3 Tabellenkalkulation

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1 Aufbau von Tabellendokumenten 87 3 Tabellenkalkulation Hinweis Alle Erklärungen zur Tabellenkalkulation beziehen sich auf das Tabellenkalkulationsprogramm OpenOfficeCalc. Immer dann, wenn die Vorgehensweisen in MS Excel (Version 2010) eine andere ist, finden Sie entsprechende Hinweise. PROBLEMSTELLUNG Für sein Sport- und Freizeithaus BergerSports will Herr Berger ein Rechnungsformular erstellen lassen. Es soll so aufgebaut sein, dass Artikel, Mengen, Stückpreise und Rabattsätze eingegeben werden und der Überweisungsbetrag berechnet und ausgegeben wird. Berechnungsteil der zu erstellenden Rechnung Oben abgebildeter Ausschnitt einer Rechnung wird auf den nächsten Seiten Schritt für Schritt erstellt. Zunächst gilt es, den Aufbau von Tabellen näher zu betrachten. 3.1 Aufbau von Tabellendokumenten Wenn Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm aufrufen, sehen Sie zunächst ein großes weißes Blatt voller Kästchen, eine leere Tabelle. Diese Kästchen werden als Zellen und das Blatt als Arbeitsblatt bezeichnet. Ein solches Arbeitsblatt hat viel Ähnlichkeit mit einem Rechenheft. Auch in einem Heft machen Sie sich Notizen, führen kleine Zwischenrechnungen aus, um mittels Zwischenergebnissen schließlich das Endergebnis zu berechnen. Ebenso können Sie in ein Tabellenkalkulationsprogramm Zahlen oder Text eingeben, Notizen hineinschreiben und vielfältige Berechnungen durchführen

2 88 Tabellenkalkulation Der entscheidende Vorteil einer Tabellenkalkulation gegenüber dem Rechenheft (und dem Taschenrechner) ist die Flexibilität. Ändert sich einer der Ausgangswerte der Rechnung, so müssen Sie auf dem Papier alle Schritte nochmals von Neuem durchrechnen. In einem Tabellenkalkulationsprogramm werden die Formeln oder Funktionen in die Zellen der Tabelle hineingeschrieben. Ändern Sie dann die Ausgangswerte, berechnet der Computer selbstständig die neuen Endergebnisse, welche nach Bedarf in Diagrammform grafisch aufbereitet werden können. Aufgabe Starten Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm. Prägen Sie sich die wichtigsten Bildschirmelemente ein, die in folgender Abbildung beschrieben sind. Wichtige Bildschirmelemente bei OpenOfficeCalc Nach dem Programmstart erscheint ein leeres Arbeitsblatt (Tabellendokument), das wie ein Schachbrett aufgebaut ist. Es besteht bei OpenOfficeCalc aus Zeilen und 265 Spalten, wodurch Zellen zur Verfügung stehen.¹ Somit ist der sichtbare Bildschirmteil nur ein winziger Ausschnitt eines großen Arbeitsblattes, dessen Spaltenköpfe mit den Großbuchstaben A, B,... Z; AA, AB,... AZ; BA, BB,... und dessen Zeilenköpfe mit den Nummern 1 bis bezeichnet sind. 1 MS Excel verfügt über Zeilen und Spalten

3 Aufbau von Tabellendokumenten 89 Wichtige Bildschirmelemente bei MS Excel Dreh- und Angelpunkt des MS Excel-Bildschirms ist das Menüband am oberen Bildschirmrand. Die Befehle sind in Registerkarten zusammengefasst, die wiederum in logische Gruppen unterteilt sind. Jede Registerkarte in obiger Abbildung ist die Registerkarte Start aktiviert bezieht sich auf eine bestimmte Aktivität (z. B. Gestalten einer Seite). Zur Verbesserung der Übersichtlichkeit werden einige Registerkarten nur bei Bedarf angezeigt. Im Backstage-Bereich (den Sie über das Register Datei erreichen) sind u. a. die Funktionen Öffnen, Speichern und Drucken sowie wichtige Einstellungen und die Vorlagen zusammengefasst. Unter Informationen erfahren Sie beispielsweise, wer alles Zugriff auf die geöffnete Exceldatei haben darf. Ferner finden Sie hier Möglichkeiten des Einsatzes von Kennworten u. v. m

4 90 Tabellenkalkulation Bei allen Arbeitsblättern finden Sie folgende Tabellenstruktur: Merke Einzelne Excel-Dateien bezeichnet man als Arbeitsmappen, jede Arbeitsmappe besteht aus mehreren Blättern (Tabellen). Standardmäßig sind es drei, wenn Sie eine neue Exceldatei anlegen (unter Datei, Optionen, Allgemein können Sie diese Voreinstellung ändern). Die Benennung der Spalten erfolgt mit den Großbuchstaben des deutschen Alphabets, Zeilen werden durch Zahlen benannt. Die einzelnen Zellen, die Kreuzungspunkte zwischen Spalten und Zeilen, sind durch Gitternetzlinien voneinander abgegrenzt. Die Angabe A1 bedeutet die Lagebestimmung in der Spalte A und Zeile 1, also den Schnittpunkt der Spalte A mit der Zeile 1. Somit hat die Zelle der Spalte C und der Zeile 5 die Adresse C5. Die Zelle, die Sie mit dem Cursor markiert haben ist die aktive Zelle, also die Zelle in die Sie nun Ihre Daten z. B. Texte, Zahlen und Formeln eingeben können. Der Name der aktiven Zelle (Zelladresse) wird im Namenfeld angezeigt Das Tabellenoutfit optimieren Kommt Ärger und Frust auf, wenn das Tabellenkalkulationsprogramm wie abgebildet Texte absägt? Positionieren Sie den Mauszeiger auf der Trennlinie des jeweiligen Spalten- bzw. Zeilenkopfes und ziehen Sie mit der linken Maustaste die Breite/Höhe in die gewünschte Größe. Aufgabe Geben Sie in unterschiedliche Tabellenbereiche verschiedene Texte und Werte ein und gestalten Sie diese nach Ihren Vorstellungen. Hierzu ist es erforderlich, sich mit den Möglichkeiten der Objektleiste (in Excel wird sie Symbolleiste genannt) vertraut zu machen

5 Aufbau von Tabellendokumenten 91 Die Objektleiste (OpenOfficeCalc) Tipp Sollten die Objektleisten nicht sichtbar sein, so können Sie diese und noch viele andere Elemente mit der Befehlsfolge ANSICHT SYMBOLLEISTEN aktivieren. Teil des Menübandes bei aktiviertem Register Start (MS Excel) Tabellenformate unter die Lupe nehmen PROBLEMSTELLUNG Für unterschiedliche Inhalte in seinen Tabellen benötigt Herr Berger auch verschiedene Zahlenausgaben: mal mit zwei Nachkommastellen, mal mit dem Prozentzeichen, ein anderes Mal eine ganzzahlige Darstellung usw. Wie kann er das erreichen? Jede Zelle kann mindestens vier Elemente beinhalten: 1. Texte 2. Zahlen 3. Formeln 4. Ergebnisse mit deren Formatierungen

6 92 Tabellenkalkulation Menüfolge zur Festlegung des Zahlenformats (OpenOfficeCalc) FORMAT ZELLEN ZAHLEN Sowohl bei MS Excel als auch bei OpenOfficeCalc finden Sie u. a. die Platzhalter 0 oder #, was in folgender Tabelle veranschaulicht wird. Sie geben diese Zahl in eine Zelle ein und erhalten bei diesem Format: #.##0,00 und erhalten bei diesem Format: 0.000, , , , , , ,57 234,56 234, ,56 1,25 1, ,25 Erklärungen Die Nullen bedeuten: Gib so viele Stellen aus, wie Nullen im Format vorhanden sind. Hat die Zahl weniger Stellen, als Nullen vorhanden sind, fülle den Rest mit 0 auf. Die Raute (#) ist ein Platzhalter für ein eventuelles Zeichen. Ist ein Wert an der Stelle vorhanden, so wird er angezeigt. Ist an der betreffenden Stelle kein Zeichen vorhanden, so wird nichts angezeigt. Das Rautenzeichen ist also ein Wahlplatzhalter. Führende Nullen im Wert werden beim Format mit dem Rautenzeichen unterdrückt, d. h. nicht angezeigt