Risk Management mit "Oracle Primavera Risk Analysis"

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1 Risk Management mit "Oracle Primavera Risk Analysis" Vortrag 8. Primavera Community Day (V 1.00) Wien, 21. Mai 2014 proadvise GmbH Volksbank Stuttgart Brühlweg 4 Web: Blz: Berglen Kto: Tel : +49 (0) 700 / Geschäftsführer: Ingo Betz, Andreas Kories BIC-Code: VOBADESS Fax : +49 (0) 7195 / Amtsgericht Stuttgart, HRB IBAN: DE

2 Inhaltsverzeichnis 1 ÄNDERUNGEN UND FREIGABEN Änderungsübersicht Freigaben Bezugnehmende Dokumente EINFÜHRUNG RISIKOMANAGEMENT IN PROJEKTEN Definition für den Begriff Risikomanagement Risikomanagement ein fortlaufender Prozess Umgang mit Risiken Monte Carlo Simulation Was ist das? LIVE-DEMO PRIMAVERA RISK ANALYSIS (PRA) Importieren eines Projekts aus P Blick auf die Oberfläche Schedule Check Duration Quick Risk Templated Quick Risk Durchführung des Risk Analysis Reporting - Distribution Graph Reporting Distribution Analyzer Reporting Tornado Graph Risk Matrix und Risk Register Qualitative und quantitative Risikobewertung Pre-mitigated und Post-mitigated Plan Reporting Distribution Graph Reporting Distribution Analyzer Reporting Tornado Graph Scatter Graph Reporting verschiedene Risikoberichte Rückkopplung in P6 Projekt GLOSSAR Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Import Projektplan nach Primavera Risk Analysis Abbildung 2 - Auswahl des zu importierenden Projektplans Abbildung 3 - Beispielhafte Einstellungen im Import-Filter Abbildung 4 - Überblick Oberfläche Abbildung 5 - Menüauswahl der Workspaces und Sheets Abbildung 6 - Bookmark Funktionalität in PRA Abbildung 7 - Aufrufen des Schedule Check Abbildung 8 - Auswahl der Kriterien für den Schedule Check Abbildung 9 - Beschreibungen zu den einzelnen Kategorien im Schedule Check anpassen Abbildung 10 - Beispielreport des Schedule Check Abbildung 11 - Auswahl des Duration Quick Risks Abbildung 12 - Beispiel Zuordnung und Anzeige von Duration Quick Risks Abbildung 13 - Zuordnung Templated Quick Risks Abbildung 14 - Beispiel Templated Quick Risks Abbildung 15 - Einstellungen für die Risk Analysis proadvise GmbH Seite 2 von 32

3 Abbildung 16 - Durchführung der Risk Analysis Abbildung 17 - Anzeige Finish Date in Distribution Graph Abbildung 18 - Beispiel zweier Kennlinien im Distribution Analyzer Abbildung 19 - Beispiel für Tornado Graph Abbildung 20 - Definition der Risikomatrix im Risk Scoring Abbildung 21 - Darstellung des Risk Registers mit einigen Beispielen Abbildung 22 - Zuordnung der Risiken auf einzelne oder mehrere Objekte des Plans Abbildung 23 - Erstellen von Plänen mit und ohne Gegenmaßnahmen Abbildung 24 - Anzeige der generierten Pläne ohne und mit Gegenmaßnahmen Abbildung 25 - Risiken im pre-mitigated Plan Abbildung 26 - Risiken im post-mitigated Plan Abbildung 27 - Distribution Graph mit Anzeige von Kosten Abbildung 28 - Anzeige Distribution Analyzer mit mehreren Skalen Abbildung 29 - Beispiel der Anzeige des Tornado Graph mit Cost Sensitivity Abbildung 30 - Beispiel Scatter Plot Abbildung 31 - Beispiel Probabilistic Cash Flow Abbildung 32 - Beispiel Criticality Path Report Abbildung 33 - Beispiel Criticality Distribution Profile Report Abbildung 34 - Beispiel Comparison Report Abbildung 35 - Beispiel Summary Risk Report Abbildung 36 - Aktualisierung Primavera Projektplan aus PRA Abbildung 37 - Mapping für die Aktualisierung Abbildung 38 - Durchführung der Aktualisierung Tabellenverzeichnis Tabelle 1 - Änderungsübersicht... 4 Tabelle 2 - Freigaben... 4 Tabelle 3 - Bezugnehmende Dokumente... 5 proadvise GmbH Seite 3 von 32

4 1 Änderungen und Freigaben 1.1 Änderungsübersicht Projektname Risk Management mit "Oracle Primavera Risk Analysis" Dateiname 2014_05_21_Risk_Management_Oracle_Primavera_Risk_Analysis_v100.docx Version Datum Status / Änderungen Autor Erstentwurf Axmacher, Daniel Tabelle 1 - Änderungsübersicht 1.2 Freigaben Name Abteilung Datum Unterschrift Tabelle 2 - Freigaben proadvise GmbH Seite 4 von 32

5 1.3 Bezugnehmende Dokumente Name Oracle Primavera Risk Analysis Webcast Dokument Tabelle 3 - Bezugnehmende Dokumente proadvise GmbH Seite 5 von 32

6 2 Einführung Dieser Vortrag hat zum Ziel Ihnen einen Überblick über die Applikation Oracle Primavera Risk Analysis und ihren Einsatz zu geben. Zunächst wird, um die Zuhörer abzuholen, ein Überblick zu der Thematik Risikomanagement in Projekten gegeben. Hierzu werden Antworten auf folgende Fragen gegeben: Worum geht es bei Risikomanagement und was ist überhaupt ein Risiko? Was sind Maßnahmen zum Umgang mit identifizierten Risiken in Projekten? Wie funktioniert die Monte Carlo Simulation? Wie nutze ich die gewonnenen Erfahrungen aus abgeschlossenen und noch laufenden Projekten für zukünftige Projekte? Danach werden in Rahmen einer Live-Demo beispielhaft Anwendungsgebiete und Anwendungsfälle für den praktischen Einsatz gezeigt. Hierzu wird aus Primavera P6 ein Projekt importiert und entsprechende Anwendungsbeispiele aus Sicht eines PMO, eines Terminplaners und eines Risikomanagers präsentiert. proadvise GmbH Seite 6 von 32

7 3 Risikomanagement in Projekten 3.1 Definition für den Begriff Risikomanagement Risikomanagement in Projekten beschäftigt sich mit allen Tätigkeiten, welche zur Verhinderung von oder zum Umgang mit ungeplanten Ereignissen beschäftigt, welche den Projektverlauf gefährden. Es findet immer ein Abwägen der notwendigen Aufwände zur Risikominimierung oder des (mit der Eintrittswahrscheinlichkeit gewichteten) Schadens bei Risikoeintritt statt. Teilweise werden im Risikomanagement auch Themen des Issuemanagement - also der Behandlung eingetretener und vorher nicht identifizierter Risiken behandelt Risikomanagement ein fortlaufender Prozess Risikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess in Form eines Regelkreises. Das PMBOK Guide sieht hierfür sechs Hauptprozesse vor: Risikomanagementplanung Hier werden die Verfahren festgelegt, mit denen die folgenden Risikoprozesse arbeiten. Hierzu gehören Identifikationsmethoden, Dokumentationsstrategien, Bewertungsstrategien und Verantwortlichkeiten. Risikoidentifikation Während der Risikoidentifikation werden Risiken (potentielle Behinderungen) mit verschiedenen Methoden identifiziert und dokumentiert. Qualitative Risikoanalyse Die identifizierten Risiken werden qualifiziert, hierzu gehört die Priorisierung auf Basis der Wahrscheinlichkeit des Eintretens und Auswirkungen auf den Projekterfolg. Quantitative Risikoanalyse Danach erfolgt die quantitative Bewertung (in geldwerten Größen) von Risikowirkung, Gegenmaßnahmen und/oder erforderlichen Rückstellungen. Planung zur Risikobewältigung Die Planung der Risikobewältigung ermittelt Gegenmaßnahmen, um das Eintreten von Risiken zu minimieren oder die Auswirkungen der Risiken zu reduzieren. Risikoüberwachung und -verfolgung Der Status der Risiken (meist in einer Risikoliste dokumentiert) und der Status der Gegenmaßnahmen wird kontinuierlich überwacht. 1 proadvise GmbH Seite 7 von 32

8 3.3 Umgang mit Risiken Grundsätzlich gibt es fünf unterschiedliche Risikosteuerungsstrategien: Risikovermeidung Eine vollständige Vermeidung von Risiken ist nicht Ziel des Risikomanagements und kann nur erreicht werden, indem man die risikobehaftete Aktivität unterlässt. Sinnvoll ist dies nur bei bestandsgefährdenden Risiken. Risikoverminderung Die Verminderung von Risiken setzt darauf, Risikopotenziale - nicht wie bei der Risikovermeidung - auszuschließen, sondern auf ein akzeptables Maß zu reduzieren. Risikobegrenzung Die Risikobegrenzung gliedert sich auf in zwei Teilbereiche, der Risikostreuung (auch - diversifikation) und der Risikolimitierung. Die Risikostreuung fußt auf der Portfolio-Theorie, die besagt, dass die Kombination nicht vollständig miteinander korrelierender Anlagealternativen in einem Portfolio einen Diversifikationseffekt bewirkt, der in der Summe das Gesamtrisiko verringert oder sogar neutralisiert. Bei der Risikolimitierung setzt das Management Limits (also definierte Obergrenzen) für das Eingehen von Risiken. Risikoüberwälzung Bei der Risikoüberwälzung wird das Risiko durch faktische oder vertragliche, teilweise oder völlige Überwälzung an Dritte übertragen. Die Übertragung steht in Verbindung mit einem zusätzlichen Geschäft, das das Risiko vollständig oder zu wesentlichen Teilen an Dritte weitergibt. Das Risiko wird hierbei nicht beseitigt, sondern wechselt den Risikoträger. Unterschieden werden kann zwischen der Überwälzung auf Versicherungsunternehmen und auf Vertragspartner. Risikoakzeptanz Die Verminderung, Begrenzung und Überwälzung von Risiken kann die Risiken nicht vollständig ausschließen. Das verbleibende Restrisiko muss das Unternehmen akzeptieren und selbst tragen. Dies bedingt das Vorhandensein eines entsprechenden Risikodeckungspotenzials, da ein ggf. eintretender Schaden aus eigener Kraft gedeckt werden muss. Die Akzeptanz von Risiken sollte dann gewählt werden, wenn die vorstehend beschriebenen Wege in keiner positiven Aufwand-Nutzen-Relation stehen würden. 3.4 Monte Carlo Simulation Was ist das? Monte-Carlo-Simulation oder Monte-Carlo-Studie ist ein Verfahren aus der Stochastik, bei dem sehr häufig durchgeführte Zufallsexperimente die Basis darstellen. Es wird aufgrund der Ergebnisse versucht, mit Hilfe der Wahrscheinlichkeitstheorie analytisch nicht oder nur aufwendig proadvise GmbH Seite 8 von 32

9 lösbare Probleme im mathematischen Kontext numerisch zu lösen. Als Rechtfertigung wird dabei vor allem das Gesetz der großen Zahlen gesehen. 2 Stark vereinfacht besagt das Gesetz der Großen Zahlen, dass sich die relative Häufigkeit eines Zufallsergebnisses in der Regel der Wahrscheinlichkeit dieses Zufallsergebnisses annähert, wenn das zu Grunde liegende Zufallsexperiment immer wieder durchgeführt wird. Kurz zusammengefasst bedeutet dies, das durch eine häufiges Wiederholen der Analyse unter Berücksichtigung der Variablen (Schwankungsbereiche) Wahrscheinlichkeiten ermittelt werden können in wie vielen Fällen ein bestimmtes Ergebnis erzielt wird. 2 proadvise GmbH Seite 9 von 32

10 4 Live-Demo Primavera Risk Analysis (PRA) Im Rahmen der Live-Demo wird ein Primavera P6 Projekt nach Risk Analysis importiert und anhand dieses Projektes die unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten erläutert. Die nachfolgenden Screenshots und Anmerkungen dienen dem Zuhörer als roter Faden. Den aufgezeichneten Webcast finden Sie unter: Importieren eines Projekts aus P6 Zunächst erfolgt der Import eines Projekts aus Primavera. Der Import erfolgt über einen WebService auf den das Primavera Risk Analysis zugreift. Abbildung 1 - Import Projektplan nach Primavera Risk Analysis Nach der Anmeldung an der Primavera Datenbank wird das entsprechende Projekt aus der EPS- Struktur ausgewählt. Abbildung 2 - Auswahl des zu importierenden Projektplans Danach werden die Einstellungen in dem Importfilter ausgewählt und entsprechend den jeweiligen Anforderungen gesetzt. proadvise GmbH Seite 10 von 32

11 Abbildung 3 - Beispielhafte Einstellungen im Import-Filter 4.2 Blick auf die Oberfläche Die Primavera Risk Analysis Oberfläche bietet die allgemein bekannten Möglichkeiten von Filtern über Gruppierungen und Sortierungen. Weiterhin ist die Nutzung verschiedener Views und Workspaces möglich. Abbildung 4 - Überblick Oberfläche Die Workspaces ermöglichen mehrere spezifische Ansichten. proadvise GmbH Seite 11 von 32

12 Abbildung 5 - Menüauswahl der Workspaces und Sheets Als besonders praktisch in der täglichen Arbeit erweist sich die Bookmark Funktionalität von PRA. An vielen Stellen besteht die Möglichkeit automatisch bei kritischen Aspekten einen Bookmark zu setzen, um schneller und effizienter die relevanten Objekte (z.b. Activities, Milestones, WBS) zu finden. Abbildung 6 - Bookmark Funktionalität in PRA 4.3 Schedule Check Der Schedule Check ermöglicht eine einfache und schnelle Validierung und Überprüfung des importierten Projektplans nach bestimmten, wählbaren Kriterien. Diese können entsprechend der Anforderungen auch angepasst werden. Abbildung 7 - Aufrufen des Schedule Check In den Optionen des Schedule Check können die Voreinstellungen individuell für die einzelnen zu prüfenden Kategorien festgelegt werden. proadvise GmbH Seite 12 von 32

13 Abbildung 8 - Auswahl der Kriterien für den Schedule Check Ebenso können zu den einzelnen Kategorien die entsprechenden Beschreibungen und Texte angepasst werden. Somit ist hier eine individuelle, den Anforderungen des einzelnen Anwenders passende Zuordnung der Beschreibungen möglich. Abbildung 9 - Beschreibungen zu den einzelnen Kategorien im Schedule Check anpassen Beispielhaft ist nachfolgend ein Report des Schedule Check angefügt. proadvise GmbH Seite 13 von 32

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15 Abbildung 10 - Beispielreport des Schedule Check proadvise GmbH Seite 15 von 32

16 4.4 Duration Quick Risk Die Anwendung des Duration Quick Risks ermöglicht die schnelle Zuordnung von einem zeitlichen Risiko mit einer entsprechenden Verteilung zu einzelnen, mehreren oder gar allen Vorgängen des Plans. Abbildung 11 - Auswahl des Duration Quick Risks Nach Anwendung des Duration Quick Risks erscheint in dem Plan die Zuordnung der jeweiligen Risiken samt der dazugehörigen Verteilung auf der rechten Seite. In dem Plan selber ist die gewählte Verteilung anhand des blauen Symbols ersichtlich. Abbildung 12 - Beispiel Zuordnung und Anzeige von Duration Quick Risks proadvise GmbH Seite 16 von 32

17 4.5 Templated Quick Risk Die Templated Quick Risks ermöglichen eine Zuordnung mehrerer Verteilungen durch Anwendung von Filterkriterien. Diese können sowohl importierte Activity Codes sein als auch bestimmte Kriterien durch die eine Zuordnung stattfindet. Dadurch dass diese als Templates auch speicherbar sind ist somit eine schnelle und effektive Möglichkeit geboten die Risiken zuzuordnen. Abbildung 13 - Zuordnung Templated Quick Risks Im nachfolgenden ein Beispiel mit den zugeordneten Templated Quick Risks. Hier wird auch deutlich, dass der Weg unterschiedlich aber die Einbindung des Risikos in den Plan gleich geblieben ist. Abbildung 14 - Beispiel Templated Quick Risks proadvise GmbH Seite 17 von 32

18 4.6 Durchführung des Risk Analysis Nach der Zuordnung der Risiken wird nun die Risk Analysis, d.h. die eigentliche Analyse durchgeführt. Diese kann durch F10 aufgerufen werden. An dieser Stelle lassen sich nun Analyseoptionen einstellen. Abbildung 15 - Einstellungen für die Risk Analysis Nun wird die Analyse durchgeführt. Dieses kann in mehreren Möglichkeiten passieren. Zunächst über Step schrittweise, über Go als langsame Durchführung bei der die Teilergebnisse im Plan kurzzeitig angezeigt werden oder Complete für einen schnellen Durchlauf ohne Anzeige. Die Laufzeit ist hierbei sehr stark von den jeweilig einstellten Analyse Optionen abhängig. Abbildung 16 - Durchführung der Risk Analysis 4.7 Reporting - Distribution Graph In dem Distribution Graph sind die Ergebnisse der Risk Analysis zu sehen. Links sind die Struktur und die Objekte (z.b. Meilensteine, Activities, WBS) des Projektplans zu sehen. Durch die Auswahl können hier die Teilergebnisse auf dem jeweiligen Objekt betrachtet werden. In der Mitte ist die Verteilung nach Wahrscheinlichkeiten zu sehen. Hier kann der Anwender sehr detailliert die Ergebnisse betrachten. proadvise GmbH Seite 18 von 32

19 Abbildung 17 - Anzeige Finish Date in Distribution Graph 4.8 Reporting Distribution Analyzer Der Distribution Analyzer ermöglicht es mehrere Ergebnisse, die auch durchaus aus unterschiedlichen Analyseläufen stammen, gegenüberzustellen. Aus dieser Auswertung lassen sich somit sehr detailliert die Unterschiede identifizieren und somit auch Rückschlüsse auf die Auswirkungen und Reaktionen zu ziehen. Abbildung 18 - Beispiel zweier Kennlinien im Distribution Analyzer proadvise GmbH Seite 19 von 32

20 4.9 Reporting Tornado Graph Eine weitere sehr interessante Auswertung ist der Tornado Graph. In dieser Darstellung werden die Objekte aus dem Plan identifiziert, die bei Abweichungen den größten Einfluss haben. Diese Auswertung hat das Ziel festzustellen, wer treibt die Termine und Kosten. Abbildung 19 - Beispiel für Tornado Graph 4.10 Risk Matrix und Risk Register Die Definition der Risikomatrix erfolgt in Primavera unter dem Risk Scoring. In PRA sind bis zu neun Abstufungen jeweils möglich. Hier können zunächst die Stufen der Eintrittswahrscheinlichkeiten definiert werden. Dann wird definiert, welche Risikoklasse es entspricht. Wann wird ein Risiko kritisch? Diese Frage wird hier beantwortet. Weiterhin ist hier dann die Zuordnung der Auswirkungen erforderlich. Dieses erfolgt unter Impact Scales & Types. Und als Verbindungsglied zwischen Wahrscheinlichkeit und Auswirkung wird dann die Probability and Impact Scoring Matrix festgelegt. proadvise GmbH Seite 20 von 32

21 Abbildung 20 - Definition der Risikomatrix im Risk Scoring 4.11 Qualitative und quantitative Risikobewertung In dem Risk Register werden die Risiken und ihre Bewertung festgehalten. Weiterhin wird hier auch die Strategie festgelegt, wie damit umgegangen werden soll und unter Umständen auch die Maßnahmen und deren Auswirkungen hinterlegt. Das bildet dann die Grundlage für die Gegenüberstellung von Plänen mit Risiken ohne Gegenmaßnahmen (pre-mitigated Plan) und Pläne mit Risiken und Gegenmaßnahmen (post-mitigated Plan). Somit erfolgt eine Unterstützung bei der Entscheidungsfindung, ob der Einsatz der angedachten Gegenmaßnahme überhaupt sinnvoll ist. proadvise GmbH Seite 21 von 32

22 Abbildung 21 - Darstellung des Risk Registers mit einigen Beispielen Die oben dargestellten Risiken wirken sich nun nicht immer global aus, sondern an durchaus spezifischen Punkten. Um diese zu gewährleisten erfolgt nun eine Zuordnung der Risiken bei den Objekten im Projektplan, an denen sie auch Auswirkungen haben. Abbildung 22 - Zuordnung der Risiken auf einzelne oder mehrere Objekte des Plans proadvise GmbH Seite 22 von 32

23 4.12 Pre-mitigated und Post-mitigated Plan Um nun die Pläne ohne und mit Gegenmaßnahmen zu erhalten müssen diese aus dem ursprünglichen Plan erstellt werden. Dieses erfolgt mittels Build Impacted Risk Plans. Abbildung 23 - Erstellen von Plänen mit und ohne Gegenmaßnahmen Die generierten Pläne sind nun unter dem Menüpunkt Window ersichtlich und können für die Analyse ausgewählt werden. Abbildung 24 - Anzeige der generierten Pläne ohne und mit Gegenmaßnahmen In den beiden folgenden Screenshots sehen wir nun wie die Einbindung der Risiken in den Plan erfolgt ist. proadvise GmbH Seite 23 von 32

24 Abbildung 25 - Risiken im pre-mitigated Plan Abbildung 26 - Risiken im post-mitigated Plan 4.13 Reporting Distribution Graph Auch hier kommt dann wieder der Distribution Graph zum Einsatz. Zusätzlich zu den schon weiter oben gezeigten Möglichkeiten kommen hier dann auch Kostenbetrachtungen. proadvise GmbH Seite 24 von 32

25 Abbildung 27 - Distribution Graph mit Anzeige von Kosten 4.14 Reporting Distribution Analyzer Auch der Distribution Analyzer bietet hier dann die Möglichkeiten nach der Risikoanalyse die unterschiedlichen Ergebnisse miteinander zu vergleichen. Abbildung 28 - Anzeige Distribution Analyzer mit mehreren Skalen 4.15 Reporting Tornado Graph Ebenso kann hier auch der Tornado Graph wie zuvor für die Analyse der Treiber herangezogen werden. proadvise GmbH Seite 25 von 32

26 Abbildung 29 - Beispiel der Anzeige des Tornado Graph mit Cost Sensitivity 4.16 Scatter Graph Bei der Betrachtung der Risiken, die in zwei Dimensionen Auswirkungen haben ist der Scatter Plot sehr hilfreich. Hier lassen sich in Abhängigkeit die beiden Größen Termine und Kosten in Relation zueinander betrachten. Abbildung 30 - Beispiel Scatter Plot proadvise GmbH Seite 26 von 32

27 4.17 Reporting verschiedene Risikoberichte Weiterhin bietet Primavera Risk Analysis natürlich auch die Möglichkeit entsprechende Berichte zu erstellen und diese z.b. nach Word zu übertragen. Hier eine Auswahl von Beispielen: Abbildung 31 - Beispiel Probabilistic Cash Flow Abbildung 32 - Beispiel Criticality Path Report proadvise GmbH Seite 27 von 32

28 Abbildung 33 - Beispiel Criticality Distribution Profile Report Abbildung 34 - Beispiel Comparison Report proadvise GmbH Seite 28 von 32

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30 Abbildung 35 - Beispiel Summary Risk Report 4.18 Rückkopplung in P6 Projekt Primavera Risk Analysis bietet auch die Möglichkeit Ergebnisse z.b. nach Primavera zurück zu übertragen. Diese werden dann dort in entsprechende UDF-Felder übertragen und können dadurch von den Planern verwendet werden. proadvise GmbH Seite 30 von 32

31 Abbildung 36 - Aktualisierung Primavera Projektplan aus PRA Nun erscheint eine Seite auf der das Mapping zwischen den Primavera UDF-Feldern und den PRA-Feldern festgelegt wird. Durch die komfortable Templates lässt sich dieses recht einfach gestalten. Abbildung 37 - Mapping für die Aktualisierung Abbildung 38 - Durchführung der Aktualisierung proadvise GmbH Seite 31 von 32

32 5 Glossar Begriff Erläuterung proadvise GmbH Seite 32 von 32