Auftaktveranstaltung zur ERP-Einführung

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1 Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld Auftaktveranstaltung zur ERP-Einführung Bielefeld,

2 Agenda Einleitung Auftrag und Zielsetzung Projektorganisation und steuerung Planung und Durchführung des Projekts Grundlagen für die gemeinsame Projektarbeit Ausblick: Nächste Schritte Folie Nr. 2

4 Einleitung Auslöser für die Einrichtung der Projektgruppe in 2008: Veränderte Rahmenbedingungen und politische Vorgaben (Land NRW, EU, HIS) Projekthistorie Was ist bisher geschehen? Erarbeitung eines Eckpunktepapiers Festlegung der wesentlichen Zielkategorien Aufnahme der Ist-Prozesse in den Bereichen Rechnungswesen (inklusive finanzrelevanter Personalprozesse) und Beschaffung Modellierung der Soll-Prozesse in den oben genannten Bereichen unter der Maßgabe der Einführung des Kaufmännischen Rechnungswesens Erstellung einer Ausschreibung Integrierte Finanzsoftware Erteilung des Zuschlags an die IBM zur Implementierung der neuen Prozesse mit der Software SAP IBM: Implementierung der Software SAP (IBM Hochschulmaster) IDS Scheer: Begleitung des Projektes mit den Themen Prozessmanagement, Change Management und Qualitätssicherung Folie Nr. 4

6 Überblick Gesamtprojekt Projektmanagement Projektmanagement Sollkonzeption Prozesse kaufm. Rechnungswesen Auswahl ERP-Software ReWe, Projektvorbereitung (Re-) Organisation ReWe (Konzept) Einführung kaufm. Rechnungswesen Kaufm. Rechnungswesen Auswahl IT-Lösung Beschaffung Strategie-Workshop Beschaffung Sollkonzeption Beschaffungsprozesse (Re-) Organisation Beschaffung (Konzept) Einführung Beschaffungsprozesse Beschaffung Strategie-Workshop DMS / WF Sollkonzeption DMS- / WF- Prozesse im Finanzbereich Auswahl IT- Lösung DMS / WF Einführung DMS / WF-Prozesse Dokumenten- / Workflowmanagement Strategie-Workshop HCM Sollkonzeption HCM-Prozesse Einführung HCM-Prozesse Personal Initialisierung CM Definition CM- Strategie Planung der Veränderung Qualifizierung Realisierung der Veränderung Verankerung der Veränderung Change Management Folie Nr. 6

7 Auftrag und Zielsetzung Prozessorientierte Einführung einer integrierten ERP-Lösung zum Kaufmännisches Rechnungswesen Finanz- und Anlagenbuchhaltung (inkl. Erstellung Eröffnungsbilanz zum ) Kosten- und Leistungsrechnung, Drittmittelmanagement Personalkostenübernahme Beschaffung Einkauf / Beschaffung Webbasierte Katalogbeschaffung Personal Personalkostenplanung und /-prognose Organisationsmanagement / Personaladministration DMS / WF-gestützte elektronische Rechnungsbearbeitung Change Management als elementarer Bestandteil des Projektvorgehens Folie Nr. 7

8 Auftrag und Zielsetzung Ablösung der bisherigen DV-Verfahren durch Einführung der integrierten Standardsoftware SAP Enterprise Ressource Planning (ERP) 6.0 Einsatz des IBM-Hochschulmasters Masterplan Masterplan Praxiserprobtes Einführungskonzept IBM Ascendant technische Ausprägung fachliche Ausprägung organisator. Ausprägung Technische Ausprägung Berechtigungswesen, Altdatenübernahmen, Schnittstellen systemtechnische Basisinfrastruktur gebündeltes Branchenwissen erprobte Standardsoftware schnelle Einarbeitung des Projektteams zeitnahe Bereitstellung eines Prototypen vereinfachtes Customizing unmittelbar umsetzbare Lösungsansätze planmäßige und sichere Umsetzung flexible Anpassungs- und funktionale Erweiterungsmöglichkeiten Fachliche Ausprägung Hochschulspezifische Prozesse des Rechnungs-wesens und der Logistik Organisatorische Ausprägung Hochschulspezifisches Wissen insb. über Umstellung der Kameralistik auf ein im Verbund geführtes Rechnungswesen Systemtechnische Basisinfrastruktur Stabile und integrierte IT-Architektur Folie Nr. 8

9 Personalkosten an LBV erstatten Kreditorenrechnung bearbeiten Kreditorische Rechnung ist gebucht Belege mit Zahlsperre ERP-Modul Kreditorenbuchhaltung Auszahlungsdateien Auszahlungsdateien Zahlsperre ist gesetzt Beleg prüfen und Zahlsperre aufheben Zahlsperre ist aufgehoben Offene Posten ermitteln Offene Posten ermittelt Zahlungen vorschlagen erstellt Vorschlagsliste überprüfen Vorschlagsliste überprüft Zahlprogramm starten Zahlprogramm gestartet ERP-Modul Bankbuchhaltung ERP-Modul Bankbuchhaltung Zahlungsvorschlagsliste ERP-Modul Bankbuchhaltung ERP-Modul Bankbuchhaltung Auszahlungsdatei erstellen Datei transferriert Datei freigeben Datei an Kreditinstitute transferriert Status: In Bearbeitung letzter Bearbeiter: dale letzte Änderung: :57:31 Kreditorische Anzahlung (Vorauszahlung an Lieferant) bearbeiten Anzahlung ist erfolgt Bankbuchhalter/-in Bankbuchhalter/-in Bankbuchhalter/-in Bankbuchhalter/-in Leiter/-in Universitätskasse Leiter/-in Universitätskasse Zahlungsavis erstellt Leiter/-in Universitätskasse ERP-Modul Kreditorenbuchhaltung Offene Posten für Zahlung vorhanden Personenkonto gesperrt DTA-Begleitzettel und Zahlungsbegleitliste erstellt Ausnahmeliste erstellt Zahlsperre setzen Beleg gesperrt Bankbuchhalter/-in Prozessorientierte Vorgehensweise Sollprozesse dienen als Grundlage und fachlicher Rahmen für die ERP- Implementierung Konzeption: Hochschulsteuerung (Strategische & operative) Hauptbuchhaltung Drittmittelmanagement Delta-Analyse: Bestätigung / Erweiterung der bestehenden Sollprozesse Stammdatenpflege Kreditorenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Bankbuchhaltung Finanz- und Rechnungswesen Abschlussarbeiten Berichtswesen Prozessorienterte Fachkonzeption der Umsetzung im IBM-Hochschulmaster Kosten- und Leistungsrechnung Stammdatenpflege Kosten- und Leistungsrechnung Anlagenbuchhaltung Planung Kosten- und Leistungsrechnung Ist-Buchungen Kostenund Leistungsrechnung Periodische Arbeiten Kosten- und Leistungsrechnung Berichtswesen Kosten- und Leistungsrechnung Beschaffung Personalwesen Facility Management Realisierung & Test Umsetzung der Sollprozesse im SAP ERP-System mit Ergänzung der Lücken durch Alternativen des IBM Hochschulmasters Rechnungen per Zahllauf auszahlen Aufbau prozessorientierter Testfälle im SAP Solution Manager Schulung Konzeption und Umsetzung prozessorientierter SAP-Anwenderschulungen Folie Nr. 9

10 Vorgehensmodell Change Management Folie Nr. 10

12 Das IBM-Team Matthias Schwarte Associate Partner Gesamtverantwortung IBM Dr. Jörg Diehl Senior Managing Consultant Gesamtprojektleiter Nicole Meissner Consultant Finanzwesen Matthias Reiter Managing Consultant Technologie/ Basis Dr. Anne Müller-Osten Senior Consultant Qualifizierung und Qualitätssicherung Jurek Görbig Applikationsentwickler Programmierung Bahram Maghsoudi Senior Managing Consultant TPL Haushalts- u. Rechnungswesen Bernd Niemeyer Consultant Finanzwesen/ Beschaffungswesen Ottmar Köhler Senior Managing Consultant Personalwesen Stefan Kusay Senior Consultant Kosten- und Leistungsrechnung Andrea Schröer Senior Consultant Personalwesen Stephan Mautner Senior Consultant Beschaffungswesen/ Technologie Folie Nr. 12

13 Das IDS-Team Mitglieder Lenkungsausschuss und Gesamtprojektleitung Dr. Carsten Witt Kaufm. Verantwortlicher IDS Lenkungsausschuss Dirk Schossig Gesamtprojektleitung Prozess-Experte KLR, Berichtswesen Teilprojektleitungen Katja Lange TPL Prozessmanagement ARIS-Expertin Volker Schwarz TPL Change Management Prozess-Experte Personal Expertenpool Prozessmanagement & Qualitätssicherung Heiko Schönfeld Prozess-Experte Beschaffung Ben Lesch Prozess-Experte Personal, ARIS-Experte Frank Jacob Prozess-Experte Jahresabschluss & Bilanzierung David Lehmkuhl Prozess-Experte Drittmittelmanagement Folie Nr. 13

14 Organisation des Gesamtprojektes Neuausrichtung der Finanzprozesse an der Universität Bielefeld Lenkungsausschuss Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration) Rechnungswesen Finanzbuchhaltung Berichtswesen Anlagenbuchhaltung & Inventur Zahlungsverkehr KLR & Drittmittel Prozessmanagement IT / SAP Basis & Berechtigungen Change Management Folie Nr. 14

15 Projektorganisation Lenkungsausschuss, Projektleitung, TP Integrationsmanagement Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung & Inventur Zahlungsver kehr KLR & Dri ttmittel Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung & Inventur Zahlungsver kehr KLR & Dri ttmittel Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung & Inventur Zahlungsver kehr KLR & Dri ttmittel Lenkungsausschuss Professor König, Professor Kummert, Herr Simm, Herr Klapper, Herr Spiekermann, Frau Bzydk Herr Schwarte (IBM), Herr Dr. Witt (IDS) Lenkungsausschuss Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration) Rechnungswesen Berichtswesen Change Management Gesamtprojektleitung Lenkungsausschuss Herr Spiekermann (Projektleiter), Frau Frevert, Herr Klapper, Herr Vogel (erweiterte Projektleitung) Herr Dr. Diehl (IBM), Herr Schossig (IDS) Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration) Rechnungswesen Berichtswesen Prozessmanagement IT / SAP Basis & Berechtigungen Prozessmanagement IT / SAP Basis & Berechtigungen Change Management Teilprojekt Integrationsmanagement Lenkungsausschuss Herr Spiekermann, Kreienkamp, Tillmann [Klapper] (-> SAP / IT), Frau Frevert (-> Prozesse)) Herr Maghsoudi (IBM), Herr Schossig (IDS) Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration) Rechnungswesen Berichtswesen Prozess-management IT / SAP Basis & Berechtigungen Change Management Folie Nr. 15

16 Projektorganisation Teilprojekt Kaufmännisches Rechnungswesen Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung & Inventur Zahlungsver kehr KLR & Dri ttmittel Das Teilprojekt Kaufmännisches Rechnungswesen besteht aus 4 Arbeitsgruppen Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung & Inventur KLR & Drittmittel Zahlungsverkehr Lenkungsausschuss Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration) Rechnungswesen Berichtswesen Prozess-management Teilprojektleitung Herr Spiekermann (TP-Leitung Bielefeld) Herr Maghsoudi (TP-Leitung IBM) Change Management IT / SAP Basis & Berechtigungen AG Finanzbuchhaltung AGL UBI: Frau Bangert AGL IBM: Herr Maghsoudi, Frau Meissner, Herr Niemeyer AG Anlagenbuchhaltung & Inventur AGL UBI: Herr Weißelbaum AGL IBM: Herr Maghsoudi, Frau Meissner, Herr Niemeyer AG KLR & Drittmittel AGL UBI Herr Wohlgemuth / Frau Faltz AGL IBM: Herr Maghsoudi, Herr Kusay AG Zahlungsverkehr AGL UBI: Herr Bastel AGL IBM: Herr Maghsoudi, Frau Meissner, Herr Niemeyer Folie Nr. 16

17 Projektorganisation TP Beschaffung, TP Personal, TP Berichtswesen Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung & Inventur Zahlungsver kehr KLR & Dri ttmittel Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung & Inventur Zahlungsver kehr KLR & Dri ttmittel Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung & Inventur Zahlungsver kehr KLR & Dri ttmittel Teilprojekt Beschaffung Herr Pollhans (TP-Leitung UBI) Herr Dr. Diehl (TP-Leitung IBM), Herr Niemeyer (TP-Mitglied IBM), Herr Mautner (TP-Mitglied IBM) Beschaffung Lenkungsausschuss Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration) Rechnungswesen Berichtswesen Change Management Teilprojekt Personal Herr Burhenne (TP-Leitung UBI) Herr Köhler (TP-Leitung IBM), Frau Schröer (TP-Mitglied IBM) Herr Schwarz, Herr Lesch (Prozessexperten IDS für Sollkonzeption Personalprozesse) Beschaffung Personal Lenkungsausschuss Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration) Rechnungswesen Berichtswesen Change Management Teilprojekt Berichtswesen Lenkungsausschuss Herr Spiekermann (TP-Leitung UBI), Zuarbeit durch TP- Leitungen ReWe, Beschaffung, Personal Herr Maghsoudi (IBM) Beschaffung Personal Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration) Rechnungswesen Berichtswesen Change Management Prozessmanagement IT / SAP Basis & Berechtigungen Prozessmanagement IT / SAP Basis & Berechtigungen Prozessmanagement IT / SAP Basis & Berechtigungen Folie Nr. 17

18 Projektorganisation TP Prozessmanagement, TP IT-/SAP-Basis, Berechtigungen Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung & Inventur Zahlungsver kehr KLR & Dri ttmittel Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung & Inventur Zahlungsver kehr KLR & Dri ttmittel Finanzbuchhaltung Anlagenbuchhaltung & Inventur Zahlungsver kehr KLR & Dri ttmittel Teilprojekt Prozessmanagement Frau Frevert (TP-Leitung UBI), Frau Lange (TP-Leitung IDS) Expertenpool IDS Prozessmanagement & QS Beschaffung (Heiko Schönfeld, Andreas Schondorff) Personal (Volker Schwarz, Ben Lesch) Kaufm. Rechnungswesen (Frank Jacob, Thomas Schoop) KLR & Berichtswesen (Dirk Schossig), Drittmittel (David Lehmkuhl) Dokumenten- und Workflowmanagement (Michael Klika) Beschaffung Lenkungsausschuss Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration) Rechnungswesen Berichtswesen Change Management Teilprojekt IT- / SAP-Basis, Berechtigungen Herr Klapper (TP-Leitung UBI) Herr Reiter (TP-Leitung IBM), Herr Mautner (TP-Mitglied IBM) Beschaffung Personal Lenkungsausschuss Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration) Rechnungswesen Berichtswesen Change Management Teilprojekt Change Management Frau Frevert (TP-Leitung UBI) Herr Schwarz (TP-Leitung IDS), SAP-bezogene Qualifizierung: Frau Dr. Müller-Osten (IBM) Beschaffung Lenkungsausschuss Integrationsmanagement (Prozess- und Systemintegration) Rechnungswesen Berichtswesen Prozessmanagement IT / SAP Basis & Berechtigungen Prozessmanagement IT / SAP Basis & Berechtigungen Prozessmanagement IT / SAP Basis & Berechtigungen Change Management Folie Nr. 18

19 Überblick Projektgremien und Abstimmrunden Statusrunde Gesamtprojekt Regelmäßige Statusrunde (alle 3-4 Wochen, nach Bedarf / Projektphase) Projektleitung, TP-Leitungen intern Integrationsrunde Regelmäßige Statusrunde an demselben Tag wie Statusrunde Gesamtprojekt (nur TP Integrationsmanagement) Dritte wie z.b. TP-Leitungen (extern / intern) oder Prozess-Experten nach Bedarf Teilprojekte / Arbeitsgruppen Keine gesonderten Statusrunden, sondern fortlaufende Abstimmung Im Rahmen der Projektarbeit TP-Leiter (extern / intern) erstellen gemeinsam Statusbericht, der dann vom TP intern in Statusrunde Gesamtprojekt vorgestellt wird Folie Nr. 19

21 SAP Marktführer für kaufmännische Systeme SAP wurde 1972 in Weinheim/ Baden gegründet. Heute ansässig in Walldorf/ Baden ERP-Geschichte 1981 SAP R/ SAP R/ SAP ERP 6.0 Kennzahlen ca Beschäftigte weltweit (2008) 11,7 Milliarden Euro Umsatz (2008) viertgrößte Softwarefirma der Welt. über Installationen weltweit mit mehr als 12 Mio. Lizenzen über 50 Forschungseinrichtungen und Hochschulen in Deutschland arbeiten im SAP Softwarekomponenten in ERP SAP ERP besteht aus mehr als 25 Hauptkompenten (z.b. Finanzwesen, Materialwirtschaft, Controlling, Instandhaltung, Personalabrechnung) Branchenlösungen Webbasierte Anwendungen Folie Nr. 21

22 SAP Die Lösung für die Universität Bielefeld SRM SRM Bestelltool Bestelltool FI FI Finanzen Finanzen MM MM Projektsystem Projektsystem Materialwirtschaft Materialwirtschaft PS PS HR HR Personal Personal CO CO Controlling Controlling Folie Nr. 22

23 Ascendant IBM Ansatz zur SAP-Einführung Projektsteuerung Anforderungen Organisation Anwendung Architektur Betrieb Folie Nr. 23 Domänen bzw. Arbeitsgebiete A Evaluation B Initialisierung C Konzeption D Realisierung E Produktionsvorbereitung F Produktivbetrieb G Weiterentwicklung IBM Ascendant Methode Ascendant SAP Project Lifecycle SAP AG for AcceleratedSAP

24 Der IBM-Hochschulmaster technische Ausprägung gebündeltes Branchenwissen erprobte Standardsoftware schnelle Einarbeitung des Projektteams zeitnahe Bereitstellung eines Prototypen vereinfachtes Customizing unmittelbar umsetzbare Lösungsansätze Masterplan fachliche Ausprägung systemtechnische Basisinfrastruktur planmäßige und sichere Umsetzung flexible Anpassungs- und funktionale Erweiterungsmöglichkeiten organisator. Ausprägung Masterplan Praxiserprobtes Einführungskonzept IBM Ascendant Technische Ausprägung Berechtigungswesen, Altdatenübernahmen, Schnittstellen Fachliche Ausprägung Hochschulspezifische Prozesse des Rechnungswesens und der Logistik Organisatorische Ausprägung Hochschulspezifisches Wissen insb. über Umstellung der Kameralistik auf ein im Verbund geführtes Rechnungswesen Systemtechnische Basisinfrastruktur Stabile und integrierte IT-Architektur Folie Nr. 24

25 Fünf Phasen bis zum Produktivbetrieb Initialisierung Konzeption Realisierung Prod.- vorbereitung Produktivsetzung Grobe Übersicht der Aktivitäten Initiale Projektplanung Aufnahme der technischen Anforderungen Durchführung der Auftaktveranstaltung Delta-Analyse Sollprozesse Festlegung der Organisationsstruktur Durchführung fachliche Workshops Entwicklung der fachlichen Konzeption Entwicklung Qualifizierungskonzept Aufbau Q-System Umsetzung der Systemkonfiguration Fortschreiben der Sollprozesse Durchführung der Systemtests Berechtigungen/ Rollen Sicherstellung des Systembetriebs Datenübernahme Qualifizierung der Endanwender Vorbereitung des Produktivbetriebs Produktivsetzung Stabilisierung des Produktivbetriebs Unterstützung bei Sondertätigkeiten Anlaufbetreuung 04/09 04/09 07/09 07/09 11/09 10/09 12/09 01/10 Folie Nr. 25

26 Projektplan April 2009 November Mai Dezember Juni Juli 2009 August 2009 September 2009 Oktober 2009 November 2009 Dezember 2009 Januar 2010 Projekt Kick Off Konzeption Realisierung Tests Schulungen Produktivvorbereitung Produktivstart Betreuung Folie Nr. 26

28 Statusberichte Projektorganisation Statusbericht Die Statusberichte sind 14-tägig durch die Teilprojektleiter zu erstellen. In den Statusberichten werden die wesentlichen projektrelevanten Aktivitäten und Ergebnisse aufgeführt. Zudem werden etwaige Gefahren und Probleme des Projektes hinsichtlich der Kategorien Projektziele Projektplan und Projektarbeit dokumentiert, adressiert und bewertet. Folie Nr. 28

29 Projektlaufwerk Gemeinsame Nutzung des Projektlaufwerks Nutzung eines gemeinsamen Projektlaufwerks Ablage sämtlicher projektrelevanter Dokumente wie z.b. Fachkonzepte, Workshop- Unterlagen, Protokolle und Offene-Punkte-Listen Nutzung des DV-Tools VKC, webbasierter Zugriff möglich Vorgegebene Ordnerstruktur durch Projektleitung, Aktualisierung Dokumente erfolgt jeweils durch zuständige (Teil-) Projektleitung VKC Die gesamte Projektdokumentation wird im webbasierten VKC geführt. Die Informationsversorgung ist eine Holschuld aller Teammitglieder! 12 Workshop- Materialien Informationen zum Systemaufbau Schulungs- Unterlagen Kontakte Termin- Kalender Kontakt- Liste Folie Nr. 29

30 Liste Integrationsmanagement, Offene-Punkte-Listen Liste Integrationsmanagement Sammlung aller integrativen, prozess- / modulübergreifenden Fragestellungen Pflege erfolgt durch TP Integrationsmanagement Offene-Punkte-Listen Offene Punkte-Liste Gesamtprojekt, Pflege erfolgt durch Projektleitung Offene-Punkte-Listen Teilprojekte, Pflege erfolgt durch jeweilige TP-Leitungen Ablage auf Projektlaufwerk / VKC Folie Nr. 30

31 Projektkalender & Anwesenheitsliste Projektkalender Nutzung des DV-Tools MeetingMaker Dokumentation aller relevanten Projekttermine UBI-internen Versendung von Termineinladungen Ablage aller relevanten Projektereignisse ( Termine, Teilnehmer, Räume) Pflege erfolgt durch die verantwortlichen internen (Teil-) Projektleiter der UBI Externer Zugriff über das Web möglich Anwesenheitsliste der IBM Mitarbeiter Ablage auf Projektlaufwerk / VKC Pflege erfolgt jeweils durch die externen (Teil-) Projektleiter Folie Nr. 31

33 Nächste Schritte Abstimmung Workshoptermine in den einzelnen Teilprojekten ( ) Auftakt-Workshop zur Delta-Analyse der bereits erarbeiteten Sollprozesse (nur TP Kaufm. Rechnungswesen und Beschaffung ) Fachworkshops (alle TP) Integrationsworkshop ( ) Vorstellung des IBM-Hochschulmasters Festlegung SAP-Organisationseinheiten Folie Nr. 33

34 22. April 2009 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Folie Nr. 34