Arbeiten mit Word 2007

Transkript

1 Werner Geers Arbeiten mit Word Auflage Bestellnummer 61000

2 2 Vorwort Haben Sie Anregungen oder kritikpunkte zu diesem Produkt? Dann senden Sie eine an Autoren und Verlag freuen sich auf lhre Rückmeldung. Vorwort Das vorliegende Textverarbeitungsbuch gliedert sich im Wesentlichen in drei Bereiche: Die für den Unterricht benötigten Möglichkeiten des Programms Microsoft Office Word 2007 werden umfassend behandelt. Neben der Eingabe und Korrektur von Texten werden Formatierungen, Nummerierungen, Tabulatoren, Tabellen, Rahmen und Schat- tierungen, Spalten, Bilder und Diagramme usw. genau beschrieben. Auch das Öffnen, Speichern und Drucken von Dokumenten wird dargestellt. Serienbriefe, Schnellbausteine (Textbausteine), Formulare mit Textfeldern, Dropdown- Feldern usw. als besondere Möglichkeiten der Nutzung eines Textverarbei- Darüber hinaus werden Format- und Dokumentvorlagen für die fortgeschrittene Arbeit mit einem Textverarbeitungsprogramm erklärt. Dazu gehört auch, dass beschrieben wird, wie Inhalts-, Stichwort- und Abbildungsverzeichnisse automatisch erstellt werden können. Einzelne Inhalte, wie etwa Format- und Dokumentvorlagen, können im Unter- richt auch später, etwa am Ende der Unterrichtszeit, bearbeitet werden. In den Übungsbeispielen werden oftmals Erklärungen zu den jeweiligen Inhalten, etwa tungsprogramms bilden einen weiteren Schwerpunkt der Arbeit mit dem Programm. zu den Formatierungen, Tabulatoren usw., gegeben. Der zweite Bereich des Buches stellt schwerpunktmäßig das normgerechte Schreiben von Briefen dar. Die Beispiele sind aus dem wirtschaftlichen Bereich, vornehmlichh aus dem Bereich des Kaufvertrages, entnommen. Damit wird eine enge Verzahnung zu be- werden sollen, stehen auf einer Übungsdiskette zur Verfügung. Die Texte sind jeweils ohne und mit den gewünschten Formatierungen abgelegt. Daneben sind Briefe usw. auch als Dokumentvorlagen auf der Diskettee abgespeichert. Durch das Laden der entsprechenden Dokumentvorlagen können also Briefe und andere Dokumente in den entsprechenden Vordrucken erstellt werden. Neuestee Informationen, eventuelle Änderungen und Ergänzungen, die sich beispielsweise durch Updates des Programms ergeben, können Sie über das Internet unter der folgen- den Adresse abrufen: triebswirtschaftlichen und sonstigen wirtschaftlichen Inhaltenn erreicht. Umfangreiche Übungen geben die Möglichkeit, das Erlernte zu vertiefen. Alle Texte, die zur Erarbeitung eines Sachverhaltes oder als Übungstexte eingegeben Papenburg, Frühjahr 2008 Werner Geers Bildungsverlag EINS GmbH Sieglarer Straße 2, Troisdorf ISBN Copyright 2008*: Bildungsverlag EINS GmbH, Troisdorf Das Werk und seine Teile sind urheberrechtlich geschützt. Jede Nutzung in anderen als den ge- setzlich zugelassenen Fällen bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung des Verlages. Hinweis zu 52a UrhG: Weder das Werk noch seine Teile dürfen ohne eine solche Einwilligung eingescannt und in ein Netzwerk eingestellt werden. Dies gilt auch für Intranets von Schulen und sonstigen Bildungseinrichtungen.

3 Inhaltsverzeichnis 3 1 Textverarbeitung mit Word - Erste Schritte Textverarbeitungsprogramm starten und beenden Eingaben und Korrekturen Wechsel zwischen Dokumenten Speicherung eines Dokuments unter verschiedenen Namen Öffnen von Textdokumenten Spezielle Möglichkeiten des Speicherns und Öffnens von Dateien Speicherung und Öffnen eines anderen Dateityps Hilfefunktion Grundeinstellungen Vorbemerkungen Register, Multifunktionsleiste, Gruppen und Schaltflächen Kontextmenü Smarttags Symbolleiste für den Schnellzugriff Ein- und Ausblenden von nicht druckbaren Zeichen Zoomfunktion Ansichtsoptionen wechseln Basis-Optionen in der Anwendung ändern Erfassung und Bearbeitung von Texten Erfassen eines Textes mit Sonderzeichen bzw. Symbolen Rechtschreibprüfung und Grammatik Thesaurus Übersetzen Suchen und Ersetzen Einfügen eines bedingten Trennstrichs Geschütztes Leerzeichen Verhinderung der Absatztrennung am Seitenende AutoKorrektur Initial Übungen Markieren, Löschen usw. von Texten und Textteilen Markieren (Auswählen) von Zeichen, Wörtern, Zeilen usw Vorbemerkungen Markieren mit der Maus Markieren mit der Tastatur Kopieren, Verschieben und Löschen von Texten Löschen von Textteilen Kopieren und Einfügen von Textteilen Einfügen in ein neues Dokument Ausschneiden und Einfügen Drag and Drop Rückgängig und Wiederherstellen Wiederholen Übungen... 46

4 4 Inhaltsverzeichnis 5 Formatierung Zeichenformatierung Schriftgröße, Schriftart, Schriftfarbe und Hintergrundfarbe Textformate Formatierung übertragen Automatische Silbentrennung Absatzformatierung Einfügen und Löschen von Absätzen Absatzausrichtung Absatzeinzug Absätze mit einfachem oder doppeltem Zeilenabstand Übungen Tabulatoren Standardtabstopps Setzen, Löschen usw. von Tabulatoren über das Lineal Setzen, Löschen usw. von Tabulatoren über das Fenster Tabstopps Umwandlung eines Textes mit Tabstopps in eine Tabelle Übungen Tabellen Anlegen einer Tabelle Auswählen, Formatieren usw. der gesamten Tabelle, Zeilen usw Ausrichtung einer Tabelle, einer Zeile usw Einfügen, Löschen, Ändern usw. von Zellen Zusammenführen und Teilen von Zellen und Tabellen Sortieren von Daten Berechnungen in einer Tabelle Umwandlung einer Tabelle in Text Übungen Nummerierungen und Aufzählungen Nummerierung Erstellung einer Nummerierung Änderung der Nummerierung Überspringen der Nummerierung Bearbeiten der Nummerierung Festlegen des Nummerierungswerts Aufzählungszeichen Übungen Rahmen und Schattierungen Rahmen und Schattierung in Texten Rahmen um eine Grafik Seitenrahmen und Rahmenlinie unten Wasserzeichen Übungen Spalten Texteingabe in Spalten Nachträgliche Darstellung eines Textes in Spalten

5 Inhaltsverzeichnis 5 11 Bilder und Diagramme Vorbemerkungen Einfügen und Anordnen einer Grafik Kopieren und Einfügen von Grafiken Übungen Dokumentformatierung Seitenausrichtung und Papiergröße Seitenränder Seitenumbruch Einfügen von Text in der Kopf- bzw. Fußzeile Einfügen von Seitenzahlen usw. in die Kopf- und Fußzeile Kopfzeile der ersten Seite Kopfzeilen von geraden und ungeraden Seiten Fußnoten und Endnoten Übungen Drucken Einrichten von Arbeitsblättern Vorbemerkungen Druckvorschau und Ausdruck Vorbereitung des Druckens Vorbemerkungen Kontrolle einer Tabelle in der Seitenansicht Drucken Ausgabe über den Drucker Ausgabe als PDF-Datei Übungen Serienbriefe Vorbemerkungen Hauptdokument Datenquellen Vorbemerkung Alternative 1: Datenquelle Access-Tabelle Alternative 2: Datenquelle Excel-Tabelle Alternative 3: Datenquelle Word-Tabelle Alternative 4: Erstellen einer neuen Liste in Word Einfügen der Seriendruckfelder in das Hauptdokument Anfrage Ausgeben des Serienbriefes Einfügen von Bedingungsfeldern Überspringen von Datensätzen Einfügen von Bedingungsfeldern alternativer Text Manuelle Auswahl bestimmter Datensätze Sortieren und Filtern der Datensätze Sortieren von Datensätzen Filtern von Datensätzen Bearbeiten der Datensätze Übungen

6 6 Inhaltsverzeichnis 15 Adressaufkleber, Umschläge und Etiketten Adressaufkleber Umschläge Etiketten Übungen Datenaustausch Vorbemerkungen Datenexport von Excel in Word Erstellung einer Excel-Tabelle mit Diagramm Übertragen einer EXCEL-Tabelle in die Textverarbeitung Word Übertragen eines Diagramms Verknüpfung von Daten Übungen Schnellbausteine - AutoText - Textbausteine Erklärung des Begriffs Erstellung einer Dokumentvorlage für die Textbausteine Eingeben von Schnellbausteinen Erstellen weiterer Schnellbausteine Erstellen eines Textes mit AutoText-Einträgen Ausdruck der Schnellbaustein-Einträge Löschen und Organisieren von Schnellbausteinen Übungen Formatvorlagen Vorbemerkungen Anwenden einer bestehenden Formatvorlage Erstellung einer neuen Formatvorlage - Bestehende Formatierung Löschen usw. einer Formatvorlage aus einem Dokument Ändern einer Formatvorlage Erstellung einer neuen Formatvorlage - Neue Formatierung Übungen Dokumentvorlagen Vorbemerkungen Erstellung einer Dokumentvorlage Erstellung eines Dokuments mithilfe einer neuen Dokumentvorlage Kopieren und Löschen von Formatvorlagen Erstellung eines Dokuments mit vorhandenen Formatvorlagen Übungen Dokumentenschutz Vorbemerkungen Schützen eines Dokumentes Schützen eines Teiles eines Dokumentes Schützen von Formularen Übungen

7 Inhaltsverzeichnis 7 21 Formulare mit Formularfeldern Vorbemerkungen Entwicklertools Arten von Formularfeldern Erstellen einer Tabelle Einfügen von Steuerelementen Textfelder Kontrollkästchen Dropdown-Felder Änderungen des Formularinhalts Einfügen eines Hilfetextes Weitere Formularfelder Abspeicherung des Formulars als Dokumentvorlage Übungen Makros Vorbemerkungen Makro zum Druck von Daten Aufzeichnung des Makros Ausführen eines Makros Erstellen von umfangreichen Dokumenten Gliederungen - Listen Vorbemerkungen Erstellen von Formatvorlagen zur Nutzung von Listen Einstellungen für die Nummerierung der Gliederung Erstellung eines Dokuments mit einer Gliederung Änderung der Gliederung Beschriftungen Index-Einträge Inhalts-, Stichwort- und Abbildungsverzeichnisse Vorbemerkungen Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Stichwortverzeichnis Übungen Elemente in Word-Dokumenten Vorbemerkungen Einfügen und Bearbeiten von ClipArts Einfügen eines ClipArts Arbeiten mit dem Clip Organizer Einfügen einer Grafik Bearbeiten von ClipArts und Grafiken in den Office-Programmen Bearbeiten einer Grafik mithilfe des Fensters Grafik formatieren Bestimmung einer transparenten Farbe WordArt-Objekte Einfügen von Objekten Einfügen eines bereits erstellten Objekts Einfügen eines zu erstellenden Objekts Einfügen einer Formel SmartArt-Objekte

8 8 Inhaltsverzeichnis 24.8 Organisationsdiagramme Organigramme Erstellung eines Organigramms Ändern eines Organigramms / Hinzufügen von Elementen Zeichnungsobjekte - Autoformen Einfügen von Zeichnungsobjekten Ändern der Hintergrundfarbe, Linienfarbe, Linienstärke und Linienart Hinzufügen eines Schattens in ein Word-Dokument Textfeld Übungen Briefe ohne Vordruck Vorbemerkungen Bewerbungsbrief Geschäftsbriefe Vorbemerkungen Vorgegebene Elemente eines Geschäftsbriefes Seiteneinstellung Briefkopf Bezugszeichenzeile Kommunikationszeile Informationsblock Geschäftsangaben Gestaltung eines Geschäftsbriefes Vorbemerkungen Anschriftfeld Betreff und Anrede Brieftext Teilbetreff Aufzählungen in Geschäftsbriefen Briefabschlüsse in Geschäftsbriefen Anlagen- und Verteilvermerk Mehrseitiger Geschäftsbrief Sonstige Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung Zahlengliederungen Kalenderdaten Zahlenaufstellungen Summen Rechenzeichen Größenangaben und Formeln Schriftzeichen für Wörter Übungen Briefe aus dem Geschäftsleben Erstellen eines Dokuments für die Eingabe eines Brieftextes Briefe aus dem kaufmännischen Bereich

9 Textverarbeitungsprogramm starten und beenden 9 1 Textverarbeitung mit Word - Erste Schritte 1.1 Textverarbeitungsprogramm starten und beenden Mit einer Textverarbeitung werden Texte erfasst, bearbeitet und gestaltet. Die Textverarbeitung erlaubt die dauernde Überarbeitung geschriebener Texte. Bearbeitungsschritte: Starten Sie das Programm Word. Klicken Sie das entsprechende Programmsymbol auf dem Desktop an. Alternativ können Sie das Programm über die folgenden Schaltflächen auswählen: Der Word-Bildschirm beinhaltet die nachfolgend dargestellten Komponenten. Neben den normalen Komponenten wie der Menüleiste (den Registern) und der Multifunktionsleiste gibt es bei einer Textverarbeitung ein Lineal, über das z. B. Absätze eingestellt und Tabulatoren gesetzt werden können. Titelleiste Register Multifunktionsleiste Gruppen Lineal Bildlaufleiste Statusleiste Bearbeitungsschritte: Klicken Sie die Schaltfläche Office Alternative: Schaltfläche Schließen an. Wählen Sie die Option Word beenden.

10 10 Textverarbeitung mit Word - Erste Schritte 1.2 Eingaben und Korrekturen Der folgende Text soll eingegeben werden. Eventuelle Fehler bei der Eingabe sollten sofort korrigiert werden. Später kann eine Gesamtkorrektur des Textes vorgenommen werden. Lesen Sie daher anschließend den Text nochmals durch und korrigieren Sie eventuelle noch vorhandene Fehler. Bearbeitungsschritte: Starten Sie das Programm Word. Geben Sie den nachfolgenden Übungstext ein. Die Taste [Return] darf nur gedrückt werden, wenn die Eingabe eines Absatzes abgeschlossen ist. Es sollen keinerlei Formatierungen vorgenommen werden. Fehlerhaft eingegebene Buchstaben können mithilfe der Tasten [Rücktaste] und [Entf] entfernt werden. Durch das Drücken der Taste [Rücktaste] wird das Zeichen vor dem Cursor gelöscht. Mit der Taste [Entf] wird das Zeichen hinter dem Cursor entfernt. Danach kann das richtige Zeichen eingegeben werden.

11 Wechsel zwischen Dokumenten Wechsel zwischen Dokumenten Im Programm Word können mehrere Dokumente geöffnet bzw. neu erstellt werden. Zwischen den Dokumenten kann bei Bedarf gewechselt werden. Bearbeitungsschritte: Klicken Sie im Programm Word die Schaltfläche Office an. Wählen Sie den Menüpunkt Neu. Im Fenster Neues Dokument klicken Sie die Schaltfläche Leeres Dokument und danach die Schaltfläche Erstellen an, um ein zweites Dokument zu öffnen. Geben Sie den folgenden Text ein: Zwischen den Textdokumenten kann in der Taskleiste gewechselt werden. Außerdem können Sie über das Register Ansicht nach Anklicken der Schaltfläche Fenster wechseln in der Gruppe Fenster jederzeit das benötigte Textdokument auswählen. Das gewählte Textdokument wird gekennzeichnet.

12 12 Textverarbeitung mit Word - Erste Schritte 1.4 Speicherung eines Dokuments unter verschiedenen Namen Die Speicherung einer Mappe erfolgt wie nachstehend angegeben. Spezielle Möglichkeiten des Speicherns werden auf der nächsten Seite beschrieben. Bearbeitungsschritte: Wechseln Sie zurück in das Dokument Angebot. Klicken Sie die Schaltfläche Office an. Wählen Sie danach den Menüpunkt Speichern. Alternative: Schaltfläche Speichern Wählen Sie die Option Computer im Bereich Linkfavoriten und ein Laufwerk und/oder einen Ordner aus. Das folgende Fenster wird auf dem Bildschirm angezeigt: Klicken Sie danach das Laufwerk/Verzeichnis an: Gehen Sie mit der Maus in den Bereich Dateiname und geben Sie den Dateinamen Angebot an. Klicken Sie die Schaltfläche Speichern an. Speichern Sie das Dokument. Wenn Sie ein zweites Mal die Datei, z. B. nach einer Veränderung, unter dem gleichen Namen abspeichern möchten, klicken Sie entweder die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff an oder wählen Sie wiederum Datei/Speichern. Wollen Sie die Datei unter einem anderen Namen, auf einem Datenträger oder in einem anderen Verzeichnis abspeichern usw., klicken Sie die Schaltfläche Office an und wählen Sie den Menüpunkt Speichern unter. Speichern Sie auch das Dokument Bestellung.

13 Öffnen von Textdokumenten Öffnen von Textdokumenten Das Öffnen bzw. Laden von Textdokumenten erfolgt analog dem Speichern der Dateien. Bearbeitungsschritte: Klicken Sie die Schaltfläche Office an. Wählen Sie den Menüpunkt Öffnen. Wählen Sie im folgenden Fenster das Laufwerk/den Ordner aus: Klicken Sie dann die von Ihnen gewünschte Datei doppelt an. Daraufhin wird sie geladen. Alternativ können Sie auch die gewünschte Datei markieren und danach die Schaltfläche Öffnen anklicken. Sollen mehrere Textdokumente geöffnet werden, müssen diese Dokumente mithilfe der Maus und der Taste [Strg] oder der Umschalttaste markiert werden. Danach können Sie über die Registerkarte Ansicht nach Anklicken der Schaltfläche Fenster wechseln in der Gruppe Fenster das benötigte Textdokument auswählen. Das aktuell geöffnete Dokument wird durch ein Häkchen gekennzeichnet. Über die Taskleiste am unteren Bildschirmrand lassen sich die Textdokumente ebenfalls auswählen.

14 14 Textverarbeitung mit Word - Erste Schritte 1.6 Spezielle Möglichkeiten des Speicherns und Öffnens von Dateien Die Fenster zum Speichern und Öffnen von Dateien bieten viele Möglichkeiten der Arbeit mit Dateien. So können Unterverzeichnisse angelegt, Dateien gelöscht werden usw. Der große Vorteil ist, dass die Arbeit mit dem Programm nicht unterbrochen werden muss, um z. B. ein Verzeichnis zu erstellen. Der Einsatz der Schaltflächen wird nachstehend beschrieben: Zwischen Laufwerken/Ordnern wird mithilfe der Schaltflächen gewechselt. Viele Möglichkeiten, die ansonsten nur durch den Explorer zur Verfügungen gestellt werden, können aufgerufen werden. Beispielsweise lassen sich Ordner und Dateien kopieren, einfügen usw. Die in einem Ordner vorhandenen Dateien werden mit unterschiedlichen Informationen angezeigt. Außerdem können die Dateien in einem Laufwerk bzw. Ordner nach Namen, Typ, Größe oder Datum angezeigt werden. Ein neuer Ordner wird erstellt. Der Ordner kann umbenannt werden. Danach können Daten in dem Ordner gespeichert werden. Außerdem kann leicht bestimmt werden, in welchen Ordnern die Dateien gespeichert werden sollen. Eine vernünftige Dateiorganisation erleichtert das Suchen und Öffnen von Dateien. Im Bereich Linkfavoriten lassen sich Laufwerke und spezielle Ordner für die Speicherung und das Öffnen von Daten bestimmen. Außerdem werden in dem linken Bereich nach Anklicken der Schaltfläche Ordner die einzelnen Laufwerke angezeigt. Durch einen Doppelklick auf eine Laufwerksbezeichnung werden die entsprechenden Unterverzeichnisse angezeigt. Danach können Dateien gespeichert oder geöffnet werden.

15 Speicherung und Öffnen eines anderen Dateityps Speicherung und Öffnen eines anderen Dateityps Erstellte Daten sollen in der Regel auch von anderen Programmen und zu anderen als den ursprünglichen Zwecken genutzt werden. Unbedingt notwendig ist beispielsweise, dass die Daten von anderen Textverarbeitungsprogrammen gelesen und verarbeitet werden können. Außerdem sollten andere Programme in der Lage sein, den Sachverhalt darzustellen. Über spezielle Importfunktionen sind auch beispielsweise Tabellenkalkulationen in der Lage, bestimmte Texte, etwa mit Tabellen und Tabulatoren, einzulesen. Die nachfolgende Liste der möglichen Dateitypen ist keineswegs vollständig. Sie soll lediglich einige wichtige Möglichkeiten dokumentieren. Besonders wichtig erscheint dabei, dass die Dateien auch unter einem früheren Word-Dateityp abgespeichert werden können. Word Die erstellte Datei kann in einer früheren Version des Programms Word eingelesen werden. Damit ist die Kompatibilität zwischen den einzelnen Word-Versionen gegeben. Nur Text Webseite Rich-Text- Format Bearbeitungsschritte: Ein Textdokument wird ohne jegliche Formatierungsmerkmale und Umbrüche abgespeichert. Selbst einfache Editoren können daher den Text lesen. Ein Internet-Browser (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox usw.) kann Seiten in diesem Format darstellen. Daher können diese Dateien z. B. in Webs eingebaut werden. Das Dateiformat dient dem Datenaustausch zwischen verschiedenen Textverarbeitungsprogrammen. Auch lassen sich die Daten mit Textverarbeitungen verschiedener Betriebssysteme wieder öffnen. Da Darstellungsmerkmale (Formatierungen) mit übertragen werden, wird oftmals die ursprüngliche Darstellung wieder angezeigt. Öffnen Sie gegebenenfalls die Mappe Angbot. Wählen Sie danach den Menüpunkt Datei/Speichern unter. Wählen Sie im Fenster Speichern unter im Bereich Dateityp den gewünschten Dateityp aus: Schließen Sie die Datei. Öffnen Sie danach das Dokument mit dem angegebenen Dateityp. Speichern Sie die Datei Angebot.docx in verschiedenen Dateitypen. Öffnen Sie die Dateien mit einem Browser bzw. mit anderen zur Verfügung stehenden Programmen.