Mitteldeutsche Immobilientage in Leipzig

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1 Vortrag des Rechtsanwalts Axel Frohne, Berlin, über die gesetzlichen Verwalteraufgaben zur Stabilisierung der Verwaltung Fallstricke und Haftungsfallen des Verwalters Mitteldeutsche Immobilientage in Leipzig

2 I. Die gesetzlichen Verwalteraufgaben Grundaufgaben des Verwalters, die auch mit der monatlichen Verwaltervergütung abgegolten sind: 1) Eigentümerversammlung gemäß 23 bis 25 WEG: Der Verwalter muss an einer Verwaltungsbeiratssitzung zur Vorbereitung der ordentlichen Eigentümerversammlung teilnehmen, anschließend die ordentliche Eigentümerversammlung vorbereiten, sie richtig einberufen und die ordentliche Eigentümerversammlung leiten und organisatorisch abwickeln.

3 In der Eigentümerversammlung muss er zu allen Tagesordnungspunkten Stellung nehmen, anschließend eine Niederschrift über die Versammlung innerhalb von drei Wochen erstellen, wobei er Einsichtnahme in die Niederschriften und die neue Beschlusssammlung gewähren muss. Nach der Eigentümerversammlung hat der Verwalter Beschlüsse durchzuführen.

4 2) Aufgaben nach 27 Abs. 1 WEG: Der Verwalter hat bei der Aufstellung und Änderung von Hausordnungen mitzuwirken und die Einhaltung der Hausordnungen zu überwachen. Außerdem muss er an weiteren Verwaltungsbeiratsitzungen während der üblichen Bürozeiten teilnehmen und den Beirat über wichtige Vorgänge informieren. Bei berechtigtem Interesse muss er, in der Regel im Rahmen der Einsichtnahme, Auskünfte erteilen bzw. auch schriftliche Auskunftsersuchen beantworten. Er führt den erforderlichen telefonischen, schriftlichen und elektronischen Geschäftsverkehr mit den Eigentümern und Dritten.

5 Bezüglich erforderlicher Verträge berät der Verwalter über Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit des Abschlusses dieser Verträge, holt Angebote ein, führt Vertragsverhandlungen und überwacht stichprobenweise die Durchführung der Verträge. Auch bearbeitet er Versicherungsschäden im gemeinschaftlichen Eigentum und gibt Hilfestellung bei Versicherungsschäden im Sondereigentum. Außerdem hat der Verwalter sämtliche Verwaltungsunterlagen aufzubewahren.

6 Nach entsprechenden Ermächtigungen muss der Verwalter Hausmeister-, Versicherungs-, Wartungs-, Anschaffungs-, Lieferungs-und Entsorgungs-, Werk-, Bank-und Abrechnungsverträge abschließen und nach entsprechender Ermächtigung auch diese kündigen. Er gibt die notwendigen Willenserklärungen und Zustellungen ab und nimmt sie entgegen. Auch ist er verpflichtet, sofort notwendige dringende Maßnahmen durchzuführen.

7 Kompetenzabgrenzung Dringende (Eil-) Maßnahmen -Verwalter ( 27 I Nr. 3, 27 III Nr. 4) -Eigentümer ( 21 II)

8 Verwaltungskompetenzen Ist Zeit für eine Eigentümerversammlung? Ja Nein Erforderlich sind: Erforderlich ist: Vorbereiten Moderieren Umsetzen (im Namen der Gemeinschaft) Handeln (im Namen der Gemeinschaft)

9 Weiterhin berät er bei Rechtsanwaltsbeauftragung und regelt die entsprechenden Kosten der Gerichtsverfahren sowie informiert darüber die Eigentümer.

10 Außerdem muss der Verwalter Daten erfassen und pflegen, die Konten der Gemeinschaft führen und Belege aufbewahren. Er macht die kaufmännische Rechnungsprüfung, bewirkt die Zahlungen, rechnet die Hausmeisterkasse sowie Gemeinschaftseinrichtungen ab und kümmert sich um die Mieten für die Vermietung von Gemeinschaftseigentum. Weitere wesentliche Aufgaben sind die Aufstellung von Wirtschaftsplänen, die Erstellung der Gesamt-und Einzeljahresabrechnungen, das Einziehen der Fehlbeträge und die Auszahlung der Guthaben aus der Abrechnung, das Verbuchen der Wirtschaftsplanzahlung und der Ergebnisse der beschlossenen Abrechnungen, die Teilnahme an Rechnungsprüfungen durch den Beirat und die Gewährung der Einsichtnahme in die Abrechnungsunterlagen.

11 Er verwaltet die eingenommenen Gelder und überweist die erforderlichen Beträge. Auch überwacht der Verwalter den technischen Zustand, berät die Eigentümergemeinschaft über die Notwendigkeit von Instandsetzungsmaßnahmen, holt Angebote ein, führt Vertragsverhandlungen, veranlasst Instandsetzungstätigkeiten, überwacht die laufenden Arbeiten und nimmt sie ab, rügt Mängel und führt die technische Rechnungsprüfung auf. Auch meldet er gemeinschaftliche Schäden an Versicherungen und organisiert die Erfüllung von Verkehrssicherungspflichten. Weiter nimmt der Verwalter Stellung zu beabsichtigten baulichen Veränderungen und berät über das Vorgehen bei Gewährleistungsmängeln. Auch bestellt er Schlüssel u.a. und veranlasst Prüfungen von Sicherheitseinrichtungen.

12 3) Insbesondere ist durch die WEG-Reform ab die Sammlung der Beschlüsse gemäß 24 Abs. 7 und Abs. 8 als Grundleistung auf den Verwalter zugekommen. Hierbei gehören in die Beschlusssammlung alle wohnungseigentumsrechtlichen Beschlüsse sowie die Urteilsformeln von gerichtlichen Entscheidungen in einem Rechtsstreit nach 43 WEG.

13 Sowohl der Wortlaut der Urteilsformel als auch die Angabe des Datums der gerichtlichen Entscheidung, des Gerichts und der Parteien der Klage bzw. des Mahnverfahrens muss in die Beschlusssammlung. Es gehören auch die vollständigen Urteilsformeln in die Beschlusssammlung, also auch die Kosten-und Vollstreckbarkeits-sowie ähnliche Nebenentscheidungen. Gerichtliche Vergleiche gehören nicht in die Beschlusssammlung, sondern nur die entsprechenden Beschlüsse der Eigentümerversammlung.

14 Die Eintragungen in die Beschlusssammlung müssen mit den konkreten Daten der Beschlüsse und gerichtlichen Entscheidungen und eventuellen Anmerkungen versehen werden. Entsprechend müssen die Eintragungen auch nummeriert werden. Die Eintragungen müssen spätestens innerhalb von fünf Tagen erfolgen. Die Unkorrektheit der Führung kann zur Abberufung und zum Schadensersatz für den Verwalter führen.

15 4) Funktionen des Verwalters I Der Verwalter ist -Organ der Gemeinschaft - Vertreter der einzelnen Eigentümer (sog. Diener zweier Herren oder auch Zwitterstellung)

16 Funktionen des Verwalters II Einladung zur Versammlung Vorsitz in der Versammlung Fertigung der Niederschrift Führung der Beschluss-Sammlung Aufstellung des Wirtschaftsplans Abruf der Vorschüsse Aufstellung der Jahresabrechnung

17 Rechtsverhältnisse des Verwalters Kraft Gesetzes (etwa 27 Abs. 1 WEG) - Zur Gemeinschaft Rechte (Vergütung) Pflichten (Folge: Haftung bei Pflichtverletzung) -Zu den Eigentümern Rechte (Vergütung, aber nur Teilschuld, 10 Abs. 8 WEG) Pflichten (Folge: Haftung bei Pflichtverletzung) Zusätzliche Option: Verwaltervertrag

18 Zwei Aufgabenbereiche aus 27 WEG - Erhaltungsmaßnahmen -Prozessführung

19 Erhaltungsmaßnahmen Unterschiede (wie bisher): -Ordnungsmäßige Instandhaltung -Dringende (Eil-) Maßnahmen

20 Kompetenzabgrenzung Dringende (Eil-) Maßnahmen -Verwalter ( 27 I Nr. 3, 27 III Nr. 4) -Eigentümer ( 21 II)

21 Neu ist auch die Möglichkeit des 27 Abs. 2 und Abs. 3 jeweils Nr. 2, dass der Verwalter gesetzlich ermächtigt ist, die Eigentümer bzw. die Eigentümergemeinschaft in Rechtsstreitigkeiten gegen sie zu vertreten. Neu ist auch die unverzügliche Informationspflicht über Rechtsstreitigkeiten gegenüber den Eigentümern gemäß 27 Abs. 1 Nr. 7.

22 Zusammengefasst werden die neuen Verwalteraufgaben in 27 WEG dahingehend, dass Abs. 1 Nr. 7 den Verwalter zur unverzüglichen Unterrichtung der Wohnungseigentümer (Dauer strittig, wohl herrschende Meinung: am nächsten Tag, aber mit entsprechender Vorbereitung) über die Anhängigkeit eines Rechtsstreits gemäß 43 WEG (siehe 27 I Nr. 7 WEG) verpflichtet. Die kurze Erledigung hat den Grund darin, dass möglicherweise Eigentümer nach Prüfung noch rechtzeitig bei einem Rechtsstreit eingreifen wollen. Deshalb hat auch das Landgericht München entschieden, dass die Informationspflicht nicht bei Hausgeldklagen besteht. Neu ist auch die gesetzliche Ermächtigung des Verwalters zur Vertretung der Eigentümer und der Eigentümergemeinschaft in einem Prozess gegen diese, zu der auch die Einschaltung eines Rechtsanwalts gehört.

23 Im Gesetz ist nunmehr in Abs. 3 Nr. 5 klargestellt, dass der Verwalter nur noch offene Fremdkonten, also Konten auf den Namen der Eigentümergemeinschaft, führen darf.

24 II. Haftung des Verwalters 1) Allgemeines Haftungsrisiko Der Verwalter haftet den Wohnungseigentümern bei der Ausübung seiner Verwaltungstätigkeit gemäß 280 ff., 276, 675, 611 BGB für jede schuldhafte Verletzung der ihm gesetzlich oder aus dem konkret geschlossenen Verwaltervertrag obliegenden Pflichten dem Grunde nach auf Schadensersatz und Ersatz vergeblicher Aufwendungen.

25 Bei der Wahrnehmung der Pflichten im Zusammenhang mit dem Finanzwesen der Gemeinschaft sind die Anforderungen an eine geordnete kaufmännische Buchhaltung, Forderungsüberwachung sowie Veranlassung der Beitreibung hoch, der Verschuldensmaßstab dagegen gering, da diese Tätigkeiten zur Erfüllung kardinaler Vertragspflichten gerechnet werden.

26 Dem Umfang nach haftet der Verwalter für jeden auf seiner konkreten Pflichtverletzung adäquat kausal beruhenden Schaden der Wohnungseigentümer, also ggf. für die gesamte ausgefallene Forderung nebst Zinsen und Kosten. Das Verschulden des Verwalters wird gemäß 280 Abs. 1 Satz 2 BGB vermutet; die Beweislast für Haftungsgrund und höhe liegt im Streitfall jedoch bei der Eigentümergemeinschaft.

27 Zu beachten ist, dass der Verwalter gemäß 278 BGB für das Verschulden seiner Erfüllungsgehilfen wie für eigenes Verschulden haftet. Dieses Haftungsrisiko sollte durch den Abschluss einer ausreichenden Vermögensschadenshaftpflichtversicherung abgedeckt werden. Auch sollten möglichst lückenlos wesentliche Geschäftsvorgänge dokumentiert werden.

28 Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter wegen schuldhafter Pflichtverletzung verjähren gemäß 195, 199 BGB innerhalb von drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres der Entstehung, Fälligkeit und Kenntnis der Wohnungseigentümer vom Anspruch, längstens jedoch innerhalb von 10 Jahren.

29 2) Der Verwalter kann auch dadurch haften, dass er Beschlüsse verzögert. Wenn dringende Instandsetzungsmaßnahmen erforderlich sind und der Verwalter diese nicht zur Beschlussfassung stellt, haftet der Verwalter einem Sondereigentümer gegenüber, wenn dieser durch die fehlende Instandsetzung einen Schaden an seinem Sondereigentum erleidet und z.b. einen Mietausfall hat.

30 3) Die neue Haftung des Verwalters nach 49 Abs. 2 WEG 49 Abs. 2: Dem Verwalter können Prozesskosten auferlegt werden, soweit die Tätigkeit des Gerichts durch ihn veranlasst wurde und ihn ein grobes Verschulden trifft, auch wenn er nicht Partei des Rechtsstreits ist.

31 Beispiele: Falsche Beschlüsse und falsche Abrechnungen Weitere Fehlleistungen eines Verwalters: Nicht korrekte Einberufung der Eigentümerversammlung durch nicht ausreichende Bezeichnung der Tagesordnungspunkte Fehlerhafte Feststellung der Beschlussfähigkeit Durchführung einer Eigentümerversammlung trotz fehlender Beschlussfähigkeit und ohne Bestätigung der Eigentümer

32 Die Rechtsfolge aus 49 Abs. 2 ist nicht neu, da auch bis 30. Juni 2007 nach 47 a. F. die Möglichkeit des Gerichts bestand, dem Verwalter die Verfahrenskosten aufzuerlegen, wenn er deren Anfall zu vertreten hatte. 49 Abs. 2 ist nur neben 91 ff ZPO anwendbar, wenn der Verwalter nicht Partei des Rechtsstreits ist. Nach dem Wortlaut muss die Tätigkeit des Gerichts mit grobem Verschulden veranlasst gewesen sein. Veranlassung: Tun oder Unterlassen des Verwalters, welches dazu geführt hat, ein Verfahren einzuleiten, um die Rechte zu wahren.

33 Grobes Verschulden: Verletzung der im Verkehr erforderlichen Sorgfalt in besonders schwerem Maße, wobei schon einfachste, ganz naheliegende Überlegungen nicht angestellt werden und das nicht beachtet wird, was im gegebenen Fall jedem einleuchten musste, also nicht nur objektivierbare Umstände, sondern auch subjektive, in der Individualität des Handelnden begründete Umstände von Bedeutung.

34 Es bestehen keine Schadensersatzansprüche neben 49 Abs. 2 der Eigentümergemeinschaft durch Sperrwirkung einer Entscheidung des Erstgerichtes im Vorprozess zur materiellrechtlichen Rechtslage.