Johannes Woithon Gründer & Geschäftsführer orgavision GmbH. Agile Führung Scrum

Transkript

1 Handout zum Vortrag am 04. Mai 2017 Johannes Woithon Gründer & Geschäftsführer orgavision GmbH Agile Führung Scrum Wie agile Vorgehensweisen unseren Arbeitsalltag flexibler und effizienter gestalten können

2 VUCA Volatile Uncertain Complex Ambiguous Unbeständig Ungewiss Komplex Unklar Der Begriff»VUCA«fasst die Herausforderungen zusammen, denen sich Organisationen in der heutigen, zunehmend digitalisierten Arbeitswelt stellen müssen: Volatilität (Volatility) Volatilität bezeichnet Unberechenbarkeit und Unbeständigkeit. Unberechenbarkeit bedeutet: Das Umfeld zeigt sich immer weniger stabil. Große und kleine Veränderungen treten ein, ohne berechenbar zu sein. Unsicherheit (Uncertainty) Betrachten wir den Arbeitsmarkt: Früher konnten sich Arbeitgeber die besten Mitarbeiter aus einem Bewerber-Pool aussuchen, heute ist es umgekehrt. Wir befinden uns in einem Arbeitnehmermarkt. Es besteht bei vielen insbesondere mittelständischen Unternehmen große Unsicherheit darüber, ob die Arbeitgeberattraktivität ausreicht, dringend benötigte Fachkräfte und Talente zu rekrutieren. Das lässt sich kaum absehen oder berechnen. Es ist ungewiss und unvorhersehbar. Komplexität (Complexity) Wer ein IT-System installiert hat weiß: Technische Systeme sind kompliziert, die Inbetriebnahme ist eine Herausforderung und mit dem richtigen Knowhow durchaus machbar. Bei komplexen Systemen sieht es anders aus. Je mehr wir wissen, umso herausfordernder wird es es droht Verlust der Übersicht. Die schiere Menge macht es beinah unmöglich, alle Informationen zu gewichten und miteinander ins Verhältnis zu setzen. Rückbezüge, Zirkelschlüsse, wechselseitige Abhängigkeiten sind typisch für komplexe Systeme. Das uns vertraute Denken in Ursache-Wirkungsbeziehungen wird der Komplexität nicht gerecht. Ambivalenz (Ambiguity) Ambivalenz bezieht sich auf die Bewertung einer Situation: Viel-, Mehrdeutigkeit, Informationen sind nicht eindeutig interpretierbar. Die Missverständnisse aus der Vielzahl der Rollen, Aufträge und Schnittstellen haben sich erhöht und Interessenkoalitionen werden vielschichtiger. Quelle: Seite 2 // Handout zum Workshop»Agile Führung Scrum«

3 VOLATILITY (Unbeständigkeit) Zunehmende Anzahl an Veränderungen UNCERTAINTY (Ungewissheit) Immer weniger Zukunftssicherheit COMPLEXITY (Komplexität) Vielfalt an Entscheidungsfaktoren AMBIGUITY (Unklarheit) Es gibt nicht DIE richtige Antwort VISION (Vision) An sein Produkt glauben und ein starkes Team aufbauen UNDERSTANDING (Verständnis) Den Kunden und dessen Bedürfnisse verstehen CLARITY (Klarheit) Verringern von Komplexität und Konzentration auf das Wesentliche AGILITY (Agiliät) Aus Fehlern lernen und Prozesse schnell anpassen Seite 3 // Handout zum Workshop»Agile Führung Scrum«

4 Das agile Manifest Individuen & Interaktionen Funktionierende Software/Prozesse Zusammenarbeit mit Kunden Reagieren auf Veränderung hat mehr Bedeutung als Prozesse & Tools Umfangreiche Dokumentation Vertragsverhandlungen Folgen eines festen Plans Was können agile Vorgehensweisen bewirken? Flexibilität Schnelles Erkennen von Fehlern Direktere Kommunikation mit dem Kunden Schnelle Reaktion auf Veränderungen Effizientes Bearbeiten von Aufgaben Risikominimierung Kontinuierliches Lernen Seite 4 // Handout zum Workshop»Agile Führung Scrum«

5 Scrum - Ein Überblick Was ist Scrum? Scrum ist ein agiler Prozess für das Projektmanagement oder die Softwareentwicklung. Hinter der Idee von agilen Vorgehenweisen steckt der Gedanke, dass man viele kleinere Aufgaben deutlich besser einschätzen und verarbeiten kann, als ein großes Projekt. Ein Vorhahaben wird also zunächst in mehrere Einzelprojekte zerlegt, welche dann gemäß einer getroffenen Priorisierung abgearbeitet werden. Dieses inkrementelle Vorgehen erlaubt es, dass auch während der Bearbeitung eines laufenden Projekts noch Änderungen (z.b. neue Erkenntnisse oder neue Kundenanforderungen) aufgenommen werden können. Die Rollen Scrum kennt vier Rollen: - Product Owner (stellt fachliche Anforderungen und priorisiert diese) - Scrum Master (organisiert den Scrumprozess und beseitigt Hindernisse) - Scrum Team (verantwortlich für die Entwicklung des Produkts) - Stakeholder (Marktsicht bzw. Kundensicht / Ratgeber & Beobachter) Der Scrum-Zyklus Grooming Sprint- Planning Daily Scrum Review Retrospektive Sprint-Dauer: 2-4 Wochen Produkt- Backlog Sprint- Backlog Auslieferbares (Teil-)Produkt Seite 5 // Handout zum Workshop»Agile Führung Scrum«

6 Der Scrum-Zyklus Methoden Planning-Poker Task-Board & Burn-Down-Chart Feedbackrunde Grooming Sprint- Planning Daily Scrum Review Retrospektive Sprint-Dauer: 2-4 Wochen Produkt- Backlog Sprint- Backlog Auslieferbares (Teil-)Produkt Planning Poker Wir nutzen Planning Poker zur Aufwandsschätzung unserer Aufgaben. Dazu erhält jedes Team-Mitglied ein Set an Karten mit Zeitangaben in Stunden. Die Karte mit der eigenen Schätzung wird von jedem in der Runde gleichzeitig aufgedeckt. Die Person mit der niedrigsten und die Person mit der höchsten Schätzung erklären Ihre Wahl. Seite 6 // Handout zum Workshop»Agile Führung Scrum«

7 Taskboard Jedes Team pflegt ein Taskboard gut sichtbar auch für alle anderen Teams. Hier gleichen wir in unseren täglichen Meetings auch Daily genannt unsere Arbeitsfortschritte ab. Das Daily dauert ca Minuten. Jeder beantwortet dabei diese Fragen: Was habe ich seit dem letzten Daily getan? Was plane ich bis zum nächsten Daily? Was hat mich bei der Arbeit behindert? Beispiel für den Aufbau eines Task-Boards: TEAM MARKETING Tom Julia Hannah In Planung Wird gerade bearbeitet Fertiggestellt Seite 7 // Handout zum Workshop»Agile Führung Scrum«

8 Burndown-Chart Das Burndown-Diagramm zeigt den Aufwand im Verhältnis zur verbleibenden Zeit. Jeden Tag tragen wir hier den Fortschritt ein und haben so eine visuelle Darstellung, wo wir gerade im Sprint stehen. Sind wir schneller, als gedacht? Haben wir uns zu viel vorgenommen? Feedbackrunde Nach Abschluss eines Sprints trifft sich das gesamte Team zur Feedbackrunde. Diese dauert ca. 1 Stunde. Wir sammeln das Feedback in den Kategorien: One Word Ein Wort zum Sprint. Keep Das sollten wir wieder so machen. Change Hier müssen wir besser werden. Daraus entstehen die Maßnahmen für unsere künftige Arbeit Seite 8 // Handout zum Workshop»Agile Führung Scrum«

9 Scrum - Unser Fazit Bessere und frühzeitige Einbindung aller Beteiligten Mehr Verpflichtung, mehr Verantwortung des Teams auf Zielerreichung Mehr Transparenz im Team, teamübergreifend und innerhalb des Gesamtunternehmens Die Arbeit macht mehr Spaß Erfolgserlebnisse werden vom Team verantwortet Höhere Flexibilität Mehr Spontanität Höhere Erfolgswahrscheinlichkeit bei komplexen Aufgabenstellungen Kurze Iterationszyklen, eher höhere Geschwindigkeit Ergebnisse schnell sichtbar Lernen erfolgt permanent Rituale helfen Aber... Ziel muss eindeutig sein, aber Produkt ist eher uneindeutig Kultur und Führung müssen darauf ausgerichtet sein»agile Führungskompetenz!?«Nicht jeder will mehr Verantwortung Team muss gut zusammenpassen und eher aus»high Performern«bestehen Vertrauen in das Team und seine Kompetenz ist notwendig Selbstorganisierende und verantwortliche Teams brauchen selbstorganisierende und verantwortliche Teammitglieder Disziplin und Spaß an der Leistung ist nicht jedermann Sache Permanentes Austauschen und Kommunikation kosten Energie und Zeit Unser Experiment: Wie bzw. wann funktionieren führungslose Teams? Tipps aus der Praxis Dem Team Vertrauen schenken. Selbstorganisierende Teams setzen ein hohes Maß an Verantwortung voraus. Klare Rahmenbedingungen sind trotzdem unverzichtbar. Nicht entmutigen lassen. Zu Beginn glaubt man, dass agile Methoden mehr Zeit kosten, als sie am Ende bringen. Es ist ein»anfangsschmerz«. Es gibt nicht DIE Methode. Jedes Team muss seinen eigenen Weg finden. Oft macht es Sinn, sich die besten Elemente herauszugreifen, als einer Methode dogmatisch zu folgen. Transparenz heißt: Gesehen werden. Jeder weiß, woran der andere gerade arbeitet. Ruhige Kollegen, die viel leisten, erhalten so nun die richtige Wertschätzung.»Blender«werden hingegen schnell enttarnt. Seite 9 // Handout zum Workshop»Agile Führung Scrum«

10 Eine Alternative zu Scrum: Kanban Beide Vorgehensweisen... helfen dabei, die Erledigung von Aufgaben effizienter zu gestalten Aufgaben in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen Fortschritte zu visualisieren Und die Unterschiede? Scrum Fokus auf mehreren Methoden, die in ineinander greifen Optimal zum Schaffen von etwas Neuem Begrenzt die Menge an Arbeit pro Sprint Arbeitet Projekt-basiert Kanban Fokus fast ausschließlich auf Taskboard Kann auch bei Routine-Aufgaben angewandt werden Hat einen gleichmäßigen Durchlauf von Aufgaben im Fokus Arbeitet Aufgaben-basiert Welche Methode ist die bessere? Eher Scrum Wenn der Prozess UND das Ergebnis verbessert werden soll. Wenn Kunden und andere Stakeholder intensiv in die Entwicklung eingebunden werden sollen. Wenn das Endprodukt bei Projektstart noch nicht klar definiert ist bzw. eher als Vision existiert. Wenn eine Kultur von selbstorganisierenden Teams besteht oder eingeführt werden soll. Eher Kanban Wenn Veränderungen im Unternehmen auf viel Widerstand stoßen. Wenn das Endprodukt schon beim Start klar definiert ist. Wenn das Projektteam aus vielen Spezialisten besteht. Wenn die Führungskultur wenig Eigenverantwortung von Einzelnen fordert. Wenn das Hauptproblem im Projektmanagement ist: viel anfangen wenig fertigstellen Stellen Sie sich die Frage: Wie tickt meine Organisation und wo wollen wir hin? Seite 10 // Handout zum Workshop»Agile Führung Scrum«

11 Lesenswertes Willkommen in der Vuca-Welt Wann Teams gut funktionieren» Link Neue Führungskultur Wie Chefs die Anforderungen der Mitarbeiter erfüllen» Link Moderne Personalführung Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter richtig, dann ziehen alle mit» Link Seite 11 // Handout zum Workshop»Agile Führung Scrum«

12 Über orgavision Als integriertes Managementsystem (IMS) ist orgavision ein wahres Multitalent, das Sie dabei unterstützt, Qualität, Strukturen und Prozesse in Ihrer Organisation zu verankern. In nur einer Software vereinen Sie alle Managementsysteme und Themen Ihres Unternehmens an einem Ort: orgavision ist die Software- Lösung für das Qualitätsmanagement (QM), Dokumentenlenkung, Unternehmensdokumentation, die Organisationsentwicklung, den Ausbau des Wissensmanagements und die Stärkung Ihrer internen Kommunikation. Natürlich können Sie Ihr QM-Handbuch und alle Ihre Normen oder Regelwerke wie ISO 9001, ISO 27001, ISO in orgavision zertifizierungsgerecht abbilden.» mehr erfahren Normgerechte, transparente Dokumentenlenkung und Versionierung Informationen strukturieren und verteilen Wissen dokumentieren und auffindbar machen Interaktive Abläufe & Organigramme Automatische Prüf- und Freigabeprozesse Umfassende Suchfunktion Dokumentierte Lesebestätigungen Visueller Versionsvergleich Aufgaben verteilen, verfolgen und bearbeiten Digitales»schwarzes Brett«Erfassen, Analysieren und Auswerten von Beschwerden, (Beinahe-)Unfällen und -Fehlern, Risiken, Ideen und Vorschlägen Unsere kostenlose Testversion Probieren Sie orgavision 30 Tage lang gratis und unverbindlich aus. Jetzt testen Seite 12 // Handout zum Workshop»Agile Führung Scrum«

13 Johannes Woithon orgavision GmbH Keithstraße Berlin