Hybrides Projektmanagement für agile Projekte in mittelständischen und großen Unternehmen

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1 Hybrides Projektmanagement für agile Projekte in mittelständischen und großen Unternehmen Rainer Wendt, masventa Business GmbH, Juli 2017 PMI, the Registered Education Provider logo, PMBOK, PMP, PgMP, PfMP, CAPM, PMI-SP, PMI-RMP, PMI-ACP, PMI-PBA, the PMI logo, and the PMP logo and PMBOK are marks of the Project Management Institute, Inc. IIBA, the IIBA logo, BABOK and Business Analysis Body of Knowledge are registered trademarks owned by International Institute of Business Analysis. CBAP and the CBAP logo are registered certification marks owned by International Institute of Business Analysis. Certified Business Analysis Professional, EEP and the EEP logo are trademarks owned by International Institute of Business Analysis. Certification of Competency in Business Analysis, CCBA and the CCBA logo are trademarks owned by International Institute of Business Analysis. Tel Fax crm@masventa.de

2 Agenda Vorstellung Klassisch oder Agil? Blending und Tailoring Rollen im Projekt Mikro- und Makromanagement Der Product Owner als zentrale Figur Die Vorteile von User Stories Fazit Hybrides Projektmanagement Juli

3 Vorstellung Dipl. Ing. Rainer Wendt, CBAP, PMP, PMI-PBA, PMI-ACP Ing. Nachrichtentechnik 25+ Jahre internationale IT Erfahrung in - Softwareentwicklung und -architektur - Projektleitungen in Telekommunikation und Finanzindustrie - Anforderungsmanagement, Business Analyse - Risikomanagement - Change Management - Training, Coaching - u.v.m Geschäftsführer der masventa Business GmbH President IIBA Chapter Germany Hybrides Projektmanagement Juli

4 Kurzprofil masventa Business GmbH Gründung im März 2007 durch Rainer Wendt Sitz Alsdorf bei Aachen Hohe Expertise im Business- & Technologiebereich durch langjährige Konzern- und Mittelstandserfahrung Business Analyse Anforderungsmanagement und Kommunikation zwischen Business und IT Business Intelligence BI-Anforderungsanalyse, Reporting, Data Warehousing, Performance Management Projektmanagement Angewandte Best Practises zur erfolgreichen Führung von Projekten Prozessmanagement und -optimierung Nachhaltige Prozessverbesserungen zur Wertsteigerung des Unternehmens Hybrides Projektmanagement Juli

5 - das Portfolio-ABC auf einen Blick Academia Business Analysis & Project Management Trainings Public, In-House & Live Online Training s IIBA Endorsed Education Provider PMI Registered Education Provider Business Solutions Business Intelligence Self Service BI PowerPivot Support & Governance End User Computing Management End User Computing Governance, Risk & Compliance Consulting Bereitstellung von zertifizierten Experten Konzepterstellung Coaching Business Analyse Business Intelligence Projektmanagement Prozessoptimierung Hybrides Projektmanagement Juli

6 Einige Kunden und Partner Hybrides Projektmanagement Juli

7 Projektbilanz der CHAOS Report 16% erfolgreich ohne Abstriche 31% wurden ganz abgebrochen 53% waren problematisch (Gründe siehe Balkendiagramm) 53% 31% 16% Cancelled Sucessful Challenged Lack of User Input Incomplete Requirements & Specifications Changing Requirements & Specifications Lack of Executive Support Technology Incompetence Lack of Resources Unrealistic Expectations Unclear Objectives Unrealistic Time Frames New Technology 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% Quelle: CHAOS Report by The Standish Group, 2014, 365 Respondents Hybrides Projektmanagement Juli

8 Klassisch oder Agil? Hybrides Projektmanagement Juli

9 Wasserfall-Phasen vs. Agile Iterationen Planung 4 Wo Planung M1 Design Entwicklung Test Planung 8 Wo Design M2 Design Entwicklung Test Planung 12 Wo Entwicklung M3 Design Entwicklung Test Planung 16 Wo Test M4 Design Entwicklung Test Hybrides Projektmanagement Juli

10 Scrum - die populärste agile Vorgehensweise Geschäftsanforderungen Business Requirements User Stories (Epics) laufend priorisieren Genügend Anforderungen für die nächste Iteration festlegen und Akzeptanzkriterien erstellen Anforderungen implementieren und täglich besprechen Ergebnis demonstrieren und vorläufige Abnahme erreichen, liefern! Quelle: Wikipeda Hybrides Projektmanagement Juli

11 Inverting the Triangle Resourcen & Zeit sind unsicher Finaler Anforderungsumfang ist unsicher From Ryan Matena, Ready for Agile, Hybrides Projektmanagement Juli

12 Laufende Priorisierung H M L Product Backlog Sprint Backlog Hybrides Projektmanagement Juli

13 Ist Agil gut oder schlecht für mein Projekt? Einige typische (Vor-)urteile aus der Sicht des Fachbereiches Mehr Beteiligung für uns! Der Fachbereich legt immer die Prioritäten fest für jeden Sprint Changes are always welcome wir können immer noch alles ändern Ready-to-use Produktfeatures sofort nach jedem Sprint Fail Fast: Falls ein Sprint unbrauchbare Resultate liefert der Schaden ist begrenzt Wir arbeiten in einem Team ohne Grenzen zwischen Kunde und Lieferant Keine schriftliche Spezifikation Mehr Zeitaufwand für uns Bedingungen für Meilensteine nicht erfüllt Dokumentation unzureichend für Compliance und Audits Liefergegenstände sind nicht genau genug definiert im Vertrag Es wird zu wenig geliefert Am Ende reicht die Funktionalität nicht aus Sind Festpreis- bzw. Werkverträge überhaupt möglich? Hybrides Projektmanagement Juli

14 Welcher Weg ist nun weniger riskant? Hybrides Projektmanagement Juli

15 Durchatmen! Man muss sich nicht zwischen rechts und links entscheiden! Hybrid Klassisch Agil Hybrides Projektmanagement Juli

16 Blending Hybrides Projektmanagement Juli

17 Tailoring Hybrides Projektmanagement Juli

18 Kommunikation: Daily Stand-up Was habe ich gestern gemacht? Was mache ich heute? Welche Hindernisse sehe ich? IIBA Germany Hybrides Chapter Projektmanagement e.v. 18 Juli

19 Transparenz: Big Visible Boards Hybrides Projektmanagement Juli

20 Big Visible Boards IIBA Germany Hybrides Chapter Projektmanagement e.v. 20 Juli

21 Transparenz: Burn-Down-Chart langsam schnell By I8abug (Own work) [CC BY-SA 3.0 ( via Wikimedia Commons Hybrides Projektmanagement Juli

22 Empirik und Lessons Learned Hybrides Projektmanagement Juli

23 Rollen und Verantwortlichkeiten in Scrum Sponsor Stakeholders ScrumMaster Product Owner Projektmanager Business Analyst Scrum Team Hybrides Projektmanagement Juli 2017 Quelle: Watermark Learning 23

24 Agiles Projektmanagement im klassischen Umfeld Detaillierte Business Analyse der betroffenen Prozesse Anforderungsmanagement Konzepterstellung mit Verifikation durch das Business Business Case Projektinitiierung und Zieldefinition Planung und Umsetzung Messung / Validierung Projektabschluss Hybrides Projektmanagement Juli

25 Agiles Projektmanagement im klassischen Umfeld Detaillierte Business Analyse der betroffenen Prozesse Anforderungsmanagement Konzepterstellung mit Verifikation durch das Business Business Case Projektinitiierung und Zieldefinition Agile Planung und Umsetzung Messung / Validierung Projektabschluss Hybrides Projektmanagement Juli

26 Reporting vom Mikro- zum Makromanagement Planung Design Entwicklung Test Reports/ Deliverables Programm (Makrosicht) M1 M2 S1 M3 M4 = Go Live Projekt 1 AGILITY Projekt 2 AGILITY Planung Design Entwicklung Test Planung Design Entwicklung Test Planung Design Entwicklung Test Planung Design Entwicklung Test SIT & UAT Projekt 3 Planung Design Planung Design AGILITY Entwicklung Entwicklung Test Test Hybrides Projektmanagement Juli

27 Rollen und Verantwortlichkeiten in Scrum Sponsor Stakeholders ScrumMaster Product Owner Projektmanager Business Analyst Scrum Team Hybrides Projektmanagement Juli 2017 Quelle: Watermark Learning 27

28 Die zentrale Figur im Fachbereich: der Product Owner Hybrides Projektmanagement Juli

29 Das Dilemma des Teilzeit-PO Ein Product Owner aus dem Fachbereich steht selten dem Projekt zu 100% zur Verfügung Das Tagesgeschäft im Fachbereich hat üblicherweise Vorrang vor dem Projekt Dem Product Owner aus dem Fachbereich fehlt es oft an Erfahrung und Ausbildung in agilen Projekten Orientierung fällt schwer Hybrides Projektmanagement Juli

30 Das PO-Team (ein Beispiel) Der Lead PO aus dem Fachbereich hat das letzte Wort bei der nutzenorientierten Priorisierung I am a Dev SME I am the Lead PO I am a Business Analyst Der Business Analyst managed den Backlog Der Business Analyst formuliert User Stories und Akzeptanzkriterien Der Development Subject Matter Expert berät bzgl. der technischen Abhängigkeiten, Machbarkeiten und Risiken Hybrides Projektmanagement Juli

31 Ein PO-Team als Lösung Der Lead Product Owner aus dem Fachbereich wird unterstützt bei der Definition von User Roles / Personas Erhebung von Anforderungen von Stakeholdern/Usern Definition von User Stories und Akzeptanzkriterien Priorisierung und dem Managen des Product Backlogs Moderation der Story Workshops Identifikation von Themes/Epics für Releases Iterations- und Releaseplanung Schätzung für Tasks, Personal- und Budgetbedarf Analyse der Auswirkungen der neuen Lösungen Erstellung von Übergangsanforderungen Durchführung des Akzeptanztests, Go-Live und Early Production Hybrides Projektmanagement Juli

32 User Story - Template As a <user role>, I can <goal> so that <motivation or benefit>. Quelle: Watermark Learning Hybrides Projektmanagement Juli

33 User Story ein Beispiel As a boat owner, I can update my boat s availability to show when the boat is available. Hybrides Projektmanagement Juli 2017 Quelle: Watermark Learning 33

34 Auf einem Bein kann man nicht stehen. Oder doch? 1. User Story 2. Acceptance Criteria Hybrides Projektmanagement Juli

35 Acceptance (Test) Criteria Die sog. Acceptance Criteria werden verwendet um festzustellen bzw. zu testen, dass eine User Story korrekt und vollständig implementiert ist Acceptance Criteria liefern (den Entwicklern) die notwendigen Details zu den User Stories Welches Verhalten erwartet der Kunde Wie gut (mit welcher Qualität) muss die Lösung funktionieren Nicht-funktionale Anforderungen Der Product Owner liefert die Acceptance Criteria Hybrides Projektmanagement Juli

36 Acceptance Test Format Bewährtes Format für Acceptance Tests (Given-when-then) Unter der Voraussetzung, dass <Vorbedingung> (optional) wenn ich <die Aktion ausführe> erwarte ich <das Resultat>. Der Haupt-Testfall sollte den Happy Path bzw. das Drehbuch der Demo wiedergeben Hybrides Projektmanagement Juli

37 Acceptance Test ein Beispiel User story: As a boat owner, I can update my boat s availability to show when the boat is available. Acceptance tests: Given that I have listed a boat for charter: When I select my boat s available dates, I expect to see a calendar showing when my boat is available. When my boat s calendar is displayed, I expect to be able to block out a range of dates. When I have blocked out a range of dates, I expect the boat s calendar to be updated to display the time as unavailable. When a charter is arranged through the site, I expect that the boat s calendar will be automatically updated with the charter dates blocked. When a charter is cancelled, I expect that the charter dates will be removed from my boat s calendar automatically. Quelle: Watermark Learning Hybrides Projektmanagement Juli

38 Fazit Klassisch und Agil sind keine Alternativen, sondern Bausteine eines modernen, hybriden Projektmanagements Das Programm-, Portfolio- oder Makromanagement muss dem agilen Mikromanagement die notwendigen Freiheiten geben, damit Potentiale genutzt und Risiken verringert werden können Man kann mit agilen Elementen in klassischen Umgebungen experimentieren, zunächst in ausgewählten Projekten Der Product Owner aus dem Fachbereich ist die zentrale Figur, der Business Analyst unterstützt ihn User Stories und Akzeptanzkriterien fördern die Mitarbeit des Fachbereiches und ermöglichen schnelleren Go-To-Market Hybrides Projektmanagement Juli

39 Business Analysis Training Für Fortbildung und Personalentwicklung 3 Days 3 Days Business Analysis Extended Fundamentals 1-2 Days Moderation & Soft Skills for BA & PM 1-2 Days Extended Requirements Modelling & Management Certification Preparation Boot Camp Typisches Business Analyse Curriculum. Alle Kurse können unabhängig voneinander gebucht werden, je nach Fortbildungsbedarf. Ein Abschluss mit Zertifikat ist optional. Hybrides Projektmanagement Juli

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44 Ihr persönlicher Kontakt masventa Business GmbH Fon +49 (0) Fax +49 (0) von-blanckart-str Alsdorf crm@masventa.de Dipl.-Ing. Sabine Ostlender Geschäftsführerin +49 (171) sabine.ostlender@masventa.de Dipl.-Ing. Rainer Wendt, CBAP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA Geschäftsführer +49 (175) rainer.wendt@masventa.de Hybrides Projektmanagement Juli

45 1ST EUROPEAN DAY OF BUSINESS ANALYSIS A future without borders in a digital world Frankfurt am Main, Eschborn, May 17th-18th,