Benutzerhandbuch Server BLITZKASSE

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1 2016 Benutzerhandbuch Server BLITZKASSE Sehr geehrte Kundin, sehr geehrte Kunde, wir danken Ihnen für das Vertrauen, dass Sie uns durch den Kauf unseres Kassensystems entgegen gebracht haben. Für Fragen und Anregungen zu unserem Kassensystem steht Ihnen unsere Produktionsunterstützung via E- Mail oder Telefon zur Verfügung. Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen an Sie erreichen uns außerdem werktags auch telefonisch unter Tel.: oder Mobil: Dieses Handbuch enthält eine Beschreibung des Produkts, sowie eine Einleitung zur schnellen Handhabung des Kassensystems. Das System wird immer erneuert, daher Änderungen vorbehalten BlitzKasse

2 Inhaltsverzeichnis für BlitzKasse Server Inhaltsverzeichnis Hauptmenü Server... 2 Geräteeinstellungen... 3 Kundenanzeige... 5 Steuer Einstellungen... 6 Firmendatenkopf / Fußtext... 8 Z-Abschlag... 9 Datenbank leeren Erstbetrieb vorbereiten Programm Einstellungen GDPDU FTP-Server Zusatzfunktionen Personalverwaltung Warengruppentypen Ebene / Tischgruppen Tische Warengruppen Artikel Zusätze Beilagen Kundenverwaltung Happy Hour Einstellungen Lizenz

3 Hauptmenü Server Nachdem Sie den BlitzKasse Server gestartet haben und sich als Administrator eingeloggt haben, gelangen Sie in die untenstehende Ansicht. Dabei öffnet sich die Übersicht aller offenen Tische sowie das Menüleiste mit verfügbaren Knöpfen. 2

4 Geräteeinstellungen Als Bediener können Sie dem Programm eine unendliche Anzahl an Netzwerk-Bondrucker zuweisen. Dadurch kann auf Wunsch gewährleistet werden, dass bei der Aufnahme einer Bestellung diese an einen spezifischen Warengruppen-Bondrucker zugesendet wird. Bestellungen können dadurch an verschiedenen Stationen in der Küche gedruckt werden, um einen optimalen Produktionsfluss zu haben. Um die Einstellungen der einzelnen Drucker ändern oder entfernen zu können müssen, diese vorher markiert werden. Dabei werden diese Einstellungen farbig auf dem Bildschirm vorgehoben. Um einen Drucker hinzuzufügen, müssen Sie zunächst dessen IP- Adresse und die Port Nummer angeben. Außerdem können Sie definieren, wie viele Zeichen pro Zeile gedruckt werden sollen oder wie groß der Zeilenabstand sein sollte. Anderenfalls werden vorprogrammierte Standardwerte verwendet. Die Standardeinstellungen für den TMT 88 Serie sind 43 Zeichen pro Zeile und 25 Zeilenabstand. Die benötigten Einstellungen Ihres Druckers finden Sie in der Bedienungsanleitung oder auf der Homepage des Druckerherstellers. Sie können die getätigten Einstellungen jederzeit mit der Taste TEST überprüfen. Dabei wird ein Testausdruck vom Bondrucker erstellt. Hier kann auch definiert werden, welche Bondrucker ausschließlich für die Ausgabe von Bons und Bewirtungsbelegen benutzt werden. Dieser wird somit als Hauptdrucker genutzt. Die Zeichentabelle ermöglicht den Druck in mehreren Sprachen. 3

5 In dem Fall, dass Sie einen Netzwerkdrucker verwenden, müssen Sie in Gerätemanager den Systemdruckerportnamen z.b. dev/ttys1 in das Feld IP Adresse angeben. Falls ein Bluetooth Drucker benutzt wird, muss die IP Adresse des Druckers gespeichert werden. Der Drucker Port ist dabei irrelevant. Hierfür gibt man in dem Fenster in der zugehörigen Zeile an: bt:xxxxxx. Das Zeichen bt: steht für Bluetooth Drucker, XXXXXX für den Druckernamen. Am Ende kann dieser sofort in Betrieb genommen werden. Um die Verbindung zu prüfen drucken Sie die Taste TEST, dabei sollte ein Testbon gedruckt werden. 4

6 Kundenanzeige Das gleiche Vorgehen ist bei dem Anschließen einer Kundenanzeige möglich. Dabei gibt die Portnummer die Geschwindigkeit der Kundenanzeige an. Da diese Portnummer bei der Kundenanzeige anders als bei Druckereinstellungen ist, bitten wir Sie diese der Dokumentation des Herstellers zu entnehmen oder benutzen Sie die Standartgeschwindigkeit

7 Steuer Einstellungen In diesem Menü können Sie die Steuersätze für Ihre Waren eintragen, auswählen, ändern und bei Bedarf entfernen. Bitte beachten Sie, dass für eine korrekte Steuerabrechnung mindestens eine Steuerklasse eingetragen werden muss. Bestimmte Lieferungen und Leistungen werden mit einem ermäßigten Steuersatz belegt. Gemäß 12 Abs.2 UStG ist dieser zurzeit 7%. Lieferungen und Leistungen, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen sind unter anderem: - Lebensmittel - Bücher und Zeitungen - Kunstgegenstände - Hotelübernachtungen (neu seit ) Dabei unterscheidet man zwischen Getränken die generell mit 19% besteuert werden. Ausnahmen dafür sind Mineralwasser und Milch. In der Gastronomie jedoch unterliegt das Essen zum Mitnehmen und auch neu ab dem die Übernachtungen in einem Hotel dem ermäßigten Steuersatz von 7%. Darüber hinaus werden Speisen, die im Lokal gegessen werden, mit dem allgemeinen Steuersatz von 19% besteuert. 19 % Mehrwertsteuer 7% Mehrwertsteuer Getränke Essen in einem Lokal /Restaurant Lebensmittel Bücher und Zeitungen (ohne Extras) Kunstgegenstände Hotelübernachtungen Mineralwasser + Milch 6

8 Beim definieren der Steuerklasse besteht die Option die benötigte Steuerklasse als vollen Steuersatz auszuwählen. In Deutschland z.b. sind es 19 %. Dies ist besonders bei der Eingabe von Diverser Artikel und für die Funktionen Im Haus / Außer Haus wichtig. 7

9 Firmendatenkopf / Fußtext Mit der Funktion Firmendaten Bonkopf öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie jederzeit Ihre persönlichen Firmeninformationen bearbeiten können. Hier können Sie Angaben wie Firmenbezeichnung, Adresse und Telefon formatieren. Diese werden später auf Ihrem Bon sowie in anderen Dokumenten wie Z- Abschlag immer angezeigt und mit gedruckt. 8

10 Z-Abschlag / Tagesabschluss Die Funktion Z-Abschlag dient für Ihre Buchhaltung als Tagesabschluss und als Hilfe bei Übergabe der Kasse an einen anderen Nutzer. Hier werden alle getätigten Verkäufe mit den dazugehörigen Einnahmen angezeigt. Sie können außerdem sehen wie hoch die Einnahmen aus Bar-Zahlungen und Ec-Kartenzahlungen waren, sowie die Anzahl Warenrücknahmen einsehen. Der Z-Abschlag ist das wichtigste Dokument für die Buchhaltung und die Finanzbehörden. Bei der Durchführung des Z-Abschlags, werden alle Daten wie Warenabgänge und Umsätze in die Datenbank übertragen und gespeichert. In der angezeigten Liste haben Sie die Möglichkeit alle Ihre Z- Abschläge nach Datum zu nummerieren, aufzurufen und noch einmal einzusehen oder drucken. 9

11 Datenbank leeren Um den Inhalt Ihrer Datenbank endgültig zu löschen klicken Sie auf den dazugehörigen Knopf DATENBANK LEEREN. Dabei werden alle Ihre Warengruppen, Artikel sowie Benutzerdaten unwiderruflich gelöscht. Die Bon-Nummerierung, MwSt.-Sätze, das Kassenjournal und die Z-Abschläge werden dabei jedoch aus Sicherheitsgründen nicht gelöscht und bleiben im System erhalten. 10

12 Vorbereitung bei Erstbetrieb Falls das Kassensystem bereits benutzt worden ist z.b. als Lernfunktion für Ihre Arbeiter, Testphase und Sie die Kasse für einen Erstbetrieb vorbereiten wollen, klicken Sie auf den Knopf ERSTBETIREB VORBEREITEN. Diese muss für eine korrekte Abrechnung gewährleistet werden. Dabei werden aus der Datenbank alle Bons, Informationen der verkauften Waren und Z- Abschläge gelöscht. Die Nummerierung wird dabei wieder auf null Gesetz. Gespeicherte Warengruppen sowie Artikel und Steuersätze bleiben im System erhalten. Dies wird Ihre gesamte Datenbank für den Erstbetrieb vorbereiten. 11

13 Programmeinstellungen Um BlitzKasse Server Ihren Bedürfnissen anzupassen, haben Sie die Möglichkeit Ihre Programmeinstellungen mit der dazugehörigen Funktion PROGRAMMEINSTELLUNGEN zu personalisieren. In dem neuen Fenster können Sie viele Funktionen ein oder ausschalten, dabei erscheint ein kleiner Hacken im entsprechendem Feld. Zur Auswahl stehen Ihnen Funktionen wie die Umstellung auf einen Einmannbetrieb, Anzeige der Artikelbestände sowie weitere Angaben die personalisiert werden können. Mit der Einstellung von TRINKGELDFUNKTION BENUTZEN, müssen Ihre Arbeiter die Höhe der erhaltenen Trinkgelder bei Zahlung der Kunden angeben. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit eine Meldung bei einem kritischen Bestand der Ware einzublenden. Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die Taste SPEICHERN. 12

14 GDPDU Export / Import Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Für die Finanzverwaltung im Rahmen einer bevorstehenden Außenprüfung der Firma, muss das Finanzamt laut 146, 147 Abgabenordnung im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes auf das EDV System der Firma zugreifen können. Im Menü GDPDU EXPORT haben Sie die Möglichkeit alle benötigten Dateien für eine Finanzprüfung einzusehen und diese auf Ihrem Computer im CSV-Format zu bearbeiten. Um den GDPDU-Export durchführen zu können, müssen Sie ein Zielordner (USB-Stick, Computer Ordner) auswählen. Sogleich werden alle Informationen wie z.b. Daten über Kaufabwicklungen, Warengruppen und Artikel exportiert. 13

15 FTP Server Die Funktion des FTP- Servers benötigen Sie nur, falls Sie in Ihrem Geschäft mehrere Kassen-Tablets gleichzeitig benutzen, die mit einander kommunizieren sollten oder die Netzwerk Version unserer Software installiert haben. Die Anbindung an einen FTP-Server ist eine der erfolgreichsten Funktionen von BlitzKasse Server. Hier haben Sie in erster Linie die Möglichkeit den Bonjournal sowie die Z-Abschläge als Sicherung zu speichern. Dabei werden beide in einem leserlichen Format (MS Excel) exportiert und für weitere Analysen bereit gestellt. Zusätzlich können Sie nahezu alle Geschäftsvorgänge wie z.b. Bestellungen, an den notwendigen Server senden. Somit können Sie einzelne Schritte immer und vollständig nachvollziehen. 14

16 Personalverwaltung In dem Verzeichnis PERSONAL können Sie Informationen zu Ihren Mitarbeitern betreuen. In dem Fenster können Sie bereits gespeicherte Mitarbeiter finden. Angaben wie Benutzername, Passwort und Name können hier verändert werden. Darüber hinaus können Sie einstellen wie hoch der maximale Rabatt sein darf, den der Mitarbeiter den Kunden beim Verkauf geben kann. Außerdem haben Sie die Möglichkeit Berechtigungen für jeden einzelnen Mitarbeiter zu bearbeiten und zu kontrollieren. Dabei stehen Ihnen Funktionen wie Artikel Änderungen, Geld Entnahme, Sofortstorno und Artikelbestand ändern etc. zur Verfügung. Unter anderem können Sie in diesem Menü ein neues Personalregister für Ihre Mitarbeiter anlegen. Dafür klicken Sie auf den Knopf NEU. Hier können Sie alle persönlichen Daten Ihrer Angestellten definieren. Zwar können Sie Benutzer löschen, jedoch gehen damit die verbundenen und gespeicherten Daten vollständig verloren. Die Daten des Administrators können jedoch nicht gelöscht werden. 15

17 Warengruppentypen Mit der Funktion Warengruppentypen kommen Sie in das Fenster für die Verwaltung Ihrer Warengruppentypen. Auf dem Bildschirm werden bereits gespeicherte Warengruppentypen aufgelistet. Um einen neuen Typ anzulegen, klicken Sie auf den Knopf NEU. Mit dieser Funktion öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie den Namen sowie den dazugehörigen Daten dieses Warenguppentypen bestimmen und speichern können. Häufig werden die Typen der Speisekarte angepasst. Ebenso ist es möglich die Warengruppen nach Art des Essens z.b. Asiatisch und Italienisch zu unterteilen. In diesem Menü können Sie ebenfalls die Warengruppentypen ändern oder löschen. 16

18 Verkaufsebenen Um eine einfachere Bedienung bereitzustellen werden die angelegten Tische in Ebenen unterteilt. Mit der Taste VERKAUFSEBENEN öffnen Sie das Fenster für die Verwaltung Ihrer Ebenen. Auf dem Bildschirm werden bereits gespeicherte Verkaufsebenen angezeigt. Für das Anlegen einer neuen Verkaufsebene benötigen Sie den Posten NEU. In dem neuen Fenster haben Sie die Möglichkeit die Reihenfolge, Farbe und Name der Ebene zu bestimmen. Wenn Sie eine Unterteilung Ihrer Tische in Hallen benötigen, können Sie dies hier auch realisieren. Dabei können Sie einen Bediener der Halle zuweisen, die dafür die Verantwortung haben werden. Für den Fall dass der Mitarbeiter nicht das Recht hat, die Halle zu bedienen, wird diese Ebene Ihm nicht angezeigt. 17

19 Tische Mit dem Funktion TISCHE können Ihre Tischplätze jeder der Ebenen definieren, ändern und löschen. Sie können beliebige Bezeichnungen für jeden der Plätze vergeben. Um die Auswahlmöglichkeiten zu erhöhen und neue Plätze einzurichten, betätigen Sie den dazugehörigen Knopf NEU. Hier können Sie den Namen, Nummer sowie die zugelassenen Mitarbeiter / Kellner und Reihenfolge des Tisches bestimmen. 18

20 Warengruppen Mit der Taste Warengruppen kommen Sie in das Fenster für die Verwaltung Ihrer Warengruppen. Auf dem Bildschirm werden bereits gespeicherte Warengruppen angezeigt. Um eine neue Warengruppe anzulegen, klicken Sie auf den Knopf NEU. Mit dieser Funktion öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie den Namen, Reihenfolge sowie die Farbe der Warengruppe bestimmen und speichern können. Um eine bereits vorhandene Warengruppe zu bearbeiten und die Daten zu ändern, klicken Sie auf die gewünschte Gruppe. Diese wird jetzt farblich vorgehoben. Mit der Taste WARENGRUPPE BEARBEITEN gelangen Sie in das neue Fenster, wo alle Informationen der jeweiligen Warengruppe angezeigt und verändert werden können. Wichtig, beim Löschen der Waregruppe werden alle sich darin enthaltenen Artikel unwiderruflich gelöscht. Außerdem kann jeder Warengruppe ein gesonderter Drucker so wie ein Warengruppentyp zugeordnet werden. Bestellungen aus einer Warengruppe werden nach dem Absenden des Druckauftrags auf dem gewünschten Drucker gedruckt. Um den Verkaufsprozess bestimmter Warengruppen zu beschleunigen, können Sie die Saldo- Funktion abschalten. Dies ist sinnvoll wenn Artikel direkt an der Bar bezahlt werden. 19

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22 Artikel Mit der Funktion Artikel haben Sie die Möglichkeit alle Ihre gespeicherten Warengruppen mit den jeweiligen Artikel einzusehen und zu verändern. Dafür wählen Sie die benötigte Warengruppe aus der links stehenden Liste. Sogleich werden Ihnen alle Artikel dieser Warengruppe auf der rechten Seite angezeigt. Um einen Artikel aus der Warengruppe zu löschen, klicken Sie auf die benötigte Warengruppe und den jeweiligen Artikel. Dieser wird jetzt farbig vorgehoben. Mit dem Knopf ARTIKEL LÖSCHEN können sie sogleich den gewünschten Artikel endgültig entfernen. Für das Anlegen eines neuen Artikels für eine bestimmte Warengruppe, markieren Sie diese und führen die Funktion NEU aus. Ihnen erscheint ein neues, leeres Formular, wo Sie die Artikelbeschreibung zufügen können. Angaben über Lagerraum, und Lagerplatz, sowie Preis und Bestand können bestimmt werden. Die dazugehörige PLU-Nummer wird automatisch dem jeweiligen Artikel zugeordnet und im System gespeichert. Im Bereich Artikel Happy Hour Preis (Mindestpreis) können Sie den Mindestpreis Ihrer Artikel festlegen. Keiner Ihrer Waren kann danach, billiger als dieser Preis verkauft werden. Falls Sie den Happy Hour Preis niedriger als den Mindestpreis ansetzen, wird trotzdem mit dem Mindestpreis gerechnet. Für jeden Artikel kann ein eigener Preis angelegt werden. Mit der Funktion DIVERSE ARTIKEL können Sie den Standardtext für Ihre diversen Artikel ändern und personalisieren. Dieser erschein später im Menü KASSE unter Diversen Artikeln. 21

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24 Zusätze Für die Verwaltung von Zusätzen in Ihrem Unternehmen, stellt Ihnen die Funktion ZUSÄTZE zur Verfügung. In dem vorlegenden Fenster werden alle bereits gespeicherten Zusätze angezeigt. Um ein neues Zusatz zu erstellen, benötigen Sie den Button NEU. Damit können alle benötigten neuen Informationen für dieses Produkt gespeichert werden. Für diese Artikel können Sie außerdem bis zu vier Preisklassen vergeben (z. B. Mengenabhängig), welche bei Bedarf ausschaltet werden können, sowie einen Kommentar zu diesem Zusatz zufügen, der anschließend auf den Bon gedruckt wird. 23

25 Beilagen Mit der Funktion BEILAGEN können Sie alle Ihre Beilagen ändern oder löschen. Auch das Hinzufügen neuer Produkte mit deren Bezeichnung, Reihenfolge und Produkttyp ist hier ebenfalls möglich. Die bereits vorhandenen Beilagen werden ebenfalls in dem Fenster angezeigt Sie haben außerdem die Möglichkeit, jene Beilagen die Sie nicht auf Lager haben, auszuschalten und Kommentare für verfügbare Produkte zu schreiben. 24

26 Kundenverwaltung Mit der Taste KUNDEN können Sie neue Kunden anlegen oder bereits vorhandene Kunden aus der Liste auswählen. Mit dem Betätigen des Knopfes Neuen Kunden öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie alle persönlichen Angaben des neuen Kunden hin fügen können. Dabei können Angaben wie Name, Geburtsdatum, Adresse oder Kundennummer für den jeweiligen Kunden gespeichert werden. Außerdem können kundendefinierte Rabattsätze vorbestimmt werden. Mit der Funktion Den Kunden ändern wird ein neues Fenster angezeigt, wo Sie Kundendaten löschen oder verändert können. In diesem Fenster können auch Angaben zum Kundenrabatt, Adresse und Kundenkarte gefunden werden. In dem leeren Feld im unteren Ende des Bildschirms können Sie durch die Eingabe des Namens oder der Kundennummer den benötigten Kunden schnell finden. Dies erleichtert Ihnen die Suche und spart Zeit. 25

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28 Happy Hour Funktion Mit der Funktion HAPPY HOUR können Sie die Happy Hour Zeiten Ihres Betriebs verwalten. Die bereits vorprogrammierten Zeiten werden in dem angezeigten Fenster aufgelistet. Um eine neue Happy Hour Zeit zu erstellen, benötigen Sie den Knopf HAPPYHOUR HINZUFÜGEN. Hierbei können Sie den Wochentag, die Zeit sowie die Höhe des Rabatts einer bestimmten Warengruppe für die Kunden bestimmen. Die vorhandenen Happy Hour Zeiten könne Sie mit dem Button HAPPYHOUR ÄNDERN bearbeiten. Dabei ändern und legen Sie die Anfangszeit und Endzeit für diese fest. 27

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30 Lizenzierung Mit der Taste LIZENZ öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihren Lizenz-Freischaltungscode eingeben und sichern können. Diesen erhalten Sie vom Entwickler oder automatisch beim Kauf eines Kassensystems. 29