PowerPoint für Gastronomen Handout

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1 PowerPoint für Gastronomen Handout Inhalt 1 Einführung und Formatierung Anwendungsfenster und Folienlayouts Texteingabe und Aufzählungen Folien und Texte kopieren und verschieben Grafiken einfügen und bearbeiten Textformatierung, Hintergrund, Foliendesign Kopf- / Fußzeile und Folienmaster Kopf- und Fußzeile Folienmaster Animationen Folienübergänge Benutzerdefinierte Animation Animation über den Folienmaster Diagramme, Tabellen und SmartArts Diagramme Tabellen SmartArts Multimediaobjekte einfügen Filme Musik Präsentation versenden / CD erstellen Handzettel und Notizen Handzettel Handzettel als PDF Notizen Verschiedenes Hyperlinks und Aktionen Folien ausblenden / Zielgruppenorientierte Präsentation Referentenansicht GastroEDV KG Henning Schmidt

2 Einführung und Formatierung Anwendungsfenster und Folienlayouts 1 Einführung und Formatierung 1.1 Anwendungsfenster und Folienlayouts Linke Spalte: Miniaturansicht der Folien Rechtsklick: Folie kopieren oder neue Folie einfügen Titelfolie mit zwei Platzhaltern Texteingabe nur in Platzhaltern möglich Zoom: Strg-Taste ( Strg ) und Mausrad Folienlayouts Register Start Gruppe Folien: Neue Folie hinzufügen Standard Layout Titel und Inhalt oder Layout auswählen Layout für die aktuelle Folie abändern 2012 GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 1

3 Einführung und Formatierung Texteingabe und Aufzählungen 1.2 Texteingabe und Aufzählungen Texteingabe nur in Platzhaltern möglich Stichpunkte und keine verschachtelten Sätze, damit der Zuhörer nicht erst alles durchliest und anschließend dem Sprecher zuhört. Standardmäßig sind Aufzählungszeichen aktiviert Genuss für Leib und Seele Start in den Tag Großzügiges Frühstückbuffet Frühstück im Bett Leckere Kleinigkeiten Bistro mit mediterraner, leichter Küche Terrasse mit Blick über die Börde Aufzählungszeichen: o Ebene erhöhen ( nach rechts und kleiner ) mit der Tabulatortaste ( ) o Ebene verringern ( nach links und größer ) mit Shift und Tabulator ( + ) o Alternativ die Schaltflächen in der Gruppe Absatz im Register Start nutzen Aufzählungszeichen ändern über die Schaltfläche Aufzählungszeichen und Nummerierung Aufzählung reparieren: o in der defekten Zeile vor den ersten Buchstaben klicken o mehrmals die Korrektur-Taste ( ) drücken, bis die Stichpunkte hinter dem Text in der vorherigen Zeile stehen o Eingabe-Taste und Ebene verringern 2012 GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 2

4 Einführung und Formatierung Folien und Texte kopieren und verschieben 1.3 Folien und Texte kopieren und verschieben Folien verschieben Normalansicht linke Spalte: Folie mit gedrückter Maustaste verschieben Besser da übersichtlicher: Ansicht Foliensortierung Zoom: Strg-Taste ( Strg ) und Mausrad Folien zwischen zwei PowerPoint Präsentationen kopieren: o beide Präsentationen öffnen o in der linken Spalte oder in der Foliensortierung mit gedrückter Strg-Taste die Folien auswählen und kopieren (Strg + C oder Rechtsklick Kopieren) o in der Zielpräsentation an die gewünschte Stelle klicken und einfügen o Layout der ursprünglichen Präsentation beibehalten oder Zieldesign übernehmen 2012 GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 3

5 Einführung und Formatierung Folien und Texte kopieren und verschieben Text verschieben Ausschneiden/Kopieren/Einfügen vergl. mit Word möglich aber teilweise durch die Aufzählungsebenen zu kompliziert Normalansicht linke Spalte in die Gliederungsansicht wechseln mit gedrückter Maustaste einen Aufzählungspunkt verschieben versehentlich linke Spalte ausgeblendet: Ansicht - Normalansicht 2012 GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 4

6 Einführung und Formatierung Grafiken einfügen und bearbeiten 1.4 Grafiken einfügen und bearbeiten Neue Folie: Sechs Schaltflächen zum Einfügen von Grafiken und Objekten Vorhandene Folie: o Layout mit mehreren Inhalten auswählen oder o o vorhandenen Platzhalter verkleinern (Ziehpunkte) Grafik im Windows Explorer kopieren und dann mit einem Rechtsklick auf eine freie Fläche einfügen Grafik bearbeiten: per Doppelklick auswählen, Register Format 2012 GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 5

7 Einführung und Formatierung Textformatierung, Hintergrund, Foliendesign 1.5 Textformatierung, Hintergrund, Foliendesign Textformatierung Text markieren Formatierung vergl. mit Word Register Start Hintergrund Register Entwurf Hintergrundformate oder Rechtsklick außerhalb eines Platzhalters auf die Folie Hintergrund formatieren Einfarbige Füllung oder Bild (=externe Grafik) oder Textur (fertige Muster wie z. B. Gewebe) oder Graduelle Füllung (cool!): o Typ: Linear Richtung: wie gewünscht o Farbverlaufsstopps: zwei Stopps, eine Farbe mit Stoppposition 0% und eine Farbe mit Stoppposition 100 % (im folgenden Beispiel blau und weiß): o die graduelle Füllung ist auch für Platzhalter möglich 2012 GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 6

8 Einführung und Formatierung Textformatierung, Hintergrund, Foliendesign Foliendesign Vorbereitete Designs, die PowerPoint standardmäßig enthält. Auf weitere klicken, um alle Designs anzuzeigen und extra Designs von der Microsoft Homepage zu laden. Die Designs können über die Schaltflächen Farben, Schriftarten und Effekte weiter individualisiert werden GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 7

9 Kopf- / Fußzeile und Folienmaster Kopf- und Fußzeile 2 Kopf- / Fußzeile und Folienmaster 2.1 Kopf- und Fußzeile Informationen, die auf jeder Folie erscheinen sollen (Thema, Datum, Referent, Foliennummer) Register Einfügen Gruppe Text - Schaltfläche Kopf- und Fußzeile. Elemente aktivieren Datum: falls man eine Präsentation vorbereitet und möchte schon Ausdrucke erstellen, kann man manuell ein zukünftiges Datum eingeben Auf Titelfolie nicht anzeigen Für alle übernehmen Übernehmen nur, wenn z. B. nur Folie 5 keine Fußzeile enthalten soll (erst Folie 5 auswählen, dann Dialog Kopf- und Fußzeile) Foliennummer auf der zweiten Folie mit 1 beginnen: Dialog schließen, Register Entwurf - Seite einrichten unten links beginnen mit GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 8

10 Kopf- / Fußzeile und Folienmaster Folienmaster 2.2 Folienmaster Mit dem Folienmaster gestalten Sie Ihr eigenes Design. Der Folienmaster legt das Aussehen (Schriftart, - farbe, Hintergrund, Logo) für alle Folien fest. Alle Änderungen im Folienmaster übertragen sich automatisch auf die Präsentation. Register Ansicht Folienmaster linke Spalte: o Obermaster : Änderungen hier beziehen sich auf alle Folien möglichst nur hier Änderungen vornehmen! o Master je Layout: Änderungen beziehen sich nur auf das entsprechende Folienlayout Achten Sie immer darauf, vor der Texteingabe die Masteransicht wieder zu schließen (Register Folienmaster Masteransicht schließen) GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 9

11 Kopf- / Fußzeile und Folienmaster Folienmaster Im Master dürfen Sie: o Die verschiedenen Textebenen formatieren (Schriftart, - größe, -farbe,) o Ausrichtung (linksbündig, rechtsbündig, zentriert, Blocksatz) o Aufzählungszeichen anpassen (z. B. Anpassen - Schriftart Wingdings mit Smileys) o Platzhalter verschieben (Datumsplatzhalter z. B. nach rechts) o Grafiken/Logo einfügen o Hintergrund formatieren o Gestaltungselemente einfügen (Rechtecke, Formen usw.) Sie dürfen NICHT: o Inhalte/Text eingeben ( Herzlich Willkommen im Hotel ), dafür müssen Sie erst die Masteransicht wieder schließen und in die Normalansicht zurückkehren. o Fußzeilentexte, Foliennummern und Datumsangaben eingeben, dafür nutzen Sie den Dialog Kopf- und Fußzeile. Falls Sie ein Logo oder andere Gestaltungselemente einfügen (Rechtecke, Formen), achten Sie darauf, dass Sie die Textplatzhalter verkleinern. Somit überdeckt der Text nicht die Grafik oder die Form. Alternativ legen Sie die Grafik/Form in den Hintergrund. Alle Grafiken und Formen aus dem Folienmaster werden auf allen Folien angzeigt. Möchten Sie auf einer Folie diese Grafiken nicht anzeigen, dann o Masteransicht schließen o Normalansicht linke Spalte die entsprechende Folie auswählen o Register Entwurf Hintergrundgrafiken ausblenden aktivieren 2012 GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 10

12 Animationen Folienübergänge 3 Animationen 3.1 Folienübergänge Register Animation Gruppe Übergang zu dieser Folie Die gesamte Folie mit allen Inhalten wird als ein Objekt betrachtet. Beim Wechsel von einer Folie zur nächsten wird das Erscheinen der Folie animiert. Nicht übertreiben bzw. überhaupt nicht benutzen, lenkt meistens nur ab! Standardmäßig und sinnvollerweise wird die nächste Folie bei einem Mausklick eingeblendet. Unendliche Präsentation Während einer Messe soll die Präsentation im Hintergrund automatisch immer nach x Sekunden die nächste Folie anzeigen. Nach der letzten Folie soll die Präsentation automatisch wieder mit der ersten Folie starten. Register Folienübergang Nächste Folie automatisch nach z. B. 5 Sekunden Zusätzlich bei Mausklick aktiviert lassen, falls man zwischendurch manuell weiter blättern möchte. Wiederholung der gesamten Präsentation: o Register Bildschirmpräsentation Gruppe Einrichten o Bildschirmpräs. einrichten - Wiederholen bis Esc gedrückt wird 2012 GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 11

13 Animationen Benutzerdefinierte Animation 3.2 Benutzerdefinierte Animation Einzelne Elemente einer Folie (Titel, Text, Grafiken) einzeln erscheinen und verschwinden lassen. Vorteil für den Referenten: Der Zuhörer sieht erst den nächsten Punkt, wenn der Referent das möchte und sieht nicht direkt den gesamten Folieninhalt. Register Animation Gruppe Animationen Benutzerdefinierte Animation Am rechten Rand öffnet sich der Bereich Benutzerdefinierte Animation, der hier als Drehbuch bezeichnet wird. Element auf der Folie per Mausklick auswählen (z. B. eine Grafik oder einen Textplatzhalter). Drehbuch Effekt hinzufügen Eingang z. B. Blenden Legen Sie die Startoptionen fest (Klicken, nach oder mit vorheriger), die Richtung und die Geschwindigkeit (nicht bei allen Effekten möglich) GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 12

14 Animationen Benutzerdefinierte Animation Es gibt vier Effekt-Kategorien: o Eingang: ohne Eingangseffekt ist das Element direkt beim Aufruf der Folie sichtbar. o Hervorgehoben: Grafik wird z. B. gedreht o Beenden: Element verlässt die Folie o Animationspfad: das Element folgt einem bestimmten Pfad Effekt anpassen: im Drehbuch auswählen Ändern Effekt löschen: im Drehbuch auswählen Entfernen Effekt zuweisen: Erst immer das Element auf der Folie auswählen! Texte animieren Die einzelnen Aufzählungspunkte sollen erst jeweils nach einem Mausklick eingeblendet werden. gesamten Textplatzhalter durch Klicken auf den Rand auswählen Effekt hinzufügen: Blenden (oder einen anderen Eingangseffekt) alle Textebenen anzeigen lassen: auf den Pfeil unten links unter dem Effekt klicken: Jetzt können Sie jede Ebene individuell anpassen 2012 GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 13

15 Animationen Animation über den Folienmaster 3.3 Animation über den Folienmaster Hinterlegen Sie im Folienmaster eine Animation, gilt diese für alle Folien der Präsentation. Register Ansicht Folienmaster Obermaster Element auswählen (z. B. Textfeld für den eigentlichen Folieninhalt) Animation Benutzerdefinierte Animation Effekt hinzufügen Animation erweitern, um jede Ebene einzeln zu steuern! Die Nummerierung gibt die jeweiligen Mausklicks wieder. Masteransicht schließen Normalansicht In der eigentlichen Präsentation enthält jetzt jede Folie diese Effekte aus dem Master. Im Drehbuch wird Master: Körper angezeigt. Der Effekt ist grau hinterlegt und kann hier nicht geändert werden. Es gibt aber trotzdem eine Möglichkeit, die Effekte für die ausgewählte Folie zu ändern: o Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Effekt. o Wählen Sie Effekt auf diese Folie kopieren aus. o Ändern Sie den Effekt jetzt nach Ihren Vorstellungen, entfernen Sie ihn oder ergänzen Sie weitere Effekte GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 14

16 Diagramme, Tabellen und SmartArts Diagramme 4 Diagramme, Tabellen und SmartArts 4.1 Diagramme Einfügen Diagramm oder auf das Symbol in der Mitte einer neuen Folie Diagrammtyp auswählen Der Bildschirm teilt sich. Links PowerPoint und rechts Excel mit den Diagrammdaten. Verändern Sie die Daten in Excel, passt sich das Diagramm in PowerPoint automatisch an. Nach der Eingabe der Daten schließen Sie Excel über das Kreuz in der oberen rechten Ecke. Möchten Sie nachträglich noch Daten ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Diagramm und wählen Sie Daten bearbeiten aus. Wählen Sie zur Diagrammbearbeitung das Diagramm aus. Nutzen Sie die drei zusätzlichen Register Entwurf, Layout und Format, um das Diagramm anzupassen. Diagramme animieren Diagramm auswählen Register Animation Benutzerdefinierte Animation Effekt hinzufügen Im Drehbuch Rechtsklick auf den Effekt Effektoptionen Reiter Diagrammanimation Nach Element in Datenreihe oder Nach Kategorie in Datenreihe auswählen GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 15

17 Diagramme, Tabellen und SmartArts Tabellen 4.2 Tabellen Einfügen Tabelle Spalten- und Zeilenanzahl festlegen Wenn die Tabelle ausgewählt ist, stehen oben die Register Entwurf und Layout zur Bearbeitung zur Verfügung. Tabellen animieren Tabellen können leider nicht animiert werden. Sie müssen einzelne Rechtecke über die Tabelle legen und diese dann einzeln animieren bzw. einen Beenden Effekt hinzufügen. 4.3 SmartArts SmartArts sind vorbereitete Grafiken/Schemata von PowerPoint. Sie sind sehr anschaulich und einfach zu bedienen. Einfügen SmartArt Kategorie und SmartArt auswählen Aktivieren Sie den Textbereich am linken Rand der SmartArt zur einfachen Eingabe der Inhalte. Zusätzlich stehen Ihnen auch wieder zwei extra Register zur Verfügung GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 16

18 Multimediaobjekte einfügen Filme 5 Multimediaobjekte einfügen 5.1 Filme Einfügen Film Film aus Datei Legen Sie fest, ob der Film beim Erscheinen der Folie automatisch starten soll oder wenn Sie ihn per Mausklick auswählen. Testen Sie die Filmwiedergabe während der Präsentation (F5). Falls der Film nicht wiedergegeben wird, unterstützt PowerPoint bzw. Ihr Rechner nicht das Filmformat. Versuchen Sie in diesem Fall den Film direkt von Ihrer Festplatte zu starten. Falls er dann immer noch nicht startet, müssen Sie zusätzliche Programme/Multimedia Codecs installieren. Beenden Sie die Präsentation und wählen Sie den Film in der Normalansicht aus. Sie können über das Register Filmtools Optionen weitere Einstellungen festlegen. 5.2 Musik Sie können entweder eine MP3-Datei als Objekt in eine Folie einfügen (vergleichbar mit einem Film) oder eine CD im Hintergrund abspielen. MP3 oder vergleichbare Sounddatei einfügen: o Folie auswählen o Einfügen Sound Sound aus Datei o Präsentation starten und testen o Register Soundtools - Optionen CD im Hintergrund abspielen lassen o CD in das Laufwerk des Präsentationsrechners einlegen o Einfügen Sound CD Audiospur wiedergeben o Spur (= Titel) auswählen und festlegen, ob die CD endlos wiedergegeben werden soll. o Register CD-Audio-Tools - Optionen 2012 GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 17

19 Multimediaobjekte einfügen Präsentation versenden / CD erstellen 5.3 Präsentation versenden / CD erstellen Eine Präsentation mit vielen externen Dateien (MP3, Videos, verlinkte Speisekarten ) lässt sich nur sehr umständlich per Mail verschicken. Der Empfänger benötigt nicht nur die PowerPoint Präsentation, sondern auch alle externen Dateien und das Programm PowerPoint. PowerPoint bietet genialer Weise eine Möglichkeit, in einem Arbeitsschritt eine komplette CD mit allen Dateien und einem PowerPoint Viewer zu erstellen: Office Schaltfläche oben links Veröffentlichen Verpacken für CD Wählen Sie aus, ob Sie eine CD brennen möchten oder ein Verzeichnis mit allen Dateien erstellen möchten. Dieses Verzeichnis können Sie per USB Stick den Empfängern zur Verfügung stellen. Nach dem Export starten Sie die Präsentation von CD mit einem Klick auf play.bat GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 18

20 Handzettel und Notizen Handzettel 6 Handzettel und Notizen 6.1 Handzettel Um eine Präsentation besser vorführen zu können oder für die Zuhörer ein Handout zu erstellen können Sie Handzettel ausdrucken. Klicken Sie auf das Office-Menü und wählen Sie in der Kategorie Drucken die Seitenansicht. In der Gruppe Seite einrichten können Sie den Druckbereich festlegen. In diesem Menü finden Sie verschiedene Vorlagen für Handzettel. Handzettel mit drei Folien werden mit leeren Linien ausgedruckt, damit Notizen zu den Folieninhalten gemacht werden können. Alle anderen Handzettel zeigen nur die Folien GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 19

21 Handzettel und Notizen Handzettel Die Handzettel können Sie, genau wie die Folien, mit einem Master einheitlich gestalten. Wenn Sie im Register Ansicht in der Gruppe Präsentationsansichten den Handzettelmaster aktivieren, öffnet sich das Register Handzettelmaster. Sie können das Format ändern, die Kopf- und Fußzeilenfelder ein- und ausblenden oder bearbeiten und den Hintergrund einstellen. Sie können auch individuelle Handzettel erstellen, indem Sie auf das Office-Menü klicken und in der Kategorie Veröffentlichen die Option Handzettel in Microsoft Office Word erstellen wählen. Sie haben dann die Wahl zwischen verschiedenen Voreinstellungen GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 20

22 Handzettel und Notizen Handzettel als PDF In Word wird dann automatisch eine Tabelle erstellt, die Sie individuell bearbeiten können. Wenn Sie Notizen in PowerPoint eingetragen haben, werden diese je nach Einstellungen rechts neben den Folien angezeigt. 6.2 Handzettel als PDF Bieten Sie Ihren Zuhörern an, Ihnen die Präsentation als PDF zu senden. Eine PDF Datei kann auf allen Rechner geöffnet werden und Sie können platzsparend mehrere Folien auf einer Seite abbilden. Office Schaltfläche Speichern unter PDF oder XPS Es öffnet sicher der Dialog Als PDF oder XPS veröffentlichen. Klicken Sie im unteren Bereich auf Optionen Wählen Sie im mittleren Bereich Handzettel und die Anzahl der Folien pro Seite aus. Bestätigen Sie mit OK und speichern Sie Ihre PDF Datei ab GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 21

23 Handzettel und Notizen Notizen 6.3 Notizen Unter den Folien bietet PowerPoint ein Feld für Notizen an. Diese Notizen können Sie auf einer Notizenseite anzeigen lassen. Diese Ansicht können Sie im Register Ansicht in der Gruppe Präsentationsansichten auswählen. Auch die Notizenseite kann mit einem Master bearbeitet werden. Den Notizenmaster finden Sie im Register Ansicht in der Gruppe Präsentationsansichten. In dem sich öffnenden Register können Sie wieder die Seite nach Ihren Wünschen gestalten GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 22

24 Handzettel und Notizen Notizen Um Notizenseiten auszudrucken, öffnen Sie die Seitenansicht und wählen in der Gruppe Seite einrichten als Druckbereich die Option Notizenseiten GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 23

25 Verschiedenes Hyperlinks und Aktionen 7 Verschiedenes 7.1 Hyperlinks und Aktionen Sie können in PowerPoint Hyperlinks einfügen, wie sie auch im Internet üblich sind. So können Begriffe und alle Arten von Grafiken genutzt werden, um schnell zu einem bestimmten Punkt zu springen oder eine bestimmte Aktion zu starten. Wenn ein oder mehrere Wörter markiert sind, kann ein Hyperlink eingefügt werden. Man kann mit dem Link auf eine andere Folie oder eine Datei bzw. Webseite verweisen. Diese wird dann beim Klicken mit der Maus automatisch geöffnet. Sie können Hyperlinks nur testen, wenn Sie die Präsentation starten. Neue Links sind anders gefärbt als bereits benutzte Links. Die Änderungen der Farben ist leider etwas komplizierter: Register Entwurf Farben Neue Designfarbe erstellen Hier können Sie die Farben für Links und für besuchte Links individuell festlegen GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 24

26 Verschiedenes Folien ausblenden / Zielgruppenorientierte Präsentation Auch Autoformen, ClipArts oder Grafiken können zu Hyperlinks umgewandelt werden. Statt eines Links können Sie auch eine Aktion zuweisen. Dann wird beim Klicken oder beim Ziehen mit der Maus über das Symbol zum Beispiel ein Sound gestartet oder ein anderes Programm geöffnet. 7.2 Folien ausblenden / Zielgruppenorientierte Präsentation Normalansicht: linke Spalte Rechtsklick auf eine Folie: Folie ausblenden Die Folie wird bei der Präsentation nicht angezeigt. Sie muss aber dafür nicht extra gelöscht werden, sondern kann jederzeit wieder eingeblendet werden. Zielgruppenorientierte Präsentation Register Bildschirmpräsentation Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation Zielgruppenorientiere Präsentation Neu Namen vergeben und Folien zuordnen. Zukünftig können Sie gezielt diese ausgewählten Folien entsprechend der Zielgruppe präsentieren GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 25

27 Verschiedenes Referentenansicht 7.3 Referentenansicht PowerPoint bietet Ihnen die Möglichkeit, auf Ihrem Notebook andere Inhalte anzeigen zu lassen aus auf dem eigentlichen Präsentationsbildschirm/Beamer. Die Referentenansicht zeigt Ihnen eine Miniaturvorschau aller Folien, die aktuelle Zeit, die verstrichene Zeit und die Notizen der aktuellen Folie. Die Zuhörer sehen auf dem Beamer nur die offizielle Präsentation. Verbinden Sie Ihr Notebook mit einem externen Bildschirm oder einem Beamer. Register Bildschirmpräsentation Referentenansicht aktivieren Bildschirm/Beamer für Präsentation auswählen. F5 Präsentation starten 2012 GastroEDV KG Henning Schmidt Seite 26