Wissensmanagement & Innovationsmanagement

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1 Wissensmanagement & Innovationsmanagement Universität Erlangen-Nürnberg Informatik 8 (Künstliche Intelligenz) Dr.-Ing. Dipl.-Inf. (Univ.) Michael Müller Dipl.-Bw. (FH) Christian Graubner Tools zur Beispiele zur Tools zur Beispiele zur 1

2 Tools zur Beispiele zur Tools zur Beispiele zur Die Termine Einführung WM & IM Innovationsstrategie Innovationsprozess I Wissenserwerb Innovationsprozess II Tools zur Beispiele zur Wissensverteilung Wissensnutzung Wissensbewahrung Wissensentwicklung Innovationssystem Integration von WM&IM I Integration von WM&IM II Praktische Übung I Praktische Übung II 2

3 Tools zur Herausforderungen Vor allem in größeren Unternehmen sind Spezialisten alleine durch die Aufbauorganisation und die Stellenbezeichnungen nicht aufzufinden. Häufig wird teures Wissen über externe Berater eingekauft, weil die Transparenz über internes Know-how fehlt. Dezentralisierung Globalisierung Lean Management Restrukturierung Fluktuation Tools zur Beispiele zur Beispiele zur Wissens- Ziele Organisation Mensch Technik Wissensverteilung Wissensnutzung Wissensbewertung Wissensbewahrung Wissenserwerb Wissensentwicklung 3

4 Tools zur Beispiele zur Was ist? Kenntnis über das vorhandene Wissen (Was wollen wir managen?) Transparenz über intern und extern vorhandenes Know-how, fehlendes Wissen sowie die entsprechenden Wissensträger Katalogisierung des Wissens hinsichtlich definierter Wissensfelder in Anlehnung an die Geschäftsprozesse im Unternehmen Analyse und Beschreibung von Wissen im Unternehmen und im Wissensumfeld Tools zur Beispiele zur Nutzen der Bessere Orientierung des Einzelnen in der Organisation Besserer Zugriff des Einzelnen auf das interne und externe Wissensumfeld Knüpfen und Pflegen wertvoller Kontakte Zielgerichtete Ausbildung und Qualifikation Verringerter Einarbeitungsaufwand neuer Mitarbeiter Frühzeitige Identifikation von wettbewerbskritischem Wissen Grundlagen für die Wissensverteilung 4

5 Tools zur Beispiele zur Welche Aspekte sind wichtig? Über welche Kompetenzen verfügen die Mitarbeiter heute? Sind die internen Experten im Unternehmen bekannt und können diese leicht kontaktiert werden? Trifft man häufig auf Wissenslücken? Wie häufig war das Wissen für wichtige Entscheidungen prinzipiell vorhanden, aber zum entscheidenden Zeitpunkt nicht bekannt? Tools zur Beispiele zur Methoden des Wissensmanagements Akquisition von externem Wissen Anreizsysteme Balanced Scorecard Benchmarking Coaching In- und externe Weiterbildung Intellectual Capital messen Internet/Intranet Job Rotation Kompetenzmessung Kreativitätstechniken Open Space Workshop Patenkonzept Projektdatenbank Prozessmanagement Qualitätszirkel Reifegrad Wissensmanagement Communities Laufwerke strukturieren Diskussionsforen bestimmen Story Telling Learning Sabbaticals Groupware Wert von erfasstem und Lessons Learned nach Projekten Gruppen- und Projektarbeit gespeichertem Wissen messen Litfasssäulenübung Wissensbroker Ideenmanagement Mikroartikel Wissensdatenbanken Inforäume, Kaffeeecken Netzwerke Wissensmarktplatz Initiative gegen das notinvented-here -Syndrom Newsletter Yellow Pages 5

6 Tools zur Beispiele zur Methoden des Wissensmanagements Wissensquellenkarten Wissensträgerkarten Wissensverteilung Strukturierte Informationsablagen Expertennetzwerke (Communities) Expertensuchsysteme (Yellow Pages) Wissensbewahrung Wissensportale, Wissensdatenbanken Strukturierte Experteninterviews Moderierte Übergabegespräche Tools zur Beispiele zur Tools des Wissensmanagements Computer-based Training Information Retrieval and Filtering Computer-based Decision Support Knowledge OLAP Text Mining Acquisition Data Mining Yellow Pages Document Management Data Warehousing 6

7 Tools zur Beispiele zur Tools zur Beispiele zur Tools zur Beispiele zur Landkarten 7

8 Tools zur Beispiele zur Eine Wissenslandkarte ist eine grafische Darstellung von Wissensgebieten und deren Struktur. Eine Wissensquellenkarte ist eine Wissenslandkarte ergänzt um vorhandene Wissensquellen (z.b. Dokumente). Eine Wissensträgerkarte ist eine Wissenslandkarte ergänzt um vorhandene Wissensträger (z.b. Experten). Eine Wissensflusskarte ist eine Struktur der OEs ergänzt um die Wissensflüsse zwischen den OEs. Tools zur Beispiele zur Demo 8

9 Tools zur Beispiele zur Wissensquellenkarten Demo Tools zur Beispiele zur Wissensträgerkarten Demo 9

10 Tools zur Beispiele zur Unternehmensweite Demo Tools zur Wissensflusskarten Marktwissen Marketing Defizite und Verbesserungsvorschläge Vertrieb Qualitätsmanagement Kundenbedürfnisse Service Best Practices Beispiele zur Produktentwicklung Auftragsabwicklung Produktwissen Kundenwissen Probleme und Beschwerden Lessons Learned 10

11 Tools zur Beispiele zur Beispiel: Wissenslandkarte Demo Tools zur Beispiele zur Grundtypen der Darstellung Mind Maps (nach Buzan) Concepts Maps (nach Novak & Gowin) 11

12 Tools zur Beispiele zur TopicMap-Format Tools zur Beispiele zur TopicMap-Notation 12

13 Tools zur Beispiele zur Aktueller Trend: Ontologien Kommerzielle Anbieter (z.b. USU, Ontoprise) ABER: Wer pflegt die Inhalte? ABER: Ist die Aufwand-Nutzen-Relation ausreichend? Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Tools zur Beispiele zur 13

14 Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Schrittweise Definition von Wissensfeldern Erhebung des persönlichen Wissens der Mitarbeiter Erstellung von Erhebung des Wissen auf organisationaler Ebene und des externen Wissens Ableitung von Maßnahmen Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Definition von Wissensfeldern Basiswissen z.b. über Unternehmensstrukturen, Standardabläufe und Produkte Spezialwissen z.b. über spezielle Verfahren Kritisches Wissen Spezielle Kernkompetenzen, die z.b. Konkurrenzunternehmen nicht besitzen Zukunftswissen Nice to Know 14

15 Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiel: Unternehmensberatung Hauptgeschäftsprozesse an weltweiten Standorten Projektcontrolling Projektdurchführung Projektabschluss Beispiele zur Projektakquise Bedarfsanalyse Angebotsverfahren Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Erhebung des persönlichen Wissens Ausbildung, Fähigkeiten, Potenzial Managementwissen Allgemeines Wissen über die Organisation Produkt- und Spezialwissen Prozesswissen 15

16 Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Erhebung des persönlichen Wissens Strukturiertes Interview Vorhandenes Wissen Einschätzung der Ausprägung 100%, 50% Verfügbarkeit des Wissens Ist das Wissen nur in den Köpfen der Mitarbeiter gespeichert? Sind Unterlagen vorhanden? Aktualität des Wissens Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Strukturierter Interviewbogen Wissensfeld Ausprägung in % Verfügbarkeit Aktualität explizit implizit aktuell überarb. Persönliche Fähigk. Ausbildung Soziale Kompetenz Methodenkompetenz Allg. Wissen Bereich der Org. Kontakte Fachkompetenz Produktwissen Wissen üb. Abläufe Spezialwissen Managem. -Wissen Bem. 16

17 Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Wichtige Hinweise Vorherige Definition der Ausprägungen z.b. Sprachkenntnisse 100% = Wie Muttersprache Fragen stellen, z.b. Wie gut können Sie einem neuen Mitarbeiter Ihr Wissen erklären? Einbeziehen des Betriebsrats bei personenbezogenen Daten (Mitbestimmungsrechte gemäß Betriebsverfassungsgesetz) Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetztes Einschätzung der Sozialkompetenz (Abgleich der Selbsteinschätzung mit dem Fremdbild, z.b. der Führungskraft) Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Erstellung von Zur Visualisierung der Wissensbestände werden im Anschluss an die Mitarbeiterbefragung so genannte (oder ) erstellt. Grafische Verzeichnisse von Wissensträgern Wissensbeständen Wissensquellen Wissensstrukturen Wissensanwendungen 17

18 Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur von Brainstorming Referenzmodelle Lernen von Pflege von Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Referenzmodelle Demo 18

19 Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Wichtige Hinweise Regelung der Verantwortlichkeiten bei der Schaffung der notwendigen Transparenz für jeden Mitarbeiter (z.b. durch eine den Bedürfnissen der Mitarbeiter angepasste Struktur des Intranets) Eigene Pflege einer persönlichen Wissenslandkarte durch jeden Mitarbeiter, um diese aktuell zu halten Einheitliche Sprachregelung (Vokabular) im gesamten Unternehmen über Wissensfelder, Wissensträger und Ausprägungen Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Wissenstopographien zeigen, welches Wissen bei welchem Mitarbeiter mit welcher Ausprägung vorhanden ist. Beispiel Wissensfeld/Mitarbeiter Prozesswissen Produktwissen Methodenwissen Führungswissen Hans Huber Marion Meier Sabine Schulz Vertriebskenntnisse 19

20 Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Wissensbestandskarten zeigen, wo und wie bestimmte Wissensbestände gespeichert sind. Beispiel Wissensart/Speicherort Prozesswissen Produktwissen Präsentationstechnik Experte XY Intranet Datenbank XY Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Organisationales und externes Wissen Organisationales Wissen Patente Lizenzen Normen Teamstrukturen Geheime Spielregeln Externes Wissen Beraterwissen Kunden Arbeitskreise Forschungskooperationen 20

21 Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Wichtige Hinweise Bei welchem Wissen ist man von externen Beratern abhängig? Soll das Wissen weiterhin eingekauft oder extern aufgebaut werden? Abschlussbericht über die reinen Projektergebnisse hinaus bei externer Unterstützung Überprüfung auf Verständlichkeit durch unbedarften Anwender Zusammenarbeit eines internen Mitarbeiters mit einem externen Berater in wichtigen Projekten Methoden zum Aufbau von Tools zur Beispiele zur Ableitung von Maßnahmen Abgleich des IST-Stands mit den Wissenszielen oder den SOLL-Anforderungen im jeweiligen Wissensgebiet Erwerb bereits bekannten externen Wissens Entwicklung weder intern noch extern existierenden Wissens als Grundlage für konkrete Maßnahmen für die Bausteine des Wissensmanagements 21

22 Tools zur Beispiele zur Tools zur Beispiele zur Kategorien von Tools Tools zur Beispiele zur Kommerzielle Software (Client) Inspiration MindManager MindMapper MS Visio Visual Mind Kostenlose Software (Client) FreeMind freemind.sourceforge.net IHMConceptMap cmap.ihmc.us ThinkGraph View Your Mind Server-basierte Software Intelligent Views Inxight The Brain USU Knowledge Miner 22

23 Tools zur Beispiele zur MindManager Demo Tools zur Beispiele zur The Brain Demo 23

24 Tools zur Nutzung und Nutzen von Beispiele zur Tools zur Beispiele zur Tools zur Nutzung und Nutzen von Beispiele zur Nutzung Einarbeitung neuer Mitarbeiter Ablagestrukturen Terminologien Interessenprofile Yellow Pages Skill Management 24

25 Tools zur Nutzung und Nutzen von Beispiele zur Yellow Pages (Expertenverzeichnis) Implizites Wissen nicht immer speicherbar Finden des richtigen Ansprechpartners Reines Telefonbuch gibt keine Aussagen über die Fachkenntnisse einer Mitarbeiters. Neben dem Verzeichnis von intern vorhandenem Wissen auch Kontaktdatenbanken mit externen Partnern und Wissensträgern möglich. Tools zur Nutzung und Nutzen von Beispiele zur Nutzen von Yellow Pages Schnelles Finden des fachlich richtigen Ansprechpartners Zeitvorteile Qualitätsvorteile Transparente Erfahrungen mit externen Partnern z.b. Keine weiteren Aufträge an Unternehmen, mit denen man nicht zufrieden war 25

26 Tools zur Nutzung und Nutzen von Beispiele zur Vorgehen bei Yellow Pages Freiwillige Erstellung durch die Mitarbeiter Rechtzeitiger Einbezug des Betriebsrates und Berücksichtigung der Datenschutzvorschriften Vorgabe von standardisierten Feldern (z.b. Sprachkenntnisse, EDV-Kenntnisse) Integrierte Suchfunktion Tools zur Nutzung und Nutzen von Beispiele zur Yellow Pages - Wichtige Hinweise Ängste der Mitarbeiter Hohe Transparenz über (Nicht-)Wissen bei Mitarbeitern mit niedrigen Qualifikationen Suche nur nach bestimmten Themen (z.b. Wer spricht polnisch?) Keine Anzeige des gesamten Profils, nur Zusatzqualifikationen, keine Defizite Widerstände bei Führungskräften Abwerbung hoch qualifizierter Mitarbeiter durch andere Abteilungen Anzeige nur der Abteilung eines Mitarbeiters Herstellung des Kontakts nur durch die Führungskraft 26

27 Tools zur Nutzung und Nutzen von Beispiele zur Beispiel: BP Amoco Yellow Pages Connect beruhen auf einer leicht zu bedienenden Intranet-Software. Die Mitarbeiter können ihre eigenen Seiten gestalten, Fotos einspeichern und auf andere Seiten im Intra- oder Internet verlinken. Hauptmerkmale Connect bringt die richtigen Mitarbeiter zusammen, der beste Wissenstransfer findet durch direkte Kommunikation statt. Durch die Möglichkeit, die Seiten individuell zu gestalten, sind die Mitarbeiter motiviert und zu Kreativität inspiriert. Tools zur Nutzung und Nutzen von Beispiele zur Medizinische Yellow Pages Schnelles und gezieltes Finden relevanter Ansprechpartner nach Themen Nach Zuständigkeiten Nach Projekterfahrungen Nach Fähigkeiten Konkrete Nutzeffekte Schnellere Lösung von Problemen Vermeidung von Doppelarbeiten Nutzung für unternehmensinternes Skill Management 27

28 Tools zur Nutzung und Nutzen von Beispiele zur Skill Management Tools zur Nutzung und Nutzen von Beispiele zur Yellow Pages Theorie Erweitertes Adressbuch Informationen über Fähigkeiten usw. Finden relevanter Ansprechpartner Praxis Begriffsmanagement Wer pflegt die Inhalte? Betriebsrat 28

29 Tools zur Beispiele zur Tools zur Beispiele zur Tools zur Beispiele zur Beispiel: Volkswagen Wissensmanagement 29

30 Tools zur Beispiele zur Beispiel: Volkswagen Expert Finder Profil ändern (Stammdaten) Tools zur Beispiele zur Beispiel: Volkswagen Expert Finder Profil ändern (Kenntnisse) 30

31 Tools zur Beispiele zur Beispiel: Volkswagen Expert Finder Suchergebnisse (Details) Tools zur Beispiele zur Siemens Tools Yellow Pages Urgent Requests Communities Knowledge Bases Kennzahlen >650 Communities of Practice with >7.000 members Knowledge Marketplaces: >9.000 users in 65 countries Knowledge Profiles in expert locator system > Knowledge Objects, >7.000 downloads/month Aus Vortrag Measuring Knowledge and KM in an organization with an explicit top-down Knowledge Strategy (Dr. Josef Hofer-Alfeis) ( 31

32 Tools zur Beispiele zur Fallstudie VW Karosseriebau Weltweit verteilte Projekte zu VW-Modellen Personalfluktuation und wiederholte Fehler Bewahrung des Wissens ausscheidender Experten Vermittlung von Erfahrungen zwischen Projektteams Demo Tools zur Beispiele zur Kleine Unternehmen Keinen neuen IT-Investitionen (Einfache Wartung mit MS Word, MS FrontPage und Dateisystem) Wissenslandkarte mit 10 Hauptthemen (z.b. Verfahren, Abläufe, Kunden, Wettbewerber) und vorstrukturierten Themenseiten Intensive Beteiligung der Geschäftsführung Integration bestehender Aktivitäten (z.b. Organisationshandbuch, Navision) Intensive Pflege und Nutzung 32

33 Tools zur Beispiele zur Wissenslandkarte für Regionen Demo Tools zur Beispiele zur Tools zur Beispiele zur 33

34 Tools zur Beispiele zur Zusammenfassung Vor allem in größeren Unternehmen sind Spezialisten alleine durch die Aufbauorganisation und die Stellenbezeichnungen nicht aufzufinden. Katalogisierung des Wissens hinsichtlich definierter Wissensfelder in Anlehnung an die Geschäftsprozesse im Unternehmen Eine Wissenslandkarte ist eine grafische Darstellung von Wissensgebieten und deren Struktur. Finden des richtigen Ansprechpartners mit Yellow Pages Die WM-IM-Matrix Skill Management auf Basis von Projektinformationssystemen 1. Anstoß und Problemdefinition zu Kunden, Technologien und Wettbewerbern 2. Ideengenerierung und Konzeption Wissensbasiertes Diversity Management 3. Bewertung und Auswahl Identifikation von Expertenwissen durch Benchmarking 4. Realisierung Tools zur Wissenserwerb Recherchedienstleister SVP Kreativagentur Ideo Beratungsunternehmen Roland Berger Werbeagentur Jung von Matt Wissensentwicklung Open-Space-Workshops in der F&E Kreativitätstechnik Conjoint-Analyse Wissensorientiertes Prototyping Beispiele zur Wiederverwendung von Projektdokumenten im Innovationsmanagement Wissensverteilung Wissensnutzung Communities in altogather Mobiles und multimodales Assistenzsystem zur Anstoßdokumentation und -kommunikation Ideen- und Konzeptionsplattform Assistenzsystem zur Ideenbeschreibung Interdisziplinäres Bewertungsteam bei intranet-basierter Online-Bewertung Wissensorientiertes Risikomanagement- System Feedbackorientierte Produktion Wissensbewahrung Wiki-System als Wissensdatenbank Wissensorientierte Ideen- und Konzeptdatenbank Wissensorientierte Ratingdatenbank Dokumentation von Best-Practice- Workflows 34

35 Tools zur Beispiele zur Literatur Buzan, Tony; Buzan, Barry: Das Mind-Map-Buch. Moderne Verlagsges. Mvg, April Nückles, Matthias; Gurlitt, Johannes; Pabst, Tobias: Mind Maps & Concept Maps. Beck Juristischer Verlag, Juli Nohr, Holger: Wissen und Wissensprozesse visualisieren. Arbeitspapiere Wissensmanagement, Fachhochschule Stuttgart, Nr. 1/2000. Thiesse, F.; Raab, P.: Wissensstrukturierung. Institut für Wirtschaftsinformatik, Universität St. Gallen, St. Gallen, Pocket Power: Kreativitätstechniken. Pocket Power: Moderationstechniken. Die Termine Einführung WM & IM Innovationsstrategie Tools zur Beispiele zur Wissenserwerb Wissensverteilung Wissensnutzung Wissensbewahrung Innovationsprozess I Innovationsprozess II Innovationssystem Integration von WM&IM I Integration von WM&IM II Wissensentwicklung Praktische Übung I Praktische Übung II 35

36 Tools zur Beispiele zur Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Kontakt scinovis Gerhart-Hauptmann-Str Fürth Telefon: Telefax: Mobil: Internet: 36