Wissensmanagement Begriffe und deren pragmatische Abgrenzung

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1 Wissensmanagement Begriffe und deren pragmatische Abgrenzung Von Dr. Manfred Koch Autor: Dr. Manfred Koch ist der Leiter des Fachhochschul-Studiengangs Informationsberufe; TechLab, A-7000 Eisenstadt, Austria. Abstract Wissensmanagement ist eine Herausforderung für jedes mittlere bis größere Unternehmen im deutschsprachigen Raum. Dieser Artikel stellt die zentralen Begriffe Daten, Informationen, Wissen, Informations- und Wissensmanagement aus pragmatischer Sicht dar und liefert einen Beitrag zur Abgrenzung der Begriffe. 1 Bekanntheit des Begriffes Wissensmanagement Eine Studie von Hernstein International Management Institute beschreibt stellvertretend die Situation bzgl. Wissensmanagement im deutschsprachigen Raum (Hernstein 2001). Im Hernstein Management Bericht wurden im Juli Manager aus Österreich, Deutschland und der Schweiz befragt. Ca. 1/3 dieser Interviews wurden in jedem Land durchgeführt. 79 % dieser Manager haben den Begriff Wissensmanagement" bereits gehört: in Österreich 69 %, in Deutschland 80 %, und in der Schweiz 92 %. Je 1

2 kleiner das Unternehmen, desto weniger bekannt ist dieser Begriff. Von jenen, die den Begriff bereits gehört haben, konnten 57 % diesen richtig deuten ( Regelungen, die das Wissen des einzelnen Mitarbeiters zum Wissen des gesamten Unternehmens machen ). Der Rest machte andere bzw. unrichtige Angaben (z.b. Alle Informationen, die in Datenbanken gespeichert sind ) Gesamt Ö CH D Wissensmanagement bekannt und richtig verstanden in Prozent (Quelle: Hernstein 2001) In der Schweiz ist der Begriff Wissensmanagement bereits länger am Markt als in den beiden anderen Ländern, daher können die Schweizer Manager diesen Begriff besser beschreiben. In Österreich ist dies noch ein relativ neues Konzept. Im folgenden werden verschiedene Begriffe im Zusammenhang mit Wissensmanagement pragmatisch erläutert. 2

3 2 Pragmatische Abgrenzung oder erneute Verwirrung? Ein Kunde tank an der Tankstelle. Folgende Daten werden festgehalten: Datum und Uhrzeit, Treibstoff, Anzahl der Liter, Zahlungsweise... Daten erzählen nichts über den Grund, warum der Kunde gerade bei dieser Tankstelle tankte. Daten sind Angaben über verschiedenste Dinge oder Sachverhalte, sind objektiv wahrnehmbar und potentiell verwertbar. Bzw.: Daten sind einzelne, objektive Fakten über Ereignisse, strukturierte Datensätze über Geschäftsabläufe. Daten implizieren keine Bewertung/ Interpretation sowie keine Aktion. Daten werden häufig in sogenannte Datenbanken wie Oracle, MS SQL Server, Access etc. gespeichert. Dem Leiter der Tankstelle wird ein elektronischer Quartalsbericht über den Umsatz, die Kundenfrequenz, etc. bereit gestellt, den dieser auswertet und als Entscheidungsgrundlage für gezielte Werbemaßnahmen nutzen möchte. Informationen sind Daten, die das einzelne Individuum persönlich verwerten kann. Informationen sind nur subjektiv wahrnehmbar und verwertbar. Informationen sind Daten, die für Empfänger einen relevanten Aussagegehalt haben. Zur Aufbereitung von Daten werden häufig Informationssysteme verwendet. Mittels dieser werden Daten miteinander verknüpft, ausgewertet und dem Benutzer dieser Systeme dargestellt. Die Person selbst interpretiert diese dann. Der Begriff hat sich bereits durchgesetzt, obwohl streng genommen die Aufbereitung der Daten nach obiger Abgrenzung noch keine Informationen sind. (Hopfenbeck 2001) definiert den Begriff Informationsmanagement wie 3

4 folgt: Er besteht aus der Informationsbedarfsplanung (Welche Information wird benötigt?), dem Management von Informationsressourcen (Welche in- und externen Quellen können zur Abdeckung des Bedarfs genutzt werden?) sowie der Konzeption, Realisierung und Nutzung von Informationssystemen. Was ist nun unter Wissen und Wissensmanagement zu verstehen? Der Leiter der Tankstelle hat 25 Jahre Erfahrung mit dieser Tankstelle, er weiß dass eine Werbemaßnahme direkt an der Strasse den meisten direkten Erfolg bringt und setzt diese Entscheidung um. Wissen ist verstandene Information, inkludiert Erfahrung, Einsicht in Zusammenhänge, ist ein Rahmen zur Einordnung neuer Information. Es existiert nur im Menschen, ist wertvoll, aber schwer zu verwalten. (Open Univ. 2000) definiert knowledge is a fluid mix of experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. Knowledge derives from information as information derives from data. If information is to become knowledge, humans must do virtually all the work. Das Besondere an Wissen besteht darin, dass es sich im Gegensatz zu anderen knappen Gütern durch Teilung vermehrt, es an Träger sowie an Kontext gebunden ist, es eine nicht endlich, dezentral verteilte Ressourcen ist, sich durch häufigen Gebrauch nicht abnutzt und dessen Wert sich schwer schätzen lässt. Der Begriff Wissensmanagement wird vielfältig definiert. Zwei Definitionen: Im Sinne von (Hernstein 2001) sind darunter Regelungen, die Wissen des einzelnen Mitarbeiters zum Wissen des gesamten Unterneh- 4

5 mens machen zu verstehen. Ein Berater (Gloden 2002) definiert den Begriff als Methoden und Techniken zur Identifikation, Verwendung und Erweiterung von impliziten und expliziten Fähigkeiten und Erfahrungen einer Organisation. (Hopfenbeck 2001) definiert den Unterschied zwischen Informations- und Wissensmanagement anhand von Merkmalen wie folgt: Informationsmanagement als quantitativer Umgang mit Informationen Sammeln Zentrales Lagern/ Storing Verteilen Aufbau von Datenbank-Systemen Stark strukturierte Info Bezug auf Vergangenheit Bestandfokus Haben-und-Halten -Kultur Unterstützung des operativen Managements primär zur Steigerung der Effizienz Wissensmanagement als qualitativer Umgang mit Informationen Strukturieren (verdichten, auffindbar machen, Zugänglichkeit sichern, präsentierbar machen) Diffundieren/ Multiplizieren, Bereitstellung Mitabeiter-orientierter Information Bezug auf Gegenwart und Zukunft Prozessfokus, Einsatz moderner Technologien/ Medien Teilen-und-Mitteilen -Kultur Unterstützung des strategischen Managements primär zur Steigerung der Innovationsfähigkeit Pragmatisch kann Informationsmanagement als Basis für ein Wissensmanagement verstanden werden. Wissensmanagement umfasst dann zusätzliche organisatorische Regelungen, Maßnahmen etc. mit dem verstärkten Fokus direkt auf die Menschen in einer Organisation. 5

6 Wissensmanagement Personen, Mitarbeiter... WM-Instrumente - Regelm. Meetings - Wissenskarten - Gelbe Seiten - Wissenswörterbuch, Glossar - Kompetenzzentren - Knowledge Desk - Coaching, Mentoring - Job Rotation/ Enlargement - Communities - Lessons Learned - After Action Review - Action Learning - Szenariotechnik - Mind Mapping -... Organisation Externe Info- Quellen (APA, Börse...) Informationssysteme Datenbanken (mit Daten: Fakten...) Informationsmanagement (idr durch IT-Abt.) Fachhochschul-Studiengang Informationsberufe TechLab, Thomas A. Edison-Str. 2, A-7000 Eisenstadt, Austria Dr. Manfred Koch Koch@info.fh-eisenstadt.ac.at Tel Quellen 1. Hernstein 2001, Hernstein Management Report, Befragung von Führungskräften in Österreich, Schweiz und Deutschland, Report 1, Thema: Existenz und Bedeutung von Wissensmanagement, November 2001, durchgeführt von OGM, Österreichische Gesellschaft für Marketing im Auftrag von Hernstein International Management Institute, Berggasse 16, A 1090 Vienna, , Fax ext.: 17, hernstein@hernstein.at, 2. Hopfenbeck 2001, W. Hopfenbeck, Wissensbasiertes Management, MI, 2001, S. 248 sowie S

7 3. Open Univ. 2000, Open University, Course: B823 Managing Knowledge, Unit 1, Page 43, 2. Edition, Gloden 2002, Vortrag: A. Gloden, Arthur D. Little International GesmbH, im Rahmen der Sponsion 2002, am FH-Studiengang Informationsberufe 7