Handels-H: Rechnungsprüfung und Kreditorenbuchhaltung

Transkript

1 Handels-H: Wareneingang, Rechnungsprüfung und Kreditorenbuchhaltung

2 Wareneingang 2

3 Wareneingang Wareneingang Funktionsdekompositionsdiagramm Verbesserung der Planungssicherheit durch Nutzung von Lieferantenavisen (Mitteilung über die Liefermenge und vorauss. Liefertermin) und Rampenbelegungsplanung Warenannahme und -kontrolle Durch die Bestellung determinierte Art und Weise des operativer Wareneingangs sowie quantitative und qualitative Prüfung einzelner Lieferscheinpositionen (optional, Ziel: TQM) Wareneingangsplanung Lieferanten- rückgaben Retouren (Rücksendung der Ware; bei WE WEMitarbeiter systemseitig Infos über notwendige Retouren) sowie Rückgabe von MTV und Leergut (bislang unzureichend gelöstes Problem) Wareneinlagerung & -eingangserf. Prozess der physischen Einlagerung auf Lagerplätze und die Buchung/Erfassung des Wareneingangs 3

4 Kondition Artikel Konditions- Bestellpos.- ZuO Wareneingang Datenmodell Bestand mengenmäß. Bestandsbuchung Lagerplatz Zeit Bestellkopf (1,m) Bestellposition Lieferant WE-Kopf WE-Position (1,m) 4

5 Wareneingang Prozessobjekt: Lieferschein Prozesse des Wareneingangs sind nach betrachteter Handelstufe zu differenzieren 5

6 Wareneingang Planung des Wareneingangs: -Genauer Liefertermin -Liefervolumen -Anzahl an Ladehilfsmitteln 6

7 Wareneingang 7

8 Wareneingang 8

9 Wareneingang 9

10 Wareneingang 10

11 Rechnungsprüfung 11

12 Rechnungsprüfung Rechnungsprüfung Funktionsdekompositionsdiagramm Rechnungserfassung Grundlage für eine anschließende Rechnungskontrollekontrolle Je nach Rechnungsübermittlungsart manuell oder als EDI-Datei Rechnungskontrolle und -freigabe Vergleich der Rechnung mit dem bewerteten Wareneingang unter Berücksichtigung lieferantenspez. Toleranzintervalle, oft stichprobenartig; Aufheben der zuerst gesetzten Sperre Rechnungsnachbearbeitung Ausgleich der bei der Rechnungsprüfung festgestellten Abweichungen Bearbeitung nachtr. Vergütungen Berechnung des Anspruchs der nachträglichen Konditionen sowie deren Kontrolle 12

13 Kreditor zu belastende Firma oder Filiale (Debitor) Belegdatum Referenznummer Nettowert für Warenzugang Steuerschlüssel Steuerbetrag Buchungsdatum Buchungsbetrag (brutto) Bezug zum WE Zahlungsbedingungen 13

14 Bewerteter WE-Kopf (1,m) Bewertete WE-Position D,T Bewerteter WE-Kopf Warenlieferung Zeit Vgl. Rg.- und bew. WE- Kopf Bewerteter WE-Kopf Nachträgliche Vergütung Vgl. Rg.- und bew. WE- Position Geschäftspartner Lieferant Rechnung Lieferantenrechnungskopf (1,m) Rg.pos.- Hierarchie Geschäftspartner Abnehmer (0,1) Lieferantenrechnungsposition Artikel Buchung Sachkonten Konto D,P Konto Sach 14 Konto Kreditor Buchung OP

15 Rechnungsprüfung 15

16 Rechung ist eingetroffen Einlagerungsmenge ist gebucht Lieferantenretoure ggf. durchgeführt Rechnungsprüfung Ordne Rechnung bew. WE zu XOR Rechnung konnte bew. WE zugeord- net werden XOR Rg. konnte bew. WE nicht zugeord- net werden bew. WE konnte keiner Rg. zugeord- net werden Ordne die Vorgänge manuell zu Vorgänge sind manuell zugeordnet XOR Bestellung Rechnung Bestellung Rechnung Bestellung Rechnung 16

17 Rechnungsprüfung Bestellung Rechnung 17

18 Rechnungsprüfung 18

19 Rechnungsprüfung Buchhaltung A B XX XX 19

20 Rechnungsprüfung 20

21 Rechnungsprüfung 21

22 Kreditorenbuchhaltung 22

23 Kreditorenbuchhaltung Funktionsdekompositionsdiagramm Kreditorenbuchhaltung Kreditorenstammdatenpflege Pflege der buchhalterisch relevanten Attribute: Abstimmkonto, Verzinsungskennzeichen, Limits, Zahlungsbedingung, Bank- verbindung, Angaben zum Mahnen, Sachbearbeiter etc. Buchung Zum Teil automatisierte Buchung von freigegebenen Rechnungen Regulierung Regulierung des Offenen Postens durch die Zahlung an den Lieferanten Mahnung und Verzinsung Mahnen der Kreditoren selten, nur bei Verrechnungen; Verzinsung der Kapitalkonten oder Gutschriften 23

24 Konto Sach Bank (1,1) Bankkonto Geschäftspartner Lieferant Kreditor Buchung Zahlung (1,m) (1,1) Zahlungsart (1,m) (1,1) Zahlungsbedingung g Lieferantenzahlungskopf Lieferantenzahlungsposition (0,1) GP Lieferant Kreditor abw. Mahnempfänger Buchung Zahlungsausgleich Zeit Lieferantenrechnungs- kopf (1,m) Rg.pos.- Hierarchie Geschäftspartner Lieferant Rechnung (1,1) (1,1) Rechnungsposition (0,1) Konto D,P Konto Sach Buchung Sachkonten 24 (1,m) Konto Kreditor Buchung OP

25 Kreditorenbuchhaltung Prozessobjekt: Zahlung Abschluss des Beschaffungsprozesses durch die Regulierung der durch den Warenbezug entstandenen Verbindlichkeit 25

26 Kreditorenbuchhaltung starte Zahlprogramm Selektiere Konten, Posten und dabgrenzungsdaten Erstelle Zahlvorschlag 26

27 Kreditorenbuchhaltung 27

28 Kreditorenbuchhaltung DTA-Datei oder Zahlungsformular 28

29 Kreditorenbuchhaltung 29

30 Kreditorenbuchhaltung 30

31 Belegtyp Belegkopf (1,m) (1,1) Belegposition (1,1) (0,1) Zeit (0,1) Urbelegkopf (1,m) (1,1) Urbelegposition D,P Urbeleg Lieferanten- rechnung Geschäftspartner Urbeleg Abnehmerrechnung Urbeleg Gutschrift Urbeleg Zahlungsausgang Urbeleg Zahlungseingang Konto Urbeleg nachträgliche Vergütung Buchung DP D,P Konto Sach 31 Konto Kreditor

32 Buchungssätze beim Zahlungsausgleich Kreditor Vorsteuer 157 Warenbestand Buchung des Offenen Postens (1.000,- Rechnungsnettowert, 16% Umsatzsteuer, Bestandszugang netto gebucht (2% Skonto)) A) B) 2 Scheckausgang Bankunterkonto Scheckausgang Belastung der Bank Scheckausgang Bankkonto Bankkonto