EDI Richtlinien Belastungsanzeigen

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1 EDI Richtlinien Belastungsanzeigen INVOIC - EANCOM 02 D.01B Richtlinien für den elektronischen Datenaustausch im Rechnungsverkehr mit Media-Saturn Verantwortlich für die Richtlinien: Media-Saturn-Holding GmbH Wankelstrasse 5 Dokument: EDI-INVOIC-RICHTLINIEN.doc D Ingolstadt Stand: 04/05/2015 Telefon: +49 (841) Version: 1.6 E-M

2 Historie Version Datum Inhalt Geändert von Status Verantwortlich Initiale Version Projekt EDI Debit Note final EDI-Projekt Punkt 2 - Anwendungsbereich: Änderung Satz Belastungsanzeigen aufgrund Punkt 9: Belegarten geändert Punkt 12.5 Qualifier für Mengenangaben bei Lagerwertausgleich geändert Projekt EDI Debit Note Final EDI- Projekt Kontaktdaten in Punkt 16.2 geändert Projekt EDI Debit Note Final EDI- Projekt Punkt 2 Anwendungsbereich Länderübersicht aktualisiert Projekt EDI Debit Note Final EDI- Projekt Punkt 2 Anwendungsbereich Länderübersicht Projekt EDI Debit Note Final EDI-Projekt aktualisiert Ergänzung GKM Punkt 2 Projekt EDI Debit Note Final EDI-Projekt Änderungen Pironet (SA2) / Seeburger Punkt 6.2 Anpassung Testphase Projekt EDI Debit Note Final Rebecca Dunz Seite 2 / 31

3 Inhaltsverzeichnis 1. Einführung Anwendungsbereich Teilnahme-Voraussetzungen EDI-Standards EDI-Classic Stufen der EDI-Realisierung Status Erstkontakt und Vorbereitung (Phase 1) Status Test (Phase 2) Status Produktion ohne Papier Datenübermittlung Stammdaten Kunden-Stammdaten Artikel-Stammdaten Belegarten im EDI-Rechnungsverkehr Sonstige Rechnungstypen EDI-Verfahren im Rechnungsverkehr Rechnungsregulierung Wichtige Besonderheiten Variante Mengendifferenz Mengenangaben: Preisangaben Beispiel Mengendifferenz Variante Preisdifferenz Mengenangaben: Preisangaben Beispiel Preisdifferenz Variante Mengen- und Preisdifferenz Mengenangaben Preisangaben Beispiel Preis- und Mengendifferenz Variante Naturaldifferenz Mengenangaben: Preisangaben Beispiel Naturaldifferenz Beispiel Mengen- und Naturaldifferenz Varianten IR (Retoure) und LW (Lagerwertausgleich) Mengenangaben Seite 3 / 31

4 Preisangaben Beispiel Retoure Varianten BN (Bonus) und WK (WKZ) Mengenangaben Preisangaben Beispiel Bonus Abgaben Zeitlicher Versand der Belastungsanzeigen Sonstiges Landesgesellschaft DE, AT, BENELUX, HU, SE, PT Landesgesellschaft ES Landesgesellschaft LU Landesgesellschaft CH Landesgesellschaft PL und GR Landesgesellschaft TR Landesgesellschaft IT EDI-Systembausteine Interchange Nachrichtenarten Verwendung von Nachrichtengruppen Kann/Muss-Angaben bei Segmenten/Datenelementen Datenfelddefinitionen Erläuterung einzelner Punkte in EANCOM-INVOIC Belastungsanzeige Identifizierung Lieferant/Rechnungssteller Identifizierung Käufer/Rechnungsempfänger Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze pro Beleg Stornierungen / Nachzahlungen Ihr nächster Schritt Anhang Kontaktinformation EDI INVOIC Media-Saturn Gruppe Kontaktinformation EDI SEEBURGER Datenübermittlung von SEEBURGER/Media-Saturn Gruppe Verwendete Datenfelder im EDI-Rechnungsverkehr EDI-Vertrag INVOIC Seite 4 / 31

5 1. Einführung Dieses Dokument beschreibt die Anforderungen für den elektronischen Datenaustausch im Rechnungsverkehr mit der Media-Saturn Gruppe, die die Media-Saturn IT Services GmbH (MSITS) und Seeburger (Provider) mit der EDV-mäßigen Versendung und Archivierung der Media-Saturn Belastungsanzeigen beauftragt hat. Es soll dem Industriepartner eine Hilfestellung bei der Einführung des elektronischen Datenaustausches nach EANCOM-Regelungen für den eingehenden Nachrichtentyp INVOIC (Belastungsanzeige) sein. Aufgrund des engen Zusammenhangs zwischen der Media-Saturn Gruppe und der MSITS wird in der weiteren Beschreibung nur Media-Saturn Gruppe / Media-Saturn genannt. Auf allgemeine Erklärungen und Definitionen zu EDIFACT oder eine Auflistung der Vorteile des elektronischen Datenaustausches wird an dieser Stelle verzichtet; diese Informationen können aus allen spezifischen Fachzeitschriften und Handbüchern zu EDI entnommen werden. Die vorliegende Dokumentation ist auch als Ergänzung zu den EDI-Dokumentationen von GS1 (national / international) in Zusammenarbeit mit den EDI-Anwenderkreisen zusehen und soll dem Lieferanten weitergehende, vor allem Media-Saturn spezifische Informationen geben. Die GS1 Dokumentation erhalten Sie auf den jeweiligen Länderwebseiten von GS1. Länderspezifische Richtlinien der Media-Saturn Gruppe sind jeweils in einem Unterpunkt pro Land aufgeführt. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch das Dokument MIG (Message Implementation Guide), welcher die Definition der einzelnen Felder der Message INVOIC (Belastungsanzeige) und deren Ausprägung für Media-Saturn Gruppe beschreibt. Der MIG ist länderübergreifend definiert und enthält die entsprechenden Ländervorschriften. Die jeweiligen Ansprechpartner der Media-Saturn Gruppe, MSITS und Seeburger finden Sie am Ende des Dokuments. 2. Anwendungsbereich Die EDI-Richtlinie INVOIC Belastungsanzeige gilt für die gesamte Media-Saturn Gruppe, deren Rechnungsdatenausgang über Seeburger erfolgt. Folgende EDIFACT Codes werden im BGM Segment 1001 Dokumentenname übertragen: 380 = Rechnung = Belastungsanzeige Waren und Dienstleistungen = Gutschriftsanzeige Waren und Dienstleistungen 261 = Selbst ausgestellte Gutschriftsanzeige (Gutschriftsanfrage) Die Ermittlung des Codes kann je Media-Saturn Landesgesellschaft unterschiedlich erfolgen. Im Anhang ist die Definition des Codes je Geschäftsvorfall ersichtlich: Seite 5 / 31

6 go o ds Goods domain Case description - english Case description - german DE SE ES BE NL AT PL PT HU RU do m BN Bonus Debit note Belastungsanzeige BN Bonus Credit memo (backpayment) Gutschriftsanzeige (Nachzahlung) IR Return Debit note Belastungsanzeige 380 (Invoice) IR Return Credit memo (backpayment) Gutschriftsanzeige (Nachzahlung) LW Stock protection Debit note Belastungsanzeige LW Stock protection Credit memo (backpayment) Gutschriftsanzeige (Nachzahlung) PR Commissions Debit note Belastungsanzeige PR Commissions Credit memo (backpayment) Gutschriftsanzeige (Nachzahlung) SV Service Debit note Belastungsanzeige SV Service Credit memo (backpayment) Gutschriftsanzeige (Nachzahlung) UE Quantity- and Price differences UE Quantity- and Price differences Debit note Belastungsanzeige Credit memo (backpayment) Gutschriftsanzeige (Nachzahlung) WK Advertising allow. Debit note Belastungsanzeige WK Advertising allow. Credit memo (backpayment) Gutschriftsanzeige (Nachzahlung) 261 (Credit Note Request) (no EDIFACT) 261 (Credit Note Request) (no EDIFACT) 261 (Credit Note Request) (no EDIFACT) 261 (Credit Note Request) (no EDIFACT) 261 (Credit Note Request) (no EDIFACT) 261 (Credit Note Request) (no EDIFACT) (no EDIFACT) (no EDIFACT) 261 (Credit Note Request) (no EDIFACT) (no EDIFACT) (no EDIFACT) (no EDIFACT) (no EDIFACT) (no EDIFACT) (no EDIFACT) 261 (Credit Note Request) (no EDIFACT) (no EDIFACT) (no EDIFACT) Seite 6 / 31

7 Von der Übertragung von Belastungsanzeigen sind folgende Geschäftsvorfälle betroffen: Preis- und/oder Mengendifferenzen Retouren Dezentrale Vereinbarungen (WKZ, Bonus, Lagerwertausgleich) Nachzahlungs- und Stornovorgänge In der weiteren Beschreibung des Dokumentes wird auf eine Unterscheidung der einzelnen Geschäftsvorfälle verzichtet und lediglich der Oberbegriff Belastungsanzeige genannt. Belastungsanzeigen aufgrund von Kostenvorgängen, dezentrale über GKM abgerechnete Vereinbarungen, sowie zentralen Vereinbarungen (z. B. Bonus, WKZ, Jahresvereinbarungen) sind von der elektronischen Übertragung derzeit ausgenommen und werden weiterhin in Papierform versendet. Für die Art und Weise der Abwicklung von Geschäftsvorfällen und damit einher gehend die Verwendung/Nichtverwendung einzelner Segmente/Datenelemente und deren Inhalt ist jede Landesgesellschaft selbst verantwortlich. Einschränkungen und Besonderheiten bei einzelnen Gesellschaften oder zu bestimmten Rechnungsarten, welche nicht explizit im MIG definiert werden können, werden in diesem Dokument explizit genannt und sind entsprechend zu beachten. Bitte denken Sie daran, dass die Nichtbeachtung dieser EDI-Richtlinien zu Problemen bei der Verarbeitung unserer Daten führen kann. 3. Teilnahme-Voraussetzungen Um am EDI-Belastungsanzeigenaustausch mit der Media-Saturn Gruppe teilnehmen zu können, muss ein Lieferant zentral gelistet sein, mindestens eine gültige Media-Saturn Lieferantennummer und eine GLN besitzen. Der elektronische Datenaustausch EDI INVOIC basiert auf den globalen Nummernsystemen GLN (Globale Lokationsnummer) und GTIN (Global Trade Item Number) zur Identifizierung der teilnehmenden Partner (Lieferant, Rechnungsempfänger, etc.) bzw. der abgerechneten Artikel und ggfs. Leistungen. Abschließend ist ein EDI-Vertrag zwischen der MEDIA-SATURN Landesgesellschaft und dem Lieferanten zu schließen. Ist bereits ein Vertrag bezüglich der zu Media-Saturn versendeten Rechnung vorhanden, so muss dieser entsprechend ergänzt werden. Weitere Informationen erhalten sie von der entsprechenden Landesgesellschaft. 4. EDI-Standards Die Media-Saturn Gruppe bietet den Lieferanten folgenden EDI-Standard für den elektronischen Belastungsanzeigenaustausch an: EDIFACT-Subset EANCOM 02 (D.01B). Für Länder, in denen die Rechnungsstellung mit Signatur erforderlich ist, wird die Version 4 verwendet ansonsten die Version 3. Welche Version für Sie Gültigkeit hat, entnehmen Sie bitte dem MIG. Seite 7 / 31

8 Außerdem sind alle Pflichtfelder für die jeweilige Landesgesellschaft im MIG (Anwendungsdokumentation) aufgeführt. Dieser Leitfaden bezieht sich auf den Belastungsanzeigenaustausch nach den von der GS1 Germany empfohlenen EDIFACT-Subsets für Rechnungsverkehr EANCOM 02 (D.01B) INVOIC. Andere EDIFACT-Subsets oder -Versionen werden von der Media-Saturn Gruppe nicht angewendet. Die Zulässigkeit von Nachrichtentypen, die verwendbaren Segmente, Datenelementgruppen und Datenelemente und deren Format/Inhalt sind in den jeweiligen Dokumentationen der GS1 und Media-Saturn Gruppe(MIG) definiert. Die Datenlayouts für EANCOM 02 (D.01B) - INVOIC stellen eine gemeinsame, verbindliche Basis für den EDI Rechnungsverkehr in der Konsumgüterindustrie dar. 5. EDI-Classic Die Media-Saturn Gruppe ist bestrebt EDI konsequent voranzutreiben und einen möglichst großen Anteil am Belegvolumen elektronisch per EDI abzuwickeln. Bei dieser klassischen Form des elektronischen Datenaustausches betreibt der Lieferant einen eigenen EDI-Konverter oder beauftragt einen externen EDI-Dienstleister, um Belastungsanzeigendaten elektronisch im EANCOM-Format von der Media-Saturn Gruppe / Seeburger zu erhalten. 6. Stufen der EDI-Realisierung Die Umstellung auf elektronischen Belastungsanzeigen Austausch erfolgt in mehreren Stufen. Media-Saturn Gruppe klassifiziert die Lieferanten hierfür in drei Kategorien: Erstkontakt/Vorbereitung, Test und Produktion (papierlos) Status Erstkontakt und Vorbereitung (Phase 1) Unter Erstkontakt/Vorbereitung laufen alle Lieferanten, mit denen eine erste Kontaktaufnahme, ggf. Vorgespräche oder sonstiger Informationsaustausch zum Thema EDI stattfinden oder stattgefunden haben, aber noch keine EDI-Testdaten von der Media-Saturn Gruppe zur Verfügung gestellt wurden. In der Vorbereitungsphase werden u. a. die verantwortlichen Ansprechpartner für EDI und Stammdatenpflege definiert, noch offene Fragen aus unseren EDI- Richtlinien oder MIG geklärt, ggf. Besonderheiten in der Rechnungsstellung besprochen und ein möglichst konkreter Fahrplan für die Einführung von EDI Belastungsanzeige bis zur Umstellung auf Produktionsbetrieb gemeinsam festgelegt. Bei diesem Termin werden Ihnen alle relevanten Informationen durch Media-Saturn zur Verfügung gestellt. Seite 8 / 31

9 6.2. Status Test (Phase 2) Bereits in Papierform versendete Belastungsanzeigen können als EDI Testnachrichten reproduziert und dem Lieferanten über die bestehende ASII Verbindung elektronisch als Testnachricht zur Verfügung gestellt werden. Alternativ können auf dem Media-Saturn Internetportal Belastungsanzeigen Testdaten zur Verfügung gestellt werden. Bei diesen Testdaten handelt es sich jedoch um Musterdateien. Die Testphase wird vom jeweiligen EDI Landesverantwortlichen begleitet. Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase werden sie für den Produktivbetrieb freigeschalten Status Produktion ohne Papier Ziel ist die Realisierung des papierlosen EDI-Produktionsbetriebes; erst dann können für alle Partner Prozesskostenoptimierungen realisiert werden. Für eine Umstellung auf ein produktives EDI müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: a) Es dürfen keine formalen Fehler mehr vorhanden sein und die EDI-Daten müssen die wesentlichen Inhalte der Original-Papier Belastungsanzeige wiedergeben. b) Zwischen Leistungserbringer (Lieferant) und Leistungsempfänger (Media-Saturn Märkte) - vertreten durch die jeweilige Landesgesellschaft - muss ein von beiden EDI-Partnern unterzeichneter EDI-Vertrag INVOIC Belastungsanzeige oder die entsprechende Ergänzung zum EDI-Vertrag INVOIC Rechnungen (bei bereits vorhandenem EDI INVOIC Vertrag) vorliegen. Die Umstellung auf Produktionsbetrieb erfolgt nach erfolgreichem Testverlauf und Abschluss des EDI-Vertrages INVOIC Belastungsanzeige zu einem fest vereinbarten Rechnungsdatum. Der Lieferant erhält ab diesem Zeitpunkt für einen definierten Markt bzw. für alle Media-Saturn Märkte einer Landesgesellschaft die Belastungsanzeige per EDI. Achtung: Spätere Änderungen oder Ergänzungen auf Lieferantenseite (vor allem Systemänderungen), die einen Einfluss auf die Versendung bei der Media-Saturn Gruppe oder die Beleginformationen haben, sind grundsätzlich vorher mit Media-Saturn abzustimmen und durch einen Testlauf abzusichern. 7. Datenübermittlung Nutzen Sie die Möglichkeit ihres AS2-System zur Anforderung einer automatischen Empfangsbestätigung (AS2-MDN). Weiterhin wird bei Aufschaltung der AS2 Verbindung mit Seeburger mit dem Lieferanten definiert, ob dieser immer eine Empfangsbestätigung schicken möchte. Bitte beachten Sie, dass die versendeten EDI-Übertragungsdateien sowohl vom Seite 9 / 31

10 Leistungserbringer (Lieferant) als auch vom Leistungsempfänger (Gesellschaften der Media- Saturn Gruppe), bzw. deren beauftragten Dritten, gemäß den gesetzlichen Vorschriften zu archivieren sind. Die Archivierungsdauer ist je Land durch die Gesetzgebung definiert. 8. Stammdaten Der Stammdatenpflege kommt beim elektronischen Datenaustausch ein sehr hoher Stellenwert zu. Maßgebende Identifikations-Kriterien sind die GLN = Global Location Number (ehemals ILN) der am elektronischen Datenaustausch beteiligten Partner, insbesondere die GLN der Rechnungs- und Lieferanschriften und die GTIN = Global Trade Item Number (ehemals EAN) zur Identifizierung der gehandelten und fakturierten Waren oder Dienstleistungen. Die Belastungsanzeigenkommunikation zwischen Media-Saturn und dem Lieferanten erfolgt immer mit der im EDI INVOIC Belastungsanzeige Vertrag gemeldeten GLN: Die GLN (hier: des Lieferanten/Rechnungsempfänger) wird von der jeweilig zuständigen Stelle eines Landes vergeben und muss dort beantragt werden. Bei einer GLN unterscheidet man zwischen Typ-1 und Typ-2. Sofern der Lieferant seine GLN zur Identifizierung weiterer Unternehmensteile oder zur Bildung von GTIN verwenden will, empfehlen wir eine GLN vom Typ-2 (13stellig inkl. Prüfziffer) zu beantragen Kunden-Stammdaten Fehlerhafte Stammdaten sind beim elektronischen Datenaustausch der häufigste Grund für Belegablehnungen! Für die Pflege seiner Stammdaten ist jeder Lieferant selbst verantwortlich. Für den Kunden-Stammdatenabgleich stellt Ihnen Media-Saturn Gruppe folgende Informationen zur Verfügung: - aktuelle Liste aller Versender (GLN der Landesgesellschaften) - aktuelle Liste aller Märkte (GLN und Adressdaten der Media-Saturn Märkte) - aktuelle Liste aller erlaubten Abgaben - Codes (Code für Abgaben und deren Bezeichnung) Über Stammdaten-Änderungen wird der Lieferant regelmäßig durch Media-Saturn informiert. Für diese Information werden die vorab definierten -Adressen für die Fehlermeldungen verwendet. Diese Adresse(n) sollten eine fest definierte, möglichst personenunabhängige Ausprägung haben. Achtung: Durch gesellschaftsrechtliche Strukturveränderungen in der Media-Saturn Gruppe können sich für einzelne Märkte und ggfs. gesamte Landesgesellschaften Änderungen in der Belastungsanzeigenabwicklung ergeben. Maßgebend dafür, ob und wie ein Markt oder eine ganze Gesellschaft in der Belastungsanzeigenabwicklung von solchen Veränderungen betroffen sind, ist die Änderungsmitteilung der Media-Saturn Gruppe. Solange ein Markt im GLN Verzeichnis von Media-Saturn Gruppe aufgeführt ist, kann dieser auch über Media-Saturn / Seeburger abgerechnet werden. Das Datenelement GLN-Übertragungsdatei-Empfänger (UNB-0010) wird in der EDI-Datei mit der GLN der Lieferanten oder seines EDI Providers gefüllt. Alle Rechnungs- und Lieferanschriften werden eindeutig durch ihre GLN identifiziert. Zusätzliche Identifikationsmerkmale wie Name, Straße, PLZ, Ort, etc. werden ebenfalls mit angegeben (wie in den MSH Stammdaten hinterlegt, d.h. Datenelemente 3036 ff. im NAD-Segment des Waren- Seite 10 / 31

11 /Leistungsempfängers). GLN sind im elektronischen Datenaustausch immer 13-stellig, d. h. inklusive Prüfziffer anzugeben Artikel-Stammdaten Die GTIN ist eine unabdingbare Voraussetzung für den elektronischen Datenaustausch mit der Media-Saturn Gruppe. Die Vergabe der GTIN erfolgt eigenverantwortlich durch den Lieferanten. Für jeden Artikel ist eine eigene GTIN zu vergeben (d. h. pro lieferanteninterner Artikel- /Leistungsnummer eine GTIN). Sollte die GLN/Typ-2 des Lieferanten nicht ausreichen, um für alle Artikel eine eindeutige GTIN bilden zu können, muss der Lieferant ggf. weitere GLN vom Typ-2 bei GS1 Germany beantragen. Grundsätzlich werden nur GTIN übertragen, die mit der Media-Saturn Gruppe abgestimmt und auch gelistet sind. In der Belastungsanzeige werden grundsätzlich die GTIN, die Media-Saturn Artikelnummer (SG26-PIA/IN nur numerische Werte) und wenn bekannt die lieferantenspezifische Artikelnummer mitgeliefert. 9. Belegarten im EDI-Rechnungsverkehr Die Bedingungen für die Lieferantenabrechnung, d. h. welche Belegart für welche Media-Saturn Gesellschaft zu erstellen und zulässig sind, wird zwischen Lieferant und Media-Saturn abgestimmt (bitte auch den j MIG beachten). Falls hier noch Unklarheiten bestehen, sollten diese schnellstmöglich mit den Media-Saturn Gesellschaften geklärt werden. Folgende Belegarten werden im Segment BGM Datenelement 1000 (Name des Dokuments) geliefert: leer = Mengen- und/oder Preisdifferenz IR = Retouren Belastung WK =WKZ Belastung BN = Bonus Belastung LW = Lagerwertausgleich SV = Service Mengen- und/oder Preisdifferenz 9.1. Sonstige Rechnungstypen Gutschriften, Wertgutschriften/-rechnung, Leergut/Retouren und Kostenrechnungen, Serviceund Ersatzteilrechnungen von Lieferanten können derzeitig noch nicht über EDI abgebildet werden und müssen weiterhin per Papier gesendet werden. Seite 11 / 31

12 10. EDI-Verfahren im Rechnungsverkehr Auch für die elektronische Belegeinreichung sind die Organisationsrichtlinien für die Rechnungsabwicklung der Gesellschaften der Media-Saturn Gruppe zu beachten. Voraussetzung für die elektronische Belastungsanzeigenaustausch ist, dass zwischen Leistungserbringer (Lieferant) und Leistungsempfänger (stellvertretend für die Märkte steht hierbei die jeweilige Landesgesellschaft) ein von beiden EDI Partnern unterzeichneter EDI- Vertrag INVOIC Belastungsanzeige besteht, in dem das EDI-Verfahren beschrieben ist, welches die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet. Dies gilt zwar generell nur für die Übermittlung ohne Signatur, wird aber für die Media-Saturn Gruppe als Anforderung für das EDI-Verfahren vorausgesetzt. Der Versand von EDI-Belastungsanzeigen ohne gültige EDI-Vertrag INVOIC Belastungsanzeige ist nicht möglich, da diese bei Ausgang (Angabe im Segment SG1-RFF/CT verpflichtend) validiert wird. Lieferanten ohne einen gültigen EDI-Vertrag INVOIC können keine elektronischen Belastungsanzeigen erhalten. 11. Rechnungsregulierung Die versendeten Belege werden zentral von Seeburger für die Media-Saturn Gruppe aufbereitet und in das EDIFACT Format konvertiert. Die Zahlungsregulierung erfolgt weiterhin durch die Media-Saturn-Gruppe. Seite 12 / 31

13 12. Wichtige Besonderheiten Die Global Trade Item Number (GTIN) wird in der Segmentgruppe (SG) 26, Segment LIN im Datenelement (DE) 7140 angegeben. Als verantwortliche Stelle für die Codepflege wird im DE 7143 SRV (= EAN/UCC) angegeben. EAN = International Article Numbering Association UCC = Uniform Code Council Wird keine GTIN übergeben, wird im DE 7143 die Media Saturn Artikelnummer übergeben. Der Qualifier im DE 7140 lautet dann IN (IN = Artikelnummer des Käufers) Variante Mengendifferenz Ware (BGM 1000 = leer ) Service (BGM 1000 = SV) Mengenangaben: Alle Mengen werden in der SG 26 im Segment QTY angegeben. Berechnete Menge Qualifier 47 Gelieferte Menge Qualifier 46 Zu wenig geliefert Qualifier Preisangaben Der Preis der gesamten Belastungsanzeigenposition wird in der SG 27 im Segment MOA angegeben, Qualifier 203 (203 = Positionsbetrag) Der Einzelpreis Netto (inklusive aller Zu-/Abschläge und exklusive Steuern) wird in der SG 29 im Segment PRI mit dem Qualifier AAA angegeben. Es gilt ebenso, wenn Zuschläge vorhanden sind, werden diese in der SG 39 im Segment ALC, sowie der Zuschlagsbetrag in der Segmentgruppe 42 im Segment MOA, Qualifier 8 (8 = Zuoder Abschlagsbetrag) angegeben. Der Betrag ist immer der komplette Kürzungswert der Abgabenposition. Informationen im ALC dienen nicht zur Berechnung sondern nur als ergänzende Angabe. Seite 13 / 31

14 Beispiel Mengendifferenz Artikel Pos Menge lt. Wareneingang Media Saturn 10 Natural lt. Wareneingang Media Saturn 0 Artikelpreis lt. Bestellung Media Saturn 7,50 Abgabenpreis lt. Bestellung Media Saturn 0,00 Gesamtartikelpreis lt. Bestellung Media Saturn 7,50 Menge lt. Rechnung Lieferant 12 Natural lt. Rechnung Lieferant 0 Artikelpreis lt. Rechnung Lieferant 7,50 Abgabenpreis lt. Rechnung Lieferant 0,00 Gesamtartikelpreis lt. Rechnung Lieferant 7,50 EDI-FACT Nachricht: LIN :SRV QTY+46:10:PCE QTY+47:12:PCE QTY+119:2:PCE MOA+203:15.00 PRI+AAA:7.50 Seite 14 / 31

15 12.2. Variante Preisdifferenz Ware (BGM 1000 = blank) Service (BGM 1000 = SV) Mengenangaben: Alle Mengen werden in der SG 26 im Segment QTY angegeben. Gelieferte Menge Qualifier 46 Berechnete Menge Qualifier 47 Alle anderen Mengenangaben sind nicht relevant Preisangaben DE 5387 Qualifier EUP Der Qualifier EUP wird nur angegeben, wenn das DE im BGM C ist (null) oder "SV" und nur im Fall von Preisdifferenzen Der Preis der gesamten Belastungsanzeigenposition wird in der SG 27 im Segment MOA angegeben, Qualifier = 203 (203 = Positionsbetrag) Der Einzelpreis Netto (inklusive aller Zu-/Abschläge und exklusive Steuern) wird in der SG 29 im Segment PRI mit dem Qualifier AAA angegeben. Es gilt ebenso, wenn Zuschläge vorhanden sind, werden diese in der SG 39 im Segment ALC, sowie der Zuschlagsbetrag in der Segmentgruppe 42 im Segment MOA, Qualifier 8 (8 = Zuoder Abschlagsbetrag) angegeben. Der Betrag ist immer der komplette Kürzungswert der Abgabenposition. Informationen im ALC dienen nicht zur Berechnung sondern nur als ergänzende Angabe. Seite 15 / 31

16 Beispiel Preisdifferenz Artikel Pos Menge lt. Wareneingang Media Saturn 10 Natural lt. Wareneingang Media Saturn 0 Artikelpreis lt. Bestellung Media Saturn 100,00 Abgabenpreis lt. Bestellung Media Saturn 1,00 Gesamtartikelpreis lt. Bestellung Media Saturn 101,00 Menge lt. Rechnung Lieferant 10 Natural lt. Rechnung Lieferant 0 Artikelpreis lt. Rechnung Lieferant 105,00 Abgabenpreis lt. Rechnung Lieferant 1,50 Gesamtartikelpreis lt. Rechnung Lieferant 106,50 EDI-FACT Nachricht: LIN :SRV QTY+46:10:PCE QTY+47:10:PCE MOA+203:55.00 PRI+AAA:101.00:EUP ALC+C+++1+:ZZZ:92:PT_6:EDI ABGABE Wert' MOA+8:5.00' Seite 16 / 31

17 12.3. Variante Mengen- und Preisdifferenz Ware (BGM 1000 = blank) Service (BGM 1000 = SV) Mengenangaben Alle Mengen werden in der SG 26 im Segment QTY angegeben. Gelieferte Menge Qualifier 46 Berechnete Menge Qualifier 47 Zu wenig gelieferte Menge Qualifier 119 Ermittlung der Berechneten Menge Gelieferte Menge (WE-Menge) + Fehlmenge = Berechnete Menge Ermittlung der Fehlmenge Fehlmenge = Zu wenig geliefert Preisangaben DE 5387 Qualifier EUP Der Qualifier EUP wird nur angegeben wenn das DE im BGMC ist (null) or "SV" und nur im Fall von Preisdifferenzen Der Preis der gesamten Belastungsanzeigenposition wird im SG 27 im Segment MOA angegeben, Qualifier = 203 (203 = Positionsbetrag). Der Einzelpreis Netto (inklusive aller Zu-/Abschläge und exklusive Steuern) wird in der SG 29 im Segment PRI mit dem Qualifier AAA angegeben. Es gilt ebenso, wenn Zuschläge vorhanden sind, werden diese in der SG 39 im Segment ALC, sowie der Zuschlagsbetrag in der Segmentgruppe 42 im Segment MOA, Qualifier 8 (8 = Zuoder Abschlagsbetrag) angegeben. Der Betrag ist immer der komplette Kürzungswert der Abgabenposition. Informationen im ALC dienen nicht zur Berechnung sondern nur als ergänzende Angabe. Seite 17 / 31

18 Beispiel Preis- und Mengendifferenz Artikel Pos Menge lt. Wareneingang Media Saturn 5 Natural lt. Wareneingang Media Saturn 0 Artikelpreis lt. Bestellung Media Saturn 100,00 Abgabenpreis lt. Bestellung Media Saturn 1,00 Gesamtartikelpreis lt. Bestellung Media Saturn 101,00 Menge lt. Rechnung Lieferant 6 Natural lt. Rechnung Lieferant 0 Artikelpreis lt. Rechnung Lieferant 150,00 Abgabenpreis lt. Rechnung Lieferant 1,50 Gesamtartikelpreis lt. Rechnung Lieferant 151,50 EDI-FACT Nachricht: LIN :SRV QTY+46:5:PCE QTY+47:6:PCE QTY+119:1:PCE MOA+203: PRI+AAA:101.00:EUP ALC+C+++1+:ZZZ:92:PT_6:EDI ABGABE Wert' MOA+8:4.00' Seite 18 / 31

19 12.4. Variante Naturaldifferenz Ware (BGM 1000 = blank) Service (BGM 1000 = SV) Mengenangaben: Alle Mengen werden in der SG 26 im Segment QTY angegeben. Berechnete Menge Qualifier 47 Fehlende Naturalmenge oder nicht berechnetes Natural wird nur mit der berechneten Menge übertragen. Der Qualifier 46 (gelieferte Menge), sowie der Qualifier 119 (Zu wenig geliefert) werden nicht angegeben. Bei einer gleichzeitigen Mengen- und Naturaldifferenz, wird das Natural immer in einer 2. Position dargestellt Preisangaben DE 5387 Qualifier EUP Der Qualifier EUP wird nur angegeben, wenn das DE im BGM C ist (null) oder "SV" und nur im Fall von Preisdifferenzen Der Preis der gesamten Belastungsanzeigenposition wird in der SG 27 im Segment MOA angegeben, Qualifier = 203 (203 = Positionsbetrag) Der Einzelpreis Netto (inklusive aller Zu-/Abschläge und exklusive Steuern) wird in der SG 29 im Segment PRI mit dem Qualifier AAA angegeben. Es gilt ebenso, wenn Zuschläge vorhanden sind, werden diese in der SG 39 im Segment ALC, sowie der Zuschlagsbetrag in der Segmentgruppe 42 im Segment MOA, Qualifier 8 (8 = Zuoder Abschlagsbetrag) angegeben. Der Betrag ist immer der komplette Kürzungswert der Abgabenposition. Informationen im ALC dienen nicht zur Berechnung sondern nur als ergänzende Angabe. Seite 19 / 31

20 Beispiel Naturaldifferenz Artikel Pos Menge lt. Bestellung Media Saturn 20 Natural lt. Bestellung Media Saturn 2 Artikelpreis lt. Bestellung Media Saturn 4,15 Abgabenpreis lt. Bestellung Media Saturn 0,00 Gesamtartikelpreis lt. Bestellung Media Saturn 4,15 Menge lt. Wareneingang Media Saturn 19 Natural lt. Wareneingang Media Saturn 2 Menge lt. Rechnung Lieferant 21 Natural lt. Rechnung Lieferant 0 Artikelpreis lt. Rechnung Lieferant 4,15 Abgabenpreis lt. Rechnung Lieferant 0,00 Gesamtartikelpreis lt. Rechnung Lieferant 4,15 EDI-FACT Nachricht: LIN :SRV QTY+47:2:PCE MOA+203:8.30 PRI+AAA:4.15:EUP Seite 20 / 31

21 Beispiel Mengen- und Naturaldifferenz Artikel Pos Menge lt. Bestellung Media Saturn 10 Natural lt. Bestellung Media Saturn 1 Artikelpreis lt. Bestellung Media Saturn 8,40 Abgabenpreis lt. Bestellung Media Saturn 0,00 Gesamtartikelpreis lt. Bestellung Media Saturn 8,40 Menge lt. Wareneingang Media Saturn 7 Natural lt. Wareneingang Media Saturn 1 Menge lt. Rechnung Lieferant 11 Natural lt. Rechnung Lieferant 0 Artikelpreis lt. Rechnung Lieferant 8,40 Abgabenpreis lt. Rechnung Lieferant 0,00 Gesamtartikelpreis lt. Rechnung Lieferant 8,40 Bei einer gleichzeitigen Mengen- und Naturaldifferenz, wird das Natural immer in einer 2. Position dargestellt. EDI-FACT Nachricht: LIN :SRV QTY+46:7:PCE QTY+47:10:PCE QTY+119:3:PCE MOA+203:25.20 PRI+AAA:8.40 LIN :SRV QTY+47:1:PCE MOA+203:8.40 PRI+AAA:8.40:EUP Seite 21 / 31

22 12.5. Varianten IR (Retoure) und LW (Lagerwertausgleich) Retoure (BGM 1000 = IR) Lagerwertausgleich (BGM 1000 = LW) Mengenangaben Alle Mengen werden in der SG 26 im Segment QTY angegeben. Retourmenge Qualifier 61 Lagerwertausgleich Menge Qualifier 47 Alle anderen Mengenangaben sind nicht relevant Preisangaben Der Preis der gesamten Belastungsanzeigenposition wird in der SG 27 im Segment MOA angegeben, Qualifier = 203 (203 = Positionsbetrag). Der Einzelpreis Netto (inklusive aller Zu-/Abschläge und exklusive Steuern) wird in der SG 29 im Segment PRI mit dem Qualifier AAA angegeben. Es gilt ebenso, wenn Zuschläge vorhanden sind, werden diese in der SG 39 im Segment ALC, sowie der Zuschlagsbetrag in der Segmentgruppe 42 im Segment MOA, Qualifier 8 (8 = Zuoder Abschlagsbetrag) angegeben. Der Betrag ist immer der komplette Kürzungswert der Abgabenposition. Informationen im ALC dienen nicht zur Berechnung sondern nur als ergänzende Angabe. Seite 22 / 31

23 Beispiel Retoure Artikel Pos Retourenmenge lt. Media Saturn 25 Artikelpreis lt. Media Saturn 100,00 Abgabenpreis lt. Media Saturn 1,68 Gesamtartikelpreis lt. Media Saturn 101,68 EDI-FACT Nachricht: LIN :SRV QTY+61:25:PCE MOA+203: PRI+AAA: ALC+C+++1+:ZZZ:92:PT_6:EDI ABGABE Menge' MOA+8:42.00' Seite 23 / 31

24 12.6. Varianten BN (Bonus) und WK (WKZ) Bonus (BGM 1000 = BN) WKZ (BGM 1000 = WK) Mengenangaben Alle Mengen werden in der SG 26 im Segment QTY angegeben. Berechnete Menge Qualifier 47 Alle anderen Mengenangaben sind nicht relevant Preisangaben Der Preis der gesamten Belastungsanzeigenposition wird in der SG 27 im Segment MOA angegeben, Qualifier = 203 (203 = Positionsbetrag) Der Einzelpreis Netto (inklusive aller Zu-/Abschläge und exklusive Steuern) wird in der SG 29 im Segment PRI mit dem Qualifier AAA angegeben. Seite 24 / 31

25 Beispiel Bonus Artikel Pos Menge lt. Media Saturn 1 Artikelpreis lt. Media Saturn ,00 Abgabenpreis lt. Media Saturn 0,00 Gesamtartikelpreis lt. Media Saturn ,00 EDI-FACT Nachricht: LIN :IN QTY+47:1:PCE MOA+203: PRI+AAA: Seite 25 / 31

26 12.7. Abgaben Es gilt ebenso, wenn Zuschläge vorhanden sind, werden diese in der SG 39 im Segment ALC, sowie der Zuschlagsbetrag in der Segmentgruppe 42 im Segment MOA, Qualifier 8 (8 = Zuoder Abschlagsbetrag) angegeben. Der Betrag ist immer der komplette Kürzungswert der Abgabenposition. Informationen im ALC dienen nicht zur Berechnung sondern nur als ergänzende Angabe Zeitlicher Versand der Belastungsanzeigen Die Übertragung eines Interchanges erfolgt zwei Mal täglich (12.00 Uhr und Uhr) Ein Interchange enthält Belastungsanzeigen einer Landesgesellschaft an einen Lieferanten Sonstiges (1) EDI-Dateien werden mit einer eindeutigen Datenaustauschreferenznummer (UNB_0020) eingereicht. (2) Die Belastungsanzeigennummer wird im Segment BGM; Element 1004 (Dokumentennummer) übermittelt. (3) Das Dokumentendatum wird im Segment DTM übertragen. Die Übertragung des Wertstellungsdatum (Rechnungsdatum in SAP) erfolgt im Segment DTM (4) Innerhalb eines Beleges können unterschiedliche Steuersätze vorkommen. (5) Die in der Belastungsanzeige fakturierten Artikel-Einheiten entsprechen den GTIN-Einheiten der Bestellung (Einzelartikel). Die GTIN (Segment SG26-LIN) ist eine 13stellige Nummer. (6) Abgaben werden grundsätzlich je Artikelposition dargestellt. Abschläge und Artikelrabatte werden in der Belastungsanzeige nicht separat ausgewiesen Landesgesellschaft DE, AT, BENELUX, HU, SE, PT Für den elektronischen Datenaustausch gelten keine weiteren Bedingungen. Seite 26 / 31

27 Landesgesellschaft ES Besitzt ein Lieferant keine eigene GLN so wird die Nachricht im Segment NAD+SU und UNB mit der Umsatzsteuer-ID gefüllt und versendet. Die Umsatzsteuer-ID wird um das Länderkürzel gekürzt Landesgesellschaft LU Übertragung IBLC Nummer erfolgt im Segment SG3 Qualifier FC (IBLC verpflichtend für NAD + BY und NAD+SU) Landesgesellschaft CH Der Prozess des elektronischen Belastungsanzeigenversandes via EDIFACT findet keine Anwendung Landesgesellschaft PL und GR Die Erstellung einer Belastungsanzeige ist in Polen und Griechenland steuerrechtlich nicht zulässig. Daher wird für Polen ausschließlich eine Gutschriftenanfrage (Qualifier 261) erstellt und übermittelt Landesgesellschaft TR Die direkte Übertragung einer Belastungsanzeige im EDIFACT Format zwischen Media-Saturn und dem Lieferanten ohne Einbindung der Finanzbehörde ist in der Türkei steuerrechtlich nicht zulässig. Der Prozess des elektronischen Belastungsanzeigenversandes via EDIFACT findet daher keine Anwendung Landesgesellschaft IT Belastungsanzeigen werden in Italien aufgrund unterschiedlicher Prozessabläufe nicht generiert. Somit ist keine elektronische Übermittlung einer Belastungsanzeige im EDIFACT Format möglich. Seite 27 / 31

28 13. EDI-Systembausteine Jede EDI-Nachricht besteht aus den Systembausteinen Syntax, Nachrichtenarten, Segmente, Datenelementgruppen/Datenelemente, Codes und Qualifiern. Die verwendete Struktur einer EDI-Nachricht ist im MIG detailliert skizziert. Die vollständige Struktur erhalten Sie zum Beispiel bei GS1. Da die EDIFACT-Regeln in internationalen Gremien entwickelt und auch für den multinationalen elektronischen Datenaustausch konzipiert sind, können spezifische, im deutschsprachigen Raum übliche und etablierte Geschäftsvorfälle und Abwicklungsmodalitäten oftmals nicht einszu-eins in der EDIFACT- Sprache abgebildet werden. In solchen Fällen (z.b. mehrere unterschiedliche Steuersätze in einer Rechnung) ist die Darstellungsform anfänglich etwas schwierig zu verstehen. Dies ist aber unumgänglich, um einen Sachverhalt korrekt abbilden zu können, ohne dabei die EDIFACT-Regeln zu verletzen Interchange Der Interchange enthält nur eine Nachrichtenart. Das Senden von ORDERS und INVOIC innerhalb eines Interchange wird nicht durchgeführt Nachrichtenarten Für den elektronischen Datenaustausch im Rechnungsverkehr ist dieses Richtliniendokument ausschließlich für die Nachrichtenart INVOIC Belastungsanzeige relevant. Für alle anderen Nachrichtenarten (eingehend/ausgehend) wie PRICAT, ORDERS, INVOIC oder INVRPT sind die entsprechenden Verantwortlichen bei der Media-Saturn Gruppe zu kontaktieren Verwendung von Nachrichtengruppen Nachrichtengruppen (UNG-UNE) finden bei Media-Saturn Gruppe keine Anwendung und werden nicht unterstützt Kann/Muss-Angaben bei Segmenten/Datenelementen Die Verwendung/Nicht-Verwendung von Segmenten/Datenelementen ist im jeweiligen MIG und in den Absatz Besonderheiten beschrieben. In einem Einzelbeleg können bis maximal 999 unterschiedliche Artikelpositionen fakturiert werden Datenfelddefinitionen Im Wesentlichen wurden die Standard-Feldlängen von EANCOM übernommen. Seite 28 / 31

29 Eine Übersicht der Kann/Muss-Angaben und Media-Saturn Gruppe - spezifische Felddefinitionen sind aus dem jeweiligen MIG zu entnehmen. 14. Erläuterung einzelner Punkte in EANCOM-INVOIC Belastungsanzeige Identifizierung Lieferant/Rechnungssteller Da der Schlüssel SU in Datenelement 3035 des NAD-Segmentes in jeder Rechnung zwingend vorkommen muss, wird dieser Schlüssel zur Identifikation des Lieferanten (Empfänger Belastungsanzeige) verwendet. Identifizierung Käufer/Rechnungsempfänger Der Schlüssel BY in DE 3035 des NAD-Segmentes wird in jeder Belastungsanzeige übertragen und wird zur Identifikation des Käufers/Rechnungsempfängers (Markt Media-Saturn) verwendet Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze pro Beleg In einer Belastungsanzeige können grundsätzlich Waren mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen fakturiert werden. Bestimmte Segmente/Segmentgruppen werden in diesem Fall pro Mehrwertsteuersatz wiederholt, damit die betreffende Information nach Mehrwertsteuersätzen getrennt angeliefert werden kann. Für alle MwSt-Angaben innerhalb eines Beleges ist bei EANCOM 02 (D.01B) zunächst der in der SG6-TAX-Gruppe angegebene MwSt-Satz als Fehlwert maßgebend. Bei Belegen mit mehreren MwSt-Sätzen wird dieser Fehlwert dann durch die zusätzliche Angabe eines TAX-Segmentes an betreffender Stelle überschrieben: D. h. bei den ALC- Gruppen für Zu-/Abschläge wird pro MwSt-Satz eine ALC-Gruppe inkl. ALC-TAX-Segment gebilde, um zu den Zu-/Abschlagsbeträgen den jeweils zugehörigen Steuersatz zu identifizieren; auf Positionsebene wird ein TAX-Segment gebildet, um einem Artikel den entsprechenden MwSt-Satz zuzuordnen; im Summenteil werden statt eines einfachen MOA-Segmentes bspw. zusätzlich zwei TAX-MOA Segmentgruppen verwendet, um die Beträge nach MwSt-Satz getrennt darstellen zu können. Hinweis: Handelt es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung (IGL) / Reverse Charge Verfahren (RCH) / steuerbefreite Lieferung (u.a. definiert im Segment FTX / C107 / 4441) wird im SG6-TAX der Mehrwertsteuersatz (5278) auf 0 und Kategorie (5305) auf E (RCH= AE ) übermittelt Stornierungen / Nachzahlungen Belastungsanzeigen können auch storniert bzw. nachgezahlt werden. In diesem Falle erfolgt im Normalfall die Übertragung einer EDIFACT INVOIC mit Qualifier Nachzahlung/Gutschrift. Seite 29 / 31

30 15. Ihr nächster Schritt Wenn Sie zum Thema EDI mit der Media-Saturn Gruppe noch weitere oder ausführlichere Informationen und individuelle Unterstützung wünschen, bieten wir Ihnen an, Sie in einem gemeinsamen Gespräch umfassend zum Thema EDI/INVOIC Belastungsanzeige bei Media- Saturn zu informieren. Darüber hinaus betreut Sie der von Media-Saturn beauftrage Onboarding Dienstleister während der Testphase intensiv und bereitet gemeinsam mit Ihnen die Umstellung auf EDI-Produktionsbetrieb vor. 16. Anhang Kontaktinformation EDI INVOIC Media-Saturn Gruppe EDI MSITS : edi.store.services@media-saturn.com EDI Deutschland: EDI Schweiz: EDI Österreich: EDI Niederlande: EDI Russland: EDI_DE@media-saturn.com EDI_CH@media-saturn.com EDI_AT@media-saturn.com EDI_NL@media-saturn.com EDI_RU@media-saturn.com EDI Spanien: EDI_ES@media-saturn.com EDI Portugal: EDI_PT@media-saturn.com EDI Luxemburg: EDI_LU@media-saturn.com EDI Belgien: EDI_BE@media-saturn.com EDI Schweden: EDI_SE@media-saturn.com EDI Ungarn: EDI_HU@media-saturn.com EDI Griechenland: EDI_GR@media-saturn.com Kontaktinformation EDI Seeburger Seeburger: servicedesk@seeburger.de Datenübermittlung von Seeburger/Media-Saturn Gruppe Die Übermittlung von EDI-Belastungsanzeigen per EDIINT/AS2 erfolgt nicht direkt von Media- Saturn sondern über den zentralen Dienstleister Seeburger. Die Datenübermittlung per EDIINT/AS2 ist an bestimmte Voraussetzungen gebunden. Für die EDI-Daten gelten folgende Regeln: (1) Die Daten werden im ASCII-Code angeliefert. (2) Datenempfänger-GLN (UNB-DE 0010) für Rechnungsdaten ist die jeweilige Lieferanten bzw. EDI Provider des Lieferanten GLN. (3) Es werden nur die EDI-Daten gesendet. Seite 30 / 31

31 16.4. Verwendete Datenfelder im EDI-Rechnungsverkehr Die verwendeten Datenfelder im EDI-Belastungsanzeigenverkehr für die Media-Saturn Gruppe entnehmen Sie bitte dem MIG (Message Implementation Guide). Gemäß der Anwenderrichtlinie von GS1 können in einer Rechnung noch weitere Informationen enthalten sein. Diese Daten werden bei Seeburger/Media-Saturn Gruppe ggf. überlesen und nicht verarbeitet, sofern Sie im MIG nicht aufgeführt sind. Die Definitionen von Nachkommastellen für einzelne Zahlenwerte sind im MIG im Punkt Generelle Nachrichtenstruktur definiert EDI-Vertrag INVOIC Ein Muster zum EDI-Vertrag INVOIC Belastungsanzeige und entsprechende Erläuterungen erhalten Sie auf Anfrage direkt bei der jeweiligen Landesgesellschaft von Media-Saturn. Seite 31 / 31