OFFLINE-ERFASSUNG. 10/04/16 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Die Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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1 OFFLINE-ERFASSUNG 10/04/16 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Die Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

2 INHALT MÖGLICHKEITEN DER OFFLINE ERFASSUNG... 3 Funktionen der Offline Erfassung... 5 OFFERF BMD Export für Offline-Erfassung Export KST, KTR und Aufträge Import der Offline-Erfassungen Fehlerprotokoll ansehen/drucken Parametersteuerung Offline Erfassung NTCS Allgemeines Übersicht Stammdaten Mitarbeiterstamm Firmenstamm Lohnartenstamm Arbeitszeitmodelle Beitragsgruppen Verantwortliche Weitere Stammdaten Leistungen erfassen Leistungserfassung detailliert Leistungserfassung je Person und Lohnart Abwesenheitserfassung Leistungskontrolle Leistungserfassung sperren Import und Export von Daten Import Stammdaten/Leistungen Export Stammdaten/Leistungen Einstellungen Allgemeine Parameter Parameter Leistungserfassung Parameter Import Parameter Export Periode/Firma definieren Elda Export FAQ/Lösungen/Hinweise Diätenverwaltung Staaten Regionen Texte Erfassung von Dienstreisen Auswertungen der Reisekostenabrechnung Diätenerfassung über Web-Interface Berechtigungen

3 MÖGLICHKEITEN DER OFFLINE ERFASSUNG Mit der BMD Offline Erfassung - einem neuen NTCS*-Produkt - entstehen für Sie völlig neue Möglichkeiten in der Lohnverrechnung. Bisher ging sehr viel Zeit damit verloren, um von Mandanten oder Mitarbeitern die genauen Arbeitsstunden zu ermitteln, diverse Nichtleistungszeiten zu verwalten, Arbeitsstunden auf Kostenstellen und Kostenträger zuzuweisen oder neue Mitarbeiter mit den korrekten Daten anzulegen! Durch die BMD Offline Erfassung werden diese sehr mühsamen Vorgänge optimiert. Zum einen dadurch, dass die für die Abrechnung relevanten Daten nicht mehr durch Unmengen von Papier zum Lohnverrechner gelangen, sondern über in Form einer Datei versendet werden. Zum anderen dadurch, dass die Abrechnungsdaten wie gearbeitete Stunden, Krankenstände oder Urlaube vom Mandanten selbst erfasst werden. * NTCS = NewTechnologyCommercialSoftware Die BMD Offline Erfassung kann aber auch firmenintern zum Einsatz kommen! Die Offline Erfassung kann so eingerichtet werden, dass Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz auf Ihrem eigenen PC oder Laptop die Arbeitsstunden und Nichtleistungszeiten erfassen. Dies kann vor allen für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern sehr hilfreich sein, da diese Mitarbeiter jeden Arbeitstag auf dem Laptop erfassen können und am Monatsende per die erfassten Daten direkt an die LV-Stelle übermitteln. Es ist aber auch möglich diese Daten zuerst einem Verantwortlichen zukommen zu lassen, der diese Daten überprüft und sie erst danach an die LV-Stelle weiterleitet. Mit dieser Funktion kann verhindert werden, dass falsche Daten abgerechnet werden. Hinweis! Bei dieser Variante hat jeder Mitarbeiter die Offline Erfassung auf seinem eigenen PC oder Laptop installiert. 3

4 Eine dritte Variante könnte so aussehen, dass die BMD Offline Erfassung auf einem zentralen Server installiert wird und sich Ihre Mitarbeiter auf diesem Server einloggen und dort die Daten erfassen. Am Monatsende werden alle bis dahin erfassten Daten dann von einem Verantwortlichen oder der LV- Stelle exportiert und in BMD 5.5 importiert, um abzurechnen. Hinweis! Der Vorteil dieser Variante liegt darin, dass die BMD Offline Erfassung nur einmal zentral installiert werden muss und dadurch alle Abrechnungsdaten mit einer einzigen Importdatei eingespielt werden können. 4

5 Wenn die Offline Erfassung installiert wurde, könnte der Ablauf der LV ungefähr so aussehen: L O H N B M D 5. 5 O F F L I N E E R F A S S U N G 1) BMD Offline Erfassung installieren 2) Stammdaten exportieren wie z. B. 3) Stammdaten importieren Personalstamm, Lohnarten, KSt... 4) Leistungen erfassen, Personendaten abändern oder neu erfassen 5) Personen und Leistungen exportieren 6) Personen bzw. Leistungen importieren in BMD Lohn oder Leistungserfassung 7) Importprotokoll kontrollieren 8) Abrechnen Funktionen der Offline Erfassung Die Offline Erfassung bietet eine Vielzahl von Funktionen. Zusammengefasst sehen diese so aus. Erfassung der An- und Abwesenheitsdaten für Lohn- und Leistungserfassung je Person, Lohnart, Tag, Kostenstelle, Kostenträger und Auftragsnummer Beidseitiger Datenaustausch mittels zwischen Erfasser und Lohnverrechner Von Bis Zeitangabe. Jedoch ist Offerf keine Zeiterfassung!!! Keine Eingabe von falschen Daten Personalstamm in 3 Varianten. Klein, Mittel und Groß 3 Erfassungsmasken Je Person und Lohnart, Detailliert (alle Felder stehen zur Verfügung und Abwesenheit je Tag Keine Jahresumstellung notwendig Im Folgenden finden Sie Beschreibungen zum Programm OFFERF in BMD 5.5 und zur tatsächlichen Offline Erfassung in NTCS. 5

6 OFFERF BMD 5.5 Steigen Sie in das Programm OFFERF über das Menü Lohnverrechnung / Hilfsprogramme / Import Export Offline Erfassung oder über den Programmaufruf mit F9 ein. 1 Export für Offline-Erfassung Der Export für die Offline-Erfassung aus BMD 5.5 ist der erste und außerdem ein sehr wichtiger Schritt, der im Vorhinein gut durchdacht werde sollte. Mit diesem Export legen Sie fest, welche globalen Daten wie z.b. Kollektivverträge, Postleitzahlen, Arbeitszeitmodelle etc. und welchen Stammdaten z.b. Personalstamm Ihren Kunden oder Mitarbeitern später in der Offline-Erfassung zur Verfügung stehen! Technisch betrachtet wird bei diesem Export eine Zip Datei erzeugt, die - wenn Sie es wünschen - direkt in eine eingeflochten werden kann oder ganz simpel auf einem Datenträger (Festplatte, Diskette,...) abgespeichert werden kann. Seien Sie sich bitte bewusst, dass der von Ihnen angegebene Exportpfad bzw. das Zielverzeichnis bereits existieren müssen. Wenn dieser Zielpfad nicht existiert oder nicht korrekt eingegeben wurde, wird bei der Bestätigung automatisch wieder der Standardpfad, sprich der Pfad zu Ihrer Lohndatei und darin der Ordner Export vorgeschlagen. Diesen Exportpfad können Sie auch fix in den allgemeinen Parametern unter Parameter 1 hinterlegen. Dieser Exportpfad gilt jedoch für alle Mandanten und kann nicht zusätzlich mandantenbezogen hinterlegt werden. 6

7 Bei der Erstellung der Exportdatei, können Sie festlegen, welche Personen eines bestimmten Mandanten Sie exportieren wollen. Zusätzlich erhalten Sie auch noch die Abfrage nach den Lohnarten, die übernommen werden sollen. Jene Lohnarten, die Sie wie in dem oben gezeigten Dialogfenster markieren, werden übernommen, jene die keine Markierung aufweisen, werden nicht übernommen. Alle anderen Einstellungen für zu übernehmende Daten müssen in den Parametern vorgenommen werden. Es besteht auch die Möglichkeit, die Exportdatei in Kombination mit einer zu erstellen. Dafür müssen Sie den Parameter 10 Erstellungsmodus auf Zip-Datei + stellen. Hier erhalten Sie nach der Abfrage von Mandant und Personen die Möglichkeit eine Adresse einzugeben, an die automatisch die Exportdatei versendet werden kann. 7

8 Diese Funktion ist sogar soweit einstellbar, dass je Person eine eigene mit den jeweiligen Personalstammdaten dieser Person erzeugt und versendet wird. Bei dieser Form des Exports ist jedoch wichtig, dass im Personalstamm am Schirm 2 unter Punkt 6 die Adresse der Person hinterlegt ist. Wenn die Exportdatei-Erstellung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Abfrage welche s nun automatisch versendet werden sollen. Die selektierten s werden danach automatisch von Ihrem Mailprogramm versendet. Das bedeutet, Sie brauchen nicht wie z.b. im Programm LVMAIL bei der vom Programm erzeugten auf senden klicken, sondern es wird auch der Sendevorgang im Mailprogramm automatisch initialisiert. 8

9 2 Export KST, KTR und Aufträge Dieser Programmpunkt wird höchstwahrscheinlich die häufigste Verwendung in Kombination mit der BMD Leistungserfassung finden, da Sie hier die Möglichkeit haben neue Kostenstellen, Kostenträger und Aufträge zu exportieren und somit Ihren Mitarbeitern den neuesten Stand für die Erfassung von Abrechnungsdaten zur Verfügung zu stellen. Hinweis! Bei diesem Programmpunkt sind die Parametereinstellungen nicht von Bedeutung. Das bedeutet, auch wenn die Parameter Export KST, KTR und Aufträge auf Nein gestellt sind, werden diese Daten exportiert. Sie können jedoch direkt beim Export in einem Dialogfester auswählen, welche dieser Daten letztendlich exportiert werden sollen! 3 Import der Offline-Erfassungen Um Daten abrechnen zu können, müssen Sie diese zuerst importieren. Mit diesem Programmpunkt ist es einfach und bequem möglich, Leistungen oder den Personalstamm zu importieren. Geben Sie zuerst das Importverzeichnis bekannt. Das Importverzeichnis ist jenes Verzeichnis, in welchem Ihre Mitarbeiter die Exportdatei mit der NTCS Offline Erfassung erzeugt oder in das Sie die von einem Mandanten per gesendeten Daten abgespeichert haben. Sie haben auch die Möglichkeit dieses Verzeichnis in den Parametern unter Parameter 2 fix zu hinterlegen. Wie auch beim Export muss dieses Verzeichnis bereits existieren, da ansonsten vom Programm der Standardpfad sprich Datenverzeichnis \ Lohndatei und darin der Ordner Import vorgeschlagen wird. 9

10 Im folgenden Dialogfester können Sie auswählen, welche Dateien importiert werden sollen, indem Sie die benötigten Importdateien mit der Leertaste markieren. Das bedeutet, es können auch mehrere Importdateien gleichzeitig eingespielt werden. Dies ist besonders wichtig, wenn die Offline Erfassung firmenintern verwendet wird und von mehreren Mitarbeitern die erfassten Daten importiert werden müssen. Nach Auswahl der benötigten Dateien können Sie den Import mit der Taste F1 starten und alle Abrechnungsdaten gelangen entweder in die BMD Leistungserfassung oder in die Bruttoerfassung der Lohnverrechnung. Wohin und welche Daten importiert werden, entscheiden Sie mit der Einstellung der Parameter 41 und 42. Hier können Sie hinterlegen, ob in den Lohn oder die Leistungserfassung importiert wird und ob Sie den Personalstamm mit übernehmen oder nicht. 5 Fehlerprotokoll ansehen/drucken Falls beim Import von Offline-Erfassungen Fehler auftreten, bietet Ihnen dieser Programmpunkt die Möglichkeit herauszufinden, welche Fehler die korrekte Übernahme der Daten verhindern. 10

11 Parametersteuerung PARAM 1 und 2 Hier können Sie je ein fixes Import- und Export-Verzeichnis für Daten der Offline Erfassung hinterlegen. PARAM 10 Dient zur Definition, ob nur eine Zip-Datei erstellt werden soll, oder ob diese in eine als Dateianhang eingefügt wird und sofort versendet wird. PARAM 16 Steht dieser Parameter auf Ja wird für jeden Dienstnehmer eine eigene Datei in eine mit nur seinen Personalstammdaten eingefügt und diese sofort versendet. Die Adresse stammt aus dem Personalstamm. PARAM Mit diesen Parametern definieren Sie, welche globalen Daten in den Exportfile gestellt werden. PARAM 41 Steht dieser Parameter auf Ja, werden beim Datenimport die in der Offline Erfassung geänderten Personalstammdaten in Ihren Personalstamm importiert und aktualisieren diesen. PARAM 42 Hier legen Sie fest, ob in die BMD Leistungserfassung oder in die BMD Lohnverrechnung importiert wird. PARAM 51 Wenn Sie mit einem System von Verantwortlichen arbeiten, legen Sie hier fest, in welchem Freifeld der Verantwortliche hinterlegt ist. Wichtig ist, dieser muss mit seiner Personalnummer im Freifeld definiert sein und auch im Personalstamm mit dieser Nummer angelegt sein. PARAM 55 Hier definieren Sie das Trennzeichen, welches den Namen des Kostenträgers von der Personalnummer des Verantwortlichen trennt. Auch hier gilt, dass der Verantwortliche mit dieser Personalnummer in Personalstamm angelegt sein muss. 11

12 Offline Erfassung NTCS Allgemeines Die Hauptarbeiten in der BMD Offline Erfassung erfolgen im neuen BMD Programm Offline Erfassung, welches auf der neu entwickelten NTCS (New Technologie Commercial Software) Lösung basiert. Wenn Sie das Programm gestartet haben, erscheint die Hauptmaske der Offline Erfassung. Im Folgenden werden nur jene Punkte beschrieben, die direkt mit den Arbeiten im Rahmen der Erfassungen zusammenhängen. Alle anderen Menüfunktionen sind in der allgemeinen NTCS Beschreibung dokumentiert. Das bedeutet, dass Sie in dieser Dokumentation die Anlage und Bearbeitung von Stammdaten, das Erfassen von Leistungen, den Import und Export von Stammdaten und Leistungen und die Programmeinstellungen und deren Auswirkungen beschrieben finden. Seien Sie sich bitte auch darüber im Klaren, dass die neue BMD Offline Erfassung kein Zeiterfassungsprogramm und auch kein Lohnverrechnungsprogramm ist. Die alleinige Funktion der Offline Erfassung ist es, Leistungen zu erfassen und diese in Form einer Datei der BMD 5.5 Lohnverrechnung zur Verfügung zu stellen! 12

13 Übersicht Wir möchten Ihnen nun einen kleinen Überblick über die folgenden Seiten geben: 1. Stammdaten Anlage und Bearbeitung der Stammdaten 2. Leistungserfassung Je Person und Lohnart, detailliert und Abwesenheitserfassung 3. Import/Export Wie importiere und exportiere ich Daten 4. Einstellungen Welche Voreinstellungen (Parameter) kann ich setzen. 5. Vorgehensweise Ein Musterfall wie die Anwendung aussehen könnte 1 Stammdaten Auch in der Offline Erfassung steht Ihnen eine Vielzahl von Stammdaten zur Verfügung. Um diese bearbeiten zu können oder neue anzulegen klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Button Stammdaten. Im folgenden Drop-Down Menü wählen Sie das gewünschte Stammdaten-Paket mit einem Klick mit der linken Maustaste aus. Neben dem Firmen-, Personal- und Lohnartenstamm steht Ihnen eine Vielzahl von Stammdaten wie Kollektivverträge, KST und KTR, Tätigkeiten, Arbeitszeitmodelle u.v.a.m. zur Verfügung. Welche dieser Stammdaten Sie zur Verfügung stellen, legen Sie wie bereits beschrieben, beim Export aus BMD 5.5 fest, und in den allgemeinen Berechtigungseinstellungen von NTCS definieren Sie, welche Stammdaten neu angelegt bzw. bearbeitet werden dürfen. 13

14 Mitarbeiterstamm Die Anlage neuer Mitarbeiter ist die umfangreichste Neuanlage von Stammdaten. Wie viele Felder Sie bei der Neuanlage zur Verfügung haben, hängt von den allgemeinen Einstellungen ab. Um einen neuen Mitarbeiter anzulegen, wählen Sie im Menü Stammdaten den Programmpunkt Mitarbeiter an. Mit der Taste F5 oder dem Neu Button in der Fußzeile aktivieren Sie die Neuanlage eines Dienstnehmers. Es stehen Ihnen dann 7 Masken zur Verfügung, in denen fast alle Stammdatenfelder der Personalstammverwaltung von BMD5.5 zur Verfügung stehen. Allgemeine Daten Auf diesem Schirm werden die grundlegenden Stammdaten, wie z. B. Name, Adresse, Eintritt, Austritt u. v. a. eines jeden Dienstnehmers angelegt. Diese Stammdaten setzen keine spezielle Kenntnis in der Lohnverrechnung voraus und können dadurch auch von Personen, die keine LV-Kenntnisse besitzen, problemlos erfasst werden. Die folgenden Schirme sollten, wenn möglich, nur von Personen angelegt werden, die über Kenntnisse in der Lohnverrechnung verfügen, da diese Daten nicht nur mit der Erfassung in der BMD Offline Erfassung in Zusammenhang stehen, sondern auch Auswirkungen in der Lohnverrechnung in BMD 5.5 haben. Sollten Sie jedoch auch diese Stammdatenfelder ausfüllen, finden Sie im Folgenden die Beschreibung zu den drei Masken. 14

15 Abrechnung Auf diesem Schirm definieren Sie die Beitragsgruppe, mit der Ihr Dienstnehmer abgerechnet werden soll und alle Daten in Bezug auf Lehrling, Lehrjahr und Lehrzeit. Weiters können Sie in dieser Maske auch Fixwerte, ähnlich wie in BMD 5.5 bei den Dienstnehmern hinterlegen. KV/Kostenstelle Am Schirm 3 können Sie für Ihre Dienstnehmer Stamm- oder Prozentkostenstellen, Kollektivverträge mit den Zugehörigen Verwendungsgruppen und dem entsprechenden Beschäftigungsjahr sowie Überweisungsdaten hinterlegen. Es gibt auch die Möglichkeit für den Personalstamm in BMD 5.5 Infodatumsfelder auszufüllen. 15

16 Finanzamt/Gemeinde Tritt ein Dienstnehmer neu ein, werden auf diesem Schirm die Daten, die eine korrekte Abrechnung mit den Finanzämtern und Gemeinden benötigt werden, hinterlegt. Sie können wie in BMD 5.5 alle LSt. relevanten Daten hinterlegen. Welches Finanzamt ist zuständig, hat der Dienstnehmer Freibetrage oder eine Pendlerpauschaler, ist er Nachtarbeiter oder sogar ein freier DN für den ein E18 Formular erstellt werden muss. Auch die Gemeinde, an die die Kommunalsteuer für diesen Dienstnehmer abgeführt werden muss, kann hier hinterlegt werden, oder ob eine vollständige oder teilweise Befreiung von dieser vorliegt! GKK/Buak Dieser ist mit sehr viel Sorgfalt und - wenn möglich - von jemandem mit LV-Kenntnissen auszufüllen, denn hier werden alle Sozialversicherungsdaten hinterlegt. Nicht nur die zuständige Krankenkasse und die SV-Nummer des Dienstnehmers werden hier erfasst, sondern auch die Art der SV- Berechnung und die SV Umlagen. Auch die eventuelle MV Pflicht eines Dienstnehmers kann hier eingestellt werden. Für jene Dienstgeber, die Dienstnehmer beschäftigen, welche der BUAK angehören, bietet dieser Schirm auch die Möglichkeit alle BUAK spezifischen Daten des Mitarbeiters zu erfassen. 16

17 Divers Hier werden Daten hinterlegt die nicht in jeder Lohnverrechnung benötigt werden. Sollten Sie jedoch in BMD 5.5 Abrechnungskreise oder Fibukreise verwenden, können diese hier bei den Dienstnehmern eingetragen werden. Auch Berechnungsnummern für Gewerkschaftsbeiträge oder Betriebsratsumlagen können hier eingestellt werden. Auch der Verantwortliche (sollte die Offline Erfassung nach dem Verantwortlichenprinzip eingesetzt werden) kann hier hinterlegt werden. 17

18 Elda Die BMD Offline Erfassung macht es Ihnen auch möglich Dienstnehmer selbst bei der Krankenkasse anzumelden. Alle dafür noch wichtigen Daten, die auf den Schirmen zuvor noch nicht erfasst werden konnten, stehen Ihnen hier zur Verfügung. Um die Anmeldungsdaten eines DN exportieren zu können muss das Feld Senden Elda angehackt sein. Achtung! Die Anmeldung wird nicht direkt von der Offline Erfassung durchgeführt. Sie können lediglich eine Datei erzeugen, die dann in das Elda Erfassungsprogramm importiert werden kann! 18

19 Firmenstamm Im Normalfall wird der Firmenstamm beim Import der Daten aus der Lohnverrechnung eingespielt. Sollte es jedoch vorkommen, dass eine neue Firma angelegt werden muss, so haben Sie im Programmpunkt Firmenstamm die Möglichkeit dazu. Für die Neuanlage eines Mandanten drücken Sie die Taste F5 oder betätigen Sie den Neu Button in der Fußzeile der Maske. Anschließend befüttern Sie die Felder Name, Straße, Land, PLZ, Ort und Telefonnummer. Wenn die Eingabe abgeschlossen wurde, bestätigen Sie mit der Taste ENTER und die Anlage ist beendet. Sollten Sie die Stammdaten eines Mandanten bearbeiten wollen, stellen Sie sich auf den Datensatz dieses Mandanten und drücken Sie die Taste F6 oder den Button Bearbeiten in der Fußzeile der Maske. Sie können in der Firmenstammverwaltung auch gebrochene Erfassungszeiträume definieren. Das bedeutet, dass Sie z.b. Ihre Erfassungen vom 15. des Vormonats bist zum 14. des laufenden Monats machen können. Dies wirkt sich auf die Anzeige in der Nichtleistungszeitenerfassung auf die Reihung der Tage aus! Allerdings können die Daten nur in eine Lohnperiode importiert werden. In einem Beispiel würde dies bedeuten, dass alle Erfassungen vom 15. August bis zum 14. September entweder nur in die Augustoder in die September-Abrechnung übernommen werden können. In welche der beiden Perioden importiert wird, hängt von der fix hinterlegten Lohnperiode in der BMD Offline Erfassung ab! Sollten zusätzliche Krankenkassen, Finanzämter oder Gemeinden benötigt werden, können Sie diese auch hier erfassen. Es ist jedoch wichtig, dass diese erfassten Körperschaften auch in der BBD 5.5 Lohnverrechnung angelegt werden, denn diese können dort nicht importiert werden. Für die Neuanlage klicken Sie beim jeweiligen Feld auf das Auswahlsymbol! 19

20 Im folgenden Fenster drücken Sie dann die F5 Taste und Sie können eine neue Körperschaft mit Nummer und Namen hinterlegen. Bitte beachten Sie, dass die Nummer in der BMD Offline Erfassung mit der Nummer in BMD 5.5 identisch sein muss! Lohnartenstamm Mit der BMD Offline Erfassung haben Sie auch die Möglichkeit neue Lohnarten für die Erfassung Ihrer Leistungen anzulegen. Wählen Sie dafür im Menü Stammdaten den Programmpunkt Lohnarten an. Um eine Lohnart neu anzulegen, betätigen Sie den Neu Button in der Fußzeile der Maske oder drücken Sie die Taste F5. Bei der darauf folgenden Abfrage können Sie eine neue, freie Lohnartennummer vergeben, die Sie schon zuvor ausgewählt haben sollten. Die Einstellungsmöglichkeiten für Lohnarten sind reine Rumpfdaten, da die für Abrechnungen relevanten Daten, nur bei den Lohnarten in der BMD Lohnverrechnung benötigt werden. Was Sie jedoch definieren können, sind der Name und eine Kurzbezeichnung für die Lohnart. Sie können wählen, ob die Lohnart mit einem Betrag, einer Menge oder einem Satz erfasst wird. Das Kennzeichen Sichtbar steuert, ob die Lohnart bei der Erfassung von Leistungen im Auswahlmenü sichtbar ist und auch erfasst werden kann! Der Sollstunden-Vorschlag ist wichtig, wenn die erfasste Menge einer Lohnart bei den Ist-Stunden, in der Leistungserfassung je Person und Lohnart, hinzugerechnet werden soll. Das Kennzeichen Abwesenheitsart ist für die NLZ Lohnarten wichtig, denn jene Lohnarten, die einer der möglichen 12 Nichtleistungszeiten zugewiesen wurden, werden automatisch bei der Abwesenheitserfassung, in der detaillierten Leistungserfassung produziert. Das Kennzeichen Abwesenheitsmengeneingabe macht es möglich in der Abwesenheitserfassung auch Mengen einzugeben. Die wahrscheinlich wichtigste Einstellungen für die Abwesenheitslohnarten ist das Abwesenheits- Export- Kennzeichen. Diese Einstellung ist dafür verantwortlich in welcher Form die Nichtzeit in den BMD 5.5 Lohn importiert wird. Wählen könne Sie zwischen 3 verschiedenen Einstellungen. Als Lohnart Die Abwesenheitslohnart wird nur in die Bruttoerfassung (LV068) von BMD 5.5 importiert, jedoch nicht in die Verwaltung. In Verwaltung Der Zeitraum der Abwesenheit wird nur in die NLZ-Verwaltung von BMD 5.5 importiert, jedoch wird keine Lohnart über den Import in die Bruttoerfassung von BMD 5.5 gestellt. Jedoch besteht in BMD 5.5 die Möglichkeit, dass über die NLZ-Automatik die entsprechenden Lohnarten in In Verwaltung und als Lohnart weiterer Folge erzeugt werden. Es wird sowohl die Lohnart in die Bruttoerfassung von BMD 5.5 importiert, als auch der Zeitraum in die NLZ Verwaltung von BMD

21 Das Modell, mit dem Nichtleistungszeiten von der Offline Erfassung in den BMD 5.5 Lohn übergeben werden, sollte vorher also gründlich durchdacht werden, um das Optimum an Informationsfluss zu erhalten. Arbeitszeitmodelle Wenn Sie ein neues Arbeitszeitmodell anlegen müssen, wählen Sie den Programmpunkt Arbeitszeitmodelle im Menü Stammdaten an. Im folgenden Fenster drücken Sie für die Neuanlage die Taste F5 oder betätigen Sie den Button Neu in der Fußzeile der Maske. Danach vergeben Sie eine freie Nummer für ein Arbeitszeitmodell und im Feld Bezeichnung hinterlegen Sie einen Namen für das neue Modell. 21

22 Wenn diese Daten erfasst wurden, erhalten Sie ein Dialogfenster, in dem Sie die Normalarbeitszeit pro Tag hinterlegen können. Diese Stunden sind jene Stunden, die beim Sollstunden-Vorschlag von Lohnarten herangezogen werden. Danach müssen Sie noch definieren wie viele Tage pro Woche bei diesem neuen Modell als Arbeitstage gelten und wie viele Wochenstunden sich in Summe ergeben. Die Arbeitszeitmodelle sind dafür verantwortlich, dass bei der Abwesenheitserfassung automatisch die Stunden vorgeschlagen werden. Werden keine Stunden vorgeschlagen, sind an jenem Tag keine Stunden hinterlegt oder es wurde die Abwesenheitsmengeneingabe bei der jeweiligen Lohnart aktiviert. Beitragsgruppen Wenn Sie die Neuanlage von Dienstnehmern verwenden, kann es auch dazu kommen, dass neue Beitragsgruppen angelegt werden müssen. Auch diese Möglichkeit finden Sie in den Stammdaten der BMD Offline Erfassung, jedoch sollten diese Neuanlagen nur Personen durchführen, die auch Kenntnisse in der Lohnverrechnung besitzen, da diese neue Beitragsgruppe und der neue Dienstnehmer in die Lohnverrechung mitimportiert werden, sofern die Parameter für den Datenexport so definiert wurden. Für die Neuanlage steigen Sie über das Menü Stammdaten in den Programmpunkt Beitragsgruppen ein. Dort angelangt, beginnen Sie eine Neuanlage mit der Taste F5 oder mit der Betätigung des Buttons Neu in der Fußzeile der Maske. Im neu geöffneten Datensatz müssen Sie zuerst eine freie Nummer für die neue Beitragsgruppe und anschließend einen Namen vergeben. Danach können sie definieren, welche SV Umlagen für diese neue Beitragsgruppe gerechnet werden sollen und ob es sich um ein Lehrlingsdienstverhältnis handelt. Wie bei allen neu angelegten Stammdaten, mit Ausnahme des Personalstamms, müssen diese auch in der Lohnverrechnung angelegt werden, um einen fehlerfreien Import in BMD 5.5 zu gewährleisten. 22

23 Wenn Sie Beitragsgruppen bearbeiten wollen, wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und drücken Sie die Taste F6 oder den Button Bearbeiten in der Fußzeile der Maske. Das Löschen eines Datensatzes ist mit der F7 Taste oder dem Button Löschen möglich, jedoch sollten Sie sich zuvor vergewissern, dass dieser Datensatz von keinem Dienstnehmer in Personalstamm verwendet wird. Verantwortliche Wer das System der Verantwortlichen in seiner Offline Erfassung verwendet, hat auch die Möglichkeit neue Verantwortliche in den Stammdaten anzulegen. Für die Neuanlage steigen Sie in das Menü Stammdaten und dort in den Programmpunkt Verantwortliche ein. Dort angelangt, drücken Sie die Taste F5 oder betätigen den Button Neu in der Fußzeile der Maske. Vergeben Sie zuerst eine freie Nummer für den neuen Verantwortlichen und anschließend erfassen Sie dessen Familiennamen und Vornamen. Das Feld Adressen muss die Adresse des Verantwortlichen ausweisen. Im Falle des Datenexports mit zu den Verantwortlichen, wird mit Hilfe dieser hier hinterlegten Adresse eine neue erzeugt. Ist hier nichts hinterlegt, so wird automatisch die Adresse des Lohnbüros verwendet, dazu jedoch mehr bei der Beschreibung des Datenexports und der Einstellungen. 23

24 Wenn Sie Verantwortliche bearbeiten wollen, wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und drücken Sie die Taste F6 oder den Button Bearbeiten in der Fußzeile der Maske. Das Löschen eines Datensatzes ist mit der F7 Taste oder dem Button Löschen möglich, jedoch sollten Sie sich zuvor vergewissern, dass dieser Datensatz von keinem Dienstnehmer im Personalstamm verwendet wird. 24

25 Weitere Stammdaten Bei der Anlage der Stammdaten stehen Ihnen noch viele Möglichkeiten zur Verfügung, jedoch sind diese nahezu identisch in der Anlage. Aus diesem Grund wird ein Musterbeispiel erklärt und aufgrund dieser Beschreibung ist es für Sie sicher kein Problem mehr auch die restlichen Stammdaten anzulegen. Unter den Punkt Diverse Stammdaten fällt die Anlage von Titeln, Staaten, Postleitzahlen, Aufträgen, Tätigkeiten, Gewerkschaften, Betriebsratsnummern, Texten, Kollektivverträgen, Abrechnungskreisen, Fibukreisen, KST und KTR. Um zur Neuanlage eines dieser Stammdatenfelder zu gelangen, wählen Sie über das Menü Stammdaten den entsprechenden Programmpunkt aus. Danach aktivieren Sie die Neuanlage mit der Taste F5 oder mit dem Button Neu in der Fußzeile dieser Maske. Im Fenster der Neuanlage definieren Sie zuerst eine neue Nummer für den Datensatz und anschließend einen Namen und mit der Taste ENTER schließen Sie die Neuanlage ab. Wenn Sie Stammdaten bearbeiten wollen, wählen Sie den gewünschten Datensatz aus und drücken Sie die Taste F6 oder den Button Bearbeiten in der Fußzeile der Maske. Das Löschen eines Datensatzes ist mit der F7 Taste oder dem Button Löschen möglich, jedoch sollten Sie sich zuvor vergewissern, dass dieser Datensatz von keinem Dienstnehmer im Personalstamm verwendet wird. 25

26 2 Leistungen erfassen Wenn Sie alle Daten zur Verfügung haben, können Sie mit der Erfassung der Leistungen beginnen. Die BMD Offline Erfassung stellt Ihnen hier 3 Varianten der Leistungserfassung zur Verfügung. Im Folgenden werden alle 3 Möglichkeiten Leistungen zu erfassen beschrieben. Leistungserfassung detailliert Die detaillierte Leistungserfassung bietet Ihnen die Möglichkeit für alle Dienstnehmer die Leistungen täglich und je Lohnart zu erfassen. Des Weiteren haben Sie auch die Möglichkeit Kostenstellen, Kostenträger, Auftragsnummern und Tätigkeiten mit der Lohnart zu erfassen. Bevor Sie mit der Erfassung beginnen, sollten Sie die Lohnperiode, den Mandanten und die zu erfassende Person eingeben. Es wird jedoch in der Praxis zumeist nur einen Mandanten in der Offline Erfassung geben und dieser wird dann vom Programm standardmäßig vorgeschlagen. Leistungen erfassen! Wenn Sie Leistungen erfassen wollen, müssen Sie einen Mitarbeiter auswählen und danach die Taste F5 drücken oder klicken Sie auf den Neu Button in der Fußzeile der detaillierten Leistungserfassung. Neu in der BMD Offline Erfassung ist, dass immer nur jene Leistungen des zuvor ausgewählten Dienstnehmers in der detaillierten Leistungserfassung angezeigt werden. 26

27 TIPP Sollten Sie jedoch gerne alle Leistungen und Lohnarten aller Dienstnehmer aufgelistet haben, brauchen Sie nur die Personalnummer 0 zu erfassen. Im Feld Datum können Sie das gewünschte Datum, dem eine Leistung zugewiesen werden soll, erfassen. Jedoch haben Sie auch die Möglichkeit über die Einstellungen (Parameter) der Offline Erfassung einen fixen Datumsvorschlag zu definieren. Die Möglichkeiten für den Vorschlag werden bei den Einstellungen näher beschrieben. Die Lohnarten, die Sie erfassen können, sind jene Lohnarten, die beim Export der Stammdaten aus BMD 5.5 mitgesendet wurden und jene Lohnarten, die Sie sich in der Offline Erfassung neu angelegt haben. Auch hier gibt es die Möglichkeit eine Standardlohnart in den Einstellungen zu hinterlegen. Im Feld Menge geben Sie bei der Leistungserfassung die gearbeiteten Stunden für Stundenlöhner ein oder bei Zulagen etc., wie in BMD 5.5, die Menge, für die die Lohnart ausbezahlt werden soll. Weiters gibt es die Möglichkeit einen Sollstundenvorschlag je Lohnart zu hinterlegen. Wurde diese Einstellung im Lohnartenstamm definiert, werden automatisch die Sollstunden aus dem Arbeitszeitmodell des betreffenden Dienstnehmers vorgeschlagen. Hinweis! Vorschlagswerte sind und bleiben jedoch nur Vorschläge. Das bedeutet, diese können jederzeit übersteuert werden und durch andere Werte ersetzt werden. Bearbeiten und Löschen von Leistungen Wenn Sie eine bereits erfasste Leistung bearbeiten bzw. abändern möchten, müssen Sie den Datensatz markieren, sodass er mit einem blauen Balken hinterlegt ist (siehe Bild oben) und drücken danach die Taste F6. Der Vorgang beim Löschen eines Satzes ist identisch, lediglich die Funktionstaste ist in diesem Fall F7! Bei der Standarderfassung könnten beispielsweise das Datumsfeld, die Lohnart, die Menge und der Betrag zu befüttern sein. Wenn Sie jedoch andere Felder hinzufügen wollen, müssen sie mit der rechten Maustaste auf den grauen Hintergrund klicken, dort den Punkt Feldauswahl ansprechen und im folgenden Menü auf Bearbeiten klicken. Danach haben Sie die Möglichkeit die gewünschten Felder zu markieren und in Ihre Erfassungsmaske zu übernehmen. In der BMD Offline Erfassung können Sie jederzeit das Erfassungsjahr, den Erfassungsmonat bzw. den zu erfassenden Mandanten bequem wechseln. Der Grund dafür liegt darin, dass in der Offline Erfassung, tatsächlich nur erfasst und nichts abgerechnet wird. 27

28 Hinweis! Das bedeutet, es wird keine Jahresumstellung benötigt! Sendekennzeichen Ein weiterer sehr wichtiger Punkt der Leistungserfassung ist das Sendekennzeichen erfasster Leistungen, denn nur Sätze, die mit einem Häkchen markiert sind, werden beim Export der Leistungen übernommen. Wenn Sie das Sendekennzeichen bei einem Datensatz ändern wollen, wählen Sie den Datensatz aus - wie bereits beim Löschen und Bearbeiten beschrieben - und drücken Sie die Funktionstaste F10. Somit wird das Sendekennzeichen auf Ja Häkchen sichtbar oder Nein Häkchen unsichtbar gestellt. Funktionstasten F5 Neue Leistung erfassen F6 Bereits erfasste Leistungen bearbeiten F7 Bereits erfasste Leistungen wieder löschen F10 Sendekennzeichen von erfassten Leistungen ändern Leistungserfassung je Person und Lohnart Im Gegensatz zur detaillierten Leistungserfassung werden hier Monatswerte erfasst, wie Stunden je Monat oder monatliche Bruttobezüge je Lohnart. Diese Form der Leistungserfassung bietet Ihnen eine zusätzliche Funktion. Die Kontrolle von Differenzen zwischen Soll und Ist-Stunden. Sie sollten sich aber darüber bewusst sein, dass diese Kontrolle nur dann Sinn macht, wenn bei dem Dienstnehmer auch tatsächlich Mengen (Stunden) erfasst werden. Sprich bei Stundenlöhnern wird diese Funktion eine genaue Auswertung der monatlichen Stunden liefern, bei Monatslöhnern und Gehaltsbeziehern jedoch nur sehr ungenau bis gar nicht. Hinweis! Des weiteren werden alle Leistungen, die in dieser Maske erfasst werden, auch in der detaillierten Leistungserfassung erzeugt und können dort dann bearbeitet oder gelöscht werden. 28

29 Auswahl der Lohnarten Für die Leistungserfassung je Person und Lohnart müssen zuerst jene Lohnarten definiert werden, für die anschließend in der Erfassungsmaske Daten eingegeben werden sollen. Beim erstmaligen Aufruf dieser Maske erhalten Sie das Auswahlfester automatisch, für spätere Änderungen klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Button LA Eingabe in der Fußzeile der Erfassungsmaske! Standardmäßig werden 3 Systemlohnarten vorgeschlagen! Die Lohnarten 1001 Sollstunden, 1002 Ist-Stunden und 1003 Differenz Soll- und Ist-Stunden. Jede weitere Lohnart, die außer den Standardlohnarten hinzugefügt werden soll, müssen Sie im linken Dialogfenster auswählen. Um diese in den rechten Bereich der Maske zu den selektierten Lohnarten hinzuzufügen, betätigen Sie die Maus mit einem Doppelklick der rechten Maustaste, ziehen Sie die Lohnart mittels Drag and Drop in das rechte Fenster oder klicken Sie auf den Pfeil nach rechts Button. 29

30 Um Lohnarten aus der Selektion wieder zu entfernen, gehen Sie genauso vor wie beim Hinzufügen der Lohnarten. Nur ist hier der Pfeil nach links Button zu verwenden. Innerhalb der Selektion können Sie die Lohnarten auch verschieden anordnen. Dazu wählen Sie die gewünschte Lohnart aus und bewegen diese mit dem Pfeil nach oben und Pfeil nach unten Button an die gewünschte Position. Hinweis! Die Lohnarten 1001, 1002 und 1003 werden vom Programm automatisch nach folgendem Prinzip berechnet: Sollstunden Sind die monatlichen Stunden der Normalarbeitszeit, die im Arbeitszeitmodell des Dienstnehmers hinterlegt sind. Ist-Stunden Ist die Summe jener Lohnarten, die im Lohnartenstamm das Kennzeichen Sollstunden Vorschlag haben. Differenz Soll/Ist Ist jener Betrag, der sich ergibt, wenn die Sollstunden von den Ist-Stunden subtrahiert werden. Wurden die Sollstunden nicht erreicht, wird dieses Feld in roter Farbe angezeigt. Wurden die Sollstunden genau erreicht, wird dieses Feld in Grün angezeigt und wurden mehr Stunden als die Sollstunden erreicht, wird die Differenz in Gelb ausgewiesen. TIPP Wenn diese Auswertung der monatlichen Stunden auch bei Angestellten und Monatslöhnern funktionieren soll, müssen Sie eine reine Informationslohnart zur Mengeneingabe, welche das Kennzeichen Sollstunden Vorschlag hat, anlegen. Abwesenheitserfassung Um in die Abwesenheitserfassung zu gelangen, verwenden Sie entweder das Menü und dort den Punkt Leistungserfassung oder Sie klicken in der Leistungserfassung je Person und Lohnart auf den Button NLZ - Eingabe in der Fußzeile dieser Maske! 30

31 Die Maske für die Abwesenheitserfassung bietet Ihnen die Möglichkeit, die diversen Nichtleistungszeiten von Mitarbeitern bequem auf einem Schirm zu erfassen. Hierbei ist es nur wichtig, die verschiedenen NLZ Kürzel zu kennen und im Lohnartenstamm die entsprechenden Lohnarten korrekt als NLZ Lohnarten zu definieren. NLZ - Kürzel U Urlaub K Krank X Unfall F Freizeitunfall P Pflegeurlaub A Arzt D Diverse NLZ 1 Gutstunden 1 2 Gutstunden 2 3 Gutstunden 3 4 Gutstunden 4 5 Gutstunden 5 Jene Lohnarten, die das entsprechende NLZ Kennzeichen im Lohnartenstamm erhalten haben, werden durch die Erfassung der Nichtleistungszeiten in dieser Maske, automatisch in der detaillierten Leistungserfassung produziert. Um eine irrtümlich erfasste Nichtleistungszeit wieder zu löschen, stellen Sie sich auf das entsprechende Datumsfeld und drücken Sie die Taste F7 oder den Löschen Button in der Fußzeile dieser Maske. Hinweis! Sortierfilter Für die Leistungserfassung je Person und Lohnart und für die Abwesenheitserfassung gibt es die Möglichkeit nach einem bestimmten Sortierungsfilter zu erfassen oder sich die Leistungen anzusehen. Zur Auswahl stehen die Stammkostenstelle, der Abrechnungskreis oder der Verantwortliche. Welchen Sortierfilter Sie verwenden, können Sie in den allgemeinen Parametern definieren. Ist keine spezielle Ausprägung im Filter oder gar kein Filter eingestellt, werden immer alle Dienstnehmer angezeigt. 31

32 Leistungskontrolle Der Programmpunkt Leistungskontrolle wird hauptsächlich dann zur Anwendung kommen, wenn mit einem System von Verantwortlichen gearbeitet wird. Hier haben die Verantwortlichen für eine bestimmte Mitarbeitergruppe die Möglichkeit, die erfassten Leistungen zu kontrollieren und zu entscheiden, ob diese für die Lohnverrechnung freigegeben werden oder nicht. Um in die Leistungskontrolle zu gelangen, steigen Sie in den Menüpunkt Leistungserfassung ein und klicken Sie auf den Programmpunkt Leistungskontrolle. Nachdem der Mandant, der Verantwortliche und der Monat definiert wurden, kann der selektierte Verantwortliche alle erfassten Leistungen seiner Mitarbeiter ansehen und überprüfen, ob die Leistungen korrekt erfasst wurden. Danach kann man entscheiden, ob die erfassten Leistungen gelöscht, abgelehnt oder für die Lohnverrechnung freigegeben werden. Freigeben und Ablehnen Um eine Leistung zu löschen, freizugeben oder abzulehnen, stellen Sie sich auf den betreffenden Datensatz und wählen Sie für das Löschen der Daten den Button Löschen, für die Freigabe den Button Freigabe und für das Ablehnen den Button Ablehnen. Es gibt auch die Möglichkeit auf einen Knopfdruck alle Leistungen freizugeben oder abzulehnen. Um dies durchzuführen, betätigen Sie entweder den Button Alle Freigeben oder Alle Ablehnen in der Fußzeile. In die Lohnverrechnung werden dann alle jene Leistungen übernommen, die freigegeben sind und all jene, die abgelehnt wurden, werden nicht übernommen. 32

33 Leistungserfassung sperren Steigen Sie in diesen Programmpunkt über das Menü Leistungserfassung ein und wählen Sie den Punkt Leistungserfassung sperren mit einem Mausklick mit der linken Maustaste aus. Mit diesem Programmpunkt haben Sie die Möglichkeit das Erfassen von Leistungen ab einem fix hinterlegten Datum zu sperren. Neue Sperre anlegen Um eine neue Sperre anzulegen klicken Sie in das Feld Abrechnungsjahr und drücken Sie die Taste F5 um eine neue Sperre anzulegen. Danach hinterlegen Sie das Abrechnungsjahr, den Abrechnungsmonat und das Datum, ab dem für den definierten Monat keine Erfassungen mehr durchgeführt werden dürfen. Hierbei prüft das Programm das Systemdatum ab! Sinnvoll wäre es, diesen Programmpunkt nur für bestimmte Personen zu berechtigen, damit eine einheitliche Erfassungsstruktur gewährleistet wird. Wie Sie bestimmte Menü- bzw. Programmpunkte sperren können, erfahren Sie in der allgemeinen NTCS Dokumentation. 33

34 3 Import und Export von Daten Der Menüpunkt Import und Export ist die zentrale Datenaustauschstelle für die Offline Erfassung zwischen der NTCS Erfassungsmaske und der BMD 5.5 Lohnverrechnung bzw. Leistungserfassung. Über diesen Menüpunkt werden Stammdaten bzw. Leistungen importiert und ebenso exportiert. Import Stammdaten/Leistungen Mit diesem Programmpunkt werden Stammdaten bzw. die Leistungen zur Kontrolle von Verantwortlichen in Ihre BMD Offline Erfassung importiert. Bevor Sie den Import starten können, müssen Sie in diesem Programmpunkt das Importverzeichnis, in welchem die Importdatei liegt, hinterlegen. Wichtig dabei ist, dass dieses Verzeichnis auch tatsächlich existieren muss. Anschließend wählen Sie im Feld Importdatei den entsprechenden Importfile an und starten den Import mit dem Button Ok. Was nun in Ihre BMD Offline Erfassung importiert wird, hängt davon ab, was Sie zuvor mit BMD5.5, exportiert haben, bzw. welche Leistung für den Verantwortlichen exportiert wurden. Export Stammdaten/Leistungen Mit diesem Programmpunkt haben Sie die Möglichkeit erfasste Leistungen bzw. neu angelegte Dienstnehmer zu exportieren. Nachdem Sie das Abrechnungsjahr, den Abrechnungsmonat und die Firma ausgewählt haben, müssen Sie sich entscheiden, welche Daten exportiert werden sollen. Die Wahl haben Sie zwischen Personalstamm und Leistungen, Personalstamm oder nur Leistungen. 34

35 Nachdem Sie definiert haben, welche Leistungen exportiert werden sollen, müssen Sie auch noch festlegen, wo die Exportdatei erzeugt werden soll. Auch hier gilt, dass das angegebene Verzeichnis existieren muss, da ansonsten kein Exportfile erzeugt werden kann. 4 - Einstellungen Die Einstellungen der NTCS sind wie die Parameter in BMD 5.5, denn hier haben Sie die Möglichkeit grundlegende Punkte in der Leistungserfassung, dem Import und Export und im Allgemeinen zu hinterlegen. Man unterscheidet hier noch zwischen globalen, firmenbezogenen und eigenen Einstellungen, die aufgrund Ihrer Hierarchie vorrangig die anderen Einstellungen übersteuern. Grundsätzlich gilt hier folgende Reihung: Globale Einstellungen werden von firmenbezogenen Einstellungen und diese wiederum von den eigenen Einstellungen übersteuert. Das Feld Computerbezogene Einstellung wird von der BMD Offline Erfassung nicht verwendet. 35

36 Allgemeine Parameter Mit diesem Parameter kann gesteuert werden, welche Felder im Personalstamm zur Verfügung gestellt werden. Hierbei gibt es zwei Auswahlmöglichkeiten. "Minimiert" bedeutet, dass nur die für die Erfassung von Leistungen notwendigen Felder aktiv sind. "Normal" bedeutet, dass dem Anwender zusätzlich auch jene Felder zur Verfügung gestellt werden, die für die Anmeldung eines Dienstnehmers bei der GKK benötigt werden. Die Auswahl der Parametereinstellung erfolgt mit dem Drop-Down Menü rechts neben der Ausprägung Normal! Danach müssen Sie den Parameter nur noch speichern. Parameter Leistungserfassung Dies sind jene Parameter die Ihnen gewissen Automatisierungen bei der Leistungserfassung ermöglichen. Standardpersonalnummer Die in diesem Parameter definierte Personalnummer wird bei der Erfassung von Leistungen vorgeschlagen. Wenn Sie keine Standardpersonalnummer haben wollen und es ist aber eine hinterlegt, müssen sie auf das I rechts neben der Parameterzeile klicken und auf Standard zurücksetzen klicken, damit keine Standardpersonalnummer mehr hinterlegt ist. 36

37 Standardlohnart Die in diesem Parameter definierte Lohnart wird bei der Erfassung von Leistungen vorgeschlagen. Wenn Sie keine Standardlohnart haben wollen und es ist aber eine hinterlegt, müssen sie auf das I rechts neben der Parameterzeile klicken und auf Standard zurücksetzen klicken, damit keine Standardlohnart mehr hinterlegt ist. Standardauftragsart Die in diesem Parameter definierte Auftragsart wird bei der Erfassung von Leistungen vorgeschlagen. Hierbei haben Sie fix fünf Auftragsarten zur Verfügung: Faktura Kommission Order Transitauftrag Reparaturauftrag Datumsvorschlag Mit diesem Parameter können Sie festlegen, welches Erfassungsdatum bei der Eingabe einer Leistung vorgeschlagen werden soll. Hierbei gibt es 4 Möglichkeiten der Einstellung: Tagesdatum Schlägt das aktuelle Systemdatum vor Monatsletzter Schlägt immer den letzten Tag des Monats vor Datum der letzten Lerf Schlägt immer das zuletzt eingegebene Datum vor Datum der letzten Lerf + 1 Schlägt immer den Folgetag des zuletzt eingegebenen Datums vor Erfassungsfilter Hier sind die Filter für die Leistungserfassung je Person und Lohnart und die Abwesenheitserfassung zu hinterlegen. Wählbar sind die Stammkostenstelle, der Abrechnungskreis oder der Verantwortliche des jeweiligen Dienstnehmers. Parameter Import Importdatei automatisch einspielen Mit diesem Parameter kann definiert werden, ob die Importdaten (Firmenstamm, Personalstamm, Lohnarten,...), welche Ihnen in Form einer ZIP-Datei vom Lohnbüro zur Verfügung gestellt werden, automatisch bei jedem Programmstart importiert werden oder nicht. Existierende Daten überschreiben Mit diesem Parameter können Sie einstellen, ob existierende Daten mit den neu importierten Daten, aus Lohnverrechnung oder von Mitarbeitern (Verantwortlichen-System), überschrieben werden sollen. 37

38 Parameter Export Datenempfänger Mit diesem Parameter können sie festlegen, an wen die erfassten Leistungen g t werden sollen. Zwei Möglichkeiten stehen dabei zur Verfügung: - Lohnbüro (Steuerberater) bzw. - Verantwortlicher Bei der Auswahl "Verantwortlicher" werden die erfassten Leistungen an die jeweiligen Verantwortlichen g t. Voraussetzung dafür ist, dass bei der Erfassung von Leistungen auch ein Verantwortlicher eingegeben wird. Steckt hinter einer erfassten Leistung kein Verantwortlicher, so wird diese Leistung an das Lohnbüro gesendet. adresse Lohnbüro Tragen Sie hier die adresse des Lohnbüros ein, damit diese automatisch in eine neue eingefügt werden kann. Exportart Mit diesem Parameter können Sie festlegen, ob beim Export nur eine ZIP-Datei oder gleich eine E- Mail, welche an das Lohnbüro bzw. an den Verantwortlichen adressiert ist, erzeugt werden soll. Auswahl Person Falls Sie nur die Leistungen einer bestimmten Person exportieren wollen, so haben Sie hier die Möglichkeit im Exportdialog die Personalnummereingabe hinzuzufügen. Auswahl Kostenträger Falls Sie nur die Leistungen eines bestimmten Kostenträgers exportieren wollen, so haben Sie hier die Möglichkeit im Exportdialog die Kostenträgereingabe hinzuzufügen. 38

39 Auswahl Kostenstelle Falls Sie nur die Leistungen einer bestimmten Kostenstelle exportieren wollen, so haben Sie hier die Möglichkeit im Exportdialog die Kostenstelleneingabe hinzuzufügen. Auswahl Auftrag Falls Sie nur die Leistungen eines bestimmten Auftrags exportieren wollen, so haben Sie hier die Möglichkeit im Exportdialog die Auftragseingabe hinzuzufügen. Periode/Firma definieren Sie finden diesen Menüpunkt bei den Einstellungen und haben damit die Möglichkeit den Standardmandanten und jenen Monat zu hinterlegen, welcher dann bei der Erfassung der Leistungen vorgeschlagen wird! Jedoch ist es immer möglich, in den 3 verschiedenen Schirmen der Leistungserfassung die Firma, den Abrechnungsmonat und das Abrechnungsjahr zu definieren. 5 - Elda Export Die BMD Offline Erfassung bietet Ihnen oder Ihren Mandanten, die dieses Programm im Einsatz haben auch die Möglichkeit, Dienstnehmer selbstständig über das Elda Erfassungsprogramm anzumelden. Der technische Hintergrund hierbei ist folgender. In der BMD Offline Erfassung wird von Ihnen ein Dienstnehmer neu im Personalstamm angelegt. Bei dieser Neuanlage muss darauf geachtet werden, dass auf Schirm 7 das Feld Senden Elda mit einem Häkchen markiert ist. Danach gehen Sie in der Menüzeile auf Import/Export und dort auf Elda-Export. Wenn Dienstnehmer im Personalstamm als sendefähig gekennzeichnet wurden, erscheint das folgende Dialogfenster. 39

40 Das Exportverzeichnis ist von Ihnen frei wählbar, muss aber bereits angelegt sein, denn dort wird in weiter Folge die Datei angelegt, in welcher alle von Ihnen relevanten Daten für die Anmeldung festgelegt wurden. Im nächsten Schritt müssen Sie das Elda Erfassungsprogramm starten und können dort die zuvor erzeugte Importdatei auswählen und die Anmeldedaten importieren. ACHTUNG! ELDA-Hotline Sollten im Zuge der Anmeldung bzw. des Imports der Daten Fragen zum Elda Erfassungsprogramm auftauchen, kontaktieren Sie bitte die ELDA HOTLINE und nicht den BMD Lohnsupport. Alle Auskünfte und Probleme im Elda Erfassungsprogramm, können NUR VON DER ELDA HOTLINE BEARBEITET werden, da diese über das nötige Programmwissen im Elda-Erfassungsprogramm verfügt! 40

41 6 - FAQ/Lösungen/Hinweise Im folgenden Abschnitt möchten wir Ihnen noch ein Beispiel für Lösungen von Problemstellungen geben, bzw. beschreiben, wie Erfassungsarten - die nicht dem Standard entsprechen zu handhaben sind. Genauer möchten wir auf zwei Punkte eingehen: die Aufrollung von Bezügen und die Erfassung und den Import von Überstunden. Aufrollungen Aufrollungen für Vormonate müssen in der laufenden Abrechnungsperiode erfasst werden. Der Erfassungsvorgang selbst ist in der detaillierten Leistungserfassung vorzunehmen, indem man mit F5 eine neue Erfassung anlegt. Das entscheidende Kriterium für eine korrekte Abwicklung ist das Datum mit dem die Aufrollung erfasst wird. Beispiel Es soll vom Monat September aus etwas in den Monat Juli aufgerollt werden! Um korrekt aufzurollen ist in der BMD Offline Erfassung die Periode 9 auszuwählen. Danach steigen Sie in die detaillierte Leistungserfassung ein, wählen den aufzurollenden Dienstnehmer aus und drücken die Taste F5 für eine Neuanlage. Wichtig ist, dass Sie beim Datumsfeld das Datum des Aufrollmonats eingeben. In unserem Beispiel wäre es der Monat 7, der Tag an sich ist dabei nicht von Bedeutung. Ein weiterer Aspekt, der beim Aufrollen berücksichtigt werden muss, ist der Betrag, der aufgerollt wird. Beachten Sie dabei, dass immer der volle Betrag und nicht nur die Differenzsumme in der Aufrollung zu erfassen ist. In einem Beispiel erklärt, würde dies so aussehen: Aufrollung von Original 2000 Euro Gehalt auf Euro! In diesem Fall müssen in der Aufrollung unbedingt und nicht 100 Euro erfasst werden, da ansonsten in die Lohnverrechnung BMD 5.5 die 100 Euro aufgerollt werden und eine Differenz von Euro im laufenden Monat anstelle +100 Euro entstehen würde. Der Vorgang bei der Aufrollung von Nichtleistungszeiten ist derselbe wie bei der Aufrollung von normalen Bezügen. Diese Aufrollung muss daher auch in der detaillierten Leistungserfassung und nicht in der Abwesenheitserfassung durchgeführt werden. Abrechnung von Überstunden Natürlich kann es auch dazu kommen, dass Überstunden in der Offline Erfassung eingegeben werden müssen. Dabei gibt allerdings ein kleines Problem. Da die Offline Erfassung, wie der Name schon sagt, nur ein Erfassungsprogramm ist, können Überstunden nicht von selbst korrekt in Grundlohn und Zuschläge aufgeteilt werden. Um dennoch Überstunden korrekt erfassen und importieren zu können, muss man sich einer Lösung aus der BMD 5.5 Leistungserfassung bedienen und selbst über einen Grundstock an Lohnverrechnungskenntnissen verfügen. 41