Bestellscheinverfahren

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1 Bestellscheinverfahren Hochschulinternes Fortbildungsprogramm Referenten: Bianca Neumann Abteilungsleiterin Abt. 2.3 Vergabe und Beschaffung Kurt Sendldorfer stellv. Kanzler und Hauptabteilungsleiter HA 2 Finanzen am Bestellscheinverfahren Abteilung 2.3- Vergabe und Beschaffung 1

2 Haushaltsrecht Haushaltsrecht = Gesamtheit der Rechtsregeln, die sich auf die Haushaltswirtschaft der öffentlichen Hand beziehen. Haushalt Recht Wirtschaft der öffentlich-rechtl. Körperschaften (Bund, Länder, Gemeinden) zur Beschaffung Verwaltung und Verwendung der zur Durchführung ihrer öffentlichen Aufgaben notwendigen (Finanz-)Mittel. Allgemeinverbindliche Regelung; die Summe aller Rechtsnormen des positiven Rechts einer Rechtsgemeinschaft (z.b. Staat)

3 Haushaltsrecht Haushaltsrecht ist die Summe der Vorschriften zur Aufstellung des Haushalts (v.a. Haushaltsgesetz und Haushaltsplan) Ausführung des Haushalts Kassen- und Buchführung Einzel- und Gesamt-Rechnungslegung Vermögens- und Bestandsverwaltung Einzel- und Gesamt-Rechnungsprüfung

4 Haushaltsrecht Allgemeines und besonderes Haushaltsrecht Allgemeines Haushaltsrecht: regelt die Haushalts- und Wirtschaftsführung allgemein ohne zeitliche Bindung Verfassung (GG), Landeshaushaltsordnung (LHO) und Verwaltungsvorschriften (VV) übrige allgemeine Rechts- und Verwaltungsvorschriften, welche nicht nur auf eine Haushaltsperiode bezogen sind, z.b. Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG), Stabilitäts- und Wachstumsgesetz (StWG) u.a. Besonders Haushaltsrecht: regelt die Haushalts- und Wirtschaftsführung für das jeweilige Haushaltsjahr Haushaltsgesetz (HG) mit Anlagen und Durchführungsbestimmungen Haushaltsplan, Haushaltsaufstellungsrundschreiben, Übersendungsschreiben u.a

5 Haushaltsrecht Normenhierarchie Haushaltsrecht Bund und Länder können Gesetze etc. nur erlassen, wenn ihnen das Grundgesetz (GG) oder ein darauf basierendes Gesetz dies erlaubt. sog. Normenhierarchie oder pyramide: Haushaltsordnungen von Bund und Ländern (BHO, LHOen), vgl. insbes. 5, 13 BHO 1-48 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG) Art. 109 Abs. 4 GG 50 ff HGrG Abb.: nach Prof. Dr. R. Kuhn, Kassel Verwaltungsvorschriften (VV) zur BHO bzw. zu den LHOen

6 Vergaberecht Haushaltsrecht Teil des Wettbewerbsrechts (GWB Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) Recht der Vergabe öffentlicher Aufträge mit dem Ziel der wirtschaftlichen Beschaffung sowie freien Dienstleistungsverkehr im EU-Binnenmarkt. Unterschiedliche Anforderungen/Vorgehensweisen je nach bestimmten Auftragswerten Schwellenwerte Unabhängig von den Schwellwerten unterliegen öffentliche Aufträge dem Haushaltsrecht. Das heißt z.b., dass vor Ausschreibung bzw. Auftragsvergabe entsprechende Haushaltsmittel zur Verfügung stehen müssen

7 Haushaltssystematik Haushaltsrecht Haushaltsgesetz Haushaltsplan (Anlage) Ebenen: Einzelplan Einzelplan 01 (Landtag) Einzelplan 02 (Innenministerium) Einzelplan 09 (MBWWK) Kapitel Kapitel 0907 (TU KL) Kapitel 0902 (Allg. Bewillg.) Kapitel 0901 (Ministerium) Titel Einnahmetitel Ausgabetitel Stellenplan Erste Ziffer der Titel Nr: 0 bis 3 Erste Ziffer der Titel Nr: 4 bis

8 Haushaltsrecht Vollzug des Haushaltsplans Der Vollzug des Haushaltsplans während des Haushaltsjahres besteht a) in der Verteilung der Haushaltsmittel b) in deren Bewirtschaftung und Überwachung c) in der Erteilung von Kassenanordnungen d) im Erheben von Einnahmen und Leisten von Ausgaben e) sowie deren Aufzeichnung (Buchführung)

9 Haushaltsrecht Begriff der Bewirtschaftung / Bewirtschaftungsmaßnahmen In einer Behörde (Universität) fallen eine Vielzahl von Tätigkeiten an, die zu Ausgaben führen (z.b. Kauf von Gegenständen, Abschließen von Arbeitsverträgen, Genehmigung von Dienstreisen, Baumaßnahmen, Reparaturaufträge ) Diese Vorgänge werden als Bewirtschaftungsmaßnahmen bezeichnet. Sie dürfen nur und auch erst dann durchgeführt werden, wenn es die dienstlichen Aufgaben erfordern (Haushaltsgrundsatz der Notwendigkeit) und wenn die Bewirtschaftungsbefugnis vorliegt. Dabei ist stets wirtschaftlich und sparsam (Haushaltsgrundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit) zu verfahren

10 Bewirtschaftungsbefugnis Haushaltsrecht Die Bewirtschaftungsbefugnis gliedert sich in die 1. sachliche Bewirtschaftungsbefugnis (die Dienststelle ist bewirtschaftungsbefugt) 2. persönliche Bewirtschaftungsbefugnis (eine bestimmte Person in der Dienststelle ist berechtigt Bewirtschaftungsmaßnahmen durchzuführen)

11 Haushaltsrecht Beauftragte für den Haushalt Der Beauftragte für den Haushalt ( 9 BHO/LHO) ist verantwortlich für den Entwurf und die Ausführung des Haushaltsplans. In Universitäten / Hochschulen ist dies üblicherweise der Kanzler bzw. der entsprechende Vizepräsident. (1) Der Leiter einer Dienststelle hat die Einnahmen und die Ausgaben zu bewirtschaften, soweit er nicht einen Beauftragten für den Haushalt bestellt. Wird ein Beauftragter für den Haushalt bestellt, soll er dem Leiter der Dienststelle unmittelbar unterstellt werden. (2) Dem Beauftragten obliegen die Aufstellung der Unterlagen für die Finanzplanung und der Unterlagen für den Entwurf des Haushaltsplans (Voranschläge) sowie die Ausführung des Haushaltsplans. Im übrigen ist der Beauftragte bei allen Maßnahmen von finanzieller Bedeutung zu beteiligen. Aufgaben bei der Ausführung des Haushaltsplans können übertragen werden. (3) (4) Dem Beauftragten für den Haushalt steht ein Widerspruchsrecht nach näherer Bestimmung in den allgemeinen Verwaltungsvorschriften zu

12 Haushaltsrecht Bewirtschaftung: Funktionen Beauftragte für den Haushalt (BfdH) Anordnungsbefugte Feststeller der sachlichen Richtigkeit Feststeller der rechnerischen Richtigkeit

13 Haushaltsrecht Bewirtschaftung: Funktionen Anordnungsbefugte Verantwortung dafür, dass keine offensichtlichen Fehler vorhanden sind, die Feststeller der sachl. und rechn. Richtigkeit hierzu befugt waren, dass Haushaltsmittel vorhanden sind. Feststeller der sachlichen Richtigkeit Verantwortung für die Vollständigkeit der Anordnung mit allen Angaben (einschl. Begründung), die Einhaltung der geltenden Vorschriften, die Beachtung der Wirtschaftlichkeit, d.h. z.b. auch der Notwendigkeit und der korrekten Durchführung der L+L Feststeller der rechnerischen Richtigkeit Verantwortung für die Richtigkeit des Anordnungsbetrages und der zugrundeliegenden Berechnungen

14 Für alle gilt: Haushaltsrecht Die übertragene Befugnis erstreckt sich dabei immer nur auf den jeweiligen Verantwortungsbereich des Bediensteten (VV Nr zu Art. 34 HO). Der Umfang der Anordnungsbefugnis ist in einer innerdienstlichen Verfügung festzulegen. Gilt die Anordnungsbefugnis nicht für alle Zahlungen, so ist sie nach Haushaltsstellen o. ä. abzugrenzen. Mindestens 4-Augen-Prinzip! Keine Mitwirkung bei Befangenheit!

15 Außenvertretung Haushaltsrecht Die TU Kaiserslautern kann nach außen nur von einem Mitglied der Hochschulleitung vertreten werden und gültige Rechtsgeschäfte abschließen. Ausnahmen: Auftragserteilung im Bestellscheinverfahren Vollmacht im Einzelfall Verfügungsberechtigung über Kostenstellen

16 Haushaltsrecht Begriffsbestimmung Korruption Unter den Begriff der Korruption fallen Verhaltensweisen, durch die Beschäftigte des öffentlichen Dienstes - also auch der Universität - aufgrund ihrer Position und der ihnen übertragenen Befugnisse wirtschaftliche Vorteile für sich oder Dritte erwirken, auf die sie keinen Anspruch haben. Quelle: Die wesentlichen Elemente des Programms zur Korruptionsprävention sind in einer Verwaltungsvorschrift der Landesregierung vom 7. November 2000 in der Fassung vom 30. April 2012 dargelegt. Sie präzisiert unter anderem, dass Landesbedienstete keine Belohnungen und Geschenke annehmen dürfen. Die für die Bediensteten wichtigsten Punkte der Verwaltungsvorschrift sind in einem Rundschreiben zusammengefasst. Federführend für die Korruptionsprävention im Bereich der Landesregierung ist das Finanzministerium. Rundschreiben:

17 Haushaltsrecht Begriffsbestimmung Korruption Zur Beurteilung der Frage, was nach dieser Begriffsbestimmung noch erlaubt ist, können als Faustregel folgende Grundsätze angewandt werden: Persönliche Geschenke von potentiell abhängigen Personen (z. B. Studierenden, Doktoranden, nachgeordneten Mitarbeitern) dürfen grundsätzlich nicht angenommen werden. Aufmerksamkeiten (z. B. ein Buch, eine Flasche Wein, eine Einladung zum Essen), beispielsweise nach einem Vortag oder einer Präsentation, dürfen angenommen werden. Drittmittel dürfen ausschließlich nach den Regelungen des Landeshochschulgesetzes und der Drittmittelrichtlinie eingeworben und verwaltet werden. Sie sind dem Rektorat schriftlich anzuzeigen und dürfen nur unbar auf ein Drittmittelkonto der Universität eingezahlt werden. Wissenschaftliche Vorträge, sonstige Publikationen und Gutachten dürfen entgeltlich erbracht werden; die Vergütung muss mit Blick auf die erbrachte Leistung und die Person des Leistenden angemessen sein. Nebentätigkeitsrechtliche Bestimmungen, wie die Anzeigepflicht gegenüber der Universität, sind zu beachten. Die Annahme von Zuwendungen außerhalb üblicher Gelegenheitsgeschenke innerhalb der Universität (Weihnachten, Geburtstag, Ausscheiden aus dem Dienst etc.) ist bis zu einem geringen Wert zulässig. Als gering gilt in der Regel ein Wert von bis zu

18 Kreislauf der Öffentlichen Auftraggeber Einkauf: VOL / VOB / VOF Privatwirtschaft Lieferungen, Bauleistungen, Dienstleistungen Verkauf: Behördenfahrzeuge Öffentlicher Auftraggeber Rechtliche Grundlagen: Vergaberichtlinien der EU; Rechtsmittelrichtlinie der EU Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) Vergabeverordnung (VgV) Vergabegesetze auf Ebene der Bundesländer (Landestariftreuegesetz RLP (LTTG)) Landeshaushaltsordnung (LHO) Vergabe und Vertragsordnungen; hier: VOL

19 Wer ist Öffentlicher Auftraggeber? Als Öffentliche Auftraggeber gelten: [ ] 1. Gebietskörperschaften sowie deren Sondervermögen 2. andere juristische Personen des öffentlichen und des privaten Rechts, die zu dem besonderen Zweck gegründet werden, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art zu erfüllen haben 3. Verbände, deren Mitglieder unter Nummer 1. und 2. fallen 4. Natürliche und juristische Personen des privaten Rechts, die auf dem Gebiet der Trinkwasser- und Energieversorgung oder des Verkehrs tätig sind, wenn diese Tätigkeit auf der Grundlage von besonderen oder ausschließliche Rechten ausgeübt werden, [ ] (vgl. 98 GWB)

20 Abgrenzung VOL / VOB Anwendungsbereich Bestellscheinverfahren Lieferungen und Leistungen, die nicht Bauleistungen sind Dienstleistungen von gewerblichen Unternehmen Keine freiberuflichen Tätigkeiten Lieferungen und Montage maschineller Einrichtungen, die der Instandhaltung oder Änderung einer baulichen Anlage dienen Bauleistungen jeder Art durch die eine bauliche Anlage hergestellt, instand gehalten oder beseitigt wird Maschinen und elektrotechn. Anlagen und Einrichtungen, wenn die Lieferung und Montage einer baulichen Anlage dient. Alle für ein funktionsfähiges Bauwerk erforderlichen Leistungen

21 Schätzung des Auftragswertes ( 3 VgV) Zielsetzung: Möglichst genaue Ermittlung des voraussichtlichen Auftragswertes (Bestellscheinverfahren: max Euro inkl. Steuern) Folge bei Nichteinhaltung / Verstoß: Verstoß gegen die hausinternen Regelungen zum Beschaffungswesen Vorbehalt Regressansprüche Was ist bei der Schätzung zu berücksichtigen? Gesamtvolumen je Vergabeverfahren (Bestellschein) bei Bündelung des Bedarfs Wert aller Lose Verlängerungsoptionen Bei zeitlich unbefristeten Verträgen (Ausnahme): Kalkulation max. 4 Jahre Bedarfs- und/ oder Eventualpositionen Nebenkosten wie Transport, Verpackung

22 Fehlhafte Schätzung des Auftragswertes ( 3 VgV) Beispiele Miet(Abo-)verträge Gase und Zylinder Rahmenvertrag über 3 Jahre bzgl. Dauermiete von Zylindern, Preis/Zylinder: 35,00 Euro netto Anmietung von 6 Zylindern: 6 x 35,00 Euro = 210,00 Euro netto Bestellschein aber: Preise für Befüllungen der 6 Zylinder im Vertragszeitraum???? Befüllung/ Zylinder: ca. 400,00 500,00 Euro netto = mind Euro netto Bestellschein (-), Beauftragung über Beschaffungsabteilung mehrere Bestellungen am gleichen Tag beim gleichen Lieferanten z. B. erste Bestellung Euro, zweite Bestellung 500 Euro, dritte Bestellung 800 Euro Bestellschein (-), Beauftragung über Beschaffungsabteilung Reparaturaufträge Der Kostenvoranschlag lautet auf ca Euro. Es werden hinzukommen Reisekosten und ggf. Ersatzmaterial von Euro. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Euro-Grenze überschritten wird, ist sehr wahrscheinlich Bestellschein (-), Beauftragung über Beschaffungsabteilung

23 Eignung (= Fachkunde, Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit) Aufträge sind an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Bewerber / Bieter zu erteilen. Ungeeignete Bewerber/ Bieter können sein (Ermessen) - diejenigen über deren Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist die sich in Liquidation befinden die nachweisliche eine schwere Verfehlung begangen haben, die ihre Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt die ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß erfüllt haben die im Vergabeverfahren unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Eignung angegeben haben Praxis TU Kaiserslautern: Grundsätzlich ist dies bei jedem Auftragnehmer zu prüfen. Aus Kapazitätsgründen führt die Abteilung 2.3 diese Prüfung erst ab einem geschätzten Auftragswert von Euro (inkl. Steuern) durch

24 Grundsätze des Vergaberecht Öffentliche Aufträge sind unter Beachtung nachfolgender Grundsätze zu vergeben: Wettbewerb Einholung von Angeboten, Vorhandensein von Alternativen für die Marktgegenseite Transparenz Sichtbarmachung und Nachvollziehbarkeit des gesamten Handelns des Öffentlichen Auftraggebers für die Beteiligten am Vergabeverfahren. Gleichbehandlung / Diskriminierungsfreiheit Allen Bietern/ Bewerbern sind die gleichen Informationen zur Verfügung zu stellen (kein Wissensvorsprung, keine Projektanten, keine Bevorzugung ortsansässiger oder einheimischer Unternehmen) Eignung der Unternehmen/ Bieterwechsel siehe vorherige Folie Leitsatz: Bekannt und bewährt, ist riskant und verkehrt Ziel der Vergabegrundsätze: Korruptionsprävention, Wirtschaftlichkeit öffentlicher Beschaffungen

25 Arten der Vergabe (= Vergabearten), 3 VOL/A Öffentliche Ausschreibung Grundsatz 3 Abs. 2 VOL/A Kein Anwendungsfall für Bestellscheinverfahren Beschränkte Ausschreibung Ausnahme mit Begründung 3 Abs. 3, 4 VOL/A Keine Anwendungsfall für Bestellscheinverfahren Freihändige Vergabe Ausnahme mit Begründung 3 Abs. 5 VOL/A Anwendung i.r.v. Bestellscheinverfahren mögliche Begründungen (s. nächste Folie)

26 Rechtliche Grundlage für Bestellscheinverfahren TU Kaiserslautern Gesetzliche Ausnahmetatbestände für Freihändige Vergaben- 1/2, 3 Abs. 5 VOL/A Freihändige Vergabe ist insbesondere zulässig, wenn: Buchstabe l): sie durch Ausführungsbestimmungen von einem Bundesminister ggf. Landesminister bis zu einem bestimmten Höchstwert zugelassen ist VV Öffentliches Auftragswesen, ( Ref 8203), Ziffer 3.1 = zzgl. Steuern (netto) für die Leistung aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht kommt Buchstabe e): Ersatzteile oder Zubehörstücke zu Maschinen und Geräten von Lieferanten der ursprgl. Leistung beschafft werden sollen und diese Stücke in brauchbarer Ausführung von anderen Unternehmen nicht oder nicht unter wirtschaftlichen Bedingungen bezogen werden können Buchstabe d): bei geringfügigen Nachbestellungen im Anschluss an einen bestehenden Vertrag kein höherer Preis als für die ursprgl. Leistung erwartet wird, und die Nachbestellungen insgesamt 20 v.h. des Wertes der ursprgl. Leistung nicht überschreiten

27 Gesetzliche Ausnahmetatbestände für Freihändige Vergaben 2/2, 3 Abs. 5 VOL/A Freihändige Vergabe ist zulässig, wenn: die Leistung aufgrund von Umständen, die die Auftraggeber nicht voraussehen konnten, besonders dringlich ist und die Gründe für die bes. Dringlichkeit nicht dem Verhalten des Auftraggeber zuzuschreiben ist, Aufträge ausschließlich an Werkstätten für behinderte Menschen vergeben werden sollen Aufträge ausschließlich an Justizvollzugsanstalten vergeben werden sollen Anmerkung: vorstehende Aufzählung ist nicht abschließend. Weitere Ausnahmetatbestände nach VOL jedoch nicht einschlägig für Bestellscheinverfahren im Hinblick auf Wertgrenze

28 Freihändige Vergabe - Bagatellbeschaffung Gilt auch im Rahmen des Bestellscheinverfahren der TU Kaiserslautern 3 Abs. 6 VOL/A : Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden (= Direktkauf) Bedingungen für richtige Anwendung: keine Aufteilung von Aufträgen/ Bestellungen, um den Höchstwert vom Euro (inkl. Steuern) zu umgehen keine Aufteilung von Aufträgen/ Bestellungen, um Pflicht zur Angebotseinholung zu umgehen es bedarf keiner förmlichen Angebote, aber ein Preisvergleich z.b. anhand von Internetausdrucken, Katalogseiten, telefonischer Preisabfragen etc. muss zum Nachweis der wirtschaftlichen und sparsamen Verwendung der Mittel dokumentiert sein nicht gemeint ist: direkte Bestellung beim Hoflieferanten (Bieterwechsel)

29 Freihändige Vergabe - Bagatellbeschaffung Gilt auch im Rahmen des Bestellscheinverfahren der TU Kaiserslautern 3 Abs. 6 VOL/A : Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden (= Direktkauf) Worin besteht der Vorteil?: Anfertigung einer Vergabedokumentation entfällt Keine Begründung für die Entscheidung zu einem bestimmten Produkt eines Herstellers produktbezogener Preisvergleich ohne Begründung möglich Formfreiheit bei Angeboten gegeben (z. B. mündlich, schriftlich, etc.) d.h. Angebote müssen nicht verbindlich sein

30 Die Leistungsbeschreibung Kernstück des Vergabeverfahrens (1/2) Gesetzliche Regelung: 7 VOL/A, 7 VOB/A Legaldefinition Leistungsbeschreibung : Die Leistung ist eindeutig und erschöpfend zu beschreiben, so dass alle Bewerber die Beschreibung im gleichen Sinne verstehen müssen und das miteinander vergleichbare Angebote zu erwarten sind. Die Leistung oder Teile derselben sollen durch verkehrsübliche Bezeichnungen nach Art, Beschaffenheit und Umfang hinreichend genau beschrieben werden (Grundsatz). Andernfalls können sie (Ausnahme 1) 1. durch eine Darstellung ihres Zwecks, ihrer Funktion sowie der an sie gestellten sonstigen Anforderungen (= funktionale Ausschreibung) 2. in ihren wesentlichen Merkmalen und konstruktiven Einzelheiten oder (konstruktive Ausschreibung) 3. durch Verbindung der Beschreibungsarten (gemischte Leistungsbeschreibung) beschrieben werden. Bestimmt Erzeugnisse oder Verfahren sowie bestimmte Ursprungsorte und Bezugsquellen dürfen nur dann ausdrücklich vorgeschrieben werden, wenn dies durch die Art der zu vergebenden Leistung gerechtfertigt ist. (Ausnahme 2)

31 Die Leistungsbeschreibung Kernstück des Vergabeverfahrens (2/2) Bezeichnungen für bestimmte Erzeugnisse oder Verfahren (z. B. Markennamen) dürfen ausnahmsweise, jedoch nur mit dem Zusatz oder gleichwertiger Art, verwendet werden, wenn eine hinreichend genaue Beschreibung durch verkehrsübliche Bezeichnungen nicht möglich ist. (Ausnahme 3) Der Zusatz oder gleichwertige Art kann entfallen, wenn ein sachlicher Grund dies rechtfertigt. Mögliche Gründe: 1. Bestellung von Erzeugnissen oder Verfahren mit unterschiedlichen Merkmalen zu bereits vorhandenen Erzeugnissen oder Verfahren und 2. Umstieg gleichwertige Produkte mit unverhältnismäßig hohem finanziellen Aufwand verbunden oder 3. Umstieg auf gleichwertige Produkte erzeugt unverhältnismäßige Schwierigkeiten bei Integration, Gebrauch, Betrieb, Wartung ZIEL der Leistungsbeschreibung: Sicherung der vergaberechtlichen Verfahrensgrundsätze 1. Wettbewerb 2. Gleichheit 3. Transparenz

32 Inhalte der Leistungsbeschreibung (beispielhaft) Qualität Technischer Wert Ästhetik Zweckmäßigkeit Umwelteigenschaften Betriebskosten Rentabilität Kundendienst und technische Hilfe Lieferzeitpunkt Lieferungs- und Ausführungsfristen Hinweis: Kriterien/ Inhalte können im Rahmen der Beurteilung des wirtschaftlichsten Angebotes auch als Wertungskriterien herangezogen werden. zu beachten: sie müssen durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt sein

33 Einholung von Angeboten 1/3 Anwendung: Aufträge mit geschätztem Bestellwert über 500,00 netto Anzahl der Angebote: grundsätzlich mindestens 3 Form der Angebote: - grundsätzlich schriftlich, telefonische Angebote sollten schriftlich bestätigt werden (Grund: Dokumentation) - verbindlich, in der Praxis oft schwierig; jedoch versuchen, dass Firmen Ergänzungen wie freibleibend, Zwischenverkauf vorbehalten, Verweis eigene AGB s etc. weglassen - Fristsetzung Firmen sollte eine Frist von ca. 5 Werktagen für die Abgabe der Angebote gewährt werden. Vorteil der Fristsetzung: Kenntnis der Firma bis wann eine Antwort erwartet wird und kein weiterer Aufwand durch Nachfragen auf Seiten TU, ob noch mit Antwort zu rechnen ist

34 Einholung von Angeboten 2/3 Leistungsbeschreibung: siehe vorherige Folien, alle Firmen erhalten die gleichen Informationen Losvergabe/ Aufteilung des Auftrages: grundsätzlich erfolgt Gesamtvergabe; sofern geplant ist das Angebot aufzuspalten und beim jeweils preisgünstigsten zu bestellen Information an die Lieferanten Wertung der Angebote: meist ausschließlich Preis entscheidend, sofern andere Kriterien wie bsplw. Energieverbrauch, Lieferzeit etc. berücksichtigt werden sollen Mitteilung an den Lieferanten

35 Einholung von Angeboten 3/3 Anwendung: Aufträge mit geschätztem Bestellwert unter 500,00 netto (Bagatellbeschaffungen) Anzahl der Angebote: grundsätzlich mindestens 3 Form der Angebote: - grundsätzlich schriftlich, telefonische Angebote sollten schriftlich bestätigt werden, aber auch gültig: Internetausdrucke, Katalogseiten - verbindlich oder unverbindlich, - Fristsetzung Firmen sollte eine Frist von ca. 5 Werktagen für die Abgabe der Angebote gewährt werden. Vorteil der Fristsetzung: Kenntnis der Firma bis wann eine Antwort erwartet wird und kein weiterer Aufwand durch Nachfragen auf Seiten TU, ob noch mit Antwort zu rechnen ist. bei Preisvergleich mittels Katalogseiten, Internetausdrucken etc. keine Frist

36 Ermittlung wirtschaftlichstes Angebot Prüfung der eingegangenen Angebote hinsichtlich a) Eingang innerhalb der gesetzten Frist b) Vollständigkeit und Inhalt (wurde das angeboten was angefragt war) c) Angaben zu Zahlungs- und Lieferbedingungen Achtung: besonderes Augenmerk auf evtl. Nebenkosten wie Fracht, Mindermengenzuschlag, welche bei Preisvergleich zu berücksichtigen sind Durchführung Preisvergleich a) wenn keine Angabe, dass neben dem Preis andere Kriterien bei der Beurteilung des wirtschaftlichsten Angebotes berücksichtigt werden Ermittlung des günstigsten Anbieters b) wenn andere Kriterien neben dem Preis i. R. d. Anfrage ggü. den Bietern bekanntgemacht wurden Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes

37 Erteilung des Zuschlags/ Beauftragung Form: grundsätzlich Schriftform oder per Telefax unter Verwendung des Formulars Bestellschein ; Ausnahme: Internetbestellungen nur in denjenigen Fällen, in welchen der Lieferant keine anderweitige Bestellart zulässt. Verwendung der Kostenstelle, welche tatsächlich Kosten trägt

38 Vergabedokumentation Rechtsgrundlage: 20 VOL/A Grundsatz: Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu dokumentieren, so dass die einzelnen Stufen, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. Ausnahme: Bagatellbeschaffungen nach 3 Abs. 6 VOL/A (= Beschaffungen bis 500,00 zzgl. Steuern)

39 Ausnahmen von Bestellscheinverfahren 1/2 Das Bestellscheinverfahren darf nicht angewendet werden für Beschaffungen von: Produkten/ Leistungen für die Rahmenverträge (RV) vorhanden sind ( Intranet) Produkte/Artikel, die in den Lagern und Werkstätten der TU Kaiserslautern vorgehalten werden EDV-Geräte, die über die RV der TU Kaiserslautern und des LDI hinausgehen (z.b. Notebooks, Monitore, Tablets, Rechner etc.) Andere Büromaschinen wie Drucker, Kopierer, Multifunktionsgeräte, Telefone, Faxgeräte, etc.) Beamer Bauleistungen sowie Gerätebeschaffungen, die bauliche Maßnahmen erfordern (z. B. Klimasplitgeräte) Versicherungen

40 Ausnahmen von Bestellscheinverfahren 2/2 Verträge mit Bediensteten des Landes Rheinland-Pfalz Verträge mit Personen, die größtenteils abhängig beschäftigt sind und damit nicht selbstständig sind Verträge mit Firmen, deren Inhaber Bedienstete der TU Kaiserslautern sind oder an denen Bedienstete der TU Kaiserslautern beteiligt sind Verträge, die die Erbringung von Dienstleistungen zum Gegenstand Werkverträge

41 Lieferung und Rechnung zu Bestellung Nach erfolgreicher Bestellung steht die Lieferung an - Überwachen Sie den Liefertermin - bei Überschreitung des Liefertermins, setzen Sie ggf. eine Nachfrist - Beachten Sie die Verzugsregelungen in den Allgemeinen Auftragsbedingungen Wenn die Lieferung eingeht/ eingegangen ist - Überprüfung auf Vollständigkeit und evtl. Beschädigungen - Umgehende Information an den Lieferanten bei Unvollständigkeit oder Beschädigung/ Defekt Rechnungseingang - Prüfung der Rechnung auf ihre rechnerische Richtigkeit - Bestätigung der ordnungsgemäßen Lieferung, sowohl hinsichtlich Umfang wie auch Funktionsfähigkeit - Unterzeichnung der Rechnungen sachlich + rechnerisch richtig sowie Weiterleitung an die Verwaltung zur Bezahlung

42 Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit! Haben Sie Fragen / Anregungen / Wünsche? Rückfragen nach dem Seminar: Zentrale Hochschulverwaltung Abteilung 2.3- Vergabe und Beschaffung Frau Bianca Neumann Tel. 0631/ bianca.neumann@verw.uni-kl.de