Zeitschriftenverwaltung Hessische Bibliographie

Transkript

1 Zeitschriftenverwaltung Hessische Bibliographie Gemeinsame Online-Verwaltung von Auswertungszeitschriften für die Hessische Bibliographie. Teilnehmer und Auswerter-Kürzel... 2 Inhalt... 2 Aufbau... 3 Die Funktionen im Einzelnen... 3 Liste der Zeitschriften:... 3 Suche Zeitschrift:... 3 Wecker:... 4 Zeitschrift neu /Import aus CBS:... 4 Titeländerungen: über Zeitschrift neu/import aus CBS... 5 Zugehörige Hefte:... 5 Einzelne Felder:... 5 Auswertung einer Zeitschrift beenden:... 6 Adresse: Dokumentation im HeBIS-Wiki: 1 Stand 7 Januar 2014

2 Teilnehmer und Auswerter-Kürzel 04 = Marburg 17 = Darmstadt 26 = Gießen 30 = Frankfurt 34 = Kassel 43 = Wiesbaden 66 = Fulda Die Kürzel können individuell weiter untergegliedert werden (Bsp 17-ks), um über die Suche direkt auf die individuell ausgewerteten Zeitschriften zugreifen zu können. Inhalt Titelaufnahmen und Heftnachweise aller Zeitschriftentitel, die von den Teilnehmern der Arbeitsgemeinschaft Hessische Bibliographie aktuell für die Bibliographie ausgewertet werden (= aktive Titel) sowie jener Zeitschriftentitel, deren Auswertung eingestellt wurde (= inaktive Titel). Über die jeweils beim einzelnen Heft angegebene Ergiebigkeit wird eine Evaluation der ausgewerteten Titel ermöglicht. Die Zeitschriftenverwaltung wird redaktionell von der Zentralredaktion betreut. Korrekturen an Titeln und Heftnachträge werden von den Teilnehmern selbst vorgenommen ebenso wie die Aufnahme neu auszuwertender Zeitschriften. Löschungen von Zeitschriftentiteln erfolgen durch die Zentralredaktion. Die Zeitschriftenverwaltung ist weitestgehend selbsterklärend, die jeweils möglichen Anwendungen werden mittels eingestellter Hilfetexte detailliert erläutert. Zuständigkeiten: Teilnehmer Änderungen an Titeln Heftnachträge Aufnahme neuer Zeitschriften Auswertung einstellen Zentralredaktion Redaktionelle Betreuung Löschung von Zeitschriftentiteln Vorgenommene Änderungen und Ergänzungen müssen durch Speichern gesichert werden. 2 Stand 7 Januar 2014

3 Aufbau Die Zeitschriftenverwaltung wird über die PPNs der Zeitschriftentitel gesteuert. Über die Funktionen Suche Zeitschrift und Liste der Zeitschriften sind einzelne Zeitschriften aufrufbar. Über die PPN in der Titelanzeige jeder Zeitschrift wird direkt mit dem Zeitschriftentitel im OPAC der Hessischen Bibliographie verlinkt. Damit wird die direkte Ansicht der bearbeiteten Aufsätze einer Zeitschrift ermöglicht. Verlinkt wird darüber hinaus bei online-zeitschriften über die URL direkt mit der Website der betreffenden Zeitschrift. Neue Titel werden zeitsparend über die einzutragende PPN direkt aus dem CBS in die Zeitschriftenverwaltung importiert. Jeder Zeitschriftentitel verfügt über zwei Bereiche: Titel Anzeige Bibliographische und lokale Daten: Zugehörige Hefte Durchgesehenen Hefte mit: PPN, Titel, Zusatz, Nebentitel, Urheber, Erscheinungsvermerk, ISSN, Fortsetzung, Zugangsart, Signatur, Standort, Auswerter, Bemerkungen Band / Jahrgang, Jahr, Heftnummer, Datum, Ergiebigkeit, Lücken, Bemerkungen, Änderungsdatum. Die Funktionen im Einzelnen Liste der Zeitschriften: Die Sortierung ist alphabetisch mit den aktiven Titeln zuerst, danach folgen alphabetisch die inaktiven Titel. Die Sortierung ist veränderbar (nicht dauerhaft) mit Klick auf die jeweilige Kategorie, z. B. Auswerter. Aufruf einzelner Titel über die PPN. Suche Zeitschrift: Die Suchmaske ermöglicht folgende Suchmöglichkeiten: PPN, Titel, Signatur, Standort, ISSN, Zugangsart, Auswerter und Lücken, aktiv, inaktiv, aktiv und inaktiv. Alle Suchfelder sind kombinierbar. Achtung: Die Trunkierung erfolgt nicht wortweise, sondern am Anfang und Ende des Eintrags, unabhängig davon, aus wie vielen Wörtern dieser besteht. 3 Stand 7 Januar 2014

4 Wecker: Erinnerungsfunktion für regelmäßig auszuwertende Zeitschriften, die nicht im Umlauf oder regelmäßig erhältlich sind (bspw. Online-Zeitschriften ohne Newsletter- oder Alert- Dienst). Dieser Dienst steht allen AG-Mitarbeitern für die Verwaltung ihrer Auswertungszeitschriften nach ihrem individuellen Bedarf zur Verfügung. Die Anwendung wird über den Zeitschriftentitel/ppn und die Auswerter-Kennung bzw. die zugeordnete -Adresse und einen Kalender gesteuert. Für die Verwaltung des Dienstes gibt es einen Bereich Wecker, der über die Menü- Leiste anwählbar ist. Hier sind alle angelegten Erinnerungs-/Weckermails hinterlegt und können hier auch bearbeitet werden. Ebenfalls verwaltet werden hier die Bearbeiter nebst -Adressen, an die die Erinnerung gehen soll. Für einen neuen Bearbeiter werden im Bereich Bearbeiter in die bereitstehende Zeile alle nötigen Angaben eingetragen, danach Speichern. Die Anlage einer neuen Erinnerung bzw. eines Weckers erfolgt jeweils aus der Titelanzeige der einzelnen Zeitschrift über neuer Wecker. Dafür wird über das Symbol Wecker das Fenster Weckermail geöffnet, in welchem folgende Angaben eingetragen bzw. markiert werden: 1. Beginn: frei aus einem Kalender wählbares Startdatum des Turnus/Intervalls 2. Intervall: aus dem pull-down-menü einen Turnus auswählen wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich 3. Empfänger: aus dem pull-down-menü Empfänger mit -Adresse auswählen 4. Titel der Zeitschrift: wird aus der Titelanzeige eingespielt; eine Auswahl über das pull-down-menü ist auch möglich 5. Text: freies Textfeld für individuelle Erinnerungs-Hinweise Ab dem Startdatum erhält der jeweilige Bearbeiter im gewählten Intervall eine an seine in der Weckerverwaltung hinterlegte -Adresse. Änderungen und Löschungen des Weckers können sowohl über das Menü Wecker als auch über das Wecker-Symbol bei den einzelnen Zeitschriften erfolgen. Zeitschrift neu /Import aus CBS: Für neue Auswertungszeitschriften: PPN in Feld eintragen, Import aus CBS anwählen und weiter nach Bedarf bearbeiten; Zugangsart markieren (Kauf/Pflicht/Tausch/Geschenk). Auswahl =Blankofeld, derzeit verwendet für Hinweis auf zusätzlich existierende Online- Ausgaben: Auch als Internetausgabe. Zurücksetzen : setzt alles zurück; nach Speichern nicht mehr möglich. 4 Stand 7 Januar 2014

5 Titeländerungen: über Zeitschrift neu/import aus CBS Bei Titeländerungen wird eine neue Aufnahme über die entsprechende PPN aus dem CBS importiert. Beim Vorgänger-Titel wird inaktiv markiert und bei Fortsetzung der neue Titel aus dem Pull-Down-Menü ausgewählt. Zugehörige Hefte: Eine freie Zeile für das nächste Heft steht immer bereit; diese wird jeweils nach dem Speichern eines neuen Hefts automatisch erzeugt. Funktionen: L = löscht die gesamte Zeile S = speichert die Einträge/Änderungen der betreffenden Zeile Z = zurücksetzen (geht nicht mehr nach Speichern). Änderungen sind nur pro Spalte möglich; Speichern nicht vergessen! Änderung mehrerer Spalten gleichzeitig ist nicht möglich; es wird nur die letzte Änderung gespeichert. Einzelne Felder: Band/Jahrgang/Jahr/Heft Nach Bedarf belegen; Nummer. Sortierung nach Stellen, nicht nach Wert; Nachsortieren möglich mittels + Datum Feld für individuelle Datumsbemerkungen Ergiebig Anzahl der entnommenen Aufsätze (Zahl/Ziffer ohne sonstige Zeichen ) Dient der Evaluation Nix Häkchen setzen, wenn kein Aufsatz entnommen wurde; Dient der Evaluation Lücke wenn Heft noch nicht vorlag; hierfür Informationen aus Pulldown-Menü auswählen (z.b. vergr.) Dient der Evaluation Bemerkungen Frei nutzbar Änderungsdatum Wird automatisch generiert, das jeweils letzte Datum einer Änderung in einer Zeile 5 Stand 7 Januar 2014

6 Auswertung einer Zeitschrift beenden: Soll die Auswertung einer Zeitschrift eingestellt werden, wird der Titel vom Auswerter inaktiv gesetzt: Dafür wird das Feld inaktiv angeklickt, im Bemerkungsfeld werden Begründung und Datum angegeben, danach speichern. 6 Stand 7 Januar 2014