Vereinsverwaltung. DFBnet Verein

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1 Vereinsverwaltung DFBnet Verein Anleitung Erstellung einer 'DFB-Statistik' zur Meldung der Daten an den zuständigen Fußball-Landesverband zur Bestandserhebung Jetzt mit direktem Datenversand an DFBnet Vereinsmeldebogen!

2 Inhaltsverzeichnis 1 ALLGEMEINES Einführung Wo ist die Auswertung 'DFB-Statistik' zu finden? Empfohlener Ablauf für eine erfolgreiche Auswertung VORBEREITUNGEN/KONFIGURATION Voraussetzungen für eine korrekte DFB-Statistik Auszuwertende Abteilung auswählen Mitgliederdaten kontrollieren Kontrolle 'Geburtsdatum' und 'Geschlecht' Kontrolle 'Abteilungszuordnung' und 'Status für DFB-Statistik' Tipp: Hilfsliste zur Datenkontrolle erstellen Status 'DFB-Statistik' setzen AUSWERTUNG 'DFB-STATISTIK' ERZEUGEN Startseite aufrufen Auswertung erzeugen DATENÜBERMITTLUNG AN VEREINSMELDEBOGEN (VMB) Voraussetzungen Start / Schaltfläche für den Datenversand Authentifizierung/Anmeldung im DFBnet Erfolgreiche Authentifizierung NICHT-erfolgreiche Authentifizierung/Anmeldung Datenversand Ausführung Zeitstempel Protokoll- an DFBnet Postfach DFBnet Verein - 2 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

3 1 Allgemeines 1.1 Einführung Diese Anleitung beschreibt den Prozess, wie in DFBnet Verein die Bestandserhebung für "Fußball" zur Meldung an den zuständigen Fußball-Landesverbande erstellt wird. Die Meldung wird erheblich erleichtert, insbesondere durch die Möglichkeit, Daten aus DFBnet Verein heraus direkt an den DFBnet Vereinsmeldebogen (VMB) senden zu können. Wichtige Informationen zum Meldeprozess Der Deutsche Fußball-Bund führt jährlich bei seinen Landesverbänden eine Bestandserhebung durch. Die Landesverbände wiederum erfragen hierzu bei ihren Vereinen die Mitgliederzahlen, um diese kumuliert dem DFB zu melden. Ab 2015 erfolgt die Bestandserhebung bundesweit einheitlich in Jahrgängen. In der Vergangenheit hatten einige Landesverbände die Daten noch in Altersklassen (bis 6 Jahre, 7-8 Jahre 50 Jahre und älter) erhoben. Informationen Ihres Fußball-Landesverbandes beachten Beachten Sie bitte unbedingt die Informationen zur Bestandserhebung, die Ihnen von Ihrem zuständigen Fußball-Landesverband zur Verfügung gestellt werden. Achtung, es gibt Landesverbände, die keine eigene Bestandserhebung durchführen. Sollten Sie Fragen zur Bestandserhebung haben, kontaktieren Sie bitte Ihren Fußball-Landesverband. Nutzung DFBnet Vereinsmeldebogen (VMB) Die Fußball-Landesverbände, die bei ihren Vereinen eine Bestandserhebung Fachschaft Fußball durchführen, z.b. der Südbadische Fußballverband und der Hessische Fußball-Verband, können dies komfortabel online über den DFBnet Vereinsmeldebogen (VMB) tun. Der Landesverband schaltet den VMB frei und der Verein trägt dort seine Daten ein oder, viel besser: der Verein sendet die Daten aus der Anwendung DFBnet Verein heraus direkt an den VMB (s. Kapitel 4). Abb.: Eingabemaske im DFBnet Vereinsmeldebogen für die "Bestandserhebung Fachschaft Fußball". Die Seite kann händisch bearbeitet oder direkt aus DFBnet Verein heraus mit Daten gefüllt werden (s. Kapitel 4). DFBnet Verein - 3 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

4 1.2 Wo ist die Auswertung 'DFB-Statistik' zu finden? Die Nutzer von DFBnet Verein haben die Möglichkeit, ihre Mitgliederdaten auszuwerten und diese ihrem Fußball-Landesverband zur Bestandserhebung zu übermitteln. Die Funktion ist mit DFB-Statistik benannt und zu finden im Menu: Information > Auswertungen > DFB-Statistik Abb.:. Die Funktion zur Bestandserhebung ist in DFBnet Verein benannt mit DFB-Statistik. Sie ist zu finden im Menu unter Information > Auswertungen > DFB-Statistik. 1.3 Empfohlener Ablauf für eine erfolgreiche Auswertung Für eine erfolgreiche Bestandserhebung bitte folgende Reihenfolge einhalten: 1. Auszuwertende Abteilung auswählen Kapitel Kontrolle der Mitgliederdaten auf Vollständigkeit Kapitel Status für DFB-Statistik setzen Kapitel DFB-Statistik erstellen Kapitel 3 5. optional: Datenversand an DFBnet Vereinsmeldebogen Kapitel 4 DFBnet Verein - 4 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

5 2 Vorbereitungen/Konfiguration 2.1 Voraussetzungen für eine korrekte DFB-Statistik Ein Mitglied kann nur dann in der DFB-Statistik erfasst werden, wenn folgende Daten vollständig vorhanden sind: Geburtsdatum [TT.MM.JJJJ] Geschlecht [männlich, weiblich] Zuordnung zur Abteilung Fußball (bitte unbedingt Kapitel 2.2 beachten) Anmerkung: Mitglieder, mit einem Abteilungsaustrittsdatum vor dem Meldestichtag, werden in der DFB-Statistik nicht berücksichtigt (s. folgende Abbildung) Zuordnung Status DFB-Statistik - Aktiv im Verbandsspielbetrieb - Aktiv im Freizeit- und Breitensport/Freizeitfußball - Passives Mitglied Abb.: Beispieldaten eines Mitgliedes, das ein Abteilungsaustrittsdatum aufweist, das vor dem Meldestichtag (z.b ) liegt. Diese Person wird in der DFB-Statistik nicht berücksichtigt. 2.2 Auszuwertende Abteilung auswählen Alle Personen, die in der DFB-Statistik zur Bestandserhebung berücksichtigt werden sollen, müssen in der Abteilungszuordnung der auszuwertenden Abteilung zugeordnet sein. Die auszuwertende Abteilung wird wie folgt festgelegt: Menu Information > Auswertungen > DFB-Statistik > Konfiguration Abteilung auswählen es kann nur eine Abteilung ausgewählt werden in der Regel sollte das die Abteilung Fußball sein Klick auf Speichern Abb.: Auswahl der auszuwertenden Abteilung. Alle Personen, die in ihrer Abteilungszuordnung dieser Abteilung zugeordnet sind, werden in der DFB-Statistik zur Bestandserhebung berücksichtigt. DFBnet Verein - 5 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

6 2.3 Mitgliederdaten kontrollieren Kontrolle 'Geburtsdatum' und 'Geschlecht' Die Kontrolle und Bearbeitung der Mitgliederdaten erfolgt unter Information > Mitglieder > Mitglied. Kontrollieren Sie in der Registerkarte Adresse die eingetragenen Daten für 'Geburtsdatum' und 'Geschlecht'. Korrigieren Sie gegebenenfalls die Daten. Abb.: Die Kontrolle der Daten für Geburtsdatum und Geschlecht erfolgt in der Registerkarte Adresse Kontrolle 'Abteilungszuordnung' und 'Status für DFB-Statistik' Kontrollieren Sie in der Abteilungszuordnung die Daten für 'Abteilung' und 'Status DFB-Statistik'. Letzteres kann auch sehr effektiv über Information > Auswertungen > DFB-Statistik > DFB-Status setzen kontrolliert werden (s. Kapitel 2.4). Der 'Status DFB-Statistik' ist unabhängig vom Abteilungsstatus. Abb.: Die Zuordnung des Status für die DFB-Statistik erfolgt in der Registerkarte Abteilungszuordnung. DFBnet Verein - 6 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

7 2.3.3 Tipp: Hilfsliste zur Datenkontrolle erstellen Sehr Hilfreich ist eine Mitgliederliste zur Datenkontrolle und zum Aufspüren von Datenlücken. Definieren Sie über Information > Mitglieder > Mitgliederlisten > Neue Mitgliederliste eine Mitgliederliste nach folgenden Kriterien: Filter Suche in > allen Mitgliedern Filter Abteilung > Fußball Auswahl Zu zeigende Felder > - Nachname - Vorname - Geschlecht - Geburtsdatum - Abteilungen / Beiträge Haken setzen für Diese Suche als Mitgliederliste speichern? Listennamen vergeben, z.b. 'Hilfsliste DFB-Statistik' Nach Klick auf Suchen/Speichern erhalten Sie eine Trefferliste. Zur Ansicht des 'Status DFB-Statistik' muss diese exportiert und z.b. in Excel geöffnet werden. Abb.: Die nach den genannten Kriterien erstellte Mitgliederliste zeigt die relevanten Daten an. Nur nach Export und öffnen der Liste mit z.b. Excel wird auch der 'DFB-Status' angezeigt. DFBnet Verein - 7 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

8 2.4 Status 'DFB-Statistik' setzen Das Setzen des DFB-Status ist in der Regel ein einmaliger Vorgang. Der Status muss lediglich bei Wechsel in eine andere Mannschaft oder bei Änderung des Mitgliedsstatus gegebenenfalls neu gesetzt werden; z.b. bei Wechsel von der Herrenmannschaft (=Verbandsspielbetrieb) in eine Freizeit-/Breitensport-Mannschaft, bzw. Änderung des Mitgliedsstatus von aktiv in passiv, oder umgekehrt. Die Statuszuweisung erfolgt im Menu Information > Auswertungen > DFB-Statistik > DFB-Status setzen: Status durch klicken in der letzten Spalte zuweisen wichtig: Status bei ALLEN aufgeführten Mitgliedern setzen der 'Status DFB-Statistik' ist unabhängig vom Abteilungsstatus Klick auf Speichern Abb.: Im Beispiel wird 'Eckhardt, Kim' der Status Aktiv im Verbandsspielbetrieb zugewiesen und abgespeichert. Anmerkung Bei der Zuordnung eines neuen Mitgliedes zur Abteilung 'Fußball' muss der Status für die DFB-Statistik direkt beim Mitglied unter Abteilungszuordnung gesetzt werden (s. folgende Abbildung). DFBnet Verein - 8 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

9 3 Auswertung 'DFB-Statistik' erzeugen 3.1 Startseite aufrufen Der Start zur Bestandserhebung erfolgt unter Information > Auswertungen > DFB-Statistik > Übersicht. Kontrollieren Sie bitte die folgenden Daten: Ist die korrekte DFB-Vereinsnummer* eingetragen? Mit "DFB-Vereinsnummer" ist die DFBnet-Vereinsnummer bezeichnet, die Ihr Verein bei der Registrierung angegeben hatte. Diese unbedingt kontrollieren. Ist die hier aufgeführte Vereinsnummer falsch, Vorgang bitte abbrechen und umgehend Kontakt mit dem Support aufnehmen: Ist die richtige Abteilung angegeben? Wenn nicht, s. Kapitel 2.2. Ist der korrekte Stichtag eingetragen? Entnehmen Sie den Stichtag den Informationen, die Ihnen Ihr Fußball-Landesverband zur Bestandserhebung zur Verfügung stellt. In der Regel ist der Stichtag der Abb.: Auf der Seite Information > Auswertungen > DFB-Statistik > Übersicht startet der Prozess zur Bestandserhebung. Die wichtigen Kontrollfelder sind rot gekennzeichnet *Ergänzende Information zur DFBnet-Vereinsnummer Die 8-stellige DFBnet-Vereinsnummer ist in DFBnet Verein unter Mein Portal >Administration > Stammdaten > Vereinsdaten hinterlegt. Diese wird im Registrierungsprozess zur Identifikation abgefragt und bei Lizenzaktivierung in DFBnet Verein als Ihre "Kunden-Nr." eingetragen. Die Kunden-Nummer kann nicht bearbeitet werden. Anhand dieser kann der Verein eindeutig identifiziert werden, da sie einmalig im DFBnet ist. DFBnet Verein - 9 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

10 3.2 Auswertung erzeugen Wie bereits in der Einführung (s. Kapitel 1.1) erläutert, erfolgt ab 2015 die Bestandserhebung bundesweit einheitlich nur noch in Jahrgängen; also nach Geburtsjahr. Um die Auswertung zu erzeugen klicken auf die Schaltfläche DFB-Statistik "Jahrgänge" erzeugen. Abb.: Nur über die Schaltfläche DFB-Statistik "Jahrgänge" erzeugen wird die ab 2015 gültige Auswertung generiert. Über die rechte Schaltfläche "DFB-Statistik erzeugen" erfolgt die Auswertung in der alten Form (nach Altersgruppen). DFBnet Verein - 10 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

11 Die Auswertung wird erstellt. Im folgenden Beispiel werden zur besseren Übersicht nicht alle Jahrgänge in der (manipulierten) Bildschirmansicht aufgeführt. Abb.: Die Auswertung zeigt die melderelevanten Daten, beginnend mit dem ältesten Mitglied der auszuwertenden Abteilung, endend mit dem Jüngsten. Über Drucken und Export kann eine PDF- bzw. CSV-Datei erstellt werden. Fehlermeldung bei unvollständigen Daten Bei unvollständigen Daten folgt eine Fehlermeldung. Als unvollständig gilt, wenn Mitglieder vorhanden sind, die der auszuwertenden Abteilung zugewiesen sind, aber unvollständige Daten aufweisen. Prüfen Sie die Mitgliederstammdaten (s. Kapitel 2.3) und ergänzen Sie: fehlendes Geschlecht fehlendes Geburtsdatum fehlender DFB-Status DFBnet Verein - 11 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

12 4 Datenübermittlung an Vereinsmeldebogen (VMB) 4.1 Voraussetzungen Für den Datenversand von DFBnet Verein an den DFBnet Vereinsmeldebogen (VMB) müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Der Fußball-Landesverband des meldenden Vereins hat seinen Vereinen den VMB freigeschaltet. Die Person, die in DFBnet Verein eingeloggt ist und den Datenversand an den VMB durchführen möchte, besitzt eine DFBnet-Kennung*, die zur Nutzung des VMB berechtigt. Dringend empfohlen: Prüfen Sie vorab Ihren Zugang und Ihre Berechtigungen hier Sie verfügen über die notwendigen Benutzerrechte, wenn Sie Zugriff auf Vereinsmeldebogen > Bestandserhebung Verein > Bestandserhebung Fachschaft Fußball haben. Abb.: Die Eingabemaske im DFBnet Vereinsmeldebogen zur Bestandserhebung. Nur wer über ausreichende Benutzerrechte verfügt, kann aus DFBnet Verein heraus Daten direkt an den VMB senden. Die Daten werden daraufhin auf dieser Eingabemaske angezeigt *Eine der folgenden "Rollen" berechtigt den Nutzer für den VMB: Vereinsmelder erweitert Vereinsmelder eingeschränkt Vereinsmelder DFBnet Verein - 12 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

13 4.2 Start / Schaltfläche für den Datenversand Nachdem Sie, wie in Kapitel 3.2 beschrieben, die Auswertung erzeugt haben erscheint am Ende der Liste die rote Schaltfläche für den Datenversand (s. folgende Abb.). Die Schaltfläche ist nur für Vereine sichtbar, deren Fußball-Landesverband die Bestandserhebung über den Vereinsmeldebogen durchführt. Zum Start des Datenversands klicken Sie bitte auf die rote Schaltfläche (weiter s. folgendes Kapitel). Abb.: Darstellung der Daten nach Jahrgängen mit der Schaltfläche für den Datenversand an den VMB. DFBnet Verein - 13 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

14 4.3 Authentifizierung/Anmeldung im DFBnet Nach Klick auf die rote Schaltfläche (s. vorheriges Kapitel) öffnet sich ein Dialog in einem kleinen *Pop-Up- Fenster. Geben Sie dort die Zugangsdaten Ihrer DFBnet-Benutzerkennung ein: Benutzerkennung (=Benutzername) Passwort Klicken Sie anschließend auf "Anmelden". Die Zugangsdaten werden daraufhin geprüft. Abb.: Eingabefenster zur Authentifizierung des Benutzers für den Datenversand *Sollte kein Pop-Up-Fenster erscheinen, liegt das gegebenenfalls an Ihrer Browsereinstellung. Deaktivieren Sie dort die Einstellung zum Blockieren von Pop-Up-Fenstern: Mozilla Firefox: Extras < Einstellungen > Inhalt > Pop-Up-Fenster Internet Explorer: Extras > Internetoptionen > Datenschutz > 'Popupblocker' Google Chrome: Einstellungen > Erweiterte Einstellungen anzeigen > Datenschutz > Inhaltseinstellungen >Pop-ups Safari: Einstellungen > Sicherheit > Webinhalte > Pop-Up-Blocker DFBnet Verein - 14 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

15 4.3.1 Erfolgreiche Authentifizierung Bei erfolgreicher Authentifizierung erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Je nach Datenstand in Ihrem Vereinsmeldebogen (VMB) variiert die Meldung in Bezug auf "Folgende Gesamtzahlen sind in der Bestandserhebung erfasst." Meldung bei leerem VMB Das folgende Beispiel zeigt die Meldung nach erfolgreicher Authentifizierung, wenn derzeit keine Daten im Vereinsmeldebogen zur Bestandserhebung hinterlegt sind: (Es liegen keine Bestandsmeldungen vor). Abb.: Die Meldung nach erfolgreicher Authentifizierung, wenn im VMB in der Bestandserhebung bisher KEINE Daten hinterlegt sind. Mit Klick auf Senden werden die Daten an den Vereinsmeldebogen gesendet (-> weiter Kapitel 4.4). Mit Abbrechen wird der Dialog beendet, das Pop-Up-Fenster geschlossen und Sie gelangen zurück zur Auswertungsstartseite. DFBnet Verein - 15 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

16 Meldung bei gefülltem VMB / Datenkontrolle Das folgende Beispiel zeigt die Meldung nach erfolgreicher Authentifizierung, wenn im VMB bereits Daten zur Bestandserhebung hinterlegt sind. Zur besseren Übersicht werden die Daten in der Meldung summiert angezeigt. Das erlaubt einen zügigen Vergleich mit den Daten in DFBnet Verein: Vereinsname und DFBnet-Vereinsnummer der verwendeten DFBnet-Kennung Gesamtzahlen aus dem VMB zum aktuellen Zeitpunkt (Männer/Frauen, in drei Stati) Gesamt-Mitgliederzahl Zeitstempel und Benutzername der letzten Speicherung im VMB Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, die Zahlen zu vergleichen. Sollten Sie an dieser Stelle erhebliche Abweichungen feststellen beim Vergleich der Daten in DFBnet Verein und im VMB, können Sie den Vorgang durch Klick auf Abbrechen stoppen. Abb.: Die Meldung nach erfolgreicher Authentifizierung, wenn im VMB bereits Daten zur Bestandserhebung hinterlegt sind. Mit Klick auf Senden werden die Daten an den Vereinsmeldebogen gesendet (-> weiter Kapitel 4.4). Mit Abbrechen wird der Dialog beendet, das Pop-Up-Fenster geschlossen und Sie gelangen zurück zur Auswertungsstartseite. DFBnet Verein - 16 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

17 4.3.2 NICHT-erfolgreiche Authentifizierung/Anmeldung War die Authentifizierung nicht erfolgreich, erhalten Sie eine entsprechende Rückmeldung. Mögliche Gründe für eine nicht-erfolgreiche Authentifizierung: Benutzername und/oder Passwort falsch Passwort nicht mehr gültig, weil abgelaufen Benutzer inaktiv keine Berechtigung für den Vereinsmeldebogen (s. Kapitel 4.1) Prüfen Sie Ihre Eingaben und führen Sie über die Schaltfläche Anmelden einen erneuten Versuch zur Authentifizierung durch. Oder schließen das Fenster durch Klick auf das weiße Kreuz. Der Dialog wird beendet, das Pop-Up-Fenster geschlossen und Sie gelangen zurück zur Auswertungsstartseite. Abb.: Meldungen nach nicht-erfolgreicher Authentifizierung: links, wenn Benutzerkennung und/oder Passwort nicht korrekt sind; rechts, wenn Benutzer deaktiviert ist. Abb.: Meldung nach nicht-erfolgreicher Authentifizierung aufgrund fehlender Benutzerrechte. Über Schließen kommen Sie zurück zur Auswertungsstartseite. DFBnet Verein - 17 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

18 4.4 Datenversand Ausführung Nach erfolgreicher Authentifizierung startet der Datenversand mit Klick auf Senden. Vorhandene Daten werden dabei unwiderruflich überschrieben. War die Seite Bestandserhebung Fachschaft Fußball im VMB bisher leer, so wurde diese nun mit den Daten aus DFBnet Verein gefüllt und gespeichert. Abb.: Über Klick auf die Schaltfläche Senden startet der Datenversand an den VMB. Nach erfolgreicher Datenübermittlung folgt eine entsprechende Meldung. Gleichzeitig wird im Hintergrund in DFBnet Verein und im VMB ein Zeitstempel gesetzt (Datum, Uhrzeit, Benutzername), ferner eine Protokoll- an das DFBnet Postfach des meldenden Vereins gesendet. Abb.: Meldung nach erfolgreicher Datenübermittlung, mit Hinweis auf Zeitstempel und Protokoll- . Um den Prozess zu beenden klicken Sie auf Schließen, der Dialog wird beendet, das Pop-Up-Fenster geschlossen. Sie gelangen zurück zur Auswertungsstartseite. DFBnet Verein - 18 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

19 4.4.2 Zeitstempel Nach erfolgreicher Datenübermittlung werden jeweils Zeitstempel in den beteiligten Anwendungen DFBnet Verein und Vereinsmeldebogen gesetzt. Zeitstempel in DFBnet Verein Abb.: Der Zeitstempel nach erfolgreicher Datenübermittlung auf der Auswertungsstartseite in DFBnet Verein. Der Zeitstempel wird erst mit Klick auf die Schaltfläche DFB-Statistik "Jahrgänge" erzeugen aktualisiert. Zeitstempel im VMB > Bestandserhebung Fachschaft Fußball Abb.: Der Zeitstempel nach erfolgreicher Datenübermittlung in der Bestandserhebung Fachschaft Fußball. DFBnet Verein - 19 / 20 - Anleitung DFB-Statistik

20 4.4.3 Protokoll- an DFBnet Postfach Nach erfolgreicher Datenübermittlung wird an das DFBnet Postfach des Vereins, für den sich der Benutzer erfolgreich authentifiziert hatte, eine Protokoll- gesendet. Abb.: Protokoll- im DFBnet Postfach nach erfolgreichem Datenversand. DFBnet Verein - 20 / 20 - Anleitung DFB-Statistik