KESR 2. Teil. Themenkreis: Berichte, Rechnung und Inventare. Herbsttagung der VABB vom 24. Oktober Walter Zimmermann KESB Baden Leiter Revisorat

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1 KESR 2. Teil Themenkreis: Berichte, Rechnung und Inventare Herbsttagung der VABB vom 24. Oktober 2013 Walter Zimmermann KESB Baden Leiter Revisorat

2 «Aargau - Kanton der Regionen» Fachgruppe Revisoren strebt Vereinheitlichung und kantonale Standards an Bezirksgerichte sind autonom Nachfolgende Präsentation stützt sich auf die Praxis am Bezirksgericht Baden 2

3 Aufbau von Bericht und Rechnung Bericht Rechnung (Bilanz / Erfolgsrechnung) Belege Beilagen 3

4 Bericht - Gliederung in Kapitel gemäss Vorgaben - Anträge - Genehmigung von Bericht und Rechnung - Weiterführung der Massnahme - Allfällige Anpassungen der Massnahme - Bestätigung als MT - Unterschrift MT - Unterschrift betroffene Person (oder Begründung) 4

5 Rechnungsablage: Gesetzliche Anforderungen Keine detaillierten Vorschriften im ZGB V KESR Aargau 8-12 Basler Kommentar Art «Die KESB hat die Rechnung auf die formelle Richtigkeit und Vollständigkeit hin zu prüfen. Dazu ist die Kassarechnung anhand der eingereichten Belege lückenlos zu überprüfen, ebenso die Ausweise über die Vermögensbestände». 5

6 Rechnung Bilanz - Auflistung Vermögen/Schulden - Gegenüberstellung des Vermögens zu Beginn und am Ende der Berichtsperiode - Unterschrift MT und betroffene Person Buchhaltung - Erfolgsrechnung (Zusammenfassung der Kontosaldi) - Journal (chronologische Auflistung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben - Kontoblätter (Gliederung der Buchungen nach Sachkonten) Nachweis der Buchungen durch Originalbelege 6

7 Belege - Ausgabenbelege - lückenlos (Grundsatz: keine Buchung ohne Beleg!) - Bei Daueraufträgen und regelmässigen Zahlungen Ausnahmen möglich - Unterschriebene Quittungen bei Auszahlungen von Bargeld - Einnahmenbelege - Nachweis für regelmässige Einnahmen - Einnahmen müssen nachvollziehbar sein! - Systematische Ablage - chronologisch oder nach Belegnummer - Immer Originalbelege beilegen 7

8 Beilagen Unterlagen als Nachweis, dass alle vermögensrelevanten Ansprüche geltend gemacht wurden Leistungsabrechnungen Krankenkasse (auch wenn NULL) Versicherungsausweis Krankenkasse Verfügungen SVA für Ergänzungsleistungen (alle Seiten) Rentenbescheinigungen, Lohnausweise weitere Unterlagen mandatsabhängig (z.b. Liegenschaftsbuchhaltung) Letzte verfügbare Steuereinschätzung Aktuelle Verträge (falls Veränderungen) Schuldenverzeichnis / Betreibungsregisterauszug 8

9 Entschädigung und Spesenersatz Entschädigung - Im Bericht beantragen (Kapitel «Finanzielles») oder separate Berechnung beilegen - geht z.l. betroffene Person, wenn Vermögen nach Bezug der Entschädigung grösser als Fr. 15' ist Bemessung der Entschädigung - pauschal oder nach Stundenaufwand - KESB entscheidet nicht über die Methode, sie beurteilt, ob die beantragte Entschädigung angemessen ist! Spesenersatz - detailliert nachweisen - Pauschale (bei geringem Aufwand) 9

10 Einbezug der betroffenen Person (ZGB Art ) MT erläutert der betroffenen Person die Rechnung und bezieht sie bei der Berichtserstellung ein. Bestätigung des Einbezugs durch: - Unterschrift der betroffenen Person oder Hinweis im Textteil, dass Abrechnung besprochen wurde oder Begründung im Textteil, warum Abrechnung nicht besprochen wurde 10

11 Die Arbeit des Revisorats: Vorgehen bei Prüfung von Bericht und Rechnung Aktenstudium - Letzter Bericht und Rechnung - Eingangsinventar - Anordnungsbeschluss / letzte Beschlüsse - Aufgaben und Aufträge MT Vorliegender Bericht - Inhalt - Anträge Vorliegende Rechnung 11

12 Prüfung Bericht (Textteil) Berichterstattung umfassend und vollständig? Keine Widersprüche zu Abrechnung? Übertragene Aufgaben und erteilte Aufträge erfüllt? Angeordnete Massnahme(n) angemessen? 12

13 Prüfung Einnahmen Vollständigkeit Löhne / Renten Hilflosenentschädigung Ergänzungsleistungen - Rechtzeitige Anmeldung - Regelmässige Anpassung (Vermögensstand) Rückerstattungen Krankenkasse - Versicherungen nach VVG beachten! Rückerstattung Krankheitskosten durch SVA Bankzinsen / Rückforderung Verrechnungssteuer 13

14 Prüfung Ausgaben AHV-Beiträge für Nichterwerbstätige - Anrechnung Erwerbseinkommen erfolgt? Krankenversicherung - Franchise angemessen? Unfallversicherung Privathaftpflichtversicherung Hausratversicherung bei eigenem Haushalt Zustimmungspflichtige und verbotene Geschäfte 14

15 Prüfung Bilanz / Vermögensausweis (1) Übertrag aus Inventar oder Vorperiode korrekt? Vollständigkeit - Alle verwalteten Konten - Bargeld (Kasse) - Konten in Eigenverwaltung - Mietzins- / Heimdepot Einhaltung VBVV Plausibilität Vermögensveränderung 15

16 Prüfung Bilanz / Vermögensausweis (2) Pro memoria erwähnen (Aktiven und Passiven): Freizügigkeitskonten Anteil an unverteilten Erbschaften umstrittene Forderungen (Betreibungen mit Rechtsvorschlag) Eventualschulden - materielle Sozialhilfe - Betreibungen / Verlustscheine - Alimentenbevorschussung 16

17 Schlussberichte Todesfall Mandat endet mit dem Tod! - Bericht und Rechnung per Todestag erstellen - falls noch hängige Zahlungen ausgeführt wurden, im Bericht darauf hinweisen und Rechnung mit Datum letzter Buchung abschliessen Keine Zahlungen nach dem Todestag ohne Ermächtigung durch Erben - schriftlich ermächtigen lassen Falls Erben nicht bekannt, Ermächtigung bei KESB einholen - Antrag begründen 17

18 Häufige Fehlerquellen zu späte Anmeldung für Ergänzungsleistungen Krankheitskosten bei SVA nicht zurückgefordert (Franchise, Selbstbehalte, Zahnarzt etc.) Arztrechnungen bei KK nicht zurückgefordert (Zusatzversicherungen beachten!) Doppelzahlungen Bagatellfehler (werden durch Revisorat beanstandet, wenn sich diese wiederholen könnten) - Verrechnungssteuer nicht zurückgefordert - Feuerwehrpflichtersatz bei IV-Rente 18

19 Das Vermögensinventar (Besitzstandinventar) Bildet Grundlage für die Rechnungsführung und Vermögensverwaltung Behörde entscheidet, ob auf die Aufnahme eines formellen Inventars verzichtet wird Unverzügliche Aufnahme (bevor erste finanzielle Dispositionen getroffen werden) Vollständiger Fragebogen als Download auf Website Kanton Aargau verfügbar Sonderfall Inventarisierung des ehelichen Vermögens, wenn verbeiständete Person verheiratet ist 19

20 Das Vermögensinventar (Besitzstandinventar) Feststellen sämtlicher Guthaben Banken, Post, Lebensversicherungen, Leibrenten, BVG- Guthaben, Freizügigkeitskonten etc. Weitere geldwerte Ansprüche ermitteln z. B. Darlehen, Schrankfächer, etc. Schmuck - Schätzen lassen Sammlungen (Münzen, Briefmarken, Kultgegenstände) - Fachperson beiziehen 20

21 Das Vermögensinventar (Besitzstandinventar) Wohnung - Detaillierte Inventarliste erstellen - Bei einfachen Verhältnissen festhalten, dass Mobiliar ohne besonderen Liquidationswert ist - Mutmasslich Wertvolles (Bilder, Teppiche, Antiquitäten) schätzen lassen Fahrhabe Liegenschaften - steuerlicher Verkehrswert resp. Steuerwert bei selbstbewohntem Eigentum Besonderheiten - auswärtige Vermögenswerte wie Ferienwohnungen, Wohnmobile, Wohnwagen etc. 21

22 Das Vermögensinventar (Besitzstandinventar) Nachträge Wenn nach Genehmigung des Inventars massgebliche weitere Vermögenswerte festgestellt werden: Inventar ergänzen und Nachtrag zur Genehmigung an die KESB einreichen Kleinere nachträglich festgestellte Vermögenswerte im ersten Rechenschaftsbericht festhalten und in der Bilanz berücksichtigen 22

23 Inventare bei Übernahme von Massnahmen In der Regel dient Schlussbericht der bisherigen Beistandsperson als Eingangsinventar Voraussetzung ist, dass im Schlussbericht alle Vermögenswerte aufgeführt sind! Zeitraum zwischen Schlussbericht und übernommenem Saldo in Form einer Übergaberechnung festhalten - detaillierter Nachweis aller Buchungen - Belege sind dem/der neuen MT zu übergeben - Übergaberechnung ist von beiden beteiligten MT zu unterzeichnen 23

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 24