Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben, Funktionen und Rollen

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1 Bundeskanzlei BK Programm GEVER Bund Beat Siegrist, 19. Oktober 2012 Organisationshandbuch GEVER Teil II: Aufgaben, Funktionen und Rollen Klassifizierung * Status ** Projektname Projektabkürzung Projektleiter Auftraggeber Autoren Prüfende Genehmigende Verteiler Nicht klassifiziert Abgeschlossen Projekt Erschliessung und Aussonderung EA Beat Siegrist Delegierte des Bundesrats für das Programm GEVER Bund Beat Siegrist (PGB), Thomas Schärer (Rexult AG), Daniel Wittwer (IBM Schweiz AG) Fachgruppe GEVER: Programmausschuss GEVER Bund Generalsekretärenkonferenz (GSK) Fachgruppe GEVER * Nicht klassifiziert, Intern, Vertraulich ** In Arbeit, In Prüfung, Abgeschlossen Änderungskontrolle, Prüfung, Genehmigung Version Datum Beschreibung, Bemerkung Name oder Rolle Genehmigung Programmausschuss GEVER Bund Genehmigung Programmausschuss GEVER Bund

2 Definitionen, Akronyme und Abkürzungen Begriff/Abkürzung AD BAR BBL BIT BJ BK BPMN CD EA ech etc. GEVER GL GS GSK IGRM IKT inkl. ISB LE OCR OE PDF QSÄ SIP RM UG VSA VE z.b. Bedeutung Active Directory Schweizerisches Bundesarchiv Bundesamt für Bauten und Logistik Bundesamt für Information und Telekommunikation Bundesamt für Justiz Bundeskanzlei Business Process Model Notation Corporate Design Projekt Erschliessung und Aussonderung Verein ech, Plattform zur Förderung von egovernment-standards et cetera Elektronische Geschäftsverwaltung Geschäftsleitung Generalsekretariat Generalsekretärenkonferenz Interessengemeinschaft Records Management Informatik Kommunikation Technologie inklusive Informatiksteuerungsorgan des Bundes Leistungserbringer Optical Character Recognition Organisationseinheit Portable Document Format Querschnittsämter (ISB, BAR, BBL, BIT etc.) Submission Information Package Records Management User Group Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivaren Verwaltungseinheit zum Beispiel 2/42

3 Referenzen Erkennungszeichen [BGA] [BinfV] [BRB ] [BRB ] [A290] [P015] Titel, Quelle Bundesgesetz vom 26. Juni 1998 über die Archivierung (Archivierungsgesetz) Verordnung vom 9. Dezember 2011 über die Informatik und Telekommunikation in der Bundesverwaltung (Bundesinformatikverordnung) Bundesratsbeschluss vom : Bericht zum Umgang mit elektronischen Akten, Daten und Dokumenten und Umsetzung Bundesratsbeschluss vom : Programm GEVER Bund: Stand der Umsetzung und Nachfolgeorganisation GEVER Bund Standardeinsatzgebiet Geschäftsverwaltung (GEVER) Reglement User Group Fabasoft [S001] IKT-Teilstrategie GEVER ( ) 3/42

4 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Zweck des Dokuments Geltungsbereich Grundlage Organisation der GEVER in der Bundesverwaltung Steuerungsausschuss GEVER Bund Bundeskanzlei (BK) Schweizerisches Bundesarchiv (BAR) Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) Fachgruppe GEVER User Group (UG) GEVER-Anwendung Departement (BK und GS) Amt Leistungserbringer (LE) Diverse Gremien Geschäftsstelle egovernment ech Interessengemeinschaft Records Management (IGRM) Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivaren (VSA) Zusammenarbeit Bund Departemente Departemente Ämter Departemente Fachgruppe GEVER Fachgruppe GEVER User Group GEVER-Anwendungen Fachgruppe GEVER) Informatiksteuerungsorgan Bund (ISB) Schweizerisches Bundesarchiv (BAR) Departemente und Ämter Departemente/Ämter Leistungserbringer Rollenmodell Fachspezifische Rollen Organisationsspezifische Rollen Systemfunktionsspezifische Rollen Rollen in der Nutzung von GEVER Linie Adressverantwortlicher Anwendungsverantwortlicher Assistenz Controller Auditor Federführender Mitarbeiter GEVER-Administrator Integrationsmanager Mitarbeiter Prozessdesigner Registrator Scanning-Verantwortlicher Mitarbeiter Logistik Systemadministrator st Level Support nd Level Support rd-Level Support Gremien in der Nutzung von GEVER /42

5 5.1 Geschäftsleitung Arbeitsgruppe Change Board GEVER-Lösung Stellenbeschreibungen GEVER-Delegierter Departement GEVER-Delegierter Amt Registrator /42

6 1 Einleitung 1.1 Zweck des Dokuments Das OHb enthält Vorgaben bezüglich Grundsätzen, Definitionen, Aufbau- und Ablauforganisation einer elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER), die in der gesamten Bundesverwaltung anzuwenden sind. Es besteht aus drei separaten Dokumenten: Teil I: Grundlagen und Vorgaben; Teil II: Aufgaben, Funktionen und Rollen sowie Teil III: Das Verfahren. Teil II bezieht sich auf die Aufbauorganisation der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER). Es wird aufgezeigt, welche Aufgaben im Rahmen der Geschäftsabwicklung in der GEVER wahrzunehmen sind und wer (in welcher Rolle resp. Funktion) für deren Umsetzung zuständig ist. Somit bildet Teil II die Grundlage der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Rollen resp. Funktionen. Geschlechtsneutrale Formulierung Damit die Lesbarkeit nicht unnötig beeinträchtigt wird, wurde im Dokument stets die männliche Form angewendet. Selbstverständlich sind damit beide Geschlechter angesprochen. Änderungen am Dokument Änderungen am Dokument können über den Departementsvertreter in die Fachgruppe GEVER eingebracht werden. Dieses Gremium entscheidet über die Änderungswünsche. Genehmigte Änderungen werden durch das Programm GEVER Bund eingearbeitet und der Fachgruppe zur Vernehmlassung vorgelegt. 1.2 Geltungsbereich Die Generalsekretärenkonferenz (GSK) hat an ihrer Sitzung vom den Geltungsbereich von GEVER auf die zentrale Bundesverwaltung festgelegt. Dieser Geltungsbereich wird definitiv im Rahmen der GEVER-Verordnung festgelegt, die Ende Jahr 2012 vom Bundesrat verabschiedet wird. 1.3 Grundlage Die Regeln des vorliegenden OHb basieren auf der künftigen Verordnung des Bundesrates zu GE- VER. Das OHb selbst enthält die für alle Dienststellen der Bundesverwaltung gültigen Ausführungsvorschriften. Die einschlägigen Vorschriften für die Informationssicherheit werden respektiert. 6/42

7 2 Organisation der GEVER in der Bundesverwaltung Um den Betrieb von GEVER in der Bundesverwaltung gemäss den gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen, sind verschiedene Instanzen mit unterschiedlichen Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen notwendig. Abbildung 1: Instanzen der GEVER in der Bundesverwaltung (gültig ab ) Die nachstehenden Unterkapitel beschreiben die einzelnen Instanzen mit ihren Aufgaben, Kompetenzen und Zuständigkeiten aufgrund des Bundesratsbeschlusses Programm GEVER Bund: Stand der Umsetzung und Nachfolgeorganisation GEVER Bund vom ([BRB ]). 7/42

8 2.1 Steuerungsausschuss GEVER Bund Der Steuerungsausschuss GEVER Bund (SA GEVER) hat gemäss Bundesratsbeschluss vom [BRB ] folgende - - stellt die kontinuierliche Umsetzung der GEVER-Strategie Bund sicher; - - sorgt für die langfristige Planung im Rahmen der GEVER-Strategie Bund; - - entscheidet über die Weiterentwicklung der GEVER-Strategie Bund - - stellt der GSK Anträge zur Finanzierung der Umsetzung der GEVER-Strategie Bund; - - sorgt für die regelmässigen Auditierung der GEVER-Systeme der Departemente und der BK. 2.2 Bundeskanzlei (BK) Die Bundeskanzlei hat gemäss Bundesratsbeschluss vom [BRB ] folgende - organisiert und führt die Aufgabenerfüllung aller Organe; - führt die Geschäfte des Steuerungsausschusses und erstattet ihm regelmässig Bericht; - steuert die Umsetzung der strategischen Ziele; - leitet die Fachgruppe GEVER und die User Groups standardisierter GEVER-Lösungen; - pflegt das organisatorische und fachliche GEVER-Anforderungsmanagement und entwickelt dieses weiter; - koordiniert zusammen mit den Benutzergruppen die technische Umsetzung der GEVER- Anforderungen in die GEVER-Standardlösungen; - erstattet dem Bundesrat jährlich Bericht. 2.3 Schweizerisches Bundesarchiv (BAR) Das Schweiz. Bundesarchiv (BAR) hat gemäss Bundesratsbeschluss vom [BRB ] folgende - nimmt die im Bundesgesetz über die Archivierung ([BGA]) verankerten Kompetenzen wahr; - berät und unterstützt die Verwaltungseinheiten gemäss GEVER-Dokumentation; - sorgt in Absprache mit dem Ausbildungszentrum des Bundes (AZB/EPA) für die Ausbildung im Bereich GEVER gemäss GEVER-Dokumentation. 2.4 Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) Das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) hat gemäss Bundesratsbeschluss vom [BRB ] folgende - nimmt die in der [BinfV] verankerten Kompetenzen wahr. 2.5 Fachgruppe GEVER Beschreibung: Die Fachgruppe (FG) GEVER ist im Kontext des gesamten Anforderungsmanagements sowie der Standards im Bereich GEVER tätig. - Koordination der verschiedenen Anspruchsgruppen bezüglich der GEVER-Standards. - Weiterleiten der Changes an die Mitglieder der Fachgruppe GEVER zur Kenntnisnahme und Berücksichtigung in den laufenden Arbeiten. - Sicherstellung der Kompatibilität der Anforderungen. - Bestimmung der federführenden Verwaltungseinheiten zwecks Umsetzung der Anforderungen. 8/42

9 - Überprüfung und Begleitung der Umsetzung von definierten Anforderungen. - Fachliche Prüfung von Standardisierungsanträgen zum Einsatzgebiet [A290] GEVER (z.b. 2. Standardlösung). - Fachliche Prüfung von Ausnahmeanträgen zum Einsatzgebiet [A290] GEVER. - Bereitstellung des Detailablaufs der Standardisierung gestützt auf die Vorgaben der [S001] - IKT- Teilstrategie GEVER ( ). - Ausarbeitung von Best Practices für das Anforderungsmanagement. - Vorbereitung der Anträge an den Steuerungsausschuss GEVER Bund. - Verantwortlich für die Kompatibilität der Anforderungen. - Bestimmung der federführenden Verwaltungseinheiten zwecks Umsetzung der Anforderungen. Mitglieder: - Delegierte GEVER Departement. - Vertreter Querschnittsämter (ISB, BAR, BBL, BIT etc.). Des Weitern nimmt die Fachgruppe GEVER auch die Rolle des Change Board GEVER Bund (Standards) dar. Dies umfasst folgende Elemente: Die Fachgruppe GEVER ist die Koordinationsstelle zur Prüfung von Änderungsanträgen aus den User Groups und den Mitgliedern der Fachgruppe GEVER. - Prüfen von Änderungsanträgen aus den User Groups und der Fachgruppe GEVER. - Weiterleiten der Changes an die Fachgruppe GEVER zur Kenntnisnahme und Berücksichtigung in den laufenden Arbeiten. - Erarbeiten von Aufträgen für genehmigte Changes aus der Fachgruppe GEVER - Beantragen von Changes beim ISB, welche den GEVER-Standard betreffen. - Erarbeiten von Aufträgen aus den genehmigten Änderungsanträgen am GEVER-Standard. - Sicherstellung der Auftragserteilung und Umsetzung von genehmigten Änderungsanträgen. - Genehmigen und Ablehnen von Änderungsanträgen. Mitglieder: - Mitglieder der Fachgruppe GEVER. 9/42

10 2.6 User Group (UG) GEVER-Anwendung Beschreibung: Die User Group ist zuständig für die Pflege und Entwicklung der GEVER-Anwendung gemäss rechtlichen Vorgaben, Standards und den Anforderungen der Anwender in der Bundesverwaltung. Das Verfahren der Produktpflege erfolgt nach dem Informatikstandard [P015] für Fabasoft. Die User Group pflegt und entwickelt auf der Grundlage der Informatikprozesse Bundesverwaltung, der Standardisierungsweisung des ISB sowie den Weisungen über die Aktenführung das GEVER- Standardprodukt entsprechend den Bedürfnissen der Mehrheit der Anwender in der Bundesverwaltung. Die User Group übernimmt die Rolle des Anwendungsverantwortlichen für das GEVER- Standardprodukt auf Stufe Bund. Die Delegierten übernehmen die Rolle eines Anwendungsverantwortlichen auf Stufe Departement und/oder Amt. - Förderung und Koordination der Zusammenarbeit unter den Anwendern. - Prüfen und Genehmigen von Anträgen zur Implementierung neuer Anforderungen in das Standardprodukt. - Förderung des Standardprodukts. - Übernahme von Verbesserungen im Standardprodukt. - Einhaltung des Wartungsvertrags benutzerseitig prüfen. - Anträge bezüglich des Wartungsvertrags zuhanden des BBL erstellen. - Anträge zur Erweiterung der bestehenden GEVER-Standards erstellen. - Entwicklung und Beibehaltung einer einheitlichen Ausprägung des GEVER-Standardprodukts (Standardkonfiguration). - Rasche Übernahme von Verbesserungen im Standardprodukt. - Keine. Mitglieder: - Leiter User Group. - Vertreter Departemente und Querschnittsämter (ISB, BAR, BBL, BIT etc.). 10/42

11 2.7 Departement (BK und GS) Beschreibung: Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen Das Departement schafft die Voraussetzungen für die gesetzes- und standardkonforme Umsetzung der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) in den Ämtern. Das Generalsekretariat des Departements erstellt entsprechende Vorgaben zur Nutzung von GEVER zuhanden der dem Departement unterstellten Ämter. - Elektronische Geschäftsabwicklung mit den Ämtern. - Definieren von Anforderungen an das GEVER-System auf Stufe Departement. - Erstellen von Änderungsanträgen für GEVER-Systeme auf Stufe Departement. - Definieren von Vorgaben in der Nutzung von GEVER für die dem Departement unterstellten Ämter. - Überwachung der Umsetzung der GEVER-Vorgaben Departement. - Einsitznahme in Gremien. - Auswahl des Leistungserbringers. - Umsetzung und Anwendung von GEVER in den Ämtern gemäss den gesetzlichen Vorgaben. - Definition der Anforderungen an das GEVER-System auf Stufe Departement. - Stellen eines GEVER-Delegierten des Departements. - Einhaltung der Grundlagen und Vorgaben. - Weisungsbefugnis in der Nutzung von GEVER gegenüber den dem Departement unterstellten Ämtern. Benötigte Stellen/Rollen: - GEVER-Delegierter Departement. - Schulungsverantwortlicher GEVER. - Rollen, welche in der Nutzung von GEVER (siehe Kapitel 4) benötigt werden. 11/42

12 2.8 Amt Beschreibung: Das Amt betreibt GEVER gemäss den gesetzlichen Vorgaben sowie den Vorgaben GEVER Bund und Vorgaben Departement. - Abwicklung der Geschäfte mit GEVER. - Erstellen und Pflegen des Ordnungssystems. - Erstellen und Pflegen der Organisationsvorschriften im Amt (inkl. Negativliste etc.). - Mitarbeit in Fachgruppen und User Groups. - Definieren von Anforderungen an das GEVER-System auf Stufe Amt. - Erstellen von Änderungsanträgen. - Überwachung der Umsetzung der GEVER-Vorgaben Amt. - Umsetzung und Anwendung von GEVER gemäss den gesetzlichen Vorgaben. - Definition der Anforderung an das GEVER-System auf Stufe Amt. - Definition von Vorgaben in der Nutzung von GEVER im Amt. - Stellen eines GEVER-Delegierten des Amts zur Mitarbeit in Fachgruppen. - Einhaltung der Grundlagen und Vorgaben. - Weisungsbefugnis in der Nutzung von GEVER im Amt (Organisationsvorschriften). Benötigte Stellen/Rollen: - GEVER-Delegierter Amt. - Funktionen und Rollen, welche die Aufgaben in der Nutzung von GEVER wahrnehmen (siehe Kapitel 4). 12/42

13 2.9 Leistungserbringer (LE) Beschreibung: Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen Die Rolle des Leistungserbringers ist durch das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) definiert. Er erbringt Informatikleistungen im Rahmen der eingesetzten GEVER-Systeme zuhanden des Leistungsbezügers. Die Informatik-Leistungserbringung beinhaltet insbesondere: - das Bereitstellen (allenfalls Entwickeln) der GEVER-Anwendung. - den Betrieb der Informatikinfrastruktur (Kommunikationsnetz, Arbeitsplatzinfrastruktur, Server, Dienst usw.). - den Betrieb und die Wartung der GEVER-Anwendung. - die Benutzerunterstützung. - zugehörige Tätigkeiten wie Finanzmanagement, Konfigurationsmanagement, Kapazitätsmanagement, Servicemanagement, Sicherheitsmanagement usw. - Einhalten der Service Level Agreements (SLA) mit dem Leistungsbezüger. - Sicherstellung von Betrieb und Wartung der GEVER-Anwendung gemäss SLA. - Sicherstellung der Benutzerunterstützung gemäss SLA. - Sicherstellung der Funktion der GEVER-Anwendung. - Sicherstellung des Zugriffs auf die GEVER-Anwendung. - Sicherstellung des Backup sowie der Restores und Recoveries etc. - Sicherstellung der Wartbarkeit und Lauffähigkeit der GEVER-Anwendung. - Definition von Wartungsfenster. Benötigte Stellen/Rollen: Funktionen und Rollen, welche die Aufgaben in der Nutzung von GEVER wahrnehmen (siehe Kapitel 4). 13/42

14 2.10 Diverse Gremien Die Gremien unterstützen GEVER in der Bundesverwaltung, indem sie richtungsweisende Empfehlungen erarbeiten sowie deren Mitgliedern eine Plattform für Informations- und Erfahrungsaustausch zu wichtigen Themen bieten. Abbildung 2: Gremien der GEVER Geschäftsstelle egovernment Beschreibung: Die Geschäftsstelle egovernment ist das Stabsorgan des Steuerungsausschusses und des Expertenrates. Die Geschäftsstelle wird durch das Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) geführt und durch den Bund finanziert. Sie koordiniert die Umsetzung der egovernment-strategie Schweiz, die in Zusammenarbeit mit den Kantonen und Gemeinden entwickelt und am 24. Januar 2007 durch den Bundesrat verabschiedet wurde. Sie kann in ihrer Funktion Empfehlungen, welche für die GEVER relevant sind, herausgeben. - Sie bereitet die Geschäfte des Steuerungsausschusses und des Expertenrates vor und führt das Protokoll der Sitzungen. Sie überwacht die Umsetzung der Entscheide des Steuerungsausschusses. - Sie ist Anlaufstelle für federführende Organisationen und zuständig für den Aufbau und die Pflege des Beziehungsnetzes mit den Kantonen und den involvierten Bundesstellen. - Sie unterstützt die federführenden Organisationen bei der Ausarbeitung von Sondervereinbarun- 14/42

15 gen und stellt in Zusammenarbeit mit der SIK insbesondere Finanzierungsmodelle und Musterverträge bereit. - Sie stellt durch geeignete Kommunikationsmassnahmen die notwendige Transparenz sicher, insbesondere pflegt und aktualisiert sie im Auftrag des Steuerungsausschusses die Umsetzungsinstrumente und veröffentlicht diese im Internet. - Sie arbeitet mit der Schweizerischen Staatschreiberkonferenz und der Geschäftsstelle der SIK als Kommunikations- und Koordinationsdrehscheibe zu den Kantonen und den Gemeinden zusammen. - Sie beobachtet die egovernment-aktivitäten in der Schweiz und im Ausland, erkennt Doppelspurigkeiten und mögliche Synergien ech Beschreibung: ech ist als Verein für die Förderung, Entwicklung und Verabschiedung der egovernment-standards in der Schweiz gemäss der egovernment-strategie zuständig und kann in seiner Funktion Empfehlungen, welche für die GEVER relevant sind, herausgeben. - Erarbeiten von Empfehlungen, welche die Umsetzung der egovernment-strategie Schweiz stützen Interessengemeinschaft Records Management (IGRM) Beschreibung: Die Interessengemeinschaft Records Management (IGRM) ist ein Verein, der im Bereich des Records Management Weiterentwicklungs- und Förderungsmassnahmen betreibt sowie interessierten Mitgliedern eine Plattform zum Informations- und Erfahrungsaustausch bietet. - Aufbau und Unterhalt eines Kommunikations- und Informationsnetzwerks unter den Mitgliedern und die Pflege der Kollegialität. - Aufbau und Unterhalt eines Kommunikations- und Informationsnetzwerk zwischen den Mitgliedern, Archiven und anderen im RM beteiligten Stellen. - Mithilfe bei der Professionalisierung des RM, insbesondere durch Mitsprache bei Projekten und in Arbeitsgruppen, welche Arbeitsbedingungen, Entwicklungen und Hilfsmittel dieser Arbeitsbereiche zum Gegenstand haben. - Erweiterung und Förderung von Aus- und Weiterbildung der im RM Tätigen. Engagement beim Ausbau der Angebotspalette in quantitativer und qualitativer Hinsicht. - Wahrnehmung der Interessen seiner Mitglieder durch das Ergreifen der möglichen Massnahmen für die Anerkennung der Berufe im RM (oder Information Management) durch das Bundesamt für Berufsbildung und Technologie und für die Verbesserung des beruflichen Standes und der beruflichen Stellung. 15/42

16 Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivaren (VSA) Beschreibung: Der 1922 gegründete Verein Schweizerischer Archivarinnen und Archivare VSA repräsentiert und vernetzt als nationaler Fach- und Berufsverband ArchivarInnen, Records Manager und InformationsspezialistInnen sowie die professionellen Archive der Schweiz. Der VSA engagiert sich für eine koordinierte Überlieferung von Informationen im öffentlichen und privaten Bereich und ist damit wesentlich mitverantwortlich für die Gestaltung der aktuellen und der zukünftigen Informationsgesellschaft in der Schweiz. - die Förderung der beruflichen Ausbildung und Weiterbildung ihrer Mitglieder. - die Organisation von Tagungen zur Behandlung von Archivfragen. - die Verbreitung von Informationen über die Archivwissenschaft und über die Tätigkeit schweizerischer und ausländischer Archivarinnen und Archivare durch vereinseigene Publikationen. - die Anknüpfung und Pflege von Beziehungen zu in- und ausländischen Organisationen mit verwandter Zielsetzung. 16/42

17 2.11 Zusammenarbeit Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen Nachfolgend werden die Schnittstellen und die Art der Zusammenarbeit zwischen den wichtigsten Organisationseinheiten innerhalb der GEVER in der Bundesverwaltung beschrieben Bund Departemente Die Zusammenarbeit zwischen Bund (GSK, SA GEVER, BK) und den Departementen erfolgt über den Steuerungsausschuss GEVER Bund (strategische Ebene), der Fachgruppe GEVER resp. der User Groups (taktische Ebene). Alle Departemente sowie Querschnittsämter sind in diesen Gremien vertreten Departemente Ämter Erstellung und Durchsetzung von departementalen GEVER- Vorgaben. Bereitstellung von übergreifenden Dienstleistungen zuhanden der Ämter. Einreichen von Änderungsanträgen. Die Departemente erstellen in Anlehnung an das Organisationshandbuch GEVER Bund notwendige Regelungen für die Nutzung der GEVER. Die Departemente haben die Möglichkeit, zentrale für alle Ämter nutzbare Schulungen und Dokumentationen zu erarbeiten und zur Verfügung zu stellen. Die in einer Verwaltungseinheit verabschiedeten Änderungsanträge werden durch den GEVER-Delegierten Amt dem Departement für die Weiterbearbeitung eingereicht. Die Organisation und Konsolidierung der Anträge eines Departements obliegt den Departementen Departemente Fachgruppe GEVER Einreichen von Änderungsanträgen. Abstimmung der Vorhaben und Austausch von Wissen. Die in einer Verwaltungseinheit verabschiedeten Änderungsanträge werden durch den GEVER-Delegierten Departement der Fachgruppe für die Weiterbearbeitung eingereicht. Die Entscheide über die behandelten Anträge werden zentral publiziert. Die Departemente stimmen die einzelnen Vorhaben/Projekte mit der Fachgruppe GEVER ab und tauschen das vorhandene Wissen und die gewonnen Erkenntnisse miteinander aus. Gemeinsam sind sie für das einheitliche Verständnis von GEVER in der Bundesverwaltung verantwortlich Fachgruppe GEVER User Group GEVER-Anwendungen Einreichung von Umsetzungsaufträgen. Die in der Fachgruppe GEVER eingegangenen und verabschiedeten sowie für die GEVER-Anwendungen relevanten Änderungsanträge werden in Form von Umsetzungsaufträgen durch den Leiter der Fachgruppe den User Groups GEVER-Anwendungen zur Umsetzung eingereicht. Die Aufträge enthalten den Umsetzungstermin und Lösungsansätze. Die User Group publiziert die eingegangen und behandelten Aufträge. 17/42

18 Fachgruppe GEVER) Informatiksteuerungsorgan Bund (ISB) Anpassungen von Standards. Anpassungen von Standards. Bewilligte Änderungen, die Anpassungen an den Standards erfordern, werden von der Fachgruppe GEVER dem ISB als Antrag vorgelegt. Das genaue Vorgehen ist in den geltenden Standardisierungsprozessen geregelt. Beschliesst das ISB Anpassungen an den Standards ist die Fachgruppe GEVER zu informieren Schweizerisches Bundesarchiv (BAR) Departemente und Ämter Das BAR verkehrt im Rahmen seiner Aufgaben (vgl. Ziffer 2.3) direkt mit den Departementen und Ämtern Departemente/Ämter Leistungserbringer Siehe Kapitel /42

19 3 Rollenmodell Eine Rolle definiert den aktuellen Arbeitskontext, in dem ein Benutzer arbeitet. Eine Rolle wird definiert als eine Funktion, die ein Benutzer in einer konkreten Gruppe in der GEVER-Anwendung innehat. Statt Benutzern Rechte direkt zuzuweisen, wird eine Benutzerrolle definiert, die dann mehreren Benutzern zugeordnet werden kann. Dieses Vorgehen erleichtert die Rechteverwaltung der Funktionen des Softwaresystems, da insbesondere bei Änderungen der Rechtestruktur nur die Rechte der Benutzerrolle angepasst werden müssen. Ein Benutzer kann mehrere Rollen haben und seine Rechte auf die Systemfunktionen ergeben sich dann durch die Vereinigung der Rechte aller Rollen. Das Rollenmodell unterscheidet drei Arten von Rollen: 3.1 Fachspezifische Rollen Die fachspezifischen Rollen legen fest, welche Funktionen einer Rolle zur Verfügung stehen und angewendet werden können. Folgende fachspezifische Rollen stehen in einer GEVER-Anwendung zur Verfügung: Tabelle 1: Fachspezifische Rollen Rolle: Adressverantwortlicher. Auditor. Gast. GEVER-Administrator. Prozessdesigner. Registrator. Sachbearbeiter. Systemadministrator. Beschreibung: Die Rolle Adressverantwortlicher ist für das Erstellen und Mutieren von Adressobjekten (Person, Organisation und Verteiler) zuständig. Mit der Rolle Auditor können laufende und abgeschlossene Geschäfte geprüft werden. Die Rolle wird temporär einem externen Auditor zugewiesen. Der Auditor hat Zugriff auf die für das Audit bereitgestellten Objekte und kann von diesen uneingeschränkt die Primär- und Sekundärdaten inkl. Logdateien einsehen. Die Rolle Gast kann einem Mitarbeiter zugewiesen werden, der nur befristet in einem Amt arbeitet. Der Gast verfügt über die gleichen Funktionen wie der Sachbearbeiter. Standardmässig ist die Rolle Gast keine Rechte. Administration der GEVER-Anwendung pflegt den Schlagwortkatalog, das Ordnungssystem, Vorlagen und hat die Möglichkeit, Stellvertretungen einzurichten. Die Rolle Prozessdesigner ist für die Erstellung und Pflege von standardisierten Prozessen verantwortlich. Die Rolle Registrator registriert die eingescannte Post und teilt diese den entsprechenden Rollen/Personen zu. Diese Rolle ist ebenfalls für das Eröffnen und Schliessen von Dossiers sowie für den Aussonderungsprozess zuständig. Die Rolle Sachbearbeiter ist die Standardrolle der Ausführungsstellen in einer GEVER. Die Rolle Systemadministrator ist für den Unterhalt des Systems und die Verwaltung der Stammdaten verantwortlich. 19/42

20 3.2 Organisationsspezifische Rollen Die organisationsspezifischen Rollen sind je nach Verwaltungseinheit unterschiedlich und entstehen durch die spezifischen Arbeiten der Organisationseinheiten. Diese Rollen können für die explizite Berechtigung in einem Dossier/Subdossier oder in einem Geschäftsvorfall verwendet werden. Auch werden diese Rollen in der Gestaltung und Ausführung von Geschäftsabläufen anstelle von einzelnen Personen verwendet. Organisationsspezifische Rollen stehen standardmässig in einer GEVER nicht zur Verfügung, sondern sind durch die Prozessverantwortlichen der Verwaltungseinheit zu definieren und im System zu hinterlegen. Als Beispiele können folgende Rollen genannt werden: Tabelle 2: Organisationsspezifische Rollen Rolle Übersetzer französisch. - Jurist. - Controller. - Anwendungsverantwortlicher. - etc. - Beschreibung 3.3 Systemfunktionsspezifische Rollen Systemfunktionsspezifische Rollen werden durch das System dynamisch vergeben. Dies durch die Anwendung einer entsprechenden Funktion oder Zuteilung aufgrund der zugewiesenen Rolle. Diese Rollen dienen der Nachvollziehbarkeit von durchgeführten Funktionen und dem Auslösen von automatisch generierten Ereignissen. Als Beispiele können folgende Rollen genannt werden: Tabelle 3: Systemfunktionsspezifische Rollen Rolle Beschreibung Ersteller eines Dokuments. - Empfänger einer Aktivität. - Letzter Bearbeiter eines Dokuments. - Besteller eines Dossiers. - Auftraggeber. - Auftragnehmer. - etc. - 20/42

21 4 Rollen in der Nutzung von GEVER Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen Die nachfolgenden Kapitel beschreiben die Rollen in der Organisation und der Nutzung von GEVER. Eine Person kann mehrere Rollen wahrnehmen. Die Rollenbeschreibungen beziehen sich ausschliesslich auf GEVER. Weitere Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung und Anforderungen ausserhalb von GEVER sind nicht Teil dieser Rollenbeschreibungen. 4.1 Linie Die Linie stellt in der Projektphase ausgewählte Mitarbeiter zur Verfügung. Sie überprüft und entscheidet über erarbeitete Ergebnisse. Im Betrieb stellt die Linie die rechtskonforme Aktenführung, die Geschäftsbearbeitung und -kontrolle, Ablage, Archivierung unter Einhaltung der Ordnungsvorschriften und GEVER-Weisung sicher. - Ordnungssystem erstellen: - Mitarbeiter für die Erstellung des Ordnungssystems bestimmen. - Vernehmlassung Ordnungssystem Ordnungsstufe durchführen. - Vernehmlassung fertig erstelltes Ordnungssystem (inkl. Metadaten) durchführen. - Prospektive Bewertung: - Wirkt bei der Durchführung der Bewertung nach rechtlichen und administrativen Kriterien mit. - Wirkt bei der Besprechung der Bewertungsergebnisse mit oder führt diese durch. - Rechtskonforme Aktenführung durchsetzen. - Geschäftsbearbeitung überwachen. - Geschäftskontrolle durchführen. - Einhaltung Ordnungsvorschriften und GEVER-Weisung sicherstellen. - Mitarbeit in der GEVER-Projektphase. - Rechtskonforme Aktenführung. - Korrekte Geschäftsbearbeitung. - Geschäftskontrolle. - Durchsetzung Einhaltung Organisationsvorschriften und GEVER-Weisung. - Definiert und setzt Massnahmen bei Abweichungen um. 21/42

22 4.2 Adressverantwortlicher Der Adressverantwortliche ist für das Erstellen und Mutieren von Adressobjekten zuständig. - Adressmutation bewerten. - Adressmutation entscheiden. - Adressen im System erfassen. - Adressmutationen vervollständigen. - Adressen im System mutieren. - Antragsteller informieren: Entscheid, Mutation ja oder nein. - Aktualität der Adressdatenbank. - Qualität der Adressdatenbank. - Korrekte und termingerechte Abwicklung der Mutation. - Entscheid Behandlung einer Adressmutation. - Entsprechende Administratorenrechte im GEVER-System. - Zugriff auf Adressdatenbank. - Einholen der für die Datenbank benötigten Informationen bei der Linie oder dem Personaldienst. Fähigkeiten: - Sehr gute Kenntnisse der Organisation. - Sehr gute Datenbankkenntnisse: Umgang und Anwendung. - Exaktes Arbeiten. 4.3 Anwendungsverantwortlicher Der Anwendungsverantwortliche unterhält die Anwendung von der Gestaltung über die Pflege bis hin zur Aktualisierung. Er ist verantwortlich für die Planung, Beantragung und Überwachung aller Aktivitäten, die notwendig sind, um das GEVER-System zu nutzen und den sich ändernden Bedürfnissen und Rahmenbedingungen anzupassen (sog. Application Life Cycle Management). - Antragssteller informieren. - Systemänderungen bewerten. - Systemänderungsvorgehen festlegen. - Systemänderungsantrag erstellen. - Unterstützung des 1st Level Supports im Amt. - Einsitz in Gremien (Change Board GEVER-Lösung und User Group). - Aktualität und Qualität der Applikation. - Aktualität Schlagwortkatalog. - Fristgerechte Umsetzung von Änderungen. - Fachliche Führung der Super-User im Amt. - Sicherstellung des 1st Level Supports. 22/42

23 - Entscheid von Änderungsvorschlägen aufgrund eines von der Geschäftsleitung genehmigten Kriterienkatalogs - Einsitz und Mitspracherecht bei Änderungsvorschlagen im Change Board GEVER-Lösung. Fähigkeiten: - Gute Analysefähigkeiten und Urteilsvermögen. - Sehr gute Kenntnisse über Bewilligungsverfahren. - Gute Kenntnisse der Informationswege und -kanäle. - Sehr gute Kenntnisse des Amts, seiner Kultur, seiner Aufgaben und ein gutes Verhältnis zu den Mitarbeitern. 4.4 Assistenz Die Assistenz dient als Annahmestelle von Geschäftseingängen und der Auslösung und Überwachung von Geschäftsvorfällen. - Geschäftseingänge annehmen. - Geschäftseingänge registrieren. - Geschäftsvorfälle an betroffene Person weiterleiten. - Geschäftsvorfälle terminlich überwachen. - Auftragnehmer vor Terminablauf informieren. - Auftraggeber bei Terminüberschreitung informieren. - Aktualität der offenen, monierten und abgeschlossenen Geschäftsvorfälle. - Keine. Fähigkeiten: - Gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Gute Kommunikationsfähigkeiten. - Zuverlässigkeit. 23/42

24 4.5 Controller Der Controller stellt die Qualität der einwandfreien Geschäftsführung sicher. - Dossiers ermitteln, die geschlossen werden müssen. - Noch nicht registrierte Dokumente ermitteln. - Analysieren von überfälligen Geschäftsfällen. - Eskalationsmeldung auslösen. - Benutzeraktualität prüfen (Ein-, Austritte, Federführung). - Einhaltung der Organisationsvorschriften und GEVER-Weisungen überprüfen. - Zugriffsschutz-/Zugriffsrechte sicherstellen und kontrollieren. - Controllingergebnisse an Linie rapportieren. - Aktenführung und Datenqualität (Metadaten) überprüfen. - Nutzung des GEVER-Systems überprüfen (Nutzungsstatistiken). - Die Umsetzung der Organisationsvorschriften vollziehen. - Erstellen von Auswertungen. - Rapportierung zuhanden der Geschäftsleitung. - Stichproben im GEVER-System vornehmen. - Massnahmen zur verbesserten Nutzung des GEVER-Systems vorzuschlagen. Fähigkeiten - Sehr gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Sehr gute Kenntnisse der Organisationsvorschriften. - Gute Kommunikationsfähigkeiten. - Gute Kenntnisse der Verwaltungseinheit. - Durchsetzungsvermögen. 24/42

25 4.6 Auditor 1 Der Auditor überprüft als unabhängige Instanz ausgewählte aktive und abgeschlossene Geschäfte in den Organisationseinheiten der Bundesverwaltung. In dieser Funktion kann er alle Objekte (Primärund Sekundärdaten, inkl. Log-Informationen) ohne Einschränkung lesen. - Keine. - Keine. - Keine. Fähigkeiten: - Gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Gute Kommunikationsfähigkeiten. - Gute Kenntnisse der Verwaltungseinheit. - Gute Kenntnisse der Vorschriften bezüglich Informationssicherheit 4.7 Federführender Mitarbeiter Der federführende Mitarbeiter bearbeitet und registriert den persönlich adressierten Posteingang. Er bestellt neue Dossiers und nimmt diese an. Er führt das Dossier und kontrolliert den Status der Geschäftsvorfälle (Geschäftskontrolle). Er plant die Geschäftsvorfälle und die Geschäftsbearbeitung. - Dokumente/Informationen entgegennehmen: - Persönliche Post öffnen. - Zuständigkeit (Federführung) prüfen. - Geschäftrelevanz kontrollieren. - Post an Mitarbeiter weiterleiten. - Information zur Kenntnis nehmen. - Information im System festhalten. - Information registrieren. - Mutation Klassifikation auslösen. - Geschäft annehmen und planen: - Dossierstruktur definieren. - Schutzniveau im Ordnungssystem prüfen. - Mutation Schutzniveau auslösen. - Korrektur prüfen. - Dossier bestellen. - Beteiligte am Geschäft definieren. - Zugriffsrechte einrichten. - Dossier annehmen und führen. - Vorhandene Informationen ablegen. - Geschäftsvorfälle kontrollieren: - Geschäftsvorfälle anzeigen. 1 Die Rolle Auditor wird nach Fertigstellung der Fachanforderungen an die Sicherheit von GEVER als System definiert. 25/42

26 - Offene Geschäftsvorfälle identifizieren. - Gefährdete Fristeinhaltung identifizieren. - Massnahmen planen. - Massnahmen umsetzen. - Nicht abgeschlossene Geschäftsfälle identifizieren. - Massnahmen kommunizieren. - Massnahmenumsetzung prüfen. - Geschäftsbearbeitung planen: - Abwicklung Geschäftsvorfall festlegen. - Geschäftsvorfälle überprüfen. - Fehlender Geschäftsvorfall erstellen. - Federführung annehmen/bestimmen. - Geschäft abschliessen: - Vollständigkeit prüfen. - Metadaten bereinigen. - Dokument konvertieren. - Analoge Dokumente suchen. - Dokumente bereinigen. - Korrekte Registrierung der persönlich adressierten Post im GEVER-System. - Korrekte Dossiereröffnung, -führung, -kontrolle sowie Übergabe. - Planung Geschäftsbearbeitung. - Entscheid Struktur innerhalb seines Dossiers (=Subdossierstruktur). - Definition und Umsetzung von Massnahmen bei offenen Geschäftsvorfällen, Terminverzug und nicht abgeschlossenen Geschäften. Fähigkeiten: - Sehr gute Kenntnisse der Ordnungsstruktur. - Sehr gute Kenntnisse des GEVER-Systems (Dossier). - Hohes Verantwortungsbewusstsein. - Hohes Qualitätsbewusstsein. - Zuverlässigkeit. 26/42

27 4.8 GEVER-Administrator Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen Der GEVER-Administrator pflegt den Schlagwortkatalog, das Ordnungssystem, Vorlagen und hat die Möglichkeit, Stellvertretungen einzurichten. - Ordnungssystem pflegen. - Änderungsanträge für das Ordnungssystem verwalten und bewerten. - Schlagwortkatalog verwalten. - Schlagwort im System eintragen und mit GEVER-System verbinden. - Vorlagen verwalten. - Vorlagen prüfen. - Vorlagen umsetzen. - Vorlagen an Geschäftskategorie zuweisen. - Dokumenttypen verwalten. - Zusatzkomponentenlisten verwalten. - Schutzgruppen verwalten. - Antragssteller informieren. - Stellvertretung einrichten. - Aktualität Ordnungssystem, Schlagwortkatalog, Vorlagen. - Änderungen Ordnungssystem, Schlagwortkatalog und Vorlagen. - Entsprechende Administratorenrechte im GEVER-System. - Mitspracherecht bei Änderungsanträgen und Schlagwortkatalog. - Entscheid Vorlagen. Fähigkeiten: - Sehr gute GEVER-Kenntnisse. - Gute Fachkenntnisse für Schlagwortkatalog. - Gute Fach- und Microsoft Office-Kenntnisse für Vorlagen. - Gute Kenntnisse CD Bund. 27/42

28 4.9 Integrationsmanager Der Integrationsmanager stellt die Verbindung zwischen Amt und Leistungserbringer sicher und ist für das gesamte Change- und Releasemanagement verantwortlich. - Aufträge zwischen Amt und Leistungserbringer abwickeln. - Benutzermutationen vervollständigen. - Erstellen von Verträgen und Dienstleistungsvereinbarungen mit Leistungserbringern und externen Partnern. - Funktionierende Verbindung zwischen Fachbereich und Leistungserbringer. - Change- und Releasemanagement. - Durchsetzungsrecht bezüglich Auftragsabwicklung. Fähigkeiten: - Gute Kenntnisse des Fachbereichs (Prozesse). - Gute technische Kenntnisse des GEVER-Systems. - Hohe Sozialkompetenz. - Hohe Kommunikationsfähigkeiten. 28/42

29 4.10 Mitarbeiter In der Projektphase machen die Mitarbeiter gemäss ihrem Auftrag mit. Im Betrieb halten sie die Ordnungsvorschriften und GEVER-Weisung ein und benützen für die geschäftsrelevanten Dokumente das GEVER-System. - Organisationsvorschriften und GEVER-Weisung einhalten. - Manuelle Prüfung des Absenders durchführen, wenn das System den Absender nicht identifizieren konnte. - Zuständigkeit prüfen, wenn nicht zuständig, wird die elektronische Post weitergeleitet. - Aufträge gemäss Handlungsanweisungen bearbeiten. - Geschäfte entsprechend dem Geschäftsprozess bearbeiten. - Dokumente erstellen und bearbeiten sowie im Dossier ablegen. - Dokumente konvertieren. - Dokumente genehmigen lassen. - Dokumente prüfen. - Dokumente ablehnen oder genehmigen. - Geschäftskontrolle durchführen. - Adressverteiler erzeugen und bearbeiten. - Versand im System bestätigen. - Schlagworte beantragen. - Änderungsvorschlag formulieren. - Adressmutation formulieren. - Offene Aufgaben beim Austritt/Übertritt übergeben. - Korrekte Ausführung aller Aufgaben (Qualität und Zeit). - Betriebskonforme Umsetzung der GEVER im Zuständigkeitsbereich. - Entscheidkompetenz gemäss Geschäftsprozess. - Mitspracherecht gemäss Geschäftsprozess. Fähigkeiten: - Sehr gute fachliche Kenntnisse - Gute Kenntnisse der Organisationsvorschriften und GEVER-Weisung. - Hohes Verantwortungsbewusstsein (Qualität und Zeit). - Zuverlässigkeit. 29/42

30 4.11 Prozessdesigner Der Prozessdesigner ist für die Erstellung und Pflege von standardisierten Prozessen verantwortlich. - Prozesse standardkonform beschreiben. - Hinweise auf Prozessschwächen sammeln, analysieren und auswerten. - Prozesseigner informieren. - Prozess nach Freigabe durch Prozesseigner im Intranet publizieren. - Prozessbenutzer bei Änderungen informieren und unterstützen. - Prozesse im GEVER-System hinterlegen. - Korrekte fachliche Beschreibung der Prozesse. - Prozesseigner Verbesserungsvorschläge unterbreiten. - Aktualität der Prozesse. - Information der Prozessbenutzer. - Prozess nach innen und aussen vertreten. - Informationsrecht über alle prozessrelevanten Daten. Fähigkeiten: - Hohe Fachkompetenz im entsprechenden Prozessbereich. - Sehr gute Kenntnisse von BPMN. - Sehr gute Kenntnisse von Prozessdesign-Tools. - Gute Kenntnisse der rechtlichen Rahmenbedingungen. - Gute Kommunikationsfähigkeiten. - Sehr gute Kenntnisse der Prozess- und Workflow-Funktionalitäten des GEVER-Systems. 30/42

31 4.12 Registrator Der Registrator initiiert die Erstellung des Ordnungssystems (Struktur) und reicht dieses zur Abnahme und Bewertung beim BAR ein. Er registriert die eingescannte und eventuell vorregistrierte Post. Er teilt die Post den entsprechenden Rollen/Personen zu und eröffnet/schliesst Dossiers. Er führt den Aussonderungsprozess. - Ordnungssystem erstellen (Struktur): - Linie/BAR informieren. - Arbeitsgruppen bilden. - Kick-off Ordnungssystem durchführen. - Ordnungssystem an BAR zur Abnahme einreichen. - Stellungnahme BAR zu Ordnungssystem (Struktur) prüfen. - Besuch Einführung Bewertung organisieren. - Bewertung nach rechtlichen und administrativen Kriterien durchführen. - Besprechung der Bewertung mit dem BAR. - Anpassungen zur Bewertung vornehmen. - Stellungnahme vornehmen. - Metadaten vervollständigen und einreichen. - Dateien im GEVER-System vorregistrieren. - Physische Dokumente weiterleiten/ablegen Originaldokumente (sofern Voraussetzungen gegeben sind) an die zuständige Registrierungsstelle weiterleiten. - Tagesmappen führen und pflegen. - Schutzniveau anpassen. - Dossier-Bestellung prüfen. - Geschäft überprüfen, ob es bestehend ist. - Dossier eröffnen, übergeben, schliessen. - Verweise auf Vor- und Folgedossiers erfassen. - Dossier auf Archivwürdigkeit prüfen. - Dokumente zusammenstellen. - Ablieferungsverzeichnis aufbewahren. - SIP mit Aufbewahrungsfrist erstellen. - Dokumente zur Übernahme anmelden. - Aufbewahrungsfrist einhalten. - Primärdaten vernichten und dokumentieren - Korrekte und vollständige Registrierung von Dokumenten und Post gemäss Organisationsvorschriften. - Korrekte Dossieröffnung, -übergabe, -abschluss und -abgabe. - Übersicht und Korrektheit Abgabeverzeichnis. - Überwachung und Einhaltung Aufbewahrungsfristen. - Verantwortlich für die physische Ablage. - Initiierung des Ordnungssystems. - Prospektive Bewertung. - Verantwortlich für die fristgerechte Aussonderung. - Entscheid Initiierung Ordnungssystem. 31/42

32 - Entscheidungsrecht über Dossiereröffnung, -abschluss und -abgabe (inkl. Dokumente). - Durchsetzungsrecht der vorher festgelegten Aufbewahrungsfristen. - Vernichtung und Dokumentierung von Primärdaten (Löschprotokoll). Fähigkeiten: - Kennt Umgang mit anderen Datenträgern als Papier. - Kennt die Negativliste. - Kennt Schlagwortkatalog. - Gute Kenntnisse der Organisationsvorschriften und GEVER-Weisungen. - Gute Kenntnisse der VE und des Registraturplans. - Gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Gute Sprachkenntnisse. - Kenntnisse, um die Vollständigkeit eines Geschäfts zu erkennen. - Gute Kenntnisse, welche Dokumente zu welchen Geschäften gehören. - Hohes Qualitätsbewusstsein. 32/42

33 4.13 Scanning-Verantwortlicher Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen Der Scanning-Verantwortliche scannt die eingehende Post ein und übergibt die elektronische Datei dem GEVER-System. - Post triagieren. - Post vorbereiten und scannen. - OCR-Erkennung durchführen. - Datei in PDF/A konvertieren. - Qualität Scan-Bild und Vollständigkeit des Dokuments prüfen. - Leerseiten aus Dokument entfernen, wo dies nicht automatisch passiert ist. - Übergabe der gescannten Datei an das GEVER-System. - Physische Dokumente an Registrator weiterleiten. - Vollständigkeit und Qualität der Umwandlung der Papierform in eine elektronische Version. - Massnahmen ergreifen, wenn Scanner technisch nicht funktioniert. Fähigkeiten: - Beherrscht Umgang mit Scanner technisch. - Beherrscht Scangutvorbereitung. - Beherrscht Klassierung von Scangut. - Gute Kenntnisse der Organisationsvorschriften und GEVER-Weisungen. 33/42

34 4.14 Mitarbeiter Logistik Die zentral angelieferte Post wird durch die verantwortlichen Personen entgegengenommen. Eingeschriebene Post wird quittiert, Nachnahme beglichen. Eingeschriebene Post und Nachnahmen werden für die spätere Dokumentation in den Metadaten von der übrigen Post getrennt. - Papierpost nach geltenden spezifischen Anweisungen der Verwaltungseinheit prüfen. - Zuständigkeit prüfen evt. abklären. - Falsch zugestellte Sendungen retournieren und dokumentieren. - Persönlich adressierte Post direkt an den Empfänger weiterleiten. - Unpersönlich und/oder unklassifizierte Post öffnen. - Post auf Geschäftsrelevanz prüfen. - Nicht geschäftsrelevante Post wird direkt an den Empfänger weitergeleitet. - Geschäftsrelevante und geöffnete Post wird dem Scanning-Verantwortlichen übergeben. - Postausgang sicherstellen. - Prüfungen der Postsendungen durchführen. - Triage von relevanter und nicht relevanter Geschäftspost. - Entscheidkompetenz Geschäftsrelevanz. - Entscheidkompetenz beim Eingang von potentiell gefährlichen Postsendungen. Fähigkeiten: - Gute Kenntnisse der Negativliste. - Interpretationsfähigkeit bei der Beurteilung von Zweifelsfällen bez. Geschäftsrelevanz. - Hohes Qualitätsbewusstsein. - Zuverlässigkeit. 34/42

35 4.15 Systemadministrator Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen Der Systemadministrator pflegt die Stammdaten (Benutzer). Er betreibt die Plattform und spielt die Releases ein. - Stammdaten im GEVER-System pflegen. - Plattform betreiben. - Release einspielen. - 2nd Level Support: - Probleme lösen. - Mitarbeitererfassung: - AD-Account erstellen lassen. - GEVER-Account erstellen. - Rolle und OE im GEVER-System zuweisen. - Antragsteller informieren. - Mitarbeitermutation: - AD-Account mutieren lassen. - GEVER-Account mutieren. - Rolle und OE im GEVER-System mutieren. - AD-Account löschen. - GEVER-Account deaktivieren. - Rolle im GEVER-System deaktivieren. - Probleme an 3rd Level Support zuweisen. - 2nd Level Support. - Aktualität Benutzerinformationen im GEVER-System. - Entscheidkompetenz Problemlösung. - Mitspracherecht Benutzerabbildung im GEVER-System. Fähigkeiten: - Sehr gute technische Fähigkeiten. - Sehr gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Hohes Qualitätsbewusstsein. - Zuverlässigkeit. 35/42

36 4.16 1st Level Support Der 1st Level Support hilft den Mitarbeitern beim Lösen von Problemen (User Help Desk). - Probleme analysieren. - Problemlösung suchen. - Problem lösen. - Lösung kommunizieren. - 2nd Level Support initialisieren. - Schnelle kompetente Problemlösung. - Entsprechende Rechte im GEVER-System. - Entscheidungsrecht Problem an 2nd Level Support weiterzuleiten. Fähigkeiten: - Sehr gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Gutes Verständnis der Geschäftsprozesse. - Gute Analysefähigkeiten. - Hartnäckigkeit in der Problemfindung. - Zuverlässigkeit. - Gute Kommunikations- und Sozialkompetenz. - Gute Akzeptanz innerhalb der eigenen Verwaltungseinheit nd Level Support Der 2nd Level Support hilft bei Problemen, die vom 1st Level Support nicht gelöst werden konnten. - Problem analysieren. - Problemlösung suchen. - Problem lösen. - Lösung kommunizieren. - 3rd Level Support initialisieren. - Schnelle kompetente Problemlösung. - Entsprechende Rechte im GEVER-System. - Entscheidungsrecht Problem an 3rd-Level Support weiterzuleiten. Fähigkeiten: - Sehr gute technische Kenntnisse des GEVER-Systems. - Gute Analysefähigkeiten. - Hartnäckigkeit in der Problemfindung. - Zuverlässigkeit. 36/42

37 4.18 3rd-Level Support Organisationshandbuch GEVER, Teil II, Aufgaben, Funktionen und Rollen Übersteigt ein Problem die Kompetenz des 1st und 2nd Level Supports, werden die Spezialisten (z.b. Hersteller) des 3rd Level Supports einbezogen. - Problem analysieren. - Problemlösung suchen. - Problem lösen. - Lösung kommunizieren. - Schnelle kompetente Problemlösung. - Mitentscheidungsrecht bezüglich Änderungsantragsstellung. Fähigkeiten: - Sehr gute technische Kenntnisse des GEVER-Systems. - Gute Analysefähigkeiten. - Hartnäckigkeit in der Problemfindung. 37/42

38 5 Gremien in der Nutzung von GEVER 5.1 Geschäftsleitung Die Geschäftsleitung ist für die GEVER-Einführung verantwortlich und entscheidet über alle damit verbundenen Aktivitäten. Die Geschäftsleitung stellt den Betrieb des GEVER-Systems sicher und ordnet die dazu notwendigen Massnahmen an. - Auftrag Erstellung Ordnungssystem genehmigen. - Ordnungssystem Stufe 1+2 genehmigen. - Fertigerstelltes Ordnungssystem (inkl. Metadaten) genehmigen. - Organisationsvorschriften und GEVER-Weisungen in Auftrag geben. - Organisationsvorschriften und GEVER-Weisungen genehmigen. - Geschäftsprozesse, die in GEVER abgebildet werden, genehmigen. - Konzepte und Umsetzung (Einführung/Migration, Test, Schulung) genehmigen. - GEVER-Organisation für Betrieb ernennen. - Weiterentwicklung des GEVER-Systems (Release) genehmigen. - GEVER-Einführung. - GEVER-Betrieb. - Sicherstellung Einhaltung GEVER-Weisung und GEVER-Organisationsvorschriften. - Entscheidungsrecht über Ergebnisse (Meilensteine) bei der GEVER-Einführung. - Umsetzungsrecht bei Abweichungen. - Entscheidungsrecht bezüglich Weiterentwicklung des GEVER-Systems. - Weitere Ausführungsbestimmungen erlassen. - Entscheidungsrecht bezüglich Ordnungssystem. Fähigkeiten: - Ausgezeichnete Kenntnisse des Verantwortungsbereichs. - Hohe analytische Fähigkeiten. - Hohes Urteilsvermögen. - Hohe Zielorientierung (Qualität, Termin, Kosten). - Umsetzungswille. - Hohes Durchsetzungsvermögen. - Hohe Sozialkompetenz. 38/42

39 5.2 Arbeitsgruppe Die Arbeitsgruppe (aus Fachbereichen) erstellt das Ordnungssystem, ergänzt die Metadaten und erstellt die Geschäftsprozesse, die im GEVER-System abgebildet werden Stufe Ordnungssystem ausarbeiten. - Ordnungssystem fertigstellen. - Metadaten vervollständigen. - Anpassung am Ordnungssystem besprechen. - Geschäftsprozesse erstellen. - Keine. - Keine. Fähigkeiten: - Sehr gute Kenntnisse der VE. - Sehr gute Kenntnisse der Organisationsvorschriften. - Sehr gute Kenntnisse der Geschäftsabläufe. - Gute GEVER-Kenntnisse. - Hohes Qualitäts- und Terminbewusstsein. - Gute Kommunikationsfähigkeiten. 5.3 Change Board GEVER-Lösung Das Change Board GEVER-Lösung ist für das Änderungsmanagement verantwortlich. - Änderungsantrag beurteilen und behandeln. - Antragsteller informieren. - Änderungsantrag eingeben. - Änderungsanträge zeitgerecht beurteilen und entscheiden. - Entscheid Änderungen. Fähigkeiten: - Gute Kenntnisse des GEVER-Systems. - Hohes Urteilsvermögen. - Gute Kommunikationsfähigkeiten. 39/42