Online Booking Engine im Mittelstand

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1 Online Booking Engine im Mittelstand Wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Mobilitätsstrategie? Michael Müller Daiichi Sankyo Europe GmbH

2 Daiichi Sankyo im globalen Vergleich Unternehmen 2013 Umsätze (in $ Mrd.) Unternehmen 2013 Umsätze (in $ Mrd.) 1. Novartis 46,0 11. Amgen 18,2 2. Pfizer 45,0 12. Teva Pharmaceutical 17,6 3. Roche 39,1 13. Bayer 15,6 4. Sanofi 37,7 14. Novo Nordisk 14,9 5. Merck & Co 37,5 15. Boehringer Ingelheim 14,5 6. GlaxoSmithKline 33,1 16. Takeda 13,6 7. Johnson & Johnson 26,5 17. Bristol-Myers Squibb 12,3 8. AstraZeneca 24,5 18. Gilead Sciences 10,8 9. Eli Lilly 20,1 19. Astellas Pharma 10,4 10. AbbVie 18,8 20. Daiichi Sankyo 10,3 Quelle: Pharma Executive Magazine, Juni Die Liste enthält die Umsätze für verschreibungspflichtige humanmedizinische Arzneimittel. 2

3 Unser Personal weltweit: Ca Mitarbeiter Daiichi Sankyo und Ranbaxy weltweit Niederlassungen von Daiichi Sankyo und Ranbaxy Niederlassungen von Daiichi Sankyo: Niederlassungen von Ranbaxy Daiichi Sankyo Development LTD. ~90 Mitarbeiter Daiichi Sankyo Europa ~2.100 Mitarbeiter Daiichi Sankyo US, Inc. ~2.500 Mitarbeiter Luitpold Pharmaceuticals Inc. U3 Pharma ~780 Mitarbeiter Asien Lateinamerika ~2.300 Mitarbeiter ~40 Mitarbeiter Ranbaxy-Gruppe ~ Mitarbeiter Daiichi Sankyo ~5.700 Mitarbeiter Daiichi Sankyo Gesundheitswesen ~380 Mitarbeiter Stand: 31. März

4 Unsere Standorte in Europa Point-to-Point Destinations Dublin London Brüssel Amsterdam Paris Altkirch Zürich Pfaffenhofen München Wien Rom Madrid Lissabon Istanbul 4

5 Mobilitätsmanagement 5

6 Agenda Mobilitätsmanagement Mission & Strategie Bereichsziele Status Quo in Europa und Deutschland Travelmanagement Abteilungsziele Maßnahmen Best-Practice Prozess Detailprozess Online Booking Engine in der Praxis Konfiguration, Funktionalitäten und Abläufe Was hat die Einführung einer OBE gebracht? OBE Alternativloses System ohne Nachteile Wohin geht die Reise? Mobilität

7 Zielsetzung Nachhaltiges Wachstum in Europa Unsere Mission Unterstützung der Unternehmensstrategie durch eine angepasste Mobilitätsstrategie: die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter erfüllen im Einklang mit den Corporate Zielen Unsere Strategie - Gewährleistung ökonomischer und ökologischer Effizienz - Ergebnisorientierung durch hohe Mitarbeiterzufriedenheit 7

8 Bereichsziele Business Partnering Mobilitätsstrategie 2020 State of the Art Mobility Management Motivationsorientiert - Umweltorientiert - Kostenoptimiert Kontinuierliche Weiterentwicklung und Überprüfung interner Richtlinien, Prozesse, Konsolidierung von Dienstleistern, Einsatz moderner Technik Führungskultur, die auf Vertrauen beruht Entscheidungen werden auf der niedrigsten, möglichen Ebene getroffen Eigenverantwortliches Handeln des einzelnen MA steht im Vordergrund Zukunftsfähigkeit und europäisch einsetzbar Sicherheitsaspekte 8

9 Status Quo bei Daiichi Sankyo in Europa TCO p.a. in % flights hotels administration fees others 2% 1% 25% Fleet Travel 17% 75% 80% Buchungsgebühren betragen ca. 0,5% der Gesamtkosten! 9

10 Status Quo in Deutschland Richtlinien Fleet Standards Car Policy Überlassungsvertrag Dienstwagen Handbuch Bruttogehaltsumwandlung Travel Policy Travel Policy für Dritte Tools und Systeme Dienstleister Fleetmanagement Software CWT Portal OBE Expense Tool Leasinggeber, Händler Schadenmanagement Makler, Versicherung Logistik Travel agency RKA-DL Output 400 Fahrzeuge 2700 Flüge p.a KM p.a Tonnen CO TCO 10

11 Travelmanagement 11

12 Abteilungsziele Business Partnering Standards Reiserichtlinie (Europäische Rahmenrichtlinie mit landesspezifischen Regelungen auf lokaler Basis) Tools Ein führendes System (OBE, Expenses, Reporting) zur Schaffung von Transparenz in Europa Steuerung der Reisen und Kosten Konsolidierung Je nach Sinnhaftigkeit Konsolidierung der Lieferanten und Dienstleister auf europäischer Ebene Prozesse Elektronischer, durchgängiger Workflow keine Medienbrüche Mitarbeiterorientierung Einfache Handhabung look and feel Feeling at home at Daiichi Sankyo Komfortable Abwicklung, schnelle Auszahlung von Reisekosten 12

13 Maßnahmen Standards & Richtlinien Einführung einer klar definierten RRL, da sie den größten Einfluss auf Kosten hat (kurz und simpel), u.a. Business Class Flüge nur für Interkontinental Verbindungen Business Class Direktflüge nur für Senior Management Minimum 14 Tage Vorausbuchungsfrist Verbindliche Nutzung der OBE für einfache Buchungen und Point-to- Point Verbindungen Tools und Systeme CWT Portal, OBE, RKA-Tool Hinterlegung der RRL im System Hinterlegung der Firmenkonditionen im System Darstellung der bevorzugten Anbieter in der OBE Minimierung von Ausnahmen durch einen elektronischen Freigabeprozess über die OBE Verbindliche Nutzung der Firmenkreditkarte (compliance, Transparenz, etc.) 13

14 Maßnahmen Anbieter und Dienstleister Professionelle Travel Agency Dienstleister für die Reisekostenabrechnung Komfortable Kreditkarten Globale Abkommen mit Airlines und Hotels Prozess Konsistenter, elektronischer und durchgängiger Workflow für Reiseplanungen/Genehmigungen/Buchungen/RKA Identifikation der Stakeholder und permanente Trainings der Anwender Messung der relevanten Kennzahlen, KPI s 14

15 Best-Practice Prozess Integrierter end-to-end Travel Management Prozess Travel Policy Integrierter Prozess Travel Agency OBE Transparenz Compliance Kosteneffizienz Flexibilität Kreditkarte 15

16 Im Detail HR Data (SAP HCM, HR IS) Planning online offline Booking online offline Approval active passive online offline Business trip Expense statement online Audit manual Approval Active Passive Online Offline Pay out Banking transfer Salary statement Processing (ERP, SAP FI, HCM) Reporting, controlling, KPI s Vendor management 16

17 Online booking engine 17

18 Definition OBE, OBT: Online booking engine, Online booking tool Eine in der Regel internetbasierte Software zur Buchung von Reiseleistungen 18

19 OBE Konfiguration Reines Online Buchungstool von KDS mit hinterlegter RRL Alles aus einer Hand: ein Vertrag mit CWT (als Reseller für KDS) Zugeschnitten auf die unternehmensspezifischen Prozesse zur Buchung von Flügen, Hotels, Mietwagen Integriert im CWT Portal inkl. Reporting (zukünftig im Intranet durch Single-Sign-On) Buchung direkt durch den Reisenden oder Travel Arranger (i.d.r. Bereichsassistenten) Stammdaten werden aus SAP HCM übertragen (elektronische Schnittstellen) Selbstadministration der Userdaten möglich, d.h. Profilpflege Daten aus der OBE werden in das Expense Tool übertragen (über ein CWT Backoffice Tool) Liefert Buchungsdaten für Verhandlung mit Airlines, Hotels (im Gegensatz zu Internetbuchungen) Hinterlegter, elektronischer Genehmigungsworkflow 19

20 OBE Online Genehmigungsprozess 2 Genehmiger sind pro Reisendenprofil hinterlegt Der 1. Genehmiger ist disziplinarischer Vorgesetzter und wird automatisch aus dem ERP System (SAP HCM) ins Profil übertragen Der 2. Genehmiger kann vom Reisenden selbst hinterlegt werden, sollte aber idealerweise dieselbe Hierarchiestufe haben wie der 1. Genehmiger Der 1. Genehmiger erhält per Mail die Aufforderung die Reise zu genehmigen oder abzulehnen (auch über Freigabe App von KDS möglich) nach 6 Stunden ohne Reaktion erfolgt eine Erinnerung, nach 12 Std. ohne Reaktion wird der 2. Genehmiger angeschrieben, nach 24 Std. ohne Reaktion wird die Reise automatisch storniert Travel Policy ist mit einem automatisierten Genehmigungsworkflow in der OBE hinterlegt 20

21 Online Buchungsprozess Flug Genehmigungsprozess Best Buy Option für Flüge 14-Tage Vorausbuchungsfrist Limitierte Business Class, limitierte Interkonti Direktflüge Flüge innerhalb der nächsten 2 Stunden sind online nicht buchbar Normalerweise können Flüge für den Folgetag mit Abflug vor 08:00 Uhr nur bis 17:00 Uhr am Vortag online gebucht werden seit April 24/7 online buchbar und wird ausgestellt! Flüge sind nach Ticketausstellung umbuchbar und stornierbar Für Webbuchungen von Low Cost Carriern im Onlinebuchungstool gelten teilweise gesonderte Bedingungen Sicherheit? Komfort? Alle innerhalb der RRL gebuchten Linienflugtickets werden am Buchungstag ohne erneute Rücksprache ausgestellt Alle außerhalb der RRL gebuchten Linienflugtickets werden erst nach Genehmigung ausgestellt 21

22 Online Buchungsprozess Hotel Genehmigungsprozess 14-Tage Vorausbuchungsfrist Hinterlegte Preisobergrenzen für Hotelübernachtungen (je nach Land) Es können alle Hotels gebucht werden, die im Amadeus enthalten sind Hotel Firmenraten sind hinterlegt und gekennzeichnet Storno- und Umbuchungsgebühren müssen beachtet werden 22

23 Online Buchungsprozess Mietwagen Genehmigungsprozess Best Buy Option für Mietwagen 14-Tage Vorausbuchungsfrist Kompaktklasse (höhere Klassen für Senior Management) Alle Mietwagenanbieter sind buchbar (alle Klassen werden dargestellt) 23

24 Online Buchungsprozess Bahn Genehmigungsprozess 14-Tage Vorausbuchungsfrist 1. Klasse (Anreizsystem für 2.Klasse zur Vermeidung von Emissionen) Bahn wird über separates Bahntool (CWT Train) gebucht Auch hier ist die Firmenkreditkarte hinterlegt Onlineticket möglich 24

25 Online Buchungsprozess Sonstiges Die Reisedaten können aus der Reisebestätigung direkt in Lotus Notes / Outlook Kalender übertragen werden (noch keine Schnittstelle zum elektronischen Reiseantrag) Reiseplanversand erfolgt automatisiert und je nach Einstellung an den Besteller (travel arranger) und/oder Reisenden Vor Buchungsabschluss kann die hinterlegte Kostenstelle mit einer Innenauftragsnummer ersetzt werden 25

26 Offline Buchung Offline = Buchung per Mail, Telefon oder Fax über das lokale CWT Service Team Offline gebucht werden sollten Kurzfristige Anfragen (für Reisen < 2 Stunden) Reisende ohne Profil (vor allem Externe oder Neueintritte) Komplexe Flugverbindungen (z.b. München Frankfurt - Paris New York - München) Gruppenbuchungen Buchungsgebühren deutlich höher als bei Online Buchungen! 26

27 Online-Buchungsquote und Vorausbuchungsfrist 10/ / Sep 13 Oct. Nov. Dec. Jan. Feb. Mar. April May June July Aug. Sep. online booking in % days ahead booking in %

28 Ergebnis Offline Buchungen 80% der Buchungen weniger als 14 Tage im Voraus Zentrale Buchungsstelle % Keine klar definierte RRL Wenig Flexibilität (Bürozeiten) Probleme bei Umbuchungen außerhalb der Bürozeiten, etc. Kein stringenter Genehmigungsprozess % Offline Buchungen 80% der Buchungen mindestens 14 Tage im Voraus, dadurch 40% Einsparung bei Flugticketkosten 70% Einsparung bei Buchungsgebühren 100% Compliance mit RRL durch (elektronische) Genehmigungsprozesse Berücksichtigung individueller Vorlieben durch Profile in der OBE Möglichkeit rund um die Uhr selbst zu buchen = maximale Flexibilität 28

29 Wohin geht die Reise? 29

30 Mobilitätsstrategie

31 OBE in der Zukunft Mindestens in Verbindung mit einem door-to-door Planungstool 31

32 OBE Alternativloses System ohne Nachteile Reduzierung der Reisekosten (Best-buy / hinterlegte Corporate Rates) und Transaktionsgebühren Datentransparenz Basis für Vertragsverhandlungen (airlines, hotels, etc.) und Messung KPI s Reduzierung der administrativen Aufwände im Buchungsprozess Mehr Flexibilität 24/7 verfügbar Erhöhung der compliance durch hinterlegte Richtlinien und Genehmigungsprozesse Erhöht die Sicherheit der Mitarbeiter durch genaue Ortung der Reisenden bei Katastrophen (da die Daten ins CWT Reportingtool einfliessen bei Internetbuchung ist das nicht der Fall) Gründe, die nicht wirklich dagegen sprechen: - Es ist immer besser sich von einem Experten beraten zu lassen als von einer Maschine - Best verfügbare Preise oft über Airlines oder Hotel Websites erreichbar - Komplexe Reisen ( multi-leg ) sollten nicht online gebucht werden 32

33 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Michael Müller Head of General Administration DAIICHI SANKYO EUROPE GmbH Zielstattstr Munich Germany Phone +49-(0)

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