med.logistica, Visions to reality Visality Consulting GmbH Ihr Ansprechpartner: Dr. Marco Emmermann Managing Partner

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1 Ihr Ansprechpartner: Dr. Marco Emmermann Managing Partner Tel.: +49 (0) Mobil: +49 (0) marco.emmermann@visality.de Strategische Neuausrichtung von Krankenhäusern durch den Einsatz eines Healthcare-Control-Center-Tools in Verbindung mit logistischem Prozess-Management med.logistica, Visality Consulting GmbH Puschkinallee 3, Potsdam Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) info@visality.de Das dieser Unterlage zugrunde liegende Vorhaben wurde mit Mitteln des Ministeriums für Wirtschaft und Europaangelegenheiten des Landes Brandenburg und der EU gefördert. Die Verantwortung für den Inhalt der Veröffentlichung liegt beim Autor.

2 Visality Detailliertes, praxisnahes Branchen-Know-how sowie Prozess- und Methodenkompetenz gepaart mit dem notwendigen Pragmatismus bei der Umsetzung sind unsere Stärken Europäische Top-500 und mittelständische Unternehmen sind unsere Kunden Aviation Healthcare Das Visality-Team hat weit mehr als 500 Projekte bei über 180 international aufgestellten Unternehmen erfolgreich abgeschlossen Kernkompetenz ist die Beratung von der Strategieentwicklung bis zur erfolgreichen Konzeptumsetzung aus einer Hand Logistics Hospitals Hohe Methoden- und Tool- sowie Kommunikationsund Moderationskompetenz mit integriertem Projektund Change-Management Erfolgreiche Entwicklung und Implementierung von innovativen Strategien, Prozessen, Tools und Organisationen Eigentümergeführtes, leistungsstarkes und unabhängiges Consulting-Team (15 Mitarbeiter) Führend in der Strategie-, Prozess- und Logistik- Beratung Transport Industry 2

3 Ausgewählte Referenzen Healthcare-Branche Visality-Mitarbeiter begleiten seit über 25 Jahren erfolgreich Unternehmen der Healthcare-Branche bei der strategischen Weiterentwicklung sowie der Konzeption und Realisierung von logistischen Best-Practice-Lösungen 3

4 Ausgewählte Referenzen alle Branchen Das Visality-Team hat weit mehr als 500 Projekte bei über 180 international aufgestellten Unternehmen erfolgreich abgeschlossen Ministerium: Wirtschaft, Energie, Verkehr, Landesentwicklung / 4

5 Steuerungslogik und Verantwortlichkeiten der Aviation-Wertschöpfungsketten Visality entwickelte gemeinsam mit der Lufthansa und dem Flughafen Frankfurt das Konzept eines integrierten Hub-Control-Centers (HCC) HCC A1/2) Inbound- Koordinatoren B1) A/C- Koordinatoren Anfrage Hebel von D) an A), B) D1) Transfer- Koordinatoren Pax D2) SO-Transfer- Koordinator Baggage Vorgaben von C) für A), B), D) C) Outbound- Koordinatoren Positionierung Bodenabfertigung Abzug/ Bereitstellung COB Anflug-/Rolloptimierung kritische Umsteiger RDS kritisches Gepäck DTS RHP und Departure Gesamtsteuerung B2) Vorfeld-Koordinator Rampe Fokus: Gesamtsystem ONB Fokus: Einzelereignisse Luke zu/ OFB Fokus: Gesamtsystem t 5

6 Hub Control Center: Cargolux und LuxairCargo Visality hat bereits erfolgreich für mehrere Airlines und Flughäfen ein Hub Control Center zur Echtzeit-Steuerung von Aviationprozessen konzeptioniert und umgesetzt Übersicht über alle relevanten Kennzahlen Live-Aufnahmen Mehrere Arbeitsplätze vom Vorfeld direkte und Abstimmung anderen prozessrelevanten Verantwortlichen zwischen Bereichen Zusammenarbeit im Leitstand Live-Aufnahmen vom Vorfeld und anderen prozessrelevanten Bereichen Zugriff auf alle relevanten Systeme zur direkten Anpassung Dokumente zur Entscheidungsunterstützung im Leitstand 6

7 Zielzustand mit einem sektorübergreifenden Prozessmanagement Ein Prozessmanagement wird über die Anwendung logistischer Methoden erheblichen Einfluss auf die Durchlaufzeiten und Verweildauern sowie auf die kapazitativen Durchsätze und Flexibilitäten entwickeln Einweiser Ärzte, KHs usw. Krankenhaus Ganzheitliche Systemsicht (Aufträge, Personal, Kapazitäten, Infrastruktur, IT, ) Nachsorge Rehazentren, Pflegedienste, nachsorgende Ärzte usw. PULL PUSH MVZ / niedergelassene Ärzte Untersuchung Vorleistungen Einweisung Aufnahme Diagnostik Klinik MVZ / niedergelassene Ärzte / Rehezentren Therapie klinische Pflege Entlassung Rehabilitation Nachsorge Steuerungsfokus eines sektorübergreifenden Prozessmanagements Häusl. Pflege 7

8 taktisch strategisch Kriterien Gesamtsumme Rang Gewichtung Optimum Eignung Optimum Ist-Situation Alternative 1 Alternative 2 Bewertung Punkte Bewertung Punkte Bewertung Punkte Optimum Healthcare-Control-Center-Konzept Für die Realisierung eines Healthcare Control Centers (HCC) sind 9 Bestandteile auszugestalten, die eine umfassende Prozesssteuerung ermöglichen Unternehmens-Zielsystem: Balanced Scorecard Operationalisierung der Ziele aus der Strategie inkl. zeitl. Ziele (JIT) Finanzen Kunden/Markt Prozesse Mitarbeiter Vision und Mission Umweltpolitik Gesetze, Verordnungen, Verwaltungsvorschriften Anforderungen der Stakeholder Angebot der Wettbewerber Top-Ziele auf Geschäftsführungs-Ebene operationalisierte Bereichsziele Status Quo Medizinische Qualität Prozessmanagement 1 2 Definition eines Prozess-Managements nach logistischen Prinzipien Einweiser Ärzte, KHs usw. PULL Krankenhaus Ganzheitliche Systemsicht (Aufträge, Personal, Kapazitäten, Infrastruktur, IT, ) PUSH Nachsorge Rehazentren, Pflegedienste, nachsorgende Ärzte usw. Erstellen einer Aufbauorganisation und neuer Weisungsbefugnisse sowie der Kommunikationsmatrix Ärztlicher Vorstand Vorstand Krankenhaus- Ressourcen- Koordinator Pflegevorstand Kaufmännischer Vorstand Wissenschaftlicher Vorstand Klinik Performance Gremium Klinikleitung Chief Operations Officer Berichte Entscheidungsbedarfe Eskalationen Healthcare Control Center Entlass- Koordinator Ziele Entscheidungen Interventionen Einweiser- Koordinator 3 Wirtschaftlichkeitsziele MVZ / niedergelassene Ärzte Klinik MVZ / niedergelassene Ärzte / Rehezentren Ltg. Poliklinik PD-Ltg. Zentren Ltg. Ltg. Sozialdienst Pako Handlungsfelder zur Erreichung der Unternehmensziele : Qualitätsmanagement im engeren Sinne management management (Strategisches) Management Arbeitsschutz- Umwelt- Nachhaltigkeitsmanagement Prozessmanagement Zeit Finanzen Vorleistungesuchung Unter- Einweisung erweitert Therapie Rehabilitation Aufnahme Diagnostik Entlassung klinische Pflege Nachsorge Häusl. Pflege Steuerungsfokus des Leitstandes erweitert Ltg. MVZs Ltg. Terminierer Ltg. Schreibdienste Ltg. ZNA Ltg. OP/ITS/IMC Ltg. Med-Controlling Ltg. Pat.-Aufnahme Ltg. Logistik KAM / CAs Ltg. FuDiagnostik Schnittstellen zum Healthcare Control Center Integriertes Projekt-Management mit nutzbaren Lösungsbausteinen 9 Healthcare Control Center Prozessuales Zustands- Monitoring 4 Einweiser-Koordinator Ressourcen-Koordinator Entlass-Koordinator Definition von Maßnahmen 8 7 Ermittlung von Potenzialen und Nachweis von Wirtschaftlichkeiten Erarbeitung prozessualer Kennzahlen und deren Zielwerte 6 Entwicklung der Ist-Prozesse zu Best-Practice-Prozessen 5 8

9 Optimierungsparameter im Prozessmanagement Ein wirksames Prozessmanagement muss sowohl top-down im Zielbild als auch bottom-up in der Ausbildung geeigneter Mitarbeiter verankert werden Medizinische Qualität Optimum Status Quo Prozessmanagement Optimum Zeit Optimum Finanzen

10 Erweiterte Führungsorganisation zur Prozessmanagement-Realisierung Der Vorstand sollte durch einen Chief Operations Officer mit dem Fokus auf das Prozessmanagement und die optimale Prozess-Steuerung unterstützt werden Vorstand Klinik Performance Gremium Ärztlicher Vorstand Pflegevorstand Kaufmännischer Vorstand Wissenschaftlicher Vorstand Klinikleitung Chief Operations Officer Einweiser- Koordinator Berichte Entscheidungsbedarfe Eskalationen Healthcare Control Center Krankenhaus- Ressourcen- Koordinator Ziele Entscheidungen Interventionen Entlass- Koordinator Ltg. Poliklinik PD-Ltg. Zentren Ltg. Ltg. Sozialdienst Pako Ltg. MVZs Ltg. ZNA Ltg. Pat.-Aufnahme KAM / CAs Ltg. Terminierer Ltg. OP/ITS/IMC Ltg. Logistik Ltg. FuDiagnostik Ltg. Schreibdienste Ltg. Med-Controlling Schnittstellen zum Healthcare Control Center 10

11 Ausgestaltung eines Healthcare Control Centers Beispielhafte Darstellung eines Healthcare Control Centers gemäß des von Visality entwickelten Steuerungsmodells Healthcare Control Center Einweiser Krankenhaus 1 bis n Nachsorge Poliklinik MVZ 1 MVZ 2 MVZ 3 MVZ 4 MVZ 5 Rettung Einweiser Klinika ZNA OP ITS IMC Zentren Ambulanz Belegung Erlöse Diagnostik Pflege Planung Standort 1 Standort 2 Standort 3 PaKo SD Geriatrische Pflege Sanitätshaus Care Pflegedienste GKV Reha PKV Einweiser- Koordinator Krankenhaus- Ressourcen-Koordinator Entlass- Koordinator Pull = Auslastung Prozesskosten Fall-Beitrag Termintreue Durchlaufzeit Push = Verweildauer 11

12 Healthcare Control Center Ermöglichung eines Prozessmanagements Das Healthcare Control Center etabliert ein kennzahlenbasiertes Prozessmanagement im Unternehmen und leistet einen essenziellen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele Die erwartete Wirkung der Maßnahmenumsetzung wird nachverfolgt! 3 Projekt- Management 1 Prozess- Controlling Monitoring und Analyse des Status Quo anhand von nutzenorientierten Kennzahlen- Übersichten zur Identifikation von Problemen und Engpässen Prozessmanagement 2 Prozess- Optimierung Schwachstellen und Engpässe sind kennzahlenbasiert identifiziert! Strukturierte Bearbeitung umzusetzender Maßnahmen durch integrierte Projekt- Management-Methoden und teilautomatisierte Tools Identifikation von Erfolgsfaktoren zur Prozess-Optimierung, Ableitung sinnvoller Kennzahlen sowie den Prozess verbessernder Maßnahmen zur Hebung definierter (monetärer) Potenziale Maßnahmen zur Potenzialhebung werden in die Umsetzung überführt! 12

13 HealthcareBelegungs-Management Prozessanalyse Erfolgsfaktoren Prozesskennzahlen Potenziale Maßnahmen Belegungs- Management Neue Prozess- Vorlage öffnen Aufnahme Behandlungs- Management Theorie zur Prozessdokumentation Transportdienst/RTW Liegend-Vorfahrt od. fußläufiger Patient Arzt ZNA Anamnese Max. 20 Minuten nach Ankunft Diagnostik Befundung Max. 40 Minuten nach Ankunft Betten-Management Bettensuche bei stationärer Aufnahme Max. 30 Minuten nach Ende Behandlung VWD-/Entlass- Management Admin Patientenanmeldung Sofort nach Ankunft Arzt ZNA 8 Ggf. Anforderung Fein- Diagnostik Behandlung Arzt ZNA Diagnose-Besprechung Max. 20 Minuten nach Befundung interner Transportdienst Transport zur Station bei stationärer Aufnahme Anästhesie Max. 40 Minuten nach Ende Behandlung Triage Apotheke Triage-Kraft Ggf. Übernahmegespräch mit Notarzt interner Transportdienst Ggf. Transport zur Diagnostik Arzt ZNA Behandlung Servicekraft Reinigung Trage und Neubezug Max. 10 Minuten nach Verlassen der ZNA Einkauf Einw eiser- Management Triage-Kraft Durchführung Triage Max. 10 Minuten nach Ankunft Diagnostik Ggf. Fein-Diagnostik Legende: 4 10 Max. 20 Minuten nach Anforderung Fein-Diagnostik Arzt ZNA Leistungsdokumentation 16 Materialversorgung OP Patiententransport Verantwortlichkeit Prozessschritt Nr. Service Level Agreement (SLA) Triage-Kraft Ergänzung der Vital- Parameter Stationsarzt Ggf. Anforderung Konsil Entlassung aus ZNA Arzt ZNA Ambulante Entlassung od. stationäre Aufn./Kurzliegerstation...keine Kennzahlzuordnung ZNA...keine bzw. geringe Kennzahlenabweichung...alarmierende Kennzahlenabw eichung...problematische Kennzahlenabw eichung Befundung Diagnostik 6 Erstellung Erst-Befunde (Labor) Konsiliarius Ggf. Durchführung Konsil Max. 30 Minuten nach Anforderung Konsil Arzt ZNA Arztbrief schreiben bei ambulanter Entlassung Max. 30 Minuten nach Ende Behandlung Healthcare Control Center Funktionsüberblick Das Healthcare Control Center bietet unterschiedliche Management-Funktionalitäten in drei Modulen zur Analyse des Status quo, der Optimierung von Prozessen und dem dafür begleitenden Projekt-Management 1 Prozess-Controlling Monitoring von Leistungseinheiten und Prozessketten anhand von Soll- Ist-Abweichungen 1 2 Prozess-Optimierung 2 3 Detaillierte Prozessbeschreibung ZNA - Prozessanalyse Prozessuale Kennzahlen Potenzial aus der Kennzahlenverbesserung Geeignete Maßnahmen zur Kennzahlenbeeinflussung Kontinuierliche Messung der Prozesstreue und Aufzeigen von Optimierungspotenzialen 3 Projekt-Management Projektinitialisierung zur Umsetzung der Maßnahmen und Realisierung der Potenziale 13

14 Healthcare Control Center Funktionen im Modul Prozess-Controlling Das Modul Prozess-Controlling dient dem Monitoring und der Analyse des Status quo anhand von nutzenorientierten Kennzahlen-Übersichten 1 1 Strategisches Monitoring Gibt in Form prozessualer Top- Kennzahlen dem Management Auskunft über zentrale Parameter und die Erreichung der gesetzten Ziele Zentrums-Monitoring Stellt den In- und Output des Patientenstroms den verfügbaren Kapazitäten gegenüber und misst die resultierenden Qualitäten Optimierungs-Monitoring Zeigt für alle ausgewählten Handlungsfelder den erreichten Optimierungszustand und die ggf. bereits gehobenen Anteile am Gesamtpotenzial Zustands-Monitoring Liefert Überblicke über Hausparameter wie Pünktlichkeit, Auslastung, rechtzeitige Prozess-Anstöße, Personalsituation sowie Patientenströme EBITDA-Beiträge Schlüsselt den wirtschaftlichen Erfolg baumartig in seine steuerbaren Bestandteile auf und zeigt deren Veränderungen gegenüber der Vorperiode 14

15 Healthcare Control Center Funktionen im Modul Prozess-Optimierung Das Modul Prozess-Optimierung dient der Identifikation von Erfolgsfaktoren und der Ableitung sinnvoller Kennzahlen sowie Verbesserungsmaßnahmen zur Hebung definierter (monetärer) Potenziale 2 2 Prozess- Analyse Erfolgsfaktoren Prozess- Kennzahlen Potenziale Maßnahmen Kundenspezifische Soll-Prozesse werden in das Tool integriert Typische prozessorientierte Erfolgsfaktoren werden den Prozessschritten zugeordnet und Optimierungsfelder festgelegt In den Optimierungsfeldern messen Kennzahlen permanent die Abweichung von definierten Zielzuständen Zur Auswahl der wichtigsten Maßnahmenbereiche zeigen vorberechnete Potenziale den Wert der noch erzielbaren Kennzahlen- Verbesserung Maßnahmenvorschläge können aktiviert und deren Fortschritt im Modul Projekt- Management sowie deren Wirkung in den Kennzahlen nachverfolgt werden 15

16 Healthcare Control Center Funktionen im Modul Projekt-Management Das Tool unterstützt den durchgängigen Projektmanagement-Zyklus von Projektbeantragung bis -controlling und bietet darüber hinaus zahlreiche anpassbare Vorlagen aus langjähriger Beratungserfahrung 3 3 Projektanträge Projektdurchführung Projektreview Projektcontrolling Lösungsbausteine Maßnahmen werden zu einem Projekt verdichtet, dieses nach vordefinierten Standards beschrieben und einem Gremium zur Genehmigung vorgelegt Der genehmigte Projektstatus wird für spätere Abgleiche eingefroren. Die Maßnahmen werden bearbeitet und deren Status im Tool permanent dokumentiert Alle Projekte werden regelmäßigen Reviews unterzogen und die Validität der Fortschritte je Maßnahme gemeinsam bewertet und ggf. Risiken dokumentiert Den Entscheidern werden wesentliche Abweichungen in Dauer, Aufwand, Kosten und Risiken jederzeit auf Knopfdruck transparent dargestellt Lösungsbausteine unterstützen sowohl die Projektbeantragung, als auch die Projektduchführung und können leicht auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden 16

17 Vorteile und Nutzen des Healthcare-Control-Center-Tools Die Einführung und Nutzung des Healthcare-Control-Center-Tools in Form einer neugeschaffenen Rolle führt zu deutlichen Vorteilen für den Nutzer Das Healthcare-Control- Center-Tool bildet die Standard- Prozesse ab misst die Einhaltung von Service- Level (SLA) Vorteile für den Nutzer schafft Transparenz in den Abläufen alarmiert rechtzeitig bei zeitlichen Engpässen unterstützt eine pünktliche Abrechnung vermeidet Fehler und Doppelarbeiten 17

18 Managementteam der Visality Erfolgreiche Visionäre sind die wahren Realisten Dr. Marco Emmermann Managing Partner +49 (0) Stefan Wollschläger Partner +49 (0) Daniel Kieffer Partner +49 (0) Visality Consulting GmbH Puschkinallee Potsdam Deutschland Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) info@visality.de 18

19 Beratungsfelder: Corporate Strategy Logistics Strategy Performance Assessment Processes & IT Outsourcing & Tender Management Project Management & Implementation 19