Comsol Multinav Mail

Transkript

1 -Versand mit mehreren Anhängen Mit einem Klick s mit umfangreichen Anhängen versenden und zwar direkt aus Microsoft Dynamics NAV heraus! Zusätzlich auch die Vorlagen direkt schnell gestalten und zentral bereitstellen inklusive der benötigten Anhänge. Versand vereinfacht! s direkt aus Dynamics NAV können zuweilen zum Geduldsspiel werden. Der Einzelversand erfolgt über Outlook, sodass Inhalte und Versand weder dokumentiert noch zentral überwacht werden. Setzt man Aktivitätenvorlagen ein, können Anhänge nicht mitgesendet werden auch muss Word auf jedem Arbeitsplatz installiert sein. Schnell versenden in strukturierter Weise das ist das Ziel von Comsol Multinav Mail als zertifiziertes Add-on für Microsoft Dynamics NAV: Zentrale Bereitstellung aller Standardvorlagen Mehrere Vorlagen im benötigten firmeneigenen Layout Standard-Anlagen im Versand immer dabei (AGB, Broschüren,..) Einzelversand oder Stapelverarbeitung Vom Anwender veranlasster Versand oder Automatismus Versand über Outlook oder Application Server (im Hintergrund) Zertifiziert für Microsoft Dynamics NAV Comsol Lösungen mit dem CfMD-Zertifikat entsprechen dem Microsoft Dynamics NAV Statement of Direction. Damit sichern wir zu, dass diese Lösungen auf dem jeweils aktuellsten Stand von Microsoft Dynamics NAV verfügbar sind. Das Zertifikat basiert auf strengen Software-Tests sowie der Bestätigung durch Comsol-Kunden. Comsol Add-ons für Microsoft Dynamics NAV Schicken Sie Versandbenachrichtigungen mit Comsol Multiship! Die integrierte Lösung für die Abwicklung von Frachtführern (UPS, DHL, DPD,..) arbeitet perfekt Hand in Hand mit Multinav Mail. Neugierig? Dieses und weitere Comsol Add-ons stellen wir Ihnen gern vor.

2 Fallbeispiel: Einzelversand von Belegen via Schicken Sie mal schnell. Wenn dieser Satz auftaucht, ist meistens schon ein größeres Zeitfenster vorprogrammiert : Belege heraussuchen, Anschreiben formulieren, Broschüren sowie Formulare suchen und anhängen. Und dann ist noch nicht klar, ob alles auf aktuellem Stand sowie im Firmenlayout ist. Schnell und einfach beim -Versand unterstützen hier setzt Comsol Multinav Mail als zertifiziertes Add-on für Microsoft Dynamics NAV an. Und so sind die Einsatzmöglichkeiten vielfältig, wie bspw.: Auftragsbestätigungen Angebote gebuchte Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften Reklamationsstatus Bestellungen an Lieferanten Lieferanmahnungen Mit Comsol Multinav Mail können Sie sich auf diese Szenarien perfekt einstellen, denn Sie bereiten jeweils nur einmal vor: Anlage einer neuen Vorlage Definition von Absender- und Empfänger-Adressen, Betreff und Anschreiben Anlagen wie Belege, AGB's oder Produktinformationen der Vorlage zuweisen Und für den Einsatzfall : ein Klick auf den Button "Versand via Multinav Mail" und die wird an Hand Ihrer Vorgaben automatisch erstellt und verschickt.

3 Fallbeispiel: Stapelverarbeitung von Belegen via Jeden Monat die gleichen Standardaufgaben immer wieder der Versand von Belegen an einen größeren Kreis von Empfängern. Belege heraussuchen, Anschreiben verfassen Versand und alles noch dokumentieren. Stapelverarbeitung beim -Versand von Belegen optimal managen Comsol Multinav Mail als zertifiziertes Add-on für Microsoft Dynamics NAV ist hier der richtige Arbeiter im Hintergrund. So werden bei den Comsol-Kunden u.a. schon folgende Einsatz- Szenarien umgesetzt: Registrierte Mahnungen an alle entsprechenden Debitoren (bspw. gleich inklusive der angemahnten Rechnungen) Saldenübersicht (informieren Sie Ihre Kunden bspw. monatlich automatisch über Ihren Saldo) Gebündelter Versand aller Verkaufsbelege aufgrund vorher definierbarer Kriterien. Der Kunde erhält nicht (wie gewöhnlich gelöst) unzählige Belege in separaten Mails, sondern gebündelt in einer Versandbenachrichtigungen (inkl. Paketnummer und Link zur Paketverfolgung) Marketing/ Newsletter via Segmente Gehaltsabrechnungen an Ihre Mitarbeiter (natürlich inkl. individuell verschlüsselter Anhänge) Lohnbescheinigungen (bspw. Lessor L+G oder NAPA) Support- und Terminbenachrichtigungen mit angehängten Kalendereintrag

4 Fallbeispiel: Versand von digitalen Rechnungen Digitaler Rechnungsversand ist der Verlust des täglichen Wartens auf den Posteingangs sowie der Bezwingung dazugehörigen Aktenordnerberge. Dem gegenüber steht der Gewinn an Ablagefläche (nur noch ein Datenspeicher) und der Schnelligkeit beim Suche elektronisch archivierter Dokumente. Porto und Zeit einsparen Comsol Multinav Mail als zertifiziertes Add-on für Microsoft Dynamics NAV bringt den Rechnungsversand auf Höchstleistung. So integrieren wir den digitalen Rechnungsversand bspw. direkt in die Funktion Buchen und Drucken. Rechnungserstellung Buchen & Drucken Check Kontaktkarte ja Multinav Mail Vorlage Erstellung PDF Versand inkl. Anlage nein Ausdruck / Postversand Die Lösung prüft im Hintergrund, ob es definierte Rechnungs-empfänger gibt (bspw. die hinterlegte Adresse am Debitor, Kontakt, u.a.). Kann es einen Empfänger finden, wird die Rechnung statt auf Papier als digitales PDF erzeugt, dabei mit einer in Ihrem CI definierten Vorlage verknüpft (sowie eventuell mit weiteren Daten wie AGBs angereichert) und anschließend als verschickt. Dieser Prozess wird komplett im Hintergrund durch den Dynamics NAV Application Server durchgeführt, Ihre Mitarbeiter können in der Zwischenzeit weiterarbeiten.

5 Fallbeispiel: Automatische Vorgänge Sie erledigen eine Aufgabe und müssen hierzu noch einen Kollegen informieren. Da kommt ein Telefonat und schon ist die Notiz vergessen. Und abends in der Straßenbahn auf dem Heimweg fällt s wieder ein Versenden Sie interne Organisationshinweise als automatisierte Nachricht verschlanken Sie Ihre Informationsprozesse mit Comsol Multinav Mail als zertifiziertes Add-on für Microsoft Dynamics NAV. So haben sich u.a. folgende Einsatzmöglichkeiten schon in der Praxis bewährt: Ein Debitor wird gesperrt durch die Finanzbuchhaltung, da das Kreditlimit überschritten worden ist. Mit einer damit verbundenen automatischen Nachricht wird das Vertriebs-Team darüber informiert. Der Mitarbeiter im Tele-Sales benötigt die Freigabe eines neuen Debitors. Mit einer automatischen Nachricht an die Finanzbuchhaltung erfolgt dort die Prüfung und Freigabe das Ergebnis wird wieder via automatische zurück in Tele-Sales gesendet. Die Pakete wurden dem Frachtführer übergeben und haben somit das Lager verlassen. Mit dem in Dynamics NAV (im Add-on Comsol Multiship ) durchgeführten Tagesabschluss erhalten nun die Empfänger der Pakete via die automatische Paketversandbenachrichtigung Bei der Verarbeitung automatischer Aufträge ist ein Fehler entstanden und die Aufträge werden nicht mehr verarbeitet. Mit einer automatischen Nachricht wird der System Administrator informiert. Mit der letzten Kundenauslieferung wurde der Lagerbestand eines Artikel unterschritten. Die Einkaufsabteilung wird automatisch informiert.

6 Whitepaper: Anpassen von Standard- -Vorlagen Comsol Multinav Mail ermöglicht dem Anwender, ohne Erfahrung in der Programmierung wichtige Parameter der Vorlagen selber ändern zu können. Absender, Empfänger, CC, BCC (direkt hinterlegt, aus der Microsoft Dynamics NAV Datenbank, aus verknüpften Tabellen wie Kontakte, Debitoren, ) Betreff mehrsprachig und via Platzhalter Anschreiben/Body im HTML-, Text- oder Multipart Format HTML-Inhalte können (so einfach wie bspw. in MS Word) durch jeden Benutzer mit dem integrierten WYSIWYG Editor hinterlegt werden Der Anwender hat diverse Möglichkeiten Anlagen der selbst zu definieren auf Microsoft Dynamics NAV Berichte basierend wie Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen externe Dateien wie AGB s, Broschüren, Beilagen via Programmierung erstellte Anlagen bspw. im Word-/Excel- Format, zip-archive, Bilder, und vieles mehr Gern beantworten wir Ihre Fragen!

7 Whitepaper: Systemvoraussetzungen Microsoft Dynamics NAV Version: 5, 2009, 2013 sowie ab 1.Quartal 2015 die Version 2015 Microsoft Dynamics NAV Application Server (1 NAS/Mandant) SMTP-Server (bspw. Microsoft Exchange).Net 4 und höher Berechtigungen zur Installation von Comsol Multinav Mail Gern beantworten wir Ihre Fragen!

8 Einfachheit ist das Resultat der Reife Friedrich von Schiller Von Anfang an hat uns die Unternehmenssoftware Dynamics NAV von Microsoft voll überzeugt: Sie ist einfach zu bedienen, flexibel anpassbar und maßgeschneidert für mittelständische Firmen mit branchenspezifischen Anforderungen. Die Lösung passt optimal in die IT-Infrastruktur von Microsoft. Ob nun Betriebssystem, Servertechnologie, Datenbank oder Office- Anwendungen. Anwender und Entwickler profitieren gleichermaßen von der Größe des international agierenden Unternehmens Microsoft. Unsere Berater sind Generalisten wie auch Spezialisten in den einzelnen Unternehmensbereichen. Die in vielen Kundenprojekten gesammelten Erfahrungen in der Einführung, Entwicklung und dem Support von Microsoft Dynamics NAV geben wir mit Leidenschaft und Empathie an unsere Kunden weiter. Jochen Held, Urs Weidmann, Jens Walther Vorstand der Comsol Gern beantworten wir Ihre Fragen!