eakte bei der Landeshauptstadt Wiesbaden: Wir machen es einfach Dr. Thomas Ortseifen

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1 eakte bei der Landeshauptstadt Wiesbaden: Wir machen es einfach Dr. Thomas Ortseifen

2 Agenda eakte und serviceorientierte Architekturen eakte 2 go VORMAT

3 Agenda eakte und serviceorientierte Architekturen eakte 2 go VORMAT

4 Inhalte und Ziele Implementierung von eakten auf Basis von serviceorientierten Architekturen Aufbau einer ganzheitlichen E-Government-Infrastruktur für die Landeshauptstadt Wiesbaden Integration der jeweiligen Fachverfahren über Webservices mit unterschiedlichen Integrationstiefen Einsatz mobiler eakten

5 Vorteile & Nutzenpotenziale bessere Nutzung der Datenbasis, verbesserte Prozesse, bereichsübergreifende komplexere Such- und Auswertungsmöglichkeiten verbesserter Informationsfluss, schnellere und kontinuierliche Verfügbarkeit, geringere Transport- und Liegezeiten Reduzierung von Kosten zur Informationserstellung und -verwaltung sowie des Raumbedarfs

6 Schlüsselfaktoren und Empfehlungen Die Einführung elektronischer Verwaltungsarbeit erfordert grundlegende organisatorische Regelungen für den Umgang mit der neuen Technik Begleitung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei einem Wandel der bisherigen Arbeitsweisen und der Verwaltungskultur definiertes und strukturiertes Vorgehen bei der Implementierung und dem Ausbau elektronischer Verwaltungsarbeitsplätze

7 Schlüsselfaktoren und Empfehlungen Strukturierung und Benennung der eakten Workshops individuelle und intensive Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam eakte und dem jeweils anzubindenden Fachbereich in praxisnahen Workshops Prozessanalyse Betrachtung der Prozesse des Fachbereichs im Hinblick auf Optimierungspotential und die Umsetzung in der eakte

8 Schlüsselfaktoren und Empfehlungen Strukturierung und Benennung der eakten Elektronische Dokumente Vorgang Akte Gescannte Dokumente werden in Vorgängen integriert gehören zu einer

9 Schlüsselfaktoren und Empfehlungen Qualifizierung der Anwender und Multiplikatoren Organisation individuell abgestimmter Anwenderworkshops zur Abstimmung der praktischen Arbeitsweise mit der eakte 2-tägige Basisschulung, u. a. Implementierung und Einrichtung einer praxisnahen Schulungsumgebung sowie einer anwenderorientierten Schulungsunterlage Vermittlung von Grundwissen über die eakte durch zwei fachlich sowie methodisch-didaktisch qualifizierte Referent/-innen aus dem Projekt eakte und den angebundenen Fachbereichen vielfältige Übungen zur Vertiefung des Gelernten 2-tägige Aufbauschulung, u. a. Vermittlung der fachbereichsspezifischen Anwendung für die tägliche Arbeit mit der eakte Praxisbezug durch besonders geschulte Mitarbeiter/-innen aus den angebundenen Fachbereichen Erstellung einer E-Learning-Plattform, auf der u. a. durch Filmsequenzen die wichtigsten Funktionen der eakte gezeigt werden und interaktiv durch die Anwender genutzt werden können

10 Schlüsselfaktoren und Empfehlungen Deckung der Informations- und Partizipationsbedürfnisse unterschiedlicher Stakeholder, u. a. Informationsaustausch und Know-How-Transfer mit/zu anderen Behörden und Institutionen bzgl. der Arbeit mit der eakte und SOA Diverse Beiträge in Fachzeitschriften (z.b. Kommune 21) und Vorstellung als Best Practice Durchführung praxisnaher Anwenderworkshops (Information, Abstimmung) Regelmäßige Jours Fixes auf Leitungsebene (betreffende AL, Abtl.L, etc.) zur Abstimmung der strategischen Vorgehensweise Regelmäßige Jours Fixes innerhalb des jeweils angebundenen Fachbereichs zum Austausch mit den Anwendern und zur Abstimmung der operativen Arbeitsweise Newsletter zur Information über aktuellen Projektstand für alle Beschäftigten der Landeshauptstadt Wiesbaden Vorstellung des Projektes auf diversen Fachkongressen und Tagungen (z.b. Momentum, CeBIT, Neue Verwaltung, u.a.)

11 Schlüsselfaktoren und Empfehlungen Schaffung der technischen und infrastrukturellen Voraussetzungen u.a. Beauftragung eines Generalunternehmers Schaffung der lizenzrechtlichen Voraussetzungen Aufbau eines Test-, Schulungs- und Produktivsystems Implementierung eakte (Documentum) u.a. Migration der Echtdaten unterschiedlicher Fachverfahren (z.b. Ges-KA) Entkopplung von Fachverfahren und Basissystemen durch Aufbau einer Middleware Schnittstellen für Fachanwendungen, sodass sie mit verschiedenen Services kommunizieren können möglichst weitgehende Virtualisierung von Fachanwendungen Fachanwendungen

12 Schlüsselfaktoren und Empfehlungen Integration verschiedener Fachverfahren - Systemarchitektur der eakte EASY (Archiv Amt 21) Archiv Virtuelle Poststelle eakte Postausgang (dezentral/zentral) Middleware OK-EWO OPEN / JuMBo PROSOZ SAP GES-KA phinavv Grundsteuer N.N.

13 Schlüsselfaktoren und Empfehlungen Sicherstellung eines anwenderorientierten Supports u. a. Dokumentation der notwendigen Verfahren und techn. Lösungsstrategien für das Betreiben einer produktiven eakten-installation u. a. Entwicklung eines Monitoring-Konzeptes Auswahl, Konzeption, Implementierung Betriebsführungshandbuch Implementierung eines Monitoring- Systems Service- und Supportkonzept u. a. Festlegung der Servicequalität Einsatz professioneller Supportinstrumente (Change-Management, eroom, FAQ, etc.) Qualitätssicherung des Supports u.a. durch Qualifizierung der Mitarbeiter

14 Agenda eakte und serviceorientierte Architekturen eakte 2 go VORMAT

15 eakte 2 go Ablauf Vor-Ort-Termin Aktueller Ablauf Benötigte Akten werden angefordert Akten werden aus einem oder mehreren Lagerorten besorgt Akten werden kopiert Mitarbeiter erhält Kopie der Akte Mitarbeiter nimmt den Termin wahr Aktennotiz wird in PC übertragen Akte wird eingelagert und/oder Kopie vernichtet

16 eakte 2 go Ablauf Vor-Ort-Termin Zukünftiger Ablauf mit mobiler eakte Nutzenpotentiale, u. a. Zugriff auf ggf. weitere Verfahren möglich (z.b. Ratsinformationssystem der LHW) Mitarbeiter nimmt den Termin wahr und Aktennotiz wird direkt in die eakte eingetragen flexibles Reagieren vor Ort möglich, da Zugriff auf alle Akten (nicht nur die kopierten) über das ipad gewährleistet ist jederzeit Zugriff keine Rüstzeit, da alle Akten sofort verfügbar sind - Mitarbeiter muss Akten nicht erst anfordern keine Nachbearbeitungszeit, da Akten nicht wieder in Aktenkammer zurückgeschickt werden müssen Ressourcen sparend, da keine Kopie der Akte erstellt werden muss, die hinterher vernichtet wird Möglichkeit Aktennotiz direkt an der elektronischen Akte anzubringen Übertragung in Papierakte entfällt Vermeidung von Fehlern

17 Mobiler Zugriff auf die eakte via ipad Darstellung des Anmeldeprozesses WWW Zertifikatsbasierte Authentifizierung des ipads Intranet Netscaler- Anmeldung (Active Directory) eakte (XenApp Farm) ISA-Server Firewall HZD Firewall Checkpoint NetScaler MPX 7500 (physikalische Appliance) Citrix Storefront Services 2.0 Authentifizierung Via Ticket Lesender Zugriff über Favoritservice (Ausnahme sind Kommentare an den Dokumenten) Internetzugriff: Via UMTS Via Heimarbeitsplatz Via DSL (Internet) Intranetzugriff: Via städtisches WLAN Citrix XenMobile AppController 2.8 (VM auf vsphere) XenMobile MDM Server (inkl. Device Manager 8.5, Citrix Corporate ipad mit eakte App (Realisierung mit Citrix SDK)

18 Agenda eakte und serviceorientierte Architekturen eakte 2 go VORMAT

19 VORMAT Vorlagenverwaltung heute? - Dezentrales Vorlagenmanagement! Situation ohne VORMAT Es existieren keine stadtweit standardisierten Vorlagen in elektronischer Form. Jedes Amt organisiert die Vorlagen selbstständig. Sachbearbeiter organisieren sich teilweise eigenständig.

20 VORMAT Vorlagenverwaltung heute? - Dezentrales Vorlagenmanagement! Vorteile mit VORMAT Es sind stets die aktuell gültigen Vorlagen und Vordrucke vorhanden. Anträge und Formulare stehen allen gleichzeitig bereit. Ergänzungen oder Anpassungen sind auf sehr einfache Weise möglich. Die Ämter behalten die Kontrolle über ihre Vordrucke. Zentral bereitgestellte Vorlagen (-bestandteile) können je nach Bedarf genutzt werden. VORMAT vermeidet die Nachteile einer rein zentralen oder rein dezentralen Lösung und vereint die Vorteile beider Lösungen.

21 VORMAT Vorlagenverwaltung heute? - Dezentrales Vorlagenmanagement! Funktionalitäten von VORMAT, u. a. Einmischen von Kopfbogendaten. Verwendung externer Adressverzeichnisse oder Einmischen von Daten aus anderen Datenquellen (bspw. Informationen aus Fachverfahren). Vollständig automatisches Erstellen von Schreiben (bspw. unter Verwendung von Textbausteinen). Formularfunktionalitäten (dynamisch befüllte Auswahllisten, Pflichtfelder, ).

22 VORMAT Vorlagenverwaltung heute? - Dezentrales Vorlagenmanagement!

23 Kämmerei IT-Management (2005) Dr. rer. pol. Thomas Ortseifen Hausanschrift Telefonkontakte Landeshauptstadt Wiesbaden Tel.: /-4110 Mobil: Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!