Automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen Zentrale Nutzen- und Erfolgsfaktoren

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1 Automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen Zentrale Nutzen- und Erfolgsfaktoren CONSULTEC Dr. Ernst GmbH Fon / CON- SULTEC Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen (REB) umfasst im Normalfall die Arbeitsschritte vom Rechnungseingang bis zur Buchung. Nicht selten sind alle Bereiche eines Unternehmens oder einer Organisation in diese Prozesskette eingebunden. Für die technische Realisierung einer solchen Lösung werden diverse IT-Systeme benötigt, von denen einige meist bereits vorhanden sind, so dass die Lösung in eine bestehende Systemlandschaft integriert werden muss. Die vorliegende Consultec-Information skizziert die Lösungskomponenten und erläutert, warum die Zusammenführung des benötigten Fachwissens die wesentliche Herausforderung für ein REB-Projekt darstellt. Consultec Information

2 Hintergrund Die automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen (oder auch REB : Rechnungs-Eingangs-Bearbeitung) ist in den letzten Jahren zu einem der wichtigsten weil besonders nutzbringenden Themen im Prozess- und Informationsmanagement geworden. Dabei stehen drei Ziele im Fokus: > Durch eine weitgehend automatische Extraktion der buchungsrelevanten Rechnungsdaten kann die manuelle Dategabe deutlich reduziert werden. > Durch Einsatz einer elektronischen Vorgangssteuerung kann der REB-Prozess beschleunigt und die Auskunftsfähigkeit nach Innen und Außen verbessert werden. > Durch die Definition der REB-Prozesse für die Vorgangssteuerung wird das Risiko- und Qualitätsmanagement unter Revisionsaspekten verbessert. Um das Nutzenpotenzial eines REB-Projektes ausschöpfen zu können, sind allerdings diverse Faktoren zu berücksichtigen. Aufwandsminderung Beschleunigung Risikominderung Prozessdefinition Consultec betrachtet den REB-Prozess als Teil eines übergeordneten Beschaffungsprozesses, der mit der Bestellung beginnt und mit der Zahlung an den Kreditor endet. Neuere Automatisierungsansätze versuchen auch, diesen Prozess als Ganzes digital abzubilden und zu steuern. Der übliche und meist auch sinnvolle Ansatz begrenzt den REB-Teilprozess jedoch auf die Schritte Rechnungseingang, Rechnungsprüfung und Buchung. In jedem Fall muss zu Beginn des REB-Projektes der Prozessumfang festgelegt werden. Geschäftsprozess: Beschaffung Teilprozess: Rechnungsbearbeitung???? Bestellung Lieferung Rechnung Buchung Zahlung Bestellnummer Artikelnummer Menge Preis Lieferschein Datum Artikelnummer Menge Bankverbindung Empfänger Datum Verwendungszweck Rechnungsnummer Kreditor Rechnungsbetrag Kontonummer Betrag Periode Steuerschlüssel Abb.: Prozesskette Beschaffung Datenextraktion Voraussetzung für die Datenextraktion ist die Digitalisierung der eingehenden Papierrechnungen mit einem Scanner (Hardware) und einem Scan-Client (Software). Die eigentliche Datenextraktion wird von einer Belegerfassungs- oder REB-Software realisiert, die die Inhalte der Rechnung nach einer vordefinierten Konfiguration ganz oder teilweise analysiert und in verarbeitbare Daten umsetzt. Dabei kommen regelbasierte, neuronale ( selbstlernende ) oder gemischte Analyseverfahren zum Einsatz. Die Erkennungsrate kann auf Zeichenebene bis zu 99,50% betragen. Für den Nutzen der Lösung ist aber die Quote der automatisch verarbeiteten Rechnungen (Dokumente) maßgebend. Je mehr Zeichen extrahiert werden müssen, desto geringer wird die Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

3 Automatisierungsquote auf Dokumentebene. Die Automatisierungsquote steigt mit der Lesbarkeit der Textzeichen und Ziffern und dem Grad der Strukturierung im Dokument. Handschriftlich ausgestellte Rechnungen, aber auch beispielsweise unstrukturierte Gebührenbescheide liefern schlechte Erkennungsleistungen. In jedem Fall ist die reine Texterkennung nicht ausreichend. Erst durch die Verwendung von Referenzdaten, mit denen die erkannten Daten abgeglichen werden können, ergeben sich brauchbare Ergebnisse. Die wichtigsten Referenzdaten sind neben den Kreditorenstammdaten die Bestelldaten, vor allem wenn sie beim Waregang mit einem Bestätigungs- oder Korrektureintrag versehen werden. Die Unterscheidung zwischen Rechnungen mit und ohne Bestellbezug ist in REB- Projekten zentral. Generierung von Buchungsdaten Die Rechnungsdaten allein liefern meist noch keine vollständigen Buchungsdatensätze. Daten wie Kontonummern, Kostenstellen, Periodenzuordnungen, Skontobeträge u.ä. können oft nicht direkt aus der Rechnung abgelesen werden, sondern sind mittelbar mit ihr verknüpft. Einer Rechnung ohne Bestellbezug müssen diese Informationen beim Rechnungseingang oder bei der Rechnungsprüfung erst zugeordnet werden. Die Ergänzung der Rechnungsdaten zu vollständigen Buchungsdatensätzen kann ebenfalls automatisiert werden, wenn die fehlenden Daten in den Referenzdaten enthalten sind oder nach einem feststehenden Regelwerk automatisch der Rechnung zugeordnet werden können. Zeichen pro Feld Felder pro Dokument Dokumente 99,50% 10 95,11% 5 77,83% 99,50% 20 90,46% 10 36,70% 99,50% 50 77,83% 20 0,67% Erkennungsleistung Abb.: Erkennungsleistung Rechnung mit und ohne Bestellbezug Kontonummern Kostenstellen Perioden gut lesbare Zeichen strukturierte Dokumente vollständige Referenzdaten Rechnungsprüfung und -freigabe Für Rechnungen ohne Bestellbezug ist ein Verzicht auf die Rechnungsprüfung praktisch nicht möglich. Bei Rechnungen mit Bestellbezug kann die Rechnungsprüfung entfallen, wenn die Rechnungsdaten mit den zugehörigen Bestelldaten exakt übereinstimmen und die Bestelldaten beim Waregang bestätigt wurden ( geliefert wie bestellt ). Aber auch da, wo ein Verzicht auf die Rechnungsprüfung theoretisch denkbar ist, sollten die Regularien mit der Innenrevision und den zuständigen Wirtschaftsprüfern abgestimmt werden. Letztlich wird eine REB-Lösung immer auch einen oder mehrere definierte Abläufe für die Rechnungsprüfung enthalten. Insofern gehört zu einer REB-Lösung auch eine Workflow-Komponente für die Steuerung der Rechnungsprüfung. An dieser Stelle können die wesentlichen Aspekte einer Workflow-Komponente nicht behandelt werden. In vielen Fällen stehen die Workflow-Komponenten der Belegerfassung, einer DMS-Anwendung und des Buchhaltungssystems in Konkurrenz zueinander. Deshalb muss relativ frühzeitig entschieden werden, welches Workflow-System für die Rechnungsprüfung genutzt werden soll. Workflow-Komponente Konkurrenz der Workflow-Systeme Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

4 Belegerfassung Rechnungsprüfung System Sachbearbeiter Bedarfsträger Buchhalter Daten extrahieren sicher? rechnerisch prüfen manuell validieren formal prüfen ( 14 UStG) korrekt? Rechnung adressieren manuell validieren sachliche Prüfung korrekt? Sachkonten zuordnen Kostenstellen zuordnen? Rechnung reklamieren finanzielle Freigabe ausreichend? Rechnung buchen Abb.: Beispiel einer Vorgangssteuerung / eines Workflows Buchung In vielen Fällen werden die Buchungsdaten in einer REB-Lösung vor bzw. im Zuge der Rechnungsprüfung generiert. Dies kann auch einen Bruch mit dem konventionellen Arbeitsablauf darstellen. Es ist aber eindeutig vorteilhaft, Konten- und Kostenstellenzuordnung durch die Rechnungsprüfung zu verifizieren bzw. bestätigen zu lassen. Bei diesem Arbeitsablauf kann die Buchung im Buchhaltungssystem weitgehend automatisiert werden. Bestätigung der Konten und Kostenstellen bei der Rechnungsprüfung Archivierung Sowohl die gescannten Rechnungsdokumente als auch die Protokolleinträge aus dem Workflow-System (Prüfungsvermerke und Freigaben) sollten digital archiviert werden. Manche Anwender speichern zusätzlich auch die Buchungsdaten in einem digitalen Archiv. In jedem Fall wird man die Daten und Dokumente im digitalen Archiv mit den zugehörigen Buchungsdatensätzen verknüpfen wollen, so dass ein Durchgriff von einem System in das andere möglich ist. Für den Zeitpunkt der Archivierung ergibt sich daraus ein Zielkonflikt: Die Revisionssicherheit fordert die Archivierung zum frühest möglichen Zeitpunkt (also direkt nach dem Scannen). Das Nutzenpotenzial fordert eine möglichst späte Archivierung (nämlich erst nach der Buchung). Für diesen Zielkonflikt muss ein sinnvoller Kompromiss gefunden werden. Dieser kann z.b. darin bestehen, früh zu archivieren und die betroffenen Indexdaten nachträglich zu modifizieren. Frühe oder späte Archivierung? Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information

5 Zusammenfassung Eine REB-Lösung umfasst mindestens die Prozesskette vom Rechnungseingang bis zur Buchung. Sie besteht aus > einer Scan-Komponente (Scanner und Scan-Client), > einer Belegerfassung (Texterkennung, Regelwerk und Referenzdaten), > einer Workflow-Komponente für die Steuerung der Rechnungsprüfung, > dem Buchhaltungssystem, in dem die Rechnungsbeträge gebucht werden sollen und > einer Archiv- oder DMS-Komponente, in der die digitalen Dokumente und Daten revisionssicher gespeichert werden. Meist sind einige dieser Komponenten bereits vorhanden und die angestrebte Lösung muss in die bestehende Landschaft integriert werden. Immer besteht die Herausforderung eines REB-Projektes darin, das fachspezifische Wissen für alle Komponenten zusammenzuführen. Consultec Dr. Ernst GmbH 2008 Consultec Information