Skript zur Veranstaltung. Elektronische Bilanz & Elektronische Rechnung

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1 Skript zur Veranstaltung Elektronische Bilanz & Elektronische Rechnung

2 Elektronische Bilanz

3 Elektronische Bilanz Inhalte Grundlagen Aufbau und Umfang Zeitliche Umsetzung Was ist jetzt zu tun?

4 Ziele ELSTER ebilanz Reduzierung von Papierformularen und Vermeidung von Eingabefehlern. Automatische Plausibilitätsprüfung der Steuererklärungen mit den Daten aus den Steuerbilanzen. Aufbereitung der Daten für Mehrjahresvergleiche und Branchenvergleiche.

5 Ablauf der Übermittlung ELSTER Überleitungs rechnung Daten aus Erklärungen Handelsbilanz Steuerbilanz Plausibilitätsprüfung Daten aus Bilanz

6 Grundlagen ELSTER Der Begriff elektronische Steuererklärung bezeichnet die in digitalen Formblättern nach amtlich vorgeschriebenen Datensätzen erfassten und übertragenen Steuerdaten. Die Abgabe erfolgt über die Software ElsterFormular oder ein ELSTER-Modul in FiBuund Steuerprogrammen. Je nach Authentifizierungsverfahren müssen entweder unterschriebene Erklärungen oder geeignete digitale Signaturen verwendet werden.

7 ELSTER I Grafik: DATEV eg

8 ELSTER II Grafik: DATEV eg

9 ELSTER-Abgabepflicht 2006 USt-Voranmeldungen 2009 KapESt-Anmeldungen 2011 Unternehmensteuererklärungen KSt-Erklärung GewSt-Erklärung USt-Erklärung Feststellungserklärungen ESt-Erklärung

10 ELSTER-Abgabepflicht Einkommensteuererklärungen müssen elektronisch eingereicht werden, wenn folgende Einkünfte vorliegen: Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft Einkünfte aus Gewerbebetrieb Einkünfte aus selbständiger Arbeit

11 Grundlagen ebilanz Unter elektronischer Bilanz werden die nach den Vorschriften des 5b EStG elektronisch an das Finanzamt zu übermittelnden Daten bezeichnet. Sie muss von allen Steuerpflichtigen eingereicht werden, welche Bilanzen erstellen. Übermittelt werden entweder die handelsbilanziellen Daten mit zusätzlicher steuerlicher Überleitungsrechnung oder eine Steuerbilanz.

12 Grundlagen ebilanz Die Übermittlung der Daten erfolgt als Taxonomie im Übermittlungsformat XBRL. Dieses Verfahren ist bereits durch die Übermittlung der Jahresabschlüsse an den elektronischen Bundesanzeiger erprobt. Die Taxonomien sind ein Klassifikationsschema, welches die von der Finanzverwaltung vorgesehenen Bilanz- und GuV-Strukturen definiert.

13 Grundlagen ebilanz Bilanz HGB-Posten E-Bilanz-Taxonomie (in Anlehnung an die (HGB-Taxonomie 5.0) Gliederungsschemata nach 266 u. 275 HGB) Anteile an verbundenen Unternehmen Anteile an verbundenen Unternehmen, nach Rechtsform nicht zuordenbar Konto von Konto bis Kontenbezeichnung Konto (wegen E-Bilanz eingefügt) Anteile an verbundenen Unternehmen (Anlagevermögen) Anteile an Personengesellschaften Anteile an verbundenen Unternehmen, Personengesellschaften Anteile an Kapitalgesellschaften Anteile an verbundenen Unternehmen, Kapitalgesellschaften Ja Ja Bilanz Ausleihungen an verbundene Unternehmen Ausleihungen an verbundene Unternehmen, nach Rechtsform nicht zuordenbar Ausleihungen an verbundene Unternehmen, soweit Personengesellschaften Ausleihungen an verbundene Unternehmen, soweit Kapitalgesellschaften Ausleihungen an verbundene Unternehmen, soweit Einzelunternehmen Anteile an herrschender oder mehrheitlich beteiligter Gesellschaft, Kapitalgesellschaften Ja Ausleihungen an verbundene Unternehmen Ausleihungen an verbundene Unternehmen, Personengesellschaften Ausleihungen an verbundene Unternehmen, Kapitalgesellschaften Ausleihungen an verbundene Unternehmen, Einzelunternehmen Ja Ja Ja Grafik: DATEV eg IHK-Veranstaltung 13. August

14 Aufbau der ebilanz Die ebilanz setzt sich zusammen aus einem Stammdatenmodul ( GCD-Modul ) und einem Jahresabschlussmodul ( GAAP-Modul ). Das GCD-Modul beinhaltet Datenschemata für folgende allgemeine Informationen: Informationen zum Unternehmen Informationen zum Bericht Dokumenteninformation

15 Aufbau der ebilanz Das GAAP-Modul enthält Datenschemata für die Übermittlung der gebräuchlichsten Berichtsbestandteile für Unternehmen aller Rechtsformen und Größenordnungen. Diese Datenschemata übersteigen die zwingend zu übermittelnden Berichtsbestandteile und können daher zur freiwilligen elektronischen Übermittlung von weiteren Informationen genutzt werden.

16 Aufbau der ebilanz GAAP-Modul Pflicht Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung ergänzende Angaben aus dem Anhang Ergebnisverwendung Freiwillig Anhang Lagebericht Eigenkapitalspiegel Kapitalflussrechnung Bericht des Aufsichtsrates, Beschlüsse, usw.

17 Umfang der ebilanz Gliederung des Postens Sachanlagen nach 266 HGB: 1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschl. der Bauten auf fremden Grundstücken 2. Technische Anlagen und Maschinen 3. Andere Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung 4. Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau

18 Umfang der ebilanz Sachanlagen 1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten einschl. der Bauten auf fremden Grundstücken (1) unbebaute Grundstücke (2) grundstücksgleiche Rechte und Bauten (3) Bauten auf eigenen Grundstücken und grundstücksgleichen Rechten a) davon Grund und Boden-Anteil (4) Bauten auf fremden Grundstücken (5) Übrige Grundstücke, nicht zuordenbar 2. Technische Anlagen und Maschinen 3. Andere Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung 4. Geschäfts- und Vorführwagen 5. Geleistete Anzahlungen und Anlagen im Bau 6. Sonstige Sachanlagen

19 Umfang der ebilanz sonstige Vermögensgegenstände (1) Genussrechte (2) Einzahlungsansprüche zu Nebenleistungen oder Zuzahlungen (3) Genossenschaftsanteile (kurzfristiger Verbleib) (4) Rückdeckungsansprüche aus Lebensversicherungen (kurzfristiger Verbleib) (5) Umsatzsteuerforderungen (6) Körperschaftsteuerüberzahlungen (7) Gewerbesteuerüberzahlungen (8) Mindersteuern lt. Finanzverwaltung (9) Zinsen nach 233a AO auf Mindersteuern lt. Finanzverwaltung (10) Körperschaftsteuerguthaben nach 37 KStG (11) andere Forderungen gegen Finanzbehörden (12) Forderungen gegen Sozialversicherungsträger (13) Forderungen und Darlehen an Mitarbeiter (14) Forderungen und Darlehen an Organmitglieder (15) Forderungen gegen Arbeitsgemeinschaften (16) Sonstige Vermögensgegenstände, gegenüber Gesellschafter (17) Übrige sonstige Vermögensgegenstände / nicht zuordenbare sonstige Vermögensgegenstände

20 Umfang der ebilanz Umsatzerlöse (1) in Umsatzerlösen enthaltener Bruttowert a) Erlöse aus Leistungen nach 13b UStG b) Sonstige Umsatzerlöse, nicht steuerbar c) steuerfreie Umsätze nach 4 Nr. 1a UStG (Ausfuhr Drittland) d) steuerfreie EG-Lieferungen 4 Nr. 1b UStG (Innergemeinschaftliche Lieferungen) e) steuerfreie Umsätze nach 4 Nr. 8 ff UStG f) steuerfreie Umsätze nach 4 Nr. 2-7 UStG g) sonstige umsatzsteuerfreie Umsätze h) Umsatzerlöse ermäßigter Steuersatz i) Umsatzerlöse Regelsteuersatz j) Umsatzerlöse nach 25 und 25a UStG k) Umsatzerlöse sonstige Umsatzsteuersätze l) Umsatzerlöse ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen (2) in Umsatzerlöse verrechnete Erlösschmälerungen

21 Umfang der ebilanz Materialaufwand 1. Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und bezogene Waren (1) Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe a) Aufwand zum Regelsteuersatz b) Aufwand zum ermäßigten Steuersatz c) Innergemeinschaftliche Erwerbe d) übrige Aufwendungen ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen e) Bestandsveränderungen (2) Aufwendungen für bezogene Waren a) Wareneinkauf zum Regelsteuersatz b) Wareneinkauf zum ermäßigten Steuersatz c) Innergemeinschaftliche Erwerbe d) übriger Wareneinkauf ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen e) Bestandsveränderungen (3) Anschaffungsnebenkosten 2. Aufwendungen für bezogene Leistungen (1) Leistungen nach 13b UStG mit Vorsteuerabzug (2) Leistungen nach 13b UStG ohne Vorsteuerabzug (3) Übrige Leistungen mit Vorsteuerabzug (4) Übrige Leistungen ohne Vorsteuerabzug (5) Übrige Leistungen ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen

22 Branchentaxonomien Wohnungswirtschaft Land- und Forstwirte Krankenhäuser Pflegedienstleister Verkehrsunternehmen kommunale Eigenbetriebe Banken Versicherungen

23 Zeitliche Umsetzung (für Wirtschaftsjahr) 2011 Übermittlung der Steuererklärungen 2012 Übermittlung des Jahresabschlusses (Nichtbeanstandungsregelung) 2013 Übermittlung des Jahresabschlusses (Pflicht zur Übermittlung) Sonder- und Ergänzungsbilanzen können als Freitext übermittel werden.

24 Zeitliche Umsetzung (für Wirtschaftsjahr) 2015 Kapitalkontenentwicklung bei PersG Sonder- und Ergänzungsbilanzen Ergebnis ausl. Betriebsstätten von inl. Unternehmen Inl. Betriebsstätten ausl. Unternehmen wirtschaftliche Geschäftsbetriebe BgA

25 Härtefallregelung Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten. Keine Möglichkeit zur elektronischen Übermittlung der Bilanzdaten (z.b. nur Journal oder Durchschreibebuchführung in Papierform). Keine Möglichkeit zur elektronischen Übermittlung der Bilanzdaten (z.b. fehlende IT-Kenntnisse sowie technisches Know-How). Fehlendes Fachpersonal, um Vorgaben umzusetzen.

26 Was ist jetzt zu tun? Anpassung des Kontenrahmens und Ihres Buchungsverhaltens an die Erfordernisse der ebilanz-taxonomien. Abstimmung der aktuell bebuchten Konten mit den Taxonomien. Anlegen und Buchen fehlender Konten. Welche Unterstützung bietet hierfür die eingesetzte FiBu-Software? Als Ergebnis erhalten Sie die handelsbilanziellen Daten in der Struktur der ebilanz.

27 Was ist jetzt zu tun? Tätigen Sie keine vorschnelle Anschaffung von Softwaremodulen für die ebilanz! Die ebilanz und die betrieblichen Steuererklärungen sollten von der gleichen Stelle erstellt und übertragen werden. Werden die Steuererklärungen von einem Steuerberater erstellt, sollte dieser auch die ebilanz erstellen. Haben Sie eine eigene Steuerabteilung, kann diese die Erstellung übernehmen.

28 Was ist jetzt zu tun? Aus der handelsbilanziellen ebilanz muss eine Steuerbilanz erstellt werden oder sie muss um eine steuerliche Überleistungsrechnung ergänzt werden. Anschaffung einer ebilanz-software. Entweder ein ebilanz-modul für eine bereits eingesetzte Software oder eine extra Software. Die Daten der ebilanz müssen mit den Daten der Steuererklärungen übereinstimmen. Die esoftware- Lösung sollte daher nur einen Datenbestand verarbeiten.

29 Fazit Die ebilanz erhöht für die Finanzverwaltung die Transparenz der betrieblichen Gewinnermittlung. Die Anforderungen an das betriebliche Rechnungswesen erfordern einen interdisziplinären Ansatz zwischen Ihrem Rechnungswesen, Ihrer Steuerabteilung/Ihrem Steuerberater und Ihrer IT- Abteilung. Aufgaben erfordern einen höheren Steuersachverstand im Rechungswesen.

30 Elektronische Rechnung

31 Elektronische Rechnung Inhalte Grundlagen Rechtslage Umsetzung der rechtlichen Anforderungen

32 Was ist eine erechnung? Elektronische Rechnungen sind alle Rechnungsdokumente, welche in einem elektronischen Format ausgestellt und von Ihnen elektronisch empfangen werden. Elektronische Übermittlungen sind z.b. oder Anhang Web-Download Elektronischer Datenträgeraustausch (EDI) Computer-Fax oder Fax-Server

33 Vorteile Kosten- und Zeitersparnis für den Versender, da das Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden per Post entfallen. Zeitersparnis bei Empfänger, da Entgegennahme, interne Zustellung, Öffnen und manuelle Dateneingabe entfallen. Minimierung von Eingabefehlern beim Empfänger, da die Rechnungsdaten bereits in elektronischer Form vorliegen.

34 Nachteile Um den Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht zu gefährden, müssen gewisse Anforderungen erfüllt werden Elektronische Rechnungen sind nicht vor den allgemeinen Risiken des E-Commerce gefeit. Dies sind z.b. Systemausfälle gefälschte s Viren unbekannte Geschäftspartner

35 Anforderungen aus erechnungen Der Versand von elektronischen Rechnungen bedarf der Zustimmung des Empfängers. elektronische Rechnungen müssen im Original in elektronischer Form archiviert werden. Die erechnungen müssen die Anforderungen des UStG erfüllen. Der Empfänger trägt die Feststellungslast für die Erfüllung der Anforderungen.

36 Rechtslage bis 30. Juni 2011 Um steuerlich anerkannt zu werden, müssen elektronische Rechnungen entweder via elektronischem Datenträgeraustausch (EDI) übermittelt werden oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gem. SigG versehen werden.

37 Rechtslage ab 1. Juli 2011 Der Rechnungsaussteller ist frei in seiner Entscheidung, in welcher Weise er elektronische Rechnungen übermittelt. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung können durch jegliches innerbetriebliches Kontrollverfahren gewährleistet werden, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herstellen kann. Quelle: BMF-Veröffentlichung vom

38 Umsetzung der rechtlichen Anforderungen Echtheit der Herkunft (Authentizität) Sachliche Richtigkeit der Rechnung und die Identität des Rechnungsausstellers müssen sichergestellt sein. Es liegt eine Bestellung/Lieferung vor und es wird eine Rechnung erwartet. Die Daten des Ausstellers liegen vollständig vor. Prüfung der UStID-Nummer

39 Umsetzung der rechtlichen Anforderungen Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) Die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben sind während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert worden. Plausibilitätsprüfung der Rechnungsdaten Vollständigkeit der Pflichtangaben einer Rechnung Rechnerische Richtigkeit der Rechnung

40 Umsetzung der rechtlichen Anforderungen Lesbarkeit der Rechnung Die Rechnung muss in einer für das menschliche Auge lesbarer Form geschrieben sein.

41 Umsetzung der rechtlichen Anforderungen Einrichten eines Prüfpfades Einrichtung eines Verfahrens, welches eine Verbindung zwischen der Lieferung/Leistung und der Rechnung herstellt. Dokumentation des eingesetzten Kontrollverfahrens und der Prüfungsergebnisse. Der Nachweis der Authentizität und Integrität sollte Bestandteil des innerbetrieblichen Kontrollsystems (IKS) werden.

42 Tipps zum Einstieg Trennung des Rechnungseingangs vom sonstigen verkehr. Anschaffung eines WORM-Speichermediums und tägliche Sicherung der s mit Rechnungen. Manuelle Rechnungsprüfung grundsätzlich ausreichend. Dokumentation der Prüfungsschritte und elektronische Speicherung. Dokumentation des Verfahrens.

43 Tipps zum Einstieg Ergänzung und Dokumentation weiterer Prüfschritte (z.b. Prüfung auf doppelte Rechnungsnummern) Speicherung der Rechnungen in einem Dokumentenmanagementsystem und Verknüpfung mit der Finanzbuchhaltung. Optimierung des Rechnungsdatenflusses durch automatisches Einspielen in die Finanzbuchhaltung

44 Fazit Der elektronische Rechnungsversand gewinnt an Bedeutung; Unternehmen müssen sich mittelfristig dem Thema annehmen um wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch elektronische Rechnungsannahme können Zeit- und Kostenvorteile gehoben werden. Es müssen aber auch gewisse Anforderungen erfüllt werden, damit eine steuerliche Anerkennung erfolgt.

45 Fazit Die Gesetzesänderung lässt neben den bisherigen Verfahren einen dritten Weg zu, welcher in Grenzen individuell gestaltet werden kann. Die Beweislast für die Ordnungsmäßigkeit liegt beim Steuerpflichtigen, was eine saubere Prüfung und Dokumentation erfordert. Die Bereitschaft für die Annahme von elektronischen Rechnungen ermöglicht den Aufbau eines IKS und hilft, die Finanzbuchhaltung zu optimieren.

46 Weitere Informationen zum Vortrag

47 Weitere Informationen zum Vortrag Dipl-Oec. Michael Weber Steuerberater Certified Information Systems Auditor Certified in Risk and Information Systems Control sb+p Strecker. Berger + Partner Brüder-Grimm-Platz Kassel Tel: 0561 /

48

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