Reifegradbestimmung eines prozessorientierten IKS

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1 Reifegradbestimmung eines prozessorientierten IKS Eine Alternative zum kennzahlenbasierten Ansatz Josua Kunz Business Architekt iprocess AG iprocesssymposium, Luzern, 25. Oktober 2016 Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 1

2 Inhalt Über uns Normative Vorgaben Optimierung des IKS Wie packen wir es an? Geschäftsprozessmanagement Forschungsdesign der Untersuchung Ergebnis der Untersuchung Summary Erhebung Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 2

3 Unser Unternehmen iprocess AG Wir sind Ihre unabhängigen "Business Architekten" und arbeiten mit Schweizer Gründlichkeit und Effizienz. Wir unterstützen Sie bei der effektiven Umsetzung strategischer, normativer sowie operativer Massnahmen zwecks Optimierung Ihrer Geschäftsarchitektur und des Umgangs mit Ihrem organisationalen Wissen. Unsere Dienstleistungen werden durch die folgenden fünf Kernprozesse unseres Unternehmens repräsentiert: iprocessresearch Wissen schaffen iprocessadvisory Wissen anwenden iprocessacademy Wissen vermitteln iprocesstools Wissen unterstützen iprocessrecruiting Wissen suchen Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 3

4 Normative Vorgaben (Privatwirtschaft) Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 4

5 Normative Vorgaben (öffentliche Verwaltung) Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 5

6 Optimierung des IKS Wie packen wir es an? Ist-Analyse Optimierungspotenzial Benchmark IKS-Reifegradmodell Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 6

7 Geschäftsprozessmanagement Fundament des IKS Internes Kontrollsystem Geschäftsprozessmanagement Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 7

8 Geschäftsprozessmanagement Welcher Ansatz für unser IKS? I Kennzahlenbasierter Ansatz Prozessualer Ansatz II Input: Quelle(n) A 1 A 2 A A n Prozessaktivitäten Output: Senke(n) Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 8

9 Forschungsdesign der Untersuchung Literaturanalyse, qualitative Befragung und quantitative Überprüfung 1. Modellentwurf IKS Literaturanalyse Reifegradmodelle Qualitative Befragung 2. Modellentwurf Quantitative Überprüfung* Was bisher geschah * Im Zuge der Erhebung Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 9

10 Forschungsdesign der Untersuchung Qualitative Befragung Experten Autoren von diversen Fachbüchern und wissenschaftlichen Artikeln zum Thema IKS Organisationsberatung mit Expertise im prozessorientieren IKS Treuhänder Praktiker IKS-Beauftrage, -Verantwortliche, -Controller aus öffentlichen Verwaltungen und Privatwirtschaft Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 10

11 Ergebnis der Untersuchung Ganzheitlicher und strukturierter Ansatz für die Konzeption des IKS-Reifegradmodells Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 11

12 Vier Gründe für den ganzheitlichen und strukturierten Ansatz Vollständigkeit Alle Aspekte (Faktoren) eines IKS abgedeckt Vermeiden von ungenauen/falschen Interpretationen. Genauigkeit Sicherstellung des notwendigen Detaillierungsgrades, um konkretere Verbesserungsmassnahmen zu definieren. Schlüssigkeit: Ursache/Wirkung-Prinzip einzelner Faktoren berücksichtigen, um die Logik des Modells zu garantieren. Zuverlässigkeit: Zusätzlicher Kontrollgrad je Faktor stellt sicher, dass umgesetzte Massnahmen (Einführungsgrad) bewertet werden können. Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 12

13 Ganzheitlicher Ansatz eines IKS-Reifegradmodells Vollständigkeit Schlüssigkeit Genauigkeit Zuverlässigkeit COSO: Internal Control Integrated Framework. AICPA, Jersey NY Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 13

14 Ganzheitlicher Ansatz eines IKS-Reifegradmodells Vollständigkeit Schlüssigkeit Genauigkeit Zuverlässigkeit Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 14

15 Ganzheitlicher Ansatz eines IKS-Reifegradmodells Vollständigkeit Schlüssigkeit Genauigkeit Zuverlässigkeit IKS 1 n SF 1.1 SF 1.2 SF n.1 SF n.n Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 15

16 Ganzheitlicher Ansatz eines IKS-Reifegradmodells Vollständigkeit Schlüssigkeit Genauigkeit Zuverlässigkeit IKS 1 n SF 1.1 SF 1.2 SF n.1 SF n.n LI LI 1.1.n LI LI LI 1.2.n LI n.1.n LI n.n.n Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 16

17 Ganzheitlicher Ansatz eines IKS-Reifegradmodells Vollständigkeit Schlüssigkeit Genauigkeit Zuverlässigkeit 1 Kontrollumfeld Kontrollumfeld 1 2 Risikobeurteilung Risikobeurteilung 2 3 Kontrollmassnahmen Einführungsgrad Kontrollmassnahmen Kontrollgrad 3 4 Information und Kommunikation Information und Kommunikation 4 5 Überwachung und Steuerung IKS- REIFEGRAD Überwachung und Steuerung 5 Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 17

18 Erhebungsansatz Individueller Reifegrad (z.b. inkl. Benchmark) Zieldefinition und Fragestellung Definition des Anwendungsbereichs und des Untersuchungsobjektes Bestimmen des Profils der Befragten Dokumente sammeln Einstellen der Befragung auf organisationsspezifische Eigenschaften Online-Selbsteinschätzung (n Schlüsselpersonen + n AL) Durchführen der Fremdbewertung (n Interviews) Durchführen Dokumentenanalyse Zusammenführen der Bewertungen und der Analyse Definieren von Handlungsoptionen zuhanden der GL der Auftraggeberin Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 18

19 Einführungsgrad Bestimmung des IKS-Reifegrades Auswertung auf Ebene Hauptfaktoren Reifegradstufe 5 1 Reifegradstufe 4 0,75 0,5 Kontrollumfeld Risikobeurteilung 0,25 Kontrollmassnahmen 0 0 0,25 0,5 0,75 1 Kontrollgrad Information und Kommunikation Überwachung und Steuerung Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 19

20 Erkenntnisse zum Reifegrad Beispiel Benchmark: Auf Ebene Hauptfaktor Kontollumfeld 100% 75% Überwachung und Steuerung 50% 25% Risikobeurteilung 0% Ihre Organisation Eigener Sektor best-in-class Information und Kommunikation Kontrollmassnahmen Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 20

21 Bestimmung des IKS-Reifegrades Beispiel Ist-Analyse: Subfaktoren des Hauptfaktors "Kontrollumfeld" Integrität und ethische Werte 100% Personalwesen 75% 50% 25% Einstellung der Mitarbeitenden gegenüber dem IKS 0% Verantwortlichkeiten und Befugnisse der Mitarbeitenden Führungskultur Fähigkeiten der Mitarbeitenden Reifegrad Kontrollumfeld Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 21

22 Summary Ein Reifemodell kann zur Ist-Analyse, zur Optimierung, sowie zum Benchmark (intern oder extern) des IKS genutzt werden Für ein Reifegradmodell ist ein prozessualer Ansatz zu empfehlen, um den Ansprüchen einer möglichst realitätsnahen Abbildung des IKS Rechnung zu tragen Das Prozessmodell bildet die Grundlage für das IKS Hierzu sollte ein Reifegradmodell folgende Merkmale aufweisen: Vollständigkeit Ganzheitliche Betrachtung des COSO-Rahmenmodells Schlüssigkeit Ursache-Wirkungs-System von Haupt- und Subfaktoren Genauigkeit Zuverlässigkeit Bewertung der Subfaktoren anhand von messbaren Leistungsindikatoren Messung des Reifegrad anhand von Einführungs- und Kontrollgrad IKS-Reifegradmodell: Die Grundlage für Effektivitäts- und Effizienzsteigerung Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 22

23 Die Erhebung Online-Umfrage Wir laden Sie dazu ein, an der Erhebung des IKS-Reifegrades teilzunehmen. Sie haben auch die Möglichkeit, Bemerkungen anzubringen und somit die Inhalte des Modells zu bekräftigen. Wir senden Ihnen den Link auch gerne per zu. Bitte wenden Sie sich hierzu an: Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 23

24 Sie sind gefragt: Wie schätzen Sie den Reifegrad Ihres IKS ein? Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 24

25 Vielen Dank für Ihr Interesse..... iprocess AG Schlossstrasse 3 CH-6005 Luzern info@iprocess.ch +41 (0) Jede Verwertung ausserhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der iprocess AG gesetzlich unzulässig. Seite 25