Datenbank Fundraising mit Excel Arbeits- und Bauanleitung

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1 Datenbank Fundraising mit Excel Arbeits- und Bauanleitung Inhaltsverzeichnis Einführung in Spenderdatenbanken...2 Vorstellung der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL...7 Arbeiten mit der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL...9 Spenderanalyse...10 Aktionsplanung...11 Adressselektion...12 Exkurs: Word Serienbrief...14 Kontaktierungen in Datenbank rückverbuchen...16 Response-Erfassung...18 Erfolgskontrolle: Kampagnenerfolg und Eingangsstatistik...19 Bauanleitung: Analyse- und Selektionsdatenbank...21 Datenquelle für die Verbindung zur operationellen Datenbank bereitstellen...21 Excel Pivot Tabelle Kampagnenerfolg erstellen...26 Datenbankabfrage mit Microsoft Query...28 Pivot Tabelle aufbauen...33 Excel Pivot Tabelle Eingangsstatistik erstellen...39 Excel Pivot Tabelle Spenderanalyse erstellen...45 Datenbankabfrage mit Microsoft Query...46 Pivot Tabelle aufbauen...52 Stornokorrektur bei Kennzahl Anzahl Spenden...60 DiaSys Marketing Engineering AG Wankdorffeldstrasse 102 CH-3014 Bern Tel Fax zuercher@diasys.ch

2 Einführung in Spenderdatenbanken Geschichte Spenderdatenbanken früher: Schwerpunkt Buchhaltung Karteien (manuell) Spendenbuchhaltungen heute: Schwerpunkt Marketing Database Marketing (Database Fundraising) CRM (Customer Relationship Management) Spenderdatenbanken: Lösungsvarianten Buchhaltung + Adressverwaltung Branchenlösung für Spendenorganisationen Spezialisierte Fundraisingsoftware Integrierte Lösung Business-Software mit Fundraising-Erweiterungen Individuelle Software (Eigenbau) Programmierte individuelle Lösung Office (Access, Excel) Outsourcing bei Dienstleister Seite 2 von 61

3 Database Marketing / Database Fundraising Prozesssicht: Regelkreis (1) Aktionsplanung Adressselektion Strategieentwicklung Aussand Spenderanalyse Marktforschung Datenbank Response- Erfassung Erfolgsanalyse Erfolgskontrolle Database Marketing / Database Fundraising Datensicht: wichtigste Tabellen Seite 3 von 61

4 Database Marketing / Database Fundraising Datenmodell operationelle FR-Lösung Anzahl Tabellen: ca. 100 (spezialisierte Fundraising-Software) bis ca (Business-Software mit Fundraising-Erweiterungen) Database Marketing / Database Fundraising Datenmodell Auswertung + Analyse 1 Tabelle voll mit Spendermerkmalen 1 Tabelle voll mit Spendermerkmalen 1 Tabelle voll mit Spendermerkmalen reine und kategorisierte Adressmerkmale reine und kategorisierte Adressmerkmale reine und kumulierte kategorisierte Responsemerkmale Adressmerkmale kumulierte Responsemerkmale kumulierte kumulierte Responsemerkmale Kontaktierungsmerkmale kumulierte Kontaktierungsmerkmale kumulierte freie Kontaktierungsmerkmale Adressmerkmale freie Adressmerkmale freie Adressmerkmale Zielgruppenzugehörigkeiten Zielgruppenzugehörigkeiten Zielgruppenzugehörigkeiten Aktionen, mit denen Spender kontaktiert Aktionen, mit denen Spender kontaktiert Aktionen, Aktionen, mit denen auf Spender die Spender kontaktiert reagiert hat Aktionen, auf die Spender reagiert hat Aktionen, auf die Spender reagiert hat Nur drei (3!) flache Analysetabellen (Sichten) genügen - für umfassende Spenderanalysen - für umfassende Kampagnen-, Zahlungs- und Responseanalysen Seite 4 von 61

5 Database Marketing / Database Fundraising Spendersegmentierung nach RFM (1) Responserate 10 5 Responserate 10 5 Responserate Recency Klasse Frequency Klasse Monetary Klasse Recency Frequency Monetary Wie lange liegt die letzte Zahlung zurück? Merkmal mit dem stärksten Einfluss auf dem Response! Wie viele Zahlungen? (absolut oder in einem bestimmten Zeitraum) Wie hoch ist der Gesamtbetrag? (absolut oder in einem bestimmten Zeitraum) Database Marketing / Database Fundraising Spendersegmentierung nach RFM (2) Frequency 1 Spende >1 Spende < 500 Fr. >=500 Fr Monate Monate Monate > 36 Monate Recency Seite 5 von 61

6 Database Marketing / Database Fundraising Prozesssicht: Regelkreis (2) Aktionsplanung Adressselektion Strategieentwicklung Spenderanalyse Marktforschung Analyse- Datenbank (Data Warehouse) Operationelle Datenbank Aussand Response- Erfassung Erfolgsanalyse Erfolgskontrolle Spenderdatenbank: Praxis Excel (Datenverwaltung + Analyse/Selektion) Do It Yourself (Arbeitsanleitung Schritt für Schrittû) Ablauf Vorstellung Excel-Lösung Arbeiten mit Excel-Lösung (mit Arbeitsanleitung) Erstellung eigene Excel-Lösung (mit Bauanleitung) Seite 6 von 61

7 Vorstellung der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL Spenderdatenbank: Excel-Lösung 2 Excel-Dateien Excel-Datei 1: Operationelle Datenbank Excel-Datei 2: Analyse- und Selektions- Datenbank. Spenderdatenbank: Excel-Lösung Architektur Adressen Zahlungen Aktionen Kontaktierungen Operationelle Datenbank DB-FR.xls Abfrage Adressen-Zahlungen Abfrage Aktionen-Zahlungen MS Query (Excel Abfrage- Programm) Pivot Tabelle Spender_Analyse Pivot Tabellen Kampagnenerfolg Eingangsstatistik Jahreserfolg Analyse- Datenbank DB-FR Analyse- Selektion.xls. Seite 7 von 61

8 Spenderdatenbank: Excel-Lösung Vorurteile Excel bietet ungenügenden Datenschutz, darum Schutzfunktionen des Betriebssystem nutzen zusätzlich: Verschlüsselung, externe Disk... bietet mangelhafte Datensicherheit, darum Speichern nach jeder Änderung Regelmässige Kopien der Exceldateien... hat beschränkte Leistung ( Zeilen) darum Excel 2007 ( Zeilen) Access (für operationelle Datenbank)... erlaubt keinen Mehrbenutzerbetrieb darum Organisatorische Massnahmen: 1 ErfasserIn (genügt meistens bei kleinen - mittleren Org.)... ist vertraut Vorteile Excel macht Daten einfach zugänglich Datenexport für weitere Verarbeitung einfach Anpassung der Datenstruktur einfach & schnell... steht (immer) zur Verfügung keine zusätzlichen Softwareinvestitionen Kenntnisse auch an neuer Stelle einsetzbar hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern kleiner Schulungsaufwand... ist ein sehr leistungsfähiges Analyseund Selektionswerkzeug (Pivot Tabelle) Grenze liegt bei Millionen von Datensätzen Funktionalität professioneller Werkzeuge Spenderdatenbank: Excel-Lösung Analogie Seite 8 von 61

9 Arbeiten mit der Spenderdatenbank DB-FR / EXCEL Bei der Arbeit mit der Spenderdatenbank folgen wir dem Regelkreis des Database- Fundraisings. Aktionsplanung Adressselektion Strategieentwicklung Spenderanalyse Marktforschung Analyse- Datenbank (Data Warehouse) Operationelle Datenbank Aussand Response- Erfassung Erfolgsanalyse Erfolgskontrolle Seite 9 von 61

10 Spenderanalyse Öffnen Sie die Datei DB-FR Analyse-Selektion.xls (= Analysedatenbank) und wählen Sie das Tabellenblatt Spenderanalyse. Mit der Pivot Tabelle im obigen Bild, können Sie Ihre Spender nach dem Prinzip der RFM Segmentierung analysieren. Das Spaltenmerkmal Letzte Spende entspricht der Dimension Recency, die Zeilenmerkmale Gesamtanzahl2 und Gesamtbetrag den Dimensionen Frequency und Monetary. In der rechten unteren Ecke finden Sie Ihre 38 besten Spender (letzte Spende noch im aktuellen Jahr, schon mehrfach gespendet mit einem Gesamtbetrag vom ). Diese Top-Spender wollen wir im folgenden Workshop mit einer Direkt Mail Aktion bearbeiten. Welche Massnahmen würden Sie mit den anderen Spendersegmenten ergreifen? Seite 10 von 61

11 Aktionsplanung Öffnen Sie die Datei DB-FR.xls (= Operationelle Datenbank) und wählen Sie das Tabellenblatt Aktion. Markieren Sie das Tabellenfeld A1 (oder irgendein einzelnes Feld in der Tabelle). Sortieren Sie die Tabelle absteigend nach dem Merkmal Werbecode (Menü Daten Sortieren...). Achtung: Falls Sie eine Spalte markieren, wird nur diese sortiert und die Relationen zwischen den Spalten gehen verloren! Weiter mit OK Seite 11 von 61

12 Markieren Sie die erste Aktionszeile (Werbecode 7551) und fügen Sie eine leere neue Aktionszeile ein (Menü Einfügen Zeilen). Erfassen Sie die neue Aktion mit Werbecode 7552, Adressquelle EIGEN, Aussandart MAIL, Kampagnencode 759, Geschäftsjahr 2007, Bezeichnung Mailing Topspender, Startdatum , Endedatum , Auflage 38 und Kosten 75 ein. Excel-Datei DB-FR.xls zwischenspeichern. Adressselektion Öffnen Sie die Datei DB-FR Analyse-Selektion.xls (= Analysedatenbank) und wählen Sie das Tabellenblatt Spenderanalyse. Markieren Sie das Tabellenfeld mit den 38 sehr guten Spendern, die zuletzt im Jahr 2007 gezahlt haben, Mehrfachspender sind mit einem Gesamtbetrag von 500 bis Mit einem Doppelklick auf dieses Feld können Sie diese Spender einfach selektieren. Seite 12 von 61

13 Excel erstellt ein neues Tabellenblatt mit den Adressdaten der 38 selektierten Spender: Fügen Sie den selektierten Adressdaten eine neue Spalte mit dem Werbecode der Aktion hinzu......und ändern die Bezeichnung des Tabellenblattes. Excel-Datei DB-FR Analyse-Selektion.xls zwischenspeichern. Die selektierten Adressdaten können jetzt zu einem Serienbrief verarbeitet werden. Seite 13 von 61

14 Exkurs: Word Serienbrief Öffnen Sie ein leeres Worddokument. Aktivieren Sie die Serienbrief Symbolleiste (Menü Extra Briefe und Sendungen Seriendruck-Symbolleiste einblenden). Mausklick auf erstes Symbol Hauptdokument-Setup: Dokumenttyp Briefe auswählen. Mausklick auf zweites Symbol Datenquelle öffnen: DB-FR Analyse-Selektion.xls als Datenquelle und Tabellenblatt WC7552 als Tabelle auswählen. Jetzt sind die restlichen Symbole der Seriendruck-Symbolleiste aktiv. Mausklick auf 6.Symbol Seriendruckfelder einfügen. Seite 14 von 61

15 Fügen Sie die folgenden Felder ein......und formatieren Sie wie folgt (Zeilenumbrüche einfügen): Nun könnten Sie den restlichen Brief gestalten und allenfalls weitere Felder aus der selektierten Adressdatei (z.b. Gesamtbetrag) einfügen. Mausklick auf viertletztes Symbol Seriendruck in neues Dokument. OK Seite 15 von 61

16 Ein neues Dokument mit den 38 Serienbriefen wird erstellt. Kontaktierungen in Datenbank rückverbuchen Markieren Sie in den selektierten Adressdaten die Werte der Spalten Kontaktnummer und Werbecode... Seite 16 von 61

17 ...und kopieren Sie die Felder ins Tabellenblatt Kontaktierung der Datenbank DB-FR.xls. Ergänzen Sie die Kontaktierungen noch mit dem Kontaktierungsdatum Excel-Datei DB-FR.xls zwischenspeichern. Seite 17 von 61

18 Response-Erfassung Auf der unserer Bank sind die folgenden Zahlungen eingegangen: Kontaktnummer Werbecode Name Strasse PLZ Ort Betrag Datum Panter Uhrenstrasse Rabenfeld Hund Eberstrasse Meisenberg Hund Amselweg Hundigen Bär Lerchenweg Amselhausen Storch Noltenstrasse Storchhorst Panter Amselweg Wasserlaufen Nolte Wasserstrasse Panterwald Mit dem Top Spender Mailing wurde für das neue Projekt mit dem Zweckcode 65 gesammelt. Wechseln Sie ins Tabellenblatt Zahlungen. Fixieren Sie die Zeile mit den Überschriften (zweite Zeile markieren und Menü Fenster Fenster fixieren). Springen Sie an das Ende der Tabelle (Tastenkombination: Ctrl- ) und erfassen sie die Zahlungen. Datei speichern. Seite 18 von 61

19 Erfolgskontrolle: Kampagnenerfolg und Eingangsstatistik Öffnen Sie die Excel-Datei DB-FR Analyse-Selektion.xls und wechseln Sie in das Tabellenblatt Kampagnenerfolg. Pivot Tabelle aktualisieren (Symbol!). Klicken Sie auf das Dreieck neben dem Feld Kampagnencode und wählen Sie im Auswahlfenster den Kampagnencode 759 aus. Eine erfolgreiche Kampagne! Seite 19 von 61

20 Wechseln Sie ins Tabellenblatt Eingangsstatistik und wählen Sie die Kampagne 759 aus. Bei einer grösseren Kampagne kann mit Hilfe der Eingangsstatistik der Gesamterfolg prognostiziert werden. Prof. Siegfried Vögele hat die Responseverläufe von Mailings untersucht und die folgende sehr nützliche Theorie aufgestellt. Eingangsstatistik: Theorie HWZ: Halbwertszeit, die Zeit nach der die Hälfte der Reaktionen eingegangen sind aus Siegfried Vögele, Die Dialogmethode: Das Verkaufsgespräch per Brief und Antwortkarte, 11.Auflage 1998, Verlag Moderne Industrie Das Buch ist für Fundraiser, die mit Direct Mail arbeiten, wärmstes zu empfehlen. Seite 20 von 61

21 Bauanleitung: Analyse- und Selektionsdatenbank Datenquelle für die Verbindung zur operationellen Datenbank bereitstellen Öffnen Sie die Systemsteuerung (Start Einstellungen Systemsteuerung). Klicken Sie auf das Symbol Verwaltung. Klicken Sie auf das Symbol Datenquellen (ODBC). Seite 21 von 61

22 Wechseln Sie in das Register Datei-DSN. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Wählen Sie den Treiber Microsoft Excel-Treiber (*.xls) aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Seite 22 von 61

23 Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen. Suchen Sie das Arbeitsverzeichnis \DB-FR-Excel\Eigenbau (dieses Verzeichnis ist abhängig vom Ort des jeweiligen Kurses und unterscheidet sich Verzeichnis dieser Anleitung). Geben Sie DB-FR-Excel2 als den Dateinamen der Datenquelle ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Seite 23 von 61

24 Schaltfläche Weiter. Schaltfläche Fertig stellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Arbeitsmappe auswählen. Wechseln Sie ins übergeordneten Verzeichnis DB-FR-Excel und wählen Sie dort die Datei DB-FR.xls aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Seite 24 von 61

25 Schaltfläche OK. Schaltfläche OK. Die Datei-Datenquelle DB-FR-Excel.dsn ist im gewünschten Verzeichnis erstellt. Nun können Sie auf die operationelle Datenbank DB-FR.xls zugreifen. Falls Sie mit dem Werkzeug Excel Pivot-Tabelle auf andere Datenbanken (nicht Excel) zugreifen wollen, müssen Sie gleiche Art eine Datenquelle erstellen. Die spezifischen Schritte können sich je nach Treiber von den obigen Fenstern etwas abweichen. Seite 25 von 61

26 Excel Pivot Tabelle Kampagnenerfolg erstellen Um den Erfolg der einzelnen Kampagnen zu kontrollieren, wollen Sie die folgende Pivot Tabelle erstellen: Dazu öffnen Sie zuerst eine leere Excel-Tabelle (Start Programme Microsoft Excel). Dann rufen Sie den Pivot-Tabellen-Assistenten auf (Menü Daten PivotTable- und PivotChart-Bericht). Seite 26 von 61

27 Option Externe Datenquelle wählen und auf Schaltfläche Weiter klicken. Seite 27 von 61

28 Datenbankabfrage mit Microsoft Query Auf Schaltfläche Daten importieren klicken. Das Excel Programm Microsoft Query wird gestartet (siehe Taskleiste). Das Kästchen Query-Assistenten zur... muss leer sein. Auf Schaltfläche Durchsuchen klicken. Im Feld Suchen in nach der vorher erstellten Datenquelle suchen. Seite 28 von 61

29 Datenquelle DB-FR-Excel2.dsn auswählen und öffnen. Schaltfläche OK. Seite 29 von 61

30 Das Excel-Programm Microsoft Query öffnet sich mit dem Fenster Tabellen hinzufügen. Falls das Feld Tabelle leer ist und keine Tabellen dargestellt werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen. Klicken Sie in das Kästchen Systemtabellen. Zurück mit OK. Fügen Sie die Tabellen Aktion$ und Zahlung$ mit hinzu (Doppelklick auf Tabellennamen) und schliessen das Fenster. Seite 30 von 61

31 Verbinden Sie die beiden Tabellen über die gemeinsamen Felder Werbecode: Klicken Sie dazu in der Tabelle Aktion$ auf das Feld Werbecode und ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste auf Feld Werbecode der Tabelle Zahlung$. Nun könnten Sie ausgewählte Felder aus den beiden Tabellen in den Datenbereich ziehen. Einfacher ist es, wenn Sie über das *-Feld alle Felder der beiden Tabellen in den Datenbereich übernehmen (siehe Pfeile in den folgenden zwei Bildern). Seite 31 von 61

32 Mit Klick auf die mit dem Kreis markierte Schaltfläche Jetzt abfragen können Sie die Abfrage ausführen. Speichern Sie die Abfrage unter dem Namen Abfrage von DB-FR-Excel2 Aktion-Zahlung.dqy im Verzeichnis Eigenbau (Menü Datei Speichern unter). Nun können Sie die Daten in Excel übernehmen (Menü Datei Daten an Microsoft Excel zurückgeben). Seite 32 von 61

33 Pivot Tabelle aufbauen Auf Schaltfläche Fertig stellen klicken. Die Abfragedaten werden in den internen Speicher der Pivot Tabelle geschrieben und im Tabellenblatt wird eine leere Pivot Tabelle mit Symbolleiste und Feldliste sichtbar. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Feld Kampagnencode in den Bereich Seitenfelder (siehe Pfeil im obigen Bild). Seite 33 von 61

34 Klicken Sie auf das markierte Dreieck im Feld B1. Die Auswahlliste der Kampagnencodes öffnet sich. Wählen Sie den ersten Kampagnencode (521) aus und schliessen Sie das Fenster mit OK. Ziehen Sie die Felder Bezeichnung, Adressquelle, Auflage und Kosten nacheinander in den Bereich Zeilenfelder. Seite 34 von 61

35 Um die Teilsummen auszublenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld C6 (579 Summe) und wählen Sie im Kontextmenü die Position Ausblenden. Auf die gleiche Art blenden Sie die weiteren Teilsummen aus (B7 / EIGEN Summe, A8 / MAIL01 Summe). Felder können auch mit Hilfe der Feldliste des Auswahlfeldes und der Schaltfläche am Ende der Feldliste hinzugefügt werden. Fügen Sie Felder Kontaktnummer und Spendenbetrag dem Datenbereich (Bereich Datenfelder) hinzu. Seite 35 von 61

36 Numerische Felder werden beim Hinzufügen zum Datenbereich automatisch aufsummiert. Beim Spendenbetrag ist das korrekt. Über die Kontaktnummer wollen wir die Anzahl der Spenden bestimmen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten ersten Wert der Summe der Kontaktnummern und wählen im Kontextmenü die Position Feldeigenschaften aus. Die Kontaktnummerneinträge sollen gezählt werden (Feld Zusammenfassen mit = Anzahl) und das Feld soll neu Anzahl Zahlungen heissen. Ändern Sie auch den Namen der Spendenbetragssumme in Betrag total. Seite 36 von 61

37 Ziehen Sie die Daten in den Spaltenbereich: Klicken Sie auf das Feld Daten (E3) und fahren Sie bei gedrückter linker Maustaste nach rechts. Rechts vom Mauszeiger ist ein Miniabbild einer Pivot-Tabelle sichtbar. Sobald die blaue Markierung im Miniabbild vom Zeilenbereich (senkrechter blauer Balken) in den Spaltenbereich (wagrechter Balken) wechselt, können Sie die Maustaste loslassen. Berechnen ausserhalb der Pivot Tabelle Responserate und ROI. Am besten geben Sie die Formel für die Responserate des ersten Werbecodes von Hand ein (= E5/C5) und kopieren sie in die restlichen 5 Felder. Jetzt haben Sie noch folgendes Problem zu lösen: Seite 37 von 61

38 Ist damit das Problem gelöst? Nein! Abhilfe bringen die Excel-Funktionen WENN( ) und ISTFHL( ). Ersetzten Sie jetzt noch den Tabellenblatt-Namen Tabelle1 mit Kampagnenerfolg und speichern die Exceldatei unter DB-FR Analyse-Selektion.xls im Verzeichnis \DB-FR- Excel\Eigenbau. Seite 38 von 61

39 Excel Pivot Tabelle Eingangsstatistik erstellen Um den Rücklauf zu kontrollieren und den Gesamterfolg der laufenden Kampagne abzuschätzen, wollen Sie die folgende Pivot Tabelle erstellen: Da wir mit den gleichen Grunddaten arbeiten, ist diese Pivot Tabelle schnell erstellt. Öffnen Sie die im vorherigen Kapitel erstellte Datei DB-FR Analyse-Selektion.xls. Wechseln Sie ins Tabellenblatt Tabelle2. Seite 39 von 61

40 Rufen Sie den Pivot-Tabellen-Assistenten auf (Menü Daten PivotTable- und PivotChart- Bericht). Da Sie bei der neuen Pivot Tabelle mit den gleichen Daten arbeiten werden, wählen Sie die Option Anderen PivotTable-Bericht oder PivotChart-Bericht. Schaltfläche Fertig stellen. Seite 40 von 61

41 Ziehen Sie den Kampagnencode in den Bereich Seitenfelder und wählen Sie die erste Kampagne (521) aus. Dann ziehen Sie das Spendendatum in den Bereich Zeilenfelder und Kontaktnummer und Spendenbetrag in den Bereich Datenfelder. Seite 41 von 61

42 Korrigieren Sie die Feldeigenschaften der Datenfelder: 1. aus Summe Kontaktnummer wird Anzahl Spenden 2. aus Summe Spendenbetrag wird Betrag Verschieben Sie die Datenfelder vom Zeilen- in den Spaltenbereich. Klicke Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Spendendatum und wählen Sie im Kontext- Menü die Position Feldeigenschaften. Seite 42 von 61

43 Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere. Wählen Sie im Bereich AutoSortieren-Optionen die Option Aufsteigend. Seite 43 von 61

44 Fügen Sie ausserhalb der Pivot Tabelle die Spalten Tag, Anzahl kumul. und Betrag kumul. hinzu (für die ersten 20 Tage). Ersetzten Sie jetzt noch den Tabellenblatt-Namen Tabelle2 mit Eingangsstatistik und speichern die Exceldatei unter DB-FR Analyse-Selektion.xls im Verzeichnis \DB-FR- Excel\Eigenbau. Seite 44 von 61

45 Excel Pivot Tabelle Spenderanalyse erstellen Mit der Pivot Tabelle im folgenden Bild, können Sie Ihre Spender nach dem Prinzip der RFM Segmentierung analysieren. Öffnen Sie die im vorherigen Kapitel erstellte Datei DB-FR Analyse-Selektion.xls. Wechseln Sie ins Tabellenblatt Tabelle3. Rufen Sie den Pivot-Tabellen-Assistenten auf (Menü Daten PivotTable- und PivotChart- Bericht). Seite 45 von 61

46 Datenbankabfrage mit Microsoft Query Auf Schaltfläche Daten importieren klicken. Das Excel Programm Microsoft Query wird gestartet (siehe Taskleiste). Auf Schaltfläche Durchsuchen klicken und Datenquelle suchen. Seite 46 von 61

47 Datenquelle öffnen. OK Tabellen Adresse$ und Zahlung$ mit Doppelklick auswählen und Fenster schliessen. Seite 47 von 61

48 Tabelle über das Feld Kontaktnummer verbinden. Alle Felder (*) der Tabelle Adresse$ in die Abfrage ziehen. Seite 48 von 61

49 Für die Dimension Recency benötigen wir für jeden Spender das Datum seiner letzten Zahlung. Menü Datensätze Spalten hinzufügen Für die Dimensionen Monetary benötigen wir für jeden Spender den Gesamtbetrag aller seiner Zahlungen. Seite 49 von 61

50 Für die Dimensionen Frequency benötigen wir für jeden Spender die Gesamtanzahl seiner Zahlungen. Seite 50 von 61

51 Wenn Sie schon dabei sind können Sie über die Gruppierungsfunktionen (Auswahlfeld Ergebnis) noch weitere Zahlungsmerkmale gewinnen. Höchster Spendenbetrag: Durchschnittlicher Spendenbetrag: Menü Datei Daten an Microsoft Excel zurückgeben. Seite 51 von 61

52 Pivot Tabelle aufbauen Feld Mailingstatus in den Seitenbereich ziehen und aktive Spender herausfiltern (Mailingstatus = A) Seite 52 von 61

53 Mit rechter Maustaste auf Feld Letzte Spende klicken und im Kontext-Menü Gruppierung auswählen. Seite 53 von 61

54 Nur nach Jahren gruppieren Feld LetzteSpende in den Bereich Spaltenfelder verschieben. Seite 54 von 61

55 Feld Gesamtbetrag in den Bereich Zeilenfelder ziehen und gruppieren. Feld Gesamtbetrag temporär in den Bereich Spaltenfelder verschieben. Feld Gesamtanzahl in den Bereich der Zeilenfelder ziehen Seite 55 von 61

56 Werte 2 6 des Merkmals Gesamtanzahl markieren......und mit rechter Maustaste die Funktion Gruppierung wählen. Bezeichnung Gruppe1 mit Mehrfach überschreiben. Das Feld Gesamtanzahl aus der Pivot Tabelle entfernen (markieren und mit gedrückter linker Maustaste in die Feldliste ziehen). Seite 56 von 61

57 Feld Gesamtbetrag wieder zurück in Bereich Zeilenfelder ziehen. Seite 57 von 61

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59 Mit rechter Maustaste auf Feld Gesamtbetrag klicken, Gruppierung auswählen und anpassen. Seite 59 von 61

60 Stornokorrektur bei Kennzahl Anzahl Spenden Die Datenbank (Tabelle Zahlung) enthält Stornobuchung (und Spendenbeträge mit Wert 0)......und stornierte Zahlungen. Diese Einträge verfälschen die Auswertungen. Die Kennzahl Anzahl Spenden erhöht sich um die Anzahl der Stornobuchungen plus die Anzahl stornierter Zahlungen. Diesen Fehler können Sie in den Abfragen korrigieren. Öffnen Sie die Abfrage Abfrage von DB-FR-Excel Aktion-Zahlung.dqy: Klicken Sie mit rechter Maustaste auf die Datei und wählen Sie im Kontext-Menü die Position Mit Microsoft Query bearbeiten (Wenn Sie die Abfragedatei mit Doppelklick öffnen, wird die Abfrage direkt ausgeführt und die Daten als Tabelle in Excel importiert). Aktivieren Sie die Anzeige des Kriterienbereichs (Menü Ansicht Kriterien). Ziehen Sie die Felder Stornoflag und Spendenbetrag in die ersten beiden Kriterienfelder. Seite 60 von 61

61 Tragen Sie die Filterkriterien im Feld Wert ein: Seite 61 von 61