Transkript

1 für Auftraggeber Auf der Plattform stehen mit dem Update im November 2007 folgende zur Verfügung. Newscenter... 2 Startcenter... 3 Terminlisten... 4 Prüfung auf Sonderzeichen in Dateien...4 Prüfung auf Sonderzeichen in Maßnahme und Vergabe... 5 CPV-Code zur Vergabe erfassen...5 Neue Datenfelder: Kurzbeschreibung der Leistung, PLZ bei Maßnahme... 5 VOF-Verfahren anlegen... 5 Upload von ZIP-Dateien in Vergabeunterlagen... 6 Neuer Assistent für Änderungspakete auch bei Mantelbogenverfahren... 7 Mehrfacherfassung von konventionellen Angeboten bei der Submission... 9 Neuerfassung von Bietern bei der Submission... 9 Angebote nach VOB 22.5 und Verbesserte Niederschriften Erfassung geprüfte Summe - auch für digitale Bieter Anzeige Signaturkarte in Firmenauswahl Erweiterung des Preisspiegels um Excel-Preisspiegel Bedarfspositionen beim HTML-Preisspiegel aktivieren Neue Vergabeakte Schnittstelle Bekanntmachung zu Bund.de Schnittstelle Bekanntmachung zu d-nrw.de Neue Bieterkommunikation Einstellbare Schwellenwerte und Wertgrenzen mit Verfahrensvorschlag Benachrichtigung zur Passwortänderung neuer User Festlegung einer Passwortlaufzeit mit -Benachrichtigung Korrekturen für Bieter in der Übersicht RIB Software AG November 2007 Seite 1

2 Newscenter Nach dem Login wird der Benutzer zunächst über die Neuigkeiten informiert. Wenn diese gelesen wurden und nicht mehr angezeigt werden sollen, können diese angekreuzt und als gelesen markiert werden. Beim nächsten Login erscheint dann wie bisher direkt die Projektebene vorausgesetzt es gibt keine weiteren Neuigkeiten. Die Neuigkeiten können auch jederzeit aus der Navigation direkt aufgerufen werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder Benutzer über und Änderungen informiert wird, auch wenn er nur selten die Plattform verwendet. RIB Software AG November 2007 Seite 2

3 Startcenter Aus der Navigation kann direkt das Startcenter aufgerufen werden. Es dient als zentrales Arbeitselement und ruft von einer zentralen Stelle alle wichtigen Funktionen der Vergabeplattform auf. Aus dem Startcenter können zum Beispiel die zuletzt bearbeiteten Ausschreibungen, die nächsten Submissionen sowie weitere Einstellungen und Funktionen aufgerufen werden. Zusätzlich können die Terminlisten für Submissionstermine und sonstige Termine angezeigt werden. Funktionen des Startcenters: Zuletzt bearbeitete Ausschreibungen finden und öffnen Die nächsten Submissionen finden und öffnen Terminübersichten für Submissionen anzeigen Terminübersichten für alle Termine anzeigen Ein Neues Projekt (Maßnahme) anlegen Eine Maßnahme oder Vergabe suchen Persönliche Einstellungen bearbeiten RIB Software AG November 2007 Seite 3

4 Eigene Aufgabenliste anzeigen Mit dem Startcenter erhält jeder Benutzer eine komfortable Oberfläche, die ein schnelleres Finden und Bearbeiten seiner Ausschreibungen ermöglicht. Terminlisten Aus dem Startcenter können direkt die Terminlisten aufgerufen werden. Hier stehen als Terminlisten die Terminübersicht für Submissionen und die Terminübersicht für alle Termine zur Verfügung. Alle Terminlisten können nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Aus den Terminlisten kann direkt in die entsprechenden Vergaben per Mausklick gesprungen werden. Diese Terminlisten ersetzen die bisher erforderlichen parallel geführten Submissionslisten. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Benutzer schneller den Überblick erhält, welche Ausschreibungen fertig gestellt oder dringend bearbeitet werden müssen. Prüfung auf Sonderzeichen in Dateien Dateien, die eine Vergabestelle selbständig hoch lädt, dürfen keine Sonderzeichen oder Umlaute etc. enthalten. Dies betrifft alle Dateien, also zum Beispiel GAEB-Dateien oder sonstige Anlagen. Es wird beim Hochladen geprüft, ob Dateinamen verbotene Zeichen enthalten. Wenn ja, wird das Hochladen abgebrochen und eine Fehlermeldung ausgegeben. Verbotene Zeichen in Dateinamen sind: [\]()äöüäöü RIB Software AG November 2007 Seite 4

5 Die Verwendung dieser Sonderzeichen führte je nach Systemumgebung des Bieters manchmal zu Fehlern bei der Angebotspaketbearbeitung. Dies wird hiermit ausgeschlossen. Prüfung auf Sonderzeichen in Maßnahme und Vergabe Auch die Nummern und Bezeichnungen von Maßnahmen und Vergaben werden auf unzulässige Zeichen geprüft. Sind diese vorhanden, wird beim Anlegen eine Fehlermeldung ausgegeben. Zulässige Zeichen sind: a-z,a-z,0-9,äöüäöü ß\-_. Die Verwendung anderer Sonderzeichen führte je nach Systemumgebung des Bieters manchmal zu Fehlern bei der Angebotspaketbearbeitung. Dies wird hiermit ausgeschlossen. CPV-Code zur Vergabe erfassen Die Vergabedaten werden um den CPV-Code erweitert. Dieser kann als Suchkriterium in unterschiedlichen Veröffentlichungen zu einem deutlich besseren Ergebnis führen. Die recherchierenden Bieterfirmen können so schneller und eindeutiger die für sie relevanten Ausschreibungen identifizieren. Neue Datenfelder: Kurzbeschreibung der Leistung, PLZ bei Maßnahme Um eine detaillierte Recherche nach Ausschreibungen für die Bieter zu ermöglichen, wurden außerdem die Maßnahmedaten um PLZ und Kurzbeschreibung der Leistung erweitert. VOF-Verfahren anlegen Auf der Plattform können nun auch VOF-Verfahren angelegt werden. Die entsprechenden Bekanntmachungsformulare stehen auf der Plattform zur Verfügung. RIB Software AG November 2007 Seite 5

6 Upload von ZIP-Dateien in Vergabeunterlagen Diese Funktion lädt mehrere Dateien, die in einer ZIP-Datei zusammengefasst sind, in einem Vorgang auf die Plattform, entpackt sie und stellt alle Dokumente in die Vergabeunterlagen ein. Eine deutlich schnellere Erstellung der Vergabeunterlagen ist damit möglich, gerade wenn die Anlagen in Form von Zeichnungen und sonstigen Dokumenten zahlreich sind, da sie alle mit einem Klick und nicht wie bisher einzeln hochgeladen werden können. RIB Software AG November 2007 Seite 6

7 Neuer Assistent für Änderungspakete auch bei Mantelbogenverfahren Änderungsassistent Bild 1: Wenn eine Änderungsmitteilung ansteht, kann diese über den Assistenten durchgeführt werden. Änderungsassistent Bild 2: Es wird ausgewählt, welche Art der Änderung gemacht werden soll. Dann wird man automatisch an die richtige Stelle geführt und kann die Änderungen durchführen. RIB Software AG November 2007 Seite 7

8 Änderungsassistent Bild 3: Nach Eingabe der Änderung beispielsweise der Termine kann über den Assistenten die Benachrichtigung der Bieter erfolgen. Änderungsassistent Bild 4: Sind mehrere Änderungen vorhanden, kann man über diese Auswahlliste direkt in die gewünschte verzweigen. Durch diesen Assistenten ist gewährleistet, dass bei einer Änderung alle erforderlichen Arbeitsschritte für nachfolgende Prozesse wie Angebotsbearbeitung durch die Bieter ordnungsgemäß durchgeführt werden. Für den Bieter ist ebenfalls ein entsprechender Assistent integriert. Eine ausführlichere Dokumentation erfolgt über einen Demo-Film auf der Bieterseite. RIB Software AG November 2007 Seite 8

9 Mehrfacherfassung von konventionellen Angeboten bei der Submission Neu ist die Schnelleingabe, die es ermöglicht, konventionelle Angebote in Listenform komfortabel zu erfassen, ohne jeweils in den Reiter der einzelnen Bieter wechseln zu müssen. Neuerfassung von Bietern bei der Submission Bei der Submission können nun außerdem neue Bieter erfasst werden. Dies ist direkt aus der Maske der Schnelleingabe möglich. Für den neuen Bieter werden dessen Daten jeweils immer am Ende der Maske der Schnelleingabe erfasst und die Rückfrage dann mit Ja bestätigt. Über diese Funktion neu erfasste Bieter erscheinen nicht in der Firmenliste. Diese Funktion dient im wesentlichen dazu, Bietergemeinschaften in die Niederschrift aufzunehmen, die sich aus Firmen, die im Vorfeld einzeln aufgefordert wurden, gebildet haben. RIB Software AG November 2007 Seite 9

10 Angebote nach VOB 22.5 und 22.6 Auch bei einer abgeschlossenen Submission können nun Angebote für Bieter aus der Firmenliste oder neue Firmen erfasst werden. Beim Erfassen werden diese als Angebote nach VOB 22.5 oder VOB 22.6 ( 23.1(a) VOL) gekennzeichnet. In dieser Form erfasste Angebote werden automatisch im Formular der Besonderheiten (Verd4) aufgeführt. Der Aufruf für diese neue Funktion erfolgt für abgeschlossene Submissionen aus dem Aktionen-Menü über den Punkt Weitere Angebote erfassen. Eine vollständige Dokumentation der eingegangenen Angebote ist damit jetzt auf der Plattform möglich. RIB Software AG November 2007 Seite 10

11 Verbesserte Niederschriften Die Niederschriften sind in verschiedenen Varianten hinterlegt und können komfortabel über ein gesondertes Fenster ausgewählt und mit Klick auf Seitenansicht angezeigt werden. Dieses öffnet sich durch Klick auf Niederschrift drucken. Erfassung geprüfte Summe - auch für digitale Bieter Die Niederschrift lässt jetzt den Eintrag der nachgerechneten Angebotssumme zu. Auch für Digitale Bieter kann die geprüfte Summe erfasst werden. Eine vollständige Dokumentation der Nachrechnung ist damit jetzt online möglich. Anzeige Signaturkarte in Firmenauswahl Bei der Auswahl von Firmen aus der Firmenliste des öffentlichen und privaten Adressbuches ist nun über ein Signaturkartensymbol hinter dem Firmennamen direkt erkennbar ob der Bieter über eine Signaturkarte verfügt. So kann der Auftraggeber sofort erkennen, ob ein digitales Angebot (mit Signatur) zu erwarten ist oder nicht. RIB Software AG November 2007 Seite 11

12 Erweiterung des Preisspiegels um Excel-Preisspiegel Die Informationen des mit arriba-net erzeugten Preisspiegels werden zur Bearbeitung mit den Excel-Funktionalitäten aufbereitet. Über einen Export steht der Preisspiegel zur individuellen Auswertung in Excel zur Verfügung. Dies ist gerade für Benutzer ohne AVA-Software (meist bei VOL-Ausschreibungen) eine große Hilfe. Bedarfspositionen beim HTML-Preisspiegel aktivieren Die Bedarfspositionen lassen sich jetzt im Online-Preisspiegel aktivieren. Neue Vergabeakte Anhand einer Auswahlliste, die nach Klick auf Vergabeakte erscheint, legt der Ersteller fest, welche Informationen Bestandteil der Vergabeakte sein sollen. (noch nicht ganz fertig). Eine der jeweiligen Stelle angepasste Vergabeakte ist das Ergebnis. Schnittstelle Bekanntmachung zu Bund.de Alle Bekanntmachungen werden nach Freigabe über eine Schnittstelle automatisch an Bund.de übertragen. Voraussetzung hierfür ist eine formlose Erklärung, dass eine Veröffentlichung gewünscht wird. Schnittstelle Bekanntmachung zu d-nrw.de Alle Bekanntmachungen werden nach Freigabe über eine Schnittstelle automatisch an d-nrw übertragen. Voraussetzung hierfür ist eine formlose Erklärung, dass eine Veröffentlichung gewünscht wird. RIB Software AG November 2007 Seite 12

13 Neue Bieterkommunikation Fragen der Bieterfirmen zu einer Vergabe werden über die neue Bieterkommunikation auf der Plattform an den Sachbearbeiter gestellt. Dieser erhält eine Hinweismail und beantwortet die Frage innerhalb der Vergabe wahlweise an alle beteiligten Firmen oder nur an die anfragende. Auch konventionell gestellte Fragen werden über das Aktionen-Menü Neue Frage wie folgt erfasst: Bei Beantwortung wird die Originalfrage übernommen, kann aber geändert und damit neutralisiert werden. Jetzt kann die Frage im selben Textfeld beantwortet werden. Als Empfänger werden alle aufgeforderten Firmen eingetragen, dies kann auf Wunsch geändert werden, wenn nur der anfragende Bieter informiert werden soll. Über den Reiter Antworten können die Antworten dann freigegeben und versandt werden. Für konventionelle Bieter kann der Antwortenkatalog ausgedruckt und auf konventionellem Wege versandt werden. RIB Software AG November 2007 Seite 13

14 Mit dieser Form der Bieterfragen wird auch diese Kommunikation sicher in der Vergabe protokolliert. Einstellbare Schwellenwerte und Wertgrenzen mit Verfahrensvorschlag Auf der Plattform können nun die Schwellenwerte und Wertgrenzen frei definiert werden. Neben den Werten kann in der letzten Spalte ein Verfahrensvorschlag ausgewählt werden, der dann angezeigt wird, wenn die Wertgrenze oder der Schwellenwert überschritten wird. Wird nichts ausgewählt, so erfolgt bei Überschreitung in der Maske der Vergabe/Ausschreibung nur die Meldung Bitte wählen Sie ein anderes Verfahren. Wird hier ein Verfahrensvorschlag ausgewählt, so wird dieser bei Überschreitung des Schätzwertes in der Maske Vergabe/Ausschreibung entsprechend angezeigt. Geprüft wird zunächst immer zuerst auf die Wertgrenze und dann auf den Schwellenwert. Beim Wert 0 in der Konfiguration erfolgt keine Prüfung. Für die Festlegung der Schwellenwerte über Einstellungen Konfiguration ist aktuell das Recht Grundeinstellungen konfigurieren erforderlich. So wird sichergestellt, dass auftraggeberabhängige Wertgrenzen geprüft und die entsprechenden Verfahren sicher ausgewählt und Abweichungen begründet werden. RIB Software AG November 2007 Seite 14

15 -Benachrichtigung zur Passwortänderung neuer User Der Administrator richtet neue Benutzer ein und vergibt dabei einen Benutzernamen und ein Passwort. Neu ist, dass eine automatische an den jeweiligen neuen Benutzer versandt wird, dass er sein Passwort unter Benutzereinstellungen ändern muss. Dies erhöht die Sicherheit jedes einzelnen, da nur er selbst seine Zugangsdaten kennt. Festlegung einer Passwortlaufzeit mit -Benachrichtigung Unter Einstellungen / Konfiguration können Sie festlegen, wie lange ein Passwort gültig ist. Es werden automatische s an die Nutzer versandt, wenn eine Passwortänderung erforderlich ist. Die Einstellung dient ebenfalls der Sicherheit, unbefugte Zugriffe zu unterbinden. Korrekturen Mit dem Update wurden auch einige Korrekturen und Fehlerbereinigungen durchgeführt. Diese sind hier als Stichworte aufgenommen: Vergabenummer in der Titelleiste. In den Masken der Vergabe fehlte bei beschränkten Ausschreibungen in der Kopfzeile die LV-Nummer. Anzahl der Nebenangebote aus Angebotsschreiben wird jetzt richtig übernommen. Benachrichtigung an Bieter über Download der Unterlagen, jetzt ohne Namensnennung des Sachbearbeiters. Das Datum des Zuschlagsschreibens kann bearbeitet werden. Verbesserte Security RIB Software AG November 2007 Seite 15

16 für Bieter in der Übersicht Mit dem Update wurden auch einige Korrekturen und Fehlerbereinigungen durchgeführt. Diese sind hier als Stichworte aufgenommen: Update ava-sign Online-Eröffnungsprotokoll für Bieter Demo-Filme für alle Prozesse Neue Bieterkommunikation RIB Software AG November 2007 Seite 16