Einnahmen-Ausgaben Manager

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1 Einnahmen-Ausgaben Manager Version 1.5 K O L L & P A R T N E R M A G. F E L I X K O L L, S T E U E R B E R A T E R M A G. C H R I S T I N E T Ü C H L E R, W I R T S C H A F T S P R Ü F E R I N U. S T E U E R B E R A T E R I N M A G ( F H ). M I C H A E L S T Ö C K E L M A I E R, S T E U E R B E R A T E R S T E U E R B E R AT U N G S G E S E L L S C H AF T WI R T S C H AF T S T R E U H AN D G E S. M. B. H. H O L L AB R U N N S T O C K E R AU G ÄN S E R N D O R F 2020 Hollabrunn, Brunnthalgasse 1a, Tel /303 61, Fax / Stockerau, Schießstattgasse 24, Tel /652 20, Fax / Gänserndorf, Bahnstraße 2, Tel /24 28, Fax / save.tax@koll-partner.at DVR FN 61361m Landesgericht Korneuburg Einnahmen-Ausgaben Manager Inhaltsverzeichnis

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis ii Übersicht 3 Systemvoraussetzungen...3 Installation...3 Wie startem Sie den Einnahmen-Ausgaben Manager?...3 Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 4 Die allgemeinen Funktionen...4 Die Menüleiste...4 Allgemein...4 Der Menüpunkt Datei...4 Der Menüpunkt Stammdaten...5 Der Menüpunkt Belege...5 Der Menüpunkt Auswertungen...5 Der Menüpunkt Datenexport...5 Der Menüpunkt Extras...5 Der Menüpunkt Hilfe...5 Eingabe der Stammdaten...5 Firma...5 Belegarten...5 Steuersätze...5 Belegkreise...5 Finanzämter...5 Belege...5 Erfassen von Belegen...5 Auswertungen...5 Journal...5 Kontoblätter...5 Saldenliste...5 Umsatzsteuervoranmeldung...5 Belegarten...5 Datenexport...5 BMD...5 Extras...5 an Steuerberater...5 Datenbank an Steuerberater senden...5 Programmeinstellungen...5 Einnahmen-Ausgaben Manager Inhaltsverzeichnis

3 Übersicht Systemvoraussetzungen Als Systemvoraussetzung benötigen Sie Microsoft Windows 98 SE, NT, 2000 oder XP sowie Microsoft Office 97 oder Microsoft Office MB RAM Arbeitsspeicher, da der Einnahmen-Ausgaben Manager ansonsten bei einigen Einträgen oder Berechnungen etwas langsam wird. Installation 1. Download und Speichern der Datei EAManager.exe von 2. Installation durch Doppelcklick auf EAManager.exe starten. 3. Das automatische Installationsprogramm führt Sie dann durch die Installation des Einnahmen-Ausgaben Managers. ACHTUNG: Sollten Sie den Pfad der Installation ändern, beachten Sie bitte, dass der Pfadname keine Leer- und Sonderzeichen enthalten darf. Wie startem Sie den Einnahmen-Ausgaben Manager? Starten Sie das Programm aus dem Startmenü von Windows unter Programme / Einnahmen-Ausgaben Manager Tragen Sie bei der Lizenzierung Ihre Daten ein und lassen Sie den Sicherheitscode berechnen. Rufen Sie nun bitte die Firma Atikon 0732/ an und geben Sie den Lizenzcode ein und lizensieren Sie Ihre Version des Einnahmen-Ausgaben-Managers. Einnahmen-Ausgaben-Manager Übersicht 3

4 Der Einnahmen-Ausgaben- Manager Die allgemeinen Funktionen Im Hauptmenü des Einnahmen-Ausgaben Managers, das nach dem Start des Programmes erscheint, können Sie sämtliche Funktionen, über die das Programm verfügt, aufrufen. Die Menüleiste Allgemein Über die Menüleiste können Sie die meisten Funktionen des Einnahmen- Ausgaben Managers steuern. Sie öffnen einen Menüpunkt, wenn Sie auf das entsprechende Wort klicken, oder indem Sie die Taste ALT und dazu den entsprechenden unterstrichenen Buchstaben drücken. Der Menüpunkt Datei Im Menü Datei haben Sie die Möglichkeit eine leere Datenbank für Ihre Abrechnung zu erstellen bzw. können vorhandene Datenbanken öffnen. Um eine Datensicherung bzw. Datenrücksicherung durchzuführen, starten Sie den Datenbank-Manager (näheres im Anhang unter DB- Manager). Über Menü Datei und Beenden wird der Einnahmen-Ausgaben Manager geschlossen. Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 4

5 Der Menüpunkt Stammdaten Im Menü Stammdaten geben Sie alle generellen Daten ein, welche im gesamten Programm für die Datenerfassung und die Berechnung als Auswahl zur Verfügung stehen und verwendet werden. Im Menüpunkt Firma tragen Sie alle wichtigen Daten über Ihre Firma, wie z.b. Firmenname, Anschrift und das aktuelle Geschäftsjahr, sowie einige Daten für das Finanzamt ein. Die Belegarten sind die grundlegenden Einträge über alle Arten Ihrer Einnahmen und Ausgaben mit den verschiedenen Buchungstexten und den dazugehörigen Steuersätzen. Bei Steuersätze werden alle Steuersätze eingegeben, die danach bei der Verwendung des Programms je nach Art der Rechnung nur mehr aus einer Liste ausgewählt werden müssen. Unter Belegkreise werden die verschiedenen Kategorien ihrer Rechnungen sowie einige Details eingegeben. Dadurch müssen Sie später nicht für jede Rechnung eine neue Zuordnung schreiben, Sie haben auch hier wieder eine Auswahlliste zur Verfügung. TIPP: Entfernen Sie das Häckchen bei OP bei Zahlung automatisch öffnen! In der letzten Auflistung Finanzämter erhalten Sie eine Übersicht der eingegebenen Finanzämter, wobei Sie dort auch neue erstellen oder bestehende löschen können. Der Menüpunkt Belege Hier werden alle Belegkreise, die im Menü Stammdaten eingegeben worden sind, aufgelistet. Durch Auswahl eines Monats in einem Belegkreis erscheint ein Fenster, in dem man alle Belege des Monats für diesen Typ eingeben kann, die Einnahmen und Ausgaben berechnet werden und diverse Änderungen vorgenommen werden können. Nach Auswahl eines Monats erscheint ein Eingabefenster, in welchem die bereits gebuchten Belege eingetragen sind, welche aber im Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 5

6 Nachhinein nochmals geändert oder gelöscht werden können. Bei einer neuen Eingabe eines Beleges klicken Sie auf Zeile speichern, um die eingegebenen Daten zu übertragen. Der Menüpunkt Auswertungen In diesem Menüpunkt können Sie die verschiedensten Auswertungen am Bildschirm ausgeben (Journal, Kontoblatt, Saldenliste, Umsatzsteuervoranmeldung, usw...). Der Menüpunkt Datenexport In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit die erfassten Buchungen zu exportieren, damit diese in Kanzlei-Rechnungswesen in BMD importiert werden können. Der Menüpunkt Extras Im Menü Extras können Sie allgemeine Programmeinstellungen festlegen bzw. die Einstellungen für die OP-Verwaltung definieren. Wenn Sie bei den Firmenstammdaten die Mailadresse Ihres Steuerberaters hinterlegt haben, können Sie durch Klick auf Mail an Steuerberater senden vom Programm automatisch eine generieren lassen, welche die richtige Empfängeradresse beinhaltet. Über den Menüpunkt Datenbank an Steuerberater senden können Sie ein Mail an den Steuerberater senden, mit der automatisch die aktuell geöffnete Datenbank als Zip-Datei gesenden wird. Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 6

7 Der Menüpunkt Hilfe Mit diesem Menüpunkt können Sie das Handbuch und die Programminformationen (Version, Copyright) aufrufen. Unter Supportanfrage können Sie eine generieren, die Systeminformationen enthält, und diese dann automatisch mit Ihrer Suportanfrage an uns senden. Unter Lizenz verlängern... könnne Sie den Sicherheitscode berechnen lassen, mit dem Sie bei Fa. Atikon unter 0732 / die Lizenz verlängern lassen können. Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 7

8 Eingabe der Stammdaten Firma Sie kommen zu dieser Eingabe über das Menü Stammdaten mit dem Menüpunkt Firma. Stammdaten Geben Sie hier den Firmennamen und die Anschrift der Firma ein. Aktuelles Geschäftsjahr Für jedes Jahr, welches abgerechnet werden soll, muss ein Geschäftsjahr angelegt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu/Ändern um das Detailfenster für die Eingabe eines Geschäftsjahres zu öffnen. Um ein weiteres Jahr hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu und legen den Zeitraum für die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) des neuen Geschäftsjahres fest. Für das neue Geschäftsjahr können die Anfangsbestände anhand des Vorjahres berechnet werden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Endbestände übertragen. Durch betätigen der Schältfläche Löschen wird das markierte Geschäftsjahr gelöscht. Umsatzsteuer Im Feld UVA wird der Zeitraum für die Umsatzsteuervoranmeldung angezeigt, welcher für das aktuelle Geschäftsjahr hinterlegt wurde. Wählen Sie den Belegart-Typ aus und hinterlegen Sie im Feld Finanzamt Ihr zuständiges Finanzamt mit Steuernummer und Referat. Hier können Sie die -Adresse Ihres Steuerberaters hinterlegen. Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 8

9 Belegarten HIER BITTE ÄNDERUNGEN NUR NACH RÜCKSPRACHE MIT DER KANZLEI KOLL & PARTNER DRUCHFÜHREN! Sie kommen zu dieser Eingabe über das Menü Stammdaten mit dem Menüpunkt Belegarten. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Neu... bzw. Ändern... können Sie die Daten der Belegart bearbeiten. Belegart Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 9

10 Geben Sie hier die Bezeichnung der neuen Belegart ein. Kontonummer Hinterlegen Sie hier eine Kontonummer für die Belegart. (Zuordnung zum Fibu System des Steuerberaters) Belegart verwenden Wählen Sie diese Option, damit diese Belegart im Dialog Belege abgezeigt und verwendent werden kann. Auf Saldenliste drucken Wählen Sie diese Option, damit diese Belegart auf der Saldenliste angezeigt wird Für Wareneingangsbuch verwenden Wählen Sie diese Option, damit diese Belegart im Wareneingangsbuch angezeigt und verwenden werden kann. Dies option ist nur für Belegarten vom Typ Ausgaben verfügbar Buchungstext Hier können Sie Buchungstexte hinterlegen, welche beim Erfassen dieser Belegart vom Programm automatisch vorgeschlagen werden. Typ Legen Sie fest, ob es sich bei der neuen Belegart um eine Einnahme oder Ausgabe handelt. Steuersatz Definieren Sie den Steuersatz für die neue Belegart. Steuersätze können im Programm über Menü Stammdaten und Menüpunkt Steuersätze festgelegt werden. Privatanteil für die UVA-Auswertung Legen Sie den Privatanteil für die betreffende Belegart fest. Dieses Eingabefeld steht nur zur Verfügung, wenn es sich bei der neuen Belegart um eine Ausgabe handelt. Steuersätze Sie kommen zu dieser Eingabe über das Menü Stammdaten mit dem Menüpunkt Steuersätze. Hier werden die Umsatz- und Vorsteuersätze definiert, welche für die Belegarten benötigt werden bzw. welche bei der Erfassung der Belege vom Programm vorgeschlagen werden. Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 10

11 Belegkreise Sie kommen zu dieser Eingabe über das Menü Stammdaten mit dem Menüpunkt Belegkreise. Bezeichnung Geben Sie hier die Bezeichnung für den neuen Belegkreis ein. Kontonummer Geben Sie hier die Kontonummer für den neuen Belegkreis ein. Kürzel Hier können Sie ein Kürzel für den Belegkreis festlegen. Typ Ordnen Sie den neuen Belegkreis dem entsprechenden Typ zu (Bank, Einnahmen-Ausgaben, Kassa). Optionale Eingabe Legen Sie fest, ob bei der Erfassung eines Belegkreis Eingabefelder für Belegnummer und Text angezeigt werden sollen. Automatik Hier können Sie hinterlegen, dass die Belegnummer automatisch vom Programm erhöht wird bzw. die Offenen Posten automatisch geöffnet werden. Anfangsbestand Hier kann der Anfangsbestand für den Belegkreis eingegeben werden. Finanzämter Sie kommen zu dieser Eingabe über das Menü Stammdaten mit dem Menüpunkt Finanzämter. Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 11

12 In dieser Liste werden alle im Programm hinterlegten Finanzämter angezeigt. Um ein neues Finanzamt hinzuzufügen klicken Sie auf die Schaltfläche Neu bzw. klicken auf die Schaltfläche Importieren, damit folgendes Fenster geöffnet wird: Wählen Sie die Finanzämter aus, welche importiert werden sollen und klicken danach auf die Schaltfläche Importieren. Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 12

13 Belege Im Menü Belege werden die im Programm hinterlegten Belegkreise aufgelistet. Erfassen von Belegen Je nach ausgewähltem Monat, können für dieses Belege erfasst werden. Eingabejournal In dieser Liste werden die bereits erfassten Belege aufgelistet. Schaltfläche Zeile ändern Durch Klick auf die Schaltfläche Zeile ändern werden die Daten in die Eingabemaske (oranger Bereich) übernommen. Schaltfläche Zeile löschen Ausgewählter Beleg in der Liste wird gelöscht. Eingabemaske (oranger Bereich) Datum Geben Sie hier das Datum für den Beleg ein. Beleg Geben Sie hier die Belegnummer ein, falls automatische Nummerierung nicht eingestellt ist. Belegart Wählen Sie die Belegart aus. Text Geben Sie einen Text für den Beleg ein. Einnahme/Ausgabe Je nachdem, ob es sich bei der Belegart um eine Ausgabe oder Einnahme handelt, stehen die Eingabefelder zur Verfügung. Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 13

14 StC (Steuercode) U: Umsatzsteuer V: Vorsteuer E: Erwerbsteuer (Errechnung und Verbuchung der Erwerbsteuer mit gleichzeitigem Abzug als Vorsteuer) R: Reverse Charge (Umsatzsteuer ausländischer Unternehmer für sonstige Leistungen) I: Einfuhrumsatzsteuer X: Steuerfreie Ausfuhrlieferungen Ä: Steuerfreie Umsäzte von Ärzten gemäß 6 Z. 19 L: Innergemeinschaftliche Lieferung Privatanteil Geben Sie hier die prozentuelle Höhe des Privatanteils ein. Dieses Feld ist nur für die Eingabe verfügbar, wenn die Belegart vom Typ Ausgabe ist. Schaltfläche Netto/Brutto Klicken Sie auf diese Schaltfläche um Netto- bzw. Bruttobeträge zu erfassen. Schaltfläche Belegarten Eingabefenster für Belegarten wird angezeigt. Schaltfläche Optionen Eingabefenster für Belegkreise wird angezeigt. Schaltfläche Offene Posten Liste der offenen Posten wird geöffnet. Schaltfläche Fixieren Dialog zum Fixieren der Belege wird geöffnet Fixierung Alle in dieser Periode eingegebenen Belege werden Fixiert. ACHTUNG: Fixierte Belege können nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Die Fixierung kann nicht rückgängig gemacht werden! History Über die Schaltfläche History werden bereits durchgeführte Fixierungen angezeigt. Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 14

15 Auswertungen Über Menü Auswertungen können die verschiedensten Auswertungen in der Druckvorschau angezeigt und gedruckt werden. Journal Wählen Sie den Belegkreis aus und geben den gewünschten Zeitraum für die Auswertung ein. Durch Klick auf die Schaltfläche OK wird die Druckvorschau geöffnet. Kontoblätter Wählen Sie die gewünschte Belegart aus und geben den gewünschten Zeitraum für die Auswertung ein. Durch Klick auf die Schaltfläche OK wird die Druckvorschau angezeigt. Saldenliste Wählen Sie das Monat aus, anhand dessen die Saldenliste berechnet werden soll. Sie können einstellen, ob die Beträge Brutto oder Netto Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 15

16 ausgewiesen werden soll bzw. ob bei Ausgaben der Privatanteil berechnet werden soll. Durch Klick auf die Schaltfläche OK wird die Saldenliste in der Druckvorschau angezeigt. Umsatzsteuervoranmeldung Wählen Sie in der Auswahlliste Zeitraum den gewünschten Zeitraum (monatlich, vierteljährlich, jährlich) aus, für den das UVA-Formular gedruckt werden soll. Durch aktivieren der Option Formular wird das aktuelle UVA-Formular in der Druckvorschau angezeigt. Belegarten Liste der im Programm hinterlegten Belegarten des ausgewählten Belegart-Typs wird in der Druckvorschau angezeigt. Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 16

17 Datenexport BMD Um die Buchungen zu exportieren, damit diese in BMD mit dem Programm pr08a importiert werden können, klicken Sie auf Menü Datenexport und wählen den Menüpunkt BMD-Export aus. Exportdateien speichern unter Wählen Sie hier den Ordner aus, in dem die exportierten Dateien gespeichert werden sollen. TIPP: Geben Sie unter Exportdateien speichern unter: C:\ ein! Und übermitteln Sie die erstellten Datei (beginnend mit buerf) an den Steuerberater zur Übernahme in BMD. Zeitraum Geben Sie hier den Zeitraum für den Export der Buchungen ein. Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 17

18 Extras an Steuerberater Über Menü Extras und Menüpunkt an Steuerberater senden wird automatisch eine mit der richtigen Empfängeradresse generiert. Datenbank an Steuerberater senden Über den Menüpunkt Datenbank an Steuerberater senden können Sie ein Mail an den Steuerberater senden, mit der automatisch die aktuell geöffnete Datenbank als Zip-Datei gesenden wird. Programmeinstellungen Über Menü Extras und Menüpunkt Programmeinstellungen wird folgendes Fenster geöffnet: In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, diverse Programmeinstellungen zu ändern: Sie können festlegen, ob beim Beenden des Programms der DB- Manager geöffnet werden soll, um eine Sicherung der aktuellen Datenbank zu erstellen. Es kann festgelegt werden, ob die aktuelle Datenbank beim Beenden des Programms automatisch komprimiert und repariert werden soll Es kann ein Kennwort für die Datenbank hinterlegt werden. Sie können Ihre Registrierungsdaten hinterlegen. Einnahmen-Ausgaben-Manager Der Einnahmen-Ausgaben-Manager 18