Info- / Arbeitsblatt FACH/LEHRGANG: Datenverarbeitung Datum:

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1 SITUATIONSBESCHREIBUNG Ihre nette Nachbarin, die seit Beginn des Jahres als Krankenschwester in Tages- und Nachtschicht in einer Klinik arbeitet, hat mitbekommen, dass Sie sich seit einiger Zeit im Bereich Tabellenkalkulation weiterbilden. Um die Kontrolle über ihre Arbeitszeit zu behalten, führt sie in einem Notizbuch eine Arbeitszeitliste, aus der sie ihre Arbeitszeiten, Überstunden etc. berechnet. Da dieses Verfahren jedoch recht umständlich ist, haben Sie die Idee, ihr eine einfache Excel-Tabelle zu erstellen, mit der sie ihr Arbeitszeitkonto führen kann. Bevor wir uns Schritt für Schritt mit der Erarbeitung der notwendigen Formeln und Funktionalitäten beschäftigen, müssen wir uns die Eigenheiten des Excel-Zeitsystems vergegenwärtigen. Öffnen Sie die Excel-Datei NACHTARBEIT.XLS! Bevor wir mit der Entwicklung der notwendigen Formeln beginnen, gilt es unter EXTRAS > OPTIONEN > BERECHNEN die Option 1904-DATUMSWERTE zu aktivieren. Es handelt sich um das Excel-interne Datumssystem (s. vorherige Seite), das am 2. Januar 1904 anstelle vom beginnt. In einem ist die Benutzung der 1904-Datumswerte von entscheidendem Vorteil: Es werden negative Uhrzeitwerte dargestellt. Angenommen Sie berechnen 7:00-9:00 (sieben Stunden minus neun Stunden), so ergibt die Differenz einen negativen Wert von -2:00. Dies wird bei der Einstellung 1904-Datumswerte angezeigt. Bei der Einstellung 1900-Datumswerte wäre in diesem Beispiel die entsprechende Zelle mit der Zeichenfolge '#######' ausgefüllt. Es liegt keine fehlerhafte Berechnung vor, auch ist die Spaltenbreite für die Darstellung nicht zu schmal. Der Wert kann lediglich nicht angezeigt werden. Es gibt im Oswin Zier Seite 1 von 10

2 Datumswertesystem keine Formatierungsmöglichkeit für negative Uhrzeitwerte. Diese werden wir aber bei der Berechnung der Stundendifferenzen zwischen den IST- u. SOLL- Stunden benötigen. Datumsformat und automatische Datumsreihe Beginnen wir mit dem Formatieren der Spalte A, und zwar im Datumsformat. Dazu klicken Sie mit rechts auf den Spaltenkopf A und wählen ZELLEN FORMATIEREN > DATUM > Wählen Sie hier das Format TT.MM.JJJJ. Da A1 und A2 durch die Spaltentitel belegt sind, geben Sie nun in A3 Ihr Startdatum ein, und zwar den 2. Januar 2006, da dies der erste Montag im Jahr ist. Kopiert man nun die Zelle A3 nach unten, so erstellt Excel automatisch eine fortlaufende Datumsreihe für den Monat Januar. Da in unserer Arbeitszeittabelle kein Wochenenddienst erfasst werden soll, müssten wir ab Zelle A4 eine Formel verwenden, die nach dem Freitag-Datum automatisch in der nächsten Zeile mit dem Montag-Datum fortfährt. Entwickeln Sie in der Zelle A4 eine entsprechende Formel, die überprüft, ob in Zelle B3 das Wort Freitag steht (auch wenn die Zelle jetzt noch leer ist); sollte dies der Fall sein, soll sich das Datum in der Zelle A4 um 3 Tage erhöhen, ansonsten um 1 Tag. Wochentage ermitteln u. ausgeben Lassen wir nun in Spalte B von Excel die Wochentage eintragen, indem es automatisch aus dem Datum den korrekten Wochentag ermittelt. Excel bietet zu diesem Zweck die Funktion WOCHENTAG() an. Informieren Sie sich in der Excel-Hilfe über die Syntax der WOCHENTAG- Funktion! Da die Funktion WOCHENTAG, wie Sie aus der Hilfe ersehen, je nach eingestelltem Typ, eine Zahl zwischen 1 (So) und 7 (Sa) ausgibt, ist es zum einen notwendig, diese mit der Funktion TEXT in den zugehörigen Tag umzuwandeln. HINWEIS zur TEXT-Funktion: Formatiert eine Zahl und wandelt sie in Text um. Syntax TEXT(Wert;Textformat) Wert ist ein nummerischer Wert, eine Formel, die einen nummerischen Wert liefert, oder ein Bezug auf eine Zelle, die einen nummerischen Wert enthält. Textformat ist ein als Zeichenfolge angegebenes Zahlenformat aus dem Dialogfeld Zellen formatieren auf der Registerkarte Zahlen im Feld Kategorie. Oswin Zier Seite 2 von 10

3 Zum zweiten gilt es zu berücksichtigen, dass die Funktion WOCHENTAG() mit der Umstellung auf das Datumsformat nicht korrekt arbeitet. Eine Formel in B3 in der folgenden Form: =TEXT(WOCHENTAG(A3);"TTTT") würde dazu führen, dass als Ergebnis Sonntag ausgegeben würde; was natürlich falsch wäre. Also geben Sie in B3 nun die um +1 ergänzte Formel ein: =TEXT(WOCHENTAG(A3+1);"TTTT") TTTT ist die notwendige Formatangabe für die Schreibweise des Wochentags (s. ANHANG: Datumsformate). Kopieren Sie nun die Formel nach unten (s. Bildschirmfoto) und löschen ggf. alle Tage im Februar! Uhrzeitformat Als Nächstes geht es an das Eingeben der Zeiten. In die Spalten C und D gibt der Benutzer ein, wann er kommt bzw. nach Hause geht. Am besten verwenden wir dazu die Form Stunden:Minuten. Excel interpretiert eine entsprechende Eingabe automatisch als Uhrzeit. Falls nicht, markieren Sie beide Spalten und weisen über ZELLEN FORMATIEREN > ZAHLEN > UHRZEIT das Format 13:30 zu. Geben Sie nun die Anfangszeiten und Endezeiten ein! Arbeitszeitberechnung das 24-Stundenproblem Wenden wir uns nun der Spalte E zu, in der die täglichen IST-Stunden berechnet werden sollen, unter der Berücksichtigung einer Pause von 1 Stunde. Sie werden sicherlich spontan anmerken, dass dies wohl eine einfache Aufgabe sein wird, da ja nur Ende Beginn gerechnet werden müsste und davon noch eine 1 Stunde für die Mittagspause abgezogen. Wenn Sie einen Blick auf das folgende Bildschirmfoto werfen, erkennen Sie aber, dass dabei leider ein Problem auftaucht: Oswin Zier Seite 3 von 10

4 Die Subtraktion Ende minus Beginn führt zu negativen Zeitwerten. Das Ergebnis ist eine endlose Kette von #-Zeichen. Solange die Ende-Zeit vor 24:00 Uhr liegt ist diese Art der Berechnung kein Problem. Sollte aber die Schicht vor 24:00 beginnen und danach enden, errechnet Excel negative Zeitwerte. Betrachten wir uns den Fehler in Zelle E8 im Vergleich der zwei unterschiedlichen Datumssysteme nun etwas genauer: Wie lässt sich diese Phänomen erklären? Wie im Anhang Informationen zu Datumsangaben und Datumswertesystemen in Excel erläutert und in den zwei vorherigen Bildschirmfotos zu sehen, entspricht die Uhrzeit 21:00 Uhr intern einem Dezimalbruch, nämlich 0,875, und 6:00 dem Wert 0,25. Eine Subtraktion Ende Beginn führt deshalb zwangsläufig zu negativen Werten. Oswin Zier Seite 4 von 10

5 Lösungsvorschlag: Eine mögliche Lösung bietet eine WENN-Funktion, die überprüft, welche Zeit die größere ist und entsprechend korrekt rechnet, Das Grundprinzip können Sie den zwei folgenden Bildschirmfotos entnehmen: Auf unsere Aufgabenstellung angewendet bedeutet dies: In Zelle E3 ist eine Formel zu entwickeln, die, sobald Beginn kleiner ist als Ende, die einfache Stundendifferenz berechnet wird, ansonsten additiv die Differenz von einem ganzen Tag und Beginn plus die Stunden bis Ende ermittelt wird: Also: =WENN(C3<=D3;D3-C3;1-C3+D3)-"1:00" oder =WENN(C3<=D3;D3-C3; 24:00 -C3+D3)-"1:00" Dies bedeutet so viel wie: Wenn Sie in der Früh kommen und am Abend gehen (Arbeitsanfang kleiner oder gleich Arbeitsende), soll Excel einfach den Arbeitsanfang vom Arbeitsende abziehen. Kommen Sie jedoch am Abend zur Nachtschicht und gehen erst am nächsten Morgen, führt das zu keinem richtigen Ergebnis. Die korrekte Stundenzahl lässt sich dann mit ganzer Tag minus Anfangszeit plus Endezeit berechnen, abzüglich einer Stunde Pause. Geben Sie nun die Formel in Zelle E3 ein und kopieren Sie sie nach unten! Soll-/Ist-Stundenberechnung - Benutzerdefinierte Zeitformate Bleiben wir bei den Berechnungs-Formeln und wenden uns den nächsten beiden Spalten G und H zu, die über die aufaddierten SOLL-Stunden bzw. die tatsächlich geleisteten Stunden Auskunft geben sollen. Lassen Sie in Spalte G die in Spalte E ermittelten Tages-IST-Zeiten aufaddieren. Sie stellen wahrscheinlich erschreckt fest, dass Excel nicht über 24 Stunden hinauskommt. Keine Sorge, das Programm kürzt Ihnen nicht die hart erarbeiteten Stunden, sondern es stellt sie in der Standard-Formatierung einfach nicht korrekt dar. Bei allen Zeiten, die über 24 Stunden hinausgehen, beginnt Excel wieder bei 00:00. Oswin Zier Seite 5 von 10

6 Sie lösen das Problem mit einem benutzerdefinierten Zahlenformat. Markieren Sie mit der rechten Maustaste die Spalte und wählen ZELLEN > FORMATIEREN > ZAHLEN > BENUTZERDEFINIERT, dann in der Liste das Format [h]:mm:ss. Die eckige Klammer um die Stunden gibt an, dass diese nicht im 24-Stunden-Rhythmus gerechnet, sondern fortlaufend addiert werden soll. Da Sie Ihre Arbeitszeit vermutlich nicht auf die Sekunde genau angeben werden, ist noch eine kleine Anpassung nötig: Löschen Sie im Feld FORMATE die Sekunden. Wenn Sie mit OK bestätigen, nimmt Excel das neue Format [h]:mm in die Liste auf, und alles stimmt wieder. Geben Sie dazu in H3 die Regel-Arbeitszeit pro Tag ein, z.b. 8:00 bei einer 40-Stunden- Woche, und in H4 die Formel =F2+"8:00". Diese kopieren Sie wieder in die restlichen Zeilen, so dass jeden Tag acht Stunden zu Ihrem Stundensoll addiert werden. Eine der aussagekräftigsten Spalten in unserer Arbeitszeittabelle ist die Spalte Überstunden/Minusstunden. Hier können Sie immer ablesen, wie viel Stunden Sie im Plus sind oder wann Sie in den negativen Bereich abrutschen. Damit diese negativen Stunden Ihnen wirklich nicht entgehen, sollen die negativen Werte rot dargestellt werden. Und so geht s: Wählen Sie I3 und geben Sie =G3-F3 ein. Diese Funktion kopieren Sie in die darunter liegenden Felder. Um positive Zahlen schwarz und negative Zahlen rot darzustellen, verwenden Sie wieder ein benutzerdefiniertes Zahlenformat. Markieren Sie dazu die gewünschte Spalte, klicken mit der rechten Maustaste und wählen ZELLEN FORMATIEREN > ZAHLEN > BENUTZERDEFINIERT. Dort wählen Sie aus oder geben es ein was so viel bedeutet wie: Ist die Zahl positiv, erscheint sie in der Standardtextfarbe; ist sie negativ, wird sie rot; Nullen sollen als 0:00 dargestellt werden und das Textformat ist beliebig. Steuerelement einfügen - Dropdown-Liste Bevor wir zur Berechnung des Gehalts kommen, soll die Spalte F so gestaltet werden, dass der Benutzer über ein einfaches Dropdown-Listenfeld die Urlaubs- / Krankheits- u. Feiertage, die nach dem Arbeitszeitgesetz als Arbeitszeit zu werten sind, erfassen kann. Die zahlenmäßige Auswertung der Urlaubs- und Krankheitstage soll in den zwei neuen Zellen K2 und L2 erfolgen. Steuerelemente sind grafische Objekte, mit denen Einstellungen und Veränderungen von Werten in Tabellen vorgenommen werden können. Diese Steuerelemente werden von Excel normalerweise in einer Toolbox, die Sie über ANSICHT > SYMBOLLEISTEN > STEUERELEMENT-TOOLBOX aktivieren können, zur Verfügung gestellt. Wir gehen jedoch einen anderen, einfacheren Weg. Oswin Zier Seite 6 von 10

7 Platzieren Sie Ihren Cursor in der Zelle F3, in der das erste Dropdown-Listenfeld erscheinen soll. Öffnen Sie über DATEN > GÜLTIGKEIT das Fenster Gültigkeitsprüfung und nehmen Sie hier folgende Einstellungen vor: Wollen Sie nach dem Erstellen des Listenfeldes Änderungen vornehmen, so markieren Sie das Dropdown-Listenfeld durch Anklicken und aktivieren erneut die Gültigkeitsprüfung, wie eben beschrieben. Kopieren Sie nun das Listenfeld in der Spalte F nach unten und geben Sie über das Dropdown-Listenfeld einige Daten ein. Tage automatisch zählen Im nächsten Schritt sollen in L2 die Urlaubstage addiert werden bzw. in M2 die Krankheitstage. Dazu verwenden Sie am besten die Funktion ZÄHLENWENN. Informieren Sie sich in der Excel-Hilfe über die ZÄHLENWENN-Funktion und erstellen Sie die beiden fehlenden Formeln in L2 bzw. M2! Oswin Zier Seite 7 von 10

8 Gehalt berechnen Motivierend wäre es, wenn in Spalte K mit der Eingabe der Stundenwerte auch sofort der Verdienst ausgegeben werden könnte. Problemstellung ist jedoch: Um Gehalt für bestimmte Arbeitszeiten zu berechnen, müssen Sie Stunden mit Euro multiplizieren. Doch so einfach ist das nicht. Haben Sie zum Beispiel 3:30 Stunden gearbeitet, muss Ihr Stundenlohn mit 3,5 multipliziert werden. Als Lösung benötigen wir deshalb eine Formel vor, die erst den Zeitwert in Stunden- und Minutenanteile trennt und dann mit dem entsprechenden Stundenlohn multipliziert. Das funktioniert allerdings nur, wenn die Zeiten im benutzerdefinierten Format [h]:mm formatiert sind. In unserem Beispiel soll das Gehalt mit 25 Euro pro Stunde berechnet werden. HINWEIS zur STUNDE- und MINUTE-Funktion: STUNDE: Gibt die Stunde einer Zeitangabe zurück. Die Stunde wird als ganze Zahl ausgegeben, die einen Wert von 0 (0 Uhr) bis 23 (23 Uhr) annehmen kann. Syntax: STUNDE(Zahl) Zahl ist die Zeitangabe mit der Stunde, die Sie ermitteln möchten. Zeitangaben können als Zeichenfolgen in Anführungszeichen (beispielsweise "18:45"), als Dezimalzahlen (beispielsweise 0,78125; dieser Wert stellt 18:45 Uhr dar) oder aber als Ergebnis anderer Formeln oder Funktionen (z. B. ZEITWERT("18:45")) eingegeben werden. Microsoft Excel für Windows und Microsoft Excel für Macintosh verwenden unterschiedliche Standard-Datums-Systeme. Zeitangaben sind ein Teil eines Datumswertes und werden durch eine Dezimalzahl dargestellt (beispielsweise wird 12:00 Uhr durch 0,5 dargestellt, da es sich um einen halben Tag handelt). MINUTE: Wandelt eine fortlaufende Zahl in eine Minute um. Die Minute wird als ganze Zahl ausgegeben, die einen Wert von 0 bis 59 annehmen kann. Syntax: MINUTE(Zahl) Zahl ist der Code für Datum und Zeit, den Microsoft Excel für Datums- und Zeitberechnungen verwendet. Zeitangaben können als Textzeichenfolgen in Anführungszeichen (beispielsweise "18:45"), als Dezimalzahlen (beispielsweise 0,78125; dieser Wert stellt 18:45 Uhr dar) oder als Ergebnis anderer Formeln oder Funktionen (beispielsweise ZEITWERT("18:45")) eingegeben werden. 1. Entwickeln Sie für die Zelle K3 (Bruttogehalt) eine Formel, die die Stunden plus Minuten der Tages-IST-Stunden als Dezimalzahl ermittelt und daraus durch Multiplikation das Tages-Bruttogehalt errechnet. 2. Ergänzen Sie zum Abschluss die fehlenden Formeln im Tabellenkopf! Oswin Zier Seite 8 von 10

9 Zellen ausblenden bzw. sperren (in Verbindung mit dem Feature "Blatt schützen") Im letzten Teil unserer Übung soll das Arbeitsblatt gegen Fehleingaben geschützt werden, d.h. der Benutzer soll nur Zugriff auf die Eingabebereiche, nämlich die Spalten C, D und F haben, alle anderen Zellen sollen gesperrt werden. Das Feature zum Ausblenden oder Sperren von Zellen verwenden Sie in Verbindung mit dem Feature "Blatt schützen", um Zellen in einem Excel-Arbeitsblatt auszublenden oder zu sperren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Markieren Sie den Zellbereich innerhalb der der Spalten C, D und F, der nicht gesperrt sein soll. Aktivieren Sie FORMAT > ZELLEN > SCHUTZ und entfernen Sie das Häkchen der Option Gesperrt. Aktivieren Sie nun den Arbeitsblatt-Schutz über EXTRAS > SCHUTZ > BLATT SCHÜTZEN und nehmen Sie hier folgenden Einstellungen vor: Achtung: Diese Methode ist nicht die effektivste zum Schutz einer Arbeitsmappe, weil Excel keine Verschlüsselung verwendet, wenn Sie nur ausgewählte Elemente einer Arbeitsmappe schützen. Ausgeblendete Zellen auf einem geschützten Arbeitsblatt können zum Beispiel eingesehen werden, wenn ein Benutzer einen Bereich des Arbeitsblattes kopiert, der ausgeblendete Zellen enthält, eine neue Arbeitsmappe öffnet, den kopierten Bereich einfügt und dann den Befehl Einblenden verwendet, um die Zellen anzeigen zu lassen. Oswin Zier Seite 9 von 10

10 LÖSUNGEN In die Zelle A4 tippen Sie die Formel ein, die an einem Freitag zwei Tage überspringt und sonst einen Tag weiterzählt: =WENN(B3="Freitag";A3+3;A3+1) Gehalt K3: =(STUNDE(D1)+MINUTE(D1)/60)*30 Urlaubstage L2: =ZÄHLENWENN(F3:F25;"Urlaub") Krankheitstage M2: =ZÄHLENWENN(F3:F25;"Krankheit") Oswin Zier Seite 10 von 10