SelectLine Elektronischer Zahlungsverkehr. Version 13. Ausführliche Beschreibung. der Änderungen und Neuerungen

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1 SelectLine Elektronischer Zahlungsverkehr Version 13 Ausführliche Beschreibung der Änderungen und Neuerungen Copyright 2014 by SelectLine Software AG, CH-9016 St. Gallen Kein Teil dieses Dokumentes darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung, Änderungen am Dokument und am Programm vorzunehmen. Die im Dokument verwendete Soft- und Hardware-Bezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes /bl/1.3 Seite 1 von 28

2 Inhalt 1 Neues Zahlungsmodul Mandant Seite Zahlungsverkehr und Verwendungszwecke Neue Funktion Bearbeitungsdialog für Zahlungsposition anzeigen Neue Funktion abgeschnittene Verwendungszwecke Generelle Information Neuer Menüpunkt Zahlungsverkehr Neuer Menüpunkt Zahlungsläufe Archiv Das Programm Zahlungsverkehr Kurzübersicht Seite Zahlungsläufe Stati Seite Zahlungslauf bearbeiten Menüführung, Icons, Symbolleiste Schalter und Führung durch Assistent und Logik Beenden Start Zahlungsvorschlag Assistent oder manuell Zahlungsausgang/Zahlungseingang bearbeiten Zahlungsvorschlag Assistent, automatischer Zahlungsvorschlag Teilnahme für Zahlungsvorschlag festlegen (1/4) OP-Auswahlfilter für den Zahlungsvorschlag einstellen (2/4) Gefilterte OPs übernehmen (3/4) Zahlungsvorschlag bearbeiten/speichern (4/4) Zahlungen ausführen und verbuchen Manueller Zahlungsvorschlag Zahlungslauf manuell anlegen Seite Zahlungslauf bearbeiten/speichern Zahlungen ausführen und verbuchen Neue Logik Zahldatum Zahldatum Neue Logik Nummerierung, Nummernvergabe Einstellungen und Zusatzfunktionen Transferdatei erstellen und Transfer zurücksetzen Zahlungslauf für Verbuchung sperren, LSV+-/Debit Direct-Rückmeldung Menüpunkt Einstellungen entfernt und über Vorgabewerte erreichbar Zahlungsart Zahlungseingang für LSV+/Debit-Direct angepasst Bankbezug mit Währung CHF und EUR Währung des Kunden muss zur Währung des Bankbezugs passen Generelle/weitere Unterschiede zu Versionen / Berücksichtigung von Zahlungen im Zahlungsverkehr (13.2.0) Hinzufügen von OPs auf Seite 3 Zahlungsvorschlag (13.2.0) Anzeige der Beträge im Zahlungsverkehr erweitert (13.2.0) Funktion zum Ändern des Bankbezug im Zahlungslauf (13.2.0) Sachkonto in manueller Zahlung erlauben (13.3.0) Kunden/Lieferanten mit offenen Zahlungen im automatischen Zahlungslauf kennzeichnen (13.3.0) Bankverbindung mit allen Adressfelder, PLZ-Validierung, Kartenfunktion und IBAN optim.(13.3.0) Zahlsperre Zahlsperre im Auftrag Stammdaten Kunden und Lieferanten Belege Zahlsperre im Rechnungswesen OPOS Stammdaten Debitoren und Kreditoren Buchen und Dialog Offene Posten Neue Zahlungsarten SEPA-Basis und SEPA-Firmenlastschrift (D-A-CH) Generelle Information Wartungsassistent SEPA-Prüfroutinen Neue Zahlungsarten SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift im Kunden-/Debitorenst Neue Funktion Zahldatum für SEPA-Lastschrift automatisch ermitteln Neue Zahlungsarten SEPA-Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift im Zahlungslauf Banken/IBAN Neue Funktion Frei definierbare Zusammenfassung von Offenen Posten (13.1.0) Seite 2 von 28

3 3.7.1 Hintergrund Zahlungsvorschlag Manueller Zahlungslauf Auswirkung/Darstellung Ausblick Neue Funktion Freie Zahlung erfassen (13.1.0) Dokument Hinweise zur SEPA-Umstellung (13.1.0) Anpassung beim Drucken von SEPA-Mandanten (13.2.0) Aus Fremdsoftware übernommene Mandate nutzen (13.3.0) Bankassistent Neue Funktion Als gesperrt kennzeichnen Anmerkung: Hinweise zu programmübergreifenden Funktionen wie Veränderungen im Setup/Installationsprogramm und zum Drucken/Formulareditor finden sie zudem im Dokument Achtung Update Version 13 Update Programmübergreifendes Version 13 sowie zu programmspezifischen Funktionen in den Dokumenten Update Auftrag Version 13 Update Rechnungswesen Version 13 Seite 3 von 28

4 1 Neues Zahlungsmodul 1.1 Mandant Seite Zahlungsverkehr und Verwendungszwecke Mit der Überarbeitung des neuen Zahlungsmodules wanderten die Protokoll-Einstellungen des Filters des Zahlungsvorschlages in die Mandanteneinstellungen, in den Bereich Optionen für Zahlungsverkehr. Aus diesem Grund wurden die Verwendungszwecke in ein separates Untermenü verschoben. Sollten vor einem Zahlungslauf Änderungen in den Protokollen gewünscht sein, müssten diese neu vorher eingestellt werden. Die Ersetzungstexte für die Verwendungszwecke können jetzt auch wie sonst üblich über Kalkulatoren gebildet werden. Die vorhandenen Platzhalter funktionieren nach wie vor. Hinweis: Um Beträge anzuzeigen, ist die Typenkonvertierung mit asstring nötig Neue Funktion Bearbeitungsdialog für Zahlungsposition anzeigen Zusätzlich wurde die neue Option Bearbeitungsdialog für Zahlungsposition anzeigen bereitgestellt. Der automatische Folgedialog beim Hinzufügen einer Zahlung kann bei Bedarf ausgeschaltet werden Neue Funktion abgeschnittene Verwendungszwecke Hierbei kann optional ein- oder ausgeblendet werden, ob das Programm darauf hinweisen soll, ob Verwendungszwecke ggf. zu lange sind. Die DTA-Datei wird in jedem Fall nur über die zulässige Länge erstellt. Seite 4 von 28

5 1.2 Generelle Information Neuer Menüpunkt Zahlungsverkehr bisher in /12.0.4: neu in : Das bisherige Zahlungsmodul, bestehend aus den separaten Programm-Menüs Zahlungsvorschlag und Zahlungsläufe wurde abgelöst durch das Modul Zahlungsverkehr. Nach wie vor kann ein Zahlungslauf aus einem Zahlungsvorschlag oder manuell als neuer, leerer Zahlungslauf angelegt werden. Grundsätzlich wurden zwar viele Logiken beibehalten und vor allem das Handling angepasst durch diese Harmonisierung konnten jedoch viele Doppelspurigkeiten und Unlogiken eliminiert werden. Die Unterschiede zur bisherigen Systematik werden grob aufgezeigt, und bei signifikanten Änderungen wird tiefer ins Detail gehen Neuer Menüpunkt Zahlungsläufe Archiv Da das neue Zahlungsmodul in sich geschlossen eigenständig ist und erst mit neuen Läufen beginnt, finden sich alle bisherigen bis und mit Version 12 im vertrauten Design im Untermenü Zahlungsläufe (Archiv). Obwohl hier noch bisherige Läufe für das Rechnungswesen verbucht werden könnten, empfehlen wir VOR dem Update die offenen Zahlungsläufe zu verbuchen. 1.3 Das Programm Zahlungsverkehr Kurzübersicht Seite Zahlungsläufe Der Zahlungsverkehr startet immer mit der Übersicht der Zahlungsläufe. Er wurde vom Design/Handling her dem in Version 11 überarbeiteten Einzahlungsschein- und dem in Version geschaffenen Bankassistenten angepasst. Daher besteht neu die Möglichkeit des Ausblendens bzw. der Filterung erledigter (verbuchter) und offener Zahlungsläufe. Zahlungsläufe, die vor der Version 13 entstanden sind, werden nicht in die neue Struktur übernommen sondern in das im Kapitel erwähnte Untermenü verschoben Stati Wie erwähnt, ist es nun möglich, die Datensätze nach ihrem Status zu filtern, indem aktive Filter in grüner und inaktive in grauer Farbe angezeigt werden. Diese werden auch in farblich abgestimmten Rhomben dargestellt: grün = offene Zahlungsläufe grau = erledigte Zahlungsläufe (bezahlte, gesperrte) Seite 5 von 28

6 1.3.3 Seite Zahlungslauf bearbeiten Nach der Bestätigung der Filterkriterien bei der Generierung eines automatischen oder der Erstellung eines manuellen Zahlungslaufes, wechselt die Ansicht zur Seite Zahlungslauf bearbeiten/speichern. Hier können nun bestehende Zahlungen (nochmals) bearbeitet, gelöscht oder neue hinzugefügt werden Menüführung, Icons, Symbolleiste Merklich geändert haben sich dadurch auch die Menüführung bzw. die Icons und die Symbolleiste. Je nachdem auf welcher Seite man sich befindet, passen sich die aktiven/inaktiven Icons dem jeweiligen Sachverhalt an: Seite Zahlungsläufe Seite Zahlungslauf bearbeiten/speichern Hier eine Erklärung zu den jeweiligen Icons im Detail: Erstellung automatischer Zahlungslauf Möglichkeit um mittels im Dropdown-Menü einen manuellen Zahlungslauf erzeugen zu können Zahlungslauf bearbeiten Zahlungslauf löschen Transferdatei erstellen Zahlungslauf verbuchen Ansicht aktualisieren Neue Zahlung erfassen Zahlung bearbeiten Zahlungs löschen Alle Datensätze markieren (nur auf Seite Gefilterte OPs übernehmen aktiv) Alle Markierungen löschen (nur auf Seite Gefilterte OPs übernehmen aktiv) Filter inkl. entsprechende Funktionen Einstellungen und Sonderfunktionen (Sperrung von Verbuchung, Ersetzungstexte) Druck inkl. entsprechende Funktionen Eingabemaske schliessen Seite 6 von 28

7 1.3.5 Schalter und Führung durch Assistent und Logik Beenden Die grundsätzliche Führung durch den Assistenten ist mit den Schaltern eigentlich selbsterklärend. Mit dem Schalter gelangen Sie schrittweise wieder bis zur Startseite zurück. Zu beachten gilt (vor allem auf der letzten Seite Zahlungslauf bearbeiten/speichern ) folgende Logik: legt den automatisch generierten Zahlungslauf an speichert den manuell generierten Zahlungslauf oder speichert Änderungen Beendet die Bearbeitung Dabei kehrt das Programm immer wieder zur Startseite Zahlungsläufe zurück. Wurde entweder ein neuer Zahlungslauf (manuell oder automatisch) generiert oder ein bestehender bearbeitet und angewählt, werden Sie vom Programm entsprechend darauf hingewiesen, dass die gespeichterten Informationen verloren gehen; Sie gelangen zur Startseite zurück. Wenn Sie jedoch auf einer Maske zuvor Zahlungsverkehr vollständig. anwählen, schliesst sich das Programm Start Zahlungsvorschlag Assistent oder manuell Über das Zauberstab- -Icon wird direkt der automatische Zahlungsvorschlag gestartet. Mittels dem Dropdown-Pfeil kann aus dem Menü entweder der automatische oder ein manueller Zahlungsvorschlag gestartet werden. Seite 7 von 28

8 1.3.7 Zahlungsausgang/Zahlungseingang bearbeiten Optisch, jedoch nicht inhaltlich wurde auch der Dialog zur Bearbeitung der Zahlungen angepasst. Hinweis: BIC und IBAN können neu frei eingegeben werden ein Datensatz im Bankenstamm ist nicht mehr zwingend erforderlich. Seite 8 von 28

9 1.4 Zahlungsvorschlag Assistent, automatischer Zahlungsvorschlag Teilnahme für Zahlungsvorschlag festlegen (1/4) Hier kann analog zu früher zwischen Kunden- und Lieferantenzahlungen sowie der Art der Zusammenfassung vorselektioniert und ein Zahldatum eingegeben werden. Hier wurde die Möglichkeit der Auswahl für den ausgangs- und eingangsseitigen Zahlungsvekehr und die Zusammenfassung der OPs aus den Parametern der Seite Allgemein implementiert. vorher in /12.0.4: Früher war dies eigentlich über eine Vorfilterung mittels Blitzsymbol sowie mit dem Valutatag (Soll) und Zusammenfassung von OP s je Zahlung in den Parametern auf der Seite Allgemein möglich. Seite 9 von 28

10 1.4.2 OP-Auswahlfilter für den Zahlungsvorschlag einstellen (2/4) Nachdem auf der ersten Seite die Teilnahme für den Zahlungsvorschlag nur Kunden oder nur Lieferanten oder beide und die Zusammenfassung festgelegt wurde, werden die bekannten Filter für die OP-Auswahl gesetzt. Je nach gesetzter Option lassen sich intuitiv die Filter der Kunden und Lieferanten einstellen. Auf dieser Seite wurden sämtliche bzw. restliche Filterfunktionen der Parameter wie sie aus dem Zahlungsvorschlag der Versionen 11 und 12 bekannt waren, implementiert Neue Funktion Mehrfachauswahl für Nur diesen Bankbezug zahlen Neu ist die Möglichkeit der Mehrfachauswahl für zu zahlende Bankbezüge. Auf bekannte Art und Weise können mittels Tastatur oder der Icons aufgehoben werden. Datensätze markiert bzw. die Markierung Neue Funktion Liste der gefilterten OPs auf nächster Seite anzeigen Mit dieser Option kann man sich die Liste der gefilterten OPs anzeigen lassen, sie unverändert übernehmen oder die vorgeschlagene Selektion zusätzlich anpassen. Siehe dazu Kapitel Neue Funktion Alle Filter auf Standard zurücksetzen Sämtliche getätigten Eingaben werden mit diesem Schalter wieder zurückgesetzt Bisherige Seite Protokoll neu im Mandanten Die bisherige dritte Seite Protokoll in den Parametern wurde neu in die Mandanteneinstellungen verschoben. Siehe dazu Kapitel 3.1. Seite 10 von 28

11 1.4.3 Gefilterte OPs übernehmen (3/4) Falls die unter Kapitel erwähnte Option Liste der gefilterten OPs auf nächster Seite anzeigen aktiviert worden ist, öffnet sich als Seite 3 ein weiterer Dialog bei dem der Vorschlag nochmals selektiert oder detaillierter eingegrenzt werden kann. Wie im Kapitel erwähnt, werden an dieser Stelle die Icons aktiv, mit denen die Auswahl aufgehoben bzw. erneut markiert werden kann. Es ist und bleibt natürlich nach wie vor möglich, auf der vierten und letzten Seite Zahlungen zu löschen. Hier besteht durch Möglichkeiten wie optimalere Suche und Sortierung der Spalten die Option, nach gewissen weiteren Kriterien den Vorschlag zu bearbeiten oder Datensätze für diesen Lauf zu deaktivieren Zahlungsvorschlag bearbeiten/speichern (4/4) Auf der schon mehrfach erwähnten letzten Seite bestünde nun nach wie vor die Möglichkeit mit den Funktionen die generierten Zahlungen zu ändern, zu löschen oder neue hinzuzufügen. Ansonsten kann nun mit der Zahlungslauf angelegt werden. Beachten Sie, dass wie in Kapitel erwähnt mit sämtliche Informationen verloren gehen und das Programm zum Start zurückkehrt, falls diese Abfrage mit Ja beantwortet wird. Seite 11 von 28

12 Mit kehrt das Programm zwar auch wieder an den Start zurück hat aber je nach Kriterien einen oder mehrere neue Zahlungsläufe erzeugt Zahlungen ausführen und verbuchen Um aus den Zahlungen nun die üblichen Transferformate erstellen zu können, muss der gewünschte Zahlungslauf wieder in den Bearbeitungsmodus mittels Doppelklick oder geholt und dann das gewünschte Erstellungsdatum und mit dem Symbol der Transfer oder die Verbuchung gestartet werden. Alternativ kann aber Version der Transfer mittels direkt aus der Übersicht gestartet werden. Beachten Sie zur Logik des Datums das Kapitel 3.6. Seite 12 von 28

13 1.5 Manueller Zahlungsvorschlag Zahlungslauf manuell anlegen Wie in der Einleitung bereits erwähnt, gelangen Sie mit dem kleinen Pfeilsymbol rechts des Zauberstabes in ein weiteres Menü aus dem Zahlungslauf manuell anlegen angewählt werden kann Seite Zahlungslauf bearbeiten/speichern Als nächstes öffnet sich bereits die bekannte Seite Zahlungslauf bearbeiten/speichern, die nun leer erscheint und anlaog des bisherigen Programmes Zahlungslauf zu bearbeiten ist. Mittels dem Symbol kann nun auf herkömmliche Weise ausgewählt werden. Diese Funktion steht Ihnen natürlich auch beim automatisch generierten Zahlungslauf zur Verfügung, falls dort zusätzliche Zahlungen hinzugefügt werden sollen Zahlungen ausführen und verbuchen Im Gegensatz zum automatischen Zahlungslauf besteht hingegen hier direkt die Möglichkeit, die Zahlungen auszuführen und zu verbuchen. Soll dies zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen, kann der Zahlungslauf mittels werden. Seite 13 von 28 zuerst gespeichert und, wie im Kapitel beschrieben, wieder bearbeitet Hinweis: Wird eine Transferaktion ausgeführt, schliesst sich dieser Dialog und der Zahlungslauf ist ebenfalls gespeichert

14 1.6 Neue Logik Zahldatum Eine wesentliche Neuerung bzw. ein wesentlicher Unterschied stellt das Zahldatum" dar. Wie erwähnt wurde das neue Zahlungsmodul dazu genutzt, gewisse Logiken zu überarbeiten und Doppelspurigen zu eliminieren und die neuen Richtlinien des SEPA-Lastschriftverfahrens zu berücksichtigen bzw. zu implementieren. In der bisherigen Konstellation waren folgende Datumseingaben für den Zahlungslauf möglich: Zahlungsvorschlag (Feld Valutatag in den Parametern) Zahlungslauf Ausführung Transferaktion (DTA, Vergütungsauftrag) vorher in /12.0.4: So wurde das Zahlungs-Vorschlagsdatum wohl in den Zahlungslauf übernommen bei der Ausführung der Transferaktion hingegen das Tagesdatum verwendet. Hinweis: Hierbei handelt es sich effektiv um das Datum des Zahlungslaufs betr. demjenigen zur Ausführung der Transferaktion. Nicht davon betroffen ist die Logik zur Ermittlung der offenen oder skonto-fähigen Posten Zahldatum neu in : Neu gibt es bei der automatischen Erstellung mittels dem Assistenten auf der ersten Seite die Möglichkeit der Datumseingabe unter Zahldatum. Diese wird einerseits im Feld Zahldatum bei der Bearbeitung/Speicherung und andererseits für die Erstellung des Files verwendet. Bei manueller Erstellung wird im Feld Zahldatum auf besagter Seite das Datum eingetragen, oder es kann bei automatischer Ermittlung nochmals übersteuert werden. Der Vorschlagswert für das Zahldatum wird mit der Übernahme des Zahlungsvorschlags in den Zahlungslauf ermittelt. Für Überweisungen und Nicht-SEPA-Lastschriften wird das Systemdatum vorgeschlagen für SEPA-Lastschriften (siehe Kapitel 5) berücksichtigt das vorgeschlagene Zahldatum die entsprechenden Bankvorlaufstage. Zusätzlich prüft der Transfer, ob das Zahldatum zu realisieren ist (für den Fall, dass die Übermittlung nicht am Tag der Zahlungslauferstellung erfolgt). Seite 14 von 28

15 1.7 Neue Logik Nummerierung, Nummernvergabe vorher in /12.0.4: neu in : Ein weiterer bedeutender Unterschied zu den früheren Versionen ist das Prinzip der manuellen Nummernvergabe bzw. sein Einfluss darauf. Bis anhin wurden die Nummern bei Zahlungsläufen, die aus dem Zahlungsvorschlag generiert wurden, automatisch fortlaufend vergeben. Bei einem manuellen Zahlungslauf hingegen, hätte beim Anlegen des Datensatzes auf diese Nummer Einfluss genommen und eine andere Nummer vergeben werden können. Durch die neue Logik des Zahlungsmoduls kann kein direkter Einfluss mehr auf die Nummernvergabe genommen werden. Sollte oder möchte die Nummerierung angepasst oder umgestellt werden, so muss dies jeweils VOR dem Start des Programmes Zahlungsverkehr im Mandanten, unter den Vorgabewerten in der Tabelle Zahlungsverkehr (ZJ), auf bekannte Art und Weise in der Seite Schlüssel erfolgen. 1.8 Einstellungen und Zusatzfunktionen Ab der Version stehen nachfolgende Menüfunktionen auch direkt aus der Übersicht heraus zur Verfügung, in dem der gewünschte Zahlungslauf markiert wird Transferdatei erstellen und Transfer zurücksetzen Je nach Zahlungsart stehen verschiedene Transfermöglichkeiten zur Verfügung. Ein transferierter Zahlungslauf kann wie bis anhin nicht verändert werden. Ist dies nötig, kann der Transfer neu über die Einstellungen und Zusatzfunktionen zurückgesetzt werden Zahlungslauf für Verbuchung sperren, LSV+-/Debit Direct-Rückmeldung Um sicherzustellen, dass ein Zahlungslauf nicht ungewollt verbucht wird (weil die Buchung der realisierten Zahlung aus dem Bankassistenten wie im Falle von LSV+-/Debit Direct-Rückmeldungen generiert werden soll), kann der Zahlungslauf für das Verbuchen gesperrt werden. Die in einem gesperrten Zahlungslauf enthaltenen OPs werden für einen neuen Zahlungsvorschlag nicht berücksichtigt können aber manuell durch bestätigen der entsprechenden Hinweismeldung zu einem neuen Zahlungsvorschlag oder anderen Zahlungslauf hinzugefügt werden. Die Sperre kann nicht wieder zurückgenommen werden. Seite 15 von 28

16 1.8.3 Menüpunkt Einstellungen entfernt und über Vorgabewerte erreichbar Durch die im Kapitel 3.7 erwähnte neue Nummernlogik wurde der bekannte Menüpunkt Einstellungen entfernt, zumal auch die Logik von Einstellungen und Zusatzfunktionen auf den jeweiligen Zahlungslauf bezogen und nicht generell ist. Die Einstellungen erreichen Sie über die Vorgabewerte im Mandanten. 1.9 Zahlungsart Zahlungseingang für LSV+/Debit-Direct angepasst Ebenfalls überarbeitet bzw. den LSV+-/Debit Direct-Richtlinien angepasst wurde die Erstellung von Zahlungseingängen. Damit soll verhindert werden, dass Dateien in unmöglichen Kombinationen erstellt und wieder zurückgewiesen werden. Die Zahlungsausgänge sind davon nicht betroffen, sondern lediglich die Zahlungseingänge Bankbezug mit Währung CHF und EUR Es ist nicht möglich, einen dieser Belastungsauftrags-Dienste in anderen Währungen als CHF oder EUR zu erstellen. Entsprechend folgt diese Meldung und es muss ein Bankbezug in diesen Währungen ausgewählt werden Währung des Kunden muss zur Währung des Bankbezugs passen Dadurch ist es nicht mehr möglich, Belastungsauftrags-Files in anderen Währungen als der Bankbezug sie aufweist, erstellen zu lassen (Beispiel Rechnung in EUR auf Konto CHF einzufordern). Hier weist ein entsprechendes Protokoll darauf hin Generelle/weitere Unterschiede zu Versionen / An dieser Stelle sollen nochmals die generellen sowie weitere Unterschiede zur bisherigen Zahlungsvorschlag-/Zahlungslauf-Kombination der Versionen / aufgezeigt werden: Ein neues Programm Zahlungsverkehr Bisherige Zahlungsläufe befinden sich unter Zahlungsläufe (Archiv) Eine Datumseingabe für das Datum des Zahlungslauf und der Transaktionsart Verhalten Währungslogik bei Zahlungsart Zahlungseingang optimiert Zahlungsläufe können nicht mehr einzeln individuell sondern nur noch generell nummeriert werden Die Verbuchung kann NICHT mehr vor dem Transfer erstellt werden Protokollfunktionen neu im Mandanten Verwendungszwecke im Mandanten auf separater Seite Neue Funktion Bearbeitungsdialog für Zahlungsposition anzeigen im Mandanten Optionale Filterung des erstellten Zahlungslaufes möglich Neue Funktion Zahlsperre Seite 16 von 28

17 1.11 Berücksichtigung von Zahlungen im Zahlungsverkehr (13.2.0) Offene Posten vom Typ Debitor Zahlungseingang (D-ZE) sowie Kreditor Zahlungsausgang (K-ZA) können jetzt manuell im Zahlungsvorschlag und in Zahlungsläufen eingefügt werden. Diese neue Möglichkeit löst die aus den Vorgängerversionen bekannte Funktion Überzahlung in Gutschrift wandeln ab und dient mitunter dazu z. B. doppelt oder falsch bezahlte OPs in einer Rechnung in Abzug bringen zu können Hinzufügen von OPs auf Seite 3 Zahlungsvorschlag (13.2.0) Offene Posten können nun auch auf der Seite 3 ( Gefilterte OPs übernehmen ) des Zahlungsvorschlags hinzugefügt werden. Dafür steht das Icon "Position hinzufügen" in der Navigationsleiste zur Verfügung. Dabei werden grundsätzlich alle OPs zur Auswahl angeboten. Erst bei der eigentlichen Übernahme der OPs in den Zahlungsvorschlag wird geprüft, ob diese zur aktuellen Filterung passen. Sollte ein OP nicht hinzugefügt werden können, erscheint ein entsprechendes Fehlerprotokoll. Seite 17 von 28

18 1.13 Anzeige der Beträge im Zahlungsverkehr erweitert (13.2.0) Um die Übersichtlichkeit im Zahlungsverkehr zu erhöhen, wurden zusätzliche Betragsfelder eingeführt. Dabei handelt es sich konkret um den Zahlbetrag Gesamtbetrag (Zahlbetrag vor Abzug des Nachlass) Nachlass Um die Arbeit gerade in Bezug auf Fremdwährungen zu erleichtern, stehen die genannten Felder zusätzlich nochmals in der OP-Währung zur Verfügung. Diese Felder können auf übliche Art und Weise mit dem Spalteneditor beliebig ein- und ausgeblendet sowie platziert werden. Des Weiteren wird der Zahlbetrag des gesamten Zahlungslaufs nun auch im Kopfbereich angezeigt Funktion zum Ändern des Bankbezug im Zahlungslauf (13.2.0) In bestehenden Zahlungsläufen kann über das Funktionsmenü nun auch dann der Bankbezug geändert werden, wenn der betroffene Zahlungslauf bereits Positionen enthält. Dabei wird der Bankbezug der Positionen entsprechend angepasst. Seite 18 von 28

19 1.15 Sachkonto in manueller Zahlung erlauben (13.3.0) Neben den beiden Modi Debitor und Kreditor gibt es in manuellen Zahlungen nun den neuen Modus Sachkonto. Mit diesem Modus kann statt eines Personenkontos nun auch ein Sachkonto bebucht werden. Des Weiteren ist es nun möglich, bei Bedarf einen Steuercode mit anzugeben. Dieser wird bei Auswahl des Kontos wie gewohnt aus den Kontenstammdaten ermittelt. Der Modus Sachkonto zeigt zusätzlich immer die komplette Auswahl an vorhanden Debitoren- und Kreditorenadressen an. Primär macht diese Funktion bei direktem Fibu-Export oder per COM Sinn, da dort grössere Restriktionen bei der Zuweisung von Konten bzgl. des Typs herrschten Kunden/Lieferanten mit offenen Zahlungen im automatischen Zahlungslauf kennzeichnen (13.3.0) Existieren zu einem Kunden/Lieferanten bereits erfasste, offene Zahlungen, wird dies nun im Zahlungsvorschlag mit Hilfe eines speziellen Symbols angezeigt Bankverbindung mit allen Adressfelder, PLZ-Validierung, Kartenfunktion und IBAN optimiert (13.3.0) In den Bankverbindungen wurden sämtliche Felder der Adressdaten freigeschaltet. Somit kann die Adresse des Zahlungsempfängers/Zahlungspflichtigen abweichend vom Kunden/Lieferanten gepflegt werden. Zudem wird die IBAN zur besseren Lesbarkeit nach der Eingabe in 4er-Blöcke unterteilt. Weiter wird auch an dieser Stelle aufgrund der PLZ-Eingabe der Ort ermittelt bzw. vorgeschlagen und die Adresse auf der Karte angezeigt resp. bei vorhandenem CRM-Modul die Umkreissuche gestartet. Seite 19 von 28

20 2 Zahlsperre Im Zusammenhang mit dem neuen Zahlungsmodul wurde eine Funktion Zahlsperre implementiert. Somit ist es möglich, konkret Kunden und Lieferanten bzw. die daraus erfassten Belege von Zahlungen zu sperren resp. diese vor der Zahlung individuell dafür freischalten zu müssen. Somit kann eine Art Zahlungsfreigabe- Kontrolle geführt werden, die in einer späteren Version 13 im Rahmen des neuen Zahlungsmoduls erweitert wird. Die Zahlsperre ist in diesem Sinn keine Sperre zur Verhinderung der Bezahlung eines offenen Postens, sondern um gewisse Belege im automatischen Zahlungsvorschlag auszuschliessen. Nach einem Update auf die Version 13 bleibt dieser Wert standardmässig False. 2.1 Zahlsperre im Auftrag Stammdaten Kunden und Lieferanten Hier wurde auf der Seite Optionen diese neue Funktion Zahlsperre implementiert Belege Im Beleg selbst wurde die Seite Optionen über das Feld Zahlsperre ergänzt, so dass die Einstellungen des Kunden/Lieferanten übernommen werden. Sie können im Einzelfall wieder übersteuert werden. Seite 20 von 28

21 2.2 Zahlsperre im Rechnungswesen OPOS Stammdaten Debitoren und Kreditoren Hier wurde auf der Seite Zahlungskonditionen diese neue Funktion Zahlsperre implementiert Buchen und Dialog Offene Posten Die erwähnte Funktion wird nun bei der Generierung eines offenen Postens übernommen und kann im Einzelfall hier oder spätestens in der OP-Verwaltung übersteuert bzw. freigeschaltet werden. Hinweis: Die Funktion Zahlsperre ist schon seit langer Zeit verfügbar; es handelt sich daher nicht um ein neues Feature. Vielmehr wurde dem Umstand Rechnung getragen, dass dies nun bereits auf dem Debitor/Kreditor vorbelegt werden kann. Seite 21 von 28

22 3 Neue Zahlungsarten SEPA-Basis und SEPA- Firmenlastschrift (D-A-CH) 3.1 Generelle Information Bereits in der Version wurde auch im Mandantenland Schweiz im Hinblick auf das neue Zahlungsmodul bzw. SEPA-Lastschriftverfahren, diverse Erweiterungen an unterschiedlichen Stellen vorgenommen. Mit D-A-CH in der Skalierung Platin ist es nun möglich, in den Mandantenländern Deutschland und Österreich mit dem neuen Zahlungsmodul SEPA-Basis- oder SEPA-Firmenlastschriftsaufträge zu erstellen. Weitere Informationen zur Einführung und Handhabung von SEPA inkl. den entsprechenden Stammdaten entnehmen Sie bitte der weiterführenden Dokumentation SEPA_Checkliste auf unserer DVD und Webseite. Beachten Sie zudem, dass sämtliche ab Kapitel 4.3 erwähnte Funktionen nur in den Mandantenländern Deutschland und Österreich zur Verfügung stehen. 3.2 Wartungsassistent SEPA-Prüfroutinen Unter Wartung / Programm stehen SEPA-Prüfroutinen zur Verfügung. Aus den in Kapitel 5.1 erwähnten geplanten Erweiterungen, auch für die Schweiz, wurde diese bereits im Mandantenland Schweiz implementiert. Seite 22 von 28

23 3.3 Neue Zahlungsarten SEPA-Basislastschrift und SEPA- Firmenlastschrift im Kunden-/Debitorenstamm Im Auftrag unter den Kunden auf der Seite Zahlung bzw. im Rechnungswesen unter den Debitoren auf der Seite Zahlungskonditionen wurde ein neuer Bereich Mandatsinformationen geschaffen. Dort können die entsprechenden Lastschriftinformationen erfasst werden. Auch über diese Anwendung gibt die in Kapitel 5.1 erwähnte SEPA-Checkliste weitere Auskünfte. 3.4 Neue Funktion Zahldatum für SEPA-Lastschrift automatisch ermitteln Wenn im Assistenten für den Zahlungsvorschlag die Checkbox Zahlungen Kunden aktiviert wird, aktiviert sich automatisch auch die Checkbox Zahldatum für SEPA-Lastschrift automatisch ermitteln. Dadurch wird anhand der Vorlaufstage das korrekte Einzugsdatum ermittelt. Wird diese Checkbox deaktiviert, wird der im Feld Zahldatum enthaltene Wert dafür verwendet. Hinweis: Bei Zahlungen Lieferanten ist diese Funktion nicht verfügbar. Seite 23 von 28

24 3.5 Neue Zahlungsarten SEPA-Basislastschrift und SEPA- Firmenlastschrift im Zahlungslauf Zahlungsläufe mit der Zahlungsart SEPA-Lastschrift können nur über den Vorschlag erstellt werden. Hintergrund sind die unterschiedlichen Datenformate und Bankvorlauffristen für SEPA-Basis- und SEPA- Firmenlastschrift zzgl. des sich aus der Nutzung ergebenen bzw. vereinbarten Typs erst-/einmalig oder wiederkehrend. Hinweis: Damit der Einzug pünktlich zum angekündigten Termin realisiert werden kann, müssen die Bankvorlauffristen beachtet werden. Stellen Sie dazu den Auswahlfilter Vor Fälligkeit zahlen auf z. B. 7 Tage ein. Es empfiehlt sich daher, den Zahlungsverkehr für Debitoren separat vom Zahlungsverkehr für Kreditoren zu bearbeiten. Einschränkung: Als Zahlungsart stehen nur Zahlungsausgang / -FW und Zahlungseingang (die Typen für den SEPA-Zahlungseingang fehlen zur Verfügung. 3.6 Banken/IBAN Österreichische Banken verfügen jetzt über die Information des Bankrechner-Kennzeichens. Dieses wird mit in den Zahlungslauf übernommen. Die programminterne IBAN-Berechnung steht nicht mehr zur Verfügung. 3.7 Neue Funktion Frei definierbare Zusammenfassung von Offenen Posten (13.1.0) Der Zahlungsverkehr wurde um die Möglichkeit erweitert, die Zusammenfassung von OPs nach einer vom Anwender festgelegten Anzahl vorzunehmen. Diese Angabe kann im Zahlungsvorschlag als auch in manuellen Zahlungsläufen vorgenommen werden Hintergrund Die bisher genutzte Zusammenfassung von 14 OPs je Zahlung galt insbesondere für DTA-Zahlungen. Damit wurde gewährleistet, dass die Verwendungszwecke der einzelnen Positionen im DTA-File Platz fanden. Da für SEPA-Transfers weniger Zeichen für Verwendungszwecke zur Verfügung stehen, konnte man mit einer 14-er Zusammenfassung nicht alle Verwendungszwecke in der Transferdatei unterbringen. Mit der neuen, freien Zusammenfassung kann der Anwender, je nachdem wie lang die Verwendungszwecke der Positionen üblicherweise sind, selbst steuern, wie viele OPs zusammengefasst werden sollen Zahlungsvorschlag Seite 24 von 28

25 3.7.3 Manueller Zahlungslauf Auswirkung/Darstellung Ausblick Für eine spätere Version ist geplant, dass die Zusammenfassung von OPs, je nach Länge der Verwendungszwecke, dynamisch vom Programm vorgenommen wird. Seite 25 von 28

26 3.8 Neue Funktion Freie Zahlung erfassen (13.1.0) In der OP-Verwaltung ( Offene Posten/Bearbeiten ) steht eine Funktion Freie Zahlung erfassen Erfassung einer freien, OP-unabhängigen Zahlung zur Verfügung. zur Hinweis: Geplant ist einem der nächsten Versionen, diese Funktion auch für das Mandantenland Schweiz allerdings losgelöst von D-A-CH zu implementieren. Seite 26 von 28

27 3.9 Dokument Hinweise zur SEPA-Umstellung (13.1.0) Es existiert nun sowohl in den Masken des Zahlungsverkehrs als auch im Kunden-/Debitorenstamm ein Schalter für Hinweise zur SEPA-Umstellung. Dort sind alle notwendigen Schritte beschrieben, die für eine reibungslose SEPA-Umstellung in SelectLine zu beachten sind Anpassung beim Drucken von SEPA-Mandanten (13.2.0) Über einen Schalter in der Bankverbindung ist es nun möglich, das Mandat des aktiven Kunden zu drucken. Dabei wird der Druckdialog direkt mit den speziellen Parametern des gewählten Mandats befüllt, so dass keine weitere Filterung durch den Anwender notwendig ist. Zudem wurde die allgemeine Logik des Mandatsdrucks überarbeitet. Ruft man die Druckmöglichkeit aus dem Funktionsmenü des Kundenstamms heraus auf, werden grundsätzlich alle Mandate, ungeachtet ihres Status, gedruckt. Dies weicht insofern vom bisherigen Vorgehen ab, als dass vor der Anpassung nur Mandate mit dem Status erstellt in den Druck gelangten. Das hatte zur Folge, dass bereits aktive Mandate nicht erneut gedruckt werden konnten Aus Fremdsoftware übernommene Mandate nutzen (13.3.0) In SEPA-Lastschriftsmandaten kann nun hinterlegt werden, ob sie bereits in einer Fremdsoftware verwendet wurden. Diese Kennzeichnung ist notwendig, um die korrekte Vorlauffrist für die Einreichung der Zahlungsdateien bei der Bank ermitteln zu können. Seite 27 von 28

28 4 Bankassistent 4.1 Neue Funktion Als gesperrt kennzeichnen Für Suchtexte aus Vorgang manuell oder Suchtexte in den Einstellungen, wurde die neue Option Als gesperrt kennzeichnen eingeführt. Damit können gefundene Positionen automatisch für das Buchen gesperrt werden: Seite 28 von 28