Classic Line Lohn & Gehalt

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1 Professionelle betriebswirtschaftliche Software Classic Line Lohn & Gehalt Elektronische Meldungen Prüfung der korrekten Abgabe und manuelles Umsetzen von Tickets

2 Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder das Handbuch noch Auszüge daraus mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder auf irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. In Beispielen verwendete Firmen und sonstige Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten wären daher rein zufällig. Den in diesem Dokument enthaltenen Informationen liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Sie können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Verkäufers dar. Copyright 2011 Sage Software GmbH In diesem Buch verwendete Soft- und Hardwarebezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Die Sage Handbuchredaktion ist bei der Erstellung dieses Handbuches mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für technische oder drucktechnische Fehler in diesem Handbuch. Die Beschreibungen in diesem Handbuch stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Sollten Sie Korrektur- oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Handbuch haben, schicken Sie uns diese bitte an die -Adresse oder verwenden Sie das Formular am Ende des Handbuches. Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mitarbeit. Weitere Informationen über die Produkte von Sage Software finden Sie im Internet unter / Für allgemeine Fragen rund um unsere Produkte und Dienstleistungen steht Ihnen unsere Kundenbetreuung unter folgenden Kontaktmöglichkeiten gerne zur Verfügung: Telefon: Fax: kundenbetreuung@sage.de April 2011

3 Inhaltsverzeichnis ELEKTRONISCHE MELDUNGEN... 5 Unterstützte Meldeverfahren...6 Kontrolle der ordnungsgemäßen Übertragung von Meldungen...7 Was passiert mit Tickets, für die Verarbeitungsprotokolle auf dem Postweg oder per zugestellt wurden...8 Meldungsstatus...8 Verarbeitungsprotokolle anfordern...9 Statusänderung nach Anforderung des Verarbeitungsprotokolls...10 Manuelles Umsetzen des Übertragungsstatus...11 Fehlerfreie Datenlieferung...11 Totalabweisung (Dateiabweisung)...12 Abweisung von einzelnen Meldungen (Datensatzabweisung)...14 Rückmeldung im -Verfahren...17 Glossar...19 Ihre Meinung ist uns wichtig...20

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5 Elektronische Meldungen In diesem Handbuch werden die Verfahren beschrieben, mit denen SV- Meldungen elektronisch abgegeben werden können. Dabei wird insbesondere darauf eingegangen, in welcher Form und auf welchen Wegen die Rückmeldungen von den Annahmestellen erfolgen, über die Sie kontrollieren, ob Ihre Meldungen korrekt übermittelt und verarbeitet wurden. Die Classic Line bietet jetzt die Möglichkeit, den Status von Tickets zu ändern, über die die Verarbeitungsprotokolle der Annahmestellen angefordert werden. Warum, wann und wie Sie diese Funktion nutzen, wird ebenfalls in diesem Handbuch beschrieben. Bitte beachten Sie auch das Glossar am Ende dieses Handbuches» Abschnitte des Handbuches Unterstützte Meldeverfahren Kontrolle der ordnungsgemäßen Übertragung von Meldungen Meldungsstatus Verarbeitungsprotokolle anfordern Manuelles Umsetzen des Übertragungsstatus Rückmeldung im -Verfahren Glossar

6 Elektronische Meldungen Unterstützte Meldeverfahren Die Abgabe von SV-Meldungen ist derzeit über /Dakota und über einen Kommunikationsserver (KomServer) möglich: Abgabe von Meldungen über /Dakota. Dieser Übertragungsweg muss derzeit noch für die folgenden Verfahren genutzt werden: - EBNA: Beitragsnachweis der Arbeitgeber - EBNZ: Beitragsnachweise von Versorgungsbezügen Bei Übertragung von SV-Meldungen aus der Classic Line wählen Sie die Einstellung Daten erzeugen und mit DAKOTA versenden im Feld Verarbeitung um diesen Übertragungsweg zu nutzen. Bei diesen Verfahren erfolgt die Rückmeldung der Empfangsbestätigung und der Versand des Verarbeitungsprotokolls entweder ebenfalls per oder auf dem Postweg. Das Format, in dem Rückmeldungen per erfolgen, wird im Abschnitt Rückmeldung im -Verfahren auf S. 17 vorgestellt. Abgabe von Meldungen über einen KomServer Dieser Übertragungsweg wird für die folgenden Verfahren genutzt: - EAAG: Erstattungsanträge im U1 und U2 Verfahren - EDUA: DEÜV-Meldungen und Sofortmeldungen - EBEA: Beitragserhebung berufsständischer Versorgungswerke - EZAV: Zahlstellenmeldeverfahren Bei Übertragung von SV-Meldungen aus der Classic Line wählen Sie die Einstellung Daten erzeugen und direkt versenden oder Daten erzeugen und später versenden im Feld Verarbeitung um diesen Übertragungsweg zu nutzen. Achtung Können EAAG, EDUA, EBEA und EZAV-Meldungen und Rückmeldungen über /Dakota erfolgen? Für die Verfahren EAAG, EDUA, EBEA und EZAV ist eine Abgabe von Meldungen über /Dakota theoretisch möglich (indem Sie beim Erstellen die Einstellung die Einstellung Daten erzeugen und mit DA- KOTA versenden im Feld Verarbeitung wählen. Die Versendung der Empfangsbestätigung (Ticket) und des Verarbeitungsprotokolls erfolgt jedoch unabhängig von der gewählten Versandart immer über den Kommunikationsserver. Die Classic Line nimmt in Datenlieferungen die fürs Rückmeldeverfahren zuständige Einstellung im DSKO (Datensatz für Kommunikation) von Datenlieferungen entsprechend vor. Diese Einstellung kann über die Versendefunktionen in der Classic Line nicht geändert werden. Es wird dringend empfohlen, für Meldungen und Rückmeldungen bei diesen Verfahren ausschließlich den KomServer zu nutzen, da insbesondere bei Entgegennahme der Rückmeldungen per fehlerträchtiger Zusatzaufwand entsteht. Beachten Sie bitte deshalb die Fristen für das Abholen der Verarbeitungsprotokolle (siehe nachfolgenden Abschnitt Inhaltliche Prüfung der Meldungen ) Das Format, in dem Rückmeldungen per erfolgen, wird im Abschnitt Rückmeldung im -Verfahren auf S. 17 vorgestellt. 6

7 Kontrolle der ordnungsgemäßen Übertragung von Meldungen Kontrolle der ordnungsgemäßen Übertragung von Meldungen Um sicherzustellen, dass Sie Ihrer gesetzlichen Verpflichtung zur Abgabe von SV-Meldungen ordnungsgemäß nachgekommen sind, wird sowohl die technische Übermittlung von Meldungen, wie auch ihre fachliche Korrektheit geprüft. Technische Prüfung des Versands der Meldungen Über ein Ticket, das der KomServer bei der Annahmestelle zurückschickt, wenn Meldungen gemäß der dafür geltenden Spezifikation von der Annahmestelle technisch korrekt eingelesen werden konnten, erhalten Sie die Bestätigung, dass die von der Classic Line versendeten Meldungen eingelesen werden konnten. Die Classic Line erstellt ein Übertragungsprotokoll, dem Sie entnehmen können, welche Datenlieferung übermittelt wurde. In diesem Übertragungsprotokoll finden Sie, falls die Datenlieferung technisch erfolgreich durchgeführt werden konnte, auch eine Dateinummer für die Datenlieferung und die Nummer des Tickets, über das nach angemessener Zeit das Verarbeitungsprotokoll angefordert wird. Die bei technisch korrekter Übertragung zurückgeschickten Tickets können Sie in der Classic Line <Lohn & Gehalt/ Elektronische Meldungen/ Elena-/ SV-Meldungen: Verarbeitungsprotokolle anfordern> einsehen. Über diese Ticket-Einträge können dann nach gegebener Zeit (rechnen Sie mit einer Verarbeitungszeit von 2 Std. bis zu 2 Tagen) auch die Verarbeitungsprotokolle für die Meldungen abgerufen werden, in denen gegebenenfalls auch zu korrigierenden Fehler aufgelistet sind. Sobald ein Verarbeitungsprotokoll angefordert und eingelesen wurde, verschwindet das Ticket in der Classic Line aus der in der Funktion Verarbeitungsprotokolle anfordern angezeigten Ticketliste. Inhaltliche Prüfung der Meldungen Über ein Verarbeitungsprotokoll, das von den Annahmestelle innerhalb von 2 Stunden bis zu 2 Tagen bereitgestellt wird, erhalten Sie die Bestätigung, dass Ihre Meldungen auch inhaltlich korrekt sind und von der Annahmestelle verarbeitet werden konnten. Diese Verarbeitungsprotokolle stehen für einen gewissen Zeitraum bereit: Bei der ZSS werden die Verarbeitungsprotokolle 120 Tage vorgehalten. Wenn Sie innerhalb dieser Zeit nicht abgerufen werden, können Sie durch Anruf bei der zuständigen Stelle darum bitten, dass die Verarbeitungsprotokolle wieder zum Abruf aktiviert werden. (Die Daten bei der ZSS sind als Datenvorratshaltung zu betrachten. Aus diesen Daten sollen in der Zukunft Transferzahlung gewährt werden. Daher müssen solche Daten auch langfristig zur Verfügung gestellt werden.) Bei den GKV, also den Krankenkassen, und der Annahmestelle für die BV, also der DASBV, beträgt die Frist zum Abholen der Verarbeitungsprotokolle 40 Tage. Danach werden Verarbeitungsprotokolle, die innerhalb dieser Frist nicht elektronisch abgeholt wurden, unaufgefordert mit der gelben Post oder als PDF- Dokumentes im Anhang einer zugestellt. 7

8 Elektronische Meldungen Was passiert mit Tickets, für die Verarbeitungsprotokolle auf dem Postweg oder per zugestellt wurden Die Tickets zum Abholen der Verarbeitungsprotokolle bei den GKV und der BV bleiben in der Classic-Line-Funktion <Lohn & Gehalt/ Elektronische Meldungen/ Elena-/ SV-Meldungen: Verarbeitungsprotokolle anfordern> nach dem Zustellen der Verarbeitungsprotokolle auf dem Postweg oder per erhalten (obwohl Sie dann nicht mehr auf elektronischem Weg abgerufen werden können). Hinweis Es ist auch vorgekommen, dass Annahmestellen die Rückmeldung im E- Mail-Verfahren lieferten, obwohl die Meldung korrekt über den KomServer erfolgte. Auch dann bleibt ein Ticket in der Listbox erhalten, obwohl das Verarbeitungsprotokoll für die zugehörige Datenlieferung nicht abgeholt werden kann. Um solche überflüssigen Einträge aus der Ticketliste der Funktion Veraarbeitungsprotokolle anfordern zu entfernen wird eine Funktion bereitgestellt. Diese Funktion ist im Abschnitt Manuelles Umsetzen des Übertragungsstatus (S. 11) dieses Dokuments beschrieben wird. In allen diesem Abschnitt vorangehenden Abschnitten erfahren Sie, was Sie dazu wissen und beachten sollten. Bitte beachten Sie unbedingt die in diesen Abschnitten gegebenen Darlegungen und Hinweise, da ein manuelles Umsetzen des Übertragungsstatus nicht rückgängig gemacht werden kann und Ihnen durch den fehlerhaften Einsatz dieses Werkzeuges vermeidbarer Folgeaufwand entstehen kann. Meldungsstatus Alle elektronisch versendeten SV-Meldungen erhalten einen Status, der beim Erstellen und Versenden von Meldungen und gegebenenfalls auch auf der Basis der rückgemeldeten Tickets geändert wird (siehe auch nachfolgenden Abschnitt Statusänderung nach Anforderung des Verarbeitungsprotokolls ). Den jeweils aktuellen Status von SV-Meldungen können Sie sich z.b. über den Druck der jeweiligen Übersichtsprotokolle anzeigen lassen. Die folgenden Status werden unterschieden. Status 1: Meldung vorhanden Diesen Status bekommen Meldungen, die zwar in der Classic Line erzeugt werden können, die aber für die elektronische Versendung nicht geeignet sind (zum Beispiel AAG-Anträge aus dem Jahr 2010). Status 2: Meldungsstapel Diesen Status bekommen Meldungen, die für den späteren Versand erzeugt aber noch nicht versendet wurden (also sozusagen in einen Stapel geschrieben wurden). Bei diesen Meldungen wird keine Dateinummer vergeben. Wird über <Meldungen versenden> die Funktion zum Versenden von SV- Meldungen aufgerufen, ist im Feld Mandant(en) der Mandant, für den Meldungen mit dem Status=2 vorhanden sind, enthalten und kann ausgewählt werden. 8

9 Verarbeitungsprotokolle anfordern Status 3: Meldung versendet Diesen Status bekommen Meldungen, die erstellt und versendet wurden. Die Versandart ist dabei unbedeutend: Sowohl Meldungen mit der Übergabe an Dakota als auch mit direkten Versand erhalten diesen Status. Es wird eine laufende Dateinummer vergeben. Status 4: Meldung abgelehnt Diesen Status bekommen Meldungen, die fehlerhaft sind. Es kann die ganze Lieferung fehlerhaft gewesen sein oder einzelne Datensätze der Lieferung. Dieser Status wird nach Anforderung des Verarbeitungsprotokolls vergeben, wenn einzelne oder alle Meldungen einer Datenlieferung nicht akzeptiert wurden (siehe nachfolgenden Abschnitt Statusänderung nach Anforderung des Verarbeitungsprotokolls ). Verarbeitungsprotokolle anfordern Im Menü <Lohn & Gehalt/ Elektronische Meldungen/ Elena-/ SV- Meldungen: Verarbeitungsprotokolle anfordern> werden alle Tickets angezeigt, die vom KomServer als Bestätigung der korrekten Übertragung von SV- Meldungen geschickt wurden. Über diese Funktion können die Verarbeitungsprotokolle für die einzelnen Meldungen vom KomServer der Annahmestelle abgerufen werden. Sobald ein Verarbeitungsprotokoll erfolgreich übertragen wurde, wird der Ticketeintrag aus der Liste entfernt. Neues Selektionsfeld Mandant Über die F2-Auswahl wählen Sie die Mandanten aus, für die die Tickets angezeigt werden sollen. Diese neue Selektionsmöglichkeit kann auch helfen, wenn ein Ticket mit dem Status Fehler angezeigt wird, weil es durch das Kopieren eines Man- 9

10 Elektronische Meldungen danten in mehreren Mandanten enthalten ist (wie im abgebildeten Beispiel das Ticket für die Knappschaft). Wählen Sie den Mandanten, für den das Verarbeitungsprotokoll angefordert werden soll, dann erscheint das Ticket mit dem Status bereit und kann für die Anforderung des Verarbeitungsprotokolls genutzt werden. Siehe hierzu auch WDB-Eintrag Statusänderung nach Anforderung des Verarbeitungsprotokolls Nach Anforderung des Verarbeitungsprotokolls wird gegebenenfalls der Status von einzelnen Meldungen geändert. Die folgenden Rückmeldungen und davon abhängig Änderungen des Meldungsstatus sind möglich: Fehlerfrei Wurden alle Meldungen fehlerfrei geliefert, wird im Protokoll der Verarbeitungsstatus gemeldet. Der Status der Meldung bleibt unverändert. Totalabweisung Dateiabweisung Wird eine Datenlieferung komplett abgewiesen, erhalten alle darin enthaltenen Meldungen den Status=4 Meldung abgelehnt. Dies bedeutet auch, dass diese Meldungen noch einmal versendet werden müssen. Die Classic Line erkennt diesen Status und erstellt automatisch beim nächsten Lauf der elektronischen Meldungen alle Meldungen neu. Wichtig! Es werden keine Stornomeldungen erzeugt. Totalabweisung Datensatzabweisung Werden einzelne Meldungen in einer Datenlieferung abgelehnt, erhalten diese Meldungen den Status=4 Meldung abgelehnt und beim nächsten Lauf der elektronischen Meldungen werden diese Meldungen neu erstellt. Wichtig! Es werden keine Stornomeldungen erzeugt. 10

11 Manuelles Umsetzen des Übertragungsstatus Manuelles Umsetzen des Übertragungsstatus Über den Direktaufruf PW8480/09000 rufen Sie die Funktion Verarbeitungsprotokolle eingeben auf, mit der Sie den Status von Tickets manuell ändern können, um damit die Lieferung eines Verarbeitungsprotokolls per Briefpost oder nachzuvollziehen. Sie erhalten den folgenden Eingabedialog: Es werden ausschließlich Tickets an die Krankenkassen dargestellt. Der Rückmeldestatus von ELENA-Meldungen kann nicht manuell verändert werden. Im Folgenden wird dargestellt, wie Sie dann vorgehen, um den Status von Tickets umzustellen. Auf die folgenden Fälle wird eingegangen: Fehlerfreie Datenlieferung Totalabweisung (Dateiabweisung) Abweisung von einzelnen Meldungen (Datensatzabweisung) Fehlerfreie Datenlieferung Haben Sie von der Krankenkasse rückbestätigt bekommen, dass die Datenlieferung und alle in ihr enthaltenen Meldungen fehlerfrei sind, gehen Sie folgendermaßen vor, um den Status des Tickets zu dieser Datenlieferung zu ändern: Sehen Sie im Übersichtsprotokoll nach, welche Dateinummer die Datenlieferung hat, die fehlerfrei verarbeitet wurde. Rufen Sie die Funktion Verarbeitungsprotokolle eingeben auf und markieren Sie das Ticket für diese Datenlieferung: Im abgebildeten Beispiel wurden für den Mandanten 503 per die Verarbeitung und fehlerfreie Lieferung bestätigt: 11

12 Elektronische Meldungen Wählen Sie im Feld 04 die Einstellung 1=Alle Meldungen fehlerfrei und bestätigen Sie in der OK-Abfrage. Der Dialog wird danach geschlossen. Die Classic Line nimmt die Statusänderung für alle Meldungen der markierten Datenlieferung im Meldemanager vor. Um den Status für eine weitere Datenlieferung zu ändern, rufen Sie die Funktion erneut auf. Totalabweisung (Dateiabweisung) Haben Sie von der Krankenkasse die Meldung erhalten, dass eine Datenlieferung komplett abgewiesen wurde (Dateiabweisung), gehen Sie folgendermaßen vor, um den Status des Tickets zu dieser Datenlieferung zu ändern Sehen Sie im Übersichtsprotokoll nach, welche Dateinummer die Datenlieferung hat, die komplett abgewiesen wurde. Im nachfolgenden Beispiel ist die Lieferung der Dateinummer (laufende Nummer 3) die abgewiesene Datenlieferung. Rufen Sie die Funktion Verarbeitungsprotokolle eingeben auf und markieren Sie das Ticket für diese Datenlieferung: 12 Wählen Sie im Feld Ergebnis die Einstellung 3=Totalabweisung und bestätigen Sie dies in der OK-Abfrage. Der Dialog wird danach geschlossen. Die Classic Line nimmt die Statusänderung für alle Meldungen der markierten Datenlieferung im Meldemanager vor.

13 Manuelles Umsetzen des Übertragungsstatus Achtung Bei einer Komplettabweisung werden alle Meldungen beim nächsten Lauf für elektronische Meldungen erneut erstellt. Bitte nur die Lieferung auf abgelehnt setzen, die tatsächlich abgelehnt wurde. Der Status der Meldung ist endgültig und nicht korrigierbar. Kontrolle der Statusänderung Über < /Verwaltung/Bildschirmauskunft> können Sie die Statusänderung kontrollieren. Vor der Statusänderung Nach der Statusänderung Der Status des Tickets im Feld Flags wurde von Status 3 (gesendet) auf Status 4 (fehlerhaft) gesetzt. Alle Meldesätze in diesem Ticket erhalten diesen Status. Bitte beachten Sie, dass bei einer elektronischen Rückmeldung auch die Anzahl der Fehler eingefügt wird. Dies unterbleibt bei der manuellen Statusänderung. 13

14 Elektronische Meldungen Neumeldung Alle Meldungen, die den Status 4 (fehlerhaft) erhalten haben, werden beim nächsten DEÜV-Meldelauf in die Datenlieferung aufgenommen (in unserem Beispiel an die AOK). Abweisung von einzelnen Meldungen (Datensatzabweisung) Haben Sie von der Krankenkasse die Meldung erhalten, dass eine Datenlieferung akzeptiert wurde, einzelne Meldungen innerhalb der Datenlieferung aber Fehler enthalten (Datensatzabweisung), gehen Sie folgendermaßen vor, um den Status von einzelnen Datensätzen des dazugehörigen Tickets zu ändern. Sehen Sie im Übersichtsprotokoll nach, welche Dateinummer die Datenlieferung hat, die fehlerhafte Meldungen enthält. An die AOK wurde die Dateinummer und an die EKK die versendet. Rufen Sie die Funktion Verarbeitungsprotokolle eingeben auf und markieren Sie das Ticket für diese Datenlieferung: Wählen Sie im Feld 04 die Einstellung 1=Fehler in einigen Meldungen und bestätigen Sie in der OK-Abfrage. Sie gelangen jetzt in den Eingabedialog Meldungen, die abgelehnt wurden, in den Sie über die Plus-Schaltfläche die Mitarbeiter mit fehlerhaften Meldungen aufnehmen (im Übersichtsprotokoll können Sie erkennen, für welche Mitarbeiter Meldungen in der Datenlieferung enthalten sind). 14

15 Manuelles Umsetzen des Übertragungsstatus Wird der Mitarbeiter bestätigt und die Dateinummer gehört zu dem Ticket, kann der Status auf Ablehnung gesetzt werden. Es erscheint eine Abfrage, ob alle abgelehnten Meldungen erfasst wurden. Achtung Bitte beachten Sie, dass der Status eines Tickets sich nur einmal umsetzen lässt. Kontrollieren Sie darum sorgfältig, ob Sie alle Mitarbeiter mit fehlerhaften Meldungen in den Eingabedialog Meldungen, die abgelehnt wurden aufgenommen haben. Die Classic Line prüft, ob für den ausgewählten Mitarbeiter eine Meldung in der Datenlieferung enthalten ist. Ist dies nicht der Fall, kann der Mitarbeiter nicht in den Eingabedialog Meldungen, die abgelehnt wurden aufgenommen werden. Die Classic Line weist mit der Meldung darauf hin ( Die selektierte Meldung gehört nicht zur gewählten Datenlieferung. ). Wird die Frage mit Ja beantwortet, wird der Dialog beendet und alle abgelehnten Meldungen (im Beispiel für die Personalnummer 26) erhalten den Status fehlerhaft. 15

16 Elektronische Meldungen Kontrolle der Statusänderung Über < /Verwaltung/Bildschirmauskunft> können Sie die Statusänderung kontrollieren. Vor der Statusänderung Nach der Statusänderung Der Status des Meldesatzes im Feld Flags wurde von Status 3 (gesendet) auf Status 4 (fehlerhaft) gesetzt. Bitte beachten Sie, dass bei einer elektronischen Rückmeldung auch die Anzahl der Fehler eingefügt wird. Dies unterbleibt bei der manuellen Statusänderung. 16

17 Rückmeldung im -Verfahren Rückmeldung im -Verfahren In diesem Abschnitt wird das Format vorgestellt, in dem Rückmeldungen für SV-Meldungen von den Annahmestellen per verschickt werden. In welchen Fällen erfolgen Rückmeldungen per Rückmeldungen per erfolgten in folgenden Fällen: Für die Verfahren EBNA (Beitragsnachweis der Arbeitgeber) und EBNZ (Beitragsnachweise von Versorgungsbezügen), die derzeit die Abgabe von Meldungen über den KomServer noch nicht möglich ist. Für Meldungen bei den GKV (Krankenkassen) und der Annahmestelle für die BV (DASBV), wenn die 40-Tage-Frist zum Abholen der Verarbeitungsprotokolle verstrichen ist, und diese nicht abgeholt wurden. Für Datenlieferungen, bei denen durch einen Eingriff in den DSKO (Datensatz Kommunikation) das Kennzeichen für das Rückmeldeverfahren manuell auf umgestellt wurde (wovon ausdrücklich abgeraten wird). Rückmeldungen per erfolgen in zwei Schritten Im ersten Schritt wird eine Rückmeldung für die technische Korrektheit von der Annahmestelle versendet (entsprechend dem Versand eines Tickets beim KommServer-Verfahren). Ein Beispiel wird nachfolgend vorgestellt ( Annahmebestätigung der Annahmestelle für den technischen Aufbau der Meldung ) Im zweiten Schritt werden Verarbeitungsbestätigungen für den Dateninhalt versendet. In dieser sind neben der Betriebsnummer der Abrechnungsstelle, z.b. die Dateinummer, das Verfahren und die Anzahl der gelieferten Datensätze und die Anzahl der fehlerfreien Datensätze enthalten (siehe nachfolgend Beispiel 1: Verarbeitungsbestätigung ). Bei fehlerhaften Datensätzen ist im Anhang ein PDF-Dokument mit den konkreten Fehlerkurztexten (siehe nachfolgend Beispiel 2: Fehlerbeschreibung ). Annahmebestätigung der Annahmestelle für den technischen Aufbau der Meldung Die folgenden Dateien sind in das System uebernommen worden: EZAV0001.AUF,348, :0928 EZAV0001,4223, : Original Nachricht EZAV0001.AUF,348, :0928 EZAV0001,4223, :0928 Dateinr: Verband der Ersatzkassen e. V <<EZAV0001.AUF>> <<EZAV0001>> 17

18 Elektronische Meldungen Beispiel 1: Verarbeitungsbestätigung Beispiel 2: Fehlerbeschreibung 18

19 Glossar Glossar Annahmestelle / Weiterleitungsstelle Erste Stelle der Annahme für die elektronischen Meldungen zum Weiterleiten an die Krankenkassen. Datenlieferung Eine (oder mehrere) SV-Meldung(en), die an eine Annahmestelle übermittelt wurden. Datenlieferungen bekommen eine Dateinummer, über die Sie identifiziert werden können (z.b. im Übersichtsprotokoll oder in der Ticketliste). DSKO (Datensatz Kommunikation) Datenlieferungen enthalten einen Datensatz Kommunikation (DSKO), in dem technische Rahmenbedingungen der Datenkommunikation festgelegt sind unter anderem auch die Art, in der die Rückmeldungen erfolgen. Meldung Datensatz in einer Datenlieferung (Teilmenge einer Datenlieferung). Meldestatus Kennzeichen für den Zustand einer Meldung. Es werden die folgenden Status unterschieden: Status 1: Meldung vorhanden, Status 2: Meldungsstapel, Status 3: Meldung versendet, Status 4: Meldung abgelehnt. Ticket Wird von den Annahmestellen generiert und bestätigt den korrekten technischen Aufbau für eine Datenlieferung. Tickets werden bei Datenlieferungen über den KommServer von der Classic Line verwaltet und genutzt, um Verarbeitungsprotokolle von den Annahmestellen abzuholen. Übertragungsprotokoll Ein Übertragungsprotokoll wird von der Classic Line erstellt und dokumentiert, welche Datenlieferungen mit welchen Meldungen von der Classic Line verschickt wurden, und ob beim Verschicken Fehler auftraten. Verarbeitungsprotokoll Das Verarbeitungsprotokoll wird von den Annahmestellen erstellt und dokumentiert, ob abgegebene Datenlieferungen und die in ihnen enthaltenen Meldungen fehlerfrei verarbeitet werden konnten, oder ob Fehler vorliegen, die korrigiert werden müssen. 19

20 Ihre Meinung ist uns wichtig Wenn Sie uns Ihre Meinung über das Handbuch und/ oder die Programmhilfe mitteilen möchten, können Sie diese folgende Kopiervorlage verwenden. Wir danken Ihnen im Voraus für Ihre Anregungen. Sage Software GmbH Dokumentation Emil-von-Behring-Straße Frankfurt am Main Fax: 069/ doku@sage.de Ich benutze das Handbuch zur Einarbeitung in das Programm um Problemlösungen zu finden als Nachschlagewerk Die Darstellung ist zu ausführlich zu knapp angemessen Das Handbuch ist übersichtlich schwer verständlich fehlerhaft (bitte legen Sie ggf. kopierte Seiten zur Erläuterung bei) Ist der Index am Schluss hilfreich? ja nein nicht benutzt Ich wünsche mir mehr erklärende Grafiken mehr Anwendungsbeispiele Beschreibung mit durchgängigem Anwendungsbeispiel weniger Abbildungen weniger Anwendungsbeispiele Beschreibung ohne durchgängige Beispiele Das Handbuch verdient die Schulnote von 1 bis 6 für: Verständlichkeit... Inhalt... Darstellung/ Layout... Das halte ich für grundsätzlich verbesserungswürdig... Ich benutze die Hilfefunktion im Programm nie oft statt des Handbuchs zusätzlich Anregungen zur Verbesserung der Programmhilfe... Handbuch Classic Line Elektronische Meldungen, April 2011