Überprüfung der Funktionalität des Qualitäts- und Prozessmanagements

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1 Auditbericht Nr _002 Überprüfung der Funktionalität des Qualitäts- und Prozessmanagements Das Unternehmen: Rossmähder 9 A-6850 Dornbirn

2 Ansprechpartner: Leitauditor: Auditteam: Herr Daniel Martin, Head of Supply Chain Herr Rudolf Knöttner - Datum: 15. Juni Auditdurchführung Die Funktionalität des Managementsystems wurde vor Ort im Unternehmen an ausgewählten Prozessen, die eine repräsentative Einschätzung der Gesamtsituation ermöglichen, überprüft. Der Fokus lag insbesondere auf der Konformität der Arbeitsabläufe mit den allgemein geltenden Standards für das Qualitäts- und Prozessmanagement in Anlehnung an EN ISO 9001 und den Beschreibungen in der System-Dokumentation. Dies geschah u. a. durch Befragung der o. a. und weiterer Repräsentanten der Firma und durch die Einsichtnahme der Prozessabläufe sowie der entsprechenden Unterlagen. Abschließende Audit-Feststellungen und evtl. Hinweise zu Prozessverbesserungen sind in diesem Bericht beschrieben. 2 Feststellungen Alle Informationen, die während des Audits gewonnen wurden, werden sowohl vom Audit-Team als auch von TÜV Rheinland LGA streng vertraulich behandelt. Im Hinblick auf den Stichprobencharakter des Audits ist darauf hinzuweisen, dass Schwachstellen vorhanden sein können, die während dieses Audits nicht festzustellen waren. Dies gilt speziell für die wesentlich umfangreicheren Anforderungen an ein Audit nach den Vorschriften von EN ISO Rev. 0.0 ( ) Page 2/6

3 3 Unternehmensbeschreibung Die Firma ist einer der international führenden Anbieter zeitgemäßer Tischkultur (Glas, Porzellan, Keramik). Das traditionsreiche Unternehmen (gegründet 1877) stellt sich bewusst der Verantwortung, Qualität und ökologisches Handeln für Produkte und Dienstleistungen in allen Prozessabläufen sicherzustellen. Aktuell beschäftigt die in A-6850 Dornbirn ansässige ca. 170 Mitarbeiter. Für die laufende Produktentwicklung steht eine eigene Abteilung für Design und Produktmanagement zur Verfügung, die auch mit externen Designern in Europa und Asien zusammenarbeitet. Die Produkte werden von Partnerfirmen in China, Italien und Ägypten nach eigenen Vorgaben und unter ständigen Qualitätskontrollen produziert. Es besteht ein dichtes Vertriebsnetz mit Niederlassungen in Österreich, Deutschland, der Schweiz, Ungarn, Tschechien, der Slowakei sowie in Hongkong für die drei Eigenmarken: Verso hochwertige und exklusive Produkte im oberen Preissegment, Kunden sind der Fachhandel sowie der hochwertige Möbel- und Warenhausmarkt Domestic Produkte mit einem sehr guten Preis/Leistungsverhältnis, Hauptmarke, Kunden sind der Möbelmarkt und die Baumärkte. Centotrenta preisgünstige Aktionsware und kundenspezifische Fertigung, Kunden sind SB-Märkte und Discounter. Ein weiteres Produktangebot stellt die so genannte Glasveredelung dar, die in der eigenen Fertigungsstätte in A-6850 Dornbirn in den unterschiedlichsten Technologien durchgeführt wird, z. B. durch Siebdruck, Reliefdruck, Abziehbilder, Spritzen, Laser, Satinierung und durch Neon-Dekor. Der Firmensitz in A-6850 Dornbirn beherbergt Verwaltung, Kreativ-Zentrum für die Produktentwicklung, Kunden-Servicecenter, Supply Chain Management, Präsentationsräumlichkeiten, Zentrallager und Logistik sowie die Produktion für die Glasveredelung. arbeitet durchgängig mit dem an SAP ausgerichteten, kundenspezifischen Waren Wirtschaftssystem EUROP, mit dem alle relevanten Daten und Informationen über Einkauf, Produktion, Qualitätssicherung, Auftragsabwicklung, Lagerwesen und Kundenmanagement verwaltet werden. Die Produktspezifikationen für die von zu liefernden Waren sowie die Anforderung an die Hersteller gemäß BSCI sind durch externe Überwachungs-Audits sichergestellt. Entsprechende Dokumente konnten vom Auditor eingesehen werden. Prozessbeschreibungen für die Abläufe, insbesondere der Qualitätssicherung und des Kundenmanagements liegen lückenlos vor. Rev. 0.0 ( ) Page 3/6

4 Kurzdarstellung des Hauptprozesses: Turnusgemäße Vorstellung der Produkte: Standardsortiment aus dem Produktkatalog oder Neuentwicklungen. Dabei wählt der Kunde anhand bewährter Sortimente oder neu vorgestellter Muster aus. Detailabstimmung (Design, Qualität, Kosten, Termine, einschließlich Verpackung, Display etc.) Erteilung des Auftrages. Produktion, begleitende Qualitätsüberprüfung beim Hersteller, Sicherstellung der Anforderungen an die Spezifikation und Konformität, FRI bei den Herstellern vor dem Versand nach Europa, Wareneingangsprüfung nach AQL in A-Dornbirn Auslieferung nach Bestellvorgaben. 4 Status QM-System Es existiert ein internes, nicht zertifiziertes QM-System auf der Basis von ISO 9001, überwacht durch die Abteilung Supply Chain Management. Beispiele eingesehener Dokumente: - Dokumente der systemgestützten Überwachung der Lieferkette von der Bestellung bis zur Auslieferung - Webbasierte Plattform zur Koordination aller relevanten Anforderungen an die Produkte - Prüfvorschriften und Prüfprotokolle (Spezifikationen, Konformität, Wareneingangsprüfung, Lenkung fehlerhafter Produkte, Kundenanforderungen, Laborprüfung, Sicherheit der Verpackung etc.) - Untersuchungsberichte externer Prüfinstitute über chemische Unbedenklichkeit - Social Audit Reports (BSCI) - Konformitätserklärungen - Mäser Guidelines und SOP (Standard Operational Procedures) für die Qualitäts-Sicherung - Produktionspläne - Kundenreklamationsbearbeitung (Prozessbeschreibung, Lieferbeanstandung, Reklamationsbericht) - Organigramme (Management, Verwaltung, Produktentwicklung, Vertrieb etc.) Rev. 0.0 ( ) Page 4/6

5 5 Positive Hinweise Das Unternehmen stellt sich bewusst der Verantwortung, Qualität und ökologisches Handeln für Produkte und Dienstleistungen in allen Prozessabläufen sicherzustellen. Die Hersteller in China sind ausgesuchte Unternehmen, die Einhaltung hinsichtlich BSCI-Anforderungen wird durch Audits von externen Zertifizierstellen permanent sichergestellt. Durch die konsequente Erfassung aller Artikel und Prozesse in dem Warenwirtschaftssystem EUROP ist eine lückenlose Rückverfolgung gegeben. Es existiert eine eigene Abteilung Supply Chain Management, die eine systemgestützte Qualitäts- Überwachung der Lieferkette von der Bestellung über die Auslieferung bis zum Kundenmanagement gewährleistet. Die Produkt-Anforderungen an die EU-Konformität werden jährlich eingeholt und bestätigt. Hinweise zur Verbesserung Die nachstehenden Empfehlungen und Hinweise der Auditoren sollen zur kontinuierlichen Verbesserung des Managementsystems beitragen. Sie dienen gleichzeitig auch zur Beseitigung der noch vorhandenen Schwachstellen im Unternehmen, der Sicherstellung der Wirksamkeit des Managementsystems und der Vorbeugung gegen Abweichungen. Prüfabschnitt Dokumentationsanforderungen Verantwortung der Leitung Gefahren- und Risikomanagementsystem Kundenbezogene Prozesse Beschaffung Lagerung Überwachung und Prüfung von Produkten Lenkung fehlerhafter Produkte Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen Umzusetzende Maßnahmen Rev. 0.0 ( ) Page 5/6

6 6 Kurzfazit, Bewertung und Maßnahmen Das Unternehmen bietet überwiegend die in China, Italien und Ägypten gefertigten Produkte aus Porzellan und Keramik als Standardprogramm an. Es sind aber auch Einzel- oder Sonderfertigungen möglich. Die Herstellung der Produkte erfolgt nach exakten Angaben und unter permanenter Kontrolle von durch das firmeneigene Supply Chain Management. Kernkompetenz ist die kreative Weiter- und Neuentwicklung von Produkten durch eigenes Design-/Produktmanagement. Der Vertrieb inklusive der dazugehörigen Logistik und das professionelle Kundenmanagement durch Servie-Center erfolgt durch mehrere europäische Niederlassungen. Im Audit konnte nachvollzogen werden, dass die Produktanforderungen an Qualität und Konformität mit den jeweiligen Herstellern abgestimmt und durch permanente Kontrollen sichergestellt werden. Die Dokumentation aller Prozesse, der Qualitätssicherung sowie des Kundenmanagements sind absolut konform mit den Anforderungen. Die Beachtung der Social Standards (BSCI) ist durch Zertifikate nachgewiesen. Gesamtbeurteilung: Nach Abschluss des Audits konnte die Funktionalität des Qualitäts- und Prozessmanagements in allen überprüften Punkten nachgewiesen werden. 15. Juni 2011 / Rudolf Knöttner Datum / Audit-Leiter Rev. 0.0 ( ) Page 6/6