Standards und Normen im Umfeld ECM

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1 Standards und Normen im Umfeld ECM Leitfaden für organisatorische und technische Anforderungen Oliver Berndt Thorsten Brand Dr. Klaus-Peter Elpel Joachim Faulhaber Carsten Heiermann Wolfgang Heinrich Werner Hommes Ralf Kaspras Hanns Köhler-Krüner Jürgen Rentergent Dr. Michael Schäfer Guido Schmitz Steffen Schwalm VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.v. 1. Auflage 2008

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Komponenten eines ECM-Systems Ziele von Standardisierungen im ECM-Umfeld Begriffsdefinitionen Norm und Standard Standardisierungs-und Normierungsgremien Rechtliche Bedeutung der Standards, Normen und Regelwerke Die Bedeutung von Standards bei der Auswahl von ECM-Produkten Zusammenfassung Erläuterungen zu den Beschreibungskriterien ' Standards und Normen mit direktem ECM-Bezug.' Allgemeine Regelungen und Standards Zusammenfassung ' Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen (PK-DML) IDW-Prüfungsstandard: Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen \ (IDWPS880) IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren (IDW RS FAIT3) Schriftgutverwaltung/Records Management (ISO 15489) Title 21 Code of Federal Regulations (21 CFR Part 11), Electronic Records Good Practices (GxP) Open Archival Information System (OAIS) Sonstige Compliance"-Regularien Zusammenfassung Sarbanes-Oxley Act (SOX) 47

3 3.2.3 Neuregelung der Eigenmittelbestimmungen für Kreditinstitute (Basel II) Federal rules of civil procedure ECM-relevante Standards im Public Sector Zusammenfassung Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang (DOMEA ) Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesmihisterien (GGO) ArchiSafe Model requirements for the management of electronic<records (MoReq) Model requirements for the management of electronic records 2 (MoReq2).-.." Geschäftsverwaltung GEVER Der elektronische Akt (ELAK),/ Design Criteria Standard for Electronic Records, Management Software Applications (DoD ) Dateiformate, Grafikformate.' Zusammenfassung ' Tagged Image File Format (TIFF) Joint Photographic Experts Group (JPEG) Joint Photographic Experts Group (JPEG2000) Digital Imaging and Communications in Medicine (DIGOM) Sonstige Dateiformate Zusammenfassung Portable Document Format (PDF) l Portable Document Format (PDF/A) : Portable Document Format (PDF/E) Portable Document Format (PDF/UA) Portable Document Format (PDF/X) Office Open XML (OOXML) Open Document Format (ODF) XML Paper Specification (XPS) SAP Intermediate Document (IDoc) Electronic Data Interchange For Administration, Commerceand Transport (EDIFACT) PostScript Advanced Function Presentation (AFP) Printer Command Language (PCL) 110

4 3.6 Formate für Metadaten Zusammenfassung Extensible Markup Language (XML) XML-basiertes Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang (XDOMEA) Extensible Metadata Platform (XMP) Exchangeable Image File Format (EXIF) Dublin Core Metadata Initiative International Press Telecommunications Council (IPTC) Metadata Encoding & Transmission Standard (METS) Metadata ObjectDescription(MODS) Machine-Readable Cataloging (MARC) International Standard Archival Description (General) (ISAD(G)) International Standard Archival Authority Record (ISAAR) Information and documentation - Records management processes - Metadata for records (ISO 23081) Klassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten für Anlagen, Systeme und baulichen Einrichtungen (DIN EN ) Schnittstellen-und Architekturstandards, Zusammenfassung Web-Distributed Authoring and Versioning (WebDAV) Open Document Management API (ODMA) Document Management Alliance (DMA) Service Orientierte Architektur (SOA) ' Repository-Standard (JSR 170) Repository-Standard (JSR 283) Portlet-Standard(JSR168) Portlet-Standard (JSR 286) Java Platform, Enterprise Edition Microsoft.Net Framework Representational State Transfer (REST) Image and Scanner Interface Specification (ISIS) TWAIN SAP ArchiveLink Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) GDPdU-Beschreibungsstandard 157 fc-"

5 Standard for the Exchange of Product Model Data (ISO STEP) Speichersysteme : Organisatorische Anforderungen: WORM-Eigenschaften" Technische Standards zu Basiseigenschaften von Speichersystemen Technische Standards zu Dateisystemen Interoperabilität und Migration von ECM-Dokumentenbeständen Standards und Formate im Umfeld digitale Signaturen Zusammenfassung ISIS-MailTrusTSpecification for interoperable PKI Applications (ISIS-MTT7) Signaturformate PKCS#7 und CMS8.( Digitale Signatur in PDF-Dokumenten9..' :5 Zertifikate L 177 ' ArchiSig ERS - Evidence Record Syntax (RFC 4998) Prozess-, Workflow-Standards Zusammenfassung Workflow Management Coalition (WfMC) XML Process Definition Language (XPDL)." Business Process Modeling Notation (BPMN) Business Process Modeling Language (BPML) Business Process Execution Language l for Web Services (WS-BPEL) ' Web Service Choreography Interface (WSCI / WS-CDL) Anhänge Abkürzungsverzeichnis Index Detailbeschreibung Enterprise Content Management Systeme (AHM) Capture - Erfassung Manage - Verwalten und Verarbeiten Store - Speicherung Preserve - Bewahrung Delivery- Bereitstellung.- 217

6 4.4 Autoren Oliver Berndt Thorsten Brand Dr. Klaus-Peter Elpel Joachim Faulhaber Carsten Heiermann Wolfgang Heinrich Werner Hommes Ralf Kaspras Jürgen Rentergent Dr. Michael Schäfer Guido Schmitz Hanns Köhler r Krüner Steffen Schwalm 231