PM K.I.S.S. in Böblingen

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Sofie Breiner
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1 PM K.I.S.S. in Böblingen Warum in der Stadt Böblingen Projekte besser laufen Christian Rinner in München

1 2 3 4 5 6 pmcc consulting - wer wir sind Die Stadtverwaltung Böblingen Ausgangssituation und Herausforderungen Erste Erfolge / PM

2 pmcc consulting - wer wir sind Die Stadtverwaltung Böblingen Ausgangssituation und Herausforderungen Erste Erfolge / PM KISS Ausblick auf das Projektmanagement in Zukunft Kritische Erfolgsfaktoren / Worauf es bei PM in der öffentlichen Verwaltung ankommt

3 PMCC CONSULTING Profil Ihre Zufriedenheit ist unsere wichtigste Bestätigung Qualität ist der Maßstab unseres Handelns 3

4 PMCC CONSULTING Ansatz 4

PMCC CONSULTING Leistungsspektrum TRAINING BERATUNG

strategischen Management, Projektund Prozessmanagement,

Organisationen und Unternehmen in den Bereichen des

als individuelle oder projektspezifische Unterstützung in

Ressourcenengpässen im Projektund Prozessmanagement

Strategien, Projekten und Prozessen fundierte Beratung und

5 PMCC CONSULTING Leistungsspektrum TRAINING BERATUNG COACHING MANAGEMENT AUF ZEIT ACADEMY SOLUTION zum strategischen Management, Projektund Prozessmanagement, fokussiert auf Fachkompetenz und Sozialkompetenz von Organisationen und Unternehmen in den Bereichen des strategischen Managements, Projekt- und Prozessmanagements als individuelle oder projektspezifische Unterstützung in Projekten, Programmen und Prozessen zur Abdeckung von Ressourcenengpässen im Projektund Prozessmanagement individuelle Ausbildungskonzepte für das Management von Strategien, Projekten und Prozessen fundierte Beratung und maßgeschneiderte Softwarelösungen zum Einzel- und Multiprojektmanagement 5

PMCC CONSULTING pm k.i.s.s. Produktverantwortlicher Christian RINNER MIB, zpm E: christian.rinner@pmcc-consulting.

6 PMCC CONSULTING pm k.i.s.s. Produktverantwortlicher Christian RINNER MIB, zpm E: M: +43 / 676 / I: Tätigkeitsfelder (Auszug) Partner (Teilhaber): Senior Consultant & Trainer Verantwortlicher für den Produktbereich K.I.S.S. bei pmcc consulting Lektor an der Frankfurt School of Finance & Management Lektor an der FH Salzburg Ausbildungen (Auszug) Ausbildung zum Medienfachmann für Mediendesign / Werbung und Kommunikation Universitätslehrgang für internationale Geschäftstätigkeit, Logistik und Management Master of international Business an der University of Salzburg Business School Zertifizierter Projektmanager Level C nach GPM (IPMA) Zertifizierter Projektmanager nach PRINCE2 Practitioner Absolvent Universitätslehrgang Projektmanagement Systemische Coaching Ausbildung Six Sigma 6

Die Stadtverwaltung Böblingen Böblingen ist mit knapp 50.

7 Die Stadtverwaltung Böblingen Böblingen ist mit knapp Einwohnern die zweitgrößte Stadt im Landkreis Böblingen (Baden-Württemberg) Böblingen zeichnet sich durch eine hohe Lebensqualität aus, die sich nicht zuletzt durch das gute Angebot von interessanten Arbeitsplätzen begründet Mehr als 350 ansässige Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen (Einzelhandel, Autohäuser, Hightech-Unternehmen) Darunter Unternehmen wie Hewlett-Packard oder Philips Medizin Systeme und das erfolgreiche Softwarezentrum Böblingen / Sindelfingen Böblingen wurde zu einem leistungsstarken Gewerbegebiet entwickelt 7

8 Warum Projektmanagement? Vom Prozessmanagement zum Projektmanagement Im Jahr 2011 hat die Stadtverwaltung begonnen alle Prozesse systematisch zu untersuchen und zu vereinfachen Innerhalb der Prozessuntersuchungen wurde festgestellt, dass es mehrere gescheiterte Projekte gibt z.b. Organisations- oder Softwareprojekte Zudem gab es keine geregelten Projektprozesse (Beauftragung, Controlling, Abschluss) Projektarbeit wird immer bei der Stadtverwaltung immer wichtiger! 8

9 Welche Projekte gibt es? (Beispiele) Bau von Kitas Projekte zum Bürgerservice IT Rollouts Sanierungsprojekte Musikfestivals Jugendolympiade Infrastrukturprojekte bei der Feuerwehr Projekte bei den Stadtwerken Böblingen Projekte des Gartenbauamts Bau der Therme Böblingen etc. FACTS o Fachkompetenz ist vorhanden o Kaum PM Erfahrung o Heterogene Zielgruppe an Projektleitern und Projektteammitgliedern o Unklares Rollenverständnis (insbesondere bei Führungskräften) o Ämterübergreifendes Arbeiten ist oft sehr komplex o Projektmanagementreifegrad ist sehr gering 9

Anforderungen an Projektmanagement bei der Stadt

Gleiche Sprache in Projekten Ämterübergreifendes

Pragmatischer Ansatz Über die TÜV SÜD Akademie

10 Anforderungen an Projektmanagement bei der Stadt Böblingen Gleiches Verständnis für Projekte Gleiche Sprache in Projekten Ämterübergreifendes Projektmanagement Einheitliches PM-Tool Pragmatischer Ansatz Über die TÜV SÜD Akademie und pmcc consulting zum pm k.i.s.s. Ansatz 10

11 Der pm k.i.s.s. Ansatz 11

12 Der pm k.i.s.s. Ansatz pm k.i.s.s. ist ein eigens für kleinere und mittelgroße Projekte reduzierter und weiterentwickelter Projektmanagement-Ansatz: pm k.i.s.s. Methoden Projektauftrag Projektstrukturplan Terminplanung Kosten- und Ressourcenplanung Kontext- und Risikoanalyse pm k.i.s.s. Prozesse Projektbeauftragung Projektplanung Projektcontrolling Projektabschluss pm k.i.s.s. Hilfsmittel Einladungen und Designs o Kick-Off Sitzung o Projektcontrolling-Sitzung o Projektabschluss-Sitzung Prozessvorlagen Projekthandbuch Checklisten 12

13 Look and feel - pm k.i.s.s. Tool 13

14 Look and feel - pm k.i.s.s. Tool 14

15 Aktueller Status Ca. 75 Projektleiter/innen wurden geschult Zwei Runden Führungskräfte (Projektauftraggeber) wurden geschult bis heute ist der Einsatz von Methoden und Tool noch freiwillig Richtlinie wurde erarbeitet Gesamtprojektübersicht der OB Projekte Viele Projekte wurden bereits erfolgreich mit Hilfe des k.i.s.s. Ansatzes umgesetzt Akzeptanz im Haus variiert Starke Abhängigkeit von den Führungskräften 15

16 Aktueller Status 16

17 Ausblick auf das Projektmanagement in Zukunft Projektlenkungsausschuss (Multiprojektmanagement): Einberufung: vierteljährlich durch den Oberbürgermeister Teilnehmer: Oberbürgermeister, Dezernenten (keine Vertretung durch Amtsleitung möglich), Bürgerreferentin, Vertreter der Abteilung Organisation und Informationstechnik Ziel: Information des Oberbürgermeisters anhand der Übersichtslisten über den Stand der Projekte in den jeweiligen Ämtern Nicht-Ziel: detaillierte Besprechung der Projekte, bspw. Diskussion einzelner Arbeitspakete Bei Bedarf wird der Oberbürgermeister einen Statusbericht sowie weitere Projektunterlagen direkt durch den Projektleiter einfordern. 17

18 Ausblick auf das Projektmanagement in Zukunft Projektlenkungsausschuss (Multiprojektmanagement): 18

Ehrliche Stimmen Natürlich wird es im ersten Schritt Mehraufwand bedeuten. Aber ich vergleiche es wie mit dem Schreibmaschinen schreiben. Das 10-Finger-System erlernen ist vielleicht mühsam.

19 Ehrliche Stimmen Natürlich wird es im ersten Schritt Mehraufwand bedeuten. Aber ich vergleiche es wie mit dem Schreibmaschinen schreiben. Das 10-Finger-System erlernen ist vielleicht mühsam. Aber rechnen Sie sich die Zeit aus, was Sie für den Rest ihres Lebens sparen. Genau so sollten Sie dem pm k.i.s.s. Ansatz eine Chance geben. Und ich werde es einfordern Wolfgang Lützner, Oberbürgermeister der Stadt Böblingen Für alle die vorher schon nicht mit guter Struktur klargekommen sind, wird dieser Ansatz die Hölle sein Tobias Alber, Leiter Abteilung Organisation und IT Stadtverwaltung Böblingen 19

20 Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung worauf es ankommt! Akzeptanz auf Ebene der Führungskräfte! Nur wenn die Führungsebene hundertprozentig hinter dem Vorhaben einer Projektmanagement- Professionalisierung steht und den neuen Ansatz selbst lebt, kann Committment von allen Beteiligten erwartet werden. Behutsamer Umgang mit Widerstand! Befürchtungen, Ängste oder Widerstände der Beteiligten müssen ernst genommen werden. Informieren Sie Beteiligte umfassend und frühzeitig und geben Sie Gerüchten keine Chance Ganzheitlicher PM-Ansatz! Achten Sie bei der Auswahl Ihres PM-Ansatzes darauf, dass Sie diesen auch mit einem PM-Tool umsetzen können. Ein Tool allein verhilft Ihnen genauso wenig zu erfolgreicheren Projekten wie ein Set an Methoden, das zwar in der Theorie überzeugend klingt, sich allerdings nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand umsetzen lässt. Standardisieren Sie Ihr Projektmanagement! Finden Sie einen passenden Projektmanagement-Ansatz, der für alle Ihre Projekte anwendbar ist. Nur so können Sie langfristig einen Überblick und eine professionelle Beauftragung und Zuteilung der Ressourcen sicherstellen 20

21 Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung worauf es ankommt! Statten Sie Ihre Projektleiter mit dem nötigen PM-Know-how aus! Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektleiter neben der nötigen fachlichen Kompetenz auch PM-Know-how mitbringen. Vergessen Sie auch nicht zu berücksichtigen, dass sowohl der Projektauftraggeber als auch der Projektleiter Kapazität für das Projekt haben müssen. Schaffen Sie ein klares Rollenverständnis! Sorgen Sie dafür, dass alle Projektbeteiligten (Projektauftraggeber, Projektleiter, Projektteammitglieder) ihre Rechte und Pflichten kennen und entsprechend wahrnehmen. Starten Sie kein Projekt ohne einen schriftlichen Projektauftrag! Der Projektauftrag ist die Basis für eine fundierte und professionelle Projektmanagement-Planung und muss vom Projektleiter und Projektauftraggeber unterschrieben werden. 21

Die Verantwortlichen bei der Stadtverwaltung Böblingen Achim

Leiter Abteilung Organisation und Informationstechnik +49 (0)

22 Die Verantwortlichen bei der Stadtverwaltung Böblingen Achim Schröter Tobias Alber Hauptamtsleiter +49 (0) Stadtverwaltung Böblingen Marktplatz Böblingen Leiter Abteilung Organisation und Informationstechnik +49 (0) Stadtverwaltung Böblingen Marktplatz Böblingen 22

23 Danke VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT 23

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