Effizienzpotenziale Materialwirtschaft & Einkauf

Transkript

1 Effizienzpotenziale Materialwirtschaft & Einkauf Kostensenkung und Prozessoptimierung fürf kommunale, städtische Beschaffungsorganisationen 1

2 2 Vortrag 1 wir über uns ( Produkte / Kunden) 2 Veränderungsmanagement 3 Begrifflichkeiten im Einkauf 4 Warum Einkaufsoptimierungen 5 Öffentliche Auftragsvergaben Strategien zur Kostensenkung 6 Zusammenwirken Organisation, Abteilung, Beschäftigte 7 integrierte Materialwirtschaft - früher und heute / morgen 8 Projekte - Aufbau / Durchführung hrung 9 Kooperationen / Netzwerke / Kontakte

3 Dienstleister & Partner in Prozessoptimierungs- und Kostensenkungsprojekten fürf r Städte, Landkreise, Kommunen, kommunale Betriebe 3

4 Unsere Produkte & Leistungen Unternehmensstrategie / Analyse der Betriebssituation Kostensenkungsprojekte mit Analyse und Durchführung Vertragsoptimierung Leistungsbeschreibungen und Kostenoptimierung Einkauf, Materialwirtschaft, Beschaffung Vergabemanagement Gebühren und Beiträge Forderungsmanagement Instandhaltungsmanagement Gebäudemanagement Entsorgungsleistungen / Verträge Fuhrparkmanagement Rahmenverträge für die Kundengruppe Unser Team / Ihr Nutzen Juristen Techniker / Ingenieure Betriebswirtschaftler Alle Mitarbeiter/innen verfügen über langjährige Erfahrungen aus Städten, Kommunen und kommunalen Betrieben 4

5 Strategien zur Kostensenkung Kundennutzen : Kostenreduzierungen Kundenzufriedenheit Prozessoptimierungen Transparenz Produkte ührenmanagement Gebührenabteilung / Organisation Gebührenabrechnungsvertrag Stadtwerke / Wasserversorger Kundenberatung 2. Beschaffungsmanagement Einkauf, Kostensenkung, Verträge Lieferantenmanagement Marktanalysen 3. Vergabemanagement Organisation Abteilung Vergabe Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von Vergaben 5. Gebäudemanagement Gebäudeinformationen Bewirtschaftungskosten (Ist 70% um > 30 %) Gebäude- Effizienz 4. Instandhaltungsmanagement Organisationsaufbau Strategie operative IH Massnahmen IH Kostenoptimierung 5

6 Lübeck - Entsorgungsbetriebe Bremerhaven - Entsorgungsbetriebe Oldenburg Osterholz-Scharmbeck - Nieders.Studieninstitut -Stadtverwaltung Bremen -hanse Wasser Delmenhorst - Stadtverwaltung - Akademie f. Weiterbildung - Stadtwerke - AG der Kreishandwerkerschaften Hagen - Stadtentwässerung - SEWAG / Versorger Düsseldorf - Stadtentwässerung Bremer Entsorgungsbetriebe -ENO / Entsorgung Nord Dresden - Stadtentwässerung Erfurt - Stadtentwässerung Rahmenverträge: Flottentankkarten euroshell Entsorgungsleistungen EK Verbund Stadtentwässerung Ottweiler -Baugruppe OBG Mannheim - Abfallentsorgung - Stadtentwässerung Erlangen - Stadtentwässerung Ingolstadt -Stadtwerke Fürstenfeldbruck - Stadtwerke München - Stadtentwässerung 6

7 Effizienzpotenziale Materialwirtschaft & Einkauf Kostensenkung und Prozessoptimierung fürf kommunale, städtische Beschaffungsorganisationen Ganzheitliche Sichtweise materialwirtschaftliche Optimierungen von: Einkauf, Materialwirtschaft, Beschaffung, Lagerwirtschaft, Vertr rträgen, Preisen & Konditionen, Prozessen, Systemkoordinierungen unter den kommunalen Besonderheiten. 7

8 Warum sollen wir uns verändern? gesellschaftliche Gründe neue Informations // Kommunikationssysteme aktuell auch die Finanz- Situation Wollen wir uns verändern? - Wenn ja, dann: Nimm dein Schicksal in indie Hand, bevor es esein Anderer tut Sei rückhaltlos offen mit Informationen Bürgersicht auf öffentliche Einrichtungen Kosten // Erlössituation Verändere, wenn es esdir gut geht und nicht, wenn es esdie Umstände erfordern 8

9 Beschaffung Gesamtbegriffe I. Einkauf & Materialwirtschaft im Überblick Einkauf Materialwirtschaft In der Betriebswirtschaft herrscht leider keine Einigung über die Begrifflichkeiten Einkauf operativer Einkauf dezentrale MAWI Lagerwesen = integrierte Materialwirtschaft ergänzt um: Produktion und / oder Betrieb = erweiterte, integrierte Materialwirtschaft 9

10 Beschaffung Gesamtbegriffe II. integrierte Materialwirtschaft als Grenzsystem Als Grenzsystem steht die integrierte Materialwirtschaft zwischen den diversen Beteiligten des gesamtmaterialwirtschaftlichen Prozesses Lieferanten & Dienstleister innerbetriebliche Abteilungen Logistik Finanzen Controlling Bedarfsträger / Kunden Sonstige Partner der Materialwirtschaft Genehmigungsbehörden ( z.b. RPA) Kommunale Partner der Stadt / Region gleichartige Partner der Branche - Abfallwirtschaft / Abwasserbetriebe Innenrevision übergeordnete, kommunale Partnerschaften ( z.b. Benchmarking) 10

11 Aufgaben der Teilfunktionen Einkauf Materialwirtschaft strategischer Einkauf operativer Einkauf dezentrale MAWI Lagerwirtschaft - ßen Preise und Konditionen verhandeln Preise und Konditionen verwalten Ausschreibungen von Neuvergaben Prüfung und Vergleich von Angeboten Verträge mit Lieferanten Verwaltung der Materialbewegung - Zeit, Menge, Qualität, Raum Koordination - Lieferanten, Bedarfsträger, Läger Sachziel / materielle Liquidität die 6 R (richtig) der MAWI Menge, Qualität, Zeit, Produkt, Ort, Preis Wareneingang Warendisposition Warenqualitäten Warenausgang Lagerauffüllung Inventur Kundenbetreuung Formalziel / Einsparung - Lieferbereitschaftsgrad - Fehlmengenkosten

12 % Einkaufsoptimierung oder 20 % Umsatz / Gebührensteigerung? Kosten / Erlöse / Gebühren Gesamtfinanzsituation der Kommunen, Städte

13 Verbesserung der Außenwirkung Strategien zur Kostensenkung Vertragsoptimierung im VOL Bereich Lieferanten / Dienstleister Management Verwaltungs- und Prozessaufwand reduzieren Gründe Preise und Konditionen verbessern Qualitäten verbessern IT-Systemtechnik zusammenführen; besser nutzen Transparenz Gesamtbeschaffungsprozess

14 weitere Gründe nicht-traditionelle Beschaffungsfelder -Patente und Rechte, Finanzdienstleistungen, Marketingleistungen, Personal, Beratungsleistungen, Forschung und Entwicklung ( F & E ) sowie Travel Management machen Ø bis zu 28% des gesamten Beschaffungsvolumens aus In 3/4 aller Unternehmen / Organisationen ist die Einkaufsabteilung nicht für diese Warengruppen verantwortlich In nahezu allen deutschen Unternehmen existieren nicht-traditionelle Beschaffungsfelder. Die Rolle der Einkaufsabteilung reduziert sich oft auf die reine operative "Bestellung" / auf Preisverhandlungen / Nachverhandlungen, aber nicht auf die Lieferantenauswahl. ca. 60 % aller Unternehmen / Organisationen nutzen strategischer Beschaffungsinstrumente ca. 40 % aller Unternehmen / Organisationen verzichten auf diesen Vorteil 1

15 Bund, Länder, Städte, Landkreise, Gemeinden, kommunale Betriebe vergeben Aufträge ,00 p.a Potenziale / Nutzen Preise > 20 % Konditionen / Beschaffungsnebenkosten > 30 % Prozessaufwand > 40 % Synergien DV Systemtechnik - ERP Systeme / Subsysteme / e-commerce Lieferantenmanagement > 40 % / Vertragsmanagement > 30 % 15

16 Beispielsituation Landkreis Strategien zur Kostensenkung Strategien zur Kostensenkung Energie/ Stadtwerke Vol : ,00 Lief.: 2800 MA : 30 2 Krankenhäuser Vol: ,00 Lief.: 3400 MA: 12 Abfallwirtschaft Vol: ,00 Lief.: 2800 MA: 10 8 Kläranlagen Vol: ,00 Lief.: 3000 MA: 17 Volumen : 123 Mio. Lieferanten: Landkreis Mitarbeiter Einkauf : 123 Samtgemeinden Vol: ,00 Lief.: 2200 MA: 24 Landkreis Vol: ,00 Lief.: 1500 MA: 12 6 Städte Vol: ,00 Lief.: 2000 MA: 18 eventuell Doppelungen 16

17 ,00 ein sehr interessanter Partner A-Kunde Verteilung der Volumina auf Lieferanten Verteilung dieses Vorteiles auf 123 Mitarbeiter/innen Deshalb ist dieser LK für die Lieferanten nur ein B oder C -Kunde > 20 % sind einsparbar Preise und Konditionen > 40 % sind einsparbar Prozesskosten 17

18 Geschäftsführungen, Betriebsleitungen, Verwaltungsleitungen - haben bestimmte Interessen ( Kosten, Prozesse, Personal ) interbetriebliche/ innerbehördliche Bereiche außerbetriebliche Bereiche MAWI / Einkauf Bedarfsanforderer/innen Innenrevision Finanzen Controlling Datenverarbeitung Werkstätten / Fuhrparkbereiche Genehmigungsstellen andere städtische / kommunale Organisationen Kooperationspartner kommunale Rechenzentren kommunale Dienstleister 1. Bündelung der Interessen bei gleichzeitiger Optimierung von : Preisen, Konditionen, Prozessen und Systemen 2. Wissens / Erfahrungstransfer der beteiligten Beschäftigten

19 Zukunftsorientierte, integrierte Materialwirtschaft früher / bisher Marktsondierung Anfrage / Ausschreibung Preisspiegel Verhandlung bei FV Auftragsvergabe Auftragsverfolgung heute / zukünftig Bereichs / Organisationsübergreifende Koordination strategische Ausrichtung ganzheitliche Prozesssicht - vom Bedarf bis zur Zahlung Prozessoptimierung unter Berücksichtigung von: ERP Systemen, e-commerce-systemen, Lieferantensystemen Nutzung von: - Netzwerken, systemtechnischen Controlling, Kooperationen, 19

20 20 Beschleunigung von Vergabeverfahren. Die Landesregierung NRW wird durch eine zügige Vereinfachung des Vergaberechts Investitionen beschleunigen. Landesverwaltung und kommunale Gebietskörperschaften können bis Ende 2010 : Im Bereich VOB / Bauleistungen: bis ,00 freihändig vergeben bis zu ,00 beschränkt ausschreiben Im Bereich VOL / Liefer- und Dienstleistungen : bis ,00 Wahl zwischen freihändiger Vergabe und beschränkter Ausschreibung Durch diesen Verzicht auf die aufwändigen Verfahren der öffentlichen Ausschreibung bzw. eines Teilnahmewettbewerbs werden die Spielräume der öffentlichen Auftraggeber im Land Nordrhein-Westfalen Beschaffungsvorgänge spürbar beschleunigen

21 21 Integrierte Materialwirtschaft / Nutzen Rahmenverträge reduzierte Lieferanten verbesserte Preise verbesserte Konditionen verbesserte Beschaffungsnebenkosten niedrige Prozesskosten Preiskataloge / Transparenz verbesserte Qualität Materialwirtschaft Rahmenverträge Leistungsverzeichnisse Kennzahlensystem Ansprechpartner koordiniert Abwicklung über internet Kooperationen Markinfomationen Lieferantenbeurteilung Logistik / Lager Lieferantenoptimierung Konsignationslieferanten Systemlieferanten

22 Lieferantenoptimierung Strategien zur Kostensenkung Projekt Materialwirtschaft / Einkauf - Beteiligte / Aufbau / Vorgehen 2.Projektaufbau / Teilmodule Kommunikation & Information 3. Projektorganisation / Vorgehen Bedarfsanforder/innen ätten / Fuhrpark örden ( RPA) ädtische Organisation & Abläufe Systemintegration DV Systeme Schulung Systeme Schulung Einkauf / MAWI Regelwerk ( Handbuch) Materialverträge ( Workshop) Leistungsverträge ( Workshop) Lägeroptimierung Vertrags Optimierung Ausschreibungs-Optimierung detaillierte Beschreibung von Teilmodulen, Arbeitspaketen mit Zwischen/ Teil / Endergebnis modularer Aufbau ( siehe 2.) Erarbeitung im Team und in Workshoptechnik Teamabwicklung zur Hebung des dezentralen Fachwissen Projektaufbau mit Lenkungskreis, Projektleitung, Kerntea erweitertem Team Online Projektdokumentation

23 23 Für die Projektdurchführung ist es ratsam, mit bereits durchgeführten Projekten, kommunalen Kooperationen, Lieferantenportalen, Einkaufskatolgsystemen, Einkaufsverbänden in Kontakt zu treten, um deren Projekterfahrungen in die eigene Projektgestaltung einzubeziehen. Gleichfalls hilfreich sind Messen und Veranstaltungen zum Thema Einkauf, Materialwirtschaft, kommunale Sonderthemen Bei Interesse geben wir gerne weitere Informationen und stellen die Kontakte her

24 Preise > 20 % Konditionen / Beschaffungsnebenkosten > 30 % In belegbar Prozessaufwand > 40 % Synergien DV Systemtechnik - ERP Systeme / Subsysteme / e-commerce Lieferantenmanagement > 40 % / Vertragsmanagement > 30 % Zusatznutzen Regelwerk für alle Beschäftigten ( Handbuch) Ausschreibungs / Vertragsoptimierungen ganzheitliche Vertragsdatei ( transparent) Korruptionsprävention ( Ausschreibungen, Rahmenverträge, Einzelverträge) VOL - technisch optimiertes Vergabeverfahren Zufriedenheit bei den Beschäftigten ( gegenseitiges Verständnis)

25 25 Große Aufgaben gemeinsam erledigen Materialwirtschaft / Einkauf / Beschaffung ist eine große, interessante und wirksame Aufgabe, die nur im Team ( mit den betroffenen Abteilungen / Organisationen) zu optimieren ist Worauf warten Sie noch? Fangen Sie an! Viel Erfolg und Spaß bei der Umsetzung!

26 26 Donstorf Eydelstedt Telefon : / Fax : / info@kaiser-tappe.de Internet :