Die Mehrphasenbuchführung Petzner Burggasse 14/IV, A-9020 Klagenfurt, Tel.: , Fax: ,

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1 Die Mehrphasenbuchführung Dir. Werner Petzner 2007 Burggasse 14/IV, A-9020 Klagenfurt, Tel.: , Fax: ,

2 HEHBPHASENBÜCHFUEHBONG Kap. ALLG Seite 1 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe Benutzerhandbuch Allgemeine Eriaeuterungen ALLG ALLGEHEIHE ERLAEUTEHÜNGBN

3 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Tersion /O.Oe HEHRPHASENBUCHFUEHBÜHG Kap. ALLG Seite 2 Allgemeine Eriaeuterungen BEGRIFFSDEFINITIONEN * ABDA Automatischer Betragsdifferenzenausgleich * Abstimmkreis (AK) Zusammenfassung einer Gruppe von Buchungszeilen zum Zwecke der Pruefung der vollstäendigen und richtigen Eingabe innerhalb einer AK-Belegart * alphanumerisch Aus Buchstaben, Ziffern, Satz- bzw. Sonderzeichen bestehend * Ansatz (ANS) Kennzeichnung der funktionellen und finanzwirtschaftlichen Gliederung des Voranschlages laut Ansatzverzeichnis * Ausgleichszeile Automatisch erstellte Buchungszeile, die am Hatrixdrucker in verkuerzter Form ausgegeben wird * AVZ Allgemeine Verrechnungs- und Zahlungsvorschrift * Belegart (BA) Kennzeichnung der Buchung hinsichtlich der Gattung, einer bestimmten Art von Geschaeftsfaellen und des Zeitraumes, den die Buchung betrifft * Belegäatum (BED) Datum des der Kontierung zugrundeliegenden Geschaeftsfalles oder wenn dies nicht angegeben ist, das Buchungsdatura * Bestandskonto (BE-Konto) Fuer die Verrechnung des Vermoegens und der Schulden gefuehrtes Konto, auf dem jeweils der Anfangsbestand, die Zugaenge,die Abgaenge und der Endbestand mit Hilfe eines zweiseitigen Buchungsfeldes (Soll u. Haben) nachgewiesen werden * Bestellung (BEST) Auftrag zur Erbringung einer Lieferung oder Leistung * Bildschirmterminal Ein an die Datenverarbeitung angeschlossenes Geraet zur Eingabe bzw. Abfrage von Daten * Branche (BRA) Kennzeichnung der Ausgaben und Einnahmen nach Berufsgruppen der Auftragnehmer * Buchungszeile Eingabeinformation, die der Buchung eines Geschaeftsfalles dient.

4 HEHBPHASENBUCHFUEHBÜHG Kap. ALLG Seite 3 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe Benutzerhandbuch Allgemeine Eriaeuterungen Code Kennzeichnung der Art der Eingabeinformation Daten Aussagen ueber Sachverhalte Dienststellenkennzahl (DKZ) Kennzeichnung einer Dienststelle durch eine numerische Kennzahl. Dient einerseits bei der Eingabe zur Steuerung der Buchung auf gesonderten Konten in den verschiedenen Verrechnungskreisen und anderseits bei Abfragen und Auswertungen zur Zusammenfassung der Ergebnisse Duplizieren (DUP.) Wiederholen des Inhaltes eines in der unmittelbar vorhergegangenen Tagebuchzeile verwendeten Ordnungsbegriffes oder einer Gruppe von Ordnungsbegriffen durch Betaetigen einer Funktiönstaste Eingabeinformation Einheit geordneter Daten, die Bildschirmterminal bestimmt sind fuer die Eingabe ueber das Eingabeprotokoll Zeitgeordnete AufSchreibung eingegebenen Informationen ueber die mittels Bildschirmterminal Eingabestelle An die EDVA angeschlossene Datenstation eines Anwenders Eingabevorlage Vordruck zur Eintragung von Eingabeinformationen Erfolgskonto Fuer die Verrechnung des Aufwandes bzw.ertrages gefuehrtes Konto,auf dem die einzelne Aufwands-bzw. Ertragsart mit Hilfe eines zweiseitigen Buchungsfeldes (Soll und Haben) nachgewiesen wird Ersatzforderung Forderung auf eine absetzbare Rueckzahlung einer voranschlagswirksamen Ausgabe Ersatzschuld Aus einer voranschlagswirksaraen Einnahme entstandene Schuld zur Leistung einer absetzbaren Rueckzahlung Funktionstaste Bildschirraterminaltaste, die bei Betaetigung einen bestimraten Vorgang steuert Gebarung Jeder Vorgang, der das Vermoegen in seiner Hoehe oder Zusammensetzung aendert oder eine solche Aenderung einleitet

5 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHRPHASENBUCHFUEHRUHG Kap. ALLG Seite 4 Allgemeine Eriaeuterungen * Gebarungsfall (GF) Ein ira allgemeinen in mehreren Stadien (Phasen) ablaufendes Rechtsgeschaeft (Verwaltungsakt) * Gebarungsfallnummer (GFN) Hinweis auf den zugrundeliegenden Geschaeftsfall * Gegenkonto/Untergliederung (GGKTO-UGL) Ist jenes Konto, auf dem die in der Bestands- und Erfolgsverrechung zu buchenden Geschaeftsfaelle gegenzubuchen sind * Geldbestand Der Bestand an Bargeld bzw, Guthaben auf Konten bei Kreditunternehraungen * Gemeinsame Personen-»Geld- oder Bestands- und Erfolgs- oder Voranschlagskonten Kontenkreise,die trotz Verwendung mehrerer Dienstellenkennzahlen (DKZ) nur unter einer einzigen DKZ gefuehrt weräen * Generieren Automatisches Erzeugen von Buchungszeilen * Geschaeftsfall Einzelstadium eines Gebarungsfalles * Häushaltshinweis (H) Kennzeichnung der Gebarung (ord.haushalt,a.o.haushalt etc.) nach haushaltswirtschaftlichen Gesichtspunkten, die den Ansaetzen vorangestellt sind * Kassenbestand Gebarungsmaessige Zusammensetzung des Geldbestandes (ordentlicher Haushalt,ausserordentlicher Haushalt, Durchlaufer) * Kontierung Festlegung der Buchungsmerkmale und deren Eintragung in die Eingabevorlage * Kostenstelle (KOST) Sie dient der projektbezogenen, oertlichen oder sachlichen Darstellung der Einnahmen, Ausgaben oder Kosten * numerisch Nur aus Ziffern bestehend * Ordnungsbegriff (OB) Teil der Eingabeinformation, der eine in sich geschlossene Einheit darstellt und der Kennzeichnung eines bestiramten Sachverhaltes innerhalb einer vorgegebenen Henge raoeglicher Sachverhalte dient (z.b.belegart, DKZ etc.)

6 HEHBPHASENBÜCHFUEHBÜNG Kap. ALLG Seite 5 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe Allgemeine Eriaeuterungen * Phase (PH) Ein rechnungsraaessig zu erfassendes Stadium des Gebarungsablauf. Dient zur Kennzeichnung der Phasenfelder, die durch die Buchung beruehrt werden sollen * Phasenfeld Saldenfeld zur betragsmaessigen Erfassung eines bestimmten Stadiums des Gebarungsablaufes * Pruefziffer Ziffer, die durch eine Rechenoperation aus den restlichen Ziffern gewonnen wird und dem maschinellen Erkennen von Kontierungs- oder Eingabefehlern dient (letzte Stelle der 7- stelligen PEK- Nummer) * Regionale Gliederung (REG) Kennzeichnung der Zahlungen nach Regionen, Bezirken, Gemeinden (Siehe Seite 24 ) * simultan Gleichzeitig * Sonderzeichen Alle Schriftzeichen, die keine Buchstaben, Ziffern oder Satzzeichen sind * Spezifikation (SPEZ) Kennzeichnung von Eingabeinformationen in der Buchungszeile, zur Steuerung bestimrater Vorgaenge, die gesondert behandelt werden muessen. (Siehe Seite 24 ) * Verrechnungskreis Selbststaendige, in sich geschlossene Verrechnungseinheit gleichartiger Konten (Voranschlagskonten, Bestand- und Erfolgskonten, Personenkonten, Kostenstellenkonten, Gebarungsfallkonten) * Voranschlagspost (POST/UGL.) Kennzeichnung der Art der Einnahmen und Ausgaben nach oekonoraischen Gesichtspunkten (siehe Postenverzeichnis der VRV) * Vorbuchung Den gleichen Gebarungsfall betreffende,vorausgegangene Buchung * Vorzeichen (VZ) Kennzeichnung fuer die Verbuchung in der Bestands- und Erfolgsverrechnung (Soll/Haben) * VRV Voranschlags- und Rechnungsabschlüssverordnung * Zahlung Bare, unbare oder buchraaessige Einnahme oder Ausgabe

7 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHBPHASENBÜCHFUEHBÜNG Kap. ALLG Seite 6 Benutzerhandbuch Allgemeine Eriaeuterungen * Zugeordnetes Konto Das Bestands- oder Erfolgskonto, auf dem bei Buchungen in den Phasenfeldern 4 bzw. 5 der voranschlagswirksamen Verrechnung (VWV) gebucht wird

8 HEHBPHASENBÜCHFUEHBÜNG Kap. ALLG Seite 7 Allgemeine Eriaeuterungen VERRECHNÜNGSKREISE Dieses Kapitel beinhaltet die Verrechungsgrundsaetze in den einzelnen Verrechnungskreisen der Voranschlagswirksamen Verrechnung (VWV) Bestands- und Erfolgsverrechnung (BEV) Kostenstellenverrechnung (KOST) Gebarungsfallkontoverrechnung (GF) Personenkontoverrechnung (PEK) DIE VOBAHSCHLAGSWIBKSAHE VERRECHNUNG (VWV) * Die voranschlagswirksame Verrechnung (VWV) umfasst die Verrechnung aller haushaltsmaessigen Einnahmen und Ausgaben, wobei die Erfuellung des Voranschlages in einzelnen Stadien (Phasen) festgehalten wird. Durch genaue Erfassung der Betraege in den einzelnen Phasen sind grosse Kontroll- und Auswertungsraoeglichkeiten gewaehrleistet. * Die voranschlagswirksarae Verrechnung richtet sich nach der von der doppelten Buchfuehrung entlehnten Hethode der Buchung und Gegenbuchung in den einzelnen Phasenfeldern, wodurch die gegenseitige Abstimmung der einzelnen Teile der Verrechnung erleichtert wird. * Fuer jede Voranschlagspost ist auf Grund des Voranschlages ein Konto zu eroeffnen. Jede Voranschlagspost wird in 6 Phasenfelder gegliedert. Die voranschlagswirksame Verrechnung stellt den Ablauf der Gebarung in Form der Bewegung von einer der Phasen zu einer der folgenden dar. In den Phasenfeldern weräen Salden dargestellt. Die an der ersten stelle angegebene Phase loest, unabhaengig vom Vorzeichen der Buchungszeile, eine Sollbuchung (plus), die zweite Stelle eine Habenbuchung (-) aus. Neben den Voranschlagskonten fuer das laufende Finanzjahr köennen auch Konten fuer kuenftige Jahre gefuehrt werden (Vorlaufkonten). * Jedes Voranschlagskonto enthaelt im Kontenkopf: - Dienststellenkennzahl - Haushalt - Ansatz - Post/Untergliederung - Bezeichnung - schluessel f.regionale Gliederung (zwingend/nicht zwingend) - Schluessel f.branche (zwingend/nicht zwingend) - Aufgabenbereich laut UNO-Kennziffer - EDV-Kennzeichen '

9 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHBPHASENBUCHFÜEHRÜNG Käp. ALLG Seite 8 Allgemeine Eriaeuterungen r Fuer jedes Rechnungsjahr werden netren - vierstelliger Indikation - Deckungsklasse - Anweisende Stelle olgende Phasenfelder, die von einem Gebarungsfall nicht alle durchlaufen werden muessen, gefuehrt: Phase 1 = Genehmigung Nach der Genehmigung des Voranschlages wird der genehmigte Jahresvoranschlagsbetrag auf dera entsprechenden Voranschlagskonto eingebucht. Der Buehungssatz lautet bei Einnahmen Verfuegung an Genehmigung = Phase 2' I bei den Ausgaben Genehmigung an Verfuegung = Phase 12 Das Phasenfeld Genehmigung zeigt als schlagsbetraege auf.dieser Saldo bleibt rung durch einen Nachtragsvoranschlag unveraendert. Phase 2 = Verfuegung Saldo die bewilligten Voran- - ausser im Falle einer Aende- - das ganze Jahr hindurch Im Phasenfeld 2 ist die Genehmigung und jede Inanspruchnahme der Voranschlagsbetraege aufgrund der anweisenden Stelle zu buchen. Der Buehungssatz lautet: bei den Einnahmen Verfuegung an Genehmigung = Phase Verfuegung an Verzweigung = Phase Berechtigung an Verfuegung = Phase Forderung an Verfuegung = Phase Zahlung an Verfuegung = Phase Verzweigung an Verfuegung = Phase bei den Ausgaben Genehmigung an Verfuegung = Phase Verzweigung an Verfuegung = Phase Verfuegung an Verpflichtung 3 Phase verfuegung an Schuld = Phase Verfuegung an Zahlung = Phase Verfuegung an Verzweigung = Phase od. od. od. od. od. od. od. od. od. od.

10 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version ^12/0.Oe HEHBPHASEHBÜCHFÜEHBÜHG Kap. ALLG Seite 9 Allgemeine Eriaeuterungen Der Saldo des Phasenfeldes Verfuegung zeigt bei den Einnahmen den noch nicht erfuellten Voranschlags- oder Mehreinnahmebetrag und bei den Ausgaben den noch vorhandenen Voranschlagsbetrag oder die üebersehreitung des Voranschlagbetrages an. Das Phasenfelä Verfuegung dient der Ueberwachung des Jahreskredites. Phase 3 - Berechtigung/Verpflichtung Tn diesera Phasenfeld sind die Zu- und Abgaenge an Berechtigungen bzw, Verpflichtungen zu buchen, deren Erfuellung im laufenden Finanzjahr erfolgen soll. Der Buehungssatz lautet: bei den Einnahmen Berechtigung an Verfuegung = Phase 32 od. Forderung an Berechtigung = Phase 43 od. Zahlung an Berechtigung = Phase 53 bei den Ausgaben Verfuegung an Verpflichtung = Phase 23 od. Verpflichtung an Schuld = Phase 34 od, Verpflichtung an Zahlung = Phase 35 Der Saldo des Phasenfeldes Berechtigung/Verpflichtung zeigt demnach die noch offenen Berechtigungen bzw, Verpflichtungen an. Phase 4 - Forderung/Schulä Das Phasenfeld Forderung bzw, Schuld ist fuer die Buchung der anfaenglichen Zahlungsrueckstaende, deren Abstattung, der Zu - und Abgaenge sowie der schliesslichen Zahlungsrueckstaende bestimmt: Der Buehungssatz lautet: bei den Einnahmen anfaenglicher Zahlungsrueckstand = Phase 4B od. Forderung an Verfuegung = Phase 42 od. Forderung an Berechtigung = Phase 43 od. Zahlung an Forderung = Phase 54 od. Abstattung auf Zahlungsrueckstand = Phase 54 und Spez 3.Stelle 2 bei den Ausgaben anfaenglicher Zahlungsrueckstand = Phase B4 od. Verfuegung an Schuld = Phase 24 od. Verpflichtung an Schuld = Phase 34 od, Schuld an Zahlung = Phase 45 od. Abstattung auf Zahlungsrueckstand = Phase 45 und Spez 3.Stelle 2

11 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHBPHASENBUCHFUEHBÜHG Kap. ALL6 Seite 10 Allgeaeine Eriaeuterungen Der saldo des Phasenfeldes Forderung/Schuld stellt die noch offenen voranschlagsverbunäenen Forderungen bzw. Schulden dar. Alle Buchungen, die anfaengliche Zahlungsrueckstaenäe betreffen, weräen zusaetzlich in dem Saldenfeld Anfaenglicher Rueckstand festgehalten. Phase 5 - Zahlung Die Zahlung (Schlusszahlung) ist der Abschluss eines Gebarungsfalles. Die Zahlung bewirkt, wenn eine Berechtigung bzw. Forderung oder eine Verpflichtung bzw. Schuld vorausgegangen war, eine Verrainäerung derselben. Der Buehungssatz lautet: bei den Einnahmen Zahlung an Verfuegung = Phase 52 od. Zahlung an Berechtigung = Phase 53 od. Zahlung an Forderung = Phase 54 od. Abstattung auf Zahlungsrueckstand = Phase 54 und Spez 3,Stelle 2 bei den Ausgaben Verfuegung an Zahlung = Phase 25 oder Verpflichtung an Zahlung = Phase 35 oder Schuld an Zahlung * Phase 45 Abstattung auf Zahlungsrueckstand = Phase 45 und Spez 3.Stelle 2 Alle Buchungen, die Abstattungen auf Zahlungsrueckstaende betreffen, werden zusaetzlich in dem Saldenfeld Abstattung auf Anf.Rueckstand festgehalten. Phase 6 - Verzweigung Geschaeftsfaelle wie Ausgabensperren, Ausgabenermaechtigungen und Postenausgleiche, die den Kredit veraendern und sich nicht in den Phasen 3,4 und 5 auswirken,sind im Phasenfeld 6 festzuhalten. Der Buehungssatz auf dem beguenstigten Konto lautet: bei den Einnahmen Verfuegung an Verzweigung = Phase 26 bei den Ausgaben Verzweigung an Verfuegung = Phase 62

12 HEHRPHASENBUCHFUEHBÜNG Kap. ALLG Seite 11 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe Allgemeine Eriaeuterungen Der Buehungssatz auf dem belasteten Konto: lautet bei den Einnahmen Verzweigung an Verfuegung = Phase 62 bei den Ausgaben Verfuegung an Verzweigung = Phase 26

13 Laenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHRPHASENBÜCHFUEHRÜNG Kap. ALL6 Seite 12 Allgeaeine Eriaeuterungen DIE BESTANDS- UND ERFOLGSVERRECHNÜNG (BEV) * Die Bestands- und Erfolgsverrechnung dient der teils rechtlichen, teils wirtschaftlichen Forderung nach einer laufenden Erfassung voranschlagswirksamer und voranschlagsunwirksamer Vermoegenswerte (aktive und passive Vermoegenskönten) und voranschlagswirksamer Aüfwaende und Ertraege (Erfolgskonten) Sie umfasst: die Bestandskonten die Erfolgskonten und die Verrechnungs-, Kapital- und Abschlusskonten. * Nach den Bestimraungen der VHV sind die Bestands- und Erfolgskonten nach folgenden Klassen zu gliedern: Klassen 0 bis 2 die aktiven Bestandskonten (Anlagen, Vorraete, Geld, Forderungen, aktive Rechnungsabgrenzung) Klasse 3 die passiven Bestandskonten (Schulden, passive Rechnungsbegrenzung) Klassen 4 bis 7 die Aufwandskonten (Haterialaufwand, Personalaufwand, sonstiger Aufwand) Klasse 8 die Ertragskonten Klasse 9 die Verrechnungs-, Kapital- und Abschlusskonten. * Die aktiven Bestandskonten enthalten auf der Soll-Seite den Anfangsbestand und die Zugaenge, auf der Haben-Seite die Abgaenge und als Saldo (Soll-Saldo) den schliesslichen Vermoegensstand. Die passiven Bestandskonten enthalten auf der Haben- Seite den Anfangsbestand und den Schuldenzugang, auf der Soll-Seite die Schuldentilgung und als Saldo (Haben -Saldo) den schliesslichen Schuldenstand. * Auf dera Bestandskonto (z.b.haschinen u.maschinelle Anlagen) werden sowohl die Buchungen des gleichlautenden Ausgaben-Voranschlagskontos (z.b. Ausgaben zur Anschaffung von Haschinen und maschinellen Anlagen) als auch die Buchungen des gleichlautenden Einnahmen Voranschlagskontos (z.b. Einnahmen aus der Verauesserung von Haschinen und maschinellen Anlagen) automatisch vorgenommen. * Die Aufwendungen sind auf der Soll-Seite und die Ertraege auf der Haben-Seite der Erfolgskonten zu buchen. Der Soll-Saldo stellt die Summe der Ertraege, der Habensaldo die Aufwendungen des Jahres je Erfolgskonto dar, * Die Aufwands- und Ertragskonten (Erfolgskonten) sind im allgemeinen rait den Voranschlagskonten gleichlautend, soweit nicht mehrere Er-

14 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHRPHASENBUCHFUEHBÜNG Kap. ALL6 Seite 13 Allgemeine Eriaeuterungen folgskönten zu Sammelaufwands- oder Ertragskonten zusammengefasst werden. * Jedes Bestands- und Erfolgskonto enthaelt im Kontenkopf: Dienststellenkennzahl Kontokennzeichen (K bei Konkurrenzen, H bei Haftungen, anson- sten leer) Konto/Untergliederung Bilanzposition Bezeichnung Indikation EDV-Kennzeichen Pro Rechnungsjahr werden folgende Rechenfelder gefuehrt Jahresanfangsbestand (Soll/Haben) ümsaetze bis Vormonat (Soll/Haben) ümsaetze laufendes Honat (Soll/Haben) * Die in den phasenfeldern 4 und 5 der voranschlagswirksamen Verrechnung (Forderung bzw.schulden und Zahlungen) zu erfassenden Geschaeftsfaelle wirken sich rait demselben Betrag auf die Hoehe oder nur auf die Zusammensetzung des Vermoegens in der Bestands- und Erfolgsverrechnung aus. Dieser systematische Zusammenhang ermoeglicht die simultane Buchung sowohl in der voranschlagswirksamen Verrechnung als auch in der Bestands- und Erfolgsverrechnung.

15 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHBPHASENBUCHFÜEHRÜNG Kap. ALLG Seite 14 Allgeaeine Eriaeuterungen KOSTENSTELLENVEBBECHHUNG (KOST) '* Die Kostenstellenverrechnung dient der Darstellung projektbezogener, nach oertlichen oder sachlichen Kriterien gegliederter Einnahmen, Ausgaben und Kosten. * Fuer die Aufgliederung der Sinnahmen, Ausgaben und Kosten sind zwei Varianten vorgesehen: Fixe oder starre Kostenstellen, die nur jahrweise gefuehrt werden und die gleichen Phasen-bzw. Rechenfelder aufweisen,wie sie in der voranschlagswirksamen (Phase 1-6) bzw. voranschlagsunwirksaraen (Soll/Haben) Verrechnung verwendet werden. Vorhabenkostsnstellen dienen zur Abrechnung von Vorhaben ueber mehrere Jahre hinweg und weisen die Phasenfelder 0-7 fuer voranschlagswirksame und die Rechenfelder Soll/Haben fuer voranschlagsunwirksame Geschaeftsfaelle auf. * Jedes Kostenstellenkonto enthaelt im Kontenkopf: - ' Dienststellenkennzahl (DKZ) Kostenstellennumraer Kennzeichen ob Vorh./Fix Funktionscode Kennzeichen, ob Kreditpruefung erfolgen soll Bezeichnung EDV-Kennzeichen Indikation Pro Rechnungsjahr weräen je H,ANS,POST/UGL neben einera zusaetzlichen EDV-Kennzeichen noch folgende Saldenfelder gefuehrt: Phase 0 = bewilligte Gesamtvorhabenskösten Phase 1 = Phase 0 minus Jahreskredit rainus Phase 7 Phase 2 = laufender Jahreskredit (Jahresverfuegungsrest) Phase 3 = offene Berechtigungen/Verpflichtungen des laufenden Jahres Phase 4 = offene Forderungen/Schulden des laufenden Jahres AR = anfaenglicher Zahlungsrueckstand Phase 5 = geleistete Zahlungen des laufenden Jahres ARI = Abstattung auf anf. Zahlungsrueckstaende Phase 6 = Bindungen bzw. Erhoehungen Phase 7 = Zahlungen der Vorjahre

16 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHBPHASENBÜCHFUEHBÜNG Kap. ALLG Seite 15 Allgemeine Eriaeuterungen * Je Post und Rechnungsjahr werden neben einem zusaetzlichen EDV-Kennzeichen folgende Rechenfelder gefuehrt: Jahresanfangsbestand (Soll/Haben) Umsaetze bis Vormonat (Soll/Haben) Umsaetze laufendes Honat (Soll.Haben) * Je Haterial- und Leistungsverzeichnisnummer (HLV-Nr.) weräen neben einem zusaetzlichen EDV-Kennzeichen pro Rechnungsjahr folgende Rechenfelder gefuehrt: Direkte Kosten (Ausgaben/Einnahmen) Indirekte Kosten (Ausgaben/Einnahmen) Honatsnettokosten * Die Buchungsregeln sind,sofern es sich um eine voranschlagswirksame Verrechnung handelt, auf Seite 7, sofern es sich um eine voranschlagsunwirksame Verrechnung handelt, auf Seite 12 und sofern es sich um eine Kostenrechnung laut KRV handelt, auf Seite 416 naeher beschrieben.

17 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHRPHASENBÜCHFUEHRÜNG Kap. ALLG Seite 16 Allgemeine Eriaeuterungen DIE GEBABÜN6SFALLK0NTOVEBBECHNÜNG (GF) * Die Gebarungsfallkontoverrechnung dient der Erfassung aller Geschaeftsfaelle, denen eine Berechtigung/Verpflichtung, eine voranschlagswirksame bzw. - unwirksame Foräerung/Schuld oäer eine gegebene oder empfangene Anzahlung zugrunde liegt. Weiters köennen Ausgabenerraaechtigungen auf Gebarungsfallkonten festgehalten werden. * 'Die Eroeffnung eines Gebarungsfalles kann mit dem Transaktionscode YKGF durchgefuehrt werden. Die Eroeffnung eines GF-Kontos kann mit dem Transaktionscode YKGK durchgefuehrt werden. Durch Ansprechen eines Gebarungsfalles in einer Buchungszeile wird sowohl der Gebarungsfall als auch das GF-Konto angelegt. Die Gebarungsfallnummer fuer einen Gebarungsfall ist zwingend numerisch, Naehere Eriaeuterungen siehe Seite 267 * Jedes Gebarungsfailkonto wird durch das Gebarüngsfallkennzeichen (I.Stelle), die eigentliche Gebarungsfallnummer (2.-8.stelle) und bestimmte Ordnungsbegriffe der Erstbuchung definiert. Die S.Stelle soll das Rechnungsjahr enthalten. * Das Gebarungsfailkonto enthaelt im Kontenkopf: - Dienststellenkennzahl - GF-Kennzeichen - Gebarungsfallnumraer - Personenkonto - Bezeichnung - Indikation - Saldenfelder 3, 4, 6 - Saldenfelder Soll/Haben - Hahnschluessel - naechste Faelligkeit - naechstes Hahndatum - Verzugszinsen - Ratenbetrag - Terminfolge - Ratenforderung - Hahnspesen - Hahnzäehler Pro H/ANS/POST/UGL und Rechnungsjahr werden die Rechenfelder - Phase 3 = Berechtigung/Verpflichtung - Phase 4 = Forderung/Schuld - Phase 6 = Ermaechtigung sowie das angesprochene Gegenkonto, die Spezifikation, die Abstattungsrangfolge, ein Kennzeichen fuer die Haushalt-Stern Buchung, ein Kennzeichen, ob Dauerzahlungssegraente vorhanden sind und ein Zahlungsgrund mitgefuehrt.

18 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHRPHASENBUCHFUEHRONG Kap. ALLG Seite 17 Allgemeine Eriaeuterungen Pro Post und Rechnungsjahr werden die Rechenfelder - Soll/Haben sowie das angesprochene Gegenkonto, die Spezifikation, die Abstattungsrangfolge, ein Kennzeichen fuer die Haushalt-Stern Buchung, ein Kennzeichen, ob Dauerzahlungssegraente vorhanden sind und ein Zahlungsgrund mitgefuehrt, * Die Buchungsregeln von Seite 7 fuer VWV und BEV gelten sinngemaess.

19 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHBPHASENBÜCHFUEHBÜNG Kap. ALLG Seite 18 Allgeaeine Eriaeuterungen PERSÖNENKÖNTOVERRECHNUNG * * Die Personenkontoverrechnung dient der Erfassung aller juristischen und physischen Personen,die als Schuldner oder Glaeubiger gefuehrt werden. Fuer jede juristische oder physische Person kann ein eigenes Personenkonto (PE -Konto) gefuehrt werden, * Jedes Personenkonto enthaelt: - Dienststellenkennzahl (DKZ) - Personenkontonummer (einschl. Pruefziffer) - Zahlungsansehriftentabelle - Branche - Indikation - Bezeichnung und die Phasenfelder: VWV - Phase 3 = Berechtigung/Verpflichtung - Phase 4 = Forderung/Schuld - Phase 6 = Ermaechtigung BEV - Soll/Haben * Auf dem Personenkonto wird bei jeder Buchung, die eine Entstehung oder Veraenderung einer Berechtigung/Verpflichtung bzw. einer voranschlagswirksamen oder voranschlagsunwirksamen Forderung oder Schuld darstellt, die Phase 3 bzw, die Phase 4 bzw, der BEV- saldo entsprechend veraendert. Naehere Eriaeuterungen siehe Seite 281

20 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHBPHASENBÜCHFUEHBÜNG Kap. ALLG Seite 19 Allgemeine Eriaeuterungen SCHLUESSELVERZEICHNIS BBANCHEN-SCHLUESSEL * Vorkommen : Husseingabe auf Personenkonto Kanneingabe in Buchungszeile. * Siehe: Grundsystematik der Wirtschaftstaetigkeiten, Herausgegeben vom Oesterr. Statist. Zentralamt. BUCHUNGSZEILEN-SCHLUESSEL Vorkommen: Batch-Buchungsjournal D Dummyzeile: Diese Buchungszeile entspricht einer Eingabezeile die wegen Aufloesung in Folgezeilen selbst nicht verbucht worden ist. B Buchungszeile: Eingabezeile, Folgezeile nach einer Durarayzeile oder Ausgleichszeile. Programminternes Vorkommen: L K leer U Loeschzeile: Eingabezeile, Folgezeile oder Ausgleichszeile aus einera zu loeschenden Abstimmkreis. Dient der Rueckbuchung der Tagesumsatzsalden. Korrekturzeile: Die Buchungszeile wurde durch eine Korrektur veraendert und wird nicht verbucht. Die Tagesumsatzsalden wuräen schon Online rueckgebucht. Servicezeile fuer Kontenservice. Servicezeile fuer Kostenartenumlage. Diese Service-Zeile wird im Prograrara Y0A2 in normale Buchungszeilen aufgeloest (Umbuchungen). EDV-KENNZEICHEN Vorkommen: Auf den Konten VWV, BEV * VWV-Kontö Pos.l Pos, 2 1 = Investitionsdarlehen und KOST f i IIÄIMM«*- i*z/:l%jrl r :r~ 2 = Pensionsaufwand 3 = Ersaetze zum Personalaufwand 4 = Ersaetze zura Pensionsaufwand

21 MEHRPHASENBUCHFÜHRUNG ' Kap. ALLG Seite 20 BENUTZERHANDBUCH.. Allgemeine Erläuterungen 5 = Refundierung zum Personalaufwand 6 = Refundierung zum Pensionsaufwand Pos.3 1 = Vergütungen zwischen Verwaltungszweigen (siehe Seite 20B) Pos.4 Finanzzuweisungen, Zuschüsse an und von Gebietskörperschaften 1 = Bund 2 = Länder 3 = Gemeinden 4 = Gemeindeverbände 5= Schuldendienst A = Überschreiten aller Fehlermeldungen B - Überschreiten des JBR, JVR, MBR C = Überschreiten des JVR, JBR M = Übßrschrelten des MBR Details siehe Seite 20A V= Überschreiten des JVR W = Überschreiten des JVR, JBR X = Überschreiten des JVR, MBR Pos.5 1 = Hoheits- und Wirtschaftsverwaltung, bzw. allgemeine Verwaltung 2 = Betriebe und sonstige Anstalten 3 = Kranken-, Heil- und Pflegeanstalten 4= Landeslehrer mit FAG. 5= Landeslehrer ohne FAG. 6 = Refundierungen 7 = Sonstige Personalaufwendungen (Bezüge Organe 2 = 0, 5 = 6) 8 = Personalaufwand KAB-G * BEV-Konten Pos.1 1 = Geldkonten 2 = UST-Konten Pos.2 1 = Vorschüsse 2= Verwahrgelder 3 = Sonstige voranschlagsunwirksame Gebarung Pos.3 1 = Zuführungen an und Entnahmen aus Rücklagen Pos.4 1 = Schuldenstand und Schuldendienst, inkl.zinsen 2 = Darlehen und Annuitäten inkl. Zinsen Pos.5 1 = Anlagevermögen 2 = Beteiligungen 3 = Wertpapiere Pos.6-8 Frei * KOST-Konto Pos.1 1 = Neubau 2= Fortführung 3 = Fertigstellung 4= Katastrophenprogramm 5= Sonstige Konten Pos.2 L = Bau- und Interessentenabrechnung lfd. Jahr Wurde schon durchgeführt, daher ist Bau- und Interessentenabrechnung nicht mehr sinnvoll (L wird vom Programm YKK1 gesetzt und vom Programm YJKE wieder gelöscht) A = Bau- und Interessentenabrechnung auslfd. Jahr Pos.3 0 = Nur Kost-Jahreskonten mit H, ANS, POST werden geführt 1 = Kost-Jahreskonten mit H, ANS, POST und Kostenarten-Jahreskonten werden geführt 2 = Nur Kostenarten-Jahreskonten werden geführt Pos.4 1 = Bergbauemgebiet 2= Grenzland 3 = Bergbauemgebiet im Grenzland Pos.5 1 = Prüfung auf UST-Spez (Ausnahme: Posten Pers)

22 MEHRPHASENBUCHFÜHRUNG Kap. ALLG Seite 20A BENUTZERHANDBUCH Allgemeine Ertäuterungen A = überschreiten aller Fehlermeldungen (JBR am Vsald und Deck JVR am Vsald und Deck JVR und JBR auf KOST sowie MBR) 6 = überschreiten des JBR am Vsald und Deck JVR am Vsald und Deck MBR C = überschreiten des JVR am Vsald und Deck sowie JBR am Vsald V = überschreiten des JVR am Vsald und Deck W = überschreiten des JVR am Vsald, Deck und Kost sowie JBR auf Kost X = überschreiten des JVR am Vsald und Deck sowie MBR M = überschreiten des MBR (setzen des EDV-KZ am Ansatzkonto!!!!!) Im Bereich Krankenanstalten DKZ-Bereich 50*** wurde im YBUC und YQTSI eine automatische Überschreitung des JVR am Vsald, Deck und KOST sowie des MBR eingebaut. Im Fond DKZ-Bereich 60***, yo^.ziooo. 73*** t 75*** und 80***, wurde ebenfalls ein automatisches überschreiten des JBR und JVR am Vsald und Deck sowie des MBR eingebaut. Bei Buchungen mit Belegart ND* und NX* wird der MBR automatisch überschritten. Durch die Änderungen im YBUC bzw. YQTSI bezüglich des Setzens von EDV-Kennzeichen wurden auch neue Fehlermeldungen notwendig: *128e* JVR in Deckungsklasse *129e* JVR am VWV Konto überschritten *130e* JVR am Kost-Konto überschritten

23 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHRPHASEHBUCHFUEHRONG Kap. ALL6 Seite 21: Allgemeine Eriaeuterungen * KOST-Jahreskonten Pos.l 1 = Durchlaufer Vorschuesse 2 = Durchlaufer Verwahrgelder Pos.2-5 Frei * Kostenarten-Jahreskonten Pos.1-5 Frei GEBARÜNGSFALLKENNZEICHEN Vorkomaien: In Eingabe-Buchungszeile der Gebarungsfallnummer vorangestellt. Buchstabe oder 0 = Kein GF-Konto 1 frei 2 frei 3 = GF-Konto fuer Konkurrenzen, Kennzeichnung der Umlagen bei Abrechnung oder der Einzahlungen der Beteiligten; Saldenumschlag PH 4 moeglich; kein ABDA zulaessig. 4 = GF-Konto fuer Ausgabesperre; kein ABDA zulaessig, 5 = GF-Konto fuer Kassenermaechtigung; kein ABDA zulaessig 6 = Frei 7 = Teilschlussgebarung (nur bei PH H5 bei Ausgaben moeglich, ABDÄ PH H gegen PH 3) 8 = Teilgebarung; Kein ABDA zulaessig. 9 = Einzel- oder Schlussgebarung: ABDA zulaessig /A/«.** : i > &^ cyvd&uu^.&tl A4M KONTENKENNZEICHEN BZW. HÄUSHALTSHINWEIS * Konten-Kennzeichen Vorkommen: Auf BEV-Konten Auf GF-Jahreskonten (GKTO) Auf KOST-Jahreskonten (KKTO) leer = BEV (Allgemein) K = BEV bei Konkurrenzen H = Haftungen

24 Läenderarbeitskreis B/K/O/S Version /O.Oe HEHRPHASENBÜCHFUEHRÜNG Kap. ALLG Seite 22 Allgemeine Eriaeuterungen Häushaltshinweis Vorkommen: auf VWV-Konten, in Buchungszeilen, auf GF-Jahreskonten (GKTO), auf KOST-Jahreskonten (KKTO) 1 bis 8 = VWV-Haushalt leer = BEV K = BEV bei Konkurrenzen S = VWV-Einnahme bei Konkurrenzen A = vwv-ausgabe bei Konkurrenzen * = bei Einzahlungen die laut GF-GKTO aufzuteilen sind H = Haftungen KONTEN-INDIKATION vorkommen: Auf VWV-Jahreskonten auf BEV-,PEK-,GF und KOST-Konten (Kontenkopf) Verwendung; VWV Position 1-4 BEV,PEK,GF und KOST nur Position 2. «_,,. Pos.1 0 = Keine Kennzeichnung e**/. Stress? <j 1 = Hehr jaehrig verfuegbare Kredite "* Xi/SS. ^ 2 = Zweckgebundene Einnahmeposten und dazugehoerige Ausgabeposten 3 = zu zweckgebundenen Einnahmeposten zugeordnete Ausgabeposten rait mehrjäehrig verfuegbarem Kredit Pos.2 0 = Keine Kennzeichnung Qs T&^Tc fdr Äijs*a^iu*&* fi*fe*>h 1 = Gesperrtes Konto 2 = zur Schliessung vorgemerktes Konto Pos.3 0 = keine Kennzeichnung 1 = Passiv deckungsfaehig (Geber) 2 = Aktiv äeckungsfaehig (Nehmer) 3 = Passiv und aktiv deckungsfaehig (Geber/Nehmer) Pos.4 0 = Keine Kennzeichnung 1 = Voranschlagspost eines Untervoranschlages Wenn Pos.3 nicht 0 ist, muss eine Deckungsklass^anaegeben werden, / Ä, HiecK «yfea.//' KOSTENERSATZ-SCHLUESSEL FOER KONKURRENZEN rr <r^ Vorkommen: Auf den Ausgabeumlagesegmenten der Kostensteilen- Datenbank. B = Bundesbeitrag L = Landesbeitrag F = Interessent mit Fixbeitrag I = Interessent Siehe auch Seite 381 ff