Rahmenbedingungen, Marktüberblick und Auswahlkriterien für eine Softwarelösung zum Thema Elektronische Rechnungsabwicklung

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1 ibi research Seite 1 Rahmenbedingungen, Marktüberblick und Auswahlkriterien für eine Softwarelösung zum Thema Elektronische Rechnungsabwicklung Dialogforum e-invoicing e-invoicing Elektronische Rechnungsabwicklung in der Praxis 14. Februar 2012 in Kassel, Aukam s La Strada Dr. Georg Wittmann ibi research an der Universität Regensburg /

2 ibi research Seite 2 Gängige Übermittlungsarten von Rechnungen Papierrechnungen Versand / Empfang per Post Beilage zur Lieferung Übertragung / Empfang per Standardfaxgerät Elektronische Rechnungen Versand / Empfang per Über eine Website Übertragung per Computer-Fax Per elektronischem Datenaustausch (EDI) 2 Warum elektronische Rechnungen?

3 ibi research Seite 3 Versand Unternehmen setzen zunehmend auf elektronische Rechnungen, aber Papier weiter dominant Wie übermitteln Unternehmen ihre Rechnungen? (Mehrfachauswahl möglich) 88% 93% 44% 39% z. B. persönliche Übergabe der Rechnung 7% 4% 5% 10% 6% 1% 1% Papierhaft Per Über eine Website Per Fax Per EDI Sonstiges Unternehmen, die Rechnungen an Privatkunden übermitteln Unternehmen, die Rechnungen an Firmenkunden übermitteln

4 ibi research Seite 4 Versand Gründe für einen elektronischen Rechnungsversand sind Einsparungen und eine schnellere Abwicklung Was sind wichtige Gründe für Unternehmen, Rechnungen elektronisch zu versenden? (Mehrfachauswahl möglich, maximal 5 Antworten) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Porto- und Materialeinsparungen Schnellere Bearbeitung Schnellere Bezahlung Umweltschutz Transparenz der Prozesse und Nachverfolgbarkeit Aufforderung durch unsere Kunden / Geschäftspartner Vereinheitlichung der Prozesse Imageverbesserung Steigerung der Kundenzufriedenheit Personaleinsparungen Zentralisierung des Rechnungsausgangs Fehlerreduktion Sonstiges Überwiegend große Unternehmen stellen auf Grund der Anforderung der Kunden und der Geschäftspartner ihren Rechnungsversand um. Insbesondere kleine Unternehmen erwarten eine schnellere Bezahlung. Unternehmen, die darüber nachdenken, Rechnungen elektronisch zu übermitteln Unternehmen, die bereits Rechnungen elektronisch übermitteln

5 ibi research Seite 5 Versand Die Anzahl elektronisch versendeter Rechnungen steigt kontinuierlich Anzahl elektronischer Rechnungen in Europa in Mio * * Schätzung Quelle (Werte): Billentis 2009 B2B B2C Mögliche Vorteile: Reduzierung Druck-, Porto-, Versandkosten Reduzierung der Medienbrüche Fehlerreduktion (z.b. Übertragungsfehler) Weniger manuelle Prozesse Beschleunigung des Prozesses Kürzere Forderungslaufzeiten Niedrigere Bearbeitungskosten Höhere Transparenz des Rechnungsprozesses Umweltschutz

6 ibi research Seite 6 Empfang Der Großteil der Unternehmen erhält bereits Rechnungen in elektronischer Form Wie erhalten Sie Ihre Rechnungen (z.b. Lieferantenrechnungen, Stromrechnungen, Flugtickets) derzeit in Ihrem Unternehmen? (Mehrfachauswahl möglich) Papierhaft Per Über eine Website (z.b. als Download) Per Fax 47% 39% 25% 14% 9% 25% 28% 99% 99% 100% 83% 74% Per EDI 7% 28% Über unsere Website (z.b. als Upload) z.b. persönliche Übergabe der Rechnung Sonstiges 3% 1% 6% kleine Unternehmen (n=162) mittlere Unternehmen (n=45) große Unternehmen (n=18) 6 (nur Unternehmen, deren Befragte mit den Abläufen des Rechnungseingangs vertraut sind)

7 ibi research Seite 7 Eine elektronische Rechnungsabwicklung bietet Vorteile für Rechnungssteller und -empfänger Rechnungssteller Drucken, Senden Buchhaltung Mahnung Klärung Zuordnung Archiv Rechnungsempfänger Eingang Kodierung Prüfung Reklamation Zahlung Archiv Prozesskosten: Papierhaft elektronisch 11,10 Extrempositionen 17,60 Große Abnehmer üben Druck auf Lieferanten aus, Rechnungen elektronisch zu senden. Aber: Einsparungen auch bereits durch elektronische Eingangsbearbeitung papierhafter Rechnungen. 4,20 6,00 Rechnungssteller Rechnungsempfänger Prozesskostenschätzung: Billentis

8 ibi research Seite 8 Die größten Einsparungen ergeben sich durch eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten Reifegrade bei der Optimierung der Rechnungseingangsverarbeitung Prozesskosten pro Rechnung Papierbasierter, unstrukturierter Prozess Erstellung von Bestellungen Manuelle Zuordnungen von Rechnungen und Bestellungen Papierbasierter, ERP-Systemoptimierter Prozess Halbautomatische Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen Teilautomatisierte Rechnungsprüfung und -freigabe Papierbasierter Workflow- Prozess Teilautomatisierte Rechnungserfassung Workflow-Prozess mit Scannen und Erkennen Elektronischer Rechnungsaustausch Vollautomatisierte Rechnungserfassung Workflow-Prozess mit E-Invoicing Quellen: in Anlehnung an Deutsche Bank 2010 und Reifegrad

9 ibi research Seite 9 Die größten Einsparungen ergeben sich durch eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten Prozesskosten pro Rechnung Reifegrade bei der Optimierung der Rechnungseingangsverarbeitung Papierbasierter, unstrukturierter Prozess Erstellung von Bestellungen Manuelle Zuordnungen von Rechnungen und Bestellungen Papierbasierter, ERP-Systemoptimierter Prozess Halbautomatische Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen Teilautomatisierte Rechnungsprüfung und -freigabe Papierbasierter Workflow- Prozess Quellen: in Anlehnung an Deutsche Bank 2010 und Workflow-Prozess mit Scannen und Erkennen Teilautomatisierte Rechnungserfassung 238 Mrd. Euro mögliche Markteinsparungen und 226 Mrd. Euro für Empfänger Elektronischer innerhalb von sechs Jahren Rechnungsaustausch SEPA als in Europa, wenn Vollautomatisierte Plattform für einen elektronischen Rechnungserfassung Rechnungsaustausch (E-Invoicing) genutzt werden könnte. Quelle: Capgemini 2007 Workflow-Prozess mit E-Invoicing Reifegrad

10 ibi research Seite 10 Empfang Vor allem größere Unternehmen erfassen Rechnungen zur automatisierten Weiterbearbeitung Wie gehen Sie im Normalfall mit Rechnungen um, die papierhaft in Ihrem Unternehmen eingehen? (Mehrfachauswahl möglich) Wir bearbeiten die Rechnung in Papierform weiter 46% 86% 76% Wir erfassen die Rechnungsdaten manuell in unserem IT-System (Abtippen) 29% 34% 48% Wir erfassen die Rechnungsdaten automatisiert durch Auslesen (Einscannen) zur weiteren Bearbeitung 10% 16% 43% Sonstiges 1% 4% 0% kleine Unternehmen (n=284) mittlere Unternehmen (n=135) große Unternehmen (n=35) 10 (nur Unternehmen, die ihre Rechnungen auch oder nur papierhaft empfangen)

11 ibi research Seite 11 Anforderungen der Unternehmen Möglichkeit zur Daten- und Prozessintegration durch Austausch strukturierter Rechnungsdaten Anerkennung der Rechnungen im Rahmen von Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörden (Vorsteuerabzug) Auf Rechnungsvolumen des Unternehmens abgestimmte Lösung in Bezug auf Transaktions- und Umstellungskosten

12 ibi research Seite 12 E-Invoicing wird vorrangig von den großen Unternehmen genutzt Anteil der EU-Unternehmen, die E-Invoicing nutzen % Beschäftigte > Empfänger Sender Quelle: Eurostat 2007

13 ibi research Seite 13 Die Vielzahl an Rechnungsstellern und -empfängern erschwert die koordinierte Umstellung auf E-Invoicing Fast 70 % aller umsatzsteuerrelevanten Rechnungen werden durch KMU versandt Große Unternehmen (0,2 % der europäischen Unternehmen) 23,2 % Netzeffekte Mittlere Unternehmen (1,1 % der europäischen Unternehmen) 0,2 % 14 % 20 % 3,4 % 5 % Keine einheitlichen Standards Umstellung nicht trivial Kleine und Kleinst- Unternehmen (98,7 % der europäischen Unternehmen) 16,6 % 15 % 2,6 % Quellen: Billentis (Rechnungsvolumina, basierend auf Erfahrungen in der Schweiz), Eurostat (Aufteilung der Unternehmen auf Größenklassen)

14 ibi research Seite 14 Aktuelle Situation: Der Anteil elektronischer Rechnungen ist in den meisten Ländern noch gering Nur etwa 5 % der insgesamt knapp 30 Mrd. Rechnungen in Europa werden elektronisch versandt. Aber: unterschiedliche Ausgangslagen (z.b. Lastschrift)! Rechnungen an Unternehmen Rechnungen an Verbraucher Quelle: Billentis (Prognose für 2010)

15 ibi research Seite 15 Exkurs: Der internationale Markt der elektronischen Rechnungsabwicklung 2011 Quelle: Billentis (7th EXPP Summit 2011)

16 ibi research Seite 16 Exkurs: Die elektr. Rechnungsabwicklung weltweit Nordamerika, jährliche Wachstumsrate von 23 27% Zahlung und Beschaffung als Haupttreiber Präferenz für den direkten Austausch im B2B; Drittdienstleister haben nicht so eine starke Bedeutung wie in Lateinamerika / Europa Lateinamerika, jährliche Wachstumsrate von % Sehr strenge Gesetze Elektronische Rechnungsabwicklung durch den öffentlichen Sektor angetrieben Asien / Pazifik und Afrika Erste Schritte der elektronischen Rechnungsabwicklung im B2C; Gesetzgebung fehlt in vielen Ländern für B2B; manchmal ünterstützt das EDI-Verfahren die papierhafte Abrechnung Europa, jährliche Wachstumsrate von 32 35% Gesetzliche Anpassungen / Änderungen und Harmonisierung im Gange Koordinierte Projekte (zur Normung, Förderung...) Bereits auch schon ausgereifte Lösungen für KMU Quelle: Billentis (7th EXPP Summit 2011)

17 ibi research Seite 17 Konsequenz: Europäische Kommission sieht Ziele der Lissabon-Agenda in Gefahr Ziel der Lissabon-Agenda: Die EU zum wettbewerbsfähigsten und dynamischsten wissensbasierten Wirtschaftsraum in der Welt machen November 2007: Einrichtung einer Sachverständigengruppe für die elektronische Rechnungsstellung November 2009: Abschlussbericht der Expertengruppe für elektronische Rechnungsstellung Ausgewählte Empfehlungen im Abschlussbericht: Gleichstellung von papierhaften und elektronischen Rechnungen UN / CEFACT CII als einheitlicher Rechnungsstandard in Europa Bereitstellung von Informations- und Schulungsangeboten für den Mittelstand Juli 2010: Änderung der MwSt-System-Richtlinie Vorgabe der technischen Verfahren abgeschafft und Umsetzung in nationales Recht bis 01. Januar 2013 Ende September 2011: Verabschiedung Steuervereinfachungsgesetz 2011 mit Änderungen am UStG rückwirkend zum 01. Juli 2011

18 ibi research Seite 18 Neuregelung der MwSt-System-Richtlinie und Umsetzung in Deutschland seit Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Das kann durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erfolgen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können. Vorteil: Verfahren können individuell ausgestaltet werden keine explizite Vorgabe eines bestimmten Verfahrens mehr Nachteil: Umsetzung ist ggf. nicht trivial (Unternehmen brauchen einen Nachweis über gesamten Geschäftsvorfall, technische Sicherstellung, dass Rechnungsdaten nicht geändert wurden etc.) Zulässige Verfahren, die an sich Rechtssicherheit bieten, sind wie bisher: qualifizierte elektronische Signatur elektronischer Datenaustausch (EDI)

19 ibi research Seite 19 Was müssen Unternehmen bei elektronischen Rechnungen beachten? Gemäß 14 Umsatzsteuergesetz: Voraussetzung ist die Zustimmung des Empfängers Jeder Steuerpflichtige legt selbst fest, in welcher Weise gewährleistet werden können: Echtheit der Herkunft (Authentizität) Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) Lesbarkeit der Rechnung Keine Vorgabe technischer Verfahren, demnach einsetzbar: (wie bisher) qualifizierte elektronische Signatur (wie bisher) elektronischer Datenaustausch (EDI) (neu) innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen 19 Warum elektronische Rechnungen?

20 ibi research Seite 20 Die Suche nach einer geeigneten Lösung und rechtliche Unsicherheiten zählen zu den größten Herausforderungen Was sind große Herausforderungen bei der Einführung? (Mehrfachauswahl möglich, maximal 5 Antworten) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Geeignetes System zur Umsetzung finden Rechtliche Unsicherheiten Unterschiedliche Anforderungen der Geschäftspartner Anpassungen der innerbetrieblichen Abläufe Akzeptanzprobleme bei den Geschäftspartnern Hohe Kosten bei der Einführung Aufwändige technische Anpassungen Fehlendes Fachwissen Akzeptanzprobleme bei den Mitarbeitern intern Spezielle Anforderungen der ausländischen Geschäftspartner Hohe Anzahl an manuellen Prozessen Keine Herausforderungen Sonstiges Vor allem beim Versand ist es wichtig zu klären, in welcher Form die Kunden und Geschäftspartner ihre Rechnungen erhalten möchten. Unternehmen, die darüber nachdenken, Rechnungen elektronisch zu empfangen Unternehmen, die darüber nachdenken, Rechnungen elektronisch zu übermitteln

21 ibi research Seite 21 Rechtskonformität, Vertrauen und Kosten sind die wichtigsten Kriterien für einen Lösungsanbieter Was sind die wichtigsten Auswahlkriterien für einen Lösungsanbieter? (Mehrfachauswahl möglich; Unternehmen, die einen Dienstleister nutzen) Rechtskonformität Vertrauen zu dem Anbieter Niedrige Transaktionskosten Geeignetes Preismodell Hohe Servicequalität Hohe Fachkompetenz Niedrige Einführungskosten Persönliche Beratung Viel Erfahrung Angebot von individuellen Lösungen Namhafte Referenzkunden Austausch mit anderen Dienstleistern (Roaming) Hohe Verbreitung bei meinen Kunden Geografische Nähe zum Anbieter Anbieter ist international vertreten Hohe Verbreitung am Markt Breite Angebotspalette Gutes Image Sonstiges 52% 48% 45% 45% 38% 37% 32% 27% 25% 17% 12% 10% 6% 5% 4% 4% 3% 3% 4%

22 ibi research Seite 22 Software-Lösungen und Dienstleister vereinfachen den Prozess Dienstleister / Software Dienstleister / Software Rechnungssteller Signieren Verschlüsseln Formatumwandlung Archivieren Weitere Dienstleistungen Entschlüsseln Signatur prüfen Formatumwandlung Archivieren Weitere Dienstleistungen Rechnungsempf ä nger Software-Lösungen und Dienstleister vereinfachen die elektronische Rechnungsabwicklung und sind i. d. R. kostengünstig verfügbar! 22 Warum elektronische Rechnungen?

23 ibi research Seite 23 Zwischenfazit: E-Invoicing E-Invoicing bietet viele Vorteile für Rechnungssteller und -empfänger Voraussetzung für deutliche Kosteneinsparungen ist ein strukturierter Rechnungsdatenaustausch Um die Erreichbarkeit von Rechnungsempfängern sicherzustellen, sind einheitliche Standards und / oder der Abschluss von Roaming- Vereinbarungen zwischen den Anbietern erforderlich. Die XML-basierte SEPA-Infrastruktur bildet die ideale Grundlage für den Austausch von elektronischen Rechnungen (Zusatzeffekt: Skalenvorteile). Zur Überwindung der Netzeffekte bei den Unternehmen (jeder wartet auf den anderen) werden quantitative Kosten-Nutzen-Argumentationen und Migrations-Leitfäden benötigt.

24 ibi research Seite 24 Projekt Elektronische Rechnungsabwicklung Erstellung von praxisnahen und neutralen Informationsmaterialien, die Unternehmen helfen sollen, das Thema für sich richtig einzuschätzen Auskunft und Beratung zu den Rahmenbedingungen der elektronischen Rechnungsabwicklung Kostenlose Informationsreihe "Elektronische Rechnungsabwicklung - einfach, effizient, sicher" Teil 1: Rahmenbedingungen und Marktüberblick Teil 2: Fallbeispiele erfahrener Unternehmen Teil 3: Fakten aus der Unternehmenspraxis Teil 4: Leitfaden zur Einführung (Februar 2012) Näheres unter:

25 ibi research Seite 25 Projekt-Website Elektronische Rechnungsabwicklung Downloads Aktuelle Veranstaltungshinweise Podcast 25 Elektronische Rechnungen: So verzetteln Sie sich nicht! 22. September 2011, Arbeitstreffen in Regensburg

26 ibi research Seite 26 Qual der Wahl: Welche Lösung ist geeignet? Elektronische Rechnungsabwicklung: Teil I: Rahmenbedingungen und Marktüberblick Inhalte: Wichtige Antworten auf einen Blick Rechtliche Rahmenbedingungen Elektronische Rechnungsabwicklung in Europa Profile von 42 Lösungen Vergleich der Lösungen nach Zielgruppe Rechnungsversand Rechnungsempfang Formen des Datenaustauschs Systemintegration Service und Kosten

27 ibi research Seite 27 Einblicke: Elektronische Rechnungsabwicklung Teil 1: Rahmenbedingungen und Marktüberblick Inhalte: Wichtige Antworten auf einen Blick Rechtliche Anforderungen Aktuelle Entwicklungen Profile der Lösungen Strukturierter Vergleich

28 Jede Lösung wird ausführlich beschrieben hier ein Beispiel ibi research Seite 28

29 Die tabellarische Darstellung ermöglicht einen systematischen Vergleich der Lösungen ibi research Seite 29

30 ibi research Seite 30 Lösungen am Markt richten sich an alle Unternehmensgrößen An welche Zielgruppen richtet sich die Lösung? Mittlere Unternehmen (10-50 Mio. Euro Jahresumsatz) 100% Große Unternehmen ( > 50 Mio. Euro Jahresumsatz) 88% Kleine Unternehmen (2-10 Mio. Euro Jahresumsatz) 86% Kleinstunternehmen ( < 2 Mio. Euro Jahresumsatz) 71%

31 ibi research Seite 31 Aus der Praxis: Was bringt es wirklich? Elektronische Rechnungsabwicklung: Teil II: Fallbeispiele erfahrener Unternehmen Inhalte: Grundlagen und Möglichkeiten zur Umsetzung Fallbeispiele aus unterschiedlichen Branchen und verschiedener Unternehmensgrößen Motivation zur Einführung elektronischer Rechnungsprozesse Herausforderungen bei der Umsetzung Erfahrungen mit der Art der Umsetzung Empfehlungen von anderen Unternehmen

32 ibi research Seite 32 Aufbau der Fallbeispiele Jedes Fallbeispiel im Dokument ist gleich dargestellt und folgt dem selben Aufbau: Ausgangssituation & Zielsetzung Herausforderungen Umsetzung Nutzen Ausblick 32 Fallbeispiele: Wie gehen andere Unternehmen vor?

33 ibi research Seite 33 Versender: quantifizierbarer Nutzen Versender elektronischer Rechnungen berichten Wir konnten mit dem Versand elektronischer Rechnungen Einsparungen verwirklichen und eine deutlich höhere Kundenzufriedenheit erreichen. Inzwischen liegt der Anteil elektronisch versendeter Rechnungen bei über 70 %. Bei einmaligen Investitionskosten von ,- und monatlichen Kosten von 3.800,- amortisierte sich das Projekt nach bereits 6 Monaten. Der Versand elektronischer Rechnungen ermöglichte uns eine Kostensenkung von 4,- pro Papierrechnung auf 0,30 pro elektronischer Rechnung. 33 Fallbeispiele: Wie gehen andere Unternehmen vor?

34 ibi research Seite 34 Empfänger: quantifizierbarer Nutzen Empfänger elektronischer Rechnungen berichten Wir konnten durch den Einsatz der elektronischen Rechnung unsere Prozesse verbessern und somit Einsparungen von 1,50 pro Eingangsrechnung im Vergleich zur Papierrechnung realisieren. Aktuell empfangen wir bereits 90 % der Rechnungen auf elektronischem Weg. Die Bearbeitung unserer elektronischen Eingangsrechnungen beansprucht nur 50 % der Zeit, die wir für papierhafte Rechnungen benötigen. 34 Fallbeispiele: Wie gehen andere Unternehmen vor?

35 ibi research Seite 35 Beispiel Specht Markus Specht Leiter Verkauf Specht Unsere Einkaufsgesellschaft bewegte uns zur Umstellung auf elektronische Eingangsrechnungen. Wir konnten damit eine Zeitersparnis von 50 % bei der Bearbeitung der elektronischen Rechnungen im Vergleich zu Papierrechnungen erzielen.

36 ibi research Seite 36 Effizient abrechnen: Was bewegt die Unternehmen? Elektronische Rechnungsabwicklung: Teil III: Fakten aus der Unternehmenspraxis Inhalte: Ergebnisse einer Befragung mit 875 Teilnehmern (Fragebögen nach Qualitätssicherungsmaßnahmen: 557) zu Gründen, Herausforderungen und Nutzen einer elektronischen Rechnungsabwicklung Betrachtung des Rechnungsausgangs Betrachtung des Rechnungseingangs Eingesetzte Lösungen zur Bearbeitung von elektronischen Rechnungen (interne Lösung, externer Dienstleister)

37 ibi research Seite 37 Empfang Gründe, die dafür oder dagegen sprechen Welche Gründe gibt es für Ihr Unternehmen, Rechnungen zukünftig elektronisch zu empfangen bzw. nicht zu empfangen? (Mehrfachauswahl möglich) Top 5 Gründe für den Empfang von elektronischen Rechnungen Top 5 Gründe gegen den Empfang von elektronischen Rechnungen Schnellere Bearbeitung Die rechtlichen Anforderungen sind zu hoch Lieferanten / Geschäftspartner wollen ihr Rechnungen elektronisch senden Skontovorteile durch schnellere Bezahlung Wir versprechen uns davon kaum oder keine Einsparpotenziale Wir kennen uns mit den rechtlichen Anforderungen nicht ausreichend aus Transparenz der Prozesse und Nachverfolgbarkeit Die technische Integration ist zu aufwändig Vereinheitlichung der Prozesse Wir sind unsicher, ob die elektronischen Rechnungen vom Finanzamt anerkannt werden (nur Unternehmen, die ihre Rechnungen nur papierhaft empfangen)

38 ibi research Seite 38 Gewusst wie: Wie können Unternehmen vorgehen? Auf was achten? Elektronische Rechnungsabwicklung: Teil IV: Leitfaden zur Einführung Inhalte: Einleitung Grundlagen Vorgehen bei der Einführung - Ziele definieren und Zeitplan erstellen - Ist-Situation analysieren - Soll-Konzept erstellen - Anforderungskriterien festlegen - Lösung anhand der Kriterien auswählen - Gewählte Lösung einführen Experteninterviews zu zahlreichen Facetten Fazit

39 ibi research Seite 39 Vorgehen bei der Einführung Ziele definieren und Zeitplan erstellen Ist-Situation analysieren Soll-Konzept erstellen Anforderungskriterien festlegen Lösung anhand der Kriterien auswählen Gewählte Lösung einführen

40 ibi research Seite 40 Vorgehen bei der Einführung Ziele definieren und Zeitplan erstellen Ist-Situation analysieren Soll-Konzept erstellen Anforderungskriterien festlegen Lösung anhand der Kriterien auswählen Gewählte Lösung einführen Was sind die Gründe für die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse? Was soll mit der elektronischen Rechnungsabwicklung erreicht werden? Wie tief soll die Integration erfolgen (Grad der Automatisierung)? Sollen weitere Abwicklungsprozesse optimiert werden?

41 ibi research Seite 41 Vorgehen bei der Einführung Ziele definieren und Zeitplan erstellen Ist-Situation analysieren Soll-Konzept erstellen Anforderungskriterien festlegen Lösung anhand der Kriterien auswählen Gewählte Lösung einführen Wie hoch ist das aktuelle Rechnungsaufkommen (Versand und Empfang)? Welche Anforderungen stellen meine Geschäftspartner? Welche IT-Lösungen sind derzeit im Unternehmen im Einsatz? Wie ist die personelle Struktur (Anzahl, innovationsfreudige Mitarbeiter, etc.)?

42 ibi research Seite 42 Vorgehen bei der Einführung Ziele definieren und Zeitplan erstellen Ist-Situation analysieren Soll-Konzept erstellen Anforderungskriterien festlegen Lösung anhand der Kriterien auswählen Gewählte Lösung einführen Soll ein Dienstleister eingesetzt werden? In welcher Form sollen Rechnungen zukünftig ausgetauscht werden? Wie soll die Archivierung erfolgen? Wie kann ich den Anforderungen meiner Geschäftspartner gerecht werden? Wie kann die elektronische Rechnungsabwicklung in meine bestehende IT-Landschaft integriert werden?

43 ibi research Seite 43 Vorgehen bei der Einführung Ziele definieren und Zeitplan erstellen Ist-Situation analysieren Soll-Konzept erstellen Anforderungskriterien festlegen Lösung anhand der Kriterien auswählen Gewählte Lösung einführen Welche Rechnungsformate sollen eingesetzt werden? Welche Schnittstellen werden benötigt? Welche Leistungen einer Software / eines Dienstleisters sind notwendig? Wie ist der Support? Wie hoch ist maximale Zahlungsbereitschaft (Integration, laufende Kosten)?

44 ibi research Seite 44 Vorgehen bei der Einführung Ziele definieren und Zeitplan erstellen Ist-Situation analysieren Soll-Konzept erstellen Anforderungskriterien festlegen Lösung anhand der Kriterien auswählen Gewählte Lösung einführen Vorauswahl anhand eines Kriterienkatalogs Bewertung der ausgewählten Lösungen Angebote der Lösungsanbieter einholen Referenzkunden befragen

45 ibi research Seite 45 Vorgehen bei der Einführung Ziele definieren und Zeitplan erstellen Ist-Situation analysieren Soll-Konzept erstellen Anforderungskriterien festlegen Lösung anhand der Kriterien auswählen Gewählte Lösung einführen Vertragsabschluss mit klarer Regelung der beiderseitigen Rechte und Pflichten Organisatorische und technische Anbindung Schulung der mit der Lösung arbeitenden Mitarbeiter Testbetrieb im Unternehmen Anbindung und Information ausgewählter Geschäftspartner

46 ibi research Seite 46 Fazit und Ausblick Immer mehr Unternehmen setzen auf elektronische Rechnungen. Der Großteil der Unternehmen empfängt bereits elektronische Rechnungen. Rechtliche Unsicherheiten und die Suche nach geeigneten Lösungen sind große Herausforderungen. Für eine erfolgreiche Umsetzung müssen Geschäftspartner und Mitarbeiter ausreichend informiert und involviert werden. Es gibt eine Vielzahl von Lösungen am Markt, die den Prozess des elektronischen Rechnungsaustauschs erheblich vereinfachen können. Aktuelle Gesetzesänderung und viele innovative Ansätze werden den Markt noch stark beeinflussen und den Informationsbedarf der Unternehmen massiv erhöhen. Wichtige Themen: D , E-Postbrief und der europäische Zahlungsverkehrsraum (SEPA)

47 ibi research Seite 47 Kontakt ibi research an der Universität Regensburg GmbH CC E-Business Galgenbergstr Regensburg Stefan Weinfurtner Silke Weisheit Tel.: Fax: Dr. Georg Wittmann Sabine Pur Internet: Dr. Ernst Stahl ibi research 2012, Fotos: istockphoto.com, Jehafo und Lom (Fotolia.com) und ibi research Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt und Eigentum der ibi research an der Universität Regensburg (im Folgenden: ibi research). Das gilt insbesondere auch für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Eine kommerzielle oder sonstige gewerbliche Nutzung des Werkes oder von Teilen daraus ist nur nach vorheriger schriftlicher Vereinbarung zulässig. ibi research hat sich bemüht, richtige und vollständige Informationen zur Verfügung zu stellen. Alle Angaben wurden nach bestem Wissen und mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt und überprüft. Dennoch übernimmt ibi research keine Garantie oder Haftung für die Fehlerfreiheit, Genauigkeit, Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen, Texte, Grafiken, Links und sonstigen in dieser Publikation enthaltenen Elemente. Durch die Rundung einiger Umfragewerte kommt es vereinzelt zu von 100% abweichenden Gesamtsummen. Diese Publikation wird ohne jegliche Gewähr, weder ausdrücklich noch stillschweigend, bereitgestellt. Dies gilt u. a., aber nicht ausschließlich, hinsichtlich der Gewährleistung der Marktgängigkeit und der Eignung für einen bestimmten Zweck sowie für die Gewährleistung der Nichtverletzung geltenden Rechts. Die Informationen Dritter, auf die Sie möglicherweise über die in diesem Material enthaltenen Internet-Links und sonstige Quellenangaben zugreifen, unterliegen nicht dem Einfluss von ibi research. ibi research unterstützt nicht die Nutzung von Internet-Seiten Dritter und Quellen Dritter und gibt keinerlei Gewährleistungen oder Zusagen über Internet-Seiten Dritter oder Quellen Dritter ab. Haftungsansprüche gegen ibi research, welche sich auf Schäden materieller oder ideeller Art beziehen, die durch die Nutzung oder Nichtnutzung der dargebotenen Informationen bzw. durch die Nutzung fehlerhafter und unvollständiger Informationen verursacht wurden, sind grundsätzlich ausgeschlossen. Dies gilt u. a. und uneingeschränkt für konkrete, besondere und mittelbare Schäden oder Folgeschäden, die aus der Nutzung dieser Materialien entstehen können, sofern seitens ibi research kein nachweislich vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verschulden vorliegt. Die Angaben zu den in diesem Werk genannten Anbietern und deren Lösungen beruhen auf Informationen aus öffentlichen Quellen oder von den Anbietern selbst. ibi research übernimmt keine Garantie oder Haftung für die Fehlerfreiheit, Genauigkeit, Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen. Interviews und Kommentare Dritter spiegeln deren Meinung wider und entsprechen nicht zwingend der Meinung von ibi research. Fehlerfreiheit, Genauigkeit, Aktualität, Richtigkeit, Wahrheitsgehalt und Vollständigkeit der Ansichten Dritter können seitens ibi research nicht zugesichert werden. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Warenbezeichnungen, Handelsnamen und dergleichen in diesem Werk enthaltenen Namen berechtigt nicht zu der Annahme, dass solche Namen und Marken im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann genutzt werden dürften. Vielmehr handelt es sich häufig um gesetzlich geschützte, eingetragene Warenzeichen, auch wenn sie nicht als solche gekennzeichnet sind. Alle zitierten Marken-, Produkt- und Firmennamen sind das Alleineigentum der jeweiligen Besitzer. Die in diesem Werk enthaltenen Texte zu rechtlichen und rechtsverwandten Themen dienen ausschließlich der allgemeinen, grundsätzlichen Information und Weiterbildung. Sie stellen insbesondere keine Beratung im Falle eines individuellen rechtlichen Anliegens dar. Das Werk kann und will insbesondere keine Rechtsberatung ersetzen. ibi research empfiehlt deshalb grundsätzlich bei Fragen zu Rechts- und Steuerthemen und rechtsverwandten Aspekten, sich an einen Anwalt oder an eine andere qualifizierte Beratungsstelle zu wenden.