Das Rückkehrgespräch

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1 Das Rückkehrgespräch Rahmenbedingungen für eine optimale Einführung und Umsetzung Protokoll zum Vortrag am 8. März 2001 im Rahmen der GALK-Tagung in Göttingen Der Vortrag war wie folgt strukturiert: 1. Beeinflussbarkeit und Sichtweise 2. Instrumente zum Abbau von Fehlzeiten - Die Arbeitssituationserfassung - Die Projektgruppe - Das Rückkehrgespräch - Stufenplan für e 3. Das Fallbeispiel GESTRA Vortrag und Protokoll: Dr. Bernd Bitzer Mit der Abbildung 1 wurde in das Thema Fehlzeiten eingeführt. Danach werden Fehlzeiten zunächst unterschieden in vom Unternehmen beeinflußbare und nicht beeinflußbare Ursachen. Exemplarisch können für den letzteren Fall u.a. gesetzliche Regelungen oder konjunkturelle Gegebenheiten genannt werden. Die meisten der Ursachen liegen im Bereich der Arbeitssituation, hierzu wurden zahlreiche Beispiele genannt. Fehlzeiten SIGNALE! beeinflußbar / nicht beeinflußbar Familie Person Arbeitssituation Umgebung Tätigkeit Organisation Gruppenklima Vorg.-Verh. Maßnahmen Ergonomie Person Struktur Abbildung 1: Sichtweise von Fehlzeiten 1

2 Zu 2.: Mit der Reduzierung von Fehlzeiten und der Verbesserung von Gesundheit geht immer ein Veränderungsprozeß einher. Die erste und eine der wichtigsten Fragen zur Einleitung eines Veränderungsprozesses lautet: Wo stehen wir? Diese Frage wird durch eine Bestandsaufnahme beantwortet. Diese Bestandsaufnahme erfolgt optimalerweise durch die sogenannte Arbeitssituationserfassung, die nur exemplarisch am Flip-Chart durchgeführt wurde. Hierbei ist zu beachten, daß die Befragung ohne Vorgesetzte stattfindet. Die Befragungsgruppen sollten abteilungsweise zusammengesetzt sein und unter externer Leitung stattfinden. Die Arbeitssituationserfassung beginnt mit der einleitenden Frage: Halten Sie eine Verbesserung Ihrer Arbeitssituation für sehr wichtig teilweise wichtig nicht wichtig (Jede /-r Teilnehmer /-in hat eine Stimme) Darauf aufbauend schließt sich die 2. Frage an: In welchen Bereichen Ihrer Arbeitssituation sollte eine Verbesserung stattfinden? Umgebung Tätigkeit Organisation Gruppenklima Vorgesetztenverhalten (Jede /-r Teilnehmer /-in hat maximal zwei Stimmen) Aus den Ergebnissen der zweiten Frage ergibt sich eine Art Hitliste der Kritik. Die einzelnen Bereiche werden nun jeweils auf ein leeres Flip-Chart Papier geschrieben, und die Befragten können detaillierte Aussagen zu den Schwierigkeiten und Problemen machen, die im Telegrammstil vom Moderator für alle sichtbar mitgeschrieben werden. Von jeder Befragungsrunde wird ein Protokoll erstellt. Überaus wichtig ist die Frage: Was passiert mit den Ergebnissen? Die Ergebnisse einer betriebsumfassenden Befragung würden durch eine interne Projektgruppe in konstruktive Maßnahmen umgewandelt und durch eine Verbesserung der Arbeitssituation ein nachhaltiger Abbau von Fehlzeiten erreicht werden. (siehe hierzu auch das Beispiel der GESTRA AG aus dem Tagesthemenbeitrag vom 11. Oktober 1996). Als weiteres Instrument wurde die Projektgruppe vorgestellt und diskutiert. Für eine erfolgreiche Projektgruppenarbeit sind u.a. bestimmte Kriterien und eine ausgewogene Zusammensetzung zu beachten. 2

3 In einem Projektgruppenteam, das sich mit der Aufgabe auseinandersetzen soll, die Fehlzeitenursachen in einer bestimmten Organisationseinheit zu analysieren und durch geeignete Maßnahmen abzubauen, sollten folgende Personen/Funktionen unbedingt vertreten sein: Der Personalleiter bzw. der für Fehlzeiten zuständige Personalsachbearbeiter Mindestens ein Mitglied der Arbeitnehmervertretung 1-2 Vorgesetzte der unteren Hierarchieebenen aus sowohl fehlzeitenkritischen und nicht-kritischen Teilbereichen. Abbildung 2.: Zusammensetzung einer Projektgruppe zur Reduzierung von Fehlzeiten Generell wichtig und für alle Projektgruppen gültig ist aber auch, daß neben der Beteiligung der Betroffenen mindestens eine Person aus einer höheren Hierarchieebene in der Gruppe vertreten ist, da für die spätere Umsetzung der Maßnahmen die machtpolitische Kompetenz eine bedeutende Komponente ist. Überaus wichtige Kriterien im Zusammenhang mit Projektgruppenarbeit finden sich in der folgenden Auflistung: Kriterien für eine erfolgreiche Projektgruppenarbeit Die Zusammensetzung sollte hierarchie- und abteilungsübergreifend vorgenommen werden. Die Teilnehmerzahl sollte auf max. 9 Personen begrenzt sein. Die Mitglieder sollten Experten und teamfähig sein. Die Sitzungen sollten in einem Rhythmus von 4-6 Wochen stattfinden. Die einzelnen Sitzungen sollten nicht mehr als zwei bis max. 4 Stunden Zeit in Anspruch nehmen. Jede Veranstaltung muß protokolliert werden und am Ende folgendes Formular aufweisen: Was macht Wer bis Wann Abbildung 3: Kriterien zur Projektgruppenarbeit Um die Effizienz einer Projektgruppe zu sichern, sollte auf die zahlenmäßige Begrenzung von maximal 9 Mitgliedern geachtet werden. Je mehr Mitglieder eine Gruppe hat, desto schwieriger gestalten sich Diskussions- und damit Lösungsfindungsprozesse. Ein wichtiger Anteil am Erfolg einer Projektgruppe kommt dem Moderator zu, der u.a. darauf zu achten hat, daß auch wirklich am Thema gearbeitet und alle Projektgruppenmitglieder gleichberechtigt behandelt werden. Im Verlauf der Veranstaltung wurden die Merkmale des Rückkehrgespräches (Abbildung 4) vorgestellt. Das Rückkehrgespräch ist ein Motivations- und Integrationsgespräch, durch das den aus einer Abwesenheit zurückkehrenden MitarbeiterInnen die Arbeitsaufnahme erleichtert wird. Nach krankheitsbedingter Abwesenheit dient es u.a. der Gesundheitsprävention, da Führungskräfte durch dieses Gespräch erfahren können, ob Gesundheitsbeeinträchtigungen durch die Arbeitssituation ver- 3

4 ursacht werden. Durch Abhilfe krankheitsverursachender Umstände werden Fehlzeiten abgebaut und die Motivation verbessert. Das Rückkehrgespräch soll jeweils vom unmittelbaren Vorgesetzten geführt werden. Es ist damit eine originäre Führungsaufgabe. Merkmale des Rückkehrgespräches 1. Der direkte Vorgesetzte führt das Gespräch. 2. Es sollte möglichst unmittelbar nach einer Rückkehr stattfinden (zeitnah) und 3. mit jeder Person geführt werden, 4. die aus einer Abwesenheit zurückkehrt. Abbildung 4: Merkmale des Rückkehrgespräches Dazu wurden noch einmal die Ziele des Rückkehrgespräches zusammengefaßt (Abb. 5): Ziele des Rückkehrgespräches sind: 1. Aus einer Abwesenheit zurückkehrenden MitarbeiterInnen die Arbeitsaufnahme zu erleichtern, indem man sie über sich während der Abwesenheit ereignete Vorkommnisse offizieller und nicht-offizieller Art informiert. 2. Bei krankheitsbedingter Abwesenheit zu erfahren, ob die Abwesenheit möglicherweise ursächlich mit der Arbeitssituation des Absentisten in Verbindung steht, damit diese Ursachen abgebaut werden können, wobei die Arbeitssituation die Bereiche Umgebung des Arbeitsplatzes (Lärm, Staub, Zugluft, etc.), die Organisation im weitesten Sinne, die Tätigkeit (monoton/abwechslungreich, etc.), das Vorgesetztenverhalten und das Gruppenklima umfaßt. 3. Dem/der MitarbeiterIn durch das Rückkehrgespräch zu verdeutlichen, daß die Abwesenheit im positiven Sinne von der vorgesetzten Stelle wahrgenommen wurde, d.h., der Mensch vermißt wurde und nicht (nur) die mit ihm oder ihr verbundene Arbeitskraft. Der/die MitarbeiterIn erfährt dadurch konkret, daß sich der oder die Vorgesetzte um ihn/sie kümmert. Abbildung 5: Ziele des Rückkehrgespräches Treten bei einem Mitarbeiter häufigere Fehlzeiten auf, ist u.u. ein erforderlich. Die Kriterien und Bedingungen dafür sind in einem Stufenplan enthalten, der jedoch von jedem Betrieb auf die eigenen Bedürfnisse und Erfordernisse hin selber entwickelt werden sollte. Von der Übernahme bereits bestehender Stufenpläne aus anderen Unternehmen ist abzuraten. Ein Stufenplan setzt sich mit den Konsequenzen für die MitarbeiterInnen auseinander und zeigt einen möglichen Weg auf. Welche Konsequenzen sind aber denkbar für Führungskräfte, die aufgrund ihres eigenen Verhaltens Fehlzeitenursache sind? Zur Beantwortung dieser Frage ist ein Führungscontolling zu empfehlen, das Vorgesetzten Feedback und Entwicklungsmöglichkeiten ebenso bietet, wie MitarbeiterInnen die Chance, etwas gegen zu verbesserndes Führungsverhalten zu unternehmen. Kontakt INPEX Consult: Tel / Fax: 04292/ INPEX@aol.com Homepage: 4

5 Rückkehrgespräche WAS WER WANN WO WOZU Rückkehrgespräch Vorgesetzte/r unmittelbar im Anschluß an jede Abwesenheit wie z.b. Krankheit, Kur, Urlaub, etc., am Arbeitsplatz, vor Ort Integration in den Kollegenkreis, Schaffen einer primär motivierenden Atmosphäre, bei krankheitsbedingter Abwesenheit, Vermeidung von weiteren Krankheitsintervallen Stufenplan für Gespräche nach Fehlzeiten WAS WER WANN WO WOZU 1. Stufe 2 Stufe Analyse der Problemfalls, Zielvereinbarungen kontrollieren, Korrekturmaßnahmen verinbaren, Verdeutlichung möglicher Konsequenzen, Dokumentation Vorbereitung arbeitsrechtlicher Konsequenzen, Dokumentation 3. Stufe Personalabteilg. Personalabtlg. Personalabtlg. Personalabteilung Analyse der AU-Ursachen, gem. Suche nach Lösungen, Hilfe und Unterstützung, Zielvereinbarungen, Dokumentation 5