funktion. Nun erledigt sich der Rest fast von alleine: Feld Funktion suchen: Ist der Funktionsname nicht bekannt, gibt es hier die Möglichkeit, die gewünschte Rechenoperation kurz zu beschreiben. Kategorie auswählen: Ist die Funktionskategorie bekannt, kann durch Eingabe der Kategorie die Suche eingeschränkt werden. Feld Funktion auswählen: Klickt man in das Feld, kann man den Anfangsbuchstaben der gesuchten Funktion eingeben, um zum entsprechenden alphabetischen Buchstaben zu wechseln. Hat man die Funktion ausgewählt, wird die Syntax: fett eingeblendet. Jetzt bestätigt man mit OK und wir erhalten das Fenster Funktionsargumente. Dieses ist je nach Funktion etwas anders aufgebaut: Die entsprechenden Felder werden ausgefüllt, zum Schluss mit OK bestätigt und das Ergebnis kann in der Excel Tabelle in der zuvor ausgewählten Ergebniszelle direkt abgelesen werden. Wählen Sie die Funktion aus, in unsrem Fall ist es SUMME

5 5 Geben Sie nun die Argumente, das sind die Zellen/Informationen, mit denen Excel Rechnen soll, mit der Zeigemethode ein oder indem Sie mit gedrückter Maustaste einen Rahmen ziehen) und bestätigen Sie mit OK. Auch bei Funktionen gilt: Zuerst den gewünschte Ergebniszelle anklicken! FUNKTIONSBIBLIOTHEK - REGISTER FORMELN Ebenso können alle Funktionen auch in der Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK im REGISTER FORMELN abgerufen werden. Werfen wir einen Blick auf das Register FORMELN. Ganz links in der Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK sehen wir das Symbol Funktion einfügen, welches wir auch mit der Tastenkombination SHIFT+F3 erhalten. Wir finden hier die Kategorien, die selbsterklärend sind. Die Kategorien beinhalten Funktionen einer zusammengehörenden Gruppe: Funktionen können auch manuell eingetippt werden. Nachteil: Ich muss den Funktionsnamen kennen und die Syntax: sicher beherrschen! 1. Möglichkeiten zur Eingabe von Funktionen: 2. Klick auf das Symbol neben der Bearbeitungsleiste, um den Funktionsassistenten aufzurufen. Vorteil, ich erhalte eine Liste mit Funktionsnamen, der Funktionsassistent erleichtert mir die Eingabe der Argumente und die Einhaltung der Funktions-Syntax:. Außerdem wird die Syntax: eingeblendet. 3. Über das Register FORMELN gelangt man direkt zu den Funktionskategorien, dieser Weg empfiehlt sich, wenn man bereits die Kategorie, zu der die Funktion gehört, kennt um die Suche zu optimieren. Ich rufe also den Funktionsassistenten im Register FORMELN, Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK auf. Ich wähle in der der FUNKTIONSBIBLIOTHEK direkt die gewünschte Kategorie an und klicke auf die benötigte Funktion. 4. Oder ich gebe die Funktion manuell ein. Dazu klicke ich in die Ergebniszelle, tippe das = ein und den ersten Buchstaben meiner Formel, jetzt werden mir in einer Liste alle

6 6 Funktionen mit diesem Anfangsbuchstaben angezeigt, so dass ich auswählen kann. 5. Die erfahrenen Anwender tippen die Formel direkte manuell in die Zelle ein, allerdings ist diese Methode sehr fehlerträchtig, Tippfehler, eine vergessene Klammer usw. führen dann häufig zu Fehlern, deren Behebung dann auch zeitaufwändig ist. 6. Ich tippe das = ein und klicke auf fx, um den Formelassistenten aufzurufen. 7. Im Übrigen kann man auch im Register START, Gruppe BEARBEITEN über den Pfeil neben dem Summensymbol die Funktionen abrufen:

7 7 Kategorie Mathematik/Trigonometrie ABS Syntax: =ABS(Zahl) Die Funktion ABS kann negative und positive Zahlen getrennt summieren. Dies ist interessant für die Berechnung einer Bilanz aber auch für das Führen einer Ausgabe- und Einnahmeaufstellung. Mit dieser Funktion kann man quasi negative und positive Zahlen gegenüberstellen. Formel: =SUMME((hier den Bereich angeben, der berechnet werden soll)+(nochmal den Bereich angeben, jetzt werden alle negative Werte in positive Werte umgewandelt), das ganze muss durch 2 dividiert werden/2), zum Schluss beendet man die Formel mit gleichzeitigem Druck auf STRG + UUMSCHALTTASTE + ENTERTASTE, dann werden für eine Matrixformel typische geschweifte Klammern gesetzt, die man manuell nicht setzen darf. Übung: Schreibe die Tabelle A1-A12 ab und addiere. Wandle das Ergebnis mit ABS in eine positive Zahl. Die Summe der positiven Zahlen ist 800 Es wurde also die Summe der negativen Werte gebildet! Übung anhand eines Budgets.

8 8 GANZZAHL Syntax: GANZAHL(Zahl) Die Funktion GANZZAHL rundet immer auf die nächste ganze Zahl ab. Formel: =GANZAHL (Zelle anklicken oder Zahl direkt eingeben). Beispiel: Die Zahl in Zelle A1 soll auf die nächste ganze Zahl abgerundet werden (ohne Nachkommastellen). In der untenstehenden Tabelle steht das Geburtsdatum einer Person in der Zelle B1 und das aktuelle Datum in der Zelle B5. Möchte man in B9 berechnen, wieviele Tage die Person alt ist, berechnet man B5 minus B1, also Heute minus das Geburtsdatum und weist dem Ergebnis die Formatierung Standard zu. Möchte man nun aus dem Ergebnis (14949 Tage) berechnen, wie alt die Person in Jahren ist, nutzt man die Funktion GANZZAHL und dividiert die Tage durch 365,25. Das Ergebnis lautet 40 Jahre. Warum durch 365,25 und nicht durch 365? Ganz einfach, man gleicht so die Schaltjahre aus.

9 9 GERADE Syntax: GERADE(Zahl) Die Funktion GERADE rundet eine positive Zahl auf die nächste ganze Zahl auf. Formel: =Gerade(auf den Zellbezug zeigen oder direkt eine Zahl eingeben). Eine negative Zahl wird auf die nächste ganze Zahl abgerundet. Beispiel: In der Zelle A1 steht die Zahl 299. Die Zahl soll auf die nächste ganze gerade Zahl aufgerundet werden. So lautet die Formel Übung: Schreibe die Tabelle A1 bis A4 ab und wende die Funktion GERADE an.

10 10 PRODUKT Syntax: =Produkt()Zahl1;Zahl2;Zahl3; ) Das Ergebnis mehrerer miteinander multiplizierter Zahlen ist in der Mathematik ein Produkt. Geben Sie einfach = PRODUKT in die Formel ein und setzen Sie den Bereich, dem Excel die Zahlen entnehmen soll, in Klammern. Formel-Beispiel: Geben Sie einfach = PRODUKT in die Formel ein und setzen Sie den Bereich, dem Excel die Zahlen entnehmen soll, in Klammern. Formel-Beispiel: Ergebnis mit obiger Formel: 500 Übung: Schreiben Sie die nachstehenden Tabellen ohne das Ergebnis ab. Berechnen Sie das Produkt aller Zahlen mit Hilfe der Funktion Produkt

11 11 RANG Syntax: =Rang(Zahl;Bezug;Reihenfolge) Mit der Funktion RANG lässt sich die Position einer Zahl innerhalb einer Zahlenliste bestimmen. Gleiche Zahlen erhalten den gleichen Rang. ZAHL: erste Zahl oder Zellbezug deren Rang man bestimmen möchte BEZUG: Tabelle Achtung: Tabellenbereich absolut setzen (mit F4 bzw. $-Zeichen) REIHENFOLGE: Optional! Die 0 sortiert aufwärts, die 1 sortiert abwärts, wenn man nichts eingibt, wird der kleinste Rang, also die Position 1 zuerst angegeben. Erhält aber eine Zahl den Rang 4 und eine weitere gleiche Zahl ebenfalls den Rang 4, dann entfällt Rang 5 und es geht mit Rang 6 weiter. Übung: Bestimmte den Rang der Zahlen in Spalte B Übung: Bei welchem Lieferanten bestellen wir unseren Wein? Sie führen einen Weinhandel. Über verschiedene Händler beziehen Sie die Weinsorten. Sie errichten eine Grundtabelle mit den Weinlieferanten. Diese Grundtabelle weist folgende Daten aus: Name Erforderlicher Mindestbestellwert Besondere Konditionen Preis Bei dieser kleinen Tabelle sind natürlich die Lieferanten übersichtlich. Aber in der Praxis können diese Tabellen oft sehr lang sein. Nun weisen wir in einer Zelle die Anzahl der zu bestellenden Ware aus, in unserem Beispiel schreiben wir in die Zelle C10 die Anzahl 120 (siehe Tabelle unten).

12 12 Jetzt erstellen wir eine zweite Tabelle Um den voraussichtlichen Gesamtpreis in Zelle B14 zu ermitteln, müssen wir die Anzahl 120 mit dem Stückpreis in Zelle D3 multiplizieren. Wir denken daran, dass der Wert 120, also die Zelle C10 absolut gesetzt werden muss. Damit auch für die anderen Lieferanten der Preis ermittelt wird, ziehen wir anschließend die Formel nach unten. Das sieht jetzt so aus: Um den jeweiligen Gesamtbetrag auszurechnen, multiplizieren wir den Gesamtpreis mit der prozentzahl, die uns der Lieferant in der Spalte KONDITIONEN gewährt und subtrahieren diesen Prozentsatz vom Gesamtpreis:. Natürlich ziehen wir die Formel jetzt wieder nach unten Nun möchten wir noch wissen, ob die erforderliche Bestellmenge auch dem Mindestbestellwert des Lieferanten entspricht. Wir finden dies mit der entsprechenden Wenn-Dann-Sonst-Bedingungen heraus. Wir klicken in die Zelle D13 und geben ein: Wenn der hier (in B14, 1764,00) stehende Betrag größer ist als B3 ( 2.000,00, das ist die Mindestbestellmenge des ersten Lieferanten), dann soll der Text JA ausgewiesen werden, sonst Nein.. Wir bestätigen mit OK und ziehen die Formel wieder nach unten.

13 13 Das Ergebnis sieht nun so aus: Nun möchten wir, dass alle Zellen, in denen NEIN steht, mit einer bedingten Formatierung versehen werden. Wie das geht, haben wir schon in dem entsprechenden Kapitel gelernt (Register START, Gruppe Formatvorlagen, bedingte Formatierung, Zellwert = Nein, rote Füllung) In der letzten Spalte werden wir ermitteln lassen, welche Rangfolge unsere Lieferanten haben. Wir klicken in die Zelle E14 und dann auf das fx um den Funktionsassistenten aufzurufen. Wir rufen die Funktion RANG auf und geben folgendes ein: Zahl: das ist der erste Preis, den wir prüfen lassen möchten, in unserem Fall die Zelle C14 Bezug: Das ist die Spalte mit den Gesamtpreisen, in unserem Fall der bereich C14 bis C17, daran denken, diesen Bereich absolut zu setzen (mit F4) Reihenfolge: die 1 steht für aufsteigende Reihenfolge. Mit OK bestätigen So sieht unsere fertige RANG-Tabelle aus. Wir können die Nr. 1 mit bedingter Formatierung markieren.

14 14 Übung: Im nachfolgenden Beispiel möchten wir ermitteln, bei welchem Lieferanten wir unsere Bestellung am besten aufgeben sollen. Wir haben eine Tabelle mit den Lieferanten (Firma 1bis 10). In einer zusätzlichen Spalte steht die Preisangabe eines jeden Lieferanten. Außerdem haben wir noch eine Spalte für bestimmte Konditionen des Lieferanten. Es gibt z.b. eine Mindestbestellmenge. Unter Berücksichtigung, ob wir die Konditionen des Lieferanten erfüllen oder nicht, möchten wir uns berechnen lassen, bei welchem Lieferanten wir am besten bestellen. Der Rang 1 soll die erstplatzierte Firma wiedergeben, daher geben wir in der Formel in der Zeile für Reihenfolge eine 1 ein. Wir schreiben die Tabelle ab. Die Spalte D berechnen wir mit der Wenn-Funktion. Wenn die Mindestbestellmenge, die wir in B14 eingetragen haben, die Kondition des Lieferanten erfüllt, soll dort JA ausgewiesen werden, sonst NEIN. Erläuterungen zu der Wenn-Formel siehe entsprechendes Kapitel. Die Formel nach unten kopieren, damit wäre die Spalte D erledigt. Nun bestimmen wir den Rang. Wir suchen den günstigsten Lieferanten, also richtet sich die Reihenfolge nach dem Preis. Da der Preis in der Spalte C steht, geben wir als Argument ZAHL C3 an Als Bezug geben wir den kompletten Tabellen-Bereich, in dem unsere Argumente (ZAHL) eingetragen sind. Wir denken daran, diesen Bereich absolut zu setzen. Die Reihenfolge ist 1 um abwärts zu sortieren. Wir erhalten das folgende Ergebnis: Auf Platz 1 steht Firma 5. Diese können wir jedoch nicht wählen, da wir die Konditionen nicht erfüllen. Wir nehmen nun die bedingte Formatierung zu Hilfe.

15 15 Übung: Mit Hilfe der bedingten Formatierung lassen wir uns nur die Ergebnisse anzeigen, die für uns infrage kommen. Siehe auch Kapitel Bedingte Formatierung Klick auf G3 Klick auf BEDINGTE FORMATIERUNG, Regel verwalten Klick auf den Button Neue Regel 1 Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zelle verwenden Folgende Formel eingeben, die Dollar-Zeichen löschen, auf Groß- und Kleinschreibung achten! Jetzt auf den Button Formatieren klicken Die Schriftfarbe auf Weiß setzen und mit OK bestätigen Nun ist das Ergebnis in G3 nicht mehr sichtbar, da in F3 der Eintrag Nein steht. Nun mit dem Pinsel für die Formatübertragung das Format von G3 auf die Zellen G4 bis G12 übertragen. Nun werden nur noch die Ergebnisse angezeigt, die in der Spalte F ein Ja anzeigen. Über die bedingte Formatierung könnten wir auch bestimmen, dass die Zellen, in denen die Ränge ausgegeben werden, deren Konditionen wir gar nicht erfüllen, rot eingefärbt werden In unserem zweiten Beispiel gewährt der Lieferant z. B. ab einer bestimmten Bestellmenge einen Rabatt. Wenn wir uns den Rang 4 anschauen, sehen wir, dass in der Spalte F ein NEIN ausgegeben wird, da wir die Mindestbestellmenge von 100 nicht erfüllen (siehe Zelle B14, hier steht unsere Bestellmenge von 50). Der Rang 4, ebenso der Rang 5 ist also uninteressant für uns, daher lassen wir die beiden Ränge rot hinterlegen. 1 (Pfeil mit ALT und Tastatur1 und 6 eingeben, bei aktiver Nummerntastatur)

16 16 Formeln: Lösung bedingte Formatierung

17 17 REST Syntax: =Rest(Zahl;Divisor) Die Funktion REST gibt den Rest einer Division zurück. Rest umfasst lediglich 2 Argumente, also den Wert, von dem wir den Rest berechnen möchten und den Divisor. Übung: Ich habe auf Lager noch 2284 m Stoffballen. Ich möchte ihn in 4,25 lange Stück aufteilen. Wieviel bleibt übrig? REST / GANZZAHL Übung: In B1 steht dein Geburtsdatum, in B2 das heutige Datum, in B3 wurde berechnet, wieviele Tage du alt bist. Nun möchtet du wissen, wie alt du in Jahren und Tagen bist, siehe auch Funktion GANZZAHL. Um zu dem Ergebnis zu kommen, wird GANZZAHL mit REST kombiniert. Zuerst teilst du mit GANZZAHL die Tage, die du alt bis durch 365,25 (0,25 wegen der Schaltjahre). Die Restlichen Tage, also den Rest der Division erhältst du mit folgender Formel Erklärung: Die Syntax von Ganzzahl lautet ganz einfach Zahl =GANZZAHL(ZAHL). Das Argument ZAHL muss nicht eine Zahl sein, sondern kann auch ein Zellbezug, eine Formel usw. sein. In unserem Beispiel ist es tatsächlich eine Formel:, diese muss natürlich als Argument in Klammern gesetzt werden. Die Formel wiederum basiert auf der Syntax von REST, Rest benötigt als Argument eine Zahl, kann natürlich auch ein Zellbezug sein, wie in unserem Beispiel, hier ist dies B3. Als zweites Argument benötigt REST den Divisor, und das ist 365,25. Und schon ist die Formel fertig.

18 18 RÖMISCH Syntax: =Römisch(Zahl;Typ) Mit RÖMISCH kann man arabische Zahlen in römische umwandeln, diese erhalten dann das Textformat. Als Typ gibt man 0 für das Klassische römische Zahlenformat an

19 19 RUNDEN Syntax: RUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen) Funktion RUNDEN ist eine der gebräuchlichsten Funktionen. Wir können runden, abrunden aufrunden, auf die nächste ganze Zahl, auf volle Hundert auf volle Zehn. Die Funktion RUNDEN rundet eine Zahl kaufmännisch auf Formel: =RUNDEN (auf den Zellbezug zeigen; die Anzahl der gewünschten Stellen eingeben) Zahl: bezieht sich auf die zu rundende Zahl Anzahl-der-Stellen: legt die Anzahl an Dezimalstellen fest Gibt man 0 Dezimalstellen an, wird die Zahl auf die nächste ganze Zahl gerundet. TIPP: Auf volle Hundert runden: anstatt Anzahl der Stellen gibt man -2 ein Auf volle Zehner runden: anstatt Anzahl der Stellen gibt man -1 ein Mathematisch Runden: Syntax: =RUNDEN(ZAHL;Anzahl_Stellen) Mathematisch auf volle Hundert: =RUNDEN(ZAHL;-2) Mathematisch auf volle Zehner: =RUNDEN(ZAHL;-1) Übung: Wende die Funktion RUNDEN, AUFRUNDEN und ABRUNDEN an, runde ebenfalls auf voll Hundert und auf Zehner: 1.234,68755 Lösung:

20 20 AUFRUNDEN Syntax: =Aufrunden(Zahl; Anzahl_Stellen) Mit der Funktion Aufrunden kombiniert mit Monat kann man sich das Quartal eines Datums anzeigen lassen. Übung: In Zelle A1 befindet sich ein Datum, tatsächlich benötigen wir aber lediglich das Quartal. Berechne das Quartal. Lösung: Hier kommt die Funktion AUFRUDEN zum Einsatz. Das erste Argument der Funktion AUFRUNDEN ist das Argument Zahl. Dieses Argument kann eine Zahl, aber auch ein Zellbezug sein. Im Beispiel ist das die Zelle A1. Wir haben bereits gelernt, dass die Funktion MONAT aus einem Datum die Zahl zurückgibt, daher werden wir die Funktion AUFRUNDEN mit der Funktion MONAT verschachteln. Das Ganze dividiert durch 3, 0 Nachkommastellen.

21 21 SUMME Syntax: =SUMME(ZAHL1;ZAHL2;ZAHL3;..) Die am häufigsten benutzte Funktion ist wohl die Funktion SUMME. Diese Funktion automatisiert das Addieren. Am einfachsten kann man die Funktion SUMME mit dem Summensymbol. Aufrufen. Wir finden es im Register START, Gruppe Bearbeiten oder im Register FORMELN, Gruppe Funktionsbibliothek. Die Funktion wird auch als AUTOSUMME bezeichnet. Um die Autosumme anzuwenden, klicken wir einfach in die Zelle, in der das Ergebnis ausgewiesen werden soll und klicken anschließend auf das Autosummensymbol. Ein Laufrahmen zeigt uns an, welche Zahlen in die Summe mit einbezogen werden. Ist der Laufrahmen nicht korrekt, fahren wir einfach mit gedrückter Maustaste über den Zellbereich, aus dem Die Funktion die Summe generieren soll. Fertig! Natürlich kann man die Funktion SUMME auch manuell eingeben: Das sieht dann etwa so aus: Wir haben diese Funktion bereits in unserer Übung 1 kennengelernt. Der Zellbereich, der addiert werden soll, kann markiert oder manuell eingegeben werden. Ich wähle eine Zelle aus für mein Ergebnis Ich klicke auf das Symbol AUTOSUMME Register START Gruppe BEARBEITEN. Ein Laufrahmen, der den Additionsbereich einkesselt, wird angezeigt. Ist dieser korrekt, bestätige ich mit ENTER. Alternativ kann ich einen Bereich, der Zahlen enthält, die ich addieren möchte, einschließlich der noch leeren Ergebniszelle markieren. Wenn ich nun auf das Symbol AUOSUMME klicke, erhalte ich sofort alle Ergebnisse. Übung: Lösen Sie folgende Addition: Schreiben Sie die Tabelle bis auf das Ergebnis ab (ohne Tausender Trennzeichen und ohne Eurosymbol. Diese Formatierung wird anschließend durch Klick auf das Euro-Symbolzeichen erzeugt). Geben Sie die Formel in Zelle B6 ein, so dass Sie dieses Ergebnis erhalten. Übung: Folgende Werte sollen addiert werden: Klicken Sie in die Zelle, in der das Ergebnis ausgewiesen werden soll Tippen Sie das Gleichheitszeichen ein Weisen Sie Excel an, eine Summe zu errechnen, indem Sie einfach Summe eintippen.

22 22 Geben Sie ein Klammernpaar ein (oder linke Klammer auf) Markieren Sie jetzt den kompletten zu addierenden Bereich Geben Sie die rechte Klammer ein Schließen Sie mit ENTER. Tipp: Um sich die Formeln anzuzeigen, klicken Sie auf das Ergebnis und schauen auf die Bearbeitungsleiste Addieren unter Verwendung der Funktion SUMME Nun ist die am häufigsten verwendete Berechnung die Addition, darum haben sich die Programmierer hier etwas ganz Besonderes einfallen lassen. Es gibt eine einfachere Methode, Zahlen zu addieren, nämlich mit der sogenannten Funktion Summe. Wenn man automatische Autosumme verwenden möchte, dann markiert man den Bereich den man addieren möchte und dann klickt man auf das Symbol für die Autosumme. Das Symbol für die Autosumme befindet sich in der Gruppe BEARBETEIN des Registers START. Man findet die Funktion aber auch Register FORMELN, Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK. Markieren Sie einfach den Bereich, der addiert werden soll und wählen Sie im Register START Gruppe bearbeiten oder geben Sie folgende Tastenkombination ein: ALT +=. Drücken Sie anschließend ENTER Übung Autosumme: Markieren Sie einfach den kompletten Zellbereich, den Sie addieren möchten einschließlich der Ergebniszelle. Autosumme. Im gleichen Moment erscheint das Ergebnis. Klicken Sie jetzt auf das Symbol Ergebnis

23 23 In der Bearbeitungsleiste erkennen Sie, dass Excel die Formel selbständig gesetzt hat. Excel hat dabei den Funktionsnamen SUMME verwendet und den zu addierenden Bereich in Klammern gesetzt. Der Doppelpunkt weist auf den Bereich (von : bis). Übung: Wir erstellen die nachfolgende Tabelle und markieren diese mit den noch leeren Ergebniszellen Wir klicken auf das Symbol Autosumme und erhalten sofort die Summen in Spalte E als auch in Zeile 11 Übung: Erzeuge die Summen Denken Sie daran, dass manchmal die Zellenbreite nicht ausreicht, um große Zahlen anzuzeigen. Sie erhalten Zäune. Ziehen Sie entweder manuell mit gedrückter Maustaste die Spaltentrennlinie (im Spaltenkopf!) zwischen den Spalten auf die richtige Größe oder klicken Sie ganz einfach doppelt auf diese Spaltenlinie.

24 24 SUMMENPRODUKT Syntax: =Summenprodukt(Array1;Array2;Array3 ) Mit der Funktion Summenprodukt kann ich Bereiche (Arrays) bestimmen, die miteinander multipliziert werden sollen. Die Funktion Summenprodukt addiert in einem Schritt die Ergebnisse der Multiplikationen auf. Übung: Wir erstellen eine Tabelle. In Spalte B befindet sich der Netto-Preis, in Spalte C der MwSt.-Satz. Es geht uns um die Mehrwertsteuersumme, da wir diese abführen müssen. Normalerweise würden wir nun die Beträge der Spalte mit dem Prozentsatz der Spalte C multiplizieren um den Mehrwertsteuerbetrag für jeden Artikel zu erhalten. Anschließend würden wir die Summe der Mehrwertsteuerbeträge bilden. Mit der Funktion SUMMEMPRODUK kann man diese Berechnung in einem einzigen Schritt erledigen. Klick auf die Ergebniszelle Funktion eingeben: =Summenprodukt In den Klammern die einzelnen Arrays, also die Bereich angeben, die miteinander multipliziert werden sollen, also in unserem Beispiel sind das die Daten aus dem Bereich B2 bis B8 und C2 bis C8. Die Arrays geben wir einfach an, indem wir diese markieren. Zwischen den Arrays sind Semikola zu setzen. Insgesamt könnten 55 verschiedene Arrays berechnet werden.

25 25 Siehe auch Funktion ZEILE SUMMEWENN Syntax: =SUMMEWENN(BEREICH;SUCHKRITERIEN;SUMME_BEREICH) SUMMEWENN addiert Zahlen, die einem bestimmten Suchkriterium zugeordnet sind. Übung: In unserem Beispiel haben wir eine Tabelle über getätigte Dienstreisen. Excel soll berechnen, wie in welcher Höhe die Volkswagenstiftung Reisekosten übernommen hat. Erklärung zur Lösung: Excel erhält zunächst die Information, in welchem Tabellenbereich sich das Suchkriterium befindet (Die Geldgeber sind in Spalte C aufgeführt). Dann bekommt Excel das nächste Argument, nämlich das Suchkriterium, getrennt durch ein Semikolon. Das Suchkriterium heißt Volkswagenstiftung. Alternativ einfach die Zelle mit dem Suchkriterium anklicken (Zellbezug). Das 3. Argument benötigt Excel nun um die Summe bilden zu können. Also die Spalte, in der die Werte eingetragen sind. Übung: Excel soll berechnen, wie viel für Reisekosten in die USA ausgegeben wurde Hierfür benutze ich die Funktion SUMMEWENN. Das bedeutet, das Excel nur die Summe bildet, wenn eine Bestimmte Bedingung erfüllt ist.

26 26 SUMMEWENNS SUMMEWENNS(Summe_Bereich;Kriterien_Bereich1;Kriterien1; [Kriterien_Bereich2;Kriterien2]; ) Summewenns addiert die Zahlen eines Tabellenbereichs wenn die zuvor definierten Kriterien erfüllt sind. In der nachfolgenden Tabelle sind die Dienstreisen verschiedener Mitarbeiter aufgelistet, die aus verschiedenen Budgets bezahlt wurden. Frage 1: Wie hoch ist die Summe der Dienstreisen nach China, die vom Forschungsministerium bezahlt wurden? Es müssen also zwei Kriterien erfüllt sein, China und Forschungsministerium. Am besten wir rufen den Funktionsassistenten auf.

27 27 Lösung: Summe_Bereich: Zunächst gibt man den Bereich an, in dem die Zahlenwerte zu finden sind, die nach Erfüllung der Kriterien addiert werden. Kriterien_Bereich1: Nun gibt man den Kriterienbereich, in dem das erste Kritierium, nämlich China zufinden ist, an. Kriterien 1: Den Bereich haben wir bereits eingegeben, nun erfolgt die Eingabe des von uns gewünschten Kriteriums, im Beispiel ist das China. Kriterien_Bereich2: Wir haben ja noch ein weiteres Kriterium definiert, nämlich das Budget Forschungsministerium, daher geben wir in diesem Feld ein, wo Excel dieses kriterium finden kann. Kriterien2: Den Bereich wo das Kriterium zu finden ist, haben wir bereits eingegeben, jetzt fehlt noch das Kriterium selbst, nämlich Forschungsministerium. Immer schön an die Anführungszeichen bei Text denken. Fertig.

28 28 TEILERGEBNIS Syntax: =TEILERGEBNIS (Funktion;Bezug1;Bezug2; ) Die Funktion TEILERGEBNIS addiert in einem gefilterten Datenbereich lediglich ausgewählte Zellen, z. B. die über die Funktion AUTOFILTER angezeigt werden. Formel: =Teilergebnis (Geben Sie zuerst die Nr. der gewünschte Funktion ein, z. B. die 9 für Summe; nach dem Semikolon geben Sie die Bereich ein, Sie können auch einzelne Zellen angeben indem Sie nacheinander darauf zeigen bei gedrückter STRG-Taste). Für die Funktion muss eine Nr. eingegeben werden. die 9 bedeutet z. B. SUMME Folgende Funktionen können Sie eintragen: 1 MITTELWERT 2 ANZAHL 3 ANZAHL2 4 MAX 5 MIN 6 PRODUKT 7 STABW 8 STABWN 9 SUMME 10 VARIANZ 11 VARIANZEN Übung: Ermitteln Sie mit der Funktion TEILERGEBNIS die Kosten für Benzin

29 29 TEILERGEBNIS (ZWISCHENSUMME) Syntax: =TEILERGEBNIS (Funktion;Bezug1;Bezug2; ) Die Funktion Teilergebnis kann man aber auch im Register DATEN, Gruppe GLIEDERUNG abrufen. Die Tabelle darf nur eine Überschriftenzeile haben. Die Tabelle muss sortiert sein. Übung: Im folgenden Beispiel haben Sie Einträge in Spalte B bis einschließlich zur Zeile 24 Wir haben die untenstehende Tabelle mit Lagerpflanzen und dem Warenwert. Wir möchten für jede Pflanzensorte, also für Hängepflanzen, Blattpflanzen usw. den vorhandenen Lager- Warenwert ermitteln. Dabei hilft uns die Funktion Teilergebnis: Auf eine beliebige Stelle in der Tabelle klicken. Wichtig: nicht die Tabelle markieren! Jetzt im Register DATEN, Gruppe GLIEDERUNG auf das Symbol Teilergebnis klicken. Die Spalte, die die Kategorien enthält, aus der Teilergebnisse berechnet werden sollen, muss sortiert werden. In unserem Beispiel müssen wir die Spalte SORTE (Spalte B) alphabetisch sortieren. Das geschieht über das benutzerdefinierte Sortieren im Register START, Gruppe BEARBEITEN.

30 30 Wir klicken im Register DATEN auf das Symbol TEILERGEBNIS und füllen die Felder aus: Gruppieren: auf den nebenstehenden Pfeil klicken und die Kategorie auswählen. Unter Verwendung von: auf den nebenstehenden Pfeil klicken und die Rechenart auswählen. Teilergebnis addieren zu: Häkchen entsprechend setzen, hier wird die Spalte, in der die zu berechnenden Werte stehen, aktiviert. Seitenumbrüche zwischen Gruppen einfügen: Wenn man hier das Häkchen setzt, wird für jede Kategorie ein Seitenumbruch durchgeführt. Häkchen bei Ergebnisse unterhalb der Daten anzeigen: Fehl das Häkchen, werden die Daten oberhalb ausgegeben.. Klickt man in der berechneten Tabelle auf ein beliebiges Ergebnis, kann man in der Bearbeitungsleiste die Formel ablesen. Z. B.

31 Das Gesamtergebnis steht dann ganz unten in der Tabelle, kann aus Platzgründen hier nicht dargestellt werden. Durch Klick auf oder + bzw. auf 1,2,3 kann man die Anzeige auch reduzieren. 31

32 Übung: Sie haben eine Inventurliste erstellt. Jetzt möchten Sie wissen, wie hoch der Restwert des Lagerbestandes für ein bestimmtes Produkt ist, in unserem Fall handelt es sich bei dem Produkt um eine Weinsorte namens Zinfandel. Schauen Sie im nachfolgenden Beispiel in die Bearbeitungsleiste der Tabelle, dort sehen Sie die Formel! Ganz unten wird der Restwert der angegebenen Weinsorte angegeben. 32

33 33 Untergrenze Syntax: =UNTERGRENZE(Zahl;Intervall)) Die Funktion UNTERGRENZE rundet Zahl ab und zwar in Intervallen. Formel: UNTERGRENZE (auf den Zellbezug klicken oder direkt die Zahl eingeben; den Intervallschritt eingeben). Übung: Wenn man die Zahl 1019 nimmt, kann man auf 5-er Intervalle abrunden, so dass die Zahl immer durch 5 teilbar ist oder auf 10er oder 100-Intervalle usw. Selbst Uhrzeiten lassen sich abrunden. Wenn z. B. die Uhrzeit 10:25 h auf eine halbe Stunde abgerundet werden soll, dann gibt man einfach als Intervall 0:30 ein.

34 34 VORZEICHEN Syntax: =VORZEICHEN(Zahl) Zahl: beliebige reelle Zahl Die Funktion VORZEICHEN ist hilfreich, wenn Sie positive und negative Zahlen getrennt addieren möchten. Die Funktion VORZEICHEN ermittelt das Vorzeichen eines Wertes. Für positive Zahlen: Formel:={SUMME(WENN(VORZEICHEN(A1:A10)=1;A1:A10))}". Für negative Zahlen: ={SUMME(WENN(VORZEICHEN(A1:A10)=-1;A1:A10))}". Da es sich hier um eine so genannte Matrixformel handelt, muss die Formel mit Druck auf STRG+UMSCHALT+ENTER abgeschlossen werden Übung: Welches Vorzeichen hat die Zahl in der Tabelle? negative Vorzeichen werden als -1 dargestellt, positive als 1 Übung: Wie hoch sind die Ausgaben dieses Budgets? Hier wird eine Verschachtelung der Funktionen SUMME, WENN und VORZEICHEN angewendet

35 35 Wie hoch sind die Einnahmen? ZUFALLSZAHL Den Zahlenbereich einer Tabelle können Sie mit der Funktion Zufallszahl durchmischen. Auch bereits sortierte Bereiche können mit dieser Funktion wieder gemischt werden. Syntax: =Zufallszahl() Angenommen der nachstehende aufsteigend sortierte Zahlenbereich soll zufällig gemischt werden. Rechts daneben geben wir die Funktion =Zufallszahl() ein und kopieren die Formel nach unten. Nun erhält jeder Eintrag der Spalte A eine Zufallszahl. Nach dieser kann anschließend sortiert werden. Die ursprünglich aufsteigend sortierten Zahlen sind nun gemischt, die Hilfsspate B, die wir für die Funktion genutzt haben, kann nun gelöscht werden. Ergebnis:

36 36 Kategorie Statistische Funktionen ANZAHL Syntax: ANZAHL(Wert1;Wert2;Wert3;...) Die Funktion ANZAHL ermittelt die der Zellen, die mit Zahlen belegt sind, also nur Zellen in denen Zahlen vorhanden sind. Formel :=ANZAHL(in Klammern den Bereich angeben, dessen Einträge gezählt werden sollen) Übung: Wie viele Mitarbeiter erhalten Provision (Spalte C)? Berechne mit ANZAHL. Ermittle mit Hilfe der Funktion ANZAHL wie viele Mitglieder gespendet haben

37 37 ANZAHL2 Im Gegensatz zu ANZAHL zählt ANZAHL 2 alle nichtleeren Zellen. Übung: Wie oft kamen die Pferde in einer Reitschule zum Einsatz? Gesamteisätze Einsatz Pferd Anzahl2 zählt alle Einträge einer Zelle, so auch Kreuze. Mit der Funktion Anzahl wäre dies nicht möglich gewesen. Übung: Wie viele Teilnehmer waren zum Sport angemeldet? (Anzahl) Aber: Wie viele haben an der Sportveranstaltung teilgenommen? (Anzahl2)

38 38 Übung: Wie viele Urlaubstage hat Mareike in diesem Monat beantragt? LÖSUNG: Wie viele Mitarbeiter haben eine Prämie erhalten? Wie viele Mitglieder haben teilgenommen? Wie viele Mitglieder haben gespendet?

39 39 ANZAHL2 zählt alle Einträge einer Zelle, so auch Kreuze. Mit der Funktion ANZAHL wäre dies nicht möglich gewesen. ANZAHLLEEREZELLEN: Syntax: =ANZAHLLEEREZELLEN (Bereich) Funktion gibt aus einem definierten Bereich die Anzahl leerer Zellen zurück. Formel:= ANZAHLLEEREZELLEN(den Bereich eingeben, der überprüft werden soll). Übung: Sie führen eine Liste über abgegebene Meinungsbögen. Mit Hilfe der Funktion ANZAHLLEEREZELLEN möchten Sie sich anzeigen lassen, wie viele Zellen kein leer geblieben sind, also wie viele Personen keinen Bogen abgegeben haben. Übung: Löse die nebenstehende Aufgabe (Anzahl2;Anzahlleerezellen)!

40 40 MEDIAN Syntax: MEDIAN(Zahl1;Zahl2; ) Mit dem Median bestimmt man den Wert in der Mitte einer Zahlengruppe. Das bedeutet, die eine Hälfte der Zahlenreihe ist kleiner als der Median, die andere Hälfte ist größer, im Unterschied zum Mittelwert, wo alle Zahlen addiert werden und die Summe dann durch die Anzahl geteilt wird. Die Funktion MEDIAN gibt die Zahl aus, die in einer sortierten Tabelle in der Mitte stehen würde. Formel: =Median(Bereich), also die mittlere Zahl einer Zahlengruppe. Übung: Im Beispiel sehen wir zwei Zahlenreihen. In der Zahlenreihe der Spalte B wird 35 als MEDIAN ausgegeben, in der Zahlenreihe der Spalte C wird 55 als MEDIAN ausgegeben. Diese beiden Zahlen stellen jeweils die Mitte der Zahlenreihe dar. Die Funktion MEDIAN ist mit der Funktion Mittelwert verwandt, jedoch kann der Mittelwert oft ein falsches Bild abgeben. Übung: Berechnung des Durchschnittsgehalts Angenommen Sie führen eine Gehaltsliste. Die Mitarbeiter in Technik und Verwaltung verdienen im Schnitt jeweils zwischen 1.150,-- und Euro, der Geschäftsführer verdient jedoch ein Vielfaches davon, nämlich 4.400,-- Euro. Wenn Sie nun die durchschnittlichen Gehaltszahlungen ermitteln, gibt der Mittelwert ein falsches Bild zurück, denn nur die Gehaltshöhe eines einzigen Mitarbeiters würde insgesamt in der Statistik die Gehaltsebene anheben. Dies ist also ein Fall für die Funktion MEDIAN. Das funktioniert so: Erstellen eine Grundtabelle mit den Gehältern in aufsteigender Reihenfolge. Die Funktion MEDIAN ergibt einen realistisches Durchschnittsgehalt von 1200,-- Euro. In der Tabelle dürfen keine leeren Zellen vorhanden sein.

41 41 MIN, MAX, ANZAHL, MITTELWERT Syntax: =MAX(ZAHL1;ZAHL2;ZAHL3; ) Einige Funktionen können Sie bereits zu Beginn Ihrer Arbeit mit Excel nutzen. Wie z. B. die Funktion SUMME, die wir bereits kennengelernt haben, sowie die Funktionen MIN, MAX, MITTELWERT, ANZAHL, diese Funktionen finden wir am leichtesten, wenn wir den kleinen Pfeil rechts neben dem Summensymbol anklicken: Ganz einfach ermitteln wir schnell den höchsten, kleinsten oder mittleren Wert aus einer Liste. Das Vorgehen ist bei allen 4 Funktionen identisch. Die Funktion wird am einfachsten über den kleinen Pfeil rechts des Summensymbols aufgerufen. Mittelwert liefert das Mittel aller Werte eines definierten Bereichs oder der Argumente. So geht s: Wir klicken zunächst in die Ergebniszelle, Wir klicken dann auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Summensymbol und wählen die gewünschte Funktion mit linkem Mausklick aus: Klick auf die gewünschte Funktion z. B. MAX Excel zeigt in einem Laufrahmen den Bereich an, welcher berechnet wird. Wir kontrollieren den Laufrahmen Sollte dieser nicht korrekt sein, fahren wir einfach ohne den vorgegebenen Laufrahmen zu beachten, mit gedrückter linker Maustaste, über den Bereich den wir berechnen lassen möchten schon ist die Laufrahmen korrigiert Mit ENTER bestätigen. Excel zeigt mit Hilfe dieser Funktion aus einem Tabellenbereich den jeweils kleinsten oder höchsten Wert an oder z. B. den Mittelwert.

42 42 Übung: Ermitteln Sie den höchsten, kleinsten oder mittleren Wert aus der untenstehenden Tabelle: Ergebniszelle anklicken, Bereich markieren, Funktion auswählen, ENTER Wir sehen hier, am höchsten wurde mit 4,35 m gesprungen, der niedrigste Wert ist 2,75 und im Mittel wurde 3,73 gesprungen MITTELWERTWENN Syntax: Bereich;Kriterien;Mittelwert_Bereich Die Funktion Mittelwert berechnet den Durchschnittswert. Diese Funktion gibt es noch in der Erweiterung Mittelwertwenn. Mittelwertwenn kommt zum Einsatz, wenn an die Berechnung des Mittelwerts eine Bedingung geknüpft werden soll. Übung: Wir stellen uns eine Lieferantenliste mit Bürostühlen vor jeglicher Art vor. Wir möchten einen Bürostuhl kaufen und möchten wissen, wie viel wir kostenmäßig im Mittel kalkulieren müssen. Nun gibt es aber eine Besonderheit, wir möchten nur den Mittelwert des Kaufpreises errechnen lassen von Bürostühlen mit Synchron-Mechanik. Das heißt wir definieren hier ein Kriterium, nur die Preise von Bürostühlen mit in der Lieferantenliste mit Synchron-Mechanik sollen in die Berechnung des Mittelwertes einfließen. Klick in die Ergebniszelle Wir rufen die Funktion Mittelwertwenn über den Funktionsassistenten auf Klick in das Feld Bereich Wir markieren den Bereich, der für die Berechnung relevant ist, das ist der Bereich, in dem Excel das Kriterium findet (im Beispiel Synchron-Mechanik) und der Bereich, wo die Argumente, im Beispiel also die Preis, zu finden sind, aus denen Excel den Mittelwert berechnen soll. Klick in das Feld Kriterien und Eintippen des Kriteriums, wir denken daran, dass Text in Anführungszeichen gesetzt wird Klick in das Feld Mittelwert-Bereich, jetzt wird der Bereich, aus dem Excel den Mittelwert berechnen soll, markiert. Mit OK bestätigen. Fertig!

43 43 Lösung: MITTELWERTWENNS Syntax: Mittelwert_Bereich;Kriterien_Bereich1;Kriterien1 ) Die Funktion Mittelwertwenns geht noch einen Schritt weiter. Wir können nun zwei Bedingungen stellen. Angenommen wir bleiben bei dem obigen Beispiel und möchten nun nicht nur den mittleren Preis von Bürostühlen mit Synchron-Mechanik berechnen, sondern wir möchten ein zweites Kriterium definieren, die Stühle nur einer bestimmten Firma sollen ausgewertet werden, wir haben also zwei Kriterien, einmal die Synchron-Mechanik und zweitens eine bestimmte Firma, in unserem Beispiel soll es die Firma Büro-direkt sein.

44 44 Übung: Wie hoch ist der mittlere Preis von Bürostühlen mit Synchron-Mechanik? Lösung: Mittelwertwenns Im Feld Mittelwert_Bereich wird der Bereich eingegeben, in dem die Werte, aus denen der Mittelwert berechnet werden soll, zu finden sind. Am besten markiert man diesen Bereich einfach mit der Maus Im Feld Kriterien_Bereich1 gibt man den Bereich an, in welchem das erste Kriterium zu finden ist Im Feld Kriterien1 gibt man an, um welches Kriterium es sich handelt Nun öffnen sich weitere Felder für die nächsten Kriterien, die Reihenfolge ist die, zunächst den Bereich, in dem sich das Kriterium befindet, anzugeben und dann um welches Kriterium es sich handelt, zum Schluss mit OK bestätigen.

45 45 Übung: Schreibe die Tabelle A1 bis B 7 ab und ermittle den kleinsten, den größten und den mittleren Wert mit den entsprechenden Funktionen: Übung: Ermittle jeweils Gewinner und Verlierer mit Hilfe der entsprechenden Funktion MAX und MIN Übung: Berechne den Durchschnittslohn mit Hilfe der entsprechenden Funktion MITTELWERT TIPP: Man kann auch voneinander unabhängige Bereiche berechnen lassen. In dem Fall markiert man zuerst bei gedrückter linker Maustaste den zu berechnenden Bereich, drückt anschließend auch die Taste STRG (das ist die Taste für die Mehrfachmarkierung). Achtung: linke Maustaste n i c h t loslassen und zieht dann bei gedrückter STRG-TASTE und gedrückter linker Maustaste die Maus über den zweiten (dritten, vierten.. ) Bereich. Maus loslassen, STRG-Taste loslassen fertig.

46 46 MODALWERT Syntax: =MODALWERT(Zahl1;Zahl2; ) Mit dieser Funktion können wir uns den am häufigsten vorkommenden Wert in deiner Tabelle anzeigenlassen. Text und leere Zellen werden ignoriert. Wir können z.b. auswerten, welche Artikelnummer am häufigsten gekauft wurde. Übung: Wir haben eine Tabelle mit Gerichten, die an einem Abend bestellt wurden. Wir möchten nun wissen, welches Gericht am häufigsten bestellt wurde. Modalwert berücksichtigt nicht, wenn mehrere Werte gleich häufig vorkommen! In dem Fall kommt die Fehlermeldung #NV Sie führen eine Liste in der Sie die Ergebnisse der Meinungsbögen eintragen. Nun möchten Sie wissen, welche Beurteilung am häufigsten vergeben wurde MODUS.EINF (AB EXCEL2010) Syntax: (Zahl1;Zahl2) Ermittelt den häufigsten Wert innerhalb eines Bereichs

47 47 TREND Syntax: (Y-Werte;X_Werte;Neue_x_Werte;Konstante) Gibt den Trend einer Zahlenreihe wieder. Übung: Angenommen wir haben eine Tabelle mit Jahreszahlen und den Zahlen von Anmeldungen für irgendetwas: Unsere Zahlen gehen bi zum Jahr 2014, wir hätten gerne den Trend bis zum Jahr 2020 berechnet, sozusagen möchten wir eine Hochrechnung, die sich aus den bekannten Zahlen ergibt. Dazu verwenden wir die Funktion TREND. Wir markieren den offenen Bereich, für den wir den Trend ermitteln möchten und tragen die Funktion ein. Nachdem man =Trend( eingetippt hat, markiert man zunächst den bekannten Bereich, also die vorliegenden Werte, die mit der Funktion Trend fortgeschrieben werden sollen, im Beispiel also B2 bis B8. Das sind die Y-Werte. Semikolon eingeben. Dann markiert man die X-Werte, also den Bereich der Jahreszahlen, aber nur soweit die dazugehörigen Werte bekannt sind, im Beispiel also bis Semikolon eingeben. Dann werden die neuen X- Werte markiert, das ist im Beispiel der Bereich 2015 bis 2020, für diesen Bereich soll ja der

48 48 Trend berechnet werden. Das sieht jetzt so aus: Klammer zu und jetzt ACHTUNG: Die Formel muss als MATRIX-Formel abgeschlossen werden, also wir MÜSSEN STRG+UMSCHALT+ENTER drücken, so setzt Excel die Formel automatisch in geschweifte Klammern, diese kann man NICHT manuell setzen, dann funktioniert es nicht. Ergebnis: Die Zahlen kann man jetzt noch formatieren oder auf eine ganze Zahl runden. In der Bearbeitungsleiste die Funktion RUNDEN davor setzen, das Argument Anzahl Nachkommastellen nicht vergessen, also die 0, dann wieder mit STRG+UMSCHALT+ENTER abschließen. Fertig.

49 49 Zählenwenn Syntax: =Zählenwenn(Bereich;Suchkriterien) Excel zählt, wenn die Bedingung stimmt. Die Funktion ermittelt, wie oft ein Begriff oder ein Wert in einer Liste vorkommt. Formel:=Zählenwenn (Bereich, indem gesucht werden soll, eingeben, Suchkriterium eingeben) Übung: Im folgenden Beispiel wird danach gesucht, wie oft ein bestimmter Schüler bester in einem bestimmten Fach war. Lösung

50 50 Übung: Im folgenden Beispiel wird danach gesucht, wie oft ein bestimmter Schüler bester in einem bestimmten Fach war.

51 Wie viele Gehälter werden nach Tarifgruppe E04 ausgezahlt? 51

52 52

53 53 ZÄHLENWENNS Syntax: =ZÄHLENWENNS(Kriterienbereich1;Kriterien1;[Kriterienbereich2;Kriterium2] ) Im Unterschied zu ZÄHLENWENN kann man in der Funktion ZÄHLENWENNS mehrere Kriterien eingeben, wobei Kriterienbereich 2 optional ist. Die Anzahl der Zeilen und Spalten für Kriterienbereich 2 und alle weiteren muss identisch mit denen von Kriterienbereich1 sein. Die Bereiche müssen nicht zu ein und derselben Tabelle gehören. Dies ist aber in der Regel automatisch der Fall, wenn man ein und dieselbe Tabelle auswertet. Im nachfolgenden Beispiel wird danach gefragt, wie oft Herr Huber Dienstreisen nach Bonn getätigt hat. Der Ort ist dabei der Kriterienbereich 1, Bonn das Kriterium 1, die Mitarbeiter sind der Kriterienbereich 2 und Herr Huber das Kriterium 2 Tabelle Lösung

54 54 Im folgenden Beispiel soll ermittelt werden, wie viele Mitglieder, die seit 5 Jahren oder länger Mitglied sind noch nicht bezahlt haben: Lösung Kriterienbereich 1 F4:F10: Hier ist die Mitgliedschaft in Jahren berechnet. Da Excel nur nach Mitgliedern, die 5 Jahre oder länger Mitglied sind, suchen soll, ist dies der Kriterienbereich 1. Nun muss Excel natürlich noch mitgeteilt werden, nach welchem Kriterium genau im Kriterienbereich gesucht werden soll, das sind die 5 Jahre oder länger Mitgliedschaft, daher wird hier >5 (größer 5) eingetragen. Im Kriterienbereich 2 soll Excel danach suchen, ob leer Zellen vorhanden sind, denn leere Zellen bedeuten in dieser Spalte H

55 ja, dass noch keine Zahlung eingegangen ist. Die beiden Anführungsstriche in Kriterien 2 bedeuten nichts, also Excel soll hier nach leeren Zellen suchen! 55

56 56 Kategorie Informationen ISTZAHL/ISTLEER Syntax: Istzahl(Wert) Istleer(Wert) Die Funktion ISTZAHL prüft Zellen auf Zahlenwerte. Enthält die geprüfte Zelle keinen Wert, gibt Excel WAHR aus, sonst FALSCH.. Die Funktion ISTLEER prüft Zellen auf Inhalt. Ist die geprüfte Zelle leer, gibt Excel WAHR aus, sonst FALSCH. Interessant sind die Funktionen in Kombination mit anderen Funktionen, z. B. mit der Wenn- Dann-Funktion. Übung: Werten Sie in Zeile aus, wer eine Spendenbescheinigung erhält. Kombinieren Sie die Wenn-Funktion mit der ISTZAHL-Funktion. Zunächst wähle ich die Funktion, mit der ich beginnen möchte wiegewohnt über den Funktionsassistenten aus, in unserem Beispiel ist das die WENN-Funktion, denn mein Formel soll ja lauten: Wenn das Mitglied gespendet hat, dann soll bei Spendenbescheinigung Ja ausgegeben werden. Die Spende ist in unserem Beispiel unten in der Zeile 5 in der jeweiligen Namenspalte eingetragen. Die Formel lautet also komplett: Wenn eine Zahl in der Zelle B5 steht, dann soll Ja ausgegeben werden, sonst nichts. Funktionsassistenten aufrufen, Wenn-Funktion anklicken Im Feld Prüfung gibt man nun einfach ISTZAHL ein, denn es soll ja in der Tat geprüft werden, ob in der Zelle eine Zahl steht, also ISTZAHL(B6). Die Syntax: ist einzuhalten, also alle folgenden Argumente, hier der Zellbezug B6 wird in Klammern gesetzt. Den Rest erledigt Excel automatisch.

57 57 ZELLE Syntax: =Zelle(Infotyp;[Bezug]) Die Funktion Zelle gibt Zellinformationen zurück. Mit dieser Funktion können Informationen zu Formatierung, Position und Inhalt ausgelesen werden. In Klammern wird der Infotyp eingetragen und der Zellbezug, auf welche sich die Frage bezieht. Lässt man den Zellbezug weg, geht Excel von der zuletzt bearbeiteten Zelle aus. Die Infotypen sind in der Tabelle ersichtlich. 1. Beispiel: ich möchte wissen, ob die Zelle A1 geschützt ist. Ich schreiben: =Zelle( Schutz ;A1). Ich erhalten den Wert 1 zurück, wenn dies zutrifft und den Wert 0, wenn dies nicht zutrifft. 2. Ich benötige die Spaltenbreite der Zelle A1, diese kann ich mit =Zelle( Breite ;A1) auslesen, die Breite wird gerundet auf eine ganze Zahl. 3. Ich möchte wissen, ob die Zelle A1 für negative Werte farbig formatiert ist, Bei WHAR gibt ZELLE eine 1, bei FALSCH gibt ZELLE eine 0 aus. Die Formel würde lauten: =Zelle Farbe ;A1). 4. ZELLE schreibt selbständig den Namen und den Pfad der geöffneten Datei in eine gewünschte Zelle. Beispiel: Man hat eine Excel Datei geöffnet und möchte den Namen dieser Datei mit dem kompletten Pfad in die Zelle A1 schreiben. Dann lautet die Formel wie folgt: =Zelle( Dateiname ;A1). ZEILE Syntax: =Zeile(Bezug) Die Funktion ZEILE gibt die Zeilennummer eines Bezugs aus. Außerdem liefert ZEILE fortlaufende Werte, z. B. eine fortlaufende Nummerierung. Mit der Funktion ZEILE() kann man auch eine Zeilennummerierung durchführen, sodass die Nummerierung angepasst wird, sobald Zeilen gelöscht oder hinzugefügt werden. So geht's: Einfach die Formel '=Zeile()' eingeben. Formel nach unten kopieren. Wenn die Nummerierung nicht in der ersten Zeile des Tabellenblattes beginnen soll, weil z. B. die Tabelle Überschriften hat, dann subtrahiert man die Anzahl der Zeilen vor der

58 58 Nummerierung einfach in der Formel. Bei einer Überschriftenzeile würde die Formel dann so aussehen: =ZEILE()-1' Wenn die Überschrift in der 19. Zeile einer Tabelle beginnen soll, dann schreibt man '=Zeile()-18' Anschließend die Formel nach unten kopieren Hier wurde -1 in der Formel eingegeben, da die erste Zeile nicht nummeriert werden soll, sondern die Nummerierung soll erst eine Zeile später beginnen. Die Funktion ZEILE nummeriert Ihre Datensätze durch. Formel=ZEILE(A2)-1 Klicken Sie in die Zelle, ab er die Durchnummerierung erfolgen soll und geben Sie diese Formel ein. Kopieren Sie die Formel anschließend nach unten. Syntax:: ZEILE(Bezug)

59 59 BEDINGTE FORMATIERUNG MIT ZEILE UND REST Siehe zuvor Kapitel Bedingte Formatierung Angenommen ich möchte die Einträge jede 2. Zeile einer Tabelle farbig formatieren. Dies soll mit Hilfe einer Formel geschehen. Dann kombiniere ich ZEILE mit REST. REST gibt den Rest einer Division zurück. Syntax: =Rest(Zahl, Divisor). In diesem Beispiel wird als Argument statt einer Zahl, die Funktion ZEILE() eingetragen, da jede zweite Zeile addiert werden soll, lautet als Argument der Divisor 2. Da jede zweite Zeile addiert werden soll, also die erste nicht, wird am Ende noch =0 eingetragen. "=REST(ZEILE();2)=0" eintragen. Zum Schluss das gewünschte Format mittels Befehl Format... auswählen. So geht s: Bereich markieren, Klick auf Bedingte Formatierung, neue Regel Klick auf Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden und in der Zeile Werte formatieren die Formel =REST(ZEILE();2)=0 eingeben. Dann auf den Button

60 60 FORMATIEREN klicken und die gewünschte Formatierung anklicken, mit OK bestätigen. Lässt man =0 weg, wird von der ersten Zeile an formatiert, was in diesem Beispiel aber nicht gewünscht ist.

61 61 Kategorie Nachschlagen und Verweisen SVERWEIS Syntax: =SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis) Die Funktion SVERWEIS sucht zu einem Wert in einer Tabelle einen dazugehörigen Wert. Der Suchwert muss rechts des Suchkriteriums stehen, denn SVERWEIS sucht ausschließlich nach rechts! Suchkriterium ist der Wert, für den wir eine Entsprechung suchen. Also angenommen wir möchten eine Tabelle nach der Personalnummer von Herrn Schmidt auslesen lassen. Dann ist Schmidt das Suchkriterium (man könnte auch auf die Zelle klicken, in der das Suchkriterium steht). Excel benötigt also 3 Argumente und ein optionales Argument für den SVERWEIS: Diese Funktion kann man am besten an folgendem Beispiel erklären: Stellen Sie sich vor, Sie sind Verkäufer. Sie können sich nicht die Preise von allen Waren merken. Also schauen Sie die Preise in einer Preisliste nach. Genau das kann die Funktion SVERWEIS. SVERWEIS sucht für Sie einen benötigten Preis. Natürlich benötigt Excel die Angabe, wofür Sie den Preis suchen, also für ein Produkt, für eine Bestellnummer etc. Sie geben also an, wofür, als für welches SUCHKRIERIUM Preis ausgelesen werden soll. Als nächstes benötigt Excel natürlich auch die Information, wo sich die zum Suchkriterium gehörige Wert, also in unserm Beispiel ist das ja der Preis, befindet. 1. Das Suchkriterium kann sowohl ein Wert (in unserem Fall die Artikelnummer) als auch Text sein. Um den SVERWEIS durchführen zu können, benötigen wir also ein Suchkriterium bzw. die Zelle, in der das Suchkriterium steht. 2. Natürlich benötigt Excel eine Tabelle, in der alle Daten enthalten sind. Diese Tabelle nennt man auch Matrix. Die Matrix ist die Tabelle, in der die Daten gesucht werden sollen. 3. Excel benötigt die Angabe, in welcher Spalte sich der Wert, der zum Suchkriterium ausgelesen werden soll, befindet. Wenn es die zweite Spalte der Tabelle ist, tragen wir eine 2 ein, wenn es die 3. Spalte ist, tragen wir eine 3 ein und so weiter. Man nennt das auch den Spaltenindex. Der Spaltenindex ist also die Nummer der Spalte in der Tabelle, in der sich der gesuchte Wert befindet, hier wird eine Zahl eingetragen, z. B. 2 für die zweite Spalte

62 62 4. WAHR und FALSCH: Jetzt benötigt Excel noch ein Argument: den Bereich_Verweis. Für das Argument Bereich_Verweis gibt es 3 Möglichkeiten: FALSCH Falsch (0) wird eingetragen, wenn eine genaue Übereinstimmung gesucht wird. Bei Falsch muss der Bereich nicht sortiert sein. WAHR Als Bereich_Verweis wird Wahr (1) eingetragen, wenn nach einer größtmöglichen Entsprechung gesucht wird. Zum Beispiel möchten wir den Preis für 119 Gramm Safran auslesen lassen, in der Tabelle ist als Grammzahl aber nur der Bereich 1 bis 120 angegeben Also suchen wir nicht nach einer genauen Entsprechung, sondern nach der größtmöglichen, also wir suchen nach einem Wert, der dem gesuchten am nächsten kommt. Excel gibt stets den nächstkleineren Wert aus. Der Bereich, also die Matrixspalte muss in aufsteigender Reihenfolge sortiert sein. Feld BEREICH_Verweis bleibt leer Excel geht automatisch vom Wert WAHR aus, in dem Fall muss die Tabelle alphabetisch sortiert sein. Falsch: Suchkriterium muss rechts der Spalte sein nicht sortiert genaue Übereinstimmung Wahr: aufsteigend sortiert keine genaue Übereinstimmung(annähernder Wert) So geht s: Funktion eingeben (=SVERWEIS) Klammer auf (Zelle anklicken, in der das Suchkriterium, also das, wonach man sucht, steht; Tabelle markieren, in der gesucht werden soll ohne Überschrift; die Spaltenzahl, in der der gesuchte Wert steht eintragen; Klammer zu). Achten Sie darauf, dass die Tabelle möglichst aufsteigend sortiert ist. Die Vergleichswerte sollten sich rechts der Werte befinden, nach denen man sucht

63 63 Übung: Kostenarten zuordnen (SVERWEIS). Sie arbeiten in der Buchhaltung und erhalten von den Abteilungen Ihrer Firma Kostenbelege. Die Belege bzw. Kostenarten müssen Sie den einzelnen Kostenstellen zuordnen. In unserem Beispiel erhalten Sie einen Kassenbeleg über Benzinkosten. Sie lassen sich die Kostenartengruppe mit Hilfe der Funktion SVERWEIS anzeigen Sie benötigen eine zweite Tabelle mit zwei Zellen. Eine Zelle benötigen Sie, um dort das Suchkriterium, also die Kostenart einzutragen, für die die passende Kostenstellennummer gesucht wird und eine Zelle wird benötigt, um dort die erforderliche Formel zwecks Anzeige des Ergebnisses einzutragen Wenn noch nicht geschehen, dann sortieren wir die Tabelle alphabetisch. Klicken Sie in die freie Zelle KOSTENART und geben Sie die Kostenart ein, in unserem Fall ist das Benzin, da uns ja eine Quittung über Benzin vorgelegt wurde, die zuzuordnen ist Klicken Sie jetzt in das freie Feld Kostenstellennr. und Öffnen Sie den Funktionsassistenten im Register FORMELN in der Gruppe Funktionsbibliothek oder klicken Sie einfach im Register START auf das fx In der Kategorie MATRIX klicken wir auf SVERWEIS und dann auf OK

64 64 Tabelle muss alphabetisch sortiert sein, sonst muss unter Bereich_Verweis FALSCH eingetragen werden. Suchkriterium: Wir klicken in unserer kleinen Tabelle auf die Zelle Benzin, das ist in unserem Fall die Zelle E2 Matrix: Wir markieren den Tabellenbereich, der relevant ist, in unserem Fall B3 bis C14 Spaltenindex: Der Wert, den wir suchen, steht in der zweiten Tabellenspalte Mit OK bestätigen Ergebnis: Übung: Sie müssen regelmäßig Ausgaben von verschiedenen Abteilungen Ihrer Firma den entsprechenden Kostenstellennummern zuweisen. Sie erstellen eine Excel-Grundtabelle mit den Abteilungen und den dazugehörigen Kostenstellennummern Hilfstabelle Diese Grundtabelle kann auf einem anderen Tabellenblatt sein, sogar in einer anderen Arbeitsmappe. Sie fertigen außerdem eine kleine Hilfs-Tabelle an mit 4 Zellen. Die beiden ersten Zellen erhalten die Überschriften, in unserem Fall Abteilung (weil Sie ja die Kostenstelle einer bestimmte Abteilung ermitteln möchten) und die zweite Zelle erhält die Überschrift Kostenstellennr., weil diese ja von Excel ermittelt werden soll. Die beiden unteren Zellen bleiben zunächst frei. Die Formatierung bleibt Ihnen überlassen Sie erhalten nun Ihren ersten Beleg z.b. von der Abteilung EDV (A16). Sie tippen den Abteilungsnamen in das entsprechende Kästchen, siehe Beispiel.

65 65 Nun klicken Sie in die Zelle unter der Überschrift Kostenstelle und erstellen hier eine Formel. Die Formel soll so erstellt werden, dass jedes Mal, wenn Sie eine Abteilung in die Zelle mit der Überschrift Abteilung eintippen, die entsprechende Kostenstellennummer sofort ausgewiesen wird. Wir verwenden zur Lösung die Funktion SVERWEIS. Klick auf den Funktionsassistenten: oder öffnen Sie den Funktionsassistenten in der Gruppe Funktionsbibliothek. LÖSUNG: Suchkriterium A16 ist das Suchkriterium, also der Wert/Begriff (EDV), nachdem gesucht wird Matrix ist die gesamte Grundtabelle, die durchsucht werden soll. Der Spaltenindex ist hier 2, weil die Tabelle nur zwei Spalten hat und der Wert, den wir suchen (die Kostenstellennummer) in der zweiten Spalte steht Bereich_Verweis: Hier tragen wir FALSCH ein. Grund: Wenn FALSCH eingetragen wird, dann muss die Liste nicht alphabetisch sortiert sein. Außerdem sucht Excel dann nach dem genauen Wert. Übung: Gefragt wird nach dem Zimmerpreis Typ B: Übung: Wer war 2002 der Jahrgangsbeste?

66 66 Wie viel kosten 111 g gebrannte Mandeln? Lösung: Hier gibt es keinen genauen Wert, Excel muss den annähernden Wert aus der Tabelle herauslesen, 111 gibt es nicht, Excel nimmt den nächst kleineren, also 100. Demnach kosten 111 Gramm soviel wie 100 bis 149. Dies ist nur möglich, wenn das Feld Bereich_Verweis den Eintrag WAHR Übung: Wir haben eine Liste mit Weinen, Wir möchten aufweist wissen, wie teuer der preiswerteste Wein ist, wir möchten anschließend wissen, welcher Wein das ist. (SVERWEIS und MIN)Wir ermitteln mit der Funktion MIN, den preiswertesten Wein aus der Liste ist. Mit SVERWEIS um ermitteln wir, welcher Wein das ist. LÖSUNG: billigster Wein Weinsorte Merke: Trägt man im Feld BEREICH_Verweis nichts ein, geht Excel automatisch vom Wert WAHR aus, in dem Fall muss die Tabelle alphabetisch sortiert sein. Excel sucht dann einen annähernden Wert. Die Vergleichswerte müssen sich rechts der Werte befinden, nach denen man sucht. Es empfiehlt sich, die Matrix immer absolut setzen (mit F4)

67 67 Übung: Sie arbeiten in der Buchhaltung. Sie erhalten Kostenbelege aus dem Bereich Materialverwaltung. Sie möchten die dazugehörige Kostenstellennummer ermitteln. Beachten Sie, dass die Tabelle aufsteigend sortiert sein muss! Übung: Wieviel kostet das Menü Kibbeling mit Kräuterdipp am Familientag? Übung: In der folgenden Tabelle soll SVERWEIS nach der PLZ von Musterhausen suchen

68 68 WVERWEIS =WVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Zeilenindex; Bereich_Verweis); Wverweis wertet von oben nach unten aus. Wie SVERWEIS, mit der Funktion WVERWEIS können Werte zeilenweise anstatt spaltenweise herausgefiltert werden. Ich habe eine Tabelle mit den Stadtteilen Bonns und den dazu gehörigen Postleitzahlen. Nun möchte ich für Duisdorf die Postleitzahl herausfiltern. Am besten geht s mit dem Funktionsassistenten: Hier hätte auch FALSCH stehen können. Bei FALSCH muss die Tabelle nicht sortiert sein, Excel sucht nach dem genauen Wert, bei WAHR muss die Tabelle sortiert sein, ist der gesuchte Wert nicht vorhanden, gibt Excel den nächst kleineren aus. Erklärungen siehe auch Kapitel SVERWEIS.

69 69 INDIREKT Syntax: =INDIREKT(Bezug;A1) Die Funktion INDIREKT verkettet Zellen miteinander. Beispiel 2 Die Funktion INDIREKT bietet die Möglichkeit, Zellbezüge aus mehreren Zellinhalten zusammenzusetzen. Sie erstellen ein Kassenbuch und wissen noch nicht, wie viele Zeilen Sie benötigen bis zur Endsumme. Bei der Funktion SUMME müssen Sie entweder den kompletten Zellbereich, der aufsummiert werden soll, eintippen oder markieren. Nehmen Sie die Funktion INDIREKT zu Hilfe. Kombinieren Sie die Funktion SUMME mit der Funktion INDIREKT. Geben Sie den ersten Zellbezug, der berechnet werden soll, ein und geben Sie anschließend noch einen Verweis auf die Zelle A1 ein. In diese Zelle tragen Sie dann die Zeilennummer der letzten zu berechnenden Zelle ein. Am Ende der Kassenbucheinträge müssen Sie die Formel nicht korrigieren, sondern, Sie geben in Zelle A1 einfach die letzte Zeilennummer, die in die Berechnung mit einfließen soll an. Übung: Sie erstellen ein Kassenbuch und wissen noch nicht, wie viele Zeilen Sie benötigen bis zur Endsumme. Bei der Funktion SUMME müssen Sie entweder den kompletten Zellbereich, der aufsummiert werden soll, eintippen oder markieren. Nehmen Sie die Funktion INDIREKT zu Hilfe. Kombinieren Sie die Funktion SUMME mit der Funktion INDIREKT. Geben Sie den ersten Zellbezug, der berechnet werden soll, ein und geben Sie anschließend noch einen Verweis auf die Zelle A1 ein. In diese Zelle tragen Sie dann die Zeilennummer der letzten zu berechnenden Zelle ein. Am Ende der Kassenbucheinträge müssen Sie die Formel nicht korrigieren, sondern, Sie geben in Zelle A1 einfach die letzte Zeilennummer, die in die Berechnung mit einfließen soll, an. Im folgenden Beispiel haben Sie Einträge in Spalte B bis einschließlich zur Zeile 24. Die Formel bedeutet: Summiere und beginne bei Zellbezug B1 Spalte B und dann nimm die Zeilennummer, die in Zelle A1 steht: =SUMME(INDIREKT("B1:B"&A1)) Zu beachten ist, dass der Zellbezug in Anführungsstriche gesetzt werden muss

70 Wie hoch ist das höchste Gebot. Es sollen alle Gebote bis Zeile 7 einbezogen werden 70

71 71 ÜBERTRÄGE MIT DER FUNKTION INDIREKT Mit Indirekt kann man auch Überträge erzeugen und zudem bestimmen, dass Excel den Zellbezug beim Verschieben der Ursprungszelle nicht anpasst. Die Formel bedeutet: Summiere und beginne bei Zelle B1 bis B und dann nimm die Zeilennummer, die in Zelle A1 steht: =SUMME(INDIREKT("B1:B"&A1)) Der zweite Zellbezug ergibt sich also aus B und dem, was in Zelle A1 steht Zu beachten ist, dass der Zellbezug in Anführungsstriche gesetzt werden muss Wie hoch ist das höchste Gebot. Es sollen alle Gebote bis Zeile 7 einbezogen werden Übung: Wir erstellen eine Arbeitsmappe Umsatztabelle mit Umsätzen 1. Halbjahr und 2. Halbjahr und der Übersicht 1. Halbjahr 2. Halbjahr Übersicht

72 72 Wir möchten auf dem Tabellenblatt die Überträge übernehmen. Wir können die Überträge übernehmen, indem wir einfach auf die Ergebniszelle klicken, das ISTGLEICH eintippen und zur Zelle, in welcher der Umsatz steht, wechseln und mit ENTER bestätigen. Wir können alternativ aber auch die Funktion INDEX nutzen, damit greift Excel immer auf dieselbe Zelle zu, auch wenn diese später verschoben wird. VERGLEICH Syntax: (Suchkriterium;Suchmatrix;Vergleichstyp) Die Funktion VERGLEICH sucht die Position eines Suchkriteriums innerhalb einer Tabelle. Formel: =Vergleich(das Suchkriterium eingeben, welches eine Zahl, ein Text oder ein Zellbezug sein kann; Matrix, die durchsucht werden soll, also die ganze Tabelle, den Vergleichstyp eingeben, wenn nichts eingegeben wird, nimmt Excel den Wert 1 an, dann muss die Tabelle aufsteigend sortiert sein(empfehlenswert für Anfänger). Übung: Sie suchen in einer langen Tabelle nach einem bestimmten Text, z. B. nach der Position eines Namens. Hier können Sie die Funktion VERGLEICH zu Hilfe nehmen. Übung: An welcher Position ist die Firma Xilon zu finden? Ergebnis: Xilon befindet sich in der 6. Reihe der Tabelle. In welchem Regal sind die Schleifrollen zu finden?

73 73 INDEX Syntax:1(Matrix;Zeile;Spalte) Syntax:2:Bezug;Zeile;Spalte*;Bereich*keine Pflicht-Angabe Gibt einen Wert oder den Bezug zu einem Wert aus einer Tabelle oder einem Bereich zurück. INDEX in Kombination mit VERGLEICH sucht auch nach links Die Funktion INDEX funktioniert ähnlich wie SVERWEIS, doch sucht INDEX auch nach links Die Funktion INDEX wird oft in Kombination mit der Funktion VERGLEICH verwendet Die Index-Funktion gibt es als Matrix und als Bezugsversion Formel: =INDEX Klammer auf (Geben Sie zunächst den Bezug auf die gesamte Tabelle, die ausgewertet werden soll ein Semikolon; Schreiben Sie jetzt VERGLEICH und öffnen Sie eine Klammer (geben Sie den Bezug auf die Zelle ein, in der das Suchkriterium steht, im nachfolgenden Beispiel heißt das Suchkriterium Tintenfische, weil wir die Firma suchen, die Tintenfische verkauft Geben Sie jetzt ein Semikolon ein ; Geben Sie jetzt den Bereich ein, wo der Suchwert (Tintenfische) zu finden ist Schließen Sie die Klammer ) Semikolon; Suchpalte, in unserem Fall ist das die 1) Klammer zu Übung: Welche Firma aus der Liste bietet Tintenfische an? Wie lautet die PLZ von Musterhausen?

74 74 Wie lautet die Personalnr. Von Kaiser? Welcher der Bewerberinnen oder Bewerber hat die Note SEHR GUT bekommen? Die Null steht für genaue Suche (bei Suche nach Zahlen-Werten wichtig)

75 75 INDEX/VERGLEICH Mir liegt eine Preistabelle zu einem Produkt von verschiedenen Filialen vor. Aufgabe 1. Excel soll den günstigsten Preis ermitteln 2. Excel soll mir anzeigen, an welcher Position in der Tabelle ich dieses Angebot finde 3. Excel soll mir ausgeben, welche Filiale diesen Preis anbietet Lösung: 1. Den günstigsten Preis ermittle ich mit der Funktion MIN, dieser lautet 50,00 EURO. 2. Die Position in der Tabelle ermittle ich mit der Funktion VERGLEICH. Als Bezug gebe ich in der Syntax als erstes Argument die 50 ein nach diesem Wert suche ich ja, da dies der günstigste Preis ist, dann gebe ich als zweites Argument den Tabellenbereich, in dem der Wert zu finden ist an und schießlich eine 0 (Null), die 0 bedeutet, dass der Wert genauso in der Tabelle vorkommt. Als Ergebnis erhalte ich 15, dies bedeutet, in er 15. Zeile (Position) finde ich den günstigsten Preis in Höhe von 50 EUR, den mir zuvor die Funktion MIN ermittelt hat. 3. Nun fehlt noch die Firma. Diese ermittle ich mit einer Verschachtelung von INDEX und VERGLEICH. Ich verschachtelte Index mit Vergleich. Vergleich findet die Position, Index gibt den Wert (also den Zelleninhalt) aus. So dass ich zum Schluss den Filialnamen erhalte. Zur Wiederholung die Syntax der beiden Funktionen: =INDEX(Matrix;Zeile;Spalte) =VERGLEICH(Suchkriterium;Suchmatrix;Vergleichstyp)

76 76 LÖSUNG: Erklärung: =INDEX(A2:17; >hierbei handelt es sich um das Argument Matrix, was Tabellenbereich bedeutet. Jetzt verschachtele ich mit Vergleich, die Argumente für VERGLEICH schreibe ich in eine neue Klammer, also Suchkriterium sind die 59 EURO;Suchmatrix ist der Tabellenbereich wo die 50 EURO zu finden sind; als Vergleichstyp gebe ich 0 ein, damit Excel weiß, dass genau nach dieser Zahl 50 und nicht nach einer annähernden, gesucht werden soll. Zum Schlussbeide Klammern zu, Fertig. Das Ergebnis lautet Filiale Hannover.

77 77 Kategorie Zeitfunktionen ARBEITSTAG Syntax: ARBEITSTAG(Anfangsdatum; Tage; [Freie_Tage]) Benötigt werden das Ausgangsdatum sowie die Anzahl der Tage, die gearbeitet werden sollen, abzüglich der freien Tage, die wie bei der Funktion Nettoarbeitstage in einer separaten Tabelle eingetragen werden dürfen. Beispiel: Vom gerechnet 25 Arbeitstage endet die Arbeitszeit am Die Wochenende berechnet Excel nicht mit, Feiertage bzw. freie Tage müssten in die Formel eingetragen werden. BRTEILJAHRE Syntax: Ausgangsdatum;Enddatum;[Basis] Gibt die Jahre plus Bruchteile von Jahren von Jahren zwischen Ausgangs- und Enddatum. Basis: BASIS BASIS FÜR DIE ZÄHLUNG DER TAGE 0 oder nicht angegeben USA (NASD) 30/360 1 Taggenau/taggenau 2 Taggenau/360 3 Taggenau/365 4 Europa 30/360 Aus Die Funktion DATEDIF berechnet die Differenz zwischen zwei Datumswerten, also z. Beispiel zwischen dem Datum der Geburt und dem heutigen Datum, so kann man das Alter in Jahren berechnen. Als Zeiteinheit kann y für Jahre, m für Monate und d für Tage angegeben werden, auch md,yd und ym sind mögliche Zeiteinheiten Formel:=DATEDIF (Startdatum eingeben, z. B. wann jemand geboren ist; das Enddatum eingeben, z. B. das heutige Datum, wenn dies Berechnungsgrundlage sein soll, man kann dies wiederum mit Hilfe der Funktion =HEUTE() angeben, anschließend in Gänsefüßchen diezeiteinheit angeben, also z. B. y für Jahr; alles jweils mit SEMIKOLON getrennt)

78 78 Syntax:: = DATEDIF (Startdatum;Enddatum;"Zeiteinheit") Merke: Als Zeiteinheit kann y für Jahre, m für Monate und d für Tage angegeben werden, Auch md, yd und ym sind mögliche Zeiteinheiten Formel:=DATEDIF(Startdatum eingeben, z. B. wann jemand geboren ist; das Enddatum eingeben, z. B. das heutige Datum, wenn dies Berechnungsgrundlage sein soll, man kann dies wiederum mit Hilfe der Funktion =HEUTE() angeben, anschließend in Gänsefüßchen diezeiteinheit angeben, also z. B. y für Jahr; alles jweils mit SEMIKOLON getrennt) Funktion =HEUTE() in der Funktion DATEDIF mit dem leeren Klammern-Paar verschachteln, ein festes Datum muss in Anführungsstrichen gesetzt werden, anschließend in Gänsefüßchen die Zeiteinheit angeben, also z. B. y für Jahr; Argumente jeweils mit SEMIKOLON getrennt. Übung: Berechne mit der Funktion DATEDIF wie alt heute jemand ist, der am geboren ist. Lösung: Übung: Berechne mit der Funktion DATEDIF wie alt jemand am ist, wenn er am geboren ist. Lösung: Übungen: Schreibe die nachstehende Tabelle ohne die Lösung ab. Berechne die Überfälligkeit in Tagen. Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind und älter als 14 Tage sind, sollen eine Mahnung erhalten. Daher soll die Überfälligkeit der Rechnungen in Tagen ausgegeben werden. Lösung: In Spalte A steht das Rechnungs-Datum In Spalte C, 1. Zeile steht das aktuelle Datum. Da jede Rechnungsausstellung mit dem aktuellen Datum in C1 in Bezug gesetzt werden muss, um die Überfälligkeit zu berechnen, wurde diese Zelle (C1) absolut gesetzt (mit F4).

79 79 Wie alt sind die Mitarbeiter? Ausgegeben werden soll die Zeiteinheit Jahre? Lösung: Welche Produkte sind mindestens 3 Jahre alt und damit abgelaufen? Wie alt sind die Personen? Wie lange dauert es noch bis Heiligabend? Heutiges Datum ist der Wie alt sind die Mitarbeiter? Verschachtele mit HEUTE(). Ausgegeben werden soll die Zeiteinheit Jahre.

80 80 Arbeite hier mit dem Datum, gebe entweder den Zellbezug oder das konkrete Daum ein. DATUM Die Funktion DATUM gibt die Zahl für ein bestimmtes Datum aus. Formel: = DATUM(08; 1; 29) Syntax: DATUM(Jahr;Monat;Tag)

81 81 Beispiel 1: Geben Sie =DATUM(2008;1;29)ein, Sie erhalten die fortlaufende Zahl, mit der Excel rechnet Beispiel 2: In A1 steht ein Ausgangsdatum. In B1 möchten Sie ein Enddatum errechnen, ausgehend vom Datum in A1 soll Excel 28 Tage weiterrechnen. Sie können diese Aufgabe natürlich ganz einfach mit =A1+28 lösen, um jedoch die Arbeitsweise von DATUM zu erläutern, machen wir es etwas komplizierter. Schauen Sie in die Lösung und vergleichen Sie diese mit der Syntax. Die Funktion DATUM erhält als Argument jeweils die entsprechende Funktion (Jahr, Monat, Tag) und die Angabe des Zellbezugs, wo dieses Argument auszulesen ist. Da Excel 28 Tage weiter rechnen soll, wurde die Zahl 28 hinter das Argument TAG(Zellbezug) eingetragen. Wenn man zu einem Datum eine Anzahl von Monaten addieren oder subtrahieren möchte, gibt man die Zahl der Monate hinter dem Argument Monat(Zellbezug) ein usw. DATWERT Wandelt ein als Text eingegebenes Datum in eine serielle Zahl um. Wir wissen ja bereits, dass in Excel hinter jedem Datum eine fortlaufende ganze Zahl steckt, beginnend am , dies ist also der Tag 1 usw. Als Text kann man ein Datum eingeben, wenn man zuvor das Hochkomme eingibt und dann das Datum. EDATUM Syntax: EDATUM(Startdatum;Monate) Die Funktion EDATUM berechnet die ein Enddatum aufgrund der Anzahl der Monate, die wir angeben. Wir können die Monate addieren oder subtrahieren. Die Funktion wird häufig zur Berechnung von Fälligkeitsdaten benutzt, Achtung: das ausgegebene Datum wird auf denselben Tag des Monats wie der Ausgangstermin gesetzt. Beispiel: In einer Zelle trage ich ein beliebiges Ausgangsdatum ein. Angenommen, ich benötige das Datum 36 Monate weiter: Im Beispiel addiert Excel zu dem Ausgangsdatum in B5 36 Monate und gibt denselben Tag des Monats des Ausgangstermins an. Also gehe ich vom 14. Eines Monats aus, wird mir der

82 eines Monats auch wieder im Ergebnis angegeben. ACHTUNG: Möglichst keine direkten Datumsangaben in die Formel eingeben. In diesem Beispiel wurde Bezug auf die Zelle, in der die Anzahl der Monate eingetragen ist genommen, man hätte genauso statt des Zellbezugs die Anzahl der Monate in dir Formeln eintragen können. Wenn man Monate subtrahieren möchte gibt man die Zahl einfach als negative Zahl in die Formel ein, Beispiel: Siehe auch Funktion MONATSENDE HEUTE() UND JETZT() Syntax: =HEUTE() =JETZT() Excel kann auch mit Datumswerten und Uhrzeiten rechnen. Ein Datum bedeutet für Excel eine fortlaufende Zahl, angefangen am (Zahl 1). Datumswerte können voneinander subtrahiert werden, um die Abstand der Datumsangaben zu berechnen. Informationen dazu gibt es bereits im Kapitel Rechnen mit Uhrzeit. Die Funktion HEUTE gibt das aktuelle Datum aus. Die Funktion JETZT liefert gibt das aktuelle Datum plus die Uhrzeit aus. Diese beiden Funktionsnamen benötigen lediglich ein leeres Klammern-Paar. Beispiel: In die Zelle =JETZT() eingeben:

83 83 JAHR, MONAT Syntax: =Monat(fortlaufende_Zahl) Mit der Funktion Monat und Jahr funktioniert es analog. Excel extrahiert das Jahr bzw. den Monat aus einem Datum. Wenn in der Zelle kein Datum hinterlegt ist, sondern nur der Texteintrag des Monats, dann kann mit der Funktion Monat wie folgt die Zahl berechnet werden: A1 ist im Beispiel die Zelle, in der der Eintrag September steht. Alternativ: MONAT VERSCHACHTELT MIT AUFRUNDEN Quartal aus Datum ermitteln In die Zelle Monat geben wir der Einfachheit halber ein, damit wir die Funktion Monat nutzen können. Würden wir nur August eintragen müsste die Formeln lauten: MONATSENDE. Syntax: =Monatsende(Datum;Anzahl Monate) Gibt das letzte Datum eines Monats aus:

84 84 Im folgenden Beispiel soll Excel 36 Monate addieren, daher wurde die 36 in die Formel eingetragen. Excel addiert 36 Monate und gibt den letzten Tag des berechneten Monats aus. NETTOARBEITSTAGE Syntax: =Nettoarbeitstage(Ausgangsdatum;Enddatum;Freie_Tage) Mit Nettoarbeitstage kann ich die Arbeitstage eines festgelegten Zeitraums berechnen, die Wochenenden bleiben bei dieser Funktion unberücksichtigt, außerdem kann ich weitere Datumswerte in die Formel einbinden, die ebenfalls nicht berücksichtig werden sollen. Dabei kann es sich um Feiertage oder Urlaubstage handeln. Zu empfehlen ist, diese Daten in einer Hilfstabelle festzuhalten und in der Formel als Argument diesen Tabellenbereich der Hilfstabelle anzugeben. Im nachfolgenden Beispiel möchte ich die Nettoarbeitstage im Zeitraum bis berechnen. Der Monat Mai hat zwei Feiertage, am 1. Mail den Tag der Arbeit und am 29. Mail Christi Himmelfahrt. Diese beiden Tage habe ich in einer Hilfstabelle festgehalten. Außerdem hat der Arbeitnehmer zwei Urlaubstage genommen, auch hierfür habe ich eine Hilfstabelle angelegt. Beispiel 1: Die Formel zeigt, das lediglich das Ausgangs- und das Enddatum angegeben wurde, auf die Angabe der freien Tage wurde verzichtet: Beispiel 2: In dieser Formel wurde der Bereich der freien Tage als letztes Argument angegeben: Warum lautet das Ergebnis nach Abzug der freien Tage 19 Nettoarbeitstage und nicht 18? Ganz einfach, weil der Urlaubstag auf einen Samstag fällt und dieser so oder so nicht mitberechnet wird, Excel hat dies also richtig erkannt. TAG Syntax: =Tag(Zahl)

85 85 Die Funktion Jahr, Monat und Tag geben aus einem Datum das Jahr, den Monat oder den Tag zurück. TAGE360 Mit Tage 360 können wir eine Zeitspanne berechnen. Syntax: =TAGE360(Ausgangsdatum;Enddatum;Methode) Bei Methode wird nach der Europäischen Methode WAHR eingetragen. Lässt man die Methode weg, geht Excel von WAHR aus. Dies bedeutet, dass wenn Ausgangsdatum oder/und Enddatum auf den 31. eines Monats fällt, wird es zum 30. desselben Monats, also es wird mit 30 Tagen gerechnet. Bei der US-Methode würde man FALSCH angeben. 1. Wie lange dauert es von heute an noch bis Weihnachten? 2. Wie hoch ist Ihr Zinsertrag wenn Sie vom bis zum EUR anlegen bei einem Zinssatz von 2%? 1.

86 86 WOCHENTAG Syntax: WOCHENTAG(Zahl;Datum oder Zelle, in der das Datum steht; Typ) Im Gegensatz zu der Funktion TEXT wird die Funktion WOCHENTAG eine Zahl zwischen 1 und 7 aus. Gibt man für das Argument Typ die 1 ein, dann wird für Sonntag die Zahl 1 ausgegeben, für Samstag die 7. Bei Typ 3 beginnt die Woche mit dem Montag, das heißt fällt das Datum auf einen Sonntag, wird die Zahl 7 ausgegeben, da Montag die Zahl 1 erhält. Merke: Die Funktion WOCHENTAG gibt den Wochentag für ein eingegebenes Datum aus. Die 1 steht für einen Sonntag, die 2 für einen Montag und so weiter, die 7 für einen Samstag. Formel: =Wochentag()

87 87 Kategorie Textfunktionen GLÄTTEN Syntax: =GLÄTTEN(TEXT) Glätten entfernt ein Leerzeichen vor und nach dem Text. Inmitten des Textes sucht Glätten nach Leerzeichen, die zu viel sind, macht also aus zwei Leerzeichen ein Leerzeichen. Als Ergebniszelle wird eine beliebige Zelle ausgewählt. Wenn der Text "geglättet" ist, muss er auf den gewünschten Bereich verschoben werden TEXT Syntax: =TEXT(Wert;Textformat) Die Funktion TEXT formatiert einen Wert und wandelt diesen Wert in Text um. Beispiel: Aus dem Datum =6. Juli 2012 wird Freitag. Das Datum wird also als Wochentag ausgegeben. Übung: Wir tippen einfach ein beliebiges Datum ein und klicken in die Ergebniszelle. Dort geben wir den Funktionsnamen TEXT ein und wie aus der Syntax: ersichtlich. Nun klicken wir auf die Zelle, in der das Datum steht und geben für die Formatierung 4 Mal das T in Anführungszeichen ein tttt. TEXT steht in Formeln immer in Anführungszeichen Übung: Wir schreiben die Tabelle ab (Datum in Spalte B mit Jahreszahl eintippen!!) und lassen in Spalte C den Monat mit Hilfe der Funktion TEXT ausgeben. Achtung: Anstelle von TTTT geben wir jetzt MMMM ein. Genauso versuchen wir, aus dem Datum das Jahr herauszuziehen indem wir statt MMMM JJJJ eingeben.

88 88 TEIL Syntax: =Teil(Text;Erstes_Zeichen;Anzazhl_Zeichen) Manchmal müssen Textteile aus einer Zelle herausgefiltert werden, im Gegensatz zum Zusammenfügen von Texten muss man diesen manchmal sogar zerpflücken. Angenommen Sie haben eine Tabelle mit Telefonnummern. Die Telefonnummern enthalten sowohl Auslands- als auch Ortsvorwahl, die Sie jedoch nicht benötigen. Sie benötigen also nur einen Teil der Zelle, nämlich nur die Telefonnummer ohne Vorwahlen. Oder Sie möchten ganze Adressen, die in ein und derselben Stelle stehen, trennen. So geht s: 1. Bestimmen, ab dem wievielten Zeichen der Text abgetrennt werden soll 2. Bestimmen, wie viele Zeichen herausgefiltert werden sollen Klassisches Beispiel: Postleitzahlentrennung Klick in die Ergebniszelle. In Spalte E sind Postleitzahl und Ort zusammen geschrieben. Wir möchten die PLZ extrahieren, also direkt ab dem 1. Zeichen und wir möchten genau 5 Zeichen (die PLZ hat 5 Zahlen) herausfiltern. Also sieht unsere Formel so aus. Nun erhalten wir die PLZ getrennt. Übung: Hier möchten wir die Telefonnummer ohne Vorwahlen extrahieren. In der Formel haben wir direkt den Inhalt der Zelle A2 als Text eingegeben. Man hätte auch einfach den Zellbezug A2 nehmen können. Hier die Lösung mit Angabe des Zellbezugs in der Formel In der nachfolgenden Übungen sollen Vor- und Nachname getrennt werden:

89 89 VERKETTEN Syntax: =Verketten(Text1;Text2;...) Mit der Funktion VERKETTEN kann Text aus mehreren Tabellenzellen in eine einzige Tabellenzelle geschrieben werden. 30 Argumente können verkettet werden. Übung: Wir tippen die Zellen A2 bis E2 ab und führen die Verkettung in F2 durch: Ergebniszelle auswählen, im Beispiel F2 Funktion eingeben Die Zellen, die verkettetet werden sollen, anklicken, mit Semikolon trennen Wenn man zwischen dem Text Leerzeichen setzen möchte, dann gibt man für jedes Leerzeichen 2 Anführungszeichen oben ein. Die Anführungszeichen kann man auch mit anderen Zeichen füllen, z. B. Kommata etc. Tipp: Es geht auch ohne, dass man die Funktion Verketten eingibt: Wenn die Quelltabelle später gelöscht werden sollen, so dass in der Ergebniszelle kein Bezug auf die Quelltabelle genommen werden soll, so fügt man zunächst die Zellen wie oben beschrieben zusammen, kopiert Sie dann und fügt Sie über das Symbol einfügen als WERTE ein. Dann spielt der ursprüngliche Zellbezug keine Rolle mehr.

90 90 Kategorie Logische Funktionen WENN-DANN-SONST-BEDINGUNG Wenn wir die Berechnung von einer Bedingung abhängig machen möchten, nutzen wir die Funktion Wenn-Dann-Sonst. Einer Berechnung kann also an eine definierte Bedingung geknüpft werden, nur wenn diese WAHR ist, wird die Berechnung in der gewünschten Weise ausgeführt. Beispiel: Nur wenn die Spalte Zahlungseingang kein Datum enthält, soll Excel die Warnung Mahnung ausgeben. Oder nur bei Verkäufen ab EUR darf Skonto gewährt werden. Wenn die Bedingung, die ich mit diesem Befehl verbinde nicht eintrifft, ist diese FLASCH. Die Funktion finden wir im Register FORMELN in der Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK, einfacher geht es natürlich mit dem Funktionsassistenten, den wir über das Register START aufrufen. TIPP: Wenn ich den Funktionsnamen kenne, dann tippe ich einfach das = in die Ergebniszeile ein. Sobald ich den ersten Buchstaben der Funktion eingetippt habe, erscheint ein kleines Menü mit Funktionen, die mit diesem Buchstaben beginnen. Ich klicke einfach auf die gewünschte Funktion und starte dann den Funktionsassistenten. Übung: Wir erstellen die untenstehende Tabelle. Wir haben folgende Bedingung eingeben: Wenn eine Punktzahl von 1000 oder mehr erreicht wurde, dann soll Bestanden ausgewiesen werden, sonst nichts. Da in der Zelle B2 ein Punktwert von 1000 steht (8siehe Feld Prüfung), gibt Excel WAHR an, die Bedingung wird nebenstehend erfüllt.

91 91 Damit eine Zelle leer bleibt (nichts) gibt man Anführungsstriche oben und unten ein. Übung: Wenn der Vertreter einen Umsatz, der größer ist als ,-- im Jahr erzielt, soll er eine Provision in Höhe von 5% erhalten, sonst nur 2%. Wir erstellen zunächst unsere Grundtabelle mit den Spalten A und B Wir klicken in die Zelle C3 und klicken auf Wir erhalten das Fenster Funktion einfügen und klicken in den Bereich Funktion auswählen. Wir geben hier einfach das W ein, damit Excel zum Buchstaben W wechselt. Jetzt müssen wir noch etwas nach unten scrollen bis die gewünschte Funktion angezeigt wird. Wir bestätigen mit OK und erhalten das Fenster Funktionsargumente. Wir füllen die Felder wie folgt aus: Prüfung: Geprüft werden soll die Zelle, in der der Umsatz steht, nämlich darauf, ob der Umsatz größer als ,00 ist oder nicht. Klick in das Feld Prüfung und dann auf die erste Zelle unserer Tabelle, die einen Umsatz aufweist. Weil wir zur Bedingung machen, dass der Umsatz größer ist als ,--, geben wir auch das Zeichen für größer (>) ein. Jetzt müssen wir natürlich auch noch eintragen größer als was, also größer als ,00. Dann_Wert: Hier geben wir ein, was geschehen soll, wenn die Zelle der Bedingung, größer als entspricht. Es sollen 5 % gewährt werden wenn der Umsatz >=100000, also tippen wir die 5 % auch ein. Sonst_Wert: Hier geben wir ein, was geschehen soll, wenn die Bedingung nicht zutrifft. Dann sollen 2% gewährt werden. Also tragen wir diese hier ein. Bit OK bestätigen.

92 92 In unserer Tabelle ist schon das richtige Ergebnis, bereits in der ersten Zelle eingetragen. Prozentformat zuweisen! Nun kopieren wir die Formel nach unten. Ergebnis: Ergebnis: Übung: Wenn eine Rechnung länger als 14 Tage überfällig ist, soll Mahnung ausgewiesen werden, sonst soll nichts eingetragen werden. Das Zahlungsziel beträgt 14 Tage. Erstellen Sie die nachfolgende Tabelle: Die Einträge in der Spalte D werden mit Hilfe der Wenn-Funktion ermittelt. Nach Erstellen der Formel in D3 diese mit dem Ausfüllkästchen nach unten kopieren. Geben Sie das Datum in B1 über die Funktion =HEUTE() ein Berechnen Sie die Überfälligkeit mit der entsprechenden Formel (aktuelles Datum- Rechnungs-Datum). Tragen Sie in D3 die entsprechende Formel ein. Vergessen Sie nicht, das Datum in B1 absolut zu setzen (mit F4). Schauen Sie sich die Lösung in der Bearbeitungszeile an.

93 93 Übung: Wenn der Vertreter einen Umsatz, der größer ist als ,-- im Jahr erzielt, soll er eine Provision in Höhe von 5% erhalten, sonst nur 2% Wir erstellen zunächst unsere Grundtabelle mit den Spalten A und B Wir klicken in die Zelle C3 und klicken auf Wir erhalten das Fenster Funktion einfügen und klicken in den Bereich Funktion auswählen. Wir geben hier einfach das W ein, damit Excel zum Buchstaben W wechselt. Jetzt müssen wir noch etwas nach unten scrollen bis die gewünschte Funktion angezeigt wird. Wir bestätigen mit OK und erhalten das Fenster Funktionsargumente. Hier geben wir ein: Prüfung: Geprüft werden soll die Zelle, in der der Umsatz steht, nämlich darauf, ob der Umsatz größer als ,00 ist oder nicht. In unserem Beispiel steht der Umsatz in Zelle B3, wir müssen diesen Zellbezug aber nicht eingeben, sondern es genügt, wenn wir einfach auf die erste Zelle, die einen Umsatz ausweist, klicken. Weil wir zur Bedingung machen, dass der Umsatz größer ist als ,--, geben wir auch das Zeichen für größer (>) ein. Jetzt müssen wir natürlich auch noch hinschreiben größer als was, also größer als ,00. Dann_Wert: Hier geben wir ein, was geschehen soll, wenn die Zelle der Bedingung, größer als entspricht. Dann nämlich, sollen 5 % gewährt rewden, also tippen wir die 5 % auch ein. Sonst_Wert: Hier geben wir ein, was geschehen soll, wenn die Bedingung nicht zutrifft, also wenn die Prüfung der Zelle ergibt, dass hier kein Umsatz steht, der größ0er als ,000 beträgt. Das sind in unserem fall 2%. Also tragen wir diese hier ein. So erscheint dann die Formel in der Bearbeitungszeile:. In unserer Tabelle ist schon der richtige Wert, nämlich im Beispiel 5 % eingetragen. Nun kopieren wir die Formel einfach nach unten, fertig!

94 94 Wenn ein Kunde über 500 Fahrradschläuche kauft, dann erhält er einen Rabatt von 10 %, sonst nur 2 %. Ergebnis: Wenn die Note 1 lautet, dann soll Workshopteilnahme ausgegeben werden, sonst soll die Zelle leer bleiben. Name Note Roth 1 Workshopteilnahme Schwarz 2 Braun 3 Weiss 4 Braum 5 Sonne 1 Workshopteilnahme Himmel 2 Grün 3 Wiese 1 Workshopteilnahme Ochs 2 Übung: Wenn eine Rechnung länger als 14 Tage überfällig ist, soll Mahnung ausgewiesen werden, sonst soll nichts eingetragen werden. Erstellen Sie die nachfolgende Tabelle. Geben Sie das Datum in der Spalte D über die Funktion =HEUTE() ein. Berechnen Sie die Überfälligkeit mit der entsprechenden Formel. Die Spalte F soll mit der Funktion WENN die Rechnung mehr als 14 Tage überfällig ist, dann soll Mahnung ausgewiesen werden, sonst nichts (nichts wird mit zwei Anführungszeichen eingetragen: ) Lösung:

95 95 Übung: Erstellen Sie zu folgender Aufgabe die entsprechende Tabelle und Formel: Wenn ein Kunde über 500 Fahrradschläuche kauft, dann erhält er einen Rabatt von 10 %, sonst nur 2 %. Lösung: WENN DANN SONST MEHR ALS ZWEI BEDINGUNGEN Beispiel: Excel soll je nach Punktestand automatisch Endnoten nach folgender Tabelle eintragen: So geht s: Klick auf die Ergebniszelle Klick auf den Funktionsassistenten (manuelle Eingabe ist selbstverständlich auch möglich) Wähle die Wenn-Funktion aus Ausfüllen des Feldes: H3 soll hinsichtlich des Punktestandes überprüft werden. Der Punktestand ergibt sich aus der Tabelle, hier ist angegeben, dass bei Punkten eine 1 gegeben wird, bei eine 2 und so weiter. Genauso müssen wir es in der Formel eingeben. Also: Zuerst soll die Zelle H3 geprüft werden, ob der Wert darin größer als 34 ist, dann soll eine 1 gegeben werden, das sieht dann so aus: Schritt 1

96 96 Normalerweise würde man jetzt in das Sonst-Feld klicken und hier eingeben, was geschehen soll, wenn die Bedingung nicht zutrifft, doch wir sind ja noch nicht am Ende mit unseren Bedingungen, es sollen ja weitere Bedingungen folgen, daher dürfen wir hier den Sonst-Wert noch nicht eingeben. Stattdessen klicken iwr einfach in das Feld Sonst_Wert und dann in das Feld links neben der Bearbeitungszeile, dort steht bereits Wenn Wir müssen hier hineinklicken, dann erhalten wir ein leeres Fenster Funktionsargumente und geben jetzt nacheinander die Bedingungen ein, jedes mal für eine neue Bedingung auf das Wenn-Feld neben der Bearbeitungsleiste klicken, so lange, bis wir keine Bedingungen mehr haben und in das Sonst-Feld eintragen können, was geschehen soll, wenn die Bedingungen nicht zutreffen, siehe nachfolgendes Beispiel. Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Man hätte in die Punktetabelle auch Zahlen eintragen können um sich in der Formel auf den Zellbezug zu beziehen anstatt dort die Zahlen einzutippen. Übung 2: Aus einem Datum das Quartal ermitteln, siehe auch Funktion MONAT

97 97

98 98 Verschachtelte Funktionen Funktionen lassen sich miteinander verschachteln. Bis zu 64 Funktionen können miteinander verschachtelt werden. Auch hierbei hilft der Assistent. WENN(UND)- BZW. WENN(ODER)-BEDINGUNGEN Wir haben mit der Wenn-Funktion gelernt, dass Excel Berechnungen durchführen kann, die sich an bestimmte Bedingungen anlehnen. Die Wenn-Funktion lässt sich aber auch mit UND bzw. ODER verknüpfen. Übung: Ich habe nachfolgend eine Patienten-Tabelle. Nun soll Excel mir bei allen Patienten, die männlich sind und älter sind als 50 Jahre, anzeigen, dass sie zur Risikogruppe gehören. Excel soll also in der Spalte Risiko ein Ja ausgeben, wenn beide Bedingungen männlich und >50 Jahre zutreffen. Klick in das Ergebnisfeld (I2) Klick auf den Funktionsassistenten, Funktion WENN auswählen, Klick in das obere Feld des Dialogfeldes und dann wechseln zur Funktion UND: Der Cursor blinkt im Feld Wenn Prüfung. Ich gehe an dieser Stelle zur UND Funktion, denn es heißt: Wenn/UND indem ich auf das Namenfeld klicke und dann auf UND. ACHTUNG: Sollte diese Funktion im Feld nicht erscheinen, gehe ich auf Weiter Funktionen und wähle dann in gewohnter Weise die UND-Funktion aus.

99 99 Nun erhalte ich das Dialogfenster Funktionsargumente für die Funktion ODER Da ich zwei Bedingungen formulieren möchte, also Bedingung 1, der Patient ist männlich und Bedingung 2, der Patient ist über 50 Jahre alt, fülle ich das Feld Wahrheitswert 1 für die erste Bedingung und das Feld Wahrheitsfeld 2 für die zweite Bedingung aus. Das heißt, ich klicke einfach auf die Zelle, die in meiner Tabelle auf den Wert hin geprüft werden soll: JETZT ACHTUNG: Ich darf n i c h t mit OK bestätigen, da wir die Und-Funktion ja nur in die Wenn-Funktion integriert haben, ich muss daher jetzt wieder zur Wenn-Funktion zurück, das geht am besten, wenn ich in der Bearbeitungsleiste einfach auf WENN klicke: Jetzt sind in der ersten Zeile der Wenn-Funktion Prüfung die beiden Bedingungen eingetragen. Bei Dann_Wert trage ich ein, was geschehen soll, wenn diese beiden Bedingungen erfüllt sind in unserem Beispiel soll dann ein JA ausgegeben werden in der Spalte Risikopatient. Und wo Excel dieses JA ausgibt, haben wir ja bereits definiert, indem wir vor Beginn der Formel auf die noch leere Ergebniszelle geklickt haben. Den Rest kennen wir, bei Sonst_Wert erfolgen zwei Anführungszeichen für den Befehl leer. Die Wenn-Oder-Bedingung funktioniert natürlich identisch, nur dass wir anstelle der UND- Funktion die ODER-Funktion auswählen müssen.

100 100 Übung: Alle Professoren sollen eine Einladung erhalten, wenn sie in Bonn wohnen und jünger sind als 60 Jahre. Definiere zuvor Spaltennamen. LÖSUNG:

101 101 Kategorie Datenbankfunktionen Syntax: aller Datenbankfunktionen: FUNKTINSNAME(DATENBANK;DATENBANKFELD;SUCHKRITERIEN) Datenbanken können mit Datenbankfunktionen ausgewertet werden. Jede Excel-Tabelle mit Überschriften und entsprechenden Informationen kann als Datenbank bezeichnet werden (z. B. Adressdatenbank), wenn diese Tabellen Informationen speichern und verwalten. Der Tabellenbereich muss zusammenhängend ohne Leerzeilen sein und über Spaltenüberschriften verfügen. Keine doppelten Überschriften, da es sich bei den Überschriften tatsächlich um Feldnamen handelt. Datenbank: Tabelle mit Überschriften (Feldnamen) Datenbankfeld: Überschrift unter der das Suchkriterium, mit welchem gerechnet wird, zu finden ist. Also wenn wir eine Summe bilden möchten, dann gehört hier die Überschrift der Spalte, in der die Zahlen stehen, aus der die Summe gebildet werden soll, hin. Diese Überschrift muss in Anführungszeichen in die Formel eingegeben werden. Suchkriterium: Hier wird der Bereich eingetragen, den wir an einer separaten Stelle unseres Tabellenblattes, am besten über der Datenbank platziert haben. Das Suchkriterium weist die Spaltenüberschrift des Kriteriums auf, für welches die Berechnung erfolgen soll, sowie das Kriterium selbst. Angenommen wir möchten die Umsätze unserer Filiale in Köln auswerten. Dann tragen wir in einem separaten Kriterien-Bereich die Überschrift Filiale und darunter Köln ein. Dieser Bereich stellt dann in unserer Formel das Suchkriterium dar. Vorteil des Kriterien-Bereichs: Der Suchkriterien-Bereich wird als Zellbezug in die Formel eingegeben. Die Suchkriterien selbst können wir jederzeit verändern, der Zellbezug in der Formel bleibt gleich, so kann die Berechnung immer wieder neu angepasst werden. Ein als Tabelle definierter Bereich wird ebenfalls von Excel als Datenbank erkannt (Start>Gruppe Formatvorlagen> Damit man später mit den Datenbankfunktionen die Datenbank auswerten lassen kann, empfiehlt es sich, oberhalb der Tabelle 3 Zeilen frei zu lassen, da die Datenbankfunktionen einen separaten Kriterien-Bereich erfordern. Es gibt vielfältige Datenbankfunktionen. Excel stellt 12 Datenbank-Funktionen zur Verfügung stellt. Datenbankfunktionen liefern ein schnelles Ergebnis ohne Umwege.

102 102 Sie unterliegen alle ein- und derselben Syntax:. Spaltenüberschriften werden dabei als FELDNAMEN behandelt Die Zeilen beinhalten die DATENSÄTZE Somit können alle Excel-Tabellen, die diese Bestandteile erhalten, mit Datenbankfunktionen ausgewertet werden. Zuvor müssen Suchkriterien definiert werden. Für die Suchkriterien legt man am besten einen eigenen Bereich an. Dieser Bereich muss mindestens eine Spaltenüberschrift haben und mindestens eine Zeile muss unter der Spaltenüberschrift sein, in dieser Zeile muss die Bedingung stehen. Datenbankfunktionen beginnen mit DB. Über den Funktionsassistenten lassen sich die DB-Funktionen ganz einfach aufrufen, einfach die entsprechende Kategorie anklicken: DBANZAHL Folgende Tabelle möchte ich mit Datenbankfunktionen auswerten: Die nächsten 5 Übungen beziehen sich auf diese Tabelle! 1. Übung Wie oft wurde aus der Produktgruppe 3 etwas bestellt?

103 103 Lösung: Wir verwenden die Funktion DBANZAHL, da es ja darum geht, etwas zu zählen, nämlich die Anzahl der Bestellungen für Produktgruppe 3. Wie bereits eingangs beschrieben, wird für alle DATENBANKFUNKTIONEN eine Kriterien Tabelle benötigt. Die Kriterien Tabelle muss eine Überschrift haben. Die Überschrift muss in der Quelltabelle genauso enthalten sein. Die Überschrift für die Kriterien Tabelle ergibt sich aus dem Suchwert. In diesem Beispiel suche ich ja die Anzahl von Bestellungen aus Produktgruppe 3, also nehme ich für meine Kriterien Tabelle die Überschrift Produktgruppe. Da ich die Produktgruppe 3 suche, trage ich eine 3 in das untere Feld Nun kann ich in die Zelle klicken, in der das Ergebnis berechnet werden soll und die Datenbankfunktion DBANZAHL aufrufen, am leichtesten geht es über den Funktionsassistenten. Feld Datenbank: Ich markiere die Quelltabelle Feld Datenbankfeld: Ich tippe als Namen die Überschrift der Spalte, die ausgelesen werden soll ein, ACHTUNG: Nicht vertippen!! Suchkriterien: Ich markiere meine Kriterien Tabelle mit Überschrift und Angabe des Kriteriums! 2. Übung Wie viele Artikel unter 10 Euro wurden bestellt? Auch hier verwenden wir wieder die Datenbankfunktion DBANZAHL. Wieder geht es darum etwas zu zählen, also verwenden wir auch hier die Funktion DBANZAHL Auch hier gilt es, eine Kriterien Tabelle zu erstellen, da der Bereich der Kriterien Tabelle als Argument in die Formel nötig ist.

104 104 Da der Wert, den wir suchen in der Spalte Preis Einheit steht, verwenden wir diesen Spaltennamen für unsere Kriterien Tabelle und schreiben dann in die zweite Zeile der Kriterien Tabelle das Suchkriterium, wir suchen nach einem Preis kleiner 10, also schreiben wir das auch so, das kleiner Zeichen sieht so aus < Jetzt wählen wir wieder die Ergebniszelle aus und rufen den Funktionsassistenten auf. Wie bereits in der Vorübung beschrieben, füllen wir diesen jetzt aus Mit OK bestätigen, fertig DBANZAHL2 3. Übung Wieder wird nach der Anzahl gefragt, dieses Mal danach, wieviel Bestellungen Herr Braun aufgegeben hat. Da hier nicht nach einer Zahl, sondern nach Text gesucht wird, müssen wir die Datenbankfunktion DBANZAHL2, die alle nichtleeren Zellen zählt, verwenden. Wie bereits in Übung 1und 2 beschrieben müssen wir auch hier wieder eine Kriterien Tabelle anlegen, wie bei allen Datenbankfunktionen. Da wir nach dem Namen Braun suchen und dieser Name in der Tabellenspalte Besteller zu finden ist, nehmen wir auch diesen Namen für unsere Kriterien Tabelle. ACHTUNG: Nicht vertippen!!! Das Suchkriterium, also der Wert nach welchem gesucht werden soll, heißt Braun, also tragen wir den Namen auch in unseren Kriterien Bereich unterhalb der Überschrift ein. Jetzt wie immer die Ergebniszelle auswählen und den Funktionsassistenten aufrufen. Die Vorgehensweise wurde ja bereits eingangs ausführlich beschrieben: Ins Feld Datenbank klicken und den Quelltabellenbereich markieren Im Feld Datenbankfeld die Überschrift der Spalte, in der der Suchwert gefunden werden kann, eintippen, unser Suchwert Braun steht in der Spalte mit dem Namen Besteller, also diesen Spaltennamen eintragen. Ins Feld Suchkriterien klicken und unsere Kriterien Tabelle komplett markieren, also Überschrift der Kriterien Tabelle und den Suchwert. Fertig. 4. Übung

105 105 DBSUMME In der folgenden Übung wird nach der Summe der Kosten für die bestellten Produkte aus Gruppe 1 gefragt. Daher verwenden wir die Funktion DBSUMME. Wie bereits in den Übungen 1-3 beschrieben gilt es auch hier wie immer wieder eine Kriterien Tabelle anzulegen. Da nach der Produktgruppe 1 gefragt wird, nehmen wir die Überschrift Produktgruppe für die Kriterien Tabelle und tragen den Wert 1 ein. Jetzt wählen wir die Ergebniszeile aus und öffnen den Funktionsassistenten Klick in das Feld Datenbank, wie immer Quelltabelle markieren Klick in das Feld Datenbankfeld und die Überschrift der Spalte eintragen, die Excel für die Berechnung benötigt, in dem Fall ist das die Spalte Endpreis, denn hier stehen die Kosten und nach denen wird ja gefragt. Nun in das Feld Suchkriterien klicken und wie immer die Kriterien Tabelle komplett markieren. Ins Datenbankfeld gehört also der Spaltenname der Spalte in welchem der Suchwert/das Suchkriterium/das zu berechnende Kriterium zu finden ist! Im Feld Suchkriterien steht stets der Tabellenbereich der Kriterien Tabelle, in der das Suchkriterium definiert ist (in unserem Fall Produktgruppe 1) und zwar mit Überschrift markieren! 5. Übung DBMAX In dieser Übung ist nach dem Wert der größten Bestellung gefragt, wir suchen also den größten Wert eines Tabellenbereichs, dafür verwenden wir die Funktion DBMAX. Der Wert den wir suchen, ist in der Quelltabelle in Spalte Endpreis zu finden, also verwenden wir für unsere zwingende Kriterien Tabelle auch diesen Spaltennamen. In diesem Fall ist es nicht nötig, in der Kriterien Tabelle einen Suchwert zu bestimmen, dieser ist bereits durch den Funktionsnamen definiert, DBMAX bedeutet, dass Excel nach dem maximalen Wert in Spalte Endpreis suchen soll.

106 106 Wir gehen also vor, wie in den Übungen 1-4 bereits beschrieben: Ergebniszelle auswählen Funktionsassistenten öffnen Die Felder wie bereits in den Übungen 1-4 beschrieben füllen Fertig.. 6. Übung Übung: Ich möchte anhand der untenstehenden Tabelle mit Hilfe von DBSUMME die Ausgaben für Zeitschriften berechnen. Ich habe eine Tabelle mit Überschriften ohne Leerzeilen, im Beispiel ist das die Tabelle mit den Spalten A und B Ich möchte die Kosten für Zeitschrift ermitteln, also ist Zeitschrift mein Suchkriterium. Für das Suchkriterium erstelle ich eine Hilfsspalte, siehe Spalte D und E Die Hilfsspalte enthält die identische Überschrift meines Suchkriteriums, also das Suchkriterium Zeitschrift finde ich in der Spalte A mit der Überschrift Kategorie, also trage ich auch in meine Hilfsspalte die Überschrift Kategorie ein. Unter die Überschrift tippe ich mein Suchkriterium ein, also im Beispiel ist das ja Zeitschrift. Nun kann ich die Datenbankfunktion eingeben, wie wir das gelernt haben, klicken wir die Funktion DBSUMME im Funktionsassistenten an. Die Felder werden wie folgt ausgefüllt:

107 107 Im Feld Datenbank tragen wir den Tabellenbereich ein, am besten einfach die Tabelle markieren. Datenbankfeld Welche Spalte soll ausgewertet werden? In Anführungszeichen oder als Zahl eingeben. Mit Suchkriterium ist unsere Hilfsspalte gemeint. Diese müssen wir nun markieren, damit Excel diesen Bereich in unsere Funktion übernimmt. ACHTUNG Überschrift und Suchkriterium markieren! Jetzt können wir mit OK bestätigen und die Summe der Kosten für Zeitschriften wird angezeigt. Kategorie Finanzmathematik BRTEILJAHRE Syntax: BRTEILJAHRE(Anfangsdatum; Enddatum; [Basis]) Basis gibt an, auf welcher Basis die Zinstage berechnet werden. 1bedeutet z.b. taggenau. Gibt man hier eine 0 oder nichts an, wird 30/360 verwandt. 0 oder nicht angegeben USA (NASD) 30/360 1 Taggenau/taggenau 2 Taggenau/360 3 Taggenau/365 4 Europa 30/360 Die Anzahl der ganzen Tage zwischen einen Anfangs- und Enddatum werden in Bruchteile von Jahren angezeigt. Das Datum in A1wird mit Hilfe der Funktion eingegeben, ansonsten kann es zu fehlerhaften Ergebnissen kommen. RMZ(REGELMÄßIGE ZAHLUNG) Syntax: RMZ(Zins;Zzr;Bw;F)

108 108 Angenommen, ich möchte eine bestimmte Summe ansparen und möchte wissen, wie hoch meine monatlichen Zahlungen sein müssen, um die Summe (den Endwert) in dem vorgesehenen Zeitraum zu erreichen. In diesem Fall kommt die Funktion RMZ zum Einsatz. Mit Zins ist der Zinsatz gemeint, Zzr steht für den Zeitraum, den ich einzahlen möchte, Bw steht für den Betrag, der bereits zum aktuellen Zeitpunkt vorhanden ist aber auch die Kreditsumme, wenn ein Kredit aufgenommen wird, Zw ist der Endbetrag, den ich erreichen möchte und F ist die Fälligkeit. Hier steht eine 1, Wenn die Zahlungen am Anfang einer Periode erfolgen, oder eine 0, wenn sie am Ende einer Periode erfolgen. Bw wird als negative Zahl eingetragen, weil das Anfangskapital als Zahlung behandelt wird, es mindert also die monatliche Zahlung. Zins wird durch 12 dividiert; wenn die Laufzeit in Jahren angegeben wird, dann diese in der Formel mit 12 multiplizieren (10 mal 12 Monate). Übung: Berechne die monatliche Rate bei einem Zielkapital von Das Ergebnis wird negativ dargestellt, es handelt sich hier genau wie beim Anfangskapital um eine Zahlung unsererseits.

109 109 Übung: Wir nehmen einen Kredit zum Kauf eines Hauses auf: Wie hoch ist unsere monatliche Rate, wenn wir den Kredit in 25 Jahren abzahle möchten? ZZR

110 110 ZINS Formeln zu obenstehender Übung:

111 111

112 112 Übungseinheiten ÜBUNGSBLATT ERSTE FUNKTIONEN Lagerverwaltung Im nachfolgenden Aufgabenteil beschäftigen wir uns auf die eine oder andere Weise mit Zählen und Summen! Aufgabenteil 1: Addieren, Subtrahieren, Dividieren, Multiplizieren, Prozentrechnen, Absolute Bezüge, bedingte Formatierung, Sortieren, Filtern, Teilergebnis, erste Funktionen Wir eröffnen ein Blumengeschäft und haben eingekauft. Täglich machen wir eine aktuelle Bestandsaufnahme aus der folgende Informationen hervorgehen sollen: Wir erstellen also eine Tabelle mit diesen Spaltenüberschriften wie folgt: Nun berechnen wir die Spalten A, G, H, J und K Achtung: Für den Bruttobestandswert benötigen wir den MWST-Satz. Diesen haben wir in der Zelle G1 eingetragen. Wenn wir uns auf diese Zelle beziehen, müssen wir

113 113 sicherstellen, dass Excel diese Zelle beim Kopieren der Formel nach unten später nicht anpasst. Daher setzen wir diese Zelle absolut indem wir direkt nach Eingabe des Zellbezugs die Funktionstaste F4 drücken. Nun wird der Zellbezug in DOLLARZEICHEN gesetzt. LÖSUNG: Nun möchten wir, dass Excel uns warnt, wenn der Lagerbestand zu gering ist. Excel soll Alarm schlagen, sobald der Bestand unter 10 sinkt, also < (kleiner 10) ist. Wir markieren also die Spalte A (weil hier ja der Restbestand angezeigt wird), und geben eine BEDINGTE FORMATIERUNG ein: Register START, Gruppe FORMATVORLAGE, Symbol Bedingte Formatierung ; Neue Regel, Nur Zellen formatieren, die enthalten: Wenn man kleiner 10 wählt, werden auch Zellen ohne Inhalt markiert. Nun möchten wir gerne wissen, wie hoch der Umsatz für jeweils eine Pflanzensorte war. Dafür nutzen wir dir Funktion TEILERGEBNIS. Um diese Funktion optimal zu nutzen, werden wir zunächst die Tabelle nach der Sorte sortieren lassen. Wir markieren die Tabelle und klicken in der Gruppe BEARBEITEN auf den Pfeil Sortieren und FILTERN und wählen benutzerdefiniertes Sortieren. Wir wollen nach der Sorte sortieren, daher tragen wir dies auch in dem Fenster ein: Nun können wir die Funktion TEILERGEBNIS nutzen. Wir klicken einfach in irgendeine Tabellenzelle und wechseln zum Register DATEN. Hier gehen wir zur Gruppe GLIEDERUNG und klicken auf TEILERGEBNIS. - Wir möchten das Ergebnis nach Sorte unterteilt. - Wir möchten eine Summe bilden

114 114 - Wir möchten, die Summe in der Spalte Nettowert-Verkauf ausgewiesen haben Unsere Tabelle ist nun gegliedert und wir können die Verkaufssumme für die jeweiligen Sorten ablesen: Nun möchten wir gerne wissen, wie viele Pflanzen wir von der Sorte Hängepflanze anbieten. Wir suchen uns die gewünschte Ergebniszelle, also die Zelle, wo das Ergebnis stehen soll und tippen in die Zelle davor den Suchbegriff, also in unserem Beispiel Hängepflanzen ein. ACHTUNG: Der Begriff muss genauso geschrieben werden, wie er in der Tabelle geschrieben wurde, sonst findet Excel den Bezug später nicht. Wir nutzen für die Aufgabe die Funktion ZÄHLENWENN. Wir finden die Funktion über den Funktionsassistenten. Hier klicken wir einfach in der Kategorie ALLE und Scrollen nach unten bis zur Funktion ZÄHLENWENN. Wenn wir nachdem wir in der Kategorie ALLE ausgewählt haben, das Z im Fenster Funktion auswählen eintippen, dann wechselt Excel schon selbständig auf den Buchstaben Z und wir haben uns viel Scrollarbeit erspart. Im Feld BERECIH möchte Excel nun den Tabellenbereich, wo der Suchbegriff zu finden ist Im Feld SUCHKRITERIEN möchte Excel den Begriff, dessen Häufigkeit wir auslesen möchten, also in unserem Fall ist das Hängepflanze, einfach die Zelle, in der der Eintrag

115 115 zu finden ist anklicken, mit OK bestätigen fertig. Ergebnis: Zum Schluss möchten wir gerne noch einen Filter einsetzen, mit dem wir beliebig unsere Artikel filtern können. Wir klicken einfach in unsere Tabelle und wählen in der Gruppe BEARBEITEN das Symbol FILTERN aus FILTERWEERKZEUGE.. Nun erhalten unsere Spalten Wir sind noch nicht ganz fertig. Wir möchten noch wissen, wie hoch der Verkaufserlös allein für Stauden war. Dafür nutzen wir die Funktion SUMMEWENN. Wir gehen wieder über den Funktionsassistenten und wählen die Funktion SUMMEWENN. Im Fenster füllen wir die entsprechenden Bereiche aus: 1. Im Feld BEREICH geben wir den Tabellenbereich, der ausgewertet werden soll, ein. 2. Im Feld SUCHKRITERIEN geben wir die Zelladresse ein, in der unser Suchbegriff steht, also Staude. Auch hier wieder aufpassen, dass wir den Begriff genauso schreiben, wie er in der Tabelle vorkommt. 3. Im Feld Summe_Bereich geben wir den Bereich an, aus dem addiert werden soll. Mit OK bestätigen und sofort liegt uns das Ergebnis vor,

116 116 Übungsblatt: Einfaches Kassenbuch (Wenn, Istzahl, Summewenn) Übungsinhalte: Eingabe, Zahlenformatierung, Zellenformatierung, automatisches Ausfüllen, verschieben, kopieren, einfache und verschachtelte Funktionen WENN-DANN-SONST- BEDINGUNG, WENN(ISTZAHL(Bezug);;), SUMMEWENN, aus Brutto Netto und MWSt- Betrag heraus rechnen Wir führen ein Kassenbuch, welches folgende Anforderungen erfüllen soll: Übersicht Einnahmen und Ausgaben Übersicht Umsatzsteuereinnahmen aus der Gruppe Waren mit MWSt 7% Übersicht Umsatzsteuereinnahmen aus der Gruppe Waren mit 19% MWSt (wichtig für die Abführung an das Finanzamt) Übersicht Ausgaben für bestimmte Produktgruppen 1. Wir rufen eine Arbeitsmappe auf 2. Wir erstellen eine Tabelle für die unterschiedlichen Warengruppen Dem Tabellenblattregister geben wir den Namen MWSt-Sätze 3. Einem weiteren Tabellenblatt geben wir den Namen Januar 4. Wir öffnen die Kopfzeile (SEITENLAYOUT, Seite einrichten, Register Kopf- und Fußzeile), benutzerdefinierte Kopfzeile, linker Abschnitt und klicken auf das Symbol Datum einfügen 5. Wir erhalten folgenden Eintrag: Excel übernimmt in der Kopfzeile automatisch die Beschriftung des Tabellenblattes. Wir können dies später in der Seitenansicht überprüfen. Im Seitenlayout wählen wir unter Orientierung Querformat Wir geben unsere Tabelle wie folgt ein: Diese Felder werden mit Formeln berechnet und bleiben vorerst leer.

117 117 Aufgabe: Berechne Spalte F und lasse Excel automatisch den richtigen MWSt-Satz in Spalte F eintragen! Schritt 1: Den Funktionsassistenten aufrufen Die Aufgabe lösen wir mit einer Wenn-Dann-Sonst-Funktion. Wir orientieren uns an der Warengruppen-Tabelle MWST-Sätze. Wir klicken also in die Zelle F3 und öffnen den Funktionsassistenten. Alternativ klicken wir das Register FORMELN an und klicken in der Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK auf LOGISCH, im Pull-Down-Menü klicken wir auf WENN Schritt 2: Die Funktionsargumente eingeben In der Tabelle Warengruppen haben wir die Sätze definiert. Die Formel soll Excel folgenden Befehl erteilen: Waren aus der Warengruppe bis 2500 werden mit 7 % MWST berechnet, die anderen mit 19 %. Wenn die gekauften und verkauften waren zur Warengruppe 0 bis 2500 gehören; dann werden 7% eingetragen; sonst 19%. Genauso füllen wir die Funktionsargumente aus: Mit OK bestätigen. Die Funktionsargumente werden mit Semikolon getrennt. Dies muss im Funktionsassistenten aber nicht gemacht werden, dies geschieht automatisch. Schritt 3: Formel kopieren Damit wir nicht jedes Mal die Formel erneut eingeben müssen, kopieren wir sie mit Hilfe des Ausfüllkästchens unten rechts nach unten. FERTIG! Aufgabe: Berechne Spalte G und lasse Excel die Bruttosumme der Einnahmen bzw. Ausgaben berechnen. Brutto ausrechnen: Nettowert plus Nettowert mal MWST-Satz Schritt 1: Die richtige Funktion auswählen Wenn es sich um Einnahmen handelt, also eine Zahl in Spalte D steht, dann soll Excel die Zahl in der Spalte D nehmen und den MWST-Anteil aus Spalte F dazu addieren, um den Bruttobetrag zu erhalten, sonst, wenn es sich aber um Ausgaben handelt, die in Spalte E stehen, dann soll Excel den Betrag aus Spalte E berechnen. Dafür hält Excel die Funktion WENN(ISTZAHL) bereit. Schritt 2: Wir öffnen den Funktionsassistenten, wählen die Funktion aus und geben die Argumente ein:

118 118 Da wir zwei Funktionen mit einander verschachteln (WENN-DANN-SONST und ISTZAHL), wird vor Beginn der zweiten Funktion eine Klammer gesetzt. Da wir die Formel aber über den Funktionsassistenten eingeben, erledigt dies Excel für uns. Wir tragen einfach die Funktion ISTZAHL in das Feld Prüfung ein, weil geprüft werden soll, ob eine Zahl in D3 steht. Der Zellbezug muss in Klammern gesetzt werden ISTZAHL(D3). Wie die Funktion als Ganzes aussieht, ist in der Bearbeitungszeile abzulesen. Schritt 3: wir kopieren die Formel wieder nach unten Aufgabe: Berechne Spalte F und berechne den Bruttowert der Nettoeinnahmen bzw. der Nettoausgaben Schritt 1: Wir erstellen eine Formel, die Excel den Befehl gibt, vom aktuellen Kassenrest die Einnahmen aufzuaddieren und die Ausgaben zu subtrahieren Wir klicken auf das Feld, in dem der Kassenistrest erstmalig berechnet werden soll(h3). Zum Einleitungen der Formel tippen wir das Gleichheitszeichen ein. Wir zeigen auf den aktuellen Kassenistrest (H2) und geben das Pluszeichen ein. Jetzt zeigen wir auf das erste Feld unserer Einnahmenspalte. Weil die Einnahmen aber als Nettobetrag eingegeben sind, wir aber den Bruttobetrag benötigen, weil dieser ja tatsächlich vereinnahmen wurde, müssen wir den Zellbezug D3 in Klammern setzen und zu diesem Nettobetrag in D3 auch den Mehrwertsteuerbetrag dazu addieren, der sich aus dem Nettobetrag(D3) multipliziert mit dem MWST-Satz(F3= ergibt (D3*F3)und geben danach das Minuszeichen ein weil gleich die Ausgaben subtrahiert werden sollen Jetzt klicken wir auf das erste Feld unserer Ausgabenspalte und verfahren nach dem gleichen Prinzip. Da wir nicht den Nettobetrag aus E3 benötigen, sondern den Bruttobetrag des Wertes aus E3, müssen wir E3 nochmal mit F3 multiplizieren und dieses Ergebnis mit E3 addieren Wir bestätigen mit ENTER. Wir kopieren die Formel nach unten. Fertig!

119 119 Ergebnis: Ergebnis in Formelansicht: Wir nehmen eine Auswertung unseres Kassenbuches vor Wir benötigen für das Finanzamt die Summen der Einnahmen aus der Warengruppe mit 7 % MWST-Anteil sowie die Summe der Einnahmen aus der Warengruppe 2501 bis 5000 mit 19 % MWST-Anteil. Für dieses Aufgabe nutzen wir die Funktion SUMMEWENN. Schritt 1:. Zuerst ermitteln wir die Summe der Einnahmen mit MWST-Anteil 7% Wir wählen die Ergebniszelle aus. Wir rufen den Formelassistenten und die Funktion SUMMEWENN auf Im Feld Bereich geben wir den Bereich ein, in dem Excel nach dem Suchwert 7% oder 19 % suchen soll. In unserem Beispiel ist das die Spalte F Schritt 2: Wir bestimmten das Suchkriterium in unserem Beispiel suchen wir nach 7 % (später nach 19%) Schritt 3: Wir definieren den Bereich, aus dem die Summe erstellt wird In unserem Beispiel ist das die Spalte G

120 120 Genauso verfahren wir mit der Auswertung der Einnahmen aus Warenverkäufen der Warengruppe Ergebnis Übung Wir berechnen aus den Bruttobeträgen die MWST. Da wir den MwSt.-Anteil an das Finanzamt abführen müssen, müssen wir noch aus den errechneten Bruttobeträgen die MWST herausrechnen: Der Nettopreis ist 100%. Dazu kommen z. B. 19 % Steuer, Brutto ist also 119 %. Netto = Brutto geteilt durch 119* 100, bzw. bei 7% Brutto geteilt durch 107*100

121 121 ÜBUNGSBLATT WENN-FUNKTIONEN 1. Ermittle den Durchschnitt der Gehälter für den Marketingbereich (Mittelwertwenn) 2. Ermittle wieviele Personen im Sägewerk arbeiten (Zählenwenn) 3. Ermittle die Anzahl der Personen im Sägewerk die mit E04 bezahlt werden (Zählenwenns) 4. Ermittle wie hoch die Summe der Gehältere Tarifgruppe E04 ist (Summewenn) LÖSUNG

122 122 ÜBUNGSBLATT FUNKTIONEN AUCH VERSCHACHTELT Aufgabe: Wir erstellen eine Rechnungsübersicht/Fälligkeitsüberwachung der letzten Monate. Wir erstellen die notwendigen Formeln zur Berechnung von Fälligkeitsdatum der Rechnung (Rechnen mit Datum) Überfälligkeit der Rechnung in Tagen (WENN(ISTZAHL)) erreichte Mahnstufe (Verschachtelte WENN-DANN-SONST-BEDINGUNG) Monat der Rechnungsstellung (Funktion Monat, Funktion WAHL und Funktion TEXT) Summe der gestellten Rechnungen (Autosumme) Summe aller unbezahlten Rechnungen und Anzahl der unbezahlten Rechnungen (ANZAHLLEEREZELLEN) In unserem Übungsbeispiel erstellen wir folgende (verkürzte Tabelle):Im Unterricht muss nicht die ganze Tabelle abgeschrieben werden, die ersten 5 Kunden reichen aus). Funktion =HEUTE() ACHTUNG: In unserer Unterrichtsübung tragen wir in der Zelle B1 das feste Datum ein. Selbstverständlich muss hier im Büroalltag immer das aktuelle Datum ausgewiesen sein, Damit sich die Werte täglich automatisch aktualisieren wird das Datum als Funktion eingetragen: =HEUTE() Mit dieser Formel aktualisiert sich das Datum automatisch Rechnen mit Datum: Fälligkeitsdatum berechnen Wir gewähren ein Zahlungsziel ab Rechnungsdatum von 14 Tagen. Dieses Zahlungsziel soll in einer weiteren Spalte ausgewiesen werden Wir klicken auf die Spalte D und geben die Spaltenüberschrift: Fälligkeit ein. In D 3 tragen wir die Formel zur Berechnung der Zahlungsfrist ein.

123 123 Wir geben folgende Formel ein :=B3+14 ACHTUNG: Der Zellbezug darf nicht eingetippt werden, sondern wir klicken auf das Rechnungsdatum in B3, damit erschein der Zellbezug automatisch in der aktuellen Zelle. Der Vorteil ist, dass beim Kopieren der Formel nach unten, der Zellbezug angepasst wird, so dass automatisch die Formeln der nächsten Zellen richtig eingetragen und die Zellen korrekt berechnet werden können. Wir fahren also mit der Maus auf das Ausfüllkästchen rechts unten und ziehen mit gedrückter Maustaste die Formel bis zur letzten Zelle. Wenn(ISTZAHL): Überfälligkeit ermitteln Wir richten eine Spalte ein, in der wir alle Geldeingänge eintragen, In einer Spalte daneben, möchten wir nun sehen, wie lange bereits eine unbezahlte Rechnung überfällig ist. Wir klicken in die Zelle F3 und öffnen den Funktionsassistenten mit der Tastenkombination SHIFT+F3 oder indem wir auf fx klicken oder im Register FORMLEN auf Funktionsbibliothek. Wir wählen die Funktion WENN aus (sie ist in der Kategorie Logik zu finden) Wir möchten, dass wenn der Kunde noch n i c h t bezahlt hat, also wenn die Spalte GELDEINGANG noch leer ist, dann soll dort ausgewiesen werden, seit wie vielen Tagen das Zahlungsziel bereits überschritten ist. Ist allerdings bereits ein Geldeingang verzeichnet, dann soll hier nichts stehen. Wie die Felder ausgefüllt werden, siehe nachfolgende Abbildung. Die Einträge bedeuten also folgendes: Wenn eine Zahl ist in der Zelle E3, dann soll in Zelle eine Null (0) eingetragen werden, sonst soll hier die Berechnung B1-D3 vorgenommen werden.

124 124 Nach Klick auf das Feld OK ist in der Zelle F3 der Eintrag 15 angegeben, das bedeutet, die Zahlung ist seit 15 Tagen überfällig. ACHTUNG: Eine wichtige Kleinigkeit müssen wir jetzt noch vornehmen, sonst wird unsere Formel und die anderen Formeln, die mit dieser zusammenhängen, nicht funktionieren. Um die Tage der Überziehung zu ermitteln, muss immer von dem aktuellen Datum, das in unserem Beispiel in der Zelle B1 steht, das Rechnungsdatum abgezogen werden. Wenn die Formel eingegeben ist, kann man sie nach unten kopieren. Aber hier genau liegt das Problem: Beim Kopieren einer Formel auf andere Zellen, passen sich die Zellbezüge automatisch an, also würde hier auch der Zellbezug B1 angepasst werden, was natürlich nicht geschehen darf. Wir müssen diesen Zellbezug absolut setzen!! Zellbezug absolut setzen Wir klicken einfach auf die Zelle, in der die Formel steht jetzt wird uns die Formel in der Bearbeitungsleiste angezeigt Wir markieren den Zellbezug B1 (also einfach mit gedrückter Maus darüber fahren, so dass B1 markiert ist) Jetzt tippen wir auf die Taste F4, aber Achtung, gemeint ist die Funktionstaste F4 in der Funktionstastenleiste!!!!! Sofort wird der Zellbezug in Dollarzeichen gesetzt, das bedeutet, dieser Zelle wird nicht mehr beim Kopieren der Formel angepasst. Wir ziehen anschließend die Formeln bei gedrückter Maustaste über das Ausfüllkästchen nach unten. Wenn-Dann-Sonst: Mahnstufe ermitteln Natürlich müssen säumige Kunden gemahnt werden. Hier gibt es natürlich verschiedene Mahnstufen bis hin zum Mahnbescheid, der auszustellen ist. Wir geben der angrenzenden Spalte G also den Titel Mahnstufe. Wir möchten, dass alle Rechnungen bis zum 14. Tag nach Rechnungsdatum bezahlt sind. Das bedeutet auch, dass ab dem 15. Tag die erste Mahnstufe erreicht ist. Nach weiteren 14 Tagen, also am 28. Tag ist die 2. Mahnstufe erreicht, nochmal 14 Tage weiter am 42. Tag ist die 3. Mahnstufe erreicht und 7 Tage später, am 49. Tag wird ein Mahnbescheid ausgestellt. Damit in der Spalte MAHNSTUFE immer die richtige Stufe ausgewiesen wird, müssen wir hier eine Formel eingeben. Die Formel soll bedeuten: Wenn der Wert in der Zelle kleiner als14 ist, dann soll hier nichts stehen, wenn der Wert kleiner als 28 ist, dann soll hier Mahnstufe 1 stehen; wenn der Wert kleiner als 42 ist, dann soll hier Mahnstufe 2 stehen, wenn der Wert kleiner

125 125 als 49 ist, dann soll hier Mahnstufe 3 stehen, sonst, also wenn alle diese Bedingungen nicht zutreffen, dann soll hier MAHNBESCHEID stehen. So geht s: Wir versuchen das in eine Formel zu schreiben: Funktionsassistenten aufrufen (SHIFT+F3) In der Kategorie Logik die Funktion WENN anklicken Eingabe gemäß nachfolgender Abbildung Dann Klick in das Feld Sonst_Wert ACHTUNG: Hier soll noch kein SONST-Wert eigengeben werden, da wir mit der Formel noch nicht fertig sind. Sondern wir möchten ja noch eine weitere Bedingung eingeben. Bisher steht hier nur: Wenn in der Zelle F3 der Wert kleiner ist als 14, dann soll nichts in G3 stehen, aber wir benötigen ja noch weitere Bedingungen, deshalb klicken wir erst in das Feld Sonst_Wert und dann nochmal auf das Feld Wenn in unserer Tabelle Automatisch erhalten wir nun ein neues leeres Fenster Funktionsargumente und wir können unsere nächste Wenn-Dann-Sonst-Bedingung eingeben: Erneut klicken wir in das Feld Sonst_Wert und wieder auf das Feld Wenn Erneut erhalten wir ein leeres Fenster Funktionsargumente und geben folgendes ein:

126 126 und wieder klicken wir in das Feld Sonst_Wert und dann auf das Wenn-Feld und erhalten wieder ein leeres Fenster Funktionsargumente und geben folgendes ein: Da wir jetzt bei der letzten Bedingung angekommen sind, können wir auch das letzte Feld, den Sonst_Wert eintragen, nämlich wenn keine der genannten Bedingungen zutrifft, dann soll folgendes eingetragen werden: Mahnbescheid. Genauso schreiben wir es in dieses Feld hinein und bestätigen mit OK. In der Bearbeitungsleiste wird uns übrigens fortlaufend die Formel angezeigt: Man könnte sie auch manuell, also ohne den Funktionsassistenten eintragen. Funktion Monat: Monat aus dem Datum ermitteln Wir möchten wissen, in welchem Monat die Rechnung fällig war und erstellen hierzu die erforderliche Formel mit der Funktion MONAT Wir geben die Überschrift Monat in den nächsten Spaltenkopf ein Wir klicken in die erste Zelle rufen den Funktionsassistenten mit SHIFT + F3 auf Datum und Zeit. Noch einfacher: Im Register FORMELN, Gruppe Funktionsbibliothek auf DATUM und UHRZEIT und dann auf Monat

127 127 Wir tippen auf die Zelle, in der das Fälligkeitsdatum steht, in unserer Übung ist das D3 und bestätigen mit OK. Sofort ist die Zahl 12 eingetragen. Wir kopieren die Formel nach unten (Sollte das Format nicht korrekt sein, dann kann man im Register START in der Gruppe ZAHL auf den kleinen Pfeil neben dem Feld BUCHHALTUNG klicken und das Format Standard auswählen Nun möchten wir in der nebenstehenden Spalte den Monat ausgeschrieben haben, Hier bedienen wir uns der Funktion WAHL. Wir rufen erneut den Funktionsassistenten aus (SHIFT+F3) Die Funktion WAHL ist in der Kategorie MATRIX zu finden. Im Fenster Funktionsargumente machen wir folgende Einträge: Index: Hier zeigen wir auf die Zelle, auf die sich die Formel beziehen soll, in unserer Übung ist das die Zelle H3, weil hier als Zahl der Monat steht, aus dem die Rechnung stammt. Mit der TAB-Taste (alternativ mit der Maus) bewegen wir uns in nächste Feld und geben den Monat Januar ein, dann mit der TAB-Taste ins nächste Feld, dort geben wir Februar ein und so weiter bis zur letzten Eingabe Dezember, dann klicken wir auf OK. Nun weist Excel automatisch nur den Monat der Rechnungsstellung aus, wir müssen die Formel nur noch nach unten bis ans Ende der Tabelle ziehen. Funktion TEXT Auch die folgende Formel wäre möglich: Wählt man diese Funktion, dann wird lediglich der Zellbezug als Argument angegeben und damit das Datum als Monatsname erscheint schreibt man in Anführungszeichen MMMM.

128 128 Autosumme: Summe der erstellen Rechnungen ermitteln Wir möchten gerne wissen, wie hoch denn der Betrag ist, den wir insgesamt in Rechnung gestellt haben. Wir markieren die Zelle C3 bis C24 Summensymbol. Sofort erhalten wir die Gesamtsumme. Autosumme: Summe aller Außenstände ermitteln Natürlich möchten wir die Summe der aktuellen Außenstände immer im Blick haben. Wir richten daher noch eine Spalte ein (Spalte J), der wir den Titel Außenstände geben. Wir klicken auf J3 und erstellen eine Formel, die uns jeweils die aktuellen Außenstände anzeigt. Erklärung: Wir geben ein das = zum Einleiten einer Formel Wir klicken auf die Zelle C24, weil hier die Gesamtrechnungssumme steht Wir wollen ja, dass von der Gesamtrechnungssumme, die wir in der Zelle C24 ermittelt haben, die Zahlungseingänge in der Spalte E subtrahiert werden, dann erhalten wir die Gesamtaußenstände. Die Summe der Zahlungseingänge von Zelle E3 bis E23 müssen wir als solche in der Formel benennen, der Bereich E3 bis E23 wird dabei in Klammern gesetzt. Nun sind in Spalt J3 immer die aktuellen Außenstände angegeben, sobald ein Kunde zahlt und der Geldeingang vermerkt wird, reduzieren sich automatisch die Außenstände um den Geldeingang.

129 129 Anzahlleerezellen: Anzahl nicht bezahlter Rechnung ermitteln Natürlich möchten wir auf einen Blick sehen, wie viele Rechnungen noch nicht bezahlt wurden. Wir erstellen also noch eine Spalte und klicken in die Zelle, in der das Ergebnis stehen soll, z. B. in die Zelle K3. Hier geben wir folgendes ein: =Anzahlleerezellen(E3:E23). In der Spalte E sind ja die Geldeingänge verzeichnet. Wenn Excel aus dem angegeben Bereich die leeren Zellen zählt, haben wir die Anzahl der nicht bezahlten Rechnungen.

130 130 ÜBUNGSBLATT (WENN_DANN, WOCHENTAG, TEXT) Excel- Übungsaufgabe Ausleihliste von Büchern in einer Bücherei führen Angenommen Sie arbeiten in einer Bücherei. Alle Bücher dürfen 28 Tage ausgeliehen werden. Natürlich gilt das nicht, wenn der Rückgabetermin, also der 28. Tag auf ein Samstag oder Sonntag fällt, denn da hat die Bücherei geschlossen. Jeder Tag, der über das festgesetzte Ausleihdatum hinausgeht, muss mit 0.50 Cent berechnet werden. Leben Sie eine Arbeitsmappe an Benennen Sie das erste Tabellenblatt mit dem Kundennamen: Anders, Thorsten Speichern Sie die Arbeitsmappe ab im Ordner Kundenkartei Geben Sie der Arbeitsmappe den Namen "A" 1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, speichern Sie sie wie in der Aufgabe beschrieben und benennen Sie ebenfalls das Tabellenblatt wie in der Aufgabe beschrieben. 2. Tabellenblattname 3. Erstellen Sie die Grundtabelle mit den folgenden Spalten: Datum: Zelle A 2 Geben Sie in Zelle A1 das Datum ein Füllen Sie das Datum nach unten aus bis zum heutigen Datum Titel: Zelle B2 Lassen wir frei Soll-Rückgabe, Zelle C2 Bücher dürfen 28 Tage ausgeliehen werden, daher müssen wir vom Ausleihdatum, das in Zelle A1 steht, 28 Tage dazurechnen. Die Formel lautet: Wochentag, Zelle D2 Wir müssen wissen, ob es sich bei dem Rückgabedatum um einen Samstag oder Sonntag handelt. In dem Fall werde zu dem Rückgabedatum entweder zwei (bei Samstag) oder einer(bei Sonntag) dazugezählt, denn die Bücherei hat am Wochenende geschlossen. Formel: "TTTT" steht für das Format. Erklärung zum Verständnis der Formel: Es soll TEXT (=TEXT) ausgegeben werden anstelle des Datums in der Zelle A2, dieser Text soll im Format TTTT angezeigt werden. Bindendes Rückgabedatum: Zelle E2 Nun muss eine Formel erstellt werden, die folgendes berechnet: Wenn der Tag der Soll-Rückgabe in der Zelle C2 auf einen Samstag fällt, dann soll der bindende Rückgabetermin zwei Tage (+2) später sein, nämlich an dem darauffolgenden Montag, also muss dem Soll-Rückgabedatum 2 Tage dazugezählt werden Wenn der Tag der Soll-Rückgabe aber auf einen Sonntag fällt, dann soll das bindende Rückgabedatum auch auf den darauffolgenden Montag fallen, also einen Tag (+1) später.

131 131 Wir benötigen also zwei Formeln, denn wir haben ja auch zwei Bedingungen. Nun macht es uns Excel sehr einfach, wir können beide Bedingungen in eine einzige Formel packen und das sieht so aus: Keine Angst, das ist ganz leicht wenn man es nach und nach macht. So geht's: 1. Klick in die Zelle E2, wo das Ergebnis stehen soll 2. Klick auf den Formelassistenten in der Bearbeitungszeile 3. Wir wählen die WENN-Funktion aus 4. Mit OK bestätigen 5. Wir klicken in das Feld PRÜFEN und geben folgendes ein: ACHTUNG: nicht D2 eintippen, sondern auf die Zelle D2 klicken, das ist wichtig!! Erklärung: Wenn die Zelle D2 istgleich Samstag, also wenn in der Zelle Samstag steht (Samstag muss in Anführungszeichen gesetzt werden, weil es sich hier um Text handelt!) 6. So, die Bedingung ist eingebeben, jetzt müssen wir Excel mitteilen, was es tun soll, wenn in der Zelle D2 "Samstag" steht, nämlich: zum Rückgabedatum, das in der Zelle C2 steht, zwei Tage dazuzählen. Also klicken wir in die Zeile Dann_Wert und geben ein: 7. Jetzt kommt die Zeile, in die wir eingeben müssen, was Excel sonst tun soll, also wenn in der Zelle D2 nicht "Samstag" steht und daher auch nicht zwei Tage zu C2 dazu gezählt werden müssen. Das machen wir indem wir in die Zeile Sonst_Wert hinein klicken Doch wir geben hier noch nichts ein, denn wir sind ja mit unserer Bedingung noch nicht fertig! Wir wollten doch noch eine Bedingung für den Sonntag stellen, nämlich wenn das Rückgabedatum auf einen Sonntag fällt, soll nur ein Tag zu dem Soll-Rückgabedatum in Zelle C2 dazugezählt werden. 8. Wenn wir aber eine zweite Bedingung eingeben, dann müssen wir die Formel verschachteln. Das ist überhaupt nicht schwer. Also wie gesagt, wir klicken in das Feld Sonst_Wert: der Cursor muss nun darin blinken!!! und jetzt einfach auf diese Zelle:. Lage: Diese Zelle findet man links der Bearbeitungsleiste. Wir erinnern uns, in diesem Feld wird uns immer die aktive Zelle angezeigt. Wenn wir aber mit dem Funktionsassistenten arbeiten, dann wird dort immer

132 132 die Funktion, mit der wir gerade arbeiten angezeigt Wenn wir darauf geklickt haben, erhalten wir sofort wieder ein neues leeres Eingabefeld, die bisher eingegebene Formel davor können wir übrigens in der Bearbeitungsleiste sehen Wir sehen hier, dass durch den Klicken auf das Feld "WENN" tatsächlich eine neue Bedingung in unsere Formel eingefügt wurde, die aber noch leer ist, und wir füllen sie nun aus indem wir folgendes in unsere Felder des Funktionsassistenten eintragen: 9. Erklärung: Wenn in der Zelle D" "Sonntag" steht, dann zähle zu dem Soll-Srückgabe Datum einen Tag (C2+1) dazu, sonst, also wenn die Bedingung nicht zutrifft, dann kann das Rückgabedatum aus Zelle C2 bleiben und hier eingetragen werden. So sieht jetzt die fertige Formel aus: Das Schlimmste haben wir nun geschafft IST-RÜCKGABE: Zelle F2 Zu unserer Freude müssen wir hier keine Formel eintragen, sondern nur das Datum, wann uns das Buch zurückgegeben wurde, hier tragen wir folgendes Datum ein: Überschreitung in Tagen: Zelle G2 Hier ist natürlich wieder eine kleine Formel notwendig. Wir möchten natürlich wissen, wie groß die Differenz in Tagen ist zu dem bindenden Rückgabedatum und dem Tag, an dem tatsächlich das Buch zurückgegeben wurde. Aber das ist eine einfach Minusaufgabe. Wir müssen einfach das Datum der tatsächlichen Rückgabe nehmen und davon das Datum der bindenden Rückgabe abziehen. Allerdings gibt es bei dieser Formel dann ein kleines Problem, wenn das tatsächliche Rückgabedatum v o r dem bindenden Rückgabedatum liegen würde. Deshalb müssen wir auch hier eine Formel zu Hilfe nehmen, die eine Bedingung enthält: Excel soll nur dann etwas berechnen, wenn das Buch entweder genau am Rückgabetag in Zelle E2 zurückgegeben wurde oder noch früher, also wenn das Datum, dass in der Zelle F2 (Ist-Rückgabe) noch kleiner ist (<) als das bindenden Rückgabedatum. Sonst soll in der Zelle G 2 N i c h t s ("") stehen. Und das sieht dann so aus:

133 133 So geht's: 1. Wir klicken in G2, weil hier ja die Formel und später das Ergebnis stehen soll 2. Dann klicken wir auf den Funktionsassistenten 3. Jetzt wählen wir wieder die Funktion "WENN" aus und geben folgendes ein: Prüfung: Wenn der Tag der Ist-Rückgabe in Zelle F2 (anklicken, nicht eintippen!!!) kleiner oder gleich dem bindenden Rückgabedatum in der Zelle E2 (anklicken nicht eintippen!!!) ist, Dann_Wert: dann soll hier nichts "" stehen Sonst_Wert: sonst soll von dem Ist-Rückgabedatum (höhere Zahl) das bindende Rückgabedatum (kleinere Zahl) abgezogen werden. Gebühr: Zelle H2 Wir haben die Arbeit noch nicht ganz geschafft, etwas fehlt noch: Wir möchten doch wissen, wie viel zu bezahlen ist, dafür machen wir uns doch die ganze Arbeit. Also je Tag sollen 0,50 berechnet werden, das heißt, wenn in der Zelle G2 eine 2 steht, dann müssen 2 x 50 Cent berechnet werden, also muss Herr Anders aus unserem Beispiel in dem Fall 1,00 Euro bezahlen. Das könnten wir zur Not noch im Kopf rechnen, aber was ist, wenn Herr Anders viele Bücher ausgeliehen hat und vielleicht noch an unterschiedlichen Tagen und uns einen ganzen Stapel auf einmal zurückbringt? Dann sind wir froh, uns diese Arbeit gemacht zu haben. Und noch wichtiger: den Umgang mit Funktionen haben wir erlernt und können unsere Kenntnisse auch auf andere Bereich anwenden. Also los geht's: 1. Wir klicken die Zelle an, in der unser Ergebnis später stehen soll. das ist die Zelle H2. Wenn in der Zelle nebenan etwas steht, also wenn in G2 eine Zahl steht, die ja nur dann da steht, wenn Herr Anders die Bücher zu spät zurückgegeben hat, dann soll diese Zahl mit 0,50 multipliziert werden. Wir benötigen also wieder die Wenn-Bedingungen und klicken daher wieder auf den Funktionsassistenten 2. Wir geben folgendes ein: Erklärung: Prüfung: Hier steht ISTZAHL, das bedeutet, wir geben Excel den Befehl, dass hier nur etwas ausgerechnet werden soll, wenn in der Zelle nebenan eine Zahl ist. Wir können auch die Formel ohne diese Bedingung ISTZAHL eingeben, nur bekämen wir dann eine Fehlermeldung, was sehr unschön in unserer Tabelle aussehen würde. Also machen wir es professionell: wir schreiben einfach hinein ISTZAHL, das ist eine Funktion die Excel kennt

134 134 und daneben geben wir in Klammern ein, welche Zelle Excel daraufhin prüfen soll, ob sie eine Zahl enthält oder nicht Dann_Wert: Nun geht's ganz einfach weiter, die Zahl, die in G2 steht soll mit 0,50 multipliziert werden Sonst_Wert: Und wenn die Bedingung nicht zutrifft, also wenn in G2 keine Zahl steht, dann soll hier auch noch nichts ("") berechnet werden. Geschafft! Nun ist unsere Tabelle fertig und wir können die Formeln auf gewohnte Weise nach unten kopieren! Formeln

135 135 ÜBUNGSBLATT PERSONALTABELLE (SVERWEIS, DATEDIF, HEUTE(), ZÄHLENWENN, WENN_DANN ) Wir erstellen eine Personal-Tabelle und erstellen Formeln für folgende Berechnungen: Ermittlung der Personalnummer (SVERWEIS) Geburtstag des Mitarbeiters (SVERWEIS) Alter des Mitarbeiters (DATEDIF) Betriebszugehörigkeit (DATEDIF) Ja/Nein Anzeige Mitarbeiter über 50 Jahre (Einfache Wenn-Dann-Sonst- Bedingung) Kündigung ja/nein unter Berücksichtigung einer evtl. Abfindungssumme (Einfache Wenn-Dann-Sonst-Bedingung) Wie viele Mitarbeiter ins über 50 Jahre alt? (Zählenwenn) Wir erstellen die folgende Tabelle: Aktuelles Alter berechnen (Funktion DATEDIF) In der Spalte E soll Excel das Alter des Mitarbeiters berechnen: Wir klicken in die Zelle E3 und schreiben folgende Funktion zur Berechnung des Datums: Datedif heißt die Funktion, Sie berechnet vom Geburtsdatum, in Zelle D3 die Differenz zum heutigen Datum in Zelle C1. Anstelle eines festen Daums kann man auch die Funktion HEUTE() in die Formel mit einbauen, so dass die Differenz immer zum täglich

136 136 aktualisierten Datum berechnet wird. Wenn man das Alter einer Person ermitteln möchte, empfiehlt sich diese Vorgehensweise. Das y steht für die Ausgabe in Jahren (aus dem Englischen Year). Die Informationen, die wir in die Formel eingeben, nennt man ARGUMENTE, diese werden jeweils durch ein Semikolon voneinander getrennt. Daraus ergibt sich die Formel. Anschließend kopieren wir die Formel nach unten Betriebszugehörigkeit berechnen (Funktion Datedif) Wir klicken auf die Zelle D3 und gehen genauso wie oben beschrieben vor: Folgende Formel geben wir also ein direkt in die Zelle ein: Wir berechnen die Betriebszugehörigkeit wieder mit der Funktion Datedif die Datumsdifferenzen berechnen kann. In Zelle F3 steht das Eintrittsalter in den Betrieb, in der Zelle C1 steht das aktuelle Datum, wir beziehen uns in unserer Formel auf diese Zelle. Da diese Zelle beim Kopieren der Formel nicht angepasst werden darf, setzen wir die Zelle absolut, wir erinnern uns, das geht indem wir nach Eingabe des Zellbezugs auf die Funktionstaste F4 in der oberen Tastaturreihe drücken, so wird der Zellbezug in Dollarzeichen gepackt, der Befehl für Excel, dass dieser Zellbezug nicht angepasst werden dar. Das y bedeutet wieder Jahr -Formatierung. Wer ist älter als 50 Jahre (Wenn Dann Sonst) Wir klicken in die Zelle H3 und rufen den Funktionsassistenten mit SHIFT und F3 auf (alternativ Register Formeln, Funktionsbibliothek, Funktionen einfügen). Aus der Kategorie LOGIK wählen wir WENN aus und geben folgende Argumente ein: Wenn in der Zelle E3 eine Zahl steht, die größer ist als 50, dann soll hier Ja stehen, sonst Nein Mit OK bestätigen. Formel nach unten kopieren. Abfindungssumme berechnen (Multiplikation) Wir berechnen wie hoch die Abfindungssumme ist, wenn pro Jahr Betriebszugehörigkeit ein Bruttogehalt gezahlt wird: Wir geben also folgende Formel ein: ACHTUNG: Daran denken, dass wir einfach die Zellen anklicken statt Zellbezüge einzutippen! jetzt ziehen wir die Formel wieder mit Hilfe des Ausfüllkästchens bei gedrückter Maustaste nach unten. Welche Kündigung ist zu teuer(wenn-dann-sonst-bedingung) Wir klicken in die Ergebniszelle J3 und rufen den Funktionsassistenten auf (SHIFT+F3) Aus der Kategorie LOGIK wählen wir WENN und geben folgendes ein: Wenn in der Zelle I3 ein Betrag steht, der kleiner ist als ,00 Euro, dann soll in der Spalte Kündigen stehen, sonst soll zu teuer dort stehen.

137 137 So sieht unsere fertige Tabelle nun aus: Personalnummer automatisch ermitteln (SVERWEIS) Wir erstellen eine kleine Tabelle, die den Zweck hat, dass, wenn wir den Namen in die dafür vorgesehene Zelle eintippen, Excel uns sofort die Personalnummer und das Geburtsdatum auswirft. Unterhalb unserer Tabelle (Im Betrieb ist das meistens auf einem anderen Tabellenblatt oder sogar in einer anderen Arbeitsmappe) erstellen wir folgende kleine Tabelle: Die Zelle A27 ist für die Eingabe des Namens vorgesehen, zu dem wir die passenden Angaben berechnen lassen möchten, in unserem Fall sind das Geburtstag und Personalnummer, genausgut könnte es sich um Zimmerkategorien eines Hotels, um Flugnummern, um Preis usw. handeln.

138 138 Wir lassen ein Feld frei für die Personalnummer und darunter ein Feld für das Geburtsdatum. In beide Felder geben wir nun Formeln ein, damit die gesuchten Angaben berechnet werden können. Wir nutzen die Funktion SVERWEIS, diese Funktion sucht nach rechts und senkrecht in einer Tabelle nach Informationen. Wir klicken also auf die Zelle C27 und rufen den Funktionsassistenten wieder mit SHIFT + F3 auf. Aus der Kategorie MATRIX wählen wir SVERWEIS aus und füllen die Felder wie folgt aus: Suchkriterium: Das ist der Name, der in A27 steht, das Suchkriterium ist also die Angabe, zu der wir ein Ergebnis suchen. Da der Name, zu dem wir Informationen suchen in der Zelle A27 steht(schwarz) klicken wir diese Zelle an, der Zellbezug A27 wird sofort übernommen. Matrix: Das ist die Tabelle, in der die Informationen stehen, also unsere angelegte Personaltabelle, in der die Informationen wie Name, Geburtsdatum und so weiter stehen. Wir können hier den Bereich eintippen oder noch einfacher: Tabelle einfach (ohne Überschriften) markieren. Spaltenindex: Das ist einfach die soundsovielte Spalte, in der die Informationen zu finden sind, angefangen bei der ersten Spalte. Wir geben hier eine 2 ein, weil die Personalnummer, nach der wir zuerst suchen, in der zweiten Spalte steht. Bereich_Verweis: Dieses Feld können wir leer lassen, vorausgesetzt, die Tabelle ist alphabetisch bzw. numerisch sortiert! Das ist ganz wichtig, sonst funktioniert unsere Funktion nicht korrekt. Wenn die Tabelle entsprechend sortiert ist und dieses Feld frei bleibt, dann sucht Excel nach einer genauen Entsprechung, also in unserem Fall genau nach der Schreibweise, wie wir sie als Suchkriterium eingegeben haben. So erscheint die Formel in der Bearbeitungsleiste: Tabelle sortieren: einfach in die Tabelle klicken und Im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf Sortieren klicken Geburtsdatum automatisch ermitteln (SVERWEIS) Vorgehensweise genau wie oben außer: Der Spaltenindex verändert sich, das Geburtsdatum steht ja in der Spalte 4 und Achtung: Zuvor auf die richtige Zelle klicken, nämlich auf D28 (neben der Zelle Geburtstag, weil hier ja auch das Ergebnis erscheinen soll).

139 139 Wenn die Formeln richtig erstellt wurden, kann man jetzt jeden beliebigen Mitarbeiternamen eintragen und sofort werden die richtigen Daten aktualisiert. Wieiviele Mitarbeiter sind über 50 Jahre alt? Ergebnis: 10 Mitarbeiter über 50 Wir klicken unterhalb der Spalte G, dort wo das Ergebnis stehen soll und rufen den Funktionsassistenten mit SHIFT +F3 auf. Wir wählen die Funktion Zählen wenn aus und geben hier folgendes ein: Bereich: Wir markieren die relevante Spalte, also die Spalte in der Excel suchen soll Suchkriterien: Wir schreiben, wonach Excel suchen soll, in unserem Fall soll Excel zählen wie viel Mal das Wort Ja zu finden ist, denn so viele Mitarbeiter über 50 gibt es.

140 140 Als Ergebnis erhalten wir die Zahl 10. Wir berechnen die Abfindungssumme In unserem Beispiel soll die Abfindungssumme Bruttomonatsgehalt mal Betriebszugehörigkeit in vollen Jahren betragen, wir geben also in Spalte I die Überschrift ABFINDUNSSUMME ein und erstellen die bentigte Formel: C3 x G3 Nun sind wir fast fertig, aber wir möchten, dass noch zum Schluss in einer Spalte ausgewiesen wird, ob die Kündigung dieses Mitarbeiters möglich ist oder zu teuer wäre. Wir richten also noch eine Spalte ein mit der Überschrift: Kündigung. Wir erstellen die Wenn-Dann-Sonst-Formel Wenn der Abfindungsbetrag kleiner als ,00 Euro betragen würde, dann könnten wir uns die Kündigung des Arbeitnehmers leisten, sonst wäre sie zu teuer. Genau das geben wir in die Formel ein, bestätigen mit OK und ziehen die Formel nach unten (das können wir ja nun bereits): Die Übung ist fertig. Die Tagebelle sollte nun wie folgt aussehen:

141 141 Mit Sverweis nach der Personalnr. suchen Wir haben eine Tabelle mit den Daten unserer Mitarbeiter. Um ganz schnell an Informationen zu einem gewünschten Mitarbeiter zu gelangen, können wir die Funktion SVERWEIS nutzen. Mit dieser Funktion können wir einem Eintrag zugeordnete Informationen auslesen, ein praktisches Beispiel: wir können zu einem bestimmten Mitarbeiter die entsprechende Personalnummer herauslesen lassen. Wir benötigen eine Tabelle mit den entsprechenden Informationen Diese haben wir ja bereits. Deshalb müssen wir keine neue erstellen. Wir tippen nun in eine Zelle unserer Tabelle die Überschrift Name, damit wir wissen, dass wir hier immer den Namen zu dem wir Informationen suchen eingeben müssen Die zweite Zelle erhält die Eingaben zu den Informationen, die wir auslesen lassen möchten, in unserem Beispiel geben wir ein Personalnummer und darunter Geburtstag. In die Zelle daneben kommt die Formel:

142 142 Suchkriterium: Das Suchkriterium steht in Zelle A27 Die Matrix, also die Tabelle erstreckt sich von A3 bis J23 Spaltenindex: Ausgelesen werden soll die 2. Spalte Und weil das Geburtsdatum in der Spalte 4 steht, kommt in der Formel, mit der ds Geburtsdatum ausgelesen werden soll, ein 4 hin: Nun ist die Übung aber endgültig fertig. War doch gar nicht so schwer!

143 143 ÜBUNGSBLATT DATENBANKFUNKTIONEN 1. Ermittle die Verkaufszahlen im Januar mit DBSUMME 2. Ermittle wie oft ein qm-preis kleiner 140 ausgewiesen wird.

144 144 ÜBUNGSBLATT ERSTE FUNKTIONEN THEMA SUMMEN UND ZÄHLEN Im nachfolgenden Aufgabenteil beschäftigen wir uns auf die eine oder andere Weise mit Zählen und Summen! Aufgabenteil 1: Addieren, Subtrahieren, Dividieren, Multiplizieren, Prozentrechnen, Absolute Bezüge, bedingte Formatierung, Sortieren, Filtern, Teilergebnis, erste Funktionen Übung Lagerverwaltung Wir eröffnen ein Blumengeschäft und haben eingekauft. Täglich machen wir eine aktuelle Bestandsaufnahme aus der folgende Informationen hervorgehen sollen: Wir erstellen also eine Tabelle mit diesen Spaltenüberschriften wie folgt: Nun berechnen wir die Spalten A,,G,H,J und K Achtung: Für den Bruttobestandswert benötigen wir den MWST-Satz. Diesen haben wir in der Zelle G1 eingetragen. Wenn wir uns auf diese Zelle beziehen, müssen wir sicherstellen, dass Excel diese Zelle beim Kopieren der Formel nach unten später nicht

145 145 anpasst. Daher setzen wir diese Zelle absolut indem wir direkt nach Eingabe des Zellbezugs die Funktionstaste F4 drücken. Nun wird der Zellbezug in DOLLARZEICHEN gesetzt. LÖSUNG: Nun möchten wir, dass Excel uns warnt, wenn der Lagerbestand zu gering ist. Excel soll Alarm schlagen, sobald der Bestand unter 10 sinkt, also < (kleiner 10) ist. Wir markieren also die Spalte A (weil hier ja der Restbestand angezeigt wird), und geben eine BEDINGTE FORMATIERUNG ein: Register START, Gruppe FORMATVORLAGE, Symbol Bedingte Formatierung ; Neue Regel, Nur Zellen formatieren, die enthalten: Wenn man kleiner 10 wählt, werden auch Zellen ohne Inhalt markiert. Nun möchten wir gerne wissen, wie hoch der Umsatz für jeweils eine Pflanzensorte war. Dafür nutzen wir dir Funktion TEILERGEBNIS. Um diese Funktion optimal zu nutzen, werden wir zunächst die Tabelle nach der Sorte sortieren lassen. Wir markieren die Tabelle und klicken in der Gruppe BEARBEITEN auf den Pfeil Sortieren und FILTERN und wählen benutzerdefiniertes Sortieren. Wir wollen nach der Sorte sortieren, daher tragen wir dies auch in dem Fenster ein:

146 146 Nun können wir die Funktion TEILERGEBNIS nutzen. Wir klicken einfach in irgendeine Tabellenzelle und wechseln zum Register DATEN. Hier gehen wir zur Gruppe GLIEDERUNG und klicken auf TEILERGEBNIS. - Wir möchten das Ergebnis nach Sorte unterteilt. - Wir möchten eine Summe bilden - Wir möchten, die Summe in der Spalte Nettowert-Verkauf ausgewiesen haben Unsere Tabelle ist nun gegliedert und wir können die Verkaufssumme für die jeweiligen Sorten ablesen: Nun möchten wir gerne wissen, wie viele Pflanzen wir von der Sorte Hängepflanze anbieten. Wir suchen uns die gewünschte Ergebniszelle, also die Zelle, wo das Ergebnis stehen soll und tippen in die Zelle davor den Suchbegriff, also in unserem Beispiel Hängepflanzen ein. ACHTUNG: Der Begriff muss genauso geschrieben werden, wie er in der Tabelle geschrieben wurde, sonst findet Excel den Bezug später nicht. Wir nutzen für die Aufgabe die Funktion ZÄHLENWENN. Wir finden die Funktion über den Funktionsassistenten. Hier klicken wir einfach in der Kategorie ALLE und Scrollen nach unten bis zur Funktion ZÄHLENWENN. Wenn wir nachdem wir in der Kategorie ALLE ausgewählt haben, das Z im Fenster Funktion auswählen eintippen, dann wechselt Excel schon selbständig auf den Buchstaben Z und wir haben uns viel Scrollarbeit erspart.

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