Inhaltsverzeichnis. Programmerweiterungen PASBAS Release V11R01 Stand:

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1 Inhaltsverzeichnis 0. PASUMS Jahresabschlussprogramm SV-Beitragsdaten in Firmenstamm KV-Beitragssatz vortragen Umlagesätze pflegen Insolvenzgeldumlage Neue Menüstruktur bei Pkt. 9 im Startmenü Datenannahmestellen der AOKs aktualisieren Versand DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise Zuwendungen an Versorgungsbezugsempfänger (Betriebsrentner) Altersteilzeit KUG Gleitzone ELENA: Neue Felder bei den K/E-Daten ELENA: Rückmeldungen Beitragssatzdatei DEÜV: Datensatz Betriebsdatenpflege Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) Maschinelles Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) Arbeitsablauf 2010/ Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 1 von 13

2 0. PASUMS Beim ersten Benutzen der Datenbibliothek wird automatisch das Umsetzprogramm PASUMS ausgeführt. 1. Jahresabschlussprogramm Die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2010 bleiben auch in 2011 gültig. Das gilt auch für die Steuerfreibeträge. Jahresabschlussprogramm (Pkt ) Lohnsteuer-Freibeträge löschen N.. keine Löschung (Standard) J.. Löschung Hinweis Sind Eintragungen auf der Steuerkarte zu ändern, erhält der Mitarbeiter vom Finanzamt (oder von der Meldebehörde bei Geburt eines Kindes, Kirchenaustritt, Heirat) eine Ersatzbescheinigung. Wird diese Ersatzbescheinigung vorgelegt, können die Stammdaten angepasst werden. 2. SV-Beitragsdaten in Firmenstamm Nach Aufruf des Jahresabschlussprogramms und nachdem das Jahresupdate V11R01 eingespielt wurde, müssen die SV-Beitragsdaten im Firmenstamm vorgetragen werden (Pkt. 4-7). Nicht manuell eintragen!!! 3. KV-Beitragssatz vortragen Mit Punkt 4-8 werden die neuen Beitragssätze ab in allen Krankenkassen eingesetzt. Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 2 von 13

3 4. Umlagesätze pflegen mit Beitragsatzdatei ohne Beitragssatzdatei - Arbeitsweise wie bisher - Umlagesätze manuell im Krankenkassen- (wichtig: J für vorhandene Werte stamm (Pkt. 1-5) pflegen vortragen) 5. Insolvenzgeldumlage Die Insolvenzgeldumlage für 2011 beträgt: 0,0%. Der Beitragssatz zur Insolvenzgeldumlage ist im Programm hinterlegt. Eine Anpassung in den Stammdaten ist nicht erforderlich. 6. Neue Menüstruktur bei Pkt. 9 im Startmenü Wegen der Vielzahl der neuen Meldeverfahren, wurde der Menüpunkt 9 im Startmenü neu strukturiert. Nach Aufruf Pkt. 9 wird in ein Untermenü verzweigt, über das die einzelnen Meldeverfahren aufgerufen werden können. Die DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise sind z.b. unter Pkt. 9-1 zu finden. Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 3 von 13

4 7. Datenannahmestellen der AOKs aktualisieren DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise sämtlicher AOKs wurden bisher an eine Datenannahmestelle AOK geschickt. Ab dürfen die Meldungen und BNW der AOKs nur noch an deren eigene Datenannahmestelle versendet werden. Tabelle_1: Betriebs- Nr. KZ Annahm estelle Annahmestelle Anschrift Annahmestelle für A11 gkv informatik Alfred-Lythall-Str Neubrandenburg A12 gkv informatik NL Teltow Potsdamer Str Teltow A13 ARGE AOK-RZ Bremen / Niedersachsen Postfach Bremen A14 ARGE AOK-RZ Bremen Postfach / Niedersachsen Bremen A15 gkv informatik Lichtscheider Str. 89 unternehmen synergien Wuppertal A16 gkv informatik Lichtscheider Str. 89 unternehmen synergien Wuppertal A17 ITSCare Fünftenweg Schwalmstadt A18 DAV AOK Baden- Württemberg Schwarzwaldstr Lahr A19 kubus it DAV Postfach Regensburg A20 kubus it DAV Postfach Regensburg A21 ITSCare Fünftenweg Schwalmstadt AOK Mecklenburg/Vorpommern AOK Rheinland/Hamburg (BD Hamburg) AOK Schleswig-Holstein AOK Berlin AOK Brandenburg AOK Sachsen-Anhalt AOK Bremen / Bremerhaven AOK Niedersachsen AOK Westfalen-Lippe AOK Rheinland/Hamburg (außer BD Hamburg) AOK Hessen AOK Saarland AOK Rheinland-Pfalz AOK Baden-Württemberg AOK Bayern AOK Plus (Thüringen) AOK Plus (Sachsen) AOK Plus (Sachsen) für Beiträge bis AOK Rheinland-Pfalz für Beiträge bis Dazu müssen zusätzliche Datenannahmestellen in die DEÜV/DFÜ-Stammdaten aufgenommen und im Krankenkassenstamm bei den AOKs die richtige Empfängerbetriebsnummer eingetragen werden DEÜV/DFÜ-Stammdaten (Pkt. 1-14) a) vorhandene Annahmestelle AOK überprüfen F4-Taste Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 4 von 13

5 Zeile mit Annahmestelle AOK anklicken Enter Seite ausdrucken Kennz. Annahmestelle ändern (siehe Tabelle_1) ggf. die Empfänger- Postanschrift aktualisieren die lfd. Dateinummern nicht verändern die fehlenden zehn neuen AOK-Annahmestellen aufnehmen, siehe unter b) b) neue AOK-Annahmestellen aufnehmen Die lt. Tabelle_1 noch fehlenden AOK-Annahmestellen müssen zusätzlich aufgenommen werden Absender-Betriebsnr.: Betriebsnr. unter der DEÜV und BNW gemeldet wird Empfänger-Betriebsnr.: eine der noch fehlenden Betriebsnr. einer AOK- Annahmestelle lt. Tabelle_1 - die lfd. Dateinummern auf setzen bzw. frei lassen. - Kennz. Annahmestellen und Empf.-Anschriften der Tabelle_1 entnehmen - Absender-Postanschrift: Ihre Firmen- Anschrift eintragen Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 5 von 13

6 7.2. Krankenkassenstammdaten (Pkt. 1-5) Bei allen angelegten AOKs - überprüfen, ob die richtige DEÜV-Empf-BNr. zu dieser AOK eingetragen ist; ggf. DEÜV- Empf.-BNr. ändern - das Kennzeichen der Annahmestelle ändern (siehe Tabelle_1). Welche DEÜV-Empf.-BNr. zu welcher Krankenkasse? F4-Taste auf Feld Krk.-Betriebsnr Prüfliste Annahmestellen (LKRDAPR) Mit Aufruf Pkt (Krankenkassendatei mit Betriebsnummerndatei abgleichen) kann überprüft werden, ob allen Krankenkassen die richtige Datenannahmestelle zugeordnet ist. Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 6 von 13

7 8. Versand DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise können ab Januar 2011 nur noch über das PC-Modul von der iseries geholt und verschickt werden. Das Programm dakota.ag ist weiterhin erforderlich, da dies durch das PC-Modul über eine Schnittstelle aufgerufen wird. Das Holen der Daten mit dem Batch-Programm HOLEN.BAT ist nicht mehr möglich. Dazu sind die Einstellung PASBAS- Steuerdaten zu überprüfen und ggf. zu ändern (Pkt Bild 2). Einstellung im PC-Modul Handbuch PC-Modul 9. Zuwendungen an Versorgungsbezugsempfänger (Betriebsrentner) Werden einem Versorgungsbezugsempfänger (Betriebsrentner) zusätzlich zum laufenden Versorgungsbezug weitere Zuwendungen und geldwerte Vorteile (z. B. steuerpflichtige Fahrtkostenzuschüsse, Freifahrtberechtigungen, Kontoführungsgebühren) gewährt, zählen diese ebenfalls zu den Versorgungsbezügen. Die betreffenden Lohnarten müssen im Feld K5A mit 6 oder 7 verschlüsselt sein. Bitte kontrollieren. 10. Altersteilzeit Die in 2010 gültigen gesetzlichen Mindestnettobeträge gelten auch für das Jahr Die IG Metall hat eigene Mindestnettotabellen beschlossen, die ab gültig sind. Soll die IG-Metall-Mindestnettotabelle angewendet werden, muss im Firmenstamm das entspr. Kennzeichen gesetzt werden. Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 7 von 13

8 11. KUG Die neue KUG-Tabelle ist eingearbeitet. 12. Gleitzone Der Faktor F für die Gleitzone beträgt in 2011: 0,7435. Der Gleitzonenfaktor ist im Programm hinterlegt. Eine Anpassung in den Stammdaten ist nicht erforderlich. 13. ELENA: Neue Felder bei den K/E-Daten Ab sind bei den K/E-Daten zusätzliche Felder zu erfassen (Pkt Seiten 2-4). Sozialauswahlprüfung von AA 3-stellige Nr. der Arbeitsagentur (Katalog der AA-Nr. unter F4) Grund für Ungewissh Entgeltanspruch streitig 02.. Entgeltanspruch unklar 03.. Abr. noch nicht abgeschlossen 04.. Sonstiges Das Formular ELENA_Kündigungsdaten wurde aktualisiert und ist Bestandteil der Doku zum Jahresupdate. Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 8 von 13

9 14. ELENA: Rückmeldungen Die Zentrale Speicherstelle bewahrt die Rückmeldungen ab 2011 nur 40 Tage auf (statt bisher 120 Tage). Danach werden die Rückmeldungen gelöscht und können somit auch nicht mehr abgefragt werden. D.h. es ist unbedingt darauf zu achten, dass die Rückmeldungen sofort nach dem Versenden der ELENA-Datei (mit der automatisch bereitgestellten Statusabfrage) angefordert werden. 15. Beitragssatzdatei Die Beitragssatzdatei, die wir bisher wöchentlich unter bereitgestellt haben, wird zukünftig nur noch bei Veränderungen in den Beitragssätzen auf unserer Internetseite aktualisiert. 16. DEÜV: Datensatz Betriebsdatenpflege Ab sind die Arbeitgeber verpflichtet, Änderungen von Betriebsdaten dem Betriebsnummernservice der Bundesagentur unverzüglich zu melden ( 5 Absatz 5 DEÜV). Ein Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD) ist zu übermitteln, wenn sich bei folgenden Angaben Änderungen ergeben: - Name und Anschrift der Firma bzw. einer Betriebsstätte - Name und Kontaktdaten des Ansprechpartners in der Firma bzw. Betriebsstätte - abweichende Korrespondenzanschrift Erstellen des Datensatzes DSBD (Pkt. 9-4) Zusätzlich zu den Änderungen im Firmenstamm sind unter Punkt 1 die Angaben zur Firma und ggf. zur Betriebsstätte (abweichende Betriebs-Nr.) einzutragen. MeldeKz J.. Meldung wird erstellt (wird automatisch beim ersten Aufruf bzw. bei jeder Änderung der Daten auf J gesetzt) Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 9 von 13

10 Anschließend wird mit Pkt. 4 die Meldedatei erzeugt. P.. Prüflauf M.. Meldelauf Absender.. Bnr. unter der versendet wird (nur zur Info) Empfänger.. immer die Annahmestelle VdAK (nur zur Info) Es wird die Meldedatei KDVAK erstellt. Die entstandene Datei ist jetzt mit den PC-Modul zu übertragen und an die KK-Annahmestelle zu schicken. ( Doku PC-Modul.) 17. Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) Die in diesem Punkt beschriebenen Veränderungen gelten nur für Kunden, die Betriebsrenten auszahlen. (Als lfd. Betriebsrenten, Kapitalleistung, Kapitalisierung oder als Abfindung von Versorgungsbezügen) Wie in unseren Anwendertreffen 2010 bereits berichtet, erfolgt der Datenaustausch zwischen den Zahlstellen der Versorgungsbezüge und den Krankenkassen ab nur noch auf elektronischem Weg. Im Unterschied zu den bisherigen Meldeverfahren (DEÜV, ELENA,.. ) schicken die Krankenkassen Daten, die für die Abrechnung benötigt werden, auf elektronischem Weg wieder zurück (KK-Rückinfo). Meldepflichtig sind alle Zahlstellen mit mindestens einem Versorgungsbezugsempfänger, der in der gesetzlichen Krankenversicherung Pflicht-, Freiwillig- oder Familien-Versicherter ist. Die Meldepflicht besteht unabhängig von der Beitrags(abführungs)pflicht. Versorgungsbezugsempfänger, die ihre Betriebsrente bisher außerhalb der Personalabrechnung per manueller Überweisung erhalten haben, können nur dann am Meldeverfahren teilnehmen, wenn sie in der Personalabrechnung mitgeführt werden. Mit diesem Update werden die Stammdaten für das ZMV vorbereitet. Für das Erstellen der Meldungen wird Ende Januar 2011 ein Nachtragsupdate bereitgestellt. Damit können dann auch die sogenannten Startmeldungen für ZMV erstellt werden Stammdaten Firmenstamm Im Firmenstamm ist eine gültige Zahlstellennummer einzutragen (wird vom AOK-Bundesverband zentral vergeben) Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 10 von 13

11 Personalstamm Im Personalstamm ist die tatsächliche Krankenkasse des Versorgungsbezugsempfängers einzutragen. Außerdem ist zu überprüfen, ob das Geburtsdatum korrekt ist. Über die F11-Taste im Bild Steuerdaten können zusätzliche Angaben bei den Versorgungsbezugsempfängern hinterlegt werden. Für die ZMV-Startmeldung werden Standardwerte angenommen. Eintragungen sind nur dann erforderlich, wenn die Standardwerte nicht zutreffen. Aktenzeichen Krankenkasse *).. AZ unter der die KK den VB führt; Eintragung soweit bekannt Meldung an KrK.Kasse *) J.. VBE nimmt am Meldeverfahren teil (Standard) N.. VBE ist vom Meldeverfahren ausgeschlossen (privat kr.versicherte VBE, VBE mit 1. Wohnsitz im Ausland) Krankenversichertennr. *).. Eintragung soweit bekannt VB-max *).. aktueller max. beitragspfl. Versorgungsbezug; Eintragung soweit bekannt; mit diesem Wert werden keine Berechnungen durchgeführt VB-max Anpassung ZS *) J.. Zahlstelle passt VBmax an (am Jahresanfang, bei Rentenerhöhung) - Standard N.. KK passt VBmax an Beihilfeansprüche J.. Beihilfeberechtigt N.. Keine (Standard) Veränderungsmeldung *) J.. KK wünscht Veränderungsmeldung, wenn sich die Höhe des VB ändert N.. Keine Veränderungsmeldung (Standard) *) Diese Informationen werden von den KK erteilt; bei bestehenden VB in Papierform vorliegend, bei neuen VB als elektronische KK-Rückinfo. Bei Neuanlage eines VBE werden die Felder gefüllt, die bekannt sind. Die anderen Felder bleiben frei bzw. werden mit der Standard-Belegung gefüllt. Nach Rückinfo der KK müssen die Felder angepasst werden; ggf. auch im Lohnkonto. (KK- Rückinfo siehe Doku PC-Modul) Erstellen der Meldungen (Pkt. 9-3) Nach dem Abrechnungslauf wird in jeder Datenbibliothek, in der Versorgungsbezugsempfänger abgerechnet werden, der Prüf- und Meldelauf gestartet. Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 11 von 13

12 Zu Beginn des ZMV werden nach der Januarabrechnung 2011 an jede KK sogenannte Startmeldungen in Form von Bestandsmeldungen geschickt. Danach erstellt das Programm Meldungen bei Beginn und Ende eines VB, sowie in Abhängigkeit von den Eintragungen im Personalstamm Änderungsmeldungen, wenn sich die Höhe des VB ändert. Auf Verlangen der KK können jederzeit Bestandsmeldungen erzeugt werden. Menü ZMV - Programme Nähere Erläuterungen dazu im Nachtragsupdate. 18. Maschinelles Erstattungsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) Ab dürfen die Anträge auf Erstattung nach dem AAG (Erstattung U1 und U2) nicht mehr in Papierform bei den Krankenkassen eingereicht werden. Der Gesetzgeber schreibt ab 2011 den elektronischen Meldeweg vor. Mit diesem Update ist das elektronische Meldeverfahren nach dem AAG noch nicht möglich. Wir informieren Sie rechtzeitig, sobald ein Update dafür bereitsteht. Bitte nutzen Sie zum Ausfüllen und Versenden der Erstattungsanträge vorerst das Programm sv.net/classic, das von den Krankenkassen auf deren Internetseiten zur Verfügung gestellt wird. (oder direkt unter: Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 12 von 13

13 19. Arbeitsablauf 2010/ Dezemberabrechnung; Aufruf Pkt (mit LSt-Jahresausgleich) Korrekturen in 2010? 13. Monatslauf (LV-Satz mit Monat: 13 10) 1. DEÜV-Meldelauf 2. ELENA-Meldelauf - BNW werden nicht erstellt; sondern erst mit Januarabrechnung 2011 übermittelt als Korrektur-BNW - LStA mit Monat und Korrekturkennzeichen Kz10 erstellen (Werte von 12/10 und 13/10 werden als Summe übermittelt) 3. Datenbibliothek sichern 4. Jahresabschlussprogramm einschl. Archivierung: Aufruf Pkt a. P.. Prüflauf b. L.. Ladelauf (mit Standardbild; siehe auch Doku Modul Archivierung) 5. Jahres-Lohnsteuerbescheinigungen können ab jetzt bereitgestellt werden 6. spätestens jetzt Jahresupdate V11R01 einschl. Update PC-Modul einspielen 7. SV-Beitragsdaten in Firmenstammsätze einsetzen: Aufruf Pkt. 4-7 Nicht manuell eintragen!!! 8. KV-Beitragssatz in allen Krankenkassen eintragen: Aufruf Pkt Umlagesätze in allen Krankenkassen aktualisieren mit Beitragssatzdatei ohne Beitragssatzdatei - Pkt. 4-1 Arbeitsweise wie bisher - Umlagesätze manuell im KK-stamm (wichtig: J für vorhandene (Pkt. 1-5) pflegen Werte überschreiben) 10. Datenannahmestellen der AOKs aktualisieren 11. Stammdaten für das Zahlstellenmeldeverfahren eintragen 12. Beträge zur privaten KV/PV lt. Bescheinigung im Personalstamm eintragen 13. Prüfen Jahresarbeitsentgeltgrenze (Achtung: Neue Gesetzeslage) 14. Kundenspezifische Arbeiten a. notwendige Umstellungen in der Zeiterfassung b. Kontrolle Urlaubsanspruch lfd. Jahr c.... Syllwasschy Anwendungssoftware und Computersysteme GmbH Seite 13 von 13