HiDef Corporate. Administratoranleitung. Chalfont Park House, Chalfont Park, Gerrards Cross Buckinghamshire, UK, SL9 0DZ

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2 Inhalt Erste Schritte als HiDef-Administrator... 1 Anmeldung bei Ihrem Konto... 1 Kennwort vergessen?... 1 Ändern von Administratorangaben... 1 Erstellen einer neuen Gruppe... 3 Erstellen einer neuen Gruppe... 3 Erstellen eines neuen Gruppennamens mit einer Uploaddatei... 3 Anzeigen der erstellten Gruppen... 4 Bearbeiten oder Löschen von vorhandenen Gruppen... 5 Bearbeiten einer vorhandenen Gruppe... 5 Löschen einer vorhandenen Gruppe... 5 Hinzufügen eines neuen Moderators... 6 Manuelles Hinzufügen von Moderatoren... 6 Hinzufügen von mehreren Moderatoren... 7 Wählen der Benutzereinstellungen... 7 Bearbeiten oder Deaktivieren von Moderatoren... 8 Bearbeiten eines vorhandenen Moderators... 8 Deaktivieren eines vorhandenen Moderators Erneutes Senden der Aktivierungs Erneutes Senden der Aktivierungs Kontoeinstellungen Wo können die Kontoeinstellungen geändert werden? Administratoreinstellungen Bereitstellen von Einwahlnummern Verwaltung von Benutzerinformationen Konferenzverwaltung Konferenzsicherheit Konferenzbenachrichtigungen Abrechnung per Abrechnungscode Überprüfen von Kontodetails Anzeigen der Nutzungsdauer in Minuten Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. i

3 Anzeigen von Informationen zu Telefonkonferenzen Anzeigen des Abrechnungsverlaufs Häufig gestellte Fragen Allgemeine häufig gestellte Fragen Häufig gestellte Fragen zu Einwahlnummern Häufig gestellte Fragen zu den Funktionen des Administrationsportals Häufig gestellte Fragen zu Preisen und Abrechnung Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. ii

4 Erste Schritte als HiDef-Administrator Als HiDef Corporate-Administrator sind Sie in Ihrem Unternehmen für die Einrichtung und Verwaltung der HiDef Corporate-Moderatoren verantwortlich. Das benutzerfreundliche Administration Center unterstützt Sie dabei, Moderatoren einzurichten, Moderatorkonten zu verwalten und die Nutzung in Minuten zu protokollieren sowie die Kosten in Echtzeit anzuzeigen. Anmeldung bei Ihrem Konto Wenn Sie Ihre Anmeldeinformationen als HiDef Corporate-Administrator erhalten haben, geben Sie Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein, um sich anzumelden und damit zu beginnen, die Audioservices von HiDef Corporate zu nutzen. Kennwort vergessen? 1. Navigieren Sie zur Seite Kennwort vergessen?. 2. Geben Sie den Benutzernamen ein, mit dem Sie sich bei Ihrem Konto anmelden. Normalerweise entspricht Ihr Benutzername Ihrer -Adresse. 3. Klicken Sie auf Senden, um eine Kennworterinnerung zu erhalten. Ändern von Administratorangaben Sie können den Namen, die -Adresse und das Kennwort zur Anmeldung bei Ihrem Konto ändern. 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen. 3. Auf der Registerkarte "Administratorangaben ändern"können Sie Ihren Namen, Ihre - Adresse, Ihr Kontokennwort und/oder die bevorzugte Sprache ändern Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 1

5 4. Wenn Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern. Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung mit dem Hinweis, dass Ihre Einstellungen erfolgreich geändert wurden Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 2

6 Erstellen einer neuen Gruppe Administratoren können Gruppen erstellen, um ähnliche Moderatoren zusammenzufassen. Sie können Gruppen entweder manuell oder durch Massenupload erstellen, wenn Sie mehrere Benutzer pro Gruppe hinzufügen möchten. Erstellen einer neuen Gruppe 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Administrator. 3. Geben Sie den Namen der Gruppe im Feld "Gruppenname" ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Hinweis: Gruppennamen dürfen keine Sonderzeichen enthalten. Hinweis: Sie müssen möglicherweise die Seite aktualisieren (F5), damit die neue Gruppe in der Gruppenliste angezeigt wird. Erstellen eines neuen Gruppennamens mit einer Uploaddatei 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Benutzer erstellen. 3. Laden Sie die Vorlagendatei samplenewuser.csv herunter. 4. Speichern Sie die Vorlagendatei lokal auf Ihrem Computer. Hinweis: Entfernen Sie nicht die erste Zeile der Spaltenüberschriften, da ansonsten der erste Moderator in der Vorlage fehlt. 5. Geben Sie in der Spalte "Zur Gruppe hinzufügen"entweder den Namen einer vorhandenen Gruppe ein oder definieren Sie einen neuen Gruppennamen. Laden Sie die CSV-Datei hoch. 6. Beim Hochladen der CSV-Datei wird der neue Gruppenname durch ein vorangehendes * gekennzeichnet. Die Gruppe wird erstellt, nachdem Sie einen neuen Moderator erstellt haben Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 3

7 Anzeigen der erstellten Gruppen Melden Sie sich als Administrator an bei und wählen Sie in der linken Navigationsleiste Administrator aus, um die Liste der Gruppen unter einem bestimmten Administrator zu finden Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 4

8 Bearbeiten oder Löschen von vorhandenen Gruppen Sie können eine vorhandene Gruppe bearbeiten oder löschen. Melden Sie sich dazu als Administrator bei an. Bearbeiten einer vorhandenen Gruppe Administratoren können Gruppen nur umbenennen. Führen Sie die nachfolgenden Schritte aus, um eine Gruppe umzubenennen: 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Administrator. 3. Klicken Sie im Abschnitt "Gruppen" neben dem Namen der Gruppe, die umbenannt werden soll, auf die Schaltfläche Bearbeiten. 4. Aktualisieren Sie den Namen der Gruppe und klicken Sie auf Speichern, um die Gruppe umzubenennen. Löschen einer vorhandenen Gruppe 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Administrator. 3. Klicken Sie im Abschnitt "Gruppen" neben dem Namen der Gruppe, die gelöscht werden soll, auf die Schaltfläche Bearbeiten. 4. Klicken Sie auf Löschen, um die Gruppe zu entfernen. Hinweis: Gruppen können erst dann gelöscht werden, wenn alle Benutzer in der Gruppe deaktiviert oder in eine andere Gruppe verschoben wurden Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 5

9 Hinzufügen eines neuen Moderators Moderatoren erhalten einen eigens eingerichteten Audiokonferenzraum, der 24 Stunden pro Tag, 7 Tage pro Woche verfügbar ist, um Telefonkonferenzen zu planen, einzuleiten und zu verwalten. Sobald ein Moderator eingerichtet wurde, ist keine Planung erforderlich. Jedes Moderatorkonto ist mit Services ausgestattet, die das virtuelle Konferenzerlebnis verbessern sollen. Manuelles Hinzufügen von Moderatoren 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Benutzer erstellen. 3. Sie können einen Moderator manuell hinzufügen, indem Sie über das Formular "Neue(n) Benutzer erstellen" einzelne Benutzer hinzufügen. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um zusätzliche Zeilen zu erstellen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen", um sie zu entfernen. 5. Geben Sie Vornamen, Nachnamen, -Adresse, Benutzernamen, Gruppenzugehörigkeit und Raumgröße ein. 6. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fortfahren. 7. Aktivieren Sie auf der Seite "Benutzereinstellungen wählen" die betreffenden Optionsfelder, um festzulegen, welche Einstellungen für alle im Formular "Neue(n) Benutzer erstellen" aufgeführten Benutzer gelten. 8. Klicken Sie auf Senden, um die neuen Benutzer zu erstellen Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 6

10 Hinzufügen von mehreren Moderatoren Sie können mithilfe einer CSV-Datei mehrere Moderatoren hochladen. 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Benutzer erstellen. 3. Laden Sie die CSV-Vorlagendatei herunter, geben Sie die Informationen für alle Benutzer ein und speichern Sie die Datei. Als Administrator können Sie über diese Option bis zu 100 Benutzer gleichzeitig erstellen. 4. Klicken Sie auf Datei wählen, um zur CSV-Datei auf Ihrem Computer zu navigieren, und klicken Sie anschließend auf Aus CSV-Datei importieren. 5. Das Formular "Neue(n) Benutzer erstellen" wird automatisch mit den Benutzern aus der CSV- Datei aufgefüllt. Nehmen Sie alle Korrekturen/Bearbeitungen an den hochgeladenen Daten direkt im Formular "Neue(n) Benutzer erstellen" vor und klicken Sie auf Fortfahren. 6. Aktivieren Sie auf der Seite "Benutzereinstellungen wählen" die betreffenden Optionsfelder, um festzulegen, welche Einstellungen für alle im Formular "Neue(n) Benutzer erstellen" aufgeführten Benutzer gelten. 7. Klicken Sie auf Senden, um die neuen Benutzer zu erstellen. Wählen der Benutzereinstellungen Ändern Sie den Standardkonferenzraum, der für alle neu erstellten Moderatorkonten übernommen werden soll. 1. Überprüfen Sie die Standardeinstellungen für Konferenzräume, die auf neue Moderatorkonten angewendet werden sollen, und nehmen Sie ggf. Anpassungen vor. Die auf dieser Seite angezeigten Standardwerte stammen von der Seite Administrator Einstellungen Ihres Kontos. 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sperren neben Einstellungsoptionen, um zu verhindern, dass Moderatoren bestimmte Einstellungen über ihr Moderatorkonto im Webportal ändern. 3. Wenn Sie an diese neuen Benutzer keine Begrüßungs- senden möchten, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen unten auf der Seite. Hinweis: Bei der Begrüßungs- handelt es sich um eine Standard- , die von der Anwendung gesendet wird und in der jeder Moderator die Anmeldeinformationen für den Konferenzraum erhält, mit denen der Service und das Webportal sofort verwendet werden können Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 7

11 4. Nachdem Sie die Einstellungen ausgewählt haben, die für alle Moderatoren gelten sollen, die im Formular "Neue(n) Benutzer erstellen" aufgeführt sind, klicken Sie auf Senden. Hinweis: Nachdem Sie auf die Schaltfläche Senden geklickt haben, wird eine Bestätigungsseite mit den Details zu den neuen Moderatoren und der folgenden Meldung angezeigt: "The following users has been created successfully" (Folgende Benutzer wurden erfolgreich erstellt). Bearbeiten oder Deaktivieren von Moderatoren Sie können einen vorhandenen Moderator bearbeiten oder deaktivieren. Melden Sie sich dazu als Administrator bei an. Bearbeiten eines vorhandenen Moderators 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Administrator. 3. Klicken Sie im Abschnitt "Gruppen" neben dem Namen des Moderators, der bearbeitet werden soll, auf die Schaltfläche Bearbeiten. 4. Aktualisieren Sie die Anmeldeinformationen und Einstellungen des Moderators Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 8

13 Deaktivieren eines vorhandenen Moderators 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Administrator. 3. Klicken Sie im Abschnitt "Gruppen" neben dem Namen des Moderators, der gelöscht werden soll, auf die Schaltfläche Bearbeiten. 4. Klicken Sie auf Benutzer deaktivieren, um den Moderator zu löschen. Erneutes Senden der Aktivierungs- Erneutes Senden der Aktivierungs- 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Administrator. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten neben dem Namen des Moderators, an den Sie die Einladung erneut senden möchten Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 10

14 4. Klicken Sie auf der Seite "Benutzer bearbeiten" neben der -Adresse des Moderators auf die Schaltfläche Begrüßungs- erneut senden. 5. Oben auf der Seite wird ein Banner mit dem Hinweis angezeigt, dass die erneut an den Moderator gesendet wurde Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 11

15 Kontoeinstellungen Wo können die Kontoeinstellungen geändert werden? Die Einstellungen für HiDef Corporate können an den folgenden Stellen festgelegt/geändert werden: 1. Einstellungen im Administration Center Wenn die Administratoreinstellungen im Administration Center geändert werden, betreffen diese Änderungen nur neue Moderatorkonten; früher angelegte Moderatoren sind davon nicht betroffen. Änderungen an vorhandenen Moderatorkonten können nur vom Kontomanager durchgeführt werden. 2. Anlegen von Benutzern im Administration Center Wenn Sie neue Benutzer/Moderatoren anlegen, werden die Standardbenutzereinstellungen, die auf der Seite "Einstellungen" im Administration Center festgelegt wurden, auf die neuen Benutzer/Moderatoren angewendet. 3. Einstellungen im Moderator-Portal Moderatoren können nur Änderungen an ihren eigenen Konferenzen vornehmen. Sie können keine Änderungen an den Einwahlnummern vornehmen, die sie vom Administrator erhalten haben Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 12

16 Administratoreinstellungen Bereitstellen von Einwahlnummern Im Administration Center können Administratoren die Verwendung aller gebührenpflichtigen und/oder gebührenfreien Rufnummern für Moderatoren zulassen oder ablehnen. Sie können auch Zugang für einen neuen Moderator bereitstellen, während Sie einen neuen Moderator erstellen. Administratoren können gebührenpflichtige und gebührenfreie Rufnummern eines bestimmten Landes hinzufügen oder löschen. Dazu klicken Sie auf Weitere Länder hinzufügen Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 13

17 Verwaltung von Benutzerinformationen Als Administrator können Sie wahlweise Moderatoren die Fähigkeit geben, ihren Namen und/oder ihre E- Mail-Adresse zu ändern. Wenn Sie Nein auswählen, wird die Registerkarte "Benutzerinformationen ändern"für diese Moderatoren deaktiviert. Hinweis: Administratoren haben nur beim Anlegen von neuen Moderatoren die Möglichkeit, eine bevorzugte Sprache festzulegen. Moderatoren können später ihre bevorzugte Sprache mithilfe ihrer Moderatoranmeldeinformationen ändern. Konferenzverwaltung Im Abschnitt "Konferenzverwaltung" können Sie die folgenden Änderungen vornehmen: Teilnehmer zu Beginn stummschalten: Wählen Sie Ja, um alle Teilnehmer bei Betreten der Konferenz stummzuschalten. Die Teilnehmer haben dann die Möglichkeit, ihre Stummschaltung selbstständig aufzuheben. Konferenz fortsetzen: Wählen Sie Ja, um den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, die Konferenz fortzusetzen, nachdem der Moderator die Verbindung getrennt hat. Frühe Teilnehmer: Wenn Teilnehmer sich einwählen, können sie entweder direkt der Konferenz beitreten oder in der Warteschleife warten, bis der Moderator der Konferenz beitritt. Wählen Sie Sperren, um die Einstellungen zu sperren und zu verhindern, dass die Moderatoren eine bestimmte Einstellung über das Moderatorkonto im Webportal ändern. Hinweis: Administratoren können nur Einstellungen für einzelne Moderatoren sperren. Um Einstellungen für alle Moderatoren zu sperren, wenden Sie sich bitte an den Kontomanager Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 14

18 Konferenzsicherheit Im Abschnitt "Konferenzsicherheit" können Sie die folgenden Änderungen vornehmen: Sicherheitscode: Wählen Sie Ja, um Teilnehmern einen Sicherheitscode zu senden, der beim Betreten einer Konferenz eingegeben werden muss. Der Moderator muss den Sicherheitscode (bestehend aus bis zu 20 Ziffern) vor der Telefonkonferenz an die Teilnehmer übermitteln. Bei der Einwahl in die Konferenz werden die Teilnehmer aufgefordert, ihren Sicherheitscode einzugeben. Wenn der Moderator noch nicht eingetroffen ist, warten frühe Teilnehmer nach der Eingabe der Konferenzraumnummer in der Warteschleife. Nachdem der Moderator der Konferenz beigetreten ist und einen Sicherheitscode eingegeben hat, werden die Teilnehmer in der Warteschleife aufgefordert, den Code einzugeben, um der Konferenz beizutreten. Aufrufen der Teilnehmer: Wählen Sie Ja, um Teilnehmer aufzufordern, ihren Namen anzusagen, wenn sie der Konferenz beitreten. Der Moderator kann durch Drücken von anwesenden Teilnehmer hören. die Wiedergabe aller in einer Telefonkonferenz Signalton oder Name: Wählen Sie Ja, um die Ankunft eines jeden Teilnehmers durch einen Signalton oder mit seinem Namen anzukündigen (wenn Sie Name wählen, muss das Aufrufen der Teilnehmer aktiviert sein). Eintreffen/Ausscheiden jedes Teilnehmers ankündigen: Wählen Sie Ja, um die Namen der Teilnehmer beim Eintreffen in und/oder Ausscheiden aus der Konferenz anzukündigen. Konferenzbenachrichtigungen Im Abschnitt "Konferenzbenachrichtigung" können Sie die folgenden Änderungen vornehmen: Benachrichtigung nach Ende: Wählen Sie Ja, wenn die Moderatoren nach der Telefonkonferenz eine Zusammenfassung per mit den folgenden Details erhalten sollen: Datum, Referenznummer, Konferenzraumnummer und Anrufdetails (Anrufer, angerufene Rufnummer, Abrechnungstyp, Startzeit und Gesamtminuten). Benachrichtigung für Aufzeichnung: Wählen Sie Ja, wenn die Moderatoren eine Benachrichtigung mit der Mitteilung erhalten sollen, dass sie ihre Telefonkonferenz aufzeichnen können Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 15

19 Abrechnung per Abrechnungscode Sie können die folgende Änderung im Abschnitt "Abrechnung per Abrechnungscode" vornehmen: Administratoren können die Funktion für Abrechnungscodes für Moderatoren aktivieren, indem sie den Moderator ändern, oder über die Standardadministratoreinstellungen, die bei Erstellung eines neuen Moderators angewendet werden. Abrechnungscodes werden verwendet, um die internen Abrechnungsinformationen für einen Moderator anzuzeigen. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 16

20 Überprüfen von Kontodetails Anzeigen der Nutzungsdauer in Minuten Auf der Seite Nutzungsdauer in Minuten wird für Administratoren die Zusammenfassung der Konferenzen angezeigt, die während des vergangenen Monats und der vergangenen drei bzw. sechs Monate durchgeführt wurden (sortiert nach Gruppe und nach Moderator). Sie können auf den Namen eines Moderators klicken, um eine Liste der Gesamtminuten nach Konferenz anzuzeigen. Anschließend können Sie Details zu einzelnen Konferenzen anzeigen, die nach Rufnummer aufgeschlüsselt wurden. 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Nutzungsdauer (Minuten). 3. Wählen Sie den Datumsbereich aus dem Dropdownmenü und klicken Sie auf Verlauf anzeigen, um die Nutzungsdaten der Moderatoren anzuzeigen, die Ihrem Konto zugeordnet sind. 4. Sie können die Spalten für gebührenpflichtige und gebührenfreie Rufnummern anpassen (Standardeinstellung USA), um die Nutzungsdaten für verschiedene Länder anzuzeigen. Klicken Sie dazu auf den Link in der Spaltenüberschrift. Wählen Sie im Fenster "Anruftyp anpassen" die gewünschte Spaltenüberschrift und klicken Sie auf Fertig Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 17

21 5. Klicken Sie auf den Namen eines Moderators, um die Details zur Nutzung anzuzeigen. Klicken Sie erneut, um die Spalten für gebührenpflichtige und gebührenfreie Rufnummern in der Ansicht eines Moderators anzupassen Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 18

22 Anzeigen von Informationen zu Telefonkonferenzen Als Administrator können Sie Informationen zu Telefonkonferenzen für bestimmte Moderatoren sowie deren Telefonkonferenzen anzeigen. 1. Greifen Sie auf die Nutzungsdauer in Minuten für alle Moderatoren zu (siehe Anzeigen der Nutzungsdauer in Minuten). 2. Klicken Sie auf den Namen eines aktiven Moderators, um detaillierte Daten zu allen Telefonkonferenzen anzuzeigen, die während des ausgewählten Datumsbereichs durchgeführt wurden. 3. Klicken Sie auf das Datum einer Telefonkonferenz, um ein Popupfenster mit dem Datum der Telefonkonferenz, der HiDef-Referenznummer, den Teilnehmern, dem Konferenztyp, der Startzeit, den Gesamtminuten und der Anzahl der Telefonkonferenzteilnehmer anzuzeigen Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 19

23 4. Sie können einen Bericht mit Informationen zur Telefonkonferenz herunterladen. Klicken Sie dazu auf die XLS-Exportoption ( ) und anschließend auf Speichern. Anzeigen des Abrechnungsverlaufs 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Abrechnungsverlauf. 3. Wählen Sie einen Datumsbereich aus dem Dropdownmenü und klicken Sie auf Verlauf anzeigen, um die Kostendaten nach Konferenztyp aufzuführen Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 20

24 Häufig gestellte Fragen Allgemeine häufig gestellte Fragen Was ist HiDef Corporate? HiDef Corporate ist ein Service für Audiokonferenzen ohne Reservierungspflicht, der robuste webbasierte Kontotools sowie Tools für Audiokonferenzen für Unternehmensbenutzer bereitstellt, die den Benutzer in die Lage versetzen, Audiokonferenzen mit kleinem oder großem Teilnehmerkreis ohne Unterstützung durch eine Vermittlungsstelle zu verwalten. Was ist eine Telefonkonferenz ohne Reservierungspflicht bzw. eine Ad-hoc-Telefonkonferenz? "Telefonkonferenz ohne Reservierungspflicht" bzw. "Ad-hoc-Telefonkonferenz" bedeutet, dass für eine Konferenz keine Planung oder Reservierung von Bridge-Kapazität erforderlich ist. Da es sich bei HiDef Corporate um eine Konferenzplattform ohne Reservierungspflicht handelt, können Sie als Organisator von Konferenzen 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche an 365 Tagen im Jahr auf Konferenzen planen und abhalten. Gibt es ein Zeitlimit für die Dauer einer Konferenz? Nein. Beachten Sie in diesem Zusammenhang jedoch, dass die individuelle maximale Gesprächsdauer im hohen Maße von verschiedenen Telekommunikationsanbietern abhängig ist, die die Konferenz auf Ihr Telefon leiten. Dies ist insbesondere für internationale Anrufer von Bedeutung, da deren Gespräche über die Leitungen von verschiedenen Anbietern geführt werden, bevor sie die HiDef Corporate-Bridge erreichen. Im Allgemeinen gilt, dass unsere Telefonanbieter bei gebührenpflichtigen Gesprächen in den USA eine Gesprächsdauer von mindestens 6 Stunden und bei gebührenfreien Gesprächen eine Dauer von mindestens 9 Stunden unterstützen. Wie viele Teilnehmer können an meiner Konferenz teilnehmen? Beim Erstellen eines Kontos kann der HiDef-Administrator bis zu 125 individuelle Anrufer oder Leitungen zulassen, die an Ihrer Konferenz teilnehmen können. Bietet die HiDef-Lösung optional eine Unterstützung durch eine Vermittlungsstelle? Nein. HiDef-Konferenzen benötigen weder eine Reservierung noch eine Vermittlungsstelle. Wo kommen meine Benachrichtigungs- s für HiDef-Moderatoren her? Alle Ihre Benachrichtigungs- s (z. B. Begrüßungs- s, Aktualisierungen von Einstellungen, Systembenachrichtigungen nach Konferenzende und nach Aufzeichnungsende) kommen von der folgenden -ID: HiDef Corporate (DO.NOT.REPLY@citrixonline.com). Auf welche Weise kann ich mein Konto kündigen? Wenn Sie Ihr Konto kündigen möchten, wenden Sie sich an den für Sie zuständigen Kontomanager oder den globalen Kundensupport unter der gebührenfreien Telefonnummer (in den USA) oder (für Anrufer außerhalb der USA). Kann ich meine HiDef Corporate-Einwahlnummern mit meinem GoToMeeting- oder GoToWebinar- Konto verwenden? Ja. Folgen Sie dazu den nachfolgenden Schritten: 1. Navigieren Sie zu und melden Sie sich bei Ihrem GoToMeeting- oder GoToWebinar-Konto an Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 21

25 2. Klicken Sie auf den Link Webinar planen. Daraufhin wird die Seite "Webinar planen"aufgerufen. 3. Wählen Sie die Option Eigene Nummer für Audiokonferenz zur Verfügung stellen. 4. Geben Sie in den entsprechenden Textfeldern Ihre HiDef Corporate-Telefonnummer(n) und die Konferenznummer ein. Wie kann ich Kontakt zum globalen Kundensupport aufnehmen? Sie erreichen den globalen Kundensupport unter dieser Adresse. Sorgen Sie möglichst dafür, dass Sie Ihre -Adresse, Konferenz-ID und Moderator-PIN für den Supportmitarbeiter verfügbar haben. Häufig gestellte Fragen zu Einwahlnummern Für welche Länder werden momentan internationale gebührenfreie und lokale gebührenpflichtige Einwahlnummern angeboten? Sie finden die Liste unserer internationalen gebührenfreien und gebührenpflichtigen Einwahlnummern hier. Werden in Zukunft weitere Länder zum internationalen gebührenpflichtigen und gebührenfreien Service hinzugefügt? Ausgehend von Kundenanfragen werden kontinuierlich Einwahlnummern für weitere Länder hinzugefügt. Wenn ein bestimmtes Land momentan nicht verfügbar ist, Sie jedoch eine Einwahl für es benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kontomanager. Wie funktionieren die internationalen gebührenfreien Einwahlnummern? Die internationalen gebührenfreien Einwahlnummern sind jeweils nur für Teilnehmer in einem bestimmten Land verfügbar. So sollten z. B. nur Teilnehmer in Belgien eine internationale gebührenfreie Rufnummer für Belgien wählen. Die gebührenfreien internationalen Rufnummern für Belgien sind für Teilnehmer in anderen Ländern nicht gebührenfrei. Wie werden internationale lokale gebührenpflichtige Einwahlnummern angezeigt und wie sollten diese verwendet werden? Die internationalen lokalen gebührenpflichtigen Einwahlnummern sollten nur für Teilnehmer verwendet werden, die sich in dem spezifischen Land befinden, damit keine Gebühren für Auslandsgespräche beim Anrufen der jeweiligen Rufnummer anfallen. So sollten z. B. nur Teilnehmer in Belgien die internationale lokale gebührenpflichtige Rufnummer für Belgien wählen. Die internationale lokale gebührenpflichtige Rufnummer für Belgien funktioniert auch für Teilnehmer in anderen Ländern, in diesem Fall fallen jedoch Gebühren für Auslandsgespräche für einen Anruf in dieses Land an. Der Einfachheit halber zeigen wir die Rufnummern zusammen mit den betreffenden Länder- und Städtevorwahlen an. Je nachdem, aus welcher Stadt ein Teilnehmer anruft, ist es möglicherweise nicht erforderlich, sämtliche Ziffern zu wählen. Teilnehmer sollten bei ihrem Telefonanbieter vor Ort abklären, was zur Nutzung dieser Rufnummer erforderlich ist. Wo kann ich die Liste der gebührenpflichtigen und gebührenfreien Einwahlnummern sehen, die für meinen Konferenzraum aktiviert wurden? 2012 Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 22

26 Als Moderator können Sie alle Einwahlnummern sehen, die für Ihren Konferenzraum zulässig sind. Dazu melden Sie sich bei Ihrem HiDef Corporate-Konto unter an und navigieren zur Seite"Mein Konto". Die Telefonnummern werden auf zwei Registerkarten angezeigt gebührenfreie und gebührenpflichtige Rufnummern. Als Administrator können Sie alle Einwahlnummern sehen, die für Ihre Moderatoren zulässig sind. Dazu melden Sie sich bei Ihrem Administratorkonto unter an und navigieren zur Seite "Einwahlnummern". Wie aktiviere ich als Administrator für einen aktuellen Benutzer weitere Einwahlnummern für neue Länder? So bearbeiten Sie die Einwahlnummern für einen aktuellen Benutzer: 1. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf "Administrator". 2. Klicken Sie im Abschnitt "Gruppen" auf die Schaltfläche "Bearbeiten" neben dem Namen des Benutzers, für den weitere Einwahlnummern bereitgestellt werden sollen. 3. Klicken Sie auf der Seite "Benutzer bearbeiten" auf den Link "Weitere Länder hinzufügen", um das Fenster "Bereitstellung von Einwahlnummern" zu öffnen Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 23

27 4. Wählen Sie die Länder, für die dem Benutzer Einwahlnummern bereitgestellt werden sollen, und klicken Sie anschließend auf "Fertig". Was ist der Unterschied zwischen der Verwendung von gebührenpflichtigen und gebührenfreien US-Rufnummern für meine Konferenzen? Fallen zusätzliche Gebühren im Zusammenhang mit der Verwendung der einen oder anderen Option an? Sie können als Kunde einen "Minutentarif" aushandeln, mit dem die gebührenpflichtige und gebührenfreie Nutzung bezahlt wird. Wenn sich Teilnehmer über eine gebührenpflichtige Rufnummer bei einer Konferenz einwählen, fallen bei ihrem Telefonanbieter u. U. Gebühren für nationale oder Auslandsgespräche an. Wenn sich Teilnehmer jedoch über eine gebührenfreie Rufnummer bei einer Konferenz einwählen, fallen für sie keine Gebühren für Auslandsgespräche an, da diese Kosten Ihnen in Rechnung gestellt werden Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 24

28 Häufig gestellte Fragen zu den Funktionen des Administrationsportals Wie viele Administratoren kann jedes Konto haben? Pro Konto kann nur ein zentraler Administrator festgelegt werden. Kann der Administrator Kennwörter im Administration Center verwalten? Ja, über das Administration Center kann der Administrator Kennwörter für einzelne Moderatorkonten anzeigen und ändern. Alternativ können Moderatoren auch auf der Anmeldeseite auf den Link Kennwort vergessen klicken, um ihr aktuelles Kennwort abzurufen. Der Moderator kann das Kennwort auch über das Moderator-Portal ändern. Kann der Administrator benutzerdefinierte Gruppennamen erstellen? Ja, der Administrator kann alphanumerische Zeichen zum Festlegen von Gruppennamen, z. B. dem Namen einer Abteilung oder einer Kostenstelle, verwenden. Ändert die Änderung der Einstellungen im Administration Center die Einstellungen für alle Moderatoren? Änderungen an den Einstellungen im Administration Center wirken sich nur auf neue Moderatorkonten aus, die nach der Änderung erstellt werden. Änderungen an Einstellungen im Administration Center wirken sich nicht auf zuvor erstellte Moderatorkonten aus. Sie können jedoch Änderungen an den Einstellungen von vorhandenen Moderatorkonten vornehmen, indem Sie sich an den Kontomanager wenden. Hinweis: Einstellungen können nicht von einem Moderator gesperrt werden. Ein Administrator kann jedoch die Einstellungen einen individuellen Moderators sperren. Um Einstellungen für alle Moderatoren zu sperren, wenden Sie sich an den Kontomanager. Wie kann ich meinen Benutzernamen oder meine -Adresse ändern? Um Ihren Benutzernamen zu ändern, wenden Sie sich bitte an Ihren Kontomanager. Führen Sie die nachfolgenden Schritte aus, um Ihre -Adresse zu ändern: 1. Melden Sie sich an beim Administration Center von HiDef Corporate. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen. 3. Ändern Sie auf der Registerkarte "Administratorangaben ändern"die -Adresse. 4. Klicken Sie auf Speichern. Auf welche Weise können die Einstellungen für neue Moderatoren gesperrt werden? So ändern Sie die gesperrten Einstellungen für neue Moderatoren 1. Melden Sie sich beim Administration Center unter an. 2. Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Einstellungen. 3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte "Standardeinstellungen für neue Benutzer"die entsprechenden Kontrollkästchen für die Einstellungen, die gesperrt werden sollen Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 25

29 4. Klicken Sie auf Speichern. Häufig gestellte Fragen zu Preisen und Abrechnung Welche Art von Nutzungsdaten für die Abrechnung kann ein Administrator einsehen? Der Administrator kann zur Webseite Administrator Abrechnungsverlauf navigieren, die den Abrechnungsverlauf des vergangenen Monats und der vergangenen drei Monate beinhaltet. Dieser Bericht schlüsselt die abrechenbaren Kosten nach Konferenztyp, Tarif pro Konferenz, Minuten, die in der Konferenz verbracht wurden, und Kosten der Konferenz auf. Ganz unten auf der Seite werden außerdem die bisher verbrauchten Gesamtminuten und die bisher abrechenbaren Gesamtkosten angegeben. Auf welche Weise kann eine kostenstellenbezogene Abrechnung für das Konto verwaltet werden? Der Administrator kann Gruppen nach Namen oder Kostenstellen erstellen (in Gruppenfeldern können alphanumerische Zeichen eingegeben werden), um die kostenstellenbezogene Abrechnung zu verwalten. Der Administrator kann dann bei Erhalt der Abrechnung am Monatsende diese Informationen für interne Rückbuchungen verwenden. Ist es möglich, die Nutzung nach Gruppen anzuzeigen? Ja, der Administrator kann die Nutzung nach Gruppen für die letzten Abrechnungszeiträume von einem Monat und drei Monaten anzeigen Citrix Online UK Ltd. Alle Rechte vorbehalten. 26