Staatskanzlei Kantonales Wahlbüro. Checkliste mit Informatikanleitung für das Excel-Abstimmungsprotokoll. Stand: 20. Februar 2012

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1 Staatskanzlei Kantonales Wahlbüro Chekliste mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll Stand: 20. Februar Installation Abstimmungsprotokoll und Abstimmungsvorbereitung 1.1 Speihern des Abstimmungsprotokolls "Protokoll_dd-mm-yyyy.xls" (dd = Tag; mm = Monat; yyyy = Jahr) Erstellen Sie auf Ihrem PC auf dem Laufwerk C:\ (oder Laufwerk Ihrer Wahl) ein Verzeihnis mit dem Datum der Abstimmung, z.b. " _Abstimmung". Ist spätestens am Mittwoh vor der Abstimmung zu erledigen! Kliken Sie im Download-Bereih des Kantonalen Wahlbüros auf das Datum der bevorstehenden Abstimmung. Auf dieser Unterseite finden Sie alle für den Abstimmungstermin relevanten Dokumente. Kliken Sie mit der rehten Maustaste auf das Exel-Symbol "Abstimmungsprotokoll dd-mm-yyyy.xls" und wählen Sie im Kontextmenü "Ziel speihern unter ". Es ersheint das Fenster "Datei speihern unter". Speihern Sie nun die Datei "Protokoll_dd-mm-yyyy.xls" im Pfad C:\ in das von Ihnen erstellte Verzeihnis (resp. Pfad Ihrer Wahl).

2 Chekliste mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll Seite 2 von 8 Starten Sie die Datei "Protokoll_dd-mm-yyyy.xls" aus dem Verzeihnis C:\Datum der Abstimmung mittels Doppelklik und wählen Sie im anshliessenden Fenster den Button "Makros aktivieren". Geben Sie den BfS-Code Ihrer Gemeinde ein. Bestätigung mit OK. Beahten Sie, dass neu ein Register "Fax" ersheint. Somit besteht die Datei für die Abstimmung vom 11. März 2012 aus den vier Registern "Eidg", "AG", "Mail" und "Fax". Hinweis für die Gemeinden mit Rehenzentrum: Stellen Sie siher, dass Sie das Protokoll auf einem lokalen PC gesihert haben, damit Sie im Notfall (z.b. Ausfall der Verbindung zum RZ) auf diesem PC arbeiten können. 1.2 Ausdruk der Abstimmungsprotokolle Eidg (eidg. Volksabstimmung) und/oder AG (kantonale Volksabstimmung) 1.3 Programmtest: Wählen Sie beim Öffnen des Protokolls den Button "Makros aktivieren" aus. Auswahl des Exel-Registers "Mail" (in den Abstimmungsprotokollen dürfen noh keine Daten enthalten sein!). Erfassen Sie die verlangten Kontaktdaten (dunkelgelb hinterlegte Zellen) zur Erreihbarkeit vor der Resultatübermittlung und beantworten Sie die Frage nah Gemeindewahlen oder -abstimmungen mit Ja oder Nein. Ist bis spätestens Donnerstag vor der Abstimmung, Uhr, auszuführen. Notfalls ist eine Stellvertretung siherzustellen!

3 Chekliste mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll Seite 3 von 8 Versand Testmail an die Staatskanzlei: Wählen Sie den Button "Testmail an die Staatskanzlei senden". Überprüfen Sie, ob die -Adresse korrekt ist (gemeinderesultate@ag.h) und versenden Sie die Nahriht mit dem Anhang (Test/Bfs-Code.xls). Speihern und shliessen Sie die Datei. Die Staatskanzlei bestätigt den Gemeinden mit einer automatisierten den Empfang ihrer Übermittlung. 2. Abstimmungssonntag HOTLINE für informatiktehnishe Fragen (ab Uhr) Tel (Probleme bei der Erfassung der Daten, bei der Übermittlung des Abstimmungsprotokolls) abstimmungstehnishe Fragen (ab Uhr) Tel Resultatermittlung (Auszählung der Stimmzettel): Es ist siherzustellen, dass sämtlihe Stimmabgaben (Briefkasten, brieflihe Stimmabgaben, Urnen) berüksihtigt werden. Der korrekten Zuordnung der Ja- und Nein-Stimmen auf dem Abstimmungsprotokoll ist grosse Aufmerksamkeit zu shenken.

4 Chekliste mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll Seite 4 von Resultaterfassung (im Abstimmungsprotokoll): Wählen Sie beim Öffnen des Protokolls den Button "Makros aktivieren" aus. Erfassen Sie die Daten zu Anz. Stimmberehtigten et. und die Resultate der einzelnen Vorlagen in den Arbeitsblättern Eidg und/oder AG in den gelb hinterlegten Feldern. Stellen Sie siher, dass auf den Abstimmungsprotokollen Eidg und/oder AG keine "Fehler"-Einträge vorhanden sind. Speihern (und sihern) Sie die Daten. 2.3 Ausdruk Resultate kant. und/oder eidg. Vorlagen: Druken Sie die Protokolle Eidg und/oder AG 2-fah aus (siehe auh Punkt 3.1). Beim Erteilen des Drukbefehls werden Sie gefragt: "Möhten Sie eine Kopie dieses Ausdruks speihern?" Falls Sie ein Web unterhalten und Sie die Gemeindeergebnisse publizieren wollen, können Sie mit "JA" bestätigen und der Ausdruk wird Ihnen im gleihen Verzeihnis, in dem das Programm liegt, mit dem Dateinamen "Protokoll_dd-mm-yyyy Blatt AG resp. Eidg.xls" gespeihert und kann von Ihnen weiter bearbeitet bzw. weiter verwendet werden. Lassen Sie die Abstimmungsprotokolle (beide Exemplare) von den Zuständigen des Wahlbüros (Präsident/in und Aktuar/in) unterzeihnen. 2.4 Resultatübermittlung: Elektronishe Übermittlung: Wählen Sie das Register "Mail" aus. Überprüfen und ergänzen Sie die Kontaktdaten. ACHTUNG: Es ist mindestens eine Person und eine Telefon-/Mobile-Nummer anzugeben, unter welher Ihre Gemeinde für allfällige Fragen auh später am Nahmittag erreihbar ist. Anshliessend wählen Sie den Button "Datei senden an: gemeinderesultate@ag.h".

5 Chekliste mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll Seite 5 von 8 Die jetzt ersheinende Frage "Wollen Sie das Protokoll an die Staatskanzlei mailen?" ist mit "Ja" zu bestätigen. Die sih nun generierende Nahriht ist abzushiken. Hinweis: Kontrollieren Sie im -Programm, ob die Nahriht abgeshikt und im Ordner "Gesendete Elemente" enthalten ist. Fax-Übermittlung: Nah dem Absenden der an die Staatskanzlei mit den Resultaten wird automatish das "Abstimmungsprotokoll für die Fax-Übermittlung" ausgedrukt (Register Fax). Der Staatskanzlei ist nur diese einzige Seite mit allen Resultaten, dem Prüfode und den Kontaktangaben zu übermitteln. Die einzelnen Abstimmungsprotokolle Eidg und/oder AG müssen niht gefaxt werden! Übermitteln Sie den Fax wie folgt: Fax Nr Fax Nr Fax Nr Fax Nr Gemeinden Bezirke Aarau, Baden, Kulm Gemeinden Bezirke Bremgarten, Brugg Gemeinden Bezirke Laufenburg, Lenzburg, Muri Gemeinden Bezirke Rheinfelden, Zofingen, Zurzah 2.5 Vorgehen bei fehlgeshlagener Übermittlung aus dem Abstimmungsprogramm Falls das -Programm niht automatish startet bzw. das Programm bei der Resultatübermittlung abbriht, gehen Sie wie folgt vor: Abstimmungsprotokoll speihern und shliessen. Starten Sie das eigene -Programm. Verfassen Sie eine neue -Nahriht an die Mail-Adresse gemeinderesultate@ag.h. Falls Sie Ihre Kontaktdaten niht bereits im Register "Mail" erfasst haben, geben Sie in der -Nahriht Ihre Telefon-/Mobile- Nummer an, unter der Sie für allfällige Fragen erreihbar sind (auh später am Nahmittag).

6 Chekliste mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll Seite 6 von 8 Fügen Sie als Anhang die Übermittlungsdatei ein. Die Datei finden Sie unter dem Verzeihnis, in dem Sie das Abstimmungsprotokoll gespeihert haben (C:\Datum der aktuellen Abstimmung). Die Resultatdatei setzt sih aus den Ziffern für Tag, Monat und Bfs-Code zusammen (Beispiel: xls). Senden Sie die an die Staatskanzlei (gemeinderesultate@ag.h). 2.6 Rükmeldung der Staatskanzlei Warten Sie unbedingt die Rükmeldung der Staatskanzlei ab. Diese nimmt bei Unstimmigkeiten (Auffälligkeiten bei der Plausibilitätskontrolle et.) telefonish Kontakt mit den Gemeindewahlbüros (gemäss mitgeteilten Kontaktdaten) auf oder bestätigt mit einer die erfolgte Prüfung und die Plausibilität der Abstimmungsresultate. WICHTIG WICHTIG WICHTIG WICHTIG WICHTIG WICHTIG WICHTIG: Ë Beahten Sie, dass bei frühzeitiger Resultatermittlung (vor a Uhr) bei Abstimmungen jeweils noh niht genügend Referenzdaten vorhanden sind, die es uns ermöglihen, Ihr Gemeinderesultat einer Plausibilitätskontrolle zu unterziehen. Dies kann die automatisierte Rükmeldung ( ) der Staatskanzlei etwas verzögern. Warten Sie trotzdem unbedingt den Eingang dieser Nahriht ab! Ë Die automatisierte Rükmeldung der Staatskanzlei bezieht sih jeweils nur auf den im Betreff genannten Urnengang (Abstimmungs- oder Majorzergebnis). Warten Sie im Falle von vershiedenen Urnengängen alle Rükmeldungen der Staatskanzlei ab, bevor Sie das gesamte Gemeindewahlbüro entlassen!

7 Chekliste mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll Seite 7 von 8 3. Shlussarbeiten 3.1 Abstimmungsprotokoll(e) Je ein unterzeihnetes Abstimmungsprotokoll Eidg und/oder AG ist der Staatskanzlei zuzustellen. Der Versand hat sofort (nah Möglihkeit noh am Abstimmungssonntag in einen Post-Briefkasten eingeworfen) per A-Post zu erfolgen an die Adresse: Staatskanzlei Kanton Aargau Kantonales Wahlbüro Regierungsgebäude Postfah 5001 Aarau Das zweite Exemplar bleibt bei Ihnen für den Fall, dass die Abstimmungsprotokolle niht wie vorgesehen bei der Staatskanzlei eintreffen und ein zweiter Versand notwendig wird. 3.2 Aufbewahrung Stimmzettel Die Stimm- und Wahlzettel, die Stimmrehtsausweise sowie die ausgesonderten ungültigen brieflihen Stimmabgaben sind von den Gemeinden mindestens während eines Monats ab Hauptwahl- oder Hauptabstimmungstag beziehungsweise bis nah rehtskräftiger Erledigung allfälliger Beshwerdeverfahren versiegelt, gegebenenfalls nah den einzelnen Abstimmungen und Wahlgängen getrennt, an einem siheren Ort aufzubewahren. Die Staatskanzlei informiert die Gemeinden über die Erwahrung der Wahl- und Abstimmungsergebnisse. Danah und erst dann sind die Unterlagen auf geeignete Weise zu vernihten.

8 Chekliste mit Informatikanleitung für das Exel-Abstimmungsprotokoll Seite 8 von 8 4. Hinweise zu möglihen Notfallszenarien Stellen Sie siher, dass Sie je über ein leeres Abstimmungsprotokoll zu den eidgenössishen und kantonalen Vorlagen verfügen. Druken Sie zu diesem Zwek nah dem Herunterladen des Abstimmungsprotokolls je ein Exemplar mit den eidgenössishen und/oder kantonalen Vorlagen aus und halten Sie dieses für den Notfall bereit. Bei einem grossflähigen und länger dauernden Ausfall der Internetverbindung ist die Staatskanzlei auf eine Übermittlung der Resultate auf analogem Weg angewiesen. In diesem Fall dienen uns die durh die Gemeinden per Fax übermittelten Abstimmungsresultate. Bei Stromausfall wird über das Vorgehen nah Beurteilung der Sahlage entshieden. Mit der Übermittlung des Testmails am Donnerstag vor der Abstimmung ist uns deshalb die Erreihbarkeit von Zuständigen des Gemeindewahlbüros bekanntzugeben, damit diese im Notfall kontaktiert werden können.