2 UMSTIEG AUF WORD 2010

Transkript

1 2 UMSTIEG AUF WORD Neuerungen in Word 2010 Die neue Office Fluent-Benutzeroberfläche in Word 2010 sieht ganz anders aus als die Benutzeroberfläche in Word Menüs und Symbolleisten wurden durch das Menüband und die Backstage-Ansicht ersetzt. Für neue Benutzer von Word ist die Benutzeroberfläche sehr intuitiv. Erfahrene Word-Benutzer müssen jedoch ein wenig umlernen. Durch die Office Fluent-Benutzeroberfläche lassen sich Microsoft Office-Anwendungen noch bequemer optimal nutzen, sodass Sie schneller bessere Ergebnisse erzielen können. Eine Gegenüberstellung der in den Vorversionen verwendeten Menüleisten und des neuen Menübandes finden Sie im Kapitel 2.3 ab Seite Word Die Datei und ihr Erscheinungsbild Verweisschaltfläche zu Dialog Register Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband Name der Gruppe Navigationsleiste Zoom-Einstellleiste Ansichten Abbildung des Bildschirms nach Öffnen des Programms WORD (Standardeinstellung) Navigation und Suchen-Funktionen Die neue Oberflächengestaltung ermöglicht schnelleres und einfacheres Suchen. Im Navigationsbereich wird die Gliederung des Dokuments visuell dargestellt. Hier kann auf einfachem Weg die Position innerhalb des Dokuments ausgewählt werden Team ALGE Seite 33

2 oder durch Drag&Drop 2 die Platzierung der verschiedenen Absätze geändert werden. Der Navigationsbereich ermöglicht im Detail: Miniaturansichten aller Seiten im Dokument anzuzeigen und durch Klicken auf diese Miniaturansichten innerhalb des Dokuments zu navigieren im Dokument zwischen Überschriften wechseln, indem Sie auf die Teile der Dokumentstruktur klicken die Ebenen in der Dokumentgliederung durch Ausblenden zu reduzieren, sodass Sie selbst bei tief strukturierten, komplexen Dokumenten problemlos mit der Gliederung arbeiten können Text in das Suchfeld eingeben, um eine gewünschte Textstelle zu finden Überschriften und deren Inhalt löschen, ausschneiden und kopieren ganze Textteile höher oder tiefer stufen neue Überschriften oder Absätze hinzufügen nach Überschriften mit dem Symbol für die gemeinsame Dokumenterstellung suchen Diagramm erstellen Ein Diagramm ist ein zur besseren Darstellung von tabellarischen Werten oft benötigtes Objekt. 1. Verwenden Sie das Register EINFÜGEN /Gruppe ILLUSTRATIO- NEN und klicken Sie auf DIAGRAMM. 2. Wählen Sie im Dialogfenster DIAGRAMM EINFÜGEN den Diagrammtyp und anschließend aus den vorgegebenen Arten die gewünschte Form aus und bestätigen mit. 2 Ziehen eines markierten Textes bei gedrückter Maustaste und an der Zielposition fallen lassen. Seite 34 Team ALGE

3 3. Es öffnet sich zusätzlich das Office-Programm EXCEL mit einer Mustertabelle, deren Werte Sie durch Ihre Daten überschreiben, nicht benötigte Spalten und Zeilen werden durch Verschieben der blauen Grenzmarkierung ausgenommen. Ist der Datenbestand größer, dann ist diese Markierung zu erweitern. 4. Im Word-Dokument wird das Diagramm mit den eingegebenen Daten dargestellt. Es besitzt einen hellblauen Rahmen, über den das Diagramm in der Größe verändert werden kann. 5. Schließen Sie das EXCEL-Fenster über die Schaltfläche SCHLIESSEN. Mit der Einbindung des Diagramms in das Word-Dokument wird ein weiteres Register im Menüband eingeblendet. Diese DIAGRAMMTOOLS enthalten Unterregister für ENTWURF, LAY- OUT, FORMAT. In ihnen finden sich alle weiteren Befehle, die zur Überarbeitung eines Diagramms notwendig sind. Wenn das Diagrammobjekt wieder verlassen wird, blenden sich auch die zusätzlichen Register wieder aus. Register DIAGRAMMTOOLS /ENTWURF Müssen Sie die Werte, die dem Diagramm zugrunde liegen ändern, so benutzen Sie im Register DIAGRAMMTOOLS/ENTWURF die Schaltfläche DATEN BEARBEITEN in der Gruppe DATEN. Es erscheint wieder das Excel-Fenster mit der Daten-Tabelle. Korrigieren Sie die Zelleninhalte oder ändern Sie den Datenbereich durch Vergrößerung/Verkleinung. Über die zur Verfügung gestellten Formate in der Gruppe DIAGRAMMFORMATVORLAGEN können Sie Ihrem Diagramm rasch ein neues Aussehen verleihen. Team ALGE Seite 35

4 2.1.4 SmartArt-Grafiken Mit SmartArt-Grafiken erweitert sich das Angebot zur optischen Gestaltung Ihrer Dokumente. Sie werden ebenso wie ClipArts als Illustrationsobjekt eingefügt. Alle diese Formen können mit Bildern ausgefüllt und Texte hinzugefügt werden. 1. Klicken Sie EINFÜGEN /ILLUSTRATIONEN /SMARTART. 2. Wählen Sie aus der Liste den zu Ihrem Thema passenden Grafikentwurf. 3. Fügen Sie in den mit eckigen Klammern gekennzeichneten Platzhaltern die notwendigen Beschriftungen ein. 4. Formatieren Sie die einzelnen Formen oder fügen Sie Bilder ein Screenshot Die Erstellung eines Fotos vom Bildschirm war auch in den Vorversionen kein besonderes Problem. Sie verwendeten einfach die Funktionstaste (Druck) und fügten den Ausschnitt im Dokument ein. Das Betriebssystem Windows Vista und auch Windows 7 bieten nun das Werkzeug Snipping Tool an, mit dem Teilbereiche des Bildschirms markiert und gleichzeitig in die Zwischenablage kopiert werden können. Noch einfacher ist die Übernahme eines Bildschirmausschnittes in Word Screenshot im gleichen Dokument 1. Wählen Sie EINFÜGEN /ILLUSTRATIONEN /SCREENSHOT 2. Klicken Sie auf den Eintrag Seite 36 Team ALGE

5 3. Markieren Sie den zu übernehmenden Bereich Wenn Sie die Maustaste loslassen wird der markierte Bereich sofort im Dokument eingefügt. 4. Klicken Sie auf das eingefügte Bild. Ihrem Menüband wird nun die REGISTER- KARTE FÜR BILDTOOLS/FORMAT eingeblendet. Die darin enthaltenen Befehle helfen Ihnen die Abbildung zu bearbeiten. Register BILDTOOLS /FORMAT Screenshot aus einem anderen Fenster 1. Öffnen Sie das Programm aus dem Sie das Foto übernehmen wollen oder wechseln Sie auf das entsprechende Fenster 2. Richten Sie das Fenster so ein, wie es am Foto erscheinen soll 3. Wechseln Sie in das Dokument, in dem die Abbildung eingebunden wird 4. Wählen Sie EINFÜGEN /ILLUSTRATIONEN /SCREENSHOT 5. Es erscheint der Auswahlkatalog mit allen offenen Fenstern 6. Klicken Sie auf das einzufügende Bild es erscheint an der Cursorposition als Bild und kann über die Befehle der Registerkarte für Bildtools bearbeitet werden Team ALGE Seite 37

6 2.1.6 Erweiterte Grafikfunktionen Bei Aktivierung eines Bildes oder einer Grafik werden zusätzlich zu den Hauptregisterkarten auch Registerkarten für Tools im Menüband eingeblendet. In diesen wird eine Vielzahl neuer Befehle angeboten, die die Gestaltungsmöglichkeiten von Bildern und Grafiken erweitern. Register BILDTOOLS /FORMAT Völlig neu ist die Möglichkeit, über Freistellen den Hintergrund von Grafiken auszublenden. Farbkorrekturen, künstlerische Effekte und Bildformat-Vorlagen machen Ihr Word-Programm zu einem Bildbearbeitungsprogramm. Original Markieren des freizustellenden Objekts Ergebnis Seite 38 Team ALGE

7 2.1.7 Übersetzungshilfe Das integrierte Sprachmodul in Word 2010 ermöglicht die Übersetzung eines Textes in eine andere Sprache. Natürlich ist es notwendig, diese Automatik zu überprüfen, denn in jeder Sprache gibt es Fälle, wo ein Wort unterschiedliche Bedeutung hat und daher nur aus dem Zusammenhang des ganzen Satzes zu verstehen ist. 1. Markieren Sie das Wort oder den Text 2. Klicken Sie die rechte Maustaste für das Kontextmenü 3. Wählen Sie den Eintrag ÜBERSETZEN 4. Stellen Sie im Aufgabenbereich RECHERCHIEREN in der Gruppierung ÜBERSET- ZUNG die Ausgangssprache und die Zielsprache ein. 5. Kontrollieren Sie das Ergebnis 6. Fügen Sie das Ergebnis ein oder kopieren Sie den übersetzten Text an die gewünschte Position. À bord du langage en 2010 Word fournit une traduction dans une autre langue. Bien entendu, il est nécessaire de vérifier cette automatique car dans toutes les langues, il y a des cas où un mot a différentes significations et n'est donc seulement de leur contexte de la phrase entière. 1. Sélectionnez le mot ou le texte 2. Cliquez sur le menu contextuel du bouton droit de la souris Automatische Übersetzung des Textes mit nachträglicher Formatierung Vergewissern Sie sich immer, ob der automatisch übersetzte Text auch dem Sinn der ursprünglichen Formulierung entspricht. Team ALGE Seite 39

8 2.1.8 Bausteine/AutoText-Einträge Vorgefertigte Texte, die bei Bedarf in das Dokument eingebunden werden, werden als AutoText behandelt und gespeichert. Die Funktion selbst ist mit anderen Elementen wie Seitenzahlen, Kopf- und Fußzeilen, Deckblätter, Formeln, Textfelder und Tabellen unter dem Begriff Schnellbausteine zusammengefasst worden. Schnellbausteine sind Elemente, wie Textteile, Tabellen oder Grafiken, die gemeinsam mit ihrer Formatierung unter einem Namen (Kürzel) abgespeichert werden. Wenn nun dieser Baustein in einem Dokument verwendet werden soll, genügt es, das zugeordnete Kürzel abzurufen. Schnellbausteine erstellen 1. Markieren Sie den Textteil, der als Baustein/AutoText verwendet werden soll. Um Absatzformatierungen mit dem Schnellbaustein zu speichern, markieren Sie die Absatzmarke mit. 2. Wählen Sie EINFÜGEN /TEXT /SCHNELLBAUSTEINE und darin AUSWAHL IM SCHNELLBAUSTEIN- KATALOG SPEICHERN. Sie können dazu auch + verwenden. 3. Vergeben Sie unter NAME: eine passende Bezeichnung mit der der Baustein/AutoText aufgerufen werden soll 4. Stellen Sie unter KATALOG: AutoText ein und bestätigen Sie mit. 5. Kontrollieren Sie, wo dieser Text gespeichert werden soll. Im Normal.dotm steht er bei jedem neuen Dokument für Sie als Baustein zur Verfügung. Seite 40 Team ALGE

9 Schnellbausteine einfügen 1. Wählen Sie die Stelle, an der der Schnellbaustein eingefügt werden soll 2. Öffnen Sie EINFÜGEN /TEXT /SCHNELLBAUSTEINE und wählen Sie den Baustein aus der Liste aus. Oder geben Sie den Namen (Kürzel) ein, unter dem Sie den Baustein gespeichert haben, und betätigen Sie danach die -Taste. Schnellbausteine bearbeiten 1. Wählen Sie über EINFÜGEN /TEXT /SCHNELLBAUSTEINE den Befehl ORGANIZER FÜR BAUSTEINE. 2. Markieren Sie den zu ändernden Baustein. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN BEARBEITEN. 4. Im Dialog BAUSTEIN ÄNDERN können Sie dem Baustein einen anderen Namen vergeben oder einer anderen Kategorie zuweisen. 5. Möchten Sie den Baustein inhaltlich verändern, so müssen Sie den neuen Text zuvor, analog dem Erstellen, markieren und danach unter demselben Namen erstellen. 6. Bestätigen Sie die Dialogmeldung mit. Schnellbausteine löschen 1. Wählen Sie über EINFÜGEN /TEXT /SCHNELLBAUSTEINE den Befehl ORGANIZER FÜR BAUSTEINE. 2. Markieren Sie den zu löschenden Baustein. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche LÖSCHEN und bestätigen Sie die erscheinende Lösch-Frage mit JA. 4. Schließen Sie das Dialogfenster durch einen Klick auf SCHLIESSEN. Team ALGE Seite 41

10 2.1.9 Wasserzeichen Als (unechtes) Wasserzeichen bezeichnet man ausgebleichte Hintergrundbilder auf Papier, die einen durchscheinenden Effekt aufweisen. Man verwendet das um bestimmte Informationen im Dokument festzuhalten (Vertraulich, 1.Mahnung) oder um die Fälschungssicherheit zu erhöhen. 1. Klicken Sie im Register SEITENLAYOUT /SEITENHINTERGRUND /WASSERZEICHEN 2. Wählen Sie aus den vorhandenen Angebot aus oder 3. Öffnen Sie den Eintrag BENUTZERDEFINIERTES WASSER- ZEICHEN 4. In dem sich nun geöffneten Dialog können Sie festlegen, ob Sie ein Bildwasserzeichen oder ein Textwasserzeichen erstellen wollen. Wir entscheiden uns für das Textwasserzeichen. 5. Verwenden Sie zum Festlegen des Textes und der Formatierung die angebotenen Kombinationsfelder. Sie können neben den vorgegebenen Texten auch eigene Formulierungen verwenden in unserem Fall 1. Mahnung. 6. Legen Sie eine Farbe für die Schrift fest. 7. Damit die Farbe noch blasser wirkt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Halbtranspartent. 8. Bestätigen Sie die Auswahl mit. Seite 42 Team ALGE