Die. strukturelle und inhaltliche Ausrichtung. einer Konzern-IT für eine optimale Geschäftsprozessunterstützung

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1 Die strukturelle und inhaltliche Ausrichtung einer Konzern-IT für eine optimale Geschäftsprozessunterstützung Dr. Jens Güthoff 1

2 Axel Springer im Wandel Positionierung der IT in Konzernstrukturen IT s strukturelle Antwort auf die Herausforderung IT s inhaltliche Antwort auf die Herausforderung 2

3 Ein großes Haus mit kraftvollen Marken Newsstand papers National quality newspapers Sunday newspapers Zeitungen Zeitschriften Regional newspapers Elektronische Medien Profilm Bücher No 1 Zeitungsverlage (58 Zeitungen) No 2 Zeitschriftenverlage (43 Zeitschriften) Höchste Reichweite im deutschen Markt Große Präsenz in Ost-Europa 3

4 Markt- und Wettbewerbslage erfordert Kundenmanagement als Ergänzung zu operativen Lösungen Aktualität Verkürzung der redaktionellen Fertigung Prozessintegration im Haus als auch mit externen Partnern Schnellere und vollständigere Informationen Schnelle Reaktion auf die Marktentwicklung / Konzernstrategie 4

5 Kunden- und Zulieferfokus Konzernzentriertes Modell Konzern Kunden/Zuliefererzentriertes Modell Konzern Zulieferer... Abteilung. Abteilung Kunde... Zulieferer... Abteilung. Abteilung. Kunde... Zulieferer Abteilung. Kunde Zulieferer Abteilung. Kunde Konzern definiert als Summe seiner Bereiche und Abteilungen Konzern definiert als Summe seiner Kunden und Zulieferer Bereichs-/Abteilungsspezifische Sicht auf Kunden und Zulieferer Bereichs-/Abteilungsspezifische Optimierung des Betriebs Konzernweite Sicht auf Kunden und Zulieferer Konzernweite Optimierung des Betriebs; Prozeßintegration umspannt den gesamten Konzern 5

6 Konzernweite Prozessintegration als Teil der Unternehmensstrategie Anzeigenverkauf Redaktion / Herstellung Druck / Produktion Vertrieb Online- Auftritt ZtG Hamburg ZtG Welt / WamS ZtG BZ/BM ZtG BILD Gem. Vk. Kd- Service Kd- Service Gem. Redaktion Zeitschriften Vertriebssteuerung + Logistik AS Interactive Immo Net BILD.DE 6

7 Axel Springer im Wandel Positionierung der IT in Konzernstrukturen IT s strukturelle Antwort auf die Herausforderung IT s inhaltliche Antwort auf die Herausforderung 7

8 Die Rollen der IT im Wandel der Zeit Beitrag im Unternehmen business added value cost efficiency Ziele im modernen IT-Management Value-driven IT-Management! Erhöhen der Produktivität " Senken der Kosten # Senken operative Risiken + heben der Qualität $ Realer Beitrag zum Unternehmensgewinn Kosten Utility Role Funktionale Orientierung Prozess Orientierung Enhancement Role Alignment Role strategischer Wert Enablement Role technology competencies business competencies behavioral competencies 8

9 IT-Organisations-Modelle und Konzernnutzen für Konzerne mit hoher Prozessintegration Marktnähe! Service Level Vereinbarungen " 100% Verrechnung # Beauftragung nicht automatisch $ Vergleich mit Marktleistungen (benchmarking) marktorientierte Geschäftseinheit / total outsourcing Konzern als Focus? IT-Dienstleister mit Corporate IT IT-Dienstleister ohne Corporate IT Erfolg ohne Steuerungs-Instrumente? zentrale IT-Einheit dezentrale IT-Einheiten Konzernnutzen 9

10 Die Chancen eines internen IT-Dienstleisters Das Verständnis über den Markt und die Konzernkunden ist die unternehmerische Herausforderung vom IT-Dienstleister und führt zur erfolgreichen Positionierung im Konzern! Markt & Wettbewerb Chancen Marktangebote Aufwandstreiber Benchmarking Aufwandsorientierte Preisgestaltung Transparenz & Leistungsabrechnung Dienstleister kennt seine Konzernkunden (Organisation) sehr viel besser als jeder externe Anbieter. Das Verständnis über die Geschäftsprozesse und die wirklich wichtigen Faktoren versteht der Dienstleister am besten. IT-Dienstleister Kosten- / Leistungs- Verrechnung Standard- Servicekatalog Pauschale Servicevereinbarung Geschäftsprozesse Dienstleister ist der offensichtliche IT-Partner für strategische Initiativen (die nur begrenzt outsourcing fähig sind). Die Kostenstruktur vom Dienstleister sollte mehr als 15 % unter dem eines externen Anbieters liegen. Organisationsverständnis Konzernkunden 10

11 Die Positionierung eines internen IT-Dienstleisters Ein interner Dienstleister muss Positionierung gegenüber externen Anbietern nachhaltig durch folgende drei Handlungsoptionen verbessern: Verständnis über Geschäftsprozesse als IT-Kernkompetenz mit entsprechenden Investments untermauern Kostenreduktion durch ausgewogene Standardisierung und Zentralisierung der IT Prozesse und geeignete Ressourcen- Strategie Marktgerechter Produktkatalog und Servicelevels Nutzenorientiertes Reporting und aufwandsorientierte Leistungsabrechnung Prozessorientierung Leistungstransparenz Wettbewerbsfähigkeit Pro-aktives Kundenmanagement (Vertrieb) Image Analyse und Verbesserung Externe Kundenverträge und selektives Benchmarking 11

12 Axel Springer im Wandel Positionierung der IT in Konzernstrukturen IT s strukturelle Antwort auf die Herausforderung IT s inhaltliche Antwort auf die Herausforderung 12

13 Das Dual-role Model der ASV IT CIO Dienstleister Corporate IT IT-Dienstleister für die Aufgaben: Betrieb, Beratung und Entwicklung 500* IT-Governance für die Aufgaben:! Strategie " Standards # Synergien und $ fair-play Support % Schaffung von IT-Kostentransparenz % Harmonisierung und Konsolidierung mit dem Ziel der Kostenreduktion und als Voraussetzung für schnelle und flexible Geschäftsveränderungen % Effizienz- und Qualitätssteigerung bei der IT-Leistungserbringung % Unterstützung der zukunftsorientierten Verlagsausrichtung 22 * Kapazitätsäquivalent / keine MA Zahl 13

14 Die IT Organisationsentwicklung im ASV Fragmentierte Organisationen Funktionale Organisation +Contract & Service Mgmt. 1 Operations Consulting/Development +Corporate IT Organisation im Wandel Customer oriented Organisation +Contract & Service Mgmt. +CFO Mgmt. 2 Operations Consulting/Development Product-Line Mgmt. 3 Ops Dev Dev CC Services Product-Line Management +Corporate IT +Corporate IT 14

15 Umsetzung der organisatorischen Veränderung Ausgangs-Organisation Ziel Organisation +CFO Mgmt. Ops Dev Dev CC Services Product-Line Management +Corporate IT Integration von Mitarbeitern und Teams in den Veränderungsprozess Adaption learning by doing / Flexible und Anpassungsfähige Organisation / Aufbau vs. Projektorganisation / stufenweise Vorgehen Vertrauen der Führung in die Mitarbeiter / Führungsqualitäten Mitarbeiter in Entscheidungen einbeziehen / Kommunikation und Teamfähigkeit Spezialisierung als Chance sehen / Produktivitätssteigerung durch effektive Arbeitsorganisation 15

16 Die ASV IT im Konzernverbund mit unseren Kunden Betrieb Entwicklung Corporate Infrastruktur Applikationsbetrieb Outsource-Mgmt. PC Life-Cycle-Mgmt. Projekt Management Appl. Entwicklung Integr. Management Beratung Auftrag Kunde! Strategie " Standards # Synergien $ fair-play Support Service Levels Synergieeffekte 24 x 7 Effizienz Time-to-market Qualität Effektivität Lebenszyklus Service Kostenverantwortung Vorgaben Strategische Ausrichtung Kenntnis des Hauses Synergien 16

17 Die Positionierung von externen IT-Partnern 1-4 strategisch Risiko Übernahme operational Besten in ihrem Bereich inkl. Outsourcing Partner für Teilfunktionen wie:! Telefonie " Netzwerk # Server $ Client-Dienste (PC-Support) 17

18 Herausforderungen bei der Umsetzung Wenn der Wind des Wandels weht, bauen die einen Mauern und die anderen Windmühlen (Chinesisches Sprichwort) Bereitschaft schaffen, sich dem permanenten Wandel erfolgreich zu stellen Mitarbeiter müssen die Neugestaltung des Umfeldes als Chance begreifen Veränderungsprozesse bedürfen einer offenen Unternehmenskultur Gutes Management erzeugt Begeisterung und Leidenschaft, um Motivation bei den Mitarbeitern zu erreichen Soziale Kompetenz ist wesentlicher Erfolgsfaktor Change-Management erfordert Zielkonsens von Führungskräften und Mitarbeitern 18

19 Axel Springer im Wandel Positionierung der IT in Konzernstrukturen IT s strukturelle Antwort auf die Herausforderung IT s inhaltliche Antwort auf die Herausforderung 19

20 Full-Service Help Desk 1st Level 2nd Level TK Fest Mobile Satellit Richtfunk Beratung Systemauswahl IT Architekturen IT Mgmt und Governance Organisationsentwicklung Prozessgestaltung Partnermanagement Projektmanagement Entwicklung Press-Logistics Press Production Add-on for Pub.Sys. Online Apps. Betrieb Publishing Systems File & Print Server Mail Server LDAP Wartung/Betreuung Publishing Systems Enterprise Systems Infrastructure Systems Systemintegration Publishing Systems Enterprise Systems Customizing CCI PPI SAP R/3, BW, CRM Corporate IT Delivery IT selective outsourcing 20

21 IT-Kostenoptimierung IT-Kosteneinsparungen durch einen differenzierten und gezielten Investionsprozess (Investment Government Prozess) 60% 30% 10% Strategische Projekte Funktionale System- Verbesserungen IT-Dienstleistungen & Operativer Betrieb Bestätigung / Ausbau des Mehrwertes der Projekte und der Verzahnung mit der Unternehmensstrategie Neuorientierung / Bewertung anhand der Geschäftsbedürfnisse und Priorisierung mit dem Ziel der Erhöhung des ROI Rationalisierung zur nachhaltigen Effizientsteigerung Investitionen in zukunftsorientierte strategische Projekte CHANGE Freisetzung von Ressourcen RUN 21

22 IT-Kostenoptimierung (Produktivitätssteigerung) Entwicklung Netzwerk und Mitarbeiter Anzahl genutzter Ports Jan. 01 Okt. 01 Jan. 02 Apr. 02 Zeitpunkt Anzahl Mitarbeiter Networkmanagement Ports Mitarbeiter 22

23 Leistungs- und Wertbeitragstransparenz Klare Leistungskriterien und Vereinbarungen Help Desk SLA Compliance Report "Erreichbarkeit < 20 sec." Transparente Leistungsabrechnung Nutzenorientiertes Investitionsmanagement 96% 1 Executive Summary 94% 92% 90% 88% 86% AS Clients Abrechnungsmonat: Januar 2003 Kostenstelle: 5115 Vertriebs- und Datenkoordination Verantwortlicher: Hans Mustermann Kostenart: Leistungsart: SLA: Kennzeichen Bezeichnung: Anzahl: Miete: Office PC1 PC Desktop 16 XXXX Office MR2 Monitor 17" Röhre 2 XXXX Office MR5 Monitor 21" Röhre 1 XXXX Office MT1 Monitor 15" TFT 11 XXXX Office MT2 Monitor 17" TFT 1 XXXX Kurzbeschreibung VAMOS ermöglicht eine konzernweiten BI Lösung für den Zentralbereich Vertrieb, die eine objektübergreifende Marktanalyse expost und ex-ante erlaubt. Dabei werden sowohl Standardreports als auch Drilldown Möglichkeiten zur Analyse zur Verfügung gestellt. VAMOS bildet die Basis für die operative Steuerung des Außenvertriebs mit Hilfe von Kennzahlen. Dabei kommen CRMähnliche Mechanismen wie z.b. Kampagnen/ Opportunity Management zum Einsatz. Zur Lösung gehört darüber hinaus auch die Einführung einer leistungsfähigen Mobilkomponente, die den Außenvertriebler mit allen notwendigen Informationen zur Erfüllung seiner Aufgaben versorgt. Die Lösung wird viele verschieden Abteilungsanwendungen ablösen (ca. 20) und trägt wesentlich zur Bereinigung des IT Anwendungsportfolios bei. Auftraggeber ZB Vertrieb Auftragnehmer ASmediaSystems Budget Eigenleistung: Fremdleistung: Infrastruktur 1 : Gesamtbudget: Etatisiert: Wirtschaftlichkeit Amortisationsdauer: Barwert: <> T <> T <> T <> T <> T <> Jahre <> T Office DR3 Laserdrucker A4, kleine Nutzergruppen 4 XXXX 84% Office DR9 Tintenstrahldrucker A4 Farbe 2 XXXX Office SC1 Scanner Einzelplatz Win/MAC A4 Blattzufuhr 1 XXXX Office SP7 Photoshop 1 XXXX Terminübersicht Start: Ende: <tt.mm.jjjj> <tt.mm.jjjj> 82% Okt 01 Nov 01 Dez 01 Jan 02 Feb 02 Mrz 02 Apr 02 Mai 02 Jun 02 Jul 02 Aug 02 Sep 02 Okt 02 Summe: XXXX SLA Erreicheter SL 23

24 IT-Governance Auftraggeber Auftragnehmer CIO Beratung / Information / Freigabe Ziele:! Wirksamer Filter " Nachhaltige Qualitätsverbesserung # Durchgängige Transparenz $ Formale Einbeziehung IT Business Vorstand Controlling 24

25 Geschäftsnutzen und IT-Effizienz sind Entscheidungsgrundlage für IT-Massnahmen IT-Effizienz NO Geschäftsnutzen 0 Notwendige Maßnahmen mit geringem Wert + Negative Geschäftsauswirkungen NO IT-Effizienz mit keinem negativen Geschäftsauswirkungen Geschäftsnutzen und IT-Effizienz Geschäftsnutzen mit keiner negativen IT-Effizienz - NO NO Maßnahmen erfordern inkrementelles IT-Budget 25

26 Markt- und Wettbewerbslage erfordert Kundenmanagement als Ergänzung zu operativen Lösungen Aktualität Verkürzung der redaktionellen Fertigung Prozessintegration im Haus als auch mit externen Partnern Schnellere und vollständigere Informationen Schnelle Reaktion auf die Marktentwicklung / Konzernstrategie % Effiziente Strukturen als Voraussetzung schaffen % Homogene/standardisierte IT-Landschaft % Anwendungsprogramme integrieren zum reibungslosen Datenaustausch % Portale um den Zugriff auf Information zu vereinfachen % Neue Lösungen unterstützen zukünftiges Geschäft % BI systematische Auswertung von Daten % CRM optimierte Kundenansprache % SRM optimierte Zusammenarbeit mit Lieferanten 26

27 27 Online- Auftritt Portfoliomanagement Druck / Produktion Vertrieb Anzeigenverkauf Redaktion / Herstellung ZtG Hamburg ZtG Welt/WamS ZtG BZ/BM ZtG BILD Zeitschriften BILD.DE Proof systeme MS/D PPS Content Mgmt. Vamos Mabis Kd- Service Alpha Redaktion PPS Output Foto Kd- Service Gem. Vk. AS Interactive Immo Net Mambo Redaktionssystem PPS Gesamtsystem/ Vertrieb Gesamtsystem Infotools Gesamtsystem Online Infopool

28 Bebauungsplan (Beispiel Applikationsdarstellung) Anzeigenverkauf Back-Office Produktion Technik Archive Call Center Online Vertrieb Turn Key Solutions Standard Software Custom Dev. Powerbuilder Custom Dev. VB Java etc. 28

29 Bebauungsplan (Stand 2003) Anzeigenverkauf Back-Office Produktion Technik Archive Call Center Online Vertrieb Turn Key Solutions Standard Software Custom Dev. Powerbuilder Custom Dev. VB Java etc. 29

30 Bebauungsplan (Ziel) Anzeigenverkauf Back-Office Produktion Archive Technik Call Center Online Vertrieb 30

31 Consolidation of Distribution, Customer Service and Logistics Systems 31

32 Consolidation of Distribution, Customer Service and Logistics Systems Abo CRM BI/BW VH 32

33 Verlagskonsolidierung PPI neu Blattplanung und Reservierung BM, BZ, WELT und WamS, Blattbestimmende und Umbruch BM, BZ, WELT, WamS PPI-Anzeigen Integration alle Objekte Blattplan (XML) Ausdruck PPI-Blattplan als Basis für manuelle Planung CCI neu Redaktion BM, BZ, WELT und WamS PS- Belichtungen PS- Belichtungen ODMS neu BM, BZ, WELT, WamS Pgrass-Integration - TIFF-Dateien WELT VP / WamS HP, VP und HH Pgrass HH TIFF-Dateien Druckhaus Spandau TIFF-Dateien WELT HP TIFF-Dateien WELT VP und WamS TIFF-Server Berlin TIFF-Server Hamburg TIFF-Server Neu-Isenburg TIFF-Server Kettwig TIFF-Server München TIFF-Server Madrid TIFF-Server Meisach 33

34 Verlagsweite Rubrikenkonsolidierung national regional abendblatt.de regional regional national international 34

35 6 zentrale Punkte zum Schluss. und IT ist mehr I als T! Ausrichtung an den Geschäftsanforderungen Projekte aus Sicht der Fachbereiche durchführen und in der Zeit und im Budget abliefern " IT-Dienstleistung und IT-Richtlinienkompetenz Die perfekte Verbindung bei gleichzeitiger Sicherstellung, dass interne Dienstleistungen optimal einbezogen werden # Transparenz der Dienstleistungen tue Gutes und rede darüber $ Gezielte und differenzierte Investitionen Abwägung von Projekten und Tätigkeiten zwischen der Sicherstellung des laufenden Betriebes im Vergleich zur Neuausrichtung von Prozessen & Sachgerechte Preis- und Verrechnungsmodelle Einführung von Verrechnungsmodellen für einzelne Dienstleistungen, die sachgerecht und verständlich sind ' Mitarbeiter sind Schlüssel zum Erfolg IT is people business Motivation und klare Zielvorgaben sind essentiell 35