Managementerfahrungen in Fusion

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1 100. Deutsche Bibliothekartag Managementerfahrungen in Fusion Albert Bilo Fusion der UB Duisburg und der UB Essen und der Einsatz von Methoden des Veränderungsmanagements

2 1. Leitgedanke / 1 Leitgedanke Managementwerkzeuge sind nur das Transportband. Prägender sind konkrete, erfolgreiche Veränderungen. Veränderungen im abgesicherten Modus erleben. Veränderungen finden mit und für Menschen statt. Erfolgsfaktoren sind Kontinuität, Nachjustierung, Flexibilität als geübte Gewohnheit. 2

3 1. Leitgedanke / 2 Einsatz von Managementinstrumenten in Bibliotheken BWL- Ansätze in der Praxis nicht in Reinform Manche BWL Anwendung wird erst eine, im Rückblick BWL Instrumente aus Erfahrung in Prozessen. Unterstützung (Evaluationskonzept Universität) wichtig. Eigene Interpretation und Belebung (Authenzität) unverzichtbar. Ohne Durchdringung nur temporäre Erscheinung. Theoretische Nachjustierung (Reflexion) optimiert. 3

4 Gliederung: Erwartungen und Resultate Gliederung 1. Leitgedanke 2. Fusion und Veränderung 3. Fusion und Erwartungen 4. Veränderungsmanagement und Methoden 5. Veränderungsmanagement und Praxis 6. Resultate UB DUE 7. Ausblick 4

5 2. Fusion und Veränderung / Uni Verschmelzung D und E: Landtagsbeschluss Neue Aufbauorganisation der Uni (Fächerverteilung, Zusammenlegungen / Verlegungen / Auflösung) Parallel System der Qualitätssicherung (Evaluation) Interne Evaluationsagentur der Uni Institutionelle Evaluation alle 5 7 Jahre Nachhaltig: 2 jährige Ziel- und Leistungsvereinbarung Rektorat und Einrichtung 5-stufiges Verfahren der Selbstevaluation mit Außensicht 5

6 2. Fusion und Veränderung / UB Zwei vergleichbare Bibliotheken Duisburg Einschichtig Früher Gesamthochschule Fachbibliotheksstruktur Essen Dto. Dto. Dto. Aleph 3 Dezernate 75 Mitarbeiter UB DUE Mitarbeiter / 6 Mio Personaletat 2,5 Mio Bestand 3,1 Mio Etat Dto Zugang 4 Dezernate 84 Mitarbeiter 1 2 Mio StuBeitr Lizenzen 6

7 2. Fusion und Veränderung / UB DuE UB DuE Campusübergreifend einheitliche Leitung / 2 Geschäftsbereiche Campusübergreifende Dezernate Campusübergreifende Fachreferate 6 getrennte Fachbibliotheken / keine Zentrale Teambildung in den Dezernaten / Fächerteams Einheitliche Arbeitsprozesse Eindeutige Personalzuordnungen /Dezernat Viele Arbeits- und Projektgruppen / Matrix Veränderung Mischarbeitsplätze Minus 17 Stellen (wg. Budget u. Einsparungen) 7

8 3. Fusion und Erwartungen Ereigniskarten Evaluation Teambildung Leitbild Personalentwicklung Führungskräftekonzept Personaletat / global Einheitliche Dienste Mitarbeiter-Vorgesetzten Gespräche Umbauten zu Lernorten 8

9 3. Fusion und Erwartungen /Direktion UB-Leitungsziele Rasche Zusammenführung Probleme intern lösen Mitarbeiter mitnehmen Organisatorische Optimierungen Prozesse vereinheitlichen Keine Doppelungen Einheitliches Dienstleistungsangebot Agieren nicht Reagieren 1 A bei geänderten Anforderungen 9

10 3. Fusion und Erwartungen /Mitarbeiter Mitarbeiterbefragung Evaluation 2006 Wie bewerten Sie die Veränderungen durch die Fusion? Weder /noch Positiv Weiß nicht D 50 % 22 % 10 % E negativ 18 % 21 % 52 % 18 % 9 % Hat sich Ihr Arbeitsplatz verändert? Gering D 22 % E 35 % (Gerundete und gekürzte Angaben) Weder /noch 31 % 22 % Sehr 45 % 31 % 10

11 3. Fusion und Erwartungen Mitarbeiterbefragung 2006 Offene Antworten Zu viele Baustellen Hoher Zeitaufwand Entscheidung aufwändig Arbeit ist nun langwieriger Informationsflut Zu viele Sitzungen Hoher Abstimmungsaufwand Neue, nette Kollegen 11

12 4. Veränderungsmangement und Methoden Das Pinguin-Prinzip Kotter /Rathgeber: Veränderungen = Erfolg sind beherrschbar / planbar mit Methode sind sie Erfolg lassen Zukunft gestalten Visionen helfen Methode = Verstehen 12

13 4. Veränderungsmanagement und Methode Veränderung Ereignisse, die von außen kommen die überraschend kommen die zwingen, neue Wege zu gehen die Befürchtungen zulassen die individuelle Arrangements tangieren verunsichern und erzeugen Widerstand Widerstand Management überwindet Widerstand Veränderungen managen Warum Ihnen das 4 Phasenmodel bei Ihren Mitarbeitern weiterhilft 13

14 4. Veränderungsmanagement und Methode Wahrnehmung Kompetenz Veränderungskurve (Fatzer) Trauerforschung (Kübler-Ross) Ziel Ereignis Verneinung Widerstand Akzeptanz Schock Einsicht Tal der Tränen Orientierungslos ausprobieren Zeit Albert Bilo 14

15 4. Veränderungsmanagement und Methode Kotter / Rathgeber Das Rezept in 8 Schritten 1. Dringlichkeit erzeugen 2. Leitungsteam einsetzen 3. Zielvorstellungen entwickeln 4. Werben um Akzeptanz 5. Handlungsspielräume schaffen 6. Kurzfristige Erfolge 7. Nachfassen 8. Neue Kultur festigen 15

16 5. Veränderungsmanagement und Praxis Theorie Fusion Befürchtungen Plan Aktionismus Absichten Veränderungszwang Management /Rezepte Repertoire an Methode Praxis zu bewältigen Einlösungen Realität Beharrung Nachhaltigkeit Anpassung Tagesgeschäft Flexibilität Albert Bilo 16

17 5. Veränderungsmanagement und Praxis Fusion Evaluation Personalentwicklung Organisationsentwicklung Befragungen Selbstbericht Führungskräfte Kommunikation Externe Gutachten Mitarbeiter- V. Gespräche Orga Zuordnung Ziel- Leistungs vereinbarung system. Fortbildung Strategiebildung 17

18 5. Veränderungsmanagement und Praxis Veränderungen erfordern Impulse, Begleitung, Kontrolle, Revisionsoptionen Impulse durch Fusion / Evaluation Selbstreflexion Protokollierter Status in allen Bereichen Befragungen etc. Orientierungen für die bibliotheksfachliche / organisatorische Ausgestaltung Nachhaltig durch Anwendung und Praxis 18

19 6. Resultate Was war besonders wirksam? 110 Ereignisse Bewertung Führungskräfte (je 6 Punkte 20 Teilnehmer 2011) Strukturplanung Uni-Leitung Führungsgrundsätze Matrixorga Ziel- Leistungsvereinbarung Gem. Neujahrsempfang Gem. Publikationsserver Campus Lieferdienst Personalentwicklungs AG Fusionierter Katalog

20 Leistung Motivation 6. Resultate UDE Veränderungskurve Ziel Start Akzeptanz Verunsicherung Tal der Tränen Orientierungslos Verlust Zunehmender Stress Orientierung Abnehmender Stress Albert Bilo Zeit 20

21 Leistung Motivation Start Nach 8 Jahren Fusion Einschätzung der Führungskräfte Akzeptanz Ziel Verunsicherung Tal der Tränen Orientierungslos Ego UB Zunehmender Stress Verlust Abnehmender Stress Orientierung Zeit Wandel

22 6. Resultate Mögliche Erfolgsfaktoren Veränderung Verunsicherung Motivation Permanentes Programm / Jahres- Mehrjahrespläne Ausgeprägte Kommunikationspolitik Starke Verantwortung Vorgesetzte Schwerpunktthemen / Vierteljahresgespräche Ausgeprägte Fortbildung / System. Personalentwicklung Breit angelegte Qualifizierungsangebote Reduzierte Konkurrenz der Dezernate und Teams Gestaltungsmöglichkeiten / alle Prozesse reflektiert Keine Überraschungen mehr / gewachsene Dynamik 22

23 6. Resultate SWOT / SPOT Strength Mit welchen Entwicklungen sind wir zufrieden? Erhalten!! Problems Aktuelle Probleme? Verändern!! Opportunies Chancen und Herausforderungen? Nutzen!! Threats Gefährdung in der Zukunft? Vermeiden!! 23

24 6. Resultate + - SWOT / SPOT Strength Campusübergreifende Strukturen Serviceorientierte Dienste Personalentwicklung Gut informierte MA Motivation Problems Feedback der MA fehlt Fülle an Informationen Ziele / Strategie:?Transparenz? Opportunies Neue Dienste Nachwuchsförderung Fortbildung Aller Nutzer einbeziehen Koop. Bibliotheken Threats Überforderung MA viele Instrumente gleichzeitig Fehleinschätzung Benutzer 24

25 7. Ausblick Was bleibt zu tun? 2012 erneute Evaluation Klärung langfristige Strategie / Orientierung Mittelfristige Zielvorgaben vereinbaren Ziel- Leistungsvereinbarungen nach innen Personalentwicklung bleibt roter Faden / planerische und inhaltliche Orientierung Nachhaltigkeit durch Erfolgserlebnisse Lose Enden identifizieren und entscheiden Kommunikation / Beteiligungen nachjustieren 25