SIMSme Management Cockpit Dokumentation

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1 Einleitung SIMSme Management Cockpit Dokumentation Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG NUTZER LIZENZEN GRUPPEN KANÄLE DASHBOARD APP-SETTINGS APP-DESIGN APP-MANAGEMENT RECOVERY CODE...15 Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 1 / 15

2 Einleitung 1 Einleitung SIMSme Business ist der Secure Instant Messenger der Deutschen Post AG. Das Senden von Nachrichten mit SIMSme Business ist Dank der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung absolut sicher und vertraulich. SIMSme Business verbessert die interne Kommunikation mit Kollegen und Teams und erhöht Ihre Produktivität. Nutzer können in Einzel- oder Gruppenchats vertraulich Textnachrichten, Video- und Sprachnachrichten, Fotos, Dateien und vieles mehr austauschen. Der Service entspricht deutschen Datenschutzstandards und wird nur auf deutschen Servern betrieben. Management Cockpit Das Management Cockpit erlaubt eine intuitiv einfache Nutzerverwaltung und Konfiguration der SIMSme Business App entsprechend Ihrer Compliance-Anforderungen. Über ein Web-Interface kann ein IT-Administrator die App im Unternehmen verteilen und zentral steuern. Neben App Funktionen lassen sich dabei das Design anpassen und Nachrichten versenden. Das innovative Management Cockpit verfügt u.a. über folgende Funktionen: Nutzer- und Lizenzverwaltung Kanäle und Gruppenverwaltung Reporting Dashboard Sicherheits- und Compliance-Einstellungen App-Design Konfiguration Diese Dokumentation richtet sich an Administratoren und gibt einen Überblick über das SIMSme Management Cockpit und wie man den Rollout von SIMSme Business für die Mitarbeiter des Unternehmens ideal vorbereitet und den Einsatz des Messengers effektiv steuern kann. Registrierung Sie als IT-Administrator können sich über die SIMSme Webseite für das Management Cockpit registrieren. Entweder Sie führen dies im Rahmen der Lizenz-Bestellung durch, bei der auch automatisch ein Account für das Management Cockpit erzeugt wird, oder Sie registrieren sich für eine kostenlose Teststellung. Neben Daten zum Unternehmen sind dazu auch personenbezogene Daten wie Name, -Adresse und Mobilnummer erforderlich. Auf Basis dieser Daten erhalten Sie per E- Mail ein persönliches Browser-Zertifikat sowie per SMS das entsprechende Zertifikat-Passwort (zur 2- Faktor-Authentifizierung über getrennte Kanäle). Nach Installation des Zertifikats ist das Management Cockpit über die URL aufrufbar. WICHTIG: Nach dem ersten Login erhalten Sie automatisch per ein Recovery Passwort. Dieses muss sicher und geschützt aufbewahrt werden. Es ist bei Verlust des regulären Passworts die einzige Möglichkeit zur Wiederherstellung des Administrator Accounts. Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 2 / 15

3 Nutzer 2 Nutzer Der erste Schritt zum Rollout von SIMSme Business im Unternehmen ist die Anlage von Nutzern, denen in einem weiteren Schritt Lizenzen zugewiesen werden. Klicken Sie auf dem Tab Nutzer auf Neuen Nutzer anlegen unten rechts und geben in dem sich öffnenden Fenster Vorname, Nachname, -Adresse und Mobilnummer des Nutzers an. Sie können dort auch Schlagworte vergeben, um einem Nutzer optional einer Abteilung oder einem Funktionsbereich zuordnen zu können. Diese Schlagworte können später auch für die Suchfunktion hilfreich sein. Speichern Sie Ihre Angaben über den grünen Button unten rechts und legen einen weiteren Nutzer an. Nach jeder Anlage eines Nutzers öffnet sich ein Dialog, um dem Nutzer direkt eine Lizenz zuzuweisen. Sie können dies jederzeit später erledigen, wie in dem Kapitel Lizenzen beschrieben. WICHTIG: Bitte verwenden Sie bei den Nutzerdaten nur dienstliche -Adressen. Sobald sich ein Nutzer via -Adresse verifiziert hat, baut sich automatisch in der App ein Firmen-Adressbuch auf, basierend auf der gemeinsamen Domäne Aus Datenschutzgründen sind private Fre er in SIMSme Business geblockt. Sie können auch Nutzer ohne -Adresse anlegen. Dann ist das Firmen-Adressbuch allerdings nur eingeschränkt nutzbar und die Kommunikation vom Management Cockpit zum Nutzer ist auf SMS begrenzt. Für eine schnellere Anlage mehrerer Nutzer können Sie auch die Schnellanlage benutzen. Klicken Sie hierzu in der Übersicht der Nutzerverwaltung in der letzten Zeile in die jeweiligen leeren Zellen, geben die Daten ein, wechseln die Zellen per Tab, vergeben eines der bereits definierten Schlagworte und speichern die Eingabe über den grünen Button unten rechts. Über Nutzerdaten importieren können Sie ein ganzes Verzeichnis von Nutzern in das Management Cockpit hochladen. Verwenden Sie hierzu bitte die CSV-Importvorlage, die Sie in der Übersicht oben Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 3 / 15

4 Nutzer rechts unter dem blauen Link finden. Klicken Sie anschließend auf den grauen Button oben rechts und wählen in dem sich öffnenden Fenster die Datei zum Upload aus und bestätigen über öffnen. WICHTIG: Bitte berücksichtigen Sie bei der Importvorlage das komma-getrennte Format Nachname,Vorname, ,Mobilnummer,(Schlagwort). Das Feld Schlagworte ist dabei optional und kann zur besseren Zuweisung verwendet werden etwa für Abteilungen oder Funktionsbereiche. Sie können einzelne Nutzer bearbeiten, in dem Sie in der Übersicht auf die entsprechende Zeile klicken. Da der Account des Nutzers mit einer gültigen Lizenz auf der Mobilnummer und ggf. der -Adresse basieren, können diese Daten nicht verändert werden. In der Nutzerbearbeitung können Sie über den blauen Link oben rechts unter Schlagworte bearbeiten die Schlagwortverwaltung öffnen. Hier können Sie einzelne Schlagworte suchen, sich die Nutzer dieser Schlagworte anzeigen lassen und Schlagworte nutzer-übergreifend löschen. WICHTIG: Nutzer können in der Nutzerbearbeitung über den Button mit rotem X oben rechts vollständig gelöscht werden. Wenn ein Nutzer vom Administrator gelöscht wird, etwa wenn der Nutzer das Unternehmen verlassen hat, wird der gesamte Account gelöscht und ein Backup des Nutzers ebenfalls unbrauchbar. Dabei wird sofort die Lizenz des Nutzers gesperrt, der Datensatz im Backend gelöscht. Der Nutzer hat damit umgehend keinen Zugriff mehr auf seine Kommunikation. Die SIMSme Business App setzt sich dann auf den Registrierungsscreen zurück und eine Datensicherung durch den Nutzer ist nicht mehr möglich. Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 4 / 15

5 Lizenzen 3 Lizenzen Unmittelbar nach der Anlage einzelner Nutzer - aber auch zu jedem späteren Zeitpunkt - können Sie den Nutzern Lizenzen zuweisen. Klicken Sie hierzu in dem Tab Lizenzen unten rechts auf den grünen Button Lizenzen zuweisen und es öffnet sich eine zweispaltige Übersicht. Links finden Sie die freien Lizenzen mit entsprechendem Laufzeitende und rechts die verfügbaren Nutzer und deren entsprechendem Status. Wählen Sie nun die Nutzer über die Checkbox aus, markieren die gewünschte Lizenz und weisen die Lizenz über den grünen Button unten rechts zu. WICHTIG: Sobald Sie eine Lizenz zuweisen, wird der angelegte Nutzer automatisch zu SIMSme Business eingeladen. Der in der Übersicht einsehbare Status ändert sich dann von grau Nutzer angelegt auf gelb Lizenz zugewiesen. Nutzer mit -Adresse erhalten eine mit entsprechendem Downloadlink und weiteren Informationen, während Nutzer nur mit Mobilnummer eine Einladung per SMS erhalten. Stellen Sie also sicher, dass zum Zeitpunkt der Zuweisung der Lizenz alle Vorbereitungen für den Rollout getroffen wurden. Nachdem der Nutzer sich die SIMSme Business App aus dem Apple App Store oder Google Play Store heruntergeladen hat, registriert er sich mit der jeweiligen Mobilnummer. Nach der Registrierung erscheint eine Anfrage zur Verwaltung der App, siehe das Kapitel App-Management. Nachdem der Nutzer der Anfrage zugestimmt hat, ändert sich der Status des Nutzers in der Lizenzübersicht auf Lizenz aktiv (grün). Nach Ablauf der Lizenz eines Nutzers wechselt der Status in der Übersicht von grün auf Lizenz abgelaufen (rot). Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 5 / 15

6 Lizenzen Sie können einem Nutzer auch die Lizenz wieder entziehen. Klicken Sie dazu in der Lizenzübersicht in der Zeile des Nutzers rechts auf die drei blauen Punkte und wählen Lizenz entziehen. Nachdem Sie in dem sich öffnenden Dialog mit entziehen bestätigt haben, wird die Lizenz wieder für einen anderen Nutzer verfügbar. Der bisherige Nutzer wird dabei nicht mit seinen Daten gelöscht, seine App wird allerdings gesperrt, solange bis eine neue Lizenz zugewiesen wurde. Kurz vor dem Ende einer Lizenzlaufzeit erhalten Nutzer und Administrator einen Hinweis auf den bevorstehenden Endtermin. Im Management Cockpit wird in der jeweiligen Zeile eines Nutzers durch einen farblichen Hinweis und ein Warndreieck am Nutzerstatus eine Änderung angezeigt. Sie können die Lizenz eines Nutzers in der Lizenzübersicht verlängern. Klicken Sie hierzu auf die drei, blauen Punkte in der entsprechenden Zeile der Lizenz und wählen Lizenz verlängern. In dem sich öffnenden Popup kann nun die gewünschte Lizenz ausgewählt und eine Verlängerung initiiert werden. Sollten keine weiteren Lizenzen zur Verfügung stehen, können Sie über den grauen Button oben rechts Neue Lizenz bestellen beliebig viele Lizenzen gegen Rechnungstellung anfordern. Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 6 / 15

7 Gruppen 4 Gruppen Wesentlicher Bestandteil der Messenger-Kommunikation ist der Gesprächsaustausch der Mitarbeiter in Gruppenchats. Erleichtern Sie eine effiziente und schnelle Zusammenarbeit in Abteilungen und Teams, indem Sie über das Management Cockpit Gruppen für Ihre Nutzer einrichten und diese so zusammenführen. Nutzer, die von einem Administrator einer Gruppe zugewiesen wurden, erhalten automatisiert die Gruppen-Einladung. Gerade für neue Mitarbeiter können Sie so das Onboarding beschleunigen und die richtigen Mitarbeiter zusammenführen. Über das Tab Gruppen und den grünen Button unten rechts Neue Gruppe anlegen starten Sie eine neue Gruppe. Legen Sie hier den Gruppennamen z.b. Vertrieb und ein entsprechendes Gruppenbild fest, welches den Mitgliedern der Gruppe angezeigt wird. Anschließend können Sie aus den angelegten Nutzern die Mitglieder der Gruppe auswählen. Im rechten Bereich des Fensters können Sie hierzu Nutzer über den Namen oder Schlagworte suchen und die gewünschten Nutzer über die entsprechenden Checkboxen markieren. Speichern Sie anschließend die Anlage der Gruppe über den grünen Button unten rechts. Sie haben als Administrator der Gruppe jederzeit die Möglichkeit, nachträglich die Gruppe zu bearbeiten und auch Nutzer hinzuzufügen oder zu löschen. Sie können allerdings keine Inhalte der Kommunikation der Gruppe lesen oder Nachrichten senden. Wenn Sie zentrale Inhalte an Nutzer kommunizieren wollen, nutzen Sie hierfür bitte die Kanäle. WICHTIG: Sobald Sie eine Gruppe angelegt und neue Mitglieder bestimmt haben, werden diese automatisch in SIMSme Business eingeladen und der Gruppe zugewiesen. Änderungen an Gruppenbild und name sind nach der Anlage der Gruppe für alle Mitglieder unmittelbar sichtbar. Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 7 / 15

8 Kanäle 5 Kanäle Über Kanäle können Administratoren zentral Nachrichten, Bilder und Dateien an einen definierten Empfängerkreis versenden und die Mitarbeiter schnell und unternehmensübergreifend über Neuigkeiten informieren. Wählen Sie hierzu auf dem Tab Kanäle den grünen Button unten rechts Neuen Kanal anlegen und definieren analog zu Gruppen einen Kanal-Namen und -Bild sowie die Nutzer, die den Kanal erhalten sollen. Zusätzlich können Sie bei Kanälen noch ein Schreibrecht für einzelne, ausgewählte Nutzer vergeben. Diese Nutzer haben dann als mobile Autoren das Recht, über die App Nachrichten in den Kanal zu senden, die dann auch im Management Cockpit angezeigt werden. Andere Nutzer können nicht auf einen Kanal antworten. Sobald Sie den neuen Kanal über den grünen Button speichern, werden automatische Einladungen an alle definierten Nutzer versendet. Erstellen Sie im nächsten Schritt eine neue Nachricht, indem Sie in der Kanal-Übersicht auf die Zeile des gewünschte Kanals klicken. Geben Sie nun einen Nachrichtentext ein und fügen gegebenenfalls ein Bild hinzu. In der Preview auf der rechten Seite sehen Sie die Nachricht so, wie sie die Nutzer später empfangen werden Texte und Bilder werden dabei in einer gemeinsamen Nachricht angezeigt. Über die Auswahl können Sie auch Dateien von Ihrem Computer anhängen, diese sind allerdings nicht mit Nachrichtentexten kombinierbar und müssen getrennt versendet werden. Bei der Angabe von Links sollten Sie die vollständige URL inklusive verwenden, um Interpretationsprobleme auf dem Smartphone zu vermeiden. Wenn Sie Ihre Nachricht erstellt haben, können Sie diese entweder sofort versenden oder über das Dropdown unterhalb der Bildauswahl einen Zeitpunkt definieren. Wählen Sie hierzu ein entsprechendes Datum und die Uhrzeit in der Zukunft und klicken auf den grauen Button senden. Nachrichten mit einem Zeitpunkt werden nicht sofort sondern zeitverzögert zugestellt. Technisch wird die Nachricht dabei bereits an den Server übertragen, aber erst an die Nutzer zugestellt, wenn der jeweilige Zeitpunkt erreicht ist. So können Sie im Rahmen eines einfachen Redaktionsplans Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 8 / 15

9 Kanäle Nachrichten z.b. im Verlauf einer Woche verfassen und erst zum Wochenende zustellen lassen. Der Zeitpunkt der Zustellung wird neben den zeitverzögerten Nachrichten dargestellt. Sie haben hier auch die Option, bereits an den Server übermittelte Nachrichten, die noch nicht zugestellt wurden, wieder zu löschen. Dies gilt aber nur für zeitverzögerte Nachrichten aus dem Management Cockpit. Über den blauen Link Kanal bearbeiten in der oberen Navigationsleiste, können der Kanal-Name und das Bild bearbeitet werden, neue Nutzer einem Kanal hinzugefügt, bestehende Nutzer gelöscht oder mit Schreibrechten versehen werden. Hier können Sie auch den ganzen Kanal löschen. In der Kanal-Übersicht sehen Sie schnell, welche Kanäle angelegt und wie viele Nutzer dem Kanal zugewiesen sind. Die eingeladenen Nutzer wurden von Ihnen als Empfänger des Kanals definiert. Hierzu werden die Mitarbeiter automatisch dem Kanal zugewiesen und gelten anschließend als beigetreten. Nutzer, denen eine Lizenz zugewiesen und die zu einem Kanal eingeladen wurden, gelten erst als beigetreten, sobald sie die App-Registrierung abgeschlossen und der Anfrage zum App-Management zugestimmt haben. So ist sichergestellt, dass keine unberechtigten Nutzer Zugriff auf vertrauliche Inhalte der Kanal-Kommunikation haben. Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 9 / 15

10 Dashboard 6 Dashboard Für eine effektive Steuerung des Management Cockpits bietet das Tab Dashboard auf Basis von anonymisierten Daten ein übersichtliches Reporting und schafft Transparenz über die Verwendung des Messengers. Hier finden Sie Informationen zu den Aktivitäten der Nutzer in Ihrem Unternehmen, Details zu den etablierten Gruppen und Kanälen sowie eine abschließende Übersicht über die Nachrichtenzusammensetzung. Über das Dropdown oben links können Sie jeweils zwischen Daily (DAU) und Monthly Active User (MAU) wählen, sowie einen Zeitraum zwischen 1 Woche, 1 Monat und dem Gesamtzeitraum festlegen. Ein DAU ist dabei ein am letzten Tag aktiver Nutzer, während MAUs der Anzahl der aktiven Nutzer während der letzten 31 Tage entspricht. Es werden dabei immer die Daten bis zum Vortag ausgewertet und dargestellt. Unter Aktivitäten finden Sie zunächst die Anzahl der aktiven Nutzer (Nutzer-Status Lizenz aktiv) und deren Verteilung auf die beiden Betriebssysteme Apple ios und Google Android. Die Graphiken unter Aktivitäten zeigen Ihnen den Kurvenverlauf der versandten Nachrichten und die Anzahl der Nutzer, die zu einem bestimmten Zeitpunkt aktiv waren. Im Bereich Gruppen werden in einer Liste alle vom Administrator angelegten Gruppen mit Gruppenname, Anzahl der Nutzer und Anzahl der Nachrichten im Berichtszeitraum ausgewiesen. Bei Klick auf eine einzelne Gruppe erscheint rechts neben der Liste ein Kurvendiagram mit dem Ausweis der Nachrichten in der Gruppe über den gewählten Zeitraum. Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 10 / 15

11 Dashboard Links neben der Gruppen-Liste wird in einem Tortendiagramm die Größe der jeweiligen Gruppe (gelb hervorgehoben) anhand der Anzahl der Nachrichten im Vergleich zu allen administrierten Gruppen dargestellt. Die von den Nutzern generierten Gruppen werden mit der Anzahl der Nachrichten im gleichen Zeitraum ausgewiesen. Informationen zu Gruppen-Namen und Anzahl der Teilnehmer stehen aufgrund der privaten Verschlüsselung nicht zur Verfügung. Analog zu den Gruppen, finden Sie unter den Kanälen eine Auflistung aller Kanäle mit Nutzern und Nachrichten, sowie eine relative Verteilung in einem Tortendiagramm. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit bei Klick auf einen Kanal die Top 5 der versandten Nachrichten auszuwerten. Das Ranking ergibt sich dabei aus der Konversion, d.h. von wie vielen Nutzern ein Bild oder eine Datei geöffnet oder ein Link geklickt wurde. Abschließend finden Sie unter Nachrichtenzusammensetzung noch die Anzahl der Gesamtnachrichten im Berichtszeitraum. Diese ergibt sich in Summe aus den Einzelnachrichten, den Nachrichten in Gruppen und in Kanälen. Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 11 / 15

12 App-Settings 7 App-Settings Damit SIMSme Business den Compliance- und Security-Anforderungen in Ihrem Unternehmen entspricht, können Sie auf dem Tab App-Settings die Einstellungen für Passwort-Richtlinien, Passwort-Komplexität und Medien-Richtlinien setzen. Technisch basieren die App-Settings bei SIMSme Business auf Android for Work (ab Android 5.0) und Managed App Configuration (ab ios 8.0), so dass eine sichere und schnelle Konfiguration der Anwendung möglich ist. Die Passwort-Richtlinien dienen dem Schutz der Anwendung und den enthaltenen Daten. Sie können es entweder den Nutzern selbst überlassen, für den Schutz der App zu sorgen oder Sie erzwingen über das Management Cockpit z.b. die Abfrage des Passworts bei jedem App-Start. Wenn Sie gleichzeitig noch entsprechende Vorgaben für die Passwort-Komplexität machen, müssen die Nutzer diese Kriterien bei der Vergabe eines Passwortes in der App berücksichtigen. Die Medien-Richtlinien dienen anschließend dazu, in der Kommunikation das lokale Speichern, Senden, Weiterleiten, Exportieren oder Teilen in andere Apps zu steuern. WICHTIG: Die Settings gelten nur für vom Administrator verwaltete Nutzer-Accounts. Die Nutzer müssen dem App Management in der App zugestimmt haben, damit die von Ihnen gesetzten Einstellungen wirksam werden. Änderungen werden spätestens 24 Stunden nach Speicherung im Management Cockpit in den Clients produktiv gesetzt. Bitte beachten Sie, dass Ihre Einstellungen z.b. bei den Medien-Richtlinien den Funktionsumfang der App beschränken und in gewissen Anwendungsfällen die Mitarbeiter in ihrer Zusammenarbeit beeinträchtigen können. Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 12 / 15

13 App-Design 8 App-Design Als modernes Kommunikations-Tool lässt sich SIMSme Business entsprechend der Corporate- Design-Richtlinien (CD) Ihres Unternehmens individualisieren. Sie können über das Management Cockpit die Farbwerte der App verändern und Ihr Unternehmens-Logo hochladen. So stärken Sie die Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern und machen die App zu Ihrem Unternehmens-Messenger. Nutzen Sie hierzu das Tab App-Design und starten die Individualisierung des Designs über den Upload Ihres Unternehmens-Logos über den blauen Button Bild wählen. Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster das Logo im PNG-Format aus und klicken auf öffnen. Ihr Logo wird nun sowohl in der Logo-Preview neben der Bildauswahl als auch in der Design-Preview in dem Smartphone angezeigt. Wir empfehlen für eine optimale Darstellung in der App die Bildgröße 800 * 160 Pixel. Die Mindestgröße des Logos liegt bei 680 * 80 Pixel während maximal 800 * 600 Pixel erlaubt sind. In einem weiteren Schritt lassen sich die Farbwerte der App individualisieren. Diese können Sie entweder als RGB- (Rot-Grün-Blau) oder Hex-Werte (Hexadezimal) eingeben. Für genaue Farbwerte Ihres Unternehmens erkundigen Sie sich im Zweifel bei Ihrer Abteilung für Unternehmenskommunikation. WICHTIG: Wenn Sie Ihre Änderungen der Farben und des Logos über den grünen Button unten rechts speichern, werden diese Informationen spätestens 24 Stunden nach Speicherung im Management Cockpit in den Clients produktiv gesetzt. Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 13 / 15

14 App-Management 9 App-Management Damit Accounts durch den Administrator verwaltet werden können, müssen die Nutzer dem App- Management zugestimmt haben. Sobald einem Nutzer eine Lizenz zugewiesen wird, starten im Hintergrund automatische Prozesse zum Onboarding des Accounts. Dabei wird je nach Nutzerdaten entweder eine oder SMS-Einladung versendet. Nach der Registrierung wird der Nutzer über ein Popup aufgefordert, der Anfrage zum App- Management zuzustimmen. Sollte der Nutzer bereits die App verwenden, erscheint die Anfrage zum Zeitpunkt der Lizenz-Zuweisung. Bei Klick auf Zulassen wechselt der Nutzer-Status auf Lizenz aktiv und der Administrator kann den Account verwalten. Ab diesem Zeitpunkt greifen Änderungen bei den App-Settings und dem App-Design für den Account und der Nutzer erhält automatisch die ihm jeweils zugewiesenen Einladungen zu Gruppen und Kanälen. Jetzt können über die Kanäle auch Nachrichten vom Management Cockpit empfangen werden. Sollte der Nutzer die Anfrage in dem Popup ablehnen, bleibt der Account außerhalb des App- Managements und neben dem Nutzer-Status Lizenz zugewiesen erscheint ein Warndreieck. Der Administrator kann dann über Nutzer bearbeiten seine Anfrage zur Verwaltung manuell wiederholen. Klicken Sie hierzu auf Anfrage erneut stellen und das Popup erscheint beim Nutzer erneut. Letztlich muss der Nutzer aber aus Sicherheitsgründen der Anfrage zum App-Management aktiv zustimmen, damit sein Account vom Administrator verwaltet werden kann. WICHTIG: Sobald ein Nutzer über das App-Management verwaltet wird, kann der Administrator - z.b. wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt - den Account inklusive der Kommunikationsdaten löschen. Die Anwendung wird in diesem Fall auf die Registrierung zurückgesetzt. Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 14 / 15

15 Recovery Code 10 Recovery Code Sollte der Nutzer einmal sein Passwort vergessen, besteht die Möglichkeit über den Recovery Code die App wieder zu entsperren. Hierzu klickt der Nutzer im Screen zum Entsperren der App auf Passwort vergessen und dann auf Recovery Code anfordern. Der Administrator erhält eine mit der Anfrage des Nutzers. Gleichzeitig wird im Management Cockpit über ein Warndreieck neben dem Nutzerstatus signalisiert, dass die Aufmerksamkeit des Administrators benötigt wird. Über Nutzer bearbeiten können weitere Schritte zum Recovery Code initiiert werden. Für Nutzer mit einer verifizierten -Adresse kann der Code automatisch aus dem Management Cockpit versendet werden. Klicken Sie hierzu auf Recovery Code senden. Für Nutzer ohne verifizierte -Adresse kann sich der Administrator den Code anzeigen lassen, um ihn z.b. dem Nutzer telefonisch mitzuteilen. In der App muss der Recovery Code anschließend vom Nutzer eingegeben und ein neues persönliches Passwort vergeben werden. Hier greifen dann ggf. die entsprechend in den App-Settings vom Management Cockpit hinterlegten Kriterien zur Passwort-Komplexität. Nach der Vergabe eines neuen Passworts gelangt der Nutzer dann wieder in die Chatübersicht und kann die App wie gewohnt verwenden. WICHTIG: Die Funktion Recovery Code steht generell nur Nutzern zur Verfügung, die von einem Administrator verwaltet werden. Der Nutzer muss also vorher der Anfrage zum App-Management zugestimmt haben. Andernfalls gibt es keine Möglichkeit zum Entsperren der App und die Anwendung muss zurückgesetzt werden, wobei dann alle Chat-Inhalte gelöscht werden. Version 1.0 I Stand Juli 2017 I business@sims.me I 15 / 15