Überblick über die gesetzlichen Änderungen im Bereich Lohnabrechnung zum Jahreswechsel 2010/ 2011

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1 Überblick über die gesetzlichen Änderungen im Bereich Lohnabrechnung zum Jahreswechsel 2010/ 2011 Sehr geehrte Mandanten, auch zum Jahreswechsel 2010/2011 sind aufgrund gesetzlicher Maßnahmen zahlreiche Neuerungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verzeichnen, welche auch die Folgejahre stark beeinflussen werden. Mit diesem Informationsschreiben möchten wir Sie auf die wesentlichen Änderungen hinweisen. Grundsätzlich ist es aufgrund dieser Neuerungen besonders wichtig, dass der Informationsfluss zwischen Mandant und Steuerberater/Lohnabrechner stets sichergestellt ist. Für die korrekte Erstellung der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen ab dem Jahre 2011 zahlreiche Daten zeitnah und vollständig vorliegen, um eine korrekte Erfassung durch den Lohnsachbearbeiter zu gewähr-leisten. Bei Fragen zu diesen oder anderen Themen stehen wir als kompetenter Partner selbstverständlich gerne zur Verfügung. Themenübersicht 1. ElsterLohn II/ Keine neue Lohnsteuerkarte Fehlzeiten aufgrund Erkrankung oder Mutterschutz 3. Datenübermittlung Entgeltersatzleistungen (EEL) 4. Elektronisches Rückmeldeverfahren 5. Neues Tätigkeitsmerkmal 6. Neue Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung 7. Kfz-Gestellung durch den Arbeitgeber/ Unfallkosten

2 1. ElsterLohn II/ Keine neue Lohnsteuerkarte 2011 Gesetzliche Grundlagen: 52b EStG; 39, 39c, 39e, 41b Abs. 1 EStG; R 39.1, 39.3, 39c LStR 2008 Die bisherige Lohnsteuerkarte in Papierform wird ab 2012 durch das neue, elektronische Verfahren ElsterLohn II abgelöst. Im so genannten Übergangszeitraum 2011 behält die Lohnsteuerkarte 2010 ihre Gültigkeit und darf keinesfalls vernichtet werden. Für das Jahr 2011 gelten die auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Merkmale (wie z. B. Steuerklasse oder Kinderfreibeträge) automatisch auch für das Jahr 2011 weiter. Das Finanzamt ist nun für alle Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklassenwechsel, Eintragungen von Kinderfreibeträgen u. a.) und alle sonstigen Eintragungen (z. B. Adresswechsel) zuständig. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge umgehend von seinem Wohnsitz-Finanzamt ändern zu lassen, wenn die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte von den Verhältnissen zu Beginn des Übergangszeitraumes zu seinem Gunsten abweichen. Wenn erstmals ab dem Jahre 2011 eine lohnsteuerpflichtige Beschäftigung aufgenommen wird und keine Lohnsteuerkarte 2010 vorliegt, stellt das Finanzamt auf Antrag eine Ersatzbescheinigung mit den relevanten Lohnsteuerabzugsmerkmalen aus. Falls weder die Lohnsteuerkarte 2010 noch eine Ersatzbescheinigung vorliegt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnsteuer nach der Steuerklasse VI abzurechnen und Kirchensteuer einzubehalten. Ab 2012 soll ElsterLohn II die Kommunikation zwischen Arbeitnehmern, Arbeitgebern und dem Finanzamt papierlos und sicher auf elektronischem Wege ermöglichen. Voraussetzungen für die Datenübermittlung : Gemeindeschlüssel (AGS) entfällt ab bei Steuerklasse I V notwendig - bei Steuerklasse VI optional etin (elektronische Transfer-Identifikationsnummer) - wird automatisch aus Name, Vorname und Geburtsdatum des Arbeitnehmers gebildet. - Ab nur noch zulässig, wenn - die steuerliche Identifikationsnummer nicht auf der Lohnsteuerkarte eingetragen ist, - der Arbeitnehmer sie dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt hat, - eine bereits mit etin übermittelte Lohnsteuerbescheinigung korrigiert wird Steuer-ID (aus der Lohnsteuerkarte) - Steuer-ID zwingend erforderlich ab

3 2. Fehlzeiten aufgrund Erkrankung oder Mutterschutz Ab dem Jahre 2011 sind die Fehlzeiten der einzelnen Mitarbeiter mit der laufenden Lohnabrechnung monatlich zu erfassen. Sie sind ab jetzt unter der separaten Rubrik Personaldaten/ Beschäftigung/ Fehlzeiten im DATEV LODAS classic/ comfort/ compact 9.0/9.2 zu finden. Erstattungsanträge nach dem Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) werden nur für die Zeiträume erstellt, die für den aktuellen Beschäftigungszeitraum unter der Rubrik Fehlzeiten gespeichert sind. Da die Eingabe dieser Fehlzeiten nur für den aktuellen Beschäftigungszeitraum möglich ist (und nicht für zurückliegende Zeiträume), ist die monatliche Abstimmung zwischen Mandant und Steuerberater bzw. Lohnsachbearbeiter äußerst wichtig. Seit 1. Januar 2011 müssen Steuerberater oder Unternehmen sowohl Entgeltfortzahlung bei Krankheit (oder Beschäftigungsverbot) als auch einen etwaigen Zuschuss zum Mutterschaftsgeld elektronisch übermitteln. Im Gegenzug entfallen die Papieranträge. Der Steuerberater oder das Unternehmen erstellt die Erstattungsanträge mit der laufenden Lohnabrechnung und übermittelt sie anschließend elektronisch an die Krankenkassen. Für die Erstattung und Berechnung ist es ab diesem Jahr außerdem erforderlich, die korrekten Arbeitszeiten der einzelnen Mitarbeiter in das Programm DATEV LODAS einzupflegen. Beispiel: Frau Müller arbeitet als geringfügig Beschäftigte und bezieht Aushilfslohn. Ihre Arbeitszeit beträgt wöchentlich 10,0 Std (verteilt auf jeweils Montag 5,0 Std. und Mittwoch 5,0 Std). Die 5,0 Stunden sowohl für Montag als auch für Mittwoch sind im Lohnprogramm zu erfassen. Hierfür steht ab 2011 ein praktisches Tool zur Verfügung. Bei Erstattungen von Lohnfortzahlung nach dem AAG wird nun auch die Art des Entgelts übermittelt. Ab dem Jahre 2011 wird zwischen den Entlohnungsformen Stundenlohn, Leistungslohn (Akkordlohn) und Festlohn (Monatslohn) unterschieden. Diese Unterscheidung der Entlohnungsform muss zukünftig für jeden Mitarbeiter hinterlegt sein. 3

4 Notwendige Angaben bei Krankheit (Erstattung U1) Welche Art der Fehlzeit liegt vor? - Krankheit (Lohnfortzahlung) - Krankheit Betriebsunfall (Lohnfortzahlung) - Krank am Feiertag - Reha/ Kur mir Entgeltfortzahlung Für welchen Zeitraum liegt die Fehlzeit vor? - Betroffene Tage ( Datum von und Datum bis einschließlich ) - Bei Monatsübergreifender Krankheit werden die Fehlzeiten für den aktuellen Abrechnungsmonat benötigt Wurde am 1. Abrechnungstag noch gearbeitet? - Wenn ja, handelt es sich um einen sog. Bruchtag. Die Entgeltfortzahlung ist an diesem Bruchtag nicht mehr erstattungsfähig. Welcher er Tag war der letzte Arbeitstag vor der Erkrankung? Liegt eine Schädigung durch Dritte vor? Sonstige Angaben - Informationen zu Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit müssen dem Steuerberater zeitnah mitgeteilt werden. - Auch Krankheitstage ohne Attest müssen bekannt gegeben werden. - Der Verbleib der Ablage der ärztlichen Bescheinigungen ist im Vorfeld zu klären. WICHTIG: Auch Fehlzeiten durch Krankheit, für die keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Arztes vorliegt, stellen erstattungsfähige Lohnfortzahlung dar! 4

5 Notwendige Angaben bei Mutterschutz (Erstattung U2) Wahrscheinlicher Tag der Entbindung - für Ermittlung der Schutzfrist erforderlich Tatsächlicher Tag der Entbindung, Mehrlingsgeburt, Frühgeburt - für Anpassung der Schutzfrist erforderlich) Verdienstangabe für die drei Monate vor Beginn der Schutzfrist Notwendige Angaben bei Beschäftigungsverbot (Erstattung U2) Zeitraum des Beschäftigungsverbots Art des Beschäftigungsverbots - Individuelles Beschäftigungsverbot (wird vom Arzt ausgesprochen und attestiert) - Generelles Beschäftigungsverbot (ist durch das Mutterschutzgesetz geregelt) 3. Datenübermittlung Entgeltersatzleistungen (EEL) Gesetzliche Grundlagen: Mittelstandsentlastungsgesetz; Gemeinsame Grundsätze für die Erstattung der Mitteilungen im Rahmen des Datenaustausches Entgeltersatzleistungen vom ( 23c Abs. 2 SGB IV) Die bisher optionale Möglichkeit, Entgeltbescheinigungen maschinell zu übermitteln, wird für Arbeitgeber ab 1. Juli 2011 zur Pflicht. Für die Berechnung von Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Verletztengeld u. a. müssen Arbeitgeber ab diesem Zeitpunkt die Entgeltbescheinigungen aus systemgeprüften Programmen oder maschinell erstellten Ausfüllhilfen elektronisch an die Datenannahmestellen der Krankenkassen übermitteln. Die Datenannahmestellen leiten die Entgeltbescheinigungen an die unterschiedlichen Leistungsträger (Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, Rentenversicherungsträger, Agentur für Arbeit) weiter. Die Rückmeldung an die Arbeitgeber über die Höhe der Entgeltsatzleistung sowie weitere Angaben (wie z. B. Vorerkrankungszeiten) erfolgt ebenfalls in elektronischer Form. 5

6 4. Elektronisches Rückmeldeverfahren Arbeitgeber sind aufgrund gesetzlicher Vorschriften dazu verpflichtet, Daten an diverse Datenannahmestellen elektronisch zu übermitteln. Dabei handelt es sich um die DEÜV- Meldungen, Sofortmeldungen, Meldungen an Versorgungswerke und Meldungen zu ELENA. Ab Januar 2011 kommen das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) und das KVdR (Zahlstellenverfahren) neu dazu. Für Lohnabrechner, die ihre Lohnabrechnung mit DATEV Software durchführen, empfängt das DATEV-Rechenzentrum außerdem Rückmeldedaten, die dem Kunden umgehend zur Verfügung gestellt werden. Handelt es sich um direkt verwertbare Daten (z. B. Versicherungsnummer) können diese direkt in DATEV LODAS übernommen werde 5. Neues Tätigkeitsmerkmal Gesetzliche Grundlagen: 28a SGB IV; Gemeinsame Grundsätze der Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger zu den verwendeten Schlüsselzahlen und Abgabegründen, die für Meldungen und Beitragsnachweise gelten Die Arbeitgeber machen im Rahmen des Meldeverfahrens zur Sozialversicherung Angaben über ihre Beschäftigten und über deren Beschäftigungsverhältnis. Die Meldungen der Arbeitgeber enthalten für jeden Versicherten neben Personen-Daten auch Angaben über seine Tätigkeit nach dem Schlüsselverzeichnis (SV) der Bundesagentur für Arbeit. Der bisherige Tätigkeitsschlüssel wird seit Beginn des Meldeverfahrens (also seit rund 35 Jahren) verwendet. In diesem Zeitraum wurden lediglich redaktionelle Änderungen vorgenommen. Wegen der nicht mehr zeitgemäßen und nicht mehr realitätsnahen Erfassung der Sachverhalte im Tätigkeitsschlüssel haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungsträger beschlossen, den bisherigen Tätigkeitsschlüssel erstmalig grundlegend zu reformieren. Es ist geplant, die Umstellung für Meldezeiträume ab dem vorzunehmen. Neue Tätigkeitsschlüssel: Ausgeübte Tätigkeit (alphabetische Berufsliste nach dem Schlüsselverzeichnis 2010 mit fünfstelligem Zifferncode) Höchster allgemein bildender Schulabschluss Höchster beruflicher Ausbildungsabschluss Arbeitnehmerüberlassung (ja/nein) Vertragsform 6

7 6. Neue Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung Gesetzliche Grundlagen: 6 Abs. 1,6 und 7, 223 Abs. 3 SGB V; 55 Abs. 2, 58 SGB XI; 159 SGB VI; 341 Abs. 4 SGB III Die Beitragsbemessungsgrenzen werden jedes Jahr durch den Gesetzgeber neu festgelegt. Unter der Versicherungspflichtgrenze (auch Jahresarbeitsentgeltgrenze genannt) versteht man die Grenze, bis zu der eine Versicherungspflicht für Arbeitnehmer in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) besteht. Gesamtes Bundesgebiet Krankenversicherung/ Pflegeversicherung Alte Bundesländer Rentenversicherung/ Arbeitslosenversicherung Neue Bundesländer Rentenversicherung/ Arbeitslosenversicherung jährlich monatlich täglich , ,50 123, , ,00 183, , ,00 160,00 7. Kfz- Gestellung durch den Arbeitgeber/ Unfallkosten Unfallkosten bei der Fahrtenbuchmethode vgl. R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR zur Fahrtenbuchmethode Wird ein Firmenwagen nach der Fahrtenbuchmethode abgerechnet, mussten bislang bei den Gesamtkosten auch sämtliche Unfallkosten berücksichtigt werden. Aufgrund des BFH-Urteils vom (VI R 73/05) halten die Finanzbehörden daran nicht mehr fest. Ab sofort gilt nunmehr folgendes: Unfallkosten gehören nicht zu den Gesamtkosten Ist der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber wegen Unfallkosten nach allgemeinen zivilrechtlichen Regelungen schadensersatzpflichtig (z. B. Privatfahrten und Trunkenheitsfahrten) und verzichtet der Arbeitgeber auf den Schadenersatz liegt ein gesonderter geldwerter Vorteil vor ( 8 Abs. 2 Satz 1 EStG) 7

8 Vereinfachungsregelung Verbleiben nach Erstattung durch Dritte (z. B. Versicherungen) Unfallkosten bis zur Höhe von 1.000,00 (zzgl. USt.) je Schaden, ist es nicht zu beanstanden, wenn diese Unfallkosten in die Gesamtkosten einbezogen werden. Erstattungen durch Dritte sind unabhängig vom Zahlungszeitpunkt zu berücksichtigen sodass der geldwerte Vorteil regelmäßig in Höhe des vereinbarten Selbstbehalts anzusetzen ist. Hat der Arbeitgeber auf den Abschluss einer Versicherung verzichtet, ist so zu verfahren, als bestünde eine Versicherung mit einem Selbstbehalt in Höhe von 1.000,00. Liegt keine Schadensersatzpflicht des Arbeitnehmers vor (z. B. Fälle höherer Gewalt usw.) oder ereignet sich der Unfall z. B. auf der Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte, liegt (mit Ausnahme von Trunkenheitsfahrten) kein geldwerter Vorteil vor. Unfallkosten bei der 1%-Methode Des Weiteren hat der BFH mit Urteil vom 24. Mai 2007 (VI R 73/05) folgendes entschieden: Unfallkosten gehören auch hier nicht zu den Gesamtkosten Der Verzicht auf einen Schadensersatzanspruch bei Privatfahrten oder beruflichen Fahrten mit Trunkenheit führt im Grundsatz zu einem zusätzlichen geldwerten Vorteil. Verbleibt nach Abzug von Erstattungsansprüchen kein höherer Betrag als 1.000,00 (zzgl. MwSt.) gelten hier die Unfallkosten als in den Gesamtkosten und damit in der 1 % Methode enthalten, sodass dann kein zusätzlicher Vorteil aus den Unfallkosten entsteht. 8