D.3 Dokumenten-Management mit. Wissen finden statt Informationen suchen

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1 D.3 Dokumenten-Management mit Wissen finden statt Informationen suchen

2 CLC Unternehmensberatung für Logistik GmbH Maßgeschneiderte Software und Beratung vom kleinen Mittelständler bis zum Großunternehmen Implementierung, Customizing, Systemintegration und betreuung von ERP-/ CRM-/ IPS-Systemen IT-Beratung, Aufbau- und Ablauforganisationsberatung Projektmanagement Seit über 17 Jahren alles aus einer Hand... «We make your life easy»

3 Berke GmbH Standorte Aachen 10 Mitarbeiter Anwendungsentwicklung Projektmanagement Anpassungsprogrammierung München Historie 3 Mitarbeiter Projektmanagement Anpassungsprogrammierung Seit 1992 wurden ca. 60 ERP-Projekte ganz oder in Teilbereichen umgesetzt. Seit 1997 DMS-Systeme für den Mittelstand im Einsatz.

4 DMS-System d.3 der d.velop AG in Gescher

5 DMS im Mittelstand Was ist Dokumentenmanagement? Dokumente managen bedeutet, Dokumente rationell - erstellen - lenken - revisionieren - ablegen - recherchieren Diese Aufgabe wird seit mehreren 100 Jahren mit Papier durchgeführt. Hierzu bedarf es der Organisation und Disziplin.

6 Nachteile von Papier als Informationsträger Die Kosten Papier ist teuer Ordner sind teuer Trennblätter sind teuer Durchschlagssätze sind teuer Drucken ist teuer Regale sind teuer Bürofläche ist teuer (nicht nur in Köln) Papierarchive sind die teuersten Archive!

7 Weitere Kosten Die geordnete Ablage und Verteilung ist teuer: Personalkosten pro Ablage ca. 0,50 3,00 Personalkosten pro Reproduktion 2,00 5,00 Personalkosten pro Zustellung??? Anzahl Ablagevorgänge pro Ordner: Die Erstellung eines Ordners kostet oft mehr als 500.

8 Geordnete Ablage? Papier läßt sich lediglich in ein Ordnungsschema einordnen. Für jedes weitere Ordnungsschema wird eine Belegkopie benötigt. Die Revisionierung von einmal verteilten Belegen ist fehleranfällig und extrem aufwendig. Papier ist ortsgebunden - in einer Abteilung - in einem Raum - in einem Schrank - in einem Ordner Zugriffsschutz kann nur durch räumliche Isolation realisiert werden.

9 Beispiel Materialbeschaffung Warenanforderungsschein durch Mitarbeiter Anfragen werden erstellt, Angebote kommen rein Bestellungen für Lieferant Original in Einkaufsabteilung Kopie für Projektleiter Kopie für Wareneingang Eingangslieferschein, Kopie in WE-Ablage Beleg an QS und Buchhaltung Ablage offene Rechnungen Rechnungseingangsprüfung, Kontierung, Ablage von Lieferschein und Rechnung

10 Die vermeintliche Lösung: EDV-Netzwerke EDV-Systeme, ERP, FiBu usw. erzeugen unsere Belege (sehr zur Freude der Papierhersteller, soweit zum Thema papierloses Büro) Dateien werden in File-Systemen abgelegt. Auch dies ist ein eindimensionales Ordnungskriterium. Filesysteme wuchern, da Ordnungskriterien lasch gehandhabt werden. Der Versand von Dateien per macht eine Revisionsverwaltung unmöglich. Der Zugriff auf Dateien läßt sich nur über das Betriebssystem oder durch Passworte realisieren.

11 Die Konsequenzen Laxere Einstellung zur Ordnung, schließlich kann man eine abgespeicherte Information per Volltextrecherche aufspüren. Heute können alle Mitarbeiter per EDV Informationen erzeugen, die Informationsflut beginnt im eigenen Unternehmen Dann die entscheidende Frage: wohin mit den Daten: rechte Maustaste, Laufwerk c:\,ordner neu, usw., usw. Dateien könne nach Belieben kopiert, versendet, manipuliert werden. Um die Inhalte von Dateien lesen zu können, benötigt jeder ein Programm auf seinem Rechner, das mindestens als Viewer mit der aktuellen Programmversion zusammenarbeiten kann. Wenn die Informationen nicht als Dateien, sondern in Applikationen gebunden sind, kommen weitere Clientkosten hinzu: - infra - genesisworld - Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Personalwesen - CAD, Service, QS u.s.w... Um hier Kosten zu sparen, ist eben das Papier als Informationsspeicher der kleinste gemeinsame Nenner, und genau den gilt es auszutauschen.

12 Es kommt noch schlimmer... Die Aufbewahrungsfristen, vorgegeben durch den Staat, werden sich nicht mehr reduzieren. Die Zugriffe auf elektronische Daten sind heute schon geregelt und werden sich noch verschärfen. Die Nachweispflicht bei der Produkthaftung wird weiter zunehmen. Datenbestände werden sich exponential erhöhen! Auch in Ihrem Unternehmen!

13 Wie wäre es, wenn... alle Mitarbeiter sämtliche Informationen zu einem Kunden, einem Lieferanten, einem Auftrag, einem Projekt in weniger als einer Minute finden könnten, wieviel Zeit würde Ihr Unternehmen pro Tag einsparen? alle Ablagevorgänge aus infra, der Finanzbuchhaltung, dem Personalwesen, dem CRM u.s.w. vollautomatisch und papierlos erfolgen würde, wieviel Zeit würde Ihr Unternehmen pro Tag einsparen? alle Vertreter, Außendienstmitarbeiter, Servicetechniker, Mitarbeiter im Homeoffice permanenten Zugriff auf die für sie relevanten Daten hätten, wieviel Zeit würde Ihr Unternehmen einsparen? ihre wichtigsten Geschäftspartner über das Internet ständigen Zugriff auf den Datenbestand der gemeinsamen Korrespondenz haben, wieviel Zeit würde Ihr Unternehmen durch unnötig gewordene Telefonate gewinnen? die Kopierer in Ihrem Unternehmen nahezu abgeschafft werden könnten, wieviel Zeit und Material würde Ihr Unternehmen einsparen? Diese Zahlen sollten Sie kennen, bevor Sie ein DMS-Projekt starten

14 Vorteil und Nutzen von DMS-Systemen 100 % Verfügbarkeit aller Informationen (wenn die Hardware funktioniert). Perfekter Zugriffsschutz. Immer die aktuelle Version des Dokuments verfügbar. Transparenz in der Dokumentenlenkung. Wer hat was wann erhalten. Nachweis des Empfangs eines Dokuments. Zugriff auch extern steuerbar. Per ISDN, VPN, Standleitung usw. Unabhängigkeit von Programmversionen durch programmneutrale Images.

15 DMS-Systeme sind Organisationsmittel Mit einem DMS-System erhalten Sie die Hoheit über die Strukturierung der Informationen in Ihrem Unternehmen zurück. Vergattern Sie Ihre Mitarbeiter, jedes archivierungswürdige Dokument für das Archiv zu klassifizieren! Wenn diese Dokumentart nicht existiert, hat es einen Grund: Entweder sie wird nicht gebraucht oder sie wurde nicht spezifiziert: In beiden Fällen sind Sie der Ansprechpartner! % der Belege lassen sich ersatzlos streichen. Hierzu bedarf es Entscheidungskompetenz. DMS ist Chefsache! Das Teuerste an einem DMS-Projekt ist der Umbau der internen Organisation.

16 Finanzieller Nutzen eines DMS-Systems Reduzierung der Ablagezeiten um 20% - 30 %. Reduzierung der Materialkosten um 30%-50%. Reduzierung der Suchzeiten um 80%-90 %. Typischer RoI: 9-18 Monate. Dabei sind die positiven Effekte aus einer Prozessoptimierung durch Workflow nicht berücksichtigt. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung_2003.XLS

17 Ein weiteres kleines Zahlenspiel... Ein DMS-Projekt in einem Unternehmen mit 50 Verwaltungsangestellten wird incl. Software, Hardware, Dienstleistung und Wartung für 3 Jahre auf veranschlagt. Die monatlichen Leasingkosten für diese Investition betragen bei einer Laufzeit von 36 Monaten. Bei 18 Arbeitstagen pro MA pro Monat ergibt sich somit eine Investition von 5,11 pro Tag und MA. Der kalkulierte Stundensatz in der Verwaltung beträgt Wieviel Zeit sparen Ihre Mitarbeiter durch den Einsatz eines DMS? Gartner Group: 2005 werden ca. 40 % der Bürotätigkeit für Dokumentenhandling aufgewendet werden

18 Auszug aus der Kundenliste der d.velop AG

19 ermöglicht rationelles, standortübergreifendes Workflowmanagement und organisiert die weltweite Verteilung von Informationen Europaweite d.3 Systeminstallationen z.b. im Umfeld der SIEMENS AG

20 Number Company Code1 Code 2 IO-number CountryNumber KODAK NV Von der Anwendung ins Archiv - offen für vielgestaltige Dokumente, kommerzielle, technische Dokumente mit den jeweils spezifischen Archivierungs- und Verwaltungsanforderungen NCI nicht codierte Informationen CI codierte kommerz. Informationen CI codierte technische Informationen/Multimedia ICR/OCR-Verfahren Indexier-Verfahren Archivierung

21 Die drei typischen Scanscenarien für NCI-Dokumente - Vom Dokument ins Archiv - leistungsstarke SCAN-Verfahren Übernahme von Scandaten nach verschiedenen SCAN-Szenarien - frühes Erfassen - gleichzeitiges Erfassen - spätes Erfassen Seite 2 Seite 1 Seite n Seite 2 Seite 1 Seite n Seite n Seite 2 Seite 1 Seite 2 Seite 1 Seite n Kenndatenerfassung

22 - Von der Anwendung/vom Dokument ins Archiv - langzeitstabile Ablage von Daten Ablage des Originaldokuments und Ablage eines neutralen normierten Rasterdokumentes Original Bearbeitung Neutrales Image Recherche

23 Enterprise Information Management basierend auf applikationsunabhängigen, neutralen, normierten und strukturierten Informationen unterschiedlichster Applikationen Listen Archivierung Dokumentenmanagement Workflow Management Informationmanagemnet Personaldaten

24 Mit der Recherche fängt es an...

25 ... der Einzeltreffer liefert alle Dokumente zum Vorgang...

26 ... und sofort lassen sich alle Dokumente visualisieren!

27 Ad hoc Workflow - koordiniert und überwacht die Abläufe durch das integrierte Workflowmanagementsystem Bearbeitung Prüfung Freigabe Archiv

28 Regelbasierter Workflow für Dokumente

29 Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit, für den theoretischen Teil!