Echtzeitinformationssystem für Bestellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Sterilgut

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1 Echtzeitinformationssystem für Bestellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Sterilgut Dr.-Ing. Mirco Vitr (RWTH Aachen / IT4process GmbH) (Uniklinik RWTH Aachen)

2 Die Uniklinik RWTH Aachen (UKA) Krankenhaus der universitären Maximalversorgung 34 Kliniken und 25 Institute Mitarbeiter(innen) Betten (1.420 ab Ende 2014) stationäre und ambulante Fälle pro Jahr Foto: Google Zentral-OP: 30 OP Säle (+ Ambulant OPs) Seite 2

3 Zentrale Sterilgutversorgung am UKA 50 Mitarbeiter(innen) 4500 Einzelsiebe 300 bis 700 Siebe / Tag Seite 3

4 Womit wir uns beschäftigen: Optimierung von Planung und Steuerung der Abläufe in Krankenhäusern (Fokus OP-Management) Bettenmanagement Intensive / Intermediate Care ZSVA Standard Care Apotheke Fachkliniken Patienten Zentral-OP Anästhesie OP-Pflegedienst Notaufnahme Blutbank OP-Management Planungs- und Koordinationsproblem Viele Unsicherheiten Faktor Mensch Große Dynamik Mangelnde Transparenz Kritische Engpass- Resourcen Großer Abstimmungs- /Kommunikationsaufwand Planung stark erfahrungsabhängig Optimierung nur lokal Seite 4

5 Von der Prozessanalyse zur benutzerfreundlichen, bereichsübergreifenden Workflow-orientierten IT-Unterstützung Umfassende, intelligente Unterstützung bei Planung & Steuerung (z.b. Simulation von Was-wäre-wenn Szenarien) Integration und Vernetzung (ausgewählte Bereiche) - Ablaufbezogene Kommunikation - Durchgängige Workflows - Transparenz in den Abläufen Nutzung der bereits vorhandenen Informationen aus anderen IT-Systemen - Verknüpfung und Anreicherung - Aufgabengerechte Bereitstellung 1. Prozessanalyse - Bereichsübergreifende Betrachtung der Ablaufprozesse (Informationsbedarf, Informationsfluss) - Sprechen mit allen Beteiligten (!) Seite 5

6 Inhalt 1 Planungs- und Koordinationsproblem Krankenhaus 2 Teilbereich "Auftragsabwicklung ZSVA" (Sterilgut-Bereitstellung) Bettenmanagement Fachkliniken Notaufnahme Standard Care Patienten Intensive / Intermediate Care Zentral-OP ZSVA-Planer ZSVA Anästhesie OP-Pflegedienst Blutbank Apotheke OP-Management Seite 6

7 Siebfluss am UKA gestern (Auszug) Ansatz: Was rein kommt muss schnell wieder raus Tatsächlicher Bedarf / Priorisierung? ZSVA Ort / Status der einzelnen Siebe (außerhalb der ZSVA )? Z-OP-Bereich gepackt sterilisiert Warenausgang geliefert (AWT Station / Flur) im Lager im OP-Saal im Zwischenlager gereinigt & desinfiziert Haltbarkeitsdatum abgelaufen Zuordnung zu OP / Patient? geöffnet (in Benutzung) vorbereitet benutzt (Wareneingang) warten auf Rücktransport benutzt Seite 7

8 Siebfluss am UKA heute (Auszug) Ansatz: Bestellung gemäß Bedarf (Priorisierung) Tatsächlicher Bedarf / Priorisierung ( ) ZSVA Ort / Status der einzelnen Siebe (außerhalb der ZSVA )? Z-OP-Bereich gepackt sterilisiert Warenausgang geliefert (AWT Station / Flur) Bestellung im Lager im OP-Saal im Zwischenlager gereinigt & desinfiziert Haltbarkeitsdatum abgelaufen Zuordnung zu OP / Patient? geöffnet (in Benutzung) vorbereitet benutzt (Wareneingang) warten auf Rücktransport benutzt Seite 8

9 OP-Sieb-Bestellung und -Bereitstellung an der UKA - Sieb-Bestellungen - ggf. nachträgliche Änderungen OP-Pflegedienst - Bestellung der Siebe für die anstehenden OPs Fachkliniken - Interne Planung der OPs - evtl. Terminverschiebungen Zentralsterilisation - Bearbeitung der Sterilisationsaufträge - Eingeschränkte interne Kapazität Priorisierungsbedarf Status-Rückmeldungen Informationsbedarf bezüglich Status OP-Planungsprozess OP-Management - Übergreifende Planung der OPs - Terminverschiebungen Seite 9

10 Herausforderungen bei der OP-Sieb-Bestellung und -Bereitstellung Mangelnde Transparenz / Planbarkeit Tatsächlicher Sieb-Bedarf (Abhängigkeit vom OP Programm) Zustand und Ort der Siebe (Auffindbarkeit, pünktliche Bereitstellung) Bestellung der Siebe oft zu kurzfristig Oft zu viel im Voraus bzw. auf Sicherheit bestellt Zusätzlicher Aufwand in der ZSVA Teilweise Ablauf des Haltbarkeitsdatums Z.T. falsche Siebe bestellt Tagesgeschäft in der ZSVA durch großes Arbeitsaufkommen reaktiv nicht proaktiv Kapazitäten in der ZSVA nicht optimal genutzt Oft Siebbestellungen mit falscher Priorisierung bearbeitet Unnötig große Bestände und Kosten bzw. Mangel an Sieben Seite 10

11 Neuer Siebfluss am UKA (Auszug) Ansatz: Durchgängige Softwareunterstützung (ZSVA-Planer) Tatsächlicher Bedarf / Priorisierung ZSVA Ort / Status jedes Siebs (auch außerhalb der ZSVA ) Z-OP-Bereich gepackt sterilisiert Warenausgang geliefert (AWT Station / Flur) im Lager im OP-Saal im Zwischenlager gereinigt & desinfiziert (Halb-)automatische Bestellung Autom. Rückmeldung Haltbarkeitsdatum abgelaufen Info ob inkomplett / defekt Zuordnung zu OP / Patient geöffnet (in Benutzung) vorbereitet benutzt (Wareneingang) warten auf Rücktransport benutzt Seite 11

12 ZSVA-Planer Module und Schnittstellen Bearbeitungsliste Bestellung / Auftragsverfolgung OP-Verbrauchserfassung Bestands-/ Lagerverwaltung aktueller Bearbeitungsstatus der einzelnen Siebe Datenhaltung aktueller OP-Plan bestehende ZSVA-Software Schnittstellenmodul (Anbindung an ZSVA-Software & KIS) bestehendes KIS Seite 12

13 IT4process ZSVA-Planer Verwaltung der Sieb-Bestellungen (OP-Pflegedienst) Übersicht der Sieb- Bestellungen für Operationen und OP-Säle Hinzufügen, Ändern und Löschen von Bestellungen Berücksichtigung bereits vorliegender Siebe Information zum aktuellen Bearbeitungs-/Versandstatus der Siebe (aus ZSVA ) Automatische Bestellung hinterlegter Standard-Siebsets für im KIS eingeplante OPs Farb-Legende: noch nicht bestellt z. Zt. nicht möglich Bearbeitung freigegeben in Arbeit versandfertig versendet empfangen liegt vor abgeschlossen Seite 13

14 IT4process ZSVA-Planer Verwaltung der Sieb-Bestellungen (ZSVA Schicht-Leitung) Anzeige aller Bestellungen Freigabe-Funktion und Prioritätensteuerung (ZSVA Schicht-Leitung) Sortierung und Filterung der Aufträge Integration mit der ZSVA- Produktionsmanagementsoftware zur Übernahme des Bearbeitungsstatus Entfernen zurückgezogener und abgeschlossener Bestellungen Seite 14

15 IT4process ZSVA-Planer Anzeige der Sieb-Bestellungen auf Leittafel (ZSVA Mitarbeiter) Übersicht über alle aktuellen Aufträge in der Reihenfolge des OP-Beginns (bzw. wie von der Schichtleitung vorgegeben) Jederzeit aktuelle Anzeige des aktuellen Bearbeitungsstatus Heute bereits 102 Bestellungen bearbeitet Anzeige auf großer Leittafel Direkte Informationsverfügbarkeit Bessere Transparenz Termintreue Mitarbeiter-Motivation Seite 15

16 IT4process ZSVA-Planer Sieb-Tracking und Verbrauchserfassung im OP Tracking von Ort und Zustand der Siebe (ZSVA und Z-OP) Automatische Zuordnung von verwendeten Sieben zu Patienten / Operationen Chargendokumentation Verbrauchserfassung / Kostenträgerrechnung Automatische Generierung von Siebbestellungen nach Siebverbrauch im OP Seite 16

17 IT4process ZSVA-Planer Video Seite 17

18 IT4process ZSVA-Planer Zusammenfassung OP-bezogene Standardisierung der Siebe (Wissen in der Software hinterlegt) Halb-/Vollautomatische Sieb-Bestellung durch die Software mit automatischer Prioritätensteuerung Bestellung und Änderungen jederzeit sofort übertragen (autom. Plausibilitätsprüfung) Jederzeit aktuelle Informationen zum Bearbeitungsstatus (weniger telefonische Rückfragen) Automatische Erinnerungen bzw. Warnhinweise bei abzusehenden Problemen Automatische Dokumentation und Auswertung (OP- / Siebbezogene Verbrauchs- / Zeitstatistiken) Seite 18

19 Echtzeitinformationssystem für Bestellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Sterilgut Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? IT4process GmbH Uniklinik RWTH Aachen Seite 19